Управление требованиями к проекту

Сущность требований, предъявляемых к проекту

Одним из условий успешного завершения проекта считается тщательная проработка требований, которые предъявляются к проекту. Как правило, предъявлением требований к проекту занимаются заинтересованные стороны, в качестве которых могут выступать заказчики, инвесторы, руководители, члены команды проекта, поставщики, подрядчики (исполнители работ), конечные потребители продуктов проекта, регулирующие и надзорные органы и др.

Их требования направлены, в первую очередь, на защиту их интересов. Следовательно, требования можно интерпретировать как пожелания заинтересованных сторон проекта в отношении того, каким образом должен протекать ход выполнения проектных работ, и к каким результатам должна привести реализация проектов.

Выделяют множество сфер, в которых могут быть предъявлены требования к проекту:

• обеспечение качества проектных работ и результата проекта;
• управление проектными рисками;
• проведение испытаний продукта проекта и других его элементов;
• стандартизация элементов и процессов проекта;
• организационная структура проекта и др.

Управление требованиями к проекту направлено, прежде всего, на обеспечение четкого и корректного их формулирования. Именно это сделает требования понятными всем сторонам, которые заинтересованы в проекте (в первую очередь, подразумеваются заказчик, конечные пользователи, потенциальные покупатели). Качество предъявляемых требований является одним из значимых факторов успешности всего проекта.

Стоит иметь в виду, что если для заказчика все требования равнозначны друг другу, то нужно сперва учитывать экономические критерии.

Рекомендации по составлению требований к проекту

При разработке и утверждении требований, которые планируется предъявляют по отношению к проекту, следует руководствоваться определенными рекомендациями, которые были составлены на основе обобщения многолетнего опыта работы в этой сфере.

Так, в каждом кратком самостоятельном требовании нужно использовать активную лексику (т. е. словарный запас) и грамматически правильные выражения. Запись требований должна быть ясной, четкой и однозначной. Это, в частности, подразумевает необходимость избегания использования союзов «и», «или», предлогов «с», наречия «также».

Для того чтобы сформулированные требования приобрели смысл их автоматической обязательности, следует использовать глаголы повелительного наклонения. В то же время в требованиях не допускается применение глаголов сослагательного наклонения и расплывчатых слов (таких как возможный, недостаточный, адекватный, дружественный, адаптивный, максимальный, минимальный). Для требований более подходящей будет такая словесная конструкция, как «не более (менее) чем».

С точки зрения содержания каждое требование должно быть подвергнуто конкретной проверке. Т. е. требования не могут быть неоправданно завышенными, заведомо невыполнимыми или благими. Требования должны быть, с одной стороны, технически осуществимы, с другой стороны, экономически обоснованы.

Требования не могут регламентировать способы конструктивного обеспечения. Это связано с тем, что требования устанавливаются к результатам проекта, а не к методам их достижения.

Кроме того, при управлении требованиями к проекту нужно принимать меры, направленные на поддержку:

• одинакового уровня детализации всех требований;
• совместимости и непротиворечивости всех требований;
• группировки, структурности и упорядоченности всех требований.

К процессу составления требований к проекту рекомендовано привлекать пользователей и потенциальных покупателей. Это в конечном итоге приведет к росту их удовлетворенности конечным продуктом / результатом проекта.

Процессу управления требованиями следует придать характер постоянно действующей процедуры. Только в этом случае можно добиться стабильного получения четких, ясных, реалистичных и согласованных формулировок требований. Тогда все изменения, которые вносятся в содержание требований, должны находить отражение в специальных документах с указанием дат и причин изменений.

Кроме того, требуется тщательная проработка и уточнение требований, использование устойчивой терминологии, проведение группировки требований, осуществление контроля за изменениями, которые вносятся в них. Благодаря всем этим управленческим процессам требования к проекту получат благопристойный вид с повышенной эффективностью.

Этапы управления требованиями к проекту

Процесс управления требованиями к проекту представляет собой деятельность, состоящую из поэтапного совершения определенных действий. В большинстве случаев выделяют следующие этапы:

1. Выявление, уточнение и классификация стратегических, тактических и оперативных требований к проекту, их анализ и утверждение, координация множества требований между собой.
2. Оценка осуществимости предъявленных требований, отбор требований для включения в общих портфель, согласование требований, оценка их потенциального влияния на проект.
3. Утверждение требований, их ранжирование и проектирование их портфеля.
4. Выполнение требований и проверка полученных результатов, осуществление на их основе интеграции, развертывания, обучения, поддержки, внедрения.

Таким образом, для того чтобы требования оказали на проект не отрицательное, а положительное воздействие, необходимо соответствующим образом управлять ими. Это означает принятие мер, которые призваны обеспечить четкое формулирование требований, реалистичность их выполнения и их согласование друг с другом.