Неформальная информация

Понятие «неформальная информация»

Неформальные каналы, соединяющие всех сотрудников организации, от иерархического уровня не зависят. Типами неформальных коммуникаций являются «прогулочное управление» и «тайный телеграф».

Суть «прогулочного управления» состоит в том, что менеджер организации встречаясь с подчиненными как бы прогуливается, и, в ходе бесед с ними получает информацию о каких-либо достижениях и имеющихся проблемах. Полученная информация проходит через скалярную цепь наверх неискаженной. Считают, что такой тип коммуникации довольно эффективен.

Второй тип коммуникации «Тайный телеграф» является неформальной коммуникативной сетью, которая объединяет всех сотрудников на низшем уровне иерархии. «Тайный телеграф» представляет собой «цепочку сплетен», когда информация передается одним человеком всем остальным ее участникам, и кластерную цепочку, когда в передаче информации принимают участие несколько человек. Каждый из них передает информацию другому, таким образом получается своеобразная «виноградная гроздь» с помощью которой информация распространяется очень быстро.

Телеграфисты в таких организациях могут быть как активными, так и пассивными, т.е. не склонными предавать слухи.

Исследователи считают, что передаваемая по неформальному каналу информация, является достаточно достоверной, когда не содержит эмоциональную или личностную окраску.

Поскольку слухи могут быть и верными, менеджерам рекомендуют использовать эту форму неформальной коммуникации и не вести «борьбу со сплетнями».

Неформальные организации

Неформальные организации действуют по определенным законам и возникают без вмешательства управленцев, но могут оказывать влияние на работу компании.

Рассматривается неформальная организация, как социальная категория.

К организациям (и к неформальным тоже) в плане признания их таковыми предъявляются определенные требования, среди этих требований:

• минимальное количество членов - 2 человека, взаимодействующих между собой и являющихся частью общей группы;
• наличие у группы общей цели;
• наличие субъектов, намеренно работающих для достижения цели.

Наличие неформальных организаций внутри компании является вполне нормальным явлением и управленцам надо с этим фактом просто смириться.

Существующие в организациях неформальные группы могут объединять людей по социальному признаку, по общим интересам. Часто неформальное общение происходит во время обеденного перерыва. В ходе такого общения возникают симпатии друг к другу.

Взаимоотношения людей в неформальных организациях могут быть очень сложными, часто меняющимися, потому что объединяются очень разные люди, которые при других обстоятельствах никогда бы не встретились.

В составе неформальной организации может быть несколько неформальных групп, которые или объединяются или конфликтуют между собой, что формирует социальный климат коллектива.

Рисунок 1. Виды неформальных групп. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Признаки неформальных организаций и причины их возникновения

Руководителю трудового коллектива важно знать признаки неформальных организаций, чтобы суметь выделить такие объединения.

К основным признакам относятся:

1. Социальный контроль, когда члены такой группы подчиняются определенным нормам, являющимися негласными правилами поведения. Нормы поведения устанавливаются и укрепляются, являясь эталоном поведения для каждого участника.
2. Сопротивление переменам, нововведениям, каким-либо новшествам. Причина подобной реакции связана с угрозой сформировавшейся группе.
3. Наличие лидера в организации, который поддерживается всеми её членами. Лидер поддерживает существование группы, а также оказывает ей помощь в достижении общей цели.

Несмотря на то, что неформальная организация является нормальным явлением, она может привнести в процесс управления определенные сложности.

Специалисты выделяют несколько факторов (причин), которые заставляют человека вступить в такую группу. Прежде всего, это:

• Принадлежность, которая является очень сильной потребностью человека. Устанавливая социальные контакты, человек чувствует себя удовлетворенным и уверенным, получая от группы поддержку. Сознательное ограничение таких возможностей со стороны руководства будет способствовать тому, что сотрудники будут искать другие способы неформальных взаимоотношений;
• Оказание помощи при сложностях в работе – в идеальном варианте такую помощь должен оказать руководитель, но, если взаимоотношения построены неправильно, то подчиненный за этой помощью не обратится, и будет искать её в неформальной группе. Участники группы, как правило, обмениваются опытом, не боясь никакой критики;
• Защита и поддержка в группе, в чем заключается её сила. Особенно необходимой становится моральная защита от неблагополучных факторов, когда участники группы не доверяют начальству;
• Общение, в котором нуждаются абсолютно все люди. Правда, если система официальных контактов слабая, то потребность в обмене информацией возрастает, и в этом случае могут возникнуть сплетни, т.е. происходит обмен недостоверной информацией, непроверенными данными;
• Возникновение симпатий, когда участники неформальной группы стремятся быть ближе к людям, приятным для них. Например, работа клерка и инженера схожа, поэтому они могут работать в одном помещении, а в результате общности интересов возникает взаимопонимание.

Влияние группы на достижение целей

Воздействие группы на достижение формальных целей может быть и положительным, и отрицательным, что зависит от правильной работы руководителя.

Рассматривать такие социальные организации надо с точки зрения потенциала, а не угрозы, поскольку преданность группе постепенно перерастает в преданность компании, что ведет к успеху.

Умный и грамотный руководитель потенциал такой неформальной группы направит в нужное продуктивное русло.

Для этого необходимо овладеть основными принципами взаимодействия с неформальной группой и, в первую очередь, признать её существование.

Ошибки со стороны руководителя связаны с невысоким мнением о таких сообществах, попытки уничтожения их, разрыв всяких связей. Результатом является сильное сопротивление и непродуктивный конфликт, а, возможно, и крах всей компании.

Эффективность неформальных групп в достижении целей компании, признается современным менеджментом, поэтому разрушать связи нельзя.

Существуют факторы, которые оказывают влияние на продуктивность группы:

• размер группы и состав этого объединения;
• правила поведения в группе и сплоченность коллектива;
• наличие конфликтности;
• статус участников группы;
• функциональные обязанности каждого члена группы.

Данные факторы могут стать опорой грамотной политики руководителя.

Специалисты считают, что самым оптимальным вариантом группы является 5 человек и способность принятия правильных и точных решений. Если группа меньше, то больше выражается персональная ответственность каждого её члена. В больших по численности группах общение затрудняется, не каждый способен выразить свое мнение, поэтому руководитель может воздействовать на количественный состав группы, давая общее задание нескольким участникам. В таких случаях внутри неформальной организации может возникнуть группа с необходимым количеством людей.

Участники неформальных групп для выполнения групповых задач получают набор определенных компетенций, а зная роль каждого члена группы, можно правильно воздействовать на всё объединение.