Составляем деловой отчёт: оформление, стиль написания

Деловой отчёт как жанр

Официально-деловой стиль является важной функциональной разновидностью языка, обслуживающей общественную сферу: коммуникацию граждан и органов государственной власти, область административно-хозяйственной деятельности, а также текущее делопроизводство в организациях.

Отличаясь строгостью, точностью и недвусмысленностью, официальный стиль диктует повышенные требования к содержанию и структуре создаваемых на его основе документов.

Среди жанров официально-делового стиля выделяются документационные, которые включают типы и разновидности документов, принятых в той или иной организации. Это приказы, служебные письма, заявления, отчёты.

В содержание отчёта входят объективные данные, полученные путем анализа текущей производственной (административной) ситуации, а также статистические и прогностические сведения, предложения и рекомендации по улучшению работы.

В зависимости от предназначения отчёта его можно подразделить на несколько типов:

• Финансовый, информирующий о расходах денежных средств.
• Административно-хозяйственный, связанный со сведениями об управленческой и производственной деятельности организации.
• Кадровый, сообщающий о важных изменениях в сфере персонала.
• Периодический, осуществляемый в соответствии с определённым расписанием (ежедневный, ежемесячный, квартальный, годовой).
• Аналитический, посвященный сбору информации о причинах, факторах, условиях развития той или иной ситуации.

Иная классификация отчётов строится по признаку ведущей цели и содержания:

• Плановые производственные отчёты, которые направлены на анализ текущей деятельности в целях повышения её эффективности.
• Внеплановые отчёты, составляемые при изменении привычных условий деятельности (например, отчёт после проведения выездной проверки, командировки, семинара или обучающей конференции, профессионального тренинга или курсов повышения квалификации).
• Информационные отчёты, составляемые при необходимости донести до адресата (как правило, руководителя) сведения о какой-либо проблеме или ситуации, требующей пристального внимания, контроля.
• Статистические и экономические, связанные с информирование вышестоящих органов о выплате налогов, хозяйственной деятельности субъектов.
• Отчёты-предложения, в которых содержится предложенный сотрудником перечень мер, реализация которых позволит улучшить деятельность организации.
• Научно-исследовательские, создаваемые в ходе исследовательской экспериментальной деятельности сотрудниками научных лабораторий и институтов.

Каждый тип отчёта направлен на решение следующих задач:

• Информирование адресата о результатах работы, итогах анализа или проверки.
• Мотивация к изменению текущей ситуации или сохранению условий осуществления деятельности.
• Рекомендации по улучшению качества работы, устранению недостатков.

Особенности оформления и стиля написания отчёта

Чёткая структура отчёта позволяет облегчить процесс его составления и восприятия. В связи с этим основным принципом построения отчёта является учёт критериев логичности и точности речи. Отчёт не должен содержать лишней, не относящейся к делу информации, а те сведения, что в нём представлены, должны отличаться чёткостью и лаконизмом.

Структура отчёта обычно отражает следующую логику: от постановки проблемы и её анализа к поиску путей и способов её решения с приложением конкретных рекомендаций и выводов.

Опираясь на данную схему, можно выделить основные структурные элементы отчёта:

• Наличие заголовка, отражающего его тему, а также данных об исполнителе с указанием должности, фамилии.
• В больших многостраничных отчётах для удобства чтения составляется оглавление, иногда такой отчёт предваряет резюме, содержащее краткие сведения о содержании отчёта.
• Во введении исполнитель обосновывает цели, задачи отчёта, его предназначение и иные данные, касающиеся порядка и способов сбора полученной информации.
• В основной части содержится анализ данных, рассмотрение проблемы, статистические выкладки, позволяющие представить ситуацию в целом.
• Рекомендации содержат ряд предложений, направленных на устранения проблем, улучшение качества работы. Данные предложения должны носить конкретный характер и содержать последовательный перечень действий, мероприятий и сроки их исполнения.

Стиль и язык отчёта должен соответствовать общим требованиям, предъявляемым к официально-деловым текстам:

• Точность, избегание двусмысленности, семантической неопределённости, обеспечивающейся терминологической лексикой, однозначными словами, отсутствием средств образности.
• Логичность, формируемая за счёт последовательной композиции, грамматически верного выражения мыслей, структурирования содержания по рубрикам, разделам.
• Аргументированность, обеспечивающаяся конкретностью содержания, ссылкой на статистические данные, результаты проверок и проч.
• Объективность, связанная с отсутствием субъективных оценок, экспрессивных речевых средств, неличный характер изложения.

Формат отчёта зависит как от его целей, так и от содержания. Обычно используют форму аналитической справки (для кратких статистических отчётов), а также письма и статьи.

Написание делового отчёта – необходимое умение сотрудника, для овладения которым требуется знать и применять особенности официально-деловой коммуникации.