Управленческий контроль в таможенных органах

Необходимость контроля в таможенных органах

Построение системы управленческого контроля в таможенных органах сталкивается с рядом проблем:

• не выработаны унифицированные подходы к контролю и оценке результативности работы служащих,
• для того, чтобы адаптировать стандартные системы контроля и оценки к условиям труда, сформировавшимся в конкретном учреждении или организации, требуются большие затраты времени руководящего состава,
• на этапе становления системы контроля достаточно трудно определить масштаб, а сужение или расширение сферы контроля в дальнейшем крайне проблематично или невозможно,
• увеличение масштаба контроля влечет за собой рост издержек, что превращает всю систему в неэффективную.

Даже в учреждениях с высокой организационной культурой и высоким уровнем развития коллектива отсутствие контроля приводит к хаосу и невозможности объединения деятельности групп сотрудников. Контроль – это одна из ключевых функций управления.

Контроль необходим в связи с тем, что ситуация не всегда складывается так, как хотелось бы руководителю. Контроль нацелен на выявление неблагоприятного развития событий на как можно более ранних этапах. Это позволяет:

• внести коррективы в план,
• осуществить реорганизацию,
• сформулировать новые указания,
• усилить воздействие на мотивацию сотрудников,
• преодолеть возникающие проблемы.

В основе управления таможенным органом должна лежать уверенность его руководства в точном и своевременном выполнении подчиненными поставленных (определенных должностными инструкциями) служебных задач. Предпосылкой этой уверенности служит ответственность, которую несут подчиненные. Поэтому нецелесообразно опекать их по мелочам, контролируя каждый шаг. Уместно предоставить возможность для проявления инициативы (в пределах действующего таможенного законодательства), что будет способствовать приобретению уверенности в своих силах и успехе реализации служебных задач.

С одной стороны, начальник должен доверять своим подчиненным, с другой – постоянно следить за их служебной деятельностью, при необходимости вмешиваться в нее, оказывать помощь, формировать у сотрудников чувство, что они не одни. Это можно сформулировать как принцип «доверять, но проверяй». Проверка не является чрезвычайной мерой, ориентированной на «ловлю» и «изобличение». Ее цель – проверка системы организации работы, правильности выполнения задач, обеспечение высокой продуктивности.

Методы управленческого контроля в таможенных органах

В процессе контроля выделяют три этапа:

1. Выработка стандартов и критериев,
2. Сопоставление с ними реальных результатов. Базируется на измерении наблюдаемых результатов и оценке полученной информации,
3. Принятие необходимых корректирующих действий. Руководитель определяет, что нужно сделать – не предпринимать никаких действий (если отклонение допустимое), устранить (уменьшить) имеющееся отклонение либо изменить стандарт в соответствии с реальными условиями деятельности.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Конкретный набор инструментов управленческого контроля определяется оперативной обстановкой. На практике находят применение различные контрольные методы.

Не вызывает сомнений эффективность метода непосредственной работы в подчиненных таможенных органах должностных лиц из вышестоящих таможенных органов. Другой вариант этого метода – когда руководящий состав таможенного органа осуществляет работу в структурном подразделении. Этот метод позволяет «один раз увидеть, а не сто раз услышать», то есть получить возможность наблюдать деятельность подчиненных непосредственно.

Рациональность этого метода связана с тем, что он дает возможность на месте оценить, насколько подчиненные правильно выполняют свои функциональные обязанности. Дополнительно руководитель получает возможность сразу и достаточно подробно проинформировать подчиненных о складывающейся ситуации, ответить на их вопросы и предоставить консультацию или помощь.

Недостаток описанного метода – ограниченность времени начальника таможенного органа. Тем не менее, изыскивать возможность для личного общения с подчиненными необходимо руководителям таможенных органов всех рангов.

Следующий метод контроля – изучение рабочих документов подчиненных сотрудников. Преимущество этого метода состоит в том, что контроль базируется на изучении данных, которые подчиненные выразили в отсутствие начальника. Документальная фиксация сведений способствует повышению ответственности подчиненных за их точность, что приводит к увеличению степени достоверности изложенных данных. Однако в документах отражаются действия, которые подчиненные уже совершили некоторое время назад, и события, которые уже прошли. Кроме того, в них освещаются не все нужные руководителю вопросы. Обнаруженные в ходе такого контроля недочеты приводят к необходимости осуществлять дополнительные усилия для коррекции, что может требовать затрат или приводить к потере авторитета таможенного органа.

Активный и оперативный метод контроля предусматривает использование технических средств связи и замкнутых компьютерных систем. За счет проведения прямых переговоров с подчиненными по техническим каналам связи можно достаточно быстро получить нужные сведения о функционировании подразделения и дать указания по устранению вскрытых недостатков в их действиях или решениях.