Организационная схема проекта

Сущность и уровни организационной схемы проекта

Одну из главных ролей в корпоративной модели проектного бизнеса исполняет организационная схема (структура). Она представляет собой систему, в соответствии с которой происходит координация деятельности различных структурных подразделений и должностных лиц в организации по поводу реализации проекта.

В то же время на руководство родительской организации и на команду проекта возложена ответственность за включение в организационную схему всех лиц, которые имеют какое-либо отношение к реализации данного проекта.

Как правило, организационную схему проекта рассматривают как систему, которая состоит из трех уровней:

• первый уровень считается уровнем проекта, где происходит непосредственное управление проектом;
• второй уровень считается уровнем компании, где управляющая команда позиционирует себя в общей схеме компании;
• третий уровень считается внешним уровнем, где происходит управление проектом через привлечение сторонних организаций и иных соучастников проекта.

Следует отметить, что при конструировании организационной схемы продюсер проекта должен выполнять определенные правила:

• максимальное обеспечение организационной схемой иерархического единоначалия при реализации проекта;
• персональное, поименное перечисление всех участников проекта, которые оказались не включенными в иерархическую вертикаль;
• установление подробных правил взаимодействия с теми участниками, которые не были включены в иерархическую вертикаль;
• установление перечня должностных лиц, уполномоченных на взаимодействие с внешними лицами.

Включение в организационную схему проекта привлеченных специалистов

Как показывает практика, довольно небольшое количество проектов реализуется без привлечения для работы в проектной команде специалистов других подразделений организации. Однако руководство этих самых подразделений не горят желанием пусть и на время, но отдавать специалистов и, тем самым, разделять ответственность за реализацию проекта.

В связи с этим привлечение специалистов в проект и их включение в организационную схему может быть осуществлено в различных формах:

• получение разовых консультаций (например, от юристов);
• организация периодического участия (например, один раз в неделю);
• полноценное привлечение в проект с целью выполнения определенных функций (например, проведение платежей, осуществление технического надзора и др.);
• отправка специалистов на ограниченный период времени.

Основанием для участия других подразделений в управлении проектом может быть не только непосредственное участие их специалистов, но и разделение подчиненности. В последнем случае подчиненность участников команды представлена двумя типами: линейным и функциональным.

Суть линейного подчинения сводится к распределению руководителем рабочего времени подчиненного и к раздаче им поручений. Функциональное подчинение характеризуется необходимостью согласования участниками команды своих действий и методики работы с соответствующими подразделениями организации (например, финансисты должны получить согласование со стороны финансового отдела, а юристы — правового отдела).

Организационные схемы управления проектами, которые предусматривают привлечение к работам специалистов других подразделений организации, в большей степени известны как матричные схемы. Матричное распределение в организации может быть реализовано различными способами: по выполняемым функциям и бизнес–процессам, по сотрудникам и их подчиненности, по возложенным полномочиям и ответственности.

Особенности построения и применения организационной схемы проекта

Формирование проектной команды может происходить либо только за счет специалистов родительской организации, либо при дополнительном участии привлеченных специалистов. В данном случае, речь идет именно об управлении проектом, а не о выполнении подрядных работ.

Сторонние специалисты вводятся в организационную схему управления проектом на основе контрактов, которые специально заключаются либо напрямую с гражданами, либо с организациями. Стоит отметить, что в последнем случае имеют дело с управляющей компанией или с инжиниринговой компанией.

Для того чтобы максимально учесть интересы всех сторон, которые включены в организационную схему проекта, необходимо с максимальной подробностью в заключаемом договоре (контракте) описать следующие аспекты:

• выполняемые функции;
• выполняемые работы и услуги;
• поименный перечень участвующих специалистов, место их работы, почасовой график их работы, степень их подчиненности, права требования на их замену;
• форма и график отчетности;
• конкретный перечень ответственности исполнителей.

При построении и корректировке организационной схемы проекта особое внимание должно уделяться вопросу, связанному с определением того, кто именно в организации несет материальную ответственность за неисполнение бюджета или срыв установленного срока выполнения проектных работ. По сути именно на этом базируется вся деятельность по реализации проекта и достижению проектных целей.

Таким образом, неотъемлемой частью любого современного проекта считается организационная схема (структура) его управления. Она отражает зафиксированный (утвержденный уполномоченными лицами) конкретный способ взаимодействия участников проекта друг с другом, их взаимное расположение с точки зрения распределения полномочий, обязанностей и ответственности.