В современном мире настолько сильно внедрились различные средства передачи информации на дальние расстояние – электронная почта, блоги, социальные сети, что проведение брифингов и пресс-конференций, казалось бы, выглядят немного старомодно и уходят на второй план. Однако это не так. В действительности брифинги и пресс-конференции продолжают быть ключевым инструментом донесения информации о предприятии, а также основной формой живого общения представителей организации и платформой для представления главных достижений и новостей компании.
Актуальность и важность брифинга
По мнению журналистов, брифинг и пресс-конференция – это прекрасная возможность получить полную и достоверную информацию об организации из «первых рук», лично встретиться с лидерами корпорации и ее клиентами, а также ознакомится с новыми услугами и продуктами. В условиях нынешнего мира очень важно быстро реагировать, поскольку время становится важным и наиболее ценным ресурсом, а рекламные менеджеры в своей работе все чаще и чаще сталкиваются с ситуацией, когда необходимо максимально быстро использовать бюджет.
Основной целью работы PR-менеджеров является достижение измеряемых и эффективных результатов в фиксированные и критически короткие сроки. Поэтому вопрос, всегда ли брифинг или пресс-конференция являются оптимальным средством коммуникации и реализации поставленных задач, приобретает все большую значимость.
Ни для кого не секрет, что взаимодействие бизнес-менеджеров и менеджеров по маркетингу с PR-службой сведены к вопросу планировать брифинга или пресс-релиз. Но всегда ли популярные и современные формы коммуникации являются наиболее эффективными и продуктивными в данной ситуации на рынке или для данного товара?
Максимально эффективным методом донесения полезной информации до целевой аудитории является тот, что имеет лучший показатель соотношения: «затраты и полученный результат» или же, когда при проведении той или иной PR-работы охвачена максимально возможная аудитория. Также могут быть и другие определяющие факторы для эффективных PR-инструментов, однако для любой коммерческой организации наиболее целесообразным и рациональным фактором будет эффективность потраченного бюджета в соотношении с полученным результатом (инвестициями).
Также необходимо отметить, что в различных странах эффективность и популярность брифингов и пресс-конференций измеряется и воспринимается по-разному. Опасно делать какие-либо заключения и обобщения, но, тем не менее, статистика показывает, что заинтересованность и желание журналистов посещать брифинги и пресс-конференции значительно выше в Восточной Европе, нежели на Западе.
Понятие и сущность брифинга и пресс-конференции
Руководители компаний в результате ослабления возможностей массовой рекламы все чаще и чаще обращаются к связям с общественностью, как к низко затратному и эффективному средству повышения осведомленности, охвата специальной аудитории и местных потребителей. При обращении к такому маркетинговому комплексу, как PR, необходимо определить ключевые маркетинговые задачи, сделать выбор средств PR и обращений, отследить степень выполнения маркетингового плана и дать качественную оценку полученных результатов.
Отношениями со средствами массовой информации и прессой носят двусторонний характер. Они являются взаимовыгодными и постоянно дополняются журналистами и представителями деловых кругов, государственных и общественных стругов, а также отдельными коммерческими организациями.
Наиболее популярным методом быстрого и массового сообщения с представителями СМИ являются пресс-конференции и брифинги. Действующим законодательством не установлены никакие запреты и ограничения на организацию брифингов и конференций. Приглашение журналистов приравнивается к участию представителей средств массовой информации в подобных мероприятиях, ведь это естественное проявление свободы слова и мысли, что закреплены во Всеобщей декларации прав человека.
Брифинги и пресс-конференции – это официальные встречи с представителями СМИ с целью информирования общества по наиболее актуальным вопросам.
Пресс-коференция – это собрание официальных представителей СМИ, которое проводится уполномоченными лицами с целью информирования людей по насущными вопросам и проблемам. Это встреча общественных, государственных деятелей и ученых с другими журналистами для осуществления беседы и выявление наиболее подходящих ответов на актуальные вопросы аудитории.
Брифинг – это встреча лиц с официальными представителями средств массовой информации, на которой кратко излагается определенная позиция по конкретному вопросу или та позиция, что согласована сторонами, что принимают участие в заседаниях, международных переговорах, конференциях, а также информация о взглядах сторон.
Можно подытожить, что брифинг – это упрощенный аналог пресс-коференции, который отличается от нее отсутствием презентационного материала, меньшей официальностью и упрощенными этапами обсуждения информации.
Зачастую брифинг проводится в качестве завершения PR-кампании любого маркетингового мероприятия.
Как осуществляется подготовка брифинга?
Брифинг – это краткая и сжатая во времени информационная встреча представителей СМИ с участниками официальной структуры государственного учреждения.
Сообщение информации на данном мероприятии имеет односторонний характер: официальный представитель зачитывает документ, сообщая при этом об основных вопросах, или излагает саму суть позиции, что задействована в ходе переговоров. В основном брифинг проводится после завершения какой-либо работы или события, а также по ходу самого процесса выработки управленческой позиции, решения или оценки.
К основным целям брифинга можно отнести удовлетворение информационных потребностей целевой аудитории путем сообщения сведений и фактов от лица высшего руководства или лица официальных властей.
При этом особое внимание уделяется четкому сопоставлению различных подходов участников событий к оценке конкретного вопроса, также на брифинге заявляется официальная точка зрения и кратко мотивируется выбранная позиция или принятые решения.
Информационный обзор принятых решений и документов не предусматривает попутного высказывания мнений, уточнения, оценки и ссылки на прецедент. Сокращенный пересказ основных положений, фактов и тезисов, что напрямую относятся к событию, подчеркивают официальность и достоверность информации, а также однозначность ее толкования.
Конспективно-тезисное изложение или ориентировка брифинга может предлагаться представителями СМИ для уточнения ключевых задач и идей, а также фактических подробностей встречи (подтверждение личности действующих лиц, их ФИО, использование статистики, терминов, официальных названий документа, дат). Цитаты и личные мнения в данном случае отсутствуют.
За несколько дней до проведения брифинга необходимо:
- подготовить конференц-зал (желательно подобрать большое помещение с крупным столом);
- лично пригласить представителей официальных СМИ по телефону (количество журналистов зачастую составляет 6-12 человек);
- в случае необходимо совершить повторный звонок журналистам с целью подтверждения их присутствия;
- сформулировать наиболее актуальные темы и организовать пресс-линию;
- спланировать и подготовить необходимое выступление;
- накануне уточнить основные темы и актуальные вопросы брифинга;
- проверить, не поменялись ли планы докладчиков;
- подготовить необходимые печатные презентационные материалы.
Перед началом брифинга следует:
- проверить полную готовность информационной и аналитической службы;
- убедиться в том, что конференц-зал готов для встречи гостей, а также проверить наличие всех необходимых элементов.
Непосредственно в процессе проведения брифинга:
- представить участников и представителей СМИ друг другу;
- создать непринужденную атмосферу (предложить прохладительные напитки или кофе, а также следить за тем, чтобы каждый имел возможность выступить);
- составить список тех, кто присутствует на брифинге;
- договориться с официальными представителями средств массовой информации о дальнейшем сотрудничестве.
