Обязательные документированные процедуры - это один или несколько документов, которые в соответствии с международными стандартами ИСО серии 9000 должны быть приняты в организации в целях установления единого порядка управления общесистемными элементами.
Общая характеристика обязательных документированных процедур
В соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества. Требования» в организации должны быть внедрены шесть обязательных документированных процедур:
- Управление документацией.
- Управление записями.
- Управление несоответствующей продукцией.
- Внутренний аудит.
- Корректирующие действия.
- Предупреждающие действия.
Документированная процедура представляет собой документ, который устанавливает единый для всей организации порядок совершения конкретных действий и операций. В таких документах отражаются методы осуществления деятельности путем как описаний, так и последовательного изложения установленных требований.
Документированная процедура устанавливается очередность действий в рамках процесса, которая в обычных условиях приводит к достижению качества процесса заданного уровня. Суть процедуры сводится к составлению и представлению алгоритма исполнения процесса в конкретных условиях.
Признаками документированной процедуры являются ее разработка, оформление соответствующим образом, полноценное внедрение в производство, поддержание в актуальном состоянии. Кроме того, она должна способствовать созданию и внедрению системы менеджмента качества, отражающей в полной мере особенности конкретной организации и обеспечивающей минимизацию расходов на управление.
Документированные процедуры в целях удобства управления по решению руководства некоторыми организациями, с одной стороны, могут быть объединены, охватив, тем самым, сразу несколько элементов системы менеджмента качества (например, объединить корректирующие и предупреждающие действия). С другой стороны, возможна разработка нескольких дополнительных документированных процедур, которые не входят в перечень обязательных.
Содержание обязательных документированных процедур
Одной из сложных процедур системы качества считается управление документацией. Разработка данной документированной процедуры связано с решением вопросов, которые касаются состава документации, движения документов, правил их обработки, что привносит в систему документооборота организации упорядоченность.
Документированная процедура «Управление документацией» устанавливает единые правила обращения с документацией, перед чем необходимо определить виды документации. Допускается использование различных вариантов классификации видов документации, что в конечном итоге определяется отраслью деятельности, видом выполняемых работ, масштабом организации и обязательными нормативными требованиями.
Зачастую критерием для классификации документации выступает функция, выполняемая документами. В связи с этим выделяют организационно-распорядительную, юридическую, технологическую, конструкторскую, закупочную документацию и др.
Далее определяются состав документов, входящих в каждый из видов документации, и порядок осуществления работы с каждым из этих документов.
Управление записями обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе менеджмента качества организации. с помощью этой процедуры детально изучают различные данные о работе организации.
В рассматриваемой документированной процедуре представляются все записи по качеству, которые ведутся в организации по ходу выполнения процессов. Поэтому рекомендуется сначала составить карты процессов и только потом документировать управление записями.
Разработка документированной процедуры «Управление записями» осуществляется через реализацию следующих этапов:
- Систематизация видов записей, которые сопровождают процессы организации.
- Закрепление за сотрудниками организации ответственности за создание записей по качеству, их ведение и идентификацию.
- Закрепление за сотрудниками организации ответственности за хранение записей по качеству, их изъятие из обращения, архивирование и восстановление.
Управление несоответствующей продукцией позволяет организации контролировать процесс исправления брака (дефектов) и управлять этим процессом. Стоит отметить, что действия данной процедуры должны распространяться на различные несоответствия, которые имеют место в процессах организации, а не только на продукцию. Важной составной частью этой процедуры является своевременная идентификация и регистрация несоответствий, которые в дальнейшем должны быть ликвидированы.
Обособленной процедурой системы менеджмента качества считается внутренний аудит. В процессе аудита, как правило, выполняют такие действия, как получение необходимой исходной информации, планирование и подготовка аудита, его проведение (в частности, оценка несоответствий), подведение итогов и оформление отчета, разработка, согласование и выполнение корректирующих действий. Далее внутренний аудит проводится повторно.
Для того чтобы ликвидировать имеющиеся несоответствия, в организации предпринимают корректирующие действия. А для того чтобы потенциальные несоответствия не возникли в будущем, предпринимают предупреждающие действия. Для данных документированных процедур важно, прежде всего, определить порядок анализа существующих или потенциальных несоответствий, определения их причин, регистрации результатов совершенных действий и оценки их эффективности. Выполнение этой процедуры должно приводить организацию к долгосрочным, среднесрочным и оперативным улучшениям.
