Эффективность организационной структуры

Различают эффективность организационных процессов и качество самой организации. Эффективность зависит от свойств организационной структуры, ее методов работы и влияния внешней среды. Проявляется эффективность только в результате работы организации.

Цель проектирования организационных структур состоит в выделении направлений развития организации, которые кажутся наиболее эффективными. Одна из задач в процессе проектирования состоит в разработке механизма оценки эффективности организации, подборе инструментов оценки. Для решения этой задачи исследуют особенности управления, условия функционирования организации, ограничения управления, выделяют факторы эффективности и показатели оценки взаимодействия между отделами и уровнями иерархии. Важность этой задачи состоит в том, что организационная структура не существует отдельно от общего рабочего процесса, а оказывает на него влияние. Следовательно, общая эффективность организации зависит от эффективности организационной структуры.

При проектировании организационной структуры или при реструктуризации компании необходимо:

• заранее определить критерии, по которым будет оценена эффективность;
• на основе критериев сформировать совокупность показателей, по которым будет произведена оценка;
• всю массу показателей привести к единой системе, чтобы провести анализ с учетом взаимозависимостей по уровням иерархии.

Критерии оценки, инструменты и методы анализа эффективности, которые применяются на практике, могут быть различными. Критерий эффективности – обобщенный показатель, правило, на основе которого выбирается лучшее решение или лучший процесс в организации. Критерии эффективности показывают наиболее важные параметры организации и позволяют спроектировать систему показателей эффективности, чтобы дать возможность провести последующий анализ и контроль.

Показатели оценки эффективности

Делятся на три группы:

1. Выражающие конечные результаты деятельности. Среди них: рост прибыли, рост производства, снижение себестоимости продукции, рост рентабельности, улучшение качества продукции, сокращение сроков производства, внедрение новой техники и технологий.
2. Выражающие процесс управления:

• производительность. Определяется как количество продукции на одного работника-управленца; или отношение темпов роста производства на одного работника-управленца к темпу роста производства на одного работника производства.
• адаптивность, гибкость. Определяются с помощью балльной системы на основе оценок экспертов. Характеризуют способность руководства менять стиль поведения в зависимости от потребностей организации и запросов внешней среды.
• оперативность. Определяется временными показателями (затраты времени на преобразование ресурсов в продукцию).
• экономичность. Определяется уровнем затрат на аппарат управления. Оценивается по следующим показателям: доля затрат на содержание управления в стоимости продукции; доля затрат на заработную плату управленцев в стоимости продукции; изменение суммы прибыли на одного работника-управленца; доля управленцев в общей численности персонала.
• надежность. Характеризуется бесперебойным функционированием аппарата управления. Коэффициент надежности высчитывается по формуле:

К = 1 – Кн/Кобщ, где

Кн – количество нереализованных решений,

Кобщ – общее количество решений в организации.

• коэффициент звенности. Определяется по формуле:

Кзв = Пзв ф/ Пзв о, где

Пзв ф – количество звеньев в организации в данный момент,

Пзв о – оптимальное количество звеньев в организации.

• коэффициент дублирования. Определяется по формуле:

Кд = Коз/Кн, где

Коз – количество работ, закрепленных за подразделениями фактически,

Кн – количество работ, определяемых нормативами.

• степень централизации функций. Определяется по формуле:

Кц = Рфц/Рф, где

Рфц – количество решений по функции на верхних уровнях руководства,

Рф – общее число решений по функции на всех уровнях иерархии.

• коэффициент эффективности информационных потоков. Определяется по формуле:

Ки = Дэ/Двход, где

Дэ – количество случаев эффективного использования информации (измеряется на примере документов),

Двход – общее количество информации на входе (измеряется в документах).

• коэффициент уровней управляемости. Определяется по формуле:

Ку = Уф/Ун, где

Уф – масштаб управляемости реальный,

Ун – норма управляемости по нормативам.

Могут применяться и другие показатели оценки, в зависимости от специфики отрасли, размера организации, уровней иерархии и т.д.