Понятие бизнес-процесса
Бизнес-процесс - это совокупность действий, позволяющих организации создавать продукт или услугу для последующей продажи потребителям.
Управление бизнес-процессами требует постоянного их мониторинга, анализа, улучшения и доработки. Для этого используются моделирование и визуализация. В зависимости от отрасли и особенности работы предприятия бизнес-процессы обретают свою специфику. Однако их принято разделять на три большие группы.
К первой группе относят управляющие бизнес-процессы. Здесь сосредоточены действия, направленные на выработку стратегии, корпоративного управления. Следующая группа бизнес-процессов – операционные процессы. Они приносят основной доход компании. Сюда относят производственную, сбытовую деятельность, работу с поставщиками. Третья группа, поддерживающие бизнес-процессы, не участвуют в основной прибыли, но позволяют предприятию осуществлять его деятельность. Часто эти процессы отдаются на аутсорсинг. Среди них подбор персонала, бухгалтерский учет, маркетинг и другое.
Планирование и анализ бизнес-процессов необходимы для того, чтобы снизить барьеры, мешающие бизнесу, оптимизировать временные издержки. В результате появляется возможность оптимизировать расходы, найти новые подходы к повышению конкурентных преимуществ, тем самым продлить функционирование компании на рынке.
Анализ бизнес-процессов предполагает их дробление на составляющие части. Это необходимо для детализации и поиска всех атрибутов. Следующим шагом становится составление карты процесса, его наглядное изображение, позволяющее отследить его динамику, слабые и сильные стороны.
Планирование позволяет регулировать процессы, вносить своевременные изменения. В результате формируется ценность и польза для клиента, при этом производитель использует ресурсы и свои мощности наиболее оптимальным способом. То есть минимизирует расходы и наращивает доходы. Эффективная организация процесса повышает его рентабельность, ценность готовой продукции. Итогом становится рост конкурентоспособности предприятия, длительность его пребывания на рынке.
Информация в бизнес-процессах
Бизнес-процессы требуют постоянного исследования и мониторинга. Информация о бизнес-процессах собирается из разных источников. Для того, чтобы повысить эффективность их описания необходимо выбирать наиболее подходящие методы. К таковым относят:
- Проведение рабочих семинаров.
- Интервью.
- Использование анкет и вопросников.
- Документацию
Рабочие семинары представляют собой наиболее эффективный метод сбора информации. Дело в том, что на них приглашаются основные участники практической деятельности, которые непосредственно соприкасаются с процессом работы. Они дают наиболее точную информацию о всех тонкостях процесса. Недостаток метода заключается в его трудозатратах. То есть время экспертов тратится на не рабочий процесс, а на обсуждение.
Интервью тоже эффективный способ. С его помощью проводится исследование мнения экспертов на заданную тему. Плюс метода заключается в том, что нет необходимости собирать всех экспертов в одном месте. Есть возможность провести индивидуальные встречи и получать достоверную информацию на месте. Проведение интервью требует соблюдения ряда правил, в их числе правильный подбор эксперта, построение доверительных отношений, располагающие атмосферы, оказание поддержки и развитие контакта, использование открытых вопросов, отказ от лишних вопросов, удержание нужного логического уровня общения.
Анкетирование и использование опросников позволяют собрать оперативную информацию о работников на местах. Это наиболее дешевый метод сбора информации, но и менее достоверный, так как сотрудники обычно халатно относятся к подобного рода занятиям.
Наиболее достоверным источником информации являются документы организации. Их сложно изучить и систематизировать, но при этом они носят юридическую силу и подтверждают все операции и сделки, которые были совершены в рамках предприятия за определенные периоды.
Стандартизация форм сбора и передачи информации в бизнес-процессах
Повышение эффективности бизнес-процессов является основной задачей руководителей. Для того, чтобы повысить качество сбора информации используется метод стандартизации форм сбора. Часто возникают ситуации, когда компания заключает договор и начинается документооборот с другой компанией. Каждая сторона использует свои формы документов, которые делаются с помощью разных программных продуктов. Когда разные документы поступают к бухгалтерам, начинается путаница и сложности.
Снижение издержек происходит за счет уменьшения времени, повышения качества процессов. Стандартизация позволяет унифицировать документооборот, сделать его понятным и доступным для всех участников отношений. Появляется возможность использовать типовые документы, типовые формы, которые обеспечивают информационное взаимодействие между сторонами.
Стандартизация часто применяется в менеджменте. Особенно она актуальна при разработке стратегий, проведении стратегического анализа. Информация лежит в основе всех аналитических процессов. Одним из ярких примеров стандартного описания бизнес-процессов является SWOT-анализ, который включает в себя данные о слабых и сильных сторонах компании.
Стандартизация форм сбора информации и ее передачи позволяет ускорить бизнес-процессы, повысить качество передачи, а значит, изменить базу для принятия решений, снизить ошибки и оптимизировать издержки.
