Программа - это объединение нескольких проектов, которые направлены на достижение общих целей.
Портфель проектов - это сформированная в целях более удобного управления совокупность множества проектов и программ.
Обоснование потребности в программах и портфелях проектов
В основном для реализации стратегии компании используют такую организационную форму, как проекты. Однако если эффективно управлять только отдельными проектами, то не всегда получится добиться оптимального достижения стратегических целей компании. Распространенными являются ситуации, в рамках которых на уровне отдельных проектов удается добиться достижения целей, а на уровне компании в целом (т. е. стратегических целей) - нет.
Также необходимо иметь в виду отсутствие изолированного характера реализации проектов компании. Это означает, что существует зависимость между различными проектами. Кроме того, проекты зависят от текущей операционной деятельности.
В этих условиях осуществление в организации проектного менеджмента приведет к максимальному эффекту, если проектные подходы к управлению будет применяться комплексно - на всех уровнях принятия управленческих решений в компании. Следовательно, необходимо связать между собой стратегический менеджмент, с одной стороны, и управление отдельными проектами, с другой стороны. С этой целью были разработаны программы и портфели проектов.
Общая характеристика программы проектов
Программа представляет собой совокупность различных проектов и мероприятий, которые взаимосвязаны между собой направленностью на достижение общей цели и сходством условий их выполнения. На уровне программы формулируют и устанавливают цели, которые, как правило, связаны со стратегическими целями компании. Цели программы характеризуются долгосрочным периодом действия, в связи с чем в процессе непосредственной реализации программы зачастую происходит уточнение этих целей.
Необходимо понимать следующее. В состав программы могут включаться такие проекты, выполнение которых может не приводить к получение какого-либо экономического эффекта. В то же время для всей программы в целом обязательным является требование того, что результатом ее реализации будет максимальный конечный эффект для компании.
Так, распространенной среди коммерческих организаций является программа выхода на региональные рынки сбыта. Такая программа нередко включает в свой состав различные затратные проекты, например:
- изменение организационной структуры;
- изменение технологий продаж;
- открытие новых филиалов компании и др.
Каждый из перечисленных проектов по отдельности может быть убыточным. Но программа в целом должна привести компанию к получению значимого экономического эффекта, а именно - значительного роста объемов продаж. Кроме того, программа может дополнительно состоять из операционной деятельности, ведение которой обеспечит выход на запланированные объемы продаж.
Реализация программы (включая составляющие ее проекты) требует создания соответствующей инфраструктуры. Речь идет про команду программы, офис управления ей, систему процедур мониторинга, контроля, отчетности. Программа также нуждается в поставке оборудования, в поддержке необходимых программ, в создании информационных систем и технологий коммуникации.
Особой разновидностью программ проектов являются целевые программы. Они нашли широкое распространение в сфере государственного и муниципального управления - с их помощью органы публичной власти выполняют свои полномочия и, тем самым, способствуют повышению качества жизни населения.
Общая характеристика портфеля проектов
Для того чтобы удобнее было управлять проектами и программами, в проектном менеджменте было предложено разрабатывать, так называемые, портфели проектов. Они представляют собой объединение множества различных проектов и программ. При этом наличие или отсутствие взаимосвязи между целями, которые поставлены перед ними, в данном случае не имеет значения.
Портфель проектов следует воспринимать, прежде всего, как инструмент выполнения стратегического плана компании по достижению ее главных (критически важных) целей.
Важным свойством портфеля является установление для всех входящих в него проектов общих ограничений по ресурсам. Компания может создать и управлять сразу несколькими портфелями проектов. Причем управление ими в большинстве случаев осуществляется относительно независимыми способами.
Так, компании, у которых производство продукции организовано в соответствии с проектно-ориентированным типом, относительно независимо формируют и реализуют два портфеля проектов:
- Портфель заказов (контрактных проектов), который должен привести к росту значений финансовых показателей производственной деятельности (с учетом имеющихся ограничений) и обеспечить оптимизацию загрузки рабочих и оборудования.
- Портфель проектов развития, с помощью которого предполагается осуществлять поддержку сложившегося к настоящему времени процесса производства и воплотить в жизнь стратегию развития компании.
При формировании портфеля программы, проекты и мероприятия подлежат согласованию согласно принятой стратегии. При этом важно обеспечить сбалансированность различных компонентов портфеля. Еще одним значимым направлением работы над портфелем проектов является определение доступности ресурсов и расстановка приоритетов.
Таким образом, важными категориями современного проектного менеджмента являются понятия программ и портфелей проектов. Обобщенно их можно рассматривать как формы объединений различных проектов и мероприятий, посредством которых устанавливается связь между стратегическим и тактическим уровнями управленческой деятельности компании.
