Цели предприятия
Наиболее важным аспектом в организации управленческой деятельности является определение ее целенаправленности, постановки цели функционирования всей системы. Цель — это то состояние, которому должна стремиться система. Выделяют два вида целей: развития и стабилизации.
Как правило, цели, являющие целями организации, обладают следующими характеристиками (рис.1):
Рисунок 1 – Характеристики цели
- конкретностью – цель должна представлять собой определенный результат;
- обозримостью – цель устанавливается на определенный период времени и может быть и краткосрочной, и долгосрочной;
- реальность – цель должна быть достижима;
- взаимосвязанностью – цели не должны противоречить друг другу;
- эффективностью – цель должна быть направлена на достижение результата.
После определения целей функционирования организации, определяются функции управления, помогающие в реализации поставленных целей.
Функции управления
Функции управления были созданы в процессе разделения труда, для объединения связанных действий и достижения, близких по смыслу целей. Полное представление о системе управления предприятием можно представить только, если рассматривать все функции управления как единое целое.
Каждая функция управления включает в себя следующие виды деятельности:
- Планирование.
- Организация.
- Координация.
- Активизация.
- Контроль.
Для того чтобы ясно понимать суть каждой управленческой функции, надо рассматривать ее как единство вышеупомянутых видов деятельности.
Анализ функций управления
Анализ функций управления производится на основе анализа эффективности их реализации, что помогает спроектировать наиболее эффективную структуру управления.
Функции являются основой менеджмента, так как благодаря им определяется состав и численность не только управленческого аппарата, но и всего рабочего персонала в целом. Любое управленческое воздействие на организационную систему может быть реализовано только через функции управления.
Основным направлением деятельности аппарата управления является объединение разных, но взаимозависимых функций управления. Поэтому анализ функционального аппарата управления играет важную роль в жизни предприятия.
Что же дает анализ функций управления? Анализ их эффективности дает возможность упорядочить информацию о динамике, темпах роста и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации.
Анализ функций управления — составляющая менеджмента, а результаты анализа — основа для совершенствования существующей системы управления.
В ходе анализа проводит выбор объекта, который зависит от задач проведения анализа.
Как правило, в качестве объекта анализа должна выступить каждая функция системы, а затем проводиться анализ все управленческой системы в целом. В некоторых случаях возможен анализ отдельных операций, входящих в состав какой-либо конкретной функции.
Состав анализа управленческих функций заключается в следующем:
- в контроле за их исполнением;
- в анализе соответствия подразделения функциям управления;
- выявлении резервов распределения функций и их частей между подразделениями, а также прав и обязанностей между менеджерами разных звеньев;
- в разработке мероприятий по использованию резервов.
Многогранность анализа складывается из необходимости поиска резервов, тщательного распределения ответственности между всеми звеньями.
Каждый отдел предприятия обязан проводить анализ текущей деятельности и принимать участие в изучении материалов по управленческим функциям и операциям. В свою очередь, выполнение комплексного анализа ложится на плечи специальных отделов управления, обязанность которых координировать работу всего управленческого аппарата в соответствии с поставленными задачами и целями.
Какие данные берутся для анализа эффективности функций? Это могут быть:
- результаты анкетного опроса или интервью;
- наблюдение за ходом управления (фотографии рабочего дня, длительное наблюдение за работой функционального отдела и т.д.);
- анализ документооборота;
- изучение нормативно-инструктивных материалов и др.
В процессе проведения анализа функций менеджмента специалисты изучают:
- соответствие целей управляемого объекта содержанию работ по функциям управления;
- содержание работ каждой функции по уровням управления;
- распределение функций управления по подразделениям;
- распределение прав и обязанностей между работниками аппарата управления;
- связи функций управления.
Анализ функций управления должен производиться в строгой последовательности независимо от объекта управления, методов и способов управления. На рисунке 2 представлены основные этапы анализа эффективности функций управления.
Рисунок 2 – Этапы анализа функций управления
Результаты анализа выражаются в виде различных моделей:
- функциональной модели управления – такая модель отражает взаимосвязь функций управления и их исполнителей;
- функциональной диаграммы – диаграмма отражает связь подразделений между собой;
- графика выполнения работ (сетевого или календарного), отражающего динамику выполнения работ и их взаимосвязь.
В качестве результата анализа предлагаются рекомендации и мероприятия, например:
- разделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;
- рационализацию связи между работниками и исполнителями;
- выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;
- выделение координирующих межфункциональных работ.
Из всего сказанного можно сделать вывод, что основными направлениями анализа функций менеджмента являются исследование их общей эффективности, которая составляет содержание управления, установление степени соответствия функций целям и задачам, стоящим перед объектом управления, а также совершенствование его организации.
