Основы советского государственного делопроизводства
Делопроизводство — это особая сложноорганизованная система, обеспечивающая упорядочивание документации, документооборот, правильное хранение и использование документов.
В СССР развитие делопроизводства включает три основных периода:
- изменение всей структуры и организации делопроизводства в 1920—1930-х гг.;
- период затишья и полного отсутствия нововведений в области документооборота в 1940—1950-х гг.;
- стремительное развитие общей законодательной базы и делопроизводства в 1960—1990-х гг.
Перестройка государственной структуры в 1917 г. сопровождалась полным изменением концепции управления страной, государственного аппарата, реструктуризацией всей системы делопроизводства, что было обусловлено необходимостью ускорения процессов обработки документации и прохождения их по всем необходимым инстанциям.
+
Суд идет
С 1926 г. в Государственном институте техники управления стали вестись перспективные разработки по совершенствованию делопроизводства.
Основные направления исследования проблем делопроизводства:
- методы оптимизации документооборота учреждений;
- виды регистрации документов и их учет;
- способы контроля исполнения документов;
- архивирование документов.
Разработанная система делопроизводства основывалась на принципах, сохранивших свою актуальность и в современном мире: единство делопроизводства во всех типовых учреждениях; упрощение регистрации документов; сокращение числа инстанций, уменьшение сроков прохождения документации; сокращение времени справочной работы; регламентированный контроль исполнения документов; назначение лица, несущего ответственность за исполнением делопроизводства.
Становление государственного делопроизводства в 1930-1990 гг.
Государственный институт техники управления совместно с Центральным архивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства…» в учреждениях разного уровня: государственных, профессиональных, кооперативных учреждениях и предприятиях. Все эти учреждения определяли правила составления перечня документов, сроки хранения разных документов и правила их уничтожения.
Государство стандартизировало составление определенных видов документов, издавались специальные формы бланков для разных сфер деятельности. Стандартизации подлежали все материалы, применяемые в делопроизводстве.
Вся документация систематизировалась и классифицировалась на отдельные виды:
- статистическая,
- кадровая,
- плановая,
- бухгалтерская.
В 1931 г. был разработан проект «Общих правил документации и документооборота», который аккумулировал накопленный различными ведомствами и организациями опыт и исследования.
Развитие делопроизводства было приостановлено во время Великой Отечественной войны. После войны правила, положения делопроизводства восстанавливались практически с нуля, что на несколько лет замедлило внедрение безбумажного документооборота.
Спустя 20 лет после ВОВ была разработана общая подробная законодательная база в области делопроизводства, организована новая система стандартов, приняты общесоюзные классификаторы. В 1960 г. Совет министров РСФСР принял «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР».
Особенности разработки законодательной базы делопроизводства в 1930-1990 гг.
В 1966 г. был учрежден ВНИИДАД, который входил в структуру архивной службы. ВНИИДАД занимался разработкой Единых Государственных Стандартов Делопроизводства (ЕГДС).
Внедрение раннее разработанного ЕГСД производилось поэтапно:
- систематизация материалов для ЕГСД (1965 г.);
- исследование возникающих проблемных вопросов, касающихся делопроизводства (1967 г.);
- организация проекта «Основных положений» ЕГСД (1970 г.);
- Организация Института государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
«Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике в 1973 г. Их рекомендовали для использования министерствам, ведомствам и организациям.
Основные направления развития делопроизводства в 1980-х гг.: разработка и издание ГОСТов на управленческие документы; принятие общесоюзных классификаторов.
В конце 1980-х гг. на базе ЕГСД была организована Государственная система документационного обеспечения управления. В 1988 г. руководителем Главного архивного управления утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
В настоящее время ГСДОУ остается главным нормативным документов по организации документооборота в государстве. С появлением инновационных компьютерных технологий ГСДОУ дополнялось и совершенствовалось.
Особенности российской технологии документационного обеспечения и управления в конце XX века:
- строго выраженный субординационный характер;
- организация централизованного регистрационно-контрольного и отчетного массива (файлов, картотек или журналов);
- контроль над комплексом работ с документами с помощью регистрационных журналов или машинописных картотек, в которых отражены все сведения о перемещениях документов, контроль сроков исполнения, и организации отчетов;
- обеспечение единого порядка обработки документации с помощью специализированных служб;
- увеличение степени стандартизации, сокращение разнообразия процессов делопроизводства и документооборота;
- создание общепринятой законодательной базы документооборота и документации.
В 1970-1980 гг. систематические и целенаправленные усилия были нацелены на изучение процессов делопроизводства и разработку методических рекомендаций общегосударственного характера: Общероссийский классификатор управленческой документации, Единая государственная система делопроизводства, иные, внедряющие оптимальные технологии и рациональные формы работы со служебной информацией.
В этот период отдельными направлениями работы стали процессы унификации и стандартизации, что нашло свое отражение в следующих документах: Унифицированная система организационно-распорядительной документации, государственные стандарты по делопроизводству и архивному делу. По делопроизводству была принята единая терминология, усовершенствована нормативно-методическая база по работе архивов и хранению в делопроизводстве дел, началось внедрение автоматизированных систем управления.
