Бизнес-процессы в организации: метод устранения временных разрывов

Сущность понятия «бизнес-процесс»

Он имеет определенную направленность и позволяет решать конкретные задачи. Для проектирования бизнес-процессов обычно используются визуализация и моделирование, что помогает наглядно рассмотреть все их элементы. Организация бизнес-процессов подразумевает их разделение на несколько типов.

Управляющий процесс влияет на общее функционирование предприятия. Это может быть стратегия компании, корпоративное управление. То есть в рамках управляющего процесса осуществляются действия, которые влияют на совокупный результат.

Доход предприятия формируется за счет операционных бизнес-процессов. Наиболее важные из них:

1. Снабжение.
2. Производство.
3. Маркетинг.
4. Продажи.

Поддерживающие процессы не менее важны, так как они обеспечивают функционирование системы, несмотря на то, что не оказывают прямого воздействия на результат. Сюда относят бухгалтерский учет, подбор персонала, техническую поддержку и так далее. Иногда данные процессы выгоднее выводить в аутсорсинг.

Руководство предприятия планирует бизнес-процессы для того, чтобы оптимизировать их с точки зрения трудозатрат, временных затрат, расходов ресурсов и так далее. Эффективный бизнес-процесс сокращает расходы, и повышает размер добавочной стоимости. Благодаря грамотному управлению бизнес-процессами предприятие получает возможность наращивать свою конкурентоспособность, тем самым увеличивать прибыль и срок своего существования на рынке.

Мониторинг бизнес-процессов, их исследование позволяют своевременно вносить соответствующие изменения, которые повышают конечную эффективность. Обычно процесс дробят на подпроцессы, чтобы рассмотреть его более детализировано. В некоторых случаях создают карты бизнес-процесса, чтобы максимально детализировать его составляющие для конкретизации и оптимизации.

Подходы к организации бизнес-процессов в компании

Организация бизнес-процесса зависит от его особенностей. Есть целый ряд характеристик, которые влияют на то, каким образом будет разрабатываться и внедряться бизнес-процесс. Для этого может применяться совокупность инструментов, каждый из которых имеет следующие характеристики:

1. Цель и название.
2. Владелец.
3. Ресурсы.
4. Вход
5. Выход.

Цель должна быть четко определена и понятна всем участникам бизнес-процесса. Это могут быть как исполнители, так и управляющие. Владельцем инструмента или исполнителем является лицо, которое будет непосредственно выполнять действия. При планировании бизнес-процесса внимание уделяется ресурсам, то есть инструментам, которые будут нужны для его реализации.

Процесс рассматривается с точки зрения входа в него и выхода из него. Вход подразумевает использование ресурсов для получения определенного результата. На выходе из бизнес-процесса формируется определенный продукт или услуга, либо элемент деятельности, который будет использоваться в дальнейшем.

Структура бизнес-процесса может быть совершенно разной и включать в себя различные характеристики. Уровни бизнес-процессов тоже различны. Например, первый уровень описывает внешние процессы, которые нацелены на достижение стратегических целей. Это может быть распределение сырья внутри производственных цехов.

На втором уровне рассматриваются процессы предприятия, которые позволяют реализовывать практические цели, среди таких организация продажи готовой продукции. Внутриструктурные процессы относятся к третьему уровню. Примером может послужить создание рабочего проекта в соответствующем отделе. На четвертом уровне рассматриваются процессы, которые сопровождают выполнением задач, например, действия, направленные на повышение качества обслуживания клиента.

Метод устранения временных разрывов

Исследование бизнес-процессов компаний показало, что наибольшую прибыль приносят лишь 20 % действий. Это заинтересовало руководителей разных предприятий и привело к появлению метода устранения временных разрывов.

Причинами такой ситуации стали:

1. Неоптимальное планирование бизнес-процессов и их состыковка друг с другом.
2. Внутренние сбои под влиянием внешних факторов.
3. Отсутствие четких инструкций и стандартов при организации цепочек поставок и взаимодействия с покупателем.
4. Рассогласованность времени на отдых для персонала.

Достаточно часто временные разрывы возникают в бизнес-процессах, которые входят в большой производственный процесс и охватывают работу сразу нескольких крупных подразделений. Потери возникают на стыке двух бизнес-процессов, на выходе первого и входе второго. В этом случает выход второго снова возвращается первому, что ведет к потере времени.

Простои в этом случае корректируются передачей функций второго процесса первому. Однако если в процессах есть большая специфическая разница, то они разносятся во времени таким образом, чтобы второй процесс запускался тогда, когда у первого процесса период отдыха.

То есть происходит разнесение действий в нескольких плоскостях:

1. Во времени.
2. В пространстве.
3. Во взаимодействиях.

Для этого используются различные подходы, например, разрабатываются сразу несколько вариантов бизнес-процесса под разные ситуации. Результаты процесса проверяются на согласованность с требованиями. Только после этого вносятся изменения во взаимодействие с поставщиками и клиентами. Положительным образом влияет автоматизация процессов, минимизация живого взаимодействия и устной передачи информации. Так же могут организовываться разные точки контроля, чтобы отслеживать причинно-следственные связи при организации управляющих действий.

Внедрение корректировок ведет к вертикальному или к горизонтальному сжатию. В результате процесс оптимизируется. Сжатие зависит от способа преобразования, от навыков руководителей и от творческого потенциала команды.