Анализ в управленческом цикле выполняет тройственную роль:
-
он предшествует планированию и необходим для оценки образовавшегося положения и собственного потенциала;
-
дает возможность выявить причину отклонений, появляющихся в процессе реализации плана;
-
является следующим этапом после заключительного контроля, заканчивая управленческий цикл, и необходим для оценки достижений.
Совокупность работ, выполняемых в рамках этой функции достаточно широка: сбор информации, обработка ее, систематизация, классификация, анализ и хранение в управленческих целях. Анализ - это внутренняя функция управления. Анализ все функции менеджмента предваряет, но не является характеристикой активности воздействия субъекта управления на объект управления.
Функция анализа распространяется на все организационные компоненты и элементы, поэтому в структуре управления формируются обособленные подразделения по осуществлению функции анализа. К подобным подразделениям относят аналитические и социологические службы, отделы статистики.
Анализ состояния фирмы включает в себя исследование внутренней и внешней среды.
Анализ внутренней среды
Анализ внутренней среды состоит из следующих аспектов:
- сбор общих данных о предприятии: форме собственности, отраслевой принадлежность и виде собственности, количестве работающих, основных потребителях продукции (услуг) и основных поставщиках сырья;
- обобщение данных о производственных и материальных потоках;
- исследование экономического положения, затрагивающего рентабельность, доходы, оборачиваемость фондов и пр.;
- проведение анализа системы управления, затрагивающего организационную структуру управления, применяемые методы управления, преимущественный стиль управления, используемая методика принятия решений;
- анализ персонала фирмы, включающий в себя оценку квалификации, знаний и навыков работников, сплоченности коллектива, доминирующих интересов персонала.
Ключевая цель проведения анализа внутренней среды – это установление степени эффективности использования имеющихся у предприятия ресурсов. При этом основное внимание уделяется взаимодействию и взаимоотношениям результатов и ресурсов, достижений и усилий, доходов и затрат.
Анализ внешней среды
Ключевыми аспектами при проведении анализа внешней среды фирмы являются:
- изучение существующих аналогов продукции, выпускаемой предприятием;
- исследование существующих в отрасли технологий и их возможное развитие;
- проведение анализа государственной политики, при этом основное внимание уделяется перспективе ограничения видов деятельности фирмы;
- исследование состояния рынка сбыта и рынка потребления.
Основное внимание при этом уделяется доле рынка сбыта и степени устойчивости положения на них, отношению клиентов к продукции и услугам предприятия и возможному изменению покупательского поведения, конкурентного поведения, взаимоотношений с партнерами и поставщиками.
Алгоритм осуществления анализа в управленческом цикле
Исходя из накопленного опыта, можно составить некоторый алгоритм решения проблем, включающий в себя несколько последовательных шагов:
1. Распознавание проблемы, в ходе которое важно ответить на такие вопросы, как связаны ли симптомы с существующей проблемой; можно ли объединить симптомы с чем-либо, происходящим в данный момент; какие специфические черты проблем; какова приоритетность может быть ей приписана; что сначала нужно делать с проблемами.
2. Анализ проблемы, в процессе чего используется сочетание прямого наблюдения, интервью, обзора документов и заседаний. Во время сбора информации не всегда следует привлекать внимание к проблемам — целесообразно говорить о возможных действиях и симптомах. Следует начинать с сотрудника, которым было предложено усовершенствование, собрать максимум информации, изучить категорию проблем, дать их трактовку — начиная от консервативной до радикальной, сосредоточить внимание на конкретных действиях.
3. Выявление альтернатив. Так, могут быть предприняты следующие варианты действий
- ничего не делать;
- реструктурировать проект без привлечения новых ресурсов;
- добавить ресурсы для решения проблем, не обращая внимания на их цену;
- перераспределить внутри команды проекта ресурсы;
- устранить из проекта ресурсы;
- расширить масштабы и/или цели проекта;
- сузить масштабы и/или цели проекта;
- решить проблемы за пределами проекта;
- поменять технологию работы в проекте.
4. Принятие решения. В этом контексте действия, как правило, подразумевают политику, изменения меры и плана в части ресурсов. Определив решение и установив действия, нужно проинформировать руководство о проблемах и рекомендуемом подходе.
5. Одновременное объявление о действиях и решении.
6. Совершение действия. При этом совершать действия необходимо одновременно: если производить это последовательно, какое – то время будет функционировать «гибрид» старого и нового.
7. Проверка, контроль за исполнением. Результаты решений и действий должны вскоре проявиться после претворения их в жизнь. Для чего следует ответить на ряд вопросов: вылечена «болезнь» полностью или же только симптомы ее; не создает ли побочный результат решений другие проблемы; есть ли дополнительные области, где есть возможность эти действия применить, и решения с незначительными дополнительными усилиями.
Для применения на практике обычно предлагаются три разных по степени детализации варианта структуризации и анализа проблем:
- формулировка проблем и ее возможных последствий;
- определение некоторых проблемных областей и мониторинг потенциальной сложности;
- структуризация проблемы и возможных вариантов их решения.
Каждый из методов имеет свои преимущества и недостатки, возможна их любая комбинация.
Методы проведения анализа в управлении
В управленческом цикле для проведения анализа используются социологические (опрос или анкетирование) и аналитические методы.
Метод опроса направлен на получение от непосредственных участников изучаемых явлений или процессов информации. Данный метод может быть проведен посредством группового и индивидуального анкетирования; почтового, прессового и телефонного опроса; формализованного, фокусированного и свободного интервьюирования.
Метод наблюдения имеет целью достаточно протяженный сбор информации, который осуществляется одновременно с развитием исследуемого явления (проблемы). Наблюдения могут быть: полевыми и лабораторными, систематическими и несистематическими, структурированными и неструктурированными.
Метод эксперимента способствует проверке жизнеспособности исследуемых явлений (проблем). Виды экспериментов: полевое, лабораторное, линейное, параллельное и т.п.
Метод документационного анализа ориентирован на использование всей полноты информации, содержащейся в документах. Методы анализа в себя включают: метод сравнения, индексный метод, балансовый метод, метод цепных подстановок, метод элиминирования, графический метод, функционально–стоимостной анализ.
В процессе анализа могут быть использованы такие приемы, как:
- прием сводки и группировки,
- прием относительных и абсолютных величин,
- прием динамических рядов,
- прием средних величин,
- прием выборочных и сплошных наблюдений,
- прием обобщения и детализации.