Система контроля - это совокупность субъектов и объектов контроля, взаимосвязей между ними, а также методов, инструментов и правил проведения контроля.
Принципы построения эффективной системы контроля
Для того чтобы осуществлять управление в рамках оперативного цикла проекта, требуется практическая реализация принципов построения эффективной системы контроля за проектом. Условием достижения непосредственной обратной связи является проектирование, разработка и внедрение хорошо организованной системы контроля на основе научно обоснованных и на практике опробованных принципов.
Обратная связь дает возможность для сравнения фактического использования ресурсов с плановыми работами, которые установлены на стадии планирования. Поэтому любой проект-менеджер должен обеспечить достижение этой связи, в частности, за счет выполнения следующих принципов:
- наличие конкретных планов;
- наличие информационной системы отчетности;
- эффективная система анализа фактических результатов и тенденций;
- эффективная система реагирования.
Высокая эффективность функционирования системы контроля проектом может быть достигнута, если составленные планы отвечают требованиям содержательности, структурированности и фиксации. Это связано с тем, что именно планы выступают как основа для контроля. Следовательно, слишком частые обновления планов в отсутствии какого-либо контроля за изменениями может привести к потери общего контроля над проектом.
Другой принцип построения эффективной системы контроля предполагает наличие информационной системы отчетности. Речь идет про то, что отображение состояния проекта в отчетах относительно исходных планов должно осуществляться на основе единых подходов и критериев. Этого можно добиться следующим образом:
- определение и упрощение процедур подготовки и получения отчетов;
- установление четких временных параметров для всех видов отчетов;
- регулярное обсуждение на совещаниях тех результатов, которые представлены в отчетах.
Система контроля за проектом не может быть эффективной в отсутствии эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. Эта система должна создать благоприятные условия для того, чтобы руководство проекта проанализировало собранные данные и сделало вывод о соответствии или несоответствии текущей ситуации запланированной. Если соответствия не зафиксировано, то система анализа должна способствовать расчету размера отклонений от плана и определению серьезности их последствий.
Главные показатели, которые подлежат первоочередному анализу - это время и стоимость. Тенденции могут быть проанализированы в оценках этих категорий в результате использования специальных отчетов о работах проекта. Отклонения во временных и стоимостных показателях способны привести к внесению соответствующих изменений в содержание предстоящих работ по проекту и качество их результатов.
Процесс контроля традиционно завершается совершением действий, которые руководство проекта предпринимает в целях преодоления отклонений прямо по ходу выполнения проекта. Это означает, что составной частью системы контроля должна быть система реагирования.
Возможно несколько вариантов действий, которые руководство проекта может применить. Во-первых, это касается исправления выявленных недостатков. Во-вторых, могут приниматься меры в целях преодоления негативных тенденций в рамках проекта. В-третьих, может быть принято решение о пересмотре изначально составленного и утвержденного плана.
Перепланирование осуществляется через проведение анализа «что если...». Этот вид анализа обеспечивает предсказание последствий в результате совершения планируемых действий и расчет их масштаба. Кроме того, менеджер проекта должен убедить участников команды проекта в необходимости тех или иных действий и замотивировать их на совершение указанных действий.
Организация эффективной системы контроля
Контроль реализации проекта требует организации работ по измерению, прогнозированию и оценке складывающейся оперативной ситуации с точки зрения достижения ожидаемых результатов, израсходования временных, финансовых и иных ресурсов. Необходимо идентифицировать причины выявленных отклонений от утвержденного плана, проанализировать их и принять меры по устранению. В крайнем случае может потребоваться внесение правок в ранее утвержденный план.
Большинство специалистов главными объектами контроля в рамках управления проектами сейчас называют время, объем работ и стоимость. Кроме того, руководство проекта отвечает за управление содержанием проектных работ (в том числе, управление изменениями), качеством их результатов и организационной структурой их выполнения.
Важным параметром контроля проекта является текущая (пороговая) дата. Она представляет собой момент времени, относительно которого проводится контрольный анализ. Именно относительно пороговой даты формируется оценка состояния проектных работ.
За организацию процессов контроля отвечает руководство проекта. Именно оно должно установить последовательность сбора данных, выбрать методы анализа состояния работ, утвердить процедуры прогнозирования и т.д. Особое внимание нужно уделить тому, как в будущем может измениться сумма затрат, связанных с выполнением работ по проекту, и что нужно сделать для недопущения (минимизации) их увеличения.
Таким образом, важным условием эффективного контроля за реализацией проекта является построение его системы на основе ряда основополагающих принципов. Их соблюдение повысит оперативность выявления возникающих отклонений и обеспечит своевременность принимаемых мер корректирующего характера.
