Назначение ответственных в проекте

Принципы назначения ответственных в проекте

На этапе планирования проекта, помимо прочего, происходит назначение ответственных лиц. Совершение этого действия позволит еще до начала выполнения плана получить точное представление о затратах и об имеющихся в доступе ресурсах. После определения всех ресурсов нужно решить вопрос с их получением.

Это, в частности, подразумевает подбор кадров с требуемой квалификацией. Исполнители конкретных работ по проекту должны быть доставлены в нужное место и в определенное время и иметь при этом все необходимое для выполнения заданий.

Процесс назначения ответственных - поэтапный. Он начинается с рабочей группы и ведется до команды проекта. Проект до успешного завершения должна довести команда проекта, ядро которой как раз и составляет рабочая (инициативная) группа. В состав последней входят менеджеры (управляющие), основной персонал и участники проекта, которые заинтересованы в проекте или способны оказать на ход его выполнения существенное влияние.

Рабочая группа принимает участие в процессах инициации и планирования проекта. На данном этапе ведется работа с наиболее общей информацией. В связи с этим распределение конкретных прав и обязанностей между исполнителями происходит только после утверждения разработанного плана проекта и начала процесса его реализации.

Правила назначения ответственных в проекте

При назначении ответственных в проекте менеджерам нужно иметь в виду, что компания может воспользоваться несколькими различными типами ресурсов. Речь идет про трудовые, денежные, информационные ресурсы, оборудование, технологии, материалы и поставщики, техническую оснастку.

Если все эти ресурсы соответствующим образом учесть, то проект может быть полностью описан, на основании чего в дальнейшем решается вопрос о назначении ответственных. Ответственных можно назначить после определения того, какие ресурсы необходимы для выполнения каждой проектной работы. Список требований по всем необходимым ресурсам (кадрам, материалам, оборудованию и пр.) можно получить, используя такие средства, как структура разбиения работ и график выполнения работ.

Надлежащего исполнения функций и заданий в полном объеме можно требовать от ответственных лиц только при условии того, что каждая из выполняемых работ проекта будет «укомплектована» всем необходимым.

Инструменты для назначения ответственных в проекте

Команда, которая бы отвечала целям и задачам проекта, создается менеджером (что, соответственно, означает и назначение ответственных по проекту) в результате использования таких инструментов, как:

• структурная схема организации;
• матрица ответственности;
• структура статей затрат.

Структурная схема организации представляет собой описание организационной структуры, в которой нуждаются исполнители работ, определенных в структуре разбиения работ. Структурная схема организации нацелена на то, чтобы определить состав исполнителей проектных работ и распределить между ними обязанности.

На данном этапе необходимо четко определить права и обязанности участников проекта. Это обусловлено тем влиянием, которые состав проектных работ и порядок их реализации работ оказывают на форму организационной структуры, создаваемой ради достижения поставленных целей.

Структура ответственности за выполнение пакетов работ проекта описывается и согласуется при помощи матрицы ответственности. В связи с этим данный инструмент можно рассматривать как форму описания распределения ответственности за реализацию проектных работ, в которой каждому участвующему подразделению указывается (закрепляется) конкретная роль.

На одной оси матрицы ответственности располагается список выделенных пакетов проектных работ. На другой оси матрицы ответственности находится список подразделений и исполнителей, которые принимают участие в выполнении проектных работ. В местах пересечения столбцов из одной оси и строк из другой оси (т. е. в элементах матрицы) указывают конкретный код вида деятельности и рассчитанную стоимость проектных работ.

Особенности проекта и выбранный способ его организации каждый раз предопределяют количество видов ответственности, которое может быть различным. Но несмотря на это, менеджерам проекта рекомендуют остановиться на небольшом количестве разновидностей участия в выполнении проектных работ, которые могут быть легко описаны и поняты.

С помощью матрицы отображают не только виды ответственности конкретных менеджеров за выполнение тех или иных проектных работ, но и роли тех людей, которые непосредственно не задействованы в проекте, но при этом способны на то, чтобы оказать работе команды проекта значимую поддержку.

Структура статей затрат дополнительно используется в рамках планирования работ. Благодаря этим статьям оказываются возможными классификация и сбор управленческой информации, которая к моменту ее сбора документально еще не была подтверждена.

Статьи затрат в основном используются для выполнения следующих функций по проекту:

• формирование бюджета проекта и мониторинг его исполнения;
• осуществление текущего управленческого учета;
• оценка возможных затрат после завершения проектных работ.

Следовательно, структура статей затрат позволяет установить, какой объем ответственности возлагается на исполнителей, поскольку он, в первую очередь, зависит от стоимостной оценки выделенных ресурсов.

Таким образом, важным этапом в рамках работы над проектом является назначение в нем ответственных лиц, что соответствует распределенным между ними правам и обязанностям. Назначение ответственных считается одной из главных предпосылок успешного выполнения проектных работ.