Деловая переписка

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА Всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу. Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если все же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, т.е. пронумеровать. Наилучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым. Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнеру: Современную оргтехнику. Писать от руки можно только корреспонденции личного характера.Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, ее полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это необязательно. Оставляйте копии отправленных писем. Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. С правой стороны пишут дату отправления письма — день, месяц и год полностью. Еще ниже — обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов. Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведется каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: “Искренне Ваш”. В случае рассылки рекламной корреспонденции и других писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: “Генеральному директору” без указания его фамилии и инициалов. Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют. При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: “Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности”.После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны. Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт. На любой корреспонденции проставляют обратный адрес. Такие корреспонденции, как поздравление человека, которого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма, лучше писать от руки. Перед отправкой письма проверьте орфографию. Не стоит начинать письмо с местоимения “Я”. Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы. Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму. Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом сразу же. На поздравления отвечают коротко.Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно. Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму. Общее правило для любой корреспонденции — с левого края бумаги до низа оставляют свободное поле одинаковой ширины. При отправке документов самое главное требование — краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль. Для того чтобы послать до адресата деловой документ , необходимо: 1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты. 2. Указать номер документа для того, чтобы с Вами могли связаться. 3. Проставить номер контакта, название города и его код, название компании и обязательно фамилию и имя адресата. 4. В документах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица. Исторические корни делового языка уходят в глубокую древность. Если он не восходит к выражениям старомосковских приказов (изменились этикетность службы и формальность распоряжений), то к петровским временам относится без сомнения, на что можно обнаружить множество указаний в мемуарной литературе XVIII в. Многое изменилось с тех пор, но по-прежнему официально-деловой стиль остается одним из важнейших пластов национальной языковой культуры, владение которым обеспечивает не только личный, но и профессиональный успех в любой области деятельности. Важнейшими характерными особенностями делового стиля являются точность, не допускающая инотолкований, стандартизованность, неличный характер, безэмоциональность, отсутствие персональной адресации, когда адресат — не конкретный человек, а юридическое или физическое лицо. К разновидностям делового стиля относятся законодательная речь, дипломатическая, канцелярская, деловая переписка, обиходно-бытовые жанры (заявления, объяснительные записки и т.п.). Деловая речь реализуется в двух формах — устной и письменной. Одна из них — письменная, в основном является принадлежностью делового стиля и сохраняет все его важнейшие признаки. В устной форме обеспечить повышенные требования точности практически невозможно. Устная деловая речь только стремится к этой стилевой доминанте. Поэтому устные жанры деловых переговоров, совещаний, устных распоряжений, отчетов, как правило, сопровождаются текстами или только подготавливают письменные жанры деловой речи: договоры, приказы, отчеты, протоколы. Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация. Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм собственности. Существуют определенные требования к тексту, форме и языку документа. Важным элементом в составлении документа является последовательность расположения его основных частей, т.е. композиция. Наиболее рациональна структура текста — состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во второй — решения, распоряжения, просьбу. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы — распорядительную без преамбулы, деловые письма — просьбу без пояснений и т.п.Для конкретного вида документа рекомендуется разработать определенную схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на этот вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом. Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся его реквизиты: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания — это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы.В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др. Особое значение приобретают требования к языку и стилю документов. При подготовке текста документа необходимо соблюдать следующие принципы: объективность содержания и краткость изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов. В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений, цифровых данных и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.В. или В.В. Иванов, то и в дальнейшем она должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать фирма «Тантал», в другом — ф-м «Тантал» Современную деловую речь трудно представить себе без употребления специальных слов и разного рода названий, которые нередко записываются сокращенно. Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются: заведующий — зав.; член-корреспондент — чл.-корр.; область — обл.; железнодорожный — ж.-д.; таблица — табл.; страница — с. и т.д. Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста, но при использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий: сокращенные написания должны быть понятны читателю, сокращение не должно оказаться в таком контексте, где оно будет пониматься двояко; насыщенность текста сокращенными написаниями “снижает” официальный тон документа, нельзя сокращать такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать ( «об-во» вместо обязательство, “команд.” вместо командировка), использование сокращений ограничено в деловом стиле из-за недостаточной точности. Необходимо также учитывать границы распространения оформляемого документа, поскольку используемое сокращенное слово может быть неадекватно воспринято даже внутри города, области и тем более за их пределами. Например, аббревиатура КГУ может обозначать и Кировский, и Кубанский, и Красноярский университеты. Традицией делового стиля является ориентация на однозначное употребление слов, стандартизацию и терминологизацию языка, здесь не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображения отвлеченной идеи посредством конкретного образа), гипербол (преувеличений). Разумеется, и в деловых текстах можно встретить метафорические обороты типа «потоки информации», «заморозить путевку», но, как правило, подобные выражения встречаются в тех типах документов, которые допускают совмещение деловых сведений с элементами публицистики (например, в проектах решений, в некоторых видах отчетов, протоколов, в докладах, сообщениях и т.