Совершенствование системы контроля в организации

Контроль и организация деятельности в компаниях

В целях улучшения функционирования деятельности, повышения уровня рентабельности и приумножения активов в организации необходимо отладить механизм управления. Одним из самых важных инструментов управления является контроль.

Внутренний контроль представляет собой процесс, который осуществляется органом управления.

Благодаря внутреннему контролю можно получить информацию по следующим направлениям:

• рациональность и эффективность,
• отчетность,
• соблюдение законодательства.

Основной целью внутреннего контроля является своевременное предотвращение некорректных действий и ошибок при обработке информации.

Система внутреннего контроля подразделяется на несколько компонентов:

• контрольную среду, которая дает общую оценку организации,
• риски и их оценку,
• информацию и методы, которые используются при классификации ролей и обязанностей,
• мониторинг, который включает в себя процедуры, используемые для оценки качества внутреннего контроля
• контрольные процедуры –политика и процедуры, которые используются в качестве гарантий при достижении целей руководства.

Управленческий учет и внутренний контроль

При разработке и оценке внутреннего контроля задействованы все схемы, используемые аудиторами. Для формирования управленческого учета необходимо собрать разную информацию со всех сторон планирования бизнеса. Например, информацию о бухгалтерском учете можно получить из аудиторского заключения. Однако данная информация ограничена правовыми рамками законов и положений.

При разработке системы контроля необходимо получить надежную информацию от руководства предприятия. Например, при снижении спроса на продукцию компании, необходимо оповестить руководящий состав о причинах снижения.

Вторым условием эффективной системы контроля является сохранность активов, документов и регистров у компании. Материальные активы должны быть застрахованы. Система страхования позволит избежать проблемы при хищениях или использовании средств в неподобающих целях.

Защита требуется и для дебиторской задолженности: договоры, контракты, регистры бухгалтерского учета. Компьютерные системы с каждым годом развиваются. Практически вся информация с бумажного носителя переносится в систему, поэтому помимо страхования финансовой составляющей компании необходимо принять меры по обеспечению сохранности данных.

Один из основных критериев эффективности системы контроля - это метод, который позволяет избежать непроизвольных затраты. Мероприятия, которые используются на предприятиях, могут быть неэффективными. Так, если заинтересованные лица похитят данные, то это может снизить конкурентоспособность производимой продукции.

Внутренний контроль - это не только формирование системы эффективности, но обеспечение ее учетными принцами. Другими словами, сотрудники и руководство компании должны придерживаться определенных правил и требований, которые сформированы и закреплены во внутренних документах. К данным документам относят положения, должностные инструкции, приказы об утверждении учетной политики и распоряжения.

Законодательная база формирования системы контроля

Соблюдение требований федеральных законов и прочих правовых документов - обязательное условие осуществления хозяйственной деятельности компании. Контроль за их соблюдением основывается на контрольных функциях руководителя. Данные обязанности прописаны в учетной политике компании, а также регламентируются законодательством РФ. Руководитель осуществляет контроль над подчиненными и учитывает все особенности подразделений.

Контрольные функции и роли определяются организацией, и зависят от специфики компании и ее финансово – экономической активности.

Эффективность финансовой деятельности компании напрямую зависит от правильно организованной системы внутреннего контроля.

Однако, как показывает практика, нередко руководство не только игнорирует систему внутреннего контроля, но и нарушает законодательную составляющую. Все это приводит к ложным сведениям в финансовой отчетности. Для устранения подобного нарушения необходимо с определенной периодичностью при помощи ревизионной комиссии проводить внутренний аудит. В крупных компаниях внутренний аудит возлагается на специальные службы или отдельного специалиста.

Структура системы контроля достаточно точно разграничивает возложенные полномочия. Она позволяет избежать воздействие на систему при нарушении требований и обеспечивает разделение несовместимых функций. Под несовместимыми функциями понимают сосредоточение всех функций у одного лица. Такое состояние приводит к случайным ошибкам. Например, один бухгалтер в компании исполняет все операции одновременно.

Для повышения уровня системы контроля руководству необходимо улучшать собственную контролирующую функцию. Это достигается благодаря тренингам и анализу деятельности компании. Руководителю на каждом этапе необходимо тщательно подбирать персонал или участвовать в интервьюировании, если изначальных кандидатов подбирает специализированный отдел.

Следует помнить, что важным аспектом при формировании и совершенствовании системы контроля является персонал. От компетентности сотрудников зависит дальнейшая деятельность компании и ее будущая история. Необходимо уделять большое влияние системе контроля в организации. Планирование и прогнозирование – факторы успеха любой компании не зависимо от размеров и финансового положения организации. Без этих составляющих система бессмысленна.