Документированная процедура - это совокупность операций, которые упорядочивают систему документооборота организации и образуют процедуру системы качества.
Цели и задачи разработки документированной процедуры
Одной из сложных процедур системы управления качеством является управление документацией. В результате данной процедуры происходит упорядочение системы документооборота организации. Следовательно, большое внимание должно уделяться разработке документированной процедуры системы менеджмента качества по управлению документацией.
Разработка документированной процедуры связана с достижением следующих целей:
- определение структуры и состава документации;
- организация движения документов;
- создание механизма управления документацией.
Работы по документированию системы качества нацелены, прежде всего, на создание организационно-методической и нормативной основы, которая может использоваться для построения и функционирования системы менеджмента качества, соответствующей рекомендациям и требованиям действующих международных стандартов. Документирование заключается в разработке (принятии)документов в таком количестве, которое соответствует количеству управляемых процессов. Кроме того, должны быть специализированные документы в области качества - руководство, политика, цели и др.
Благодаря разработке документированной процедуры должны быть решены следующие задачи:
- сформулировать требования к выполнению работ в системе качества и определить нормы в их отношении;
- обеспечить осуществление процессов административного управления качеством;
- фиксировать на регулярной основе фактические данные о качестве продукции, а также о состоянии системы качества в процессе ее функционирования и совершенствования;
- обеспечить идентификацию и мониторинг продукции и измерительного оборудования;
- выявить и закрепить лучшие традиции и накопленный опыт по организации и проведению работ в системе качества;
- решать или предотвращать возникновение спорных вопросов, которые касаются деятельности в системе качества;
- проводить оценку соответствия продукции и системы менеджмента качества.
Требования к разработке документированной процедуры
Операции документированных процедур должны выполняться в соответствии с определенной методикой, которая, как правило, излагается во внутренних стандартах организации. Причем они должны соответствовать положениям общепринятых международных стандартов, посвященных системе качества.
Современные предприятия активно создают документацию системы качества. Процесс документирования должен привести к достижению определенных целей и решению конкретных задач. Это предполагает соответствие этой документации ряду требований.
Во-первых, нужно обеспечить системность документации, т. е. внутри структуры нужно четко выстроить связи между всеми имеющимися элементами. Системная документация отличается тем, что отсутствие хотя бы одного документа может вызвать сбой функционирования всей системы качества организации.
Во-вторых, нужно обеспечить комплексность и полноту документации, т. е. охвату подлежат все аспекты (экономические, правовые, организационные, технические и др.) деятельности в системе качества. Следовательно, документы должны исчерпывающе отражать информацию обо всех процессах и процедурах, которые реализуются в системе качества. При этом объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практических целей.
В-третьих, нужно обеспечить понятность документации ее пользователям (руководителям, специалистам и аудиторам). Текст документа должен быть кратким, точным, логически последовательным, лишенным оборотов разговорной речи и т. д.
Документация системы менеджмента качества должна быть в соответствующем порядке утверждена уполномоченными лицами организации. В то же время условия обеспечения качества на предприятии склонны к изменениям. Это необходимо своевременно отражать в документах, что обеспечивает актуальность документации.
Документация должна быть адресной. Это говорит о наличии у каждого документа системы качества предназначения для определенной области применения. Документы должны быть адресованы конкретным исполнителям.
В разрабатываемую документацию нужно включать только те требования, которые могут быть практически выполнены, т. е. в документации нельзя устанавливать нереальные требования. Помимо этого, документация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям действующих международных стандартов.
Организация разработки документированной процедуры и введение в действие документов
Разработка документированной процедуры связано с организацией составления и введения в действие документов. Данная работа обычно проводится через три стадии.
Первая стадия заключается в создании проекта (т.е. первой редакции) документа. Далее созданный проект направляется в соответствующее структурное подразделения организации для получения отзыва на него.
В рамках второй стадии происходит обработка полученных отзывов. На их основе осуществляется разработка окончательной редакции документа. Документ должен быть согласован со всеми заинтересованными подразделениями организациями. После этого происходит утверждение (визирование) созданного документа уполномоченным должностным лицом организации.
На третьей стадии осуществляется регистрация составленного документа. Именно здесь ему присваивается определенный код (шифр), который устанавливает структурную принадлежность конкретного документа к документации системы качества. Кодирование разрабатываемых документов позволяет систематизировать и значительно повысить качество документационной работы организации.
