Место анализа в управленческом цикле

Анализ в управленческом цикле выполняет тройственную роль:

1. он предшествует планированию и необходим для оценки образовавшегося положения и собственного потенциала;

2. дает возможность выявить причину отклонений, появляющихся в процессе реализации плана;

3. является следующим этапом после заключительного контроля, заканчивая управленческий цикл, и необходим для оценки достижений.

Совокупность работ, выполняемых в рамках этой функции достаточно широка: сбор информации, обработка ее, систематизация, классификация, анализ и хранение в управленческих целях. Анализ - это внутренняя функция управления. Анализ все функции менеджмента предваряет, но не является характеристикой активности воздействия субъекта управления на объект управления.

Функция анализа распространяется на все организационные компоненты и элементы, поэтому в структуре управления формируются обособленные подразделения по осуществлению функции анализа. К подобным подразделениям относят аналитические и социологические службы, отделы статистики.

Анализ состояния фирмы включает в себя исследование внутренней и внешней среды.

Анализ внутренней среды

Анализ внутренней среды состоит из следующих аспектов:

• сбор общих данных о предприятии: форме собственности, отраслевой принадлежность и виде собственности, количестве работающих, основных потребителях продукции (услуг) и основных поставщиках сырья;
• обобщение данных о производственных и материальных потоках;
• исследование экономического положения, затрагивающего рентабельность, доходы, оборачиваемость фондов и пр.;
• проведение анализа системы управления, затрагивающего организационную структуру управления, применяемые методы управления, преимущественный стиль управления, используемая методика принятия решений;
• анализ персонала фирмы, включающий в себя оценку квалификации, знаний и навыков работников, сплоченности коллектива, доминирующих интересов персонала.

Анализ внешней среды

Ключевыми аспектами при проведении анализа внешней среды фирмы являются:

• изучение существующих аналогов продукции, выпускаемой предприятием;
• исследование существующих в отрасли технологий и их возможное развитие;
• проведение анализа государственной политики, при этом основное внимание уделяется перспективе ограничения видов деятельности фирмы;
• исследование состояния рынка сбыта и рынка потребления.

Алгоритм осуществления анализа в управленческом цикле

Исходя из накопленного опыта, можно составить некоторый алгоритм решения проблем, включающий в себя несколько последовательных шагов:

1. Распознавание проблемы, в ходе которое важно ответить на такие вопросы, как связаны ли симптомы с существующей проблемой; можно ли объединить симптомы с чем-либо, происходящим в данный момент; какие специфические черты проблем; какова приоритетность может быть ей приписана; что сначала нужно делать с проблемами.

2. Анализ проблемы, в процессе чего используется сочетание прямого наблюдения, интервью, обзора документов и заседаний. Во время сбора информации не всегда следует привлекать внимание к проблемам — целесообразно говорить о возможных действиях и симптомах. Следует начинать с сотрудника, которым было предложено усовершенствование, собрать максимум информации, изучить категорию проблем, дать их трактовку — начиная от консервативной до радикальной, сосредоточить внимание на конкретных действиях.

3. Выявление альтернатив. Так, могут быть предприняты следующие варианты действий

• ничего не делать;
• реструктурировать проект без привлечения новых ресурсов;
• добавить ресурсы для решения проблем, не обращая внимания на их цену;
• перераспределить внутри команды проекта ресурсы;
• устранить из проекта ресурсы;
• расширить масштабы и/или цели проекта;
• сузить масштабы и/или цели проекта;
• решить проблемы за пределами проекта;
• поменять технологию работы в проекте.

4. Принятие решения. В этом контексте действия, как правило, подразумевают политику, изменения меры и плана в части ресурсов. Определив решение и установив действия, нужно проинформировать руководство о проблемах и рекомендуемом подходе.

5. Одновременное объявление о действиях и решении.

6. Совершение действия. При этом совершать действия необходимо одновременно: если производить это последовательно, какое – то время будет функционировать «гибрид» старого и нового.

7. Проверка, контроль за исполнением. Результаты решений и действий должны вскоре проявиться после претворения их в жизнь. Для чего следует ответить на ряд вопросов: вылечена «болезнь» полностью или же только симптомы ее; не создает ли побочный результат решений другие проблемы; есть ли дополнительные области, где есть возможность эти действия применить, и решения с незначительными дополнительными усилиями.

Для применения на практике обычно предлагаются три разных по степени детализации варианта структуризации и анализа проблем:

• формулировка проблем и ее возможных последствий;
• определение некоторых проблемных областей и мониторинг потенциальной сложности;
• структуризация проблемы и возможных вариантов их решения.

Каждый из методов имеет свои преимущества и недостатки, возможна их любая комбинация.

Методы проведения анализа в управлении

В управленческом цикле для проведения анализа используются социологические (опрос или анкетирование) и аналитические методы.

Метод опроса направлен на получение от непосредственных участников изучаемых явлений или процессов информации. Данный метод может быть проведен посредством группового и индивидуального анкетирования; почтового, прессового и телефонного опроса; формализованного, фокусированного и свободного интервьюирования.

Метод наблюдения имеет целью достаточно протяженный сбор информации, который осуществляется одновременно с развитием исследуемого явления (проблемы). Наблюдения могут быть: полевыми и лабораторными, систематическими и несистематическими, структурированными и неструктурированными.

Метод эксперимента способствует проверке жизнеспособности исследуемых явлений (проблем). Виды экспериментов: полевое, лабораторное, линейное, параллельное и т.п.

Метод документационного анализа ориентирован на использование всей полноты информации, содержащейся в документах. Методы анализа в себя включают: метод сравнения, индексный метод, балансовый метод, метод цепных подстановок, метод элиминирования, графический метод, функционально–стоимостной анализ.