Бизнес-процессы в организации
Бизнес-процесс - это действия, выполняемые в определенной последовательности в рамках предприятия для получения определенного результата.
Обычно он повторяется и со временем становится предсказуемым. Впервые об этом понятии заговорили в 70-е годы, когда появилась возможность автоматизировать часть процессов. Развитие информационных технологий способствовало более быстрому переходу на управление бизнес-процессами. В повседневную деятельность стали внедряться отношения «человек-машина», что серьезно усложнило систему управления и повысило требования к менеджерам.
Стандартизация позволила унифицировать большинство процессов. Она способствовала выработки особого языка, который помог организовать последовательность команд. Впервые нотации для описания взаимодействия между человеком и машиной стали использовать американские военные. Позже методику переняли предприниматели гражданских отраслей для различных сфер деятельности.
Организация бизнес-процессов позволяет сделать крупные системы управляемыми. Это означает, что менеджмент получает вполне структурированное представление о всем, что происходит внутри предприятия, на входе и на выходе. Так же благодаря дроблению деятельности предприятия на процессы появляется возможность их отслеживать, анализировать, прогнозировать, вносить соответствующие изменения.
Бизнес-процессы позволяют руководителям и владельцам компаний достигать следующих целей:
- Формирование единых требований к конечному продукту.
- Повышение качества продукции или услуг.
- Снижение расходов.
- Автоматизация процессов.
- Повышение эффективности процессов управления.
- Доведение информации до всех заинтересованных лиц.
- Практическая реализация стратегических и тактических целей.
- Поиск слабых мест и их ликвидация.
- Оптимизация взаимодействия с поставщиками и покупателями.
- Использование системы мотивации кадров.
Бизнес-процесс сегодня рассматривается в качестве единицы функционирования бизнеса. Дробление работы предприятия на процессы позволяет своевременно реагировать на внешние и внутренние изменения.
Структура и виды бизнес-процессов
Бизнес-процесс рассматривается в качестве структурной единицы. Он сам анализируется как элемент, имеющий подпроцессы для удобства интерпретации. Управление бизнес-процессами включает в себя следующие этапы:
- Планирование.
- Организация.
- Учет.
- Контроль.
- Регулирование.
Планирование представляет собой этап сбора информации, проведения анализа и разработки плана действий. Далее происходит организация, которая предусматривает практическую реализацию мероприятий. Учет позволяет собрать фактическую информацию о выполнении работ, а контроль направлен на то, чтобы сопоставить данные плана с фактической информацией и фактическими отклонениями. Последний этап управления бизнес-процессом предполагает регулирование. Здесь принимается решение о том, какие изменения стоит внести, а что оставить.
У каждого бизнес-процесса есть название и цель. То есть он должен быть понятен всем участникам. Часто участники объединены между собой для реализации процесса. Следующим атрибутом процесса являются исполнители или владельцы инструмента, которые отвечают за результат. Как правило, это сотрудники, которые занимаются непосредственной реализацией процесса. Для того, чтобы процесс работал необходимо использовать ресурсы. Ресурсы - это сырье, труд, капитал, которые из раза в раз применяются для получения результата.
Бизнес-процессы имеют свой вход и выход. На входе потребляются ресурсы, как правило сырье, которое идет на создание конечного продукта. На выходе получается готовый продукт или действие, которое необходимо для последующих операций.
Метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса
Оптимизация бизнес-процессов предприятия - это непрерывный процесс. Одним из методов оптимизации процесса является уменьшение количества входов и выходов. То есть уменьшение его ветвистости.
Особенно актуален этот подход для бизнес-процессов, которые имеют сложную запутанную структуру. В этом случае говорят об ее неоптимальности. Чтобы оптимизировать структуру процесса, ищут пути сокращения количества входов и выходов. Таким процессом управлять легче и эффективнее, чем тем, где слишком много вводных данных.
Метод сводится к упрощению процесса. В результате улучшается вся его структура, повышается эффективность управления. На первом этапе проводится анализ входов и выходов процесса, исследуется его окружение. Далее строится модель «как надо», в которой учитываются все параметры взаимодействия с поставщиками и продавцами. Оптимизация сначала проводится для первичных входов и выходов.
Оптимизация может заключаться в отказе от использования некоторых выходов и входов, а также в группировке их в пакеты. Например, при работе с документацией может быть определен круг людей, имеющих полномочия и доступ к ней. Если клиент делает определенный запрос в компанию, то скорее всего в процессе будут задействованы сразу несколько служб и специалистов. Получается, что с документами будет работать сразу несколько человек, а значит у данного бизнес-процесса будет несколько входов. Взаимодействие, как правило, происходит сразу с большим количеством клиентов, то есть у процесса много выходов.
Задача руководства в этом случае заключается в том, чтобы вход и выход к документам были унифицированы, и взаимодействие с документацией одного сотрудника не мешало работе другого.
