Менеджмент в большинстве случаев имеет дело с организациями, которые представляют собой открытую систему и состоят из множества взаимозависимых частей. К ключевым внутренним переменным относят традиционно: цели, структуру, задачи, технологии и людей.
Цель
Цель – это конкретное желаемый результат или конечное состояние, которого группа работающих вместе людей стремится добиться.
В процессе работы руководством разрабатываются цели, которые доводят до сотрудников организации, данный процесс имеет большое значение, поскольку позволяет членам организации понимать, к чему они должны стремиться. Общая цель сплачивает коллектив и придает осознанность всей работе. У организаций могут существовать различные цели, и сущность их во многом определяется типом организации.
- Коммерческие организации, цель которых должна отражать коммерческий результат в форме уровня прибыли, доходы, производительности труда и т. п.
- Некоммерческие организации, деятельность которых по определению деятельность не направлена на извлечение прибыли. В основном, их назначение обусловлено социальной направленностью, поэтому цель может быть сформулирована как защита прав, развитие научных направлений, поддержка культуры и т. п.
- Государственные организации, для которых получение прибыли - не доминирующая цель. Часто преобладают цели содействия существованию и развитию государства или региона. Организация развивается в рамках заданного бюджета, поэтому цели определены властями территорий и могут быть определены, например, как развитие образования, обеспечение ввода в действие новых комплексов здравоохранения и т. д. Отметим, что как таковой получение прибыли может иметь существенное значение, но заработанные деньги инвестируются в значимые для государства объекты.
Организационная структура
Вся организация в целом состоит из ряда уровней управления и разных подразделений, между собой взаимосвязанных. Это называют структурой организации. Каждое подразделение организации можно отнести к той или иной функциональной области. Функциональная область связана с работой, выполняемой в целом для организации: производство, маркетинг, финансы и т. д. Несомненно, что маркетингом могут заниматься несколько подразделений и даже производственное подразделение, если им разрабатывается новый товар для потребителей. При изучении структуры как составляющей внутренней среды останавливаются обычно на разделении труда и контроле.
Разделение труда осуществляется не в соответствии с принципами использования для конкретной работы любого из свободных работников, а исходя из соображения привлечения специалиста в определенной области. Например, при формировании отдела маркетинга использовать высвободившихся техников или инженеров без соответствующего их переобучения нецелесообразно. Преимущество специализированного распределения труда является очевидным, и каким образом осуществить в организации разделение труда – это вопрос, относящийся к наиболее существенным решениям в процессе управления. Выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда – это разделение труда по специальным уровням, к примеру, менеджер по продажам, менеджер по снабжению, менеджер по работе с персоналом и т. п. Вертикальное распределение труда предполагается на основе принципа наличия работ по координации выполнения заданий. Это распределение в результате дает управленческую иерархию или количество управленческих уровней, которая пронизывает всю организацию, опускаясь до уровня неуправленческого персонала.
Количество лиц, одному руководителю подчиненных, называют сферой контроля. Каждый руководитель в организации имеет свою определенную сферу контроля. Организация с плоской структурой имеет меньше управленческих уровней и более широкую сферу контроля, чем сопоставимая с ней организация с многоуровневой структурой.
Задачи организации
Задача представляет собой предписанную работу, которую следует выполнить в установленные сроки и установленным способом. Каждая из должностей в организации в себя включает ряд задач, которые следует реализовать для достижения организационных целей Задачи традиционно классифицируют на три группы:
- задачи по работе с людьми;
- задачи по работе с сырьем, машинами, инструментами и т. п.;
- задачи по работе с информацией.
В условиях быстрого инновационного роста задачи становятся все более и более специализированными и детальными. Каждая задача может быть достаточно углубленной и сложной. В связи с чем растет значение координации действий управления при решении подобных задач.
Технология
Следующая внутренняя переменная – это технология. Понятие технологии за пределы обычного понимания технологии производства выходит. Технология представляет собой принципы, порядок организации некоего процесса для эффективного использования различного рода ресурсов (материальных трудовых, , временных денежных). Технология - это способ, позволяющий осуществить определенное преобразование. Также это может относиться и к сфере продаж - как оптимально реализовать произведенный товар, или к сфере обработки информации - как более грамотно и с наименьшими затратами собрать нужную для управления информацию и т. д. Именно информационные технологии в последнее время стали основным фактором получения организацией устойчивых конкурентных преимуществ при ведении бизнеса.
Обычно выделяются две классификации технологии: классификация по Вудворду и классификация по Томпсону.
Классификация по Вудворд предполагает:
- единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство;
- крупносерийное или массовое производство;
- непрерывное производство.
Классификация по Томпсону выделяет:
- многозвенные технологии, описывающиеся сериями взаимосвязанных задач, которые последовательно выполняются;
- посреднические технологии, характеризующиеся встречей групп людей;
- интенсивная технология, определяющаяся применением специализированных приемов для изменения состояния некоторого материала.
Персонал
Люди - это центральное звено любой системы управления. Существует три ключевых аспекта человеческой переменной в организации:
- поведение людей в группах;
- поведение индивидов;
- характер поведения руководителей.
Понимание и управление человеческой переменной является самой сложной составляющей процесса управления в организации и зависит от множества факторов. Среди них:
- Способности человека, по которым люди наглядно разделяются внутри организации. Способности человека относя к характеристикам, которые поддаются легче всего изменениям, обучению.
- Потребности. У каждого человека имеются не только материальные, но и психологические. С управленческой точки зрения организация должна постоянно стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей работника приводило бы к реализации цели организации.
- Восприятие, или то как люди реагируют на их окружающие события. Данный фактор является важным для разработки для работника разного рода стимулов.
- Ценности, или общие убеждения в части того, что хорошо и плохо. Ценности заложены в человека с детства и на протяжении всей его деятельности формируются. Общие ценности помогают руководителю объединять работников для достижения цели организации.
- Влияние среды на личность. Многие психологи утверждают то, что поведение человека определяется ситуацией. Было отмечено, что в одних ситуациях человек ведет себя честно, а в других - нет. Такие факты свидетельствуют о важности создания на работе такой окружающей обстановки, которая поддерживала для организации бы желательный тип поведения.
Кроме вышеперечисленных факторов в организации на человека влияют управленческое лидерство и группы. Каждый человек стремится принадлежать к определенной группе. Он принимает нормы поведения данной группы в зависимости от того, насколько он ценит свою к ней принадлежность. Организация может рассматриваться как некоторая формальная группа людей, и в то же время в каждой организации имеется много неформальных групп, формирующихся не только по профессиональным признакам.
Кроме того, в любой неформальной или формальной группе существуют лидеры. Лидерство – это то средство, с помощью которого руководитель на поведение людей влияет и их заставляет вести себя каким – либо образом.