Жанр резолюции и его особенности в деловой документации
В системе документационного обеспечения существуют различные жанры, которые можно отнести по выполняемой ими коммуникативной функции к четырем группам:
- Управленческие (приказы, распоряжения, резолюции).
- Организационные (письма, справки).
- Распорядительные (отчеты, протоколы, докладные).
- Инструктивно-методические (положения, инструкции, рекомендации).
Среди указанных жанров особое место занимает жанр резолюции, речевые особенности которого слабо изучены современной лингвистикой, особенно ее разделами, занятыми изучением жанров официально-делового стиля речи – документной лингвистикой.
Резолюция может быть рассмотрена с двух точек зрения – с лингвистической и с прагматической, как часть системы распорядительной документации учреждения, предприятия.
С лингвистической точки зрения резолюция представляет собой официально-деловой документ, коммуникативная функция которого состоит в донесении до сотрудников или иных заинтересованных лиц решений, принятых руководством организации или управляющими органами, а также побуждении адресата к воплощению данных предписаний в жизнь.
Как тип распорядительных документов резолюция представляет собой типовой документ, который создается в рамках требований, предъявляемых к делопроизводству организации, и подлежит обязательному учету.
Как речевой жанр резолюция характеризуется рядом особенностей, которые обусловлены ее коммуникативной функцией и местом в системе распорядительной документации учреждения:
- Стандартная организационная структура, содействующая осуществлению распорядительной функции документа и принятию управленческих решений.
- Вытекающий из первого свойства критерий устойчивости формы – наличия всех обязательных реквизитов, к которым относятся сведения об адресате и исполнителе, название документа, тело документа, дата его создания, а также собственно резолюция – решение руководителя.
- Определенное пространственное расположение текста на бланке (листе), которое можно отнести к пространственной модели текста резолюции.
- Официальность и устойчивость используемых языковых формул, воспроизводящихся как стандартный набор речевых клише.
- Соблюдение этикетных норм, предъявляемых к документам делового стиля, которые проявляются в беспристрастности и безоценочности тона, нейтральном стиле изложения.
Все эти особенности характерны для жанра резолюции, однако в реальной практике деловой коммуникации они нередко нарушаются, что приводит к ослаблению жесткой жанровой структуры резолюции. При этом довольно часто в практике делопроизводства резолюция, выносимая руководителем по поводу какого-либо делового предложения, докладной записки, жалобы, отчета и проч., ограничивается визой на документе, состоящей из нескольких слов («в работу», «для внесения в дело», «подготовить в срок до…», «утвердить», «не утверждаю») без указания конкретного исполнителя и детального разъяснения сути решения. В этом случае необходимо ориентироваться на общепринятые нормы делопроизводства, традиции, принятые в данной организации, а также повышать организационно-методическую культуру работы.
Особенности составления резолюции по итогам заседания (конференции)
Существует и другой тип резолюции – решение, которое выносится руководящим или организационным органом заседания, пленума, конференции, форума, «круглого стола».
Задача такого типа резолюции состоит в том, чтобы донести до участников мероприятия, а также широкой общественности результаты работы конференции (заседания), а также информировать о принятых на основании этой работы решениях, имеющих важное научно-практическое, управленческое или методическое значение.
Резолюции конференций составляются по типовой схеме:
- В преамбуле содержатся основные сведения о мероприятии: название, дата и место проведения, целевое назначение, тематика и проблематика докладов и выступлений.
- В теле резолюции содержатся решения, принятые рабочей группой или руководящим органом конференции (заседания), которые обычно представлены как совокупность рекомендаций или распоряжений, выносимых для исполнения ответственными лицами.
- В заключение содержится вывод о значении принятых решений и их роли в улучшении работы организации или отрасли в целом.
При написании резолюции необходимо ориентироваться на языковые особенности текстов официально-делового стиля, используя характерные для них речевые средства:
- Лексические средства официально-делового стиля, а также устойчивые речевые обороты: довести до сведения; назначить ответственного исполнителя; признать недействительным / утратившим силу; рекомендовать использовать и проч.
- Синтаксические структуры, характерные для текста резолюции: сложные предложения с причинно-следственными отношениями между частями, а также предложения с однородными членами, оформляемыми в виде списка с построчным разбиением на пункты.
При этом следует избегать употребления эмоционально-окрашенной лексики, слов и выражений, содержащих оценку, а также речевых и грамматических ошибок.
Грамотно составленная резолюция, отвечающая стилевым требованиям распорядительной документации, значительно повышает эффективность реализации решений руководства.