п.). Число таких оборотов сравнительно невелико, все они представляют собой речевые штампы, их образность стерта. Включение в деловые документы слов, употребленных в переносных, образных значениях, приводит нередко к подмене одного понятия другим. Деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в тех значениях и в условиях только такой контекстно-лексической сочетаемости, которые традиционны именно для деловых документов, не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции к унификации делового языка. Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой письменности существенно повышает информативность документов, облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом. Развитие стандартизации соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, передаче и хранению информации. В отличие от других видов речи стандартность и трафаретность делового документа — не недостаток, а достоинство. При подготовке текста документа рекомендуется большое внимание уделять выбору и сочетаниям слов. Соблюдение требований делового стиля и норм современного русского языка предполагает использование особого рода слов и устойчивых (трафаретных) словосочетаний. Такие языковые средства закреплены практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.п.). Для деловых документов характерно также широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка). В часто повторяющихся документах имеют место унификация и стандартизация деловой речи. Типовые тексты, как уже говорилось, составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов («просим возместить ущерб», «на основании договора…», «вынуждены обратиться в …….»). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документа и обеспечивает однозначность его понимания. В официально-деловом стиле значительно чаще, чем в других языковых стилях, используются различные стандартные формулы: оставляет желать лучшего, находиться на уровне чего-либо, узкое место, общее место, называть своими именами. Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул. Стандартные обороты речи типа «В связи с указанием...”, «В соответствии с...», «В порядке оказания помощи...», постоянно воспроизводятся в служебных документах. Употребление этих оборотов (фразеологизмов) подчиняется исторически сложившимся, закрепленным традицией правилам, при нарушении или незнании которых возникает ошибка. В сочетаниях типа допустить просчет, одержать победу, оказать поддержку, глаголы вести, давать, допускать, оказывать, проводить, производить, проявлять, как правило, могут сочетаться с ограниченным числом существительных. Например, глагол «допускать» в значении сделать что-либо, совершить, принято сочетать со словами “нарушение”, “ошибка”, “просчет”. Неверны сочетания типа «допускать — дефекты», в которых существительные указывают на непосредственный результат ошибок, просчетов. Затруднить восприятие содержания документа может неправильно выбранное слово. Особое внимание необходимо уделять в этом смысле близким по звучанию однокоренным словам, различающимся значениями (паронимы), таким, например, как: гарантийный — гарантированный, поместить — разместить, командированный — командировочный, представить — предоставить, абонент — абонемент, адресат — адресант и т.д. В сомнительных случаях необходимо обращаться к специальным справочным изданиям, где дается подробное описание значений и сочетаемости возможностей тысячи пар близких по звучанию слов. Например: представить — вручить для ознакомления, познакомить кого-либо с кем-либо; выдвинуть для поощрения; мысленно воспроизвести, вообразить. Предоставить — отдать что-то, кого-то в чье-либо распоряжение. Представить (что?) факты, документы, отчет, заключение, резолюцию, характеристику, справку; (кому?) человеку, (кого?) человека, (к чему?) к награде, к званию; (кем? чем?)клиентом. Предоставить (что?) кредит, заем, концессию, независимость, право, слово, помещение, участок, выбор, место, должность (кому?) себе, другим. К смысловым ошибкам приводит также невнимание к употреблению слов с одинаковым или очень близким значением (синонимам): жить — обитать, пригласить — позвать, будущий — грядущий, возвести — воздвигнуть, построить — соорудить, спешить — торопиться. Как правило, такие слова различаются оттенками значений, возможностью сочетаемости с другими словами, прикрепленностью к тому или иному стилю речи. Например, сообщить — информировать, известить, уведомить. Глагол “сообщать” имеет более широкое лексическое значение и способен сочетаться с большим числом слов. Глагол “информировать” имеет более конкретное, узкое значение. Глаголы “известить”, “уведомить” носят книжный характер, употребляются в книжных стилях языка, в том числе в официальных документах. Синонимичные слова “дефект”, “недостаток”, “изъян” — указывают на несовершенство чего-либо, но условия их употребления неодинаковы. Слово “дефект” обычно используется только по отношению к техническим изделиям: дефект конструкции. Наличие неоправданных смысловых повторов в тексте традиционно принято рассматривать как неумение выразить мысль точно и логично. Например: “Польза от использования разработанной модели”, “Следует учитывать следующие факты”, “Данное явление полностью проявляется в ситуации...”. Однако в условиях делового стиля речи, в официальных текстах избыточные выражения иногда приобретают форму устойчивых словосочетаний: целиком и полностью, информационное сообщение, совместное сотрудничество. Их употребление нельзя относить к числу нарушений норм литературной речи. Более того, отличительной особенностью делового языка является требование повторов одного и того же слова, раз названного в начале. Так, например, в тексте Федерального Закона о некоммерческих организациях огромное количество раз повторяется вынесенное в заголовок словосочетание: “Некоммерческой организацией является... Некоммерческие организации могут создаваться для... Некоммерческие организации вправе открывать счета в банках... Некоммерческая организация имеет печать... Некоммерческие организации вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием...” и т.п. В документах, как правило, не допускается использование неологизмов — новых, недавно появившихся в языке слов (даже образованных по специальным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании терминов (а в деловой речи они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замены профессионализмами, жаргонизмами и т.п. Новейшие экономические термины, например, хеджирование (защита от ценового риска путем создания противоположного риска с помощью срочных операций, целью которых является фиксация определенного уровня цены — валютного курса) или франшиза (право на создание коммерческого предприятия, предоставляемое на определенный период и зафиксированное в договоре), требуют безусловного пояснения. В последнее время особенно острую проблему представляет использование в русском языке, в том числе в его деловом стиле, иноязычных слов. Широкий процесс вхождения их обусловлен значительными общественными изменениями. Употребление такого рода лексики возможно и правомерно только в том случае, если она не имеет русских эквивалентов или русское слово не совсем точно отражает суть дела, или же отличается от синонимичных ему иноязычных единиц отрицательной оценочностью. Например, широкое распространение слова “менеджер-специалист по управлению производством, работой предприятия”, наряду с русскими: «директор», «администратор» «руководитель», обусловлено не только смысловыми различиями, но и отсутствием в его облике печати административно-командной системы. Если центром деловой письменности выступает документация различного рода, то устное деловое общение воплощается в разных формах. Это и производственные совещания, и собеседования, и полемика. Абсолютно необходимым компонентом деловых устных контактов остается знание норм и правил литературного русского языка.