Организация работы с обращениями сотрудников

Организация работы на предприятии

В организации разрабатывается структура, которая представляет собой схему взаимодействия сотрудников, подразделений, отделов друг с другом. Структура содержит данные о том, кто и с кем, каким образом взаимодействует. Задача организационной структуры заключается в том, чтобы координировать действия каждого участника фирмы.

Организация работы предприятия позволяет распределять ответственность, четко определить кто и за какую зону отвечает. Распределение позволяет использовать систему мотивации сотрудников. Это позволяет избежать дублирования задач, перегрузки и недогрузки сотрудников. Кроме того, появляется возможность контролировать количество сотрудников, четко рассчитывать потребность в кадрах. Есть возможность оптимизировать штат.

Руководство предприятия может самостоятельно разрабатывать собственную организационную структуру. Частные коммерческие компании имеют такую возможность, так как для них нет ограничений со стороны закона. Для государственных предприятий существуют некоторые ограничения, примером может послужить пожарная охрана, прокуратура.

Выделяют следующие типы организационных структур:

1. Линейная.
2. Функциональная.
3. Линейно-функциональная.

Самой простой является линейная структура. Это иерархия, где есть главный руководитель, а все остальные менеджеры в зависимости от полномочий подчиняются друг другу и ему. Такая схема удобна для небольших компаний, где нет отдельных филиалов и подразделений. Для решения непроизводственных задач такие компании могут привлекать сторонние аутсорсинговые компании.

Функциональная структура подразумевает, что каждый участок строго специализирован. Такая структура подходит предприятиям, которые занимаются сразу несколькими направлениями. Линейно-функциональная структура объединяет в себе две предыдущие структуры. В ней функциональные руководители ставят задачи линейным, а те передают их сотрудникам на местах.

Организация работы с обращениями сотрудников

Работники компании могут обращаться к руководству с предложениями по оптимизации работы компании, либо с проблемами, которые возникают у них в ходе выполнения трудовых обязательств. Налаживание обратной связи является не только средством управления, но и способом реализации права личности. Кроме того, оно способствует укреплению партнерских отношений, формирует источник информации для принятия управленческих решений.

Обращения могут производиться как в письменной, так и в устной форме. Они могут быть коллективными и индивидуальными. Обращения могут иметь следующие формы:

1. Предложение.
2. Заявление.
3. Жалоба.

Помимо того, выделяют индивидуальные и коллективные обращения.

Предложение представляет собой обращение, которое дает возможность улучшить параметры работы организации. Оно позволяет решать текущие насущные проблемы в разных сферах деятельности.

Заявление является обращением, которое позволяет реализовать права и свободы сотрудника. Жалоба позволяет восстановить права и свободы в рамках действующего законодательства.

Работник может обратиться лично, сделав заявление от собственного имени. Либо целый коллектив может написать общее письмо. В этом случае в состав обращающихся должны входить как минимум 2 человека.

Предприятие рассматривает и устные, и письменные обращения. Письменное отправляется через информационные системы, составляется в соответствии с определенными шаблонами, либо в свободной форме. Оно может доставляться работником лично, либо посредством информационных технологий.

Устное обращение доводится работником непосредственно руководителю, но оно может быть передано через третьих лиц. Информация должна быть зафиксирована на каком-либо носителе, чтобы соблюсти требования документооборота.

Рассмотрение обращений работников

Обращения работников рассматриваются непосредственными руководителями либо уполномоченными на это лицами. Организацию документооборота налаживает секретариат. На крупных предприятиях существует регламент работы с обращениями, который может содержать общие положения, порядок приема и первичной обработки информации, регистрации обращения, направления письменного обращения на рассмотрение и другие пункты. Инструкция может составляться в рамках федерального законодательства, чтобы избежать двойных стандартов и дублирования процессов.

Обращения граждан проходят через приемную руководителя. Получением обращений занимается секретарь. Он выдает расписку о получении документа.

Работа с присланными письменным обращениями подразумевает их проверку на правильность адресования, правильность оформления и доставки. Так же секретарь может проверить целостность упаковки, наличие вложений. Конверт обращения может подкалываться к самому письму. Если обращения поступили ошибочно, то они возвращаются.

Если обращение содержит официальные документы, то необходимо подколоть к ним копии. Любые деньги, вложенные в конверт, возвращаются отправителю.

Зарегистрированное обращение требует составления аннотации. Это краткая четкая запись, в которой отражается суть вопроса. Кроме того, она должна обосновывать обращение и адресность. В аннотации показывается необходимость информирования о результатах рассмотрения обращения, указываются сведения о положении обратившегося, сведения о том, является ли обращение повторным.

Таким образом, обращение работников или граждан к руководителю регистрируются в определенном порядке, что обеспечивает своевременность их поступления и скорость рассмотрения.