Анализ организационного положения и обучение сотрудников
Внедрение системы управления качеством (СМК) в организации представляет собой проект, в рамках которого должны быть поставлены цели, определены сроки их достижения и необходимые для этого ресурсы. Именно поэтому первым этапом внедрения СМК является анализ текущей ситуации в организации, а также обучение сотрудников, которое должно быть направлено на снижения сопротивления изменениям.
Реализация первого этапа внедрения СМК включает в себя, в первую очередь, издание внутриорганизационного приказа. В данном приказе описывается цель проекта, ресурсы и сроки его выполнения, а также назначается ответственное лицо и определяется состав проектной группы.
Необходимо учитывать, что сотрудник компании, назначенный ответственным за реализацию проекта, должен обладать достаточными полномочиями и временем для контроля за ходом проекта, что позволит процессу внедрения СМК не оказывать негативного влияния на ключевой бизнес-процесс организации.
В проектную группу, целью деятельность которой является внедрение СМК, должны входить сотрудники различных подразделений, представляющие важность данного проекта и его влияние на работу организации. При этом, каждый из сотрудников (и особенно глава проектной группы) должен иметь достаточный запас рабочего времени, чтобы полноценно уделить его построению функционирующей системы без ущерба для основной деятельности.
В масштабах крупной организации (более 100 человек) проектная команда может состоять из специалистов в области качества, которые во время внедрения СМК обладают полномочиями вмешиваться в работу всех организационных подразделений.
Перед началом оценки текущей организационной ситуации необходимо провести обучение сотрудников, входящих в проектную группу. Все члены команды должны понимать необходимость внедрения СМК, а также знать стандарты, которым она должна соответствовать. На основе этой информации сотрудники могут сравнить требования к системе менеджмента качества с существующим в организации положением дел и представить результаты в виде документа, который и ляжет в основу процесса изменений.
Разработка документации и внесение изменений в бизнес-процессы
На этом этапе внедрения СМК осуществляется ее проектирование на основе данных предыдущего этапа, разработка и ввод в действие соответствующей документации, а также непосредственное изменение порядка работы сотрудников и подразделений компании.
Перед внесением изменений в порядок работы проектной команде и ее руководителю необходимо определить структуру СМК и область ее применения внутри организации, разработать план ее внедрения и развития. Планирование в рамках внедрения системы менеджмента качества предполагает применение процессного подхода.
Процессный подход – метод усовершенствования организационной деятельности, основанный на анализе и улучшении каждого процесса в отдельности.
Разработка соответствующей документации должна основываться на картировании процессов, а также включать в себя документальное оформление обязательных процедур и руководства по качеству.
Внедрение документированных изменений необходимо осуществлять под тщательным контролем, используя инструменты управления изменениями и обучения сотрудников. От качественного применения данных инструментов зависит эффективность будущей системы менеджмента качества на предприятии.
Аудит СМК
Аудит системы менеджмента качества нацелен на проверку деятельности разработанной и внедренной СМК или ее частей. Внутренний аудит СМК часто осуществляется перед началом сертификации.
Аудит должен быть спланирован и подготовлен под руководством менеджмента организации и с участием проектной группы по внедрению СМК. Следует составить программу аудита и проводить его с применением специальных инструментов силами специально назначенных аудиторов.
Аудитором может быть менеджер организации или член проектной группы, имеющий четкое представление о том, каким образом должна работать СМК.
