Управленческий контроль, его формы и методы

Сущность управленческого контроля

Управленческий контроль – это деятельность обладающих соответствующими полномочиями субъектов состоящая в:

• определении фактического текущего состояния объекта контроля (управляемого элемента организации),
• сравнении фактически наблюдаемых данных с целевыми, то есть принятой в компании или заданной извне базой,
• оценке отклонений в показателях, превосходящих установленный максимально допустимый уровень, и оказываемого ими влияния на различные аспекты деятельности компании,
• выявлении факторов, обуславливающих эти отклонения.

Если контроль рассматривается в узком смысле, то его целью является обеспечение информационной прозрачности объекта управления, которая позволяет принимать эффективные решения. При этом понятие информационной прозрачности включает в себя представление о том, что данный объект управляем в определенной степени. Уровень управляемости проявляется в том, насколько удается поддерживать требуемое состояние управляемого объекта в тот или иной момент времени. Логично, что при отсутствии предельной информационной прозрачности адекватно воспринимать объект управления не представляется возможным. В таком случае управленческое воздействие не даст желаемого результата, а управленческая связь с объектом будет утрачена. Именно поэтому столь важен контроль как одна из базовых управленческих функций. Среди функций контроля выделяют такие:

• оперативная,
• упорядочивающая,
• превентивная,
• коммуникативная,
• информативная,
• защитная.

По мере изменения условий хозяйствования контроль начинает играть роль основы, которая присутствует на всех ступенях организационного управления и служит для обеспечения оптимального хода процесса управления по элементам (на этапах планирования, организации, регулирования, учета, анализа). При этом специфика контроля состоит в том, что он играет двойственную роль в управленческом процессе. За счет глубокой интеграции, достигаемой между контролем и другими элементами управленческого процесса, на практике не представляется возможным определение круга обязанностей сотрудника таким образом, чтобы он реализовал какой-нибудь один управленческий элемент без взаимодействия и взаимосвязи с контролем. Каждая из управленческих функций интегрируется с контролем. Поэтому для контроля справедливы следующие положения:

• контроль – это неотъемлемый элемент каждой из стадий управленческого процесса,
• контроль – это обособленная стадия, которая обеспечивает информационную прозрачность в вопросах качества управленческого процесса по остальным стадиям.

В более широком смысле современный управленческий контроль представляет собой систему, на вход которой поступает информационное обеспечение контроля, а на выходе – информация об управляемом объекте, получаемая в ходе контроля, и которая состоит из ряда звеньев: центров ответственности, техники контроля, контрольных процедур, контрольной среды и системы учета.

Формы и методы управленческого контроля

Перед управленческим контролем на фирме стоят следующие задачи:

• сбор, обработка и анализ фактически достигнутых результатов в разрезе подразделений компании,
• сравнение полученных показателей с плановыми,
• выявление отклонений и определение их причин.

На практике во внутрифирменном управлении широкое применение нашли две формы управленческого контроля:

• общий управленческий контроль (финансовый контроль),
• административный (оперативный) контроль.

В основе финансового контроля лежит система финансовой отчетности, используемой на предприятии. Контроль производится с помощью получения финансовой отчетности от каждого из хозяйственных подразделений. В отчетности должны быть отражены важнейшие экономические и финансовые показатели деятельности в виде стандартных форм, одинаковых для предприятия в общем, его дочерних компаний, производственных отделений и структурных подразделений. При анализе отчетности сравнивают фактические результаты и планируемые показатели, исследуют динамику и прогноз (ожидания) по намеченным целям предприятия. На основе результатов анализа отчетных данных выявляют, по каким плановым показателям имеют место отклонения, насколько они велики и в чем состоит причина их возникновения. Затем принимаются решения, как обеспечить нормальное функционирование и достичь желаемый финансовый результат.

При организации управленческого контроля должно обеспечиваться соотношение в децентрализации и централизации управления. Цели общего управленческого контроля зависят от стратегического плана предприятия, принимаемого высшим руководством.

Оперативным контролем занимаются руководители дочерних компаний, производственных подразделений и других структурных образований в целях обеспечения:

• контроля соответствия между хозяйственными результатами и показателями, определенными текущими планами,
• оценки, сравнения и анализа фактических и запланированных объемов продаж,
• оценки доли рынка и анализа ее динамики в разрезе продуктов, производственных отделений, филиалов, дочерних компаний и предприятия в общем,
• систематического анализа портфеля заказов и прочих показателей деятельности компании, установленных в рамках принятой на предприятии системы учета и отчетности.

Оперативный контроль позволяет систематически отслеживать ход выполнения программы производства и плана реализации продукции. Поэтому данный вид контроля теснее всего связан с планированием программы производства и производственно-хозяйственной деятельностью обеспечивающего характера в рамках производственных отделений, дочерних компаний, заводов. Оперативный контроль отличается большей децентрализованностью, чем управленческий.