Условия успешного общения руководства с подчиненными

Специфика вертикальных коммуникаций

В любой организации существует служебный этикет, который упорядочивает поведение работников и руководителей. Этикет включает в себя следующие элементы на разных этапах работы:

• поведение при устройстве на работу;

• поведение при представлении нового сотрудника коллективу;

• этика отношений между руководством и подчиненными;

• обращение между коллегами (на «ты» или на «вы»);

• отношения между мужчинами и женщинами в коллективе;

• нормы организации рабочего места;

• поведение при конфликтах;

• этические детали при критике сотрудников.

Этика отношений между руководством и подчиненными включается в общую схему этикета в организации. Специфика данного пункта заключается в том, что в общении руководителя и подчиненных возможны два варианта:

• межличностное общение (один на один);

• общение один и несколько (один руководитель и несколько подчиненных).

Чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы в организации были уже установленные способы обратной связи (возможность личной беседы, собрание рабочих групп, почта, звонки). Также качественная обратная связь определяется тем вниманием, которое руководитель уделяет подчиненным. Иногда сигналы обратной связи могут быть слабовыраженными. Необходимо помнить, что общение с вышестоящими дается людям труднее, чем с людьми одного уровня иерархии.

Принципы общения руководства и подчиненных

Соблюдение ряда правил в общении между сотрудниками организации помогает улучшить атмосферу в коллективе, повысить эффективность работы. Подход к общению с подчиненными основан на гуманизме, вежливости, уважении, доброжелательности, внимании.

Основные правила общения с подчиненными:

1. Проводить вводную беседу (для новых работников). Инициатива таких бесед лежит на руководстве, работнику объясняют задачи, рассказывают об организации.

2. В ходе текущего общения и решения рабочих задач руководитель должен контролировать себя, не допускать ни излишней фамильярности, ни излишней строгости. Необходимо помнить, что подчиненные – не только исполнители функций, но и личности со своими интересами, целями, мнением. Необходимо проявлять уважение к подчиненным.

3. Манера поведения руководства откладывается в организационной культуре. Часто подчиненные неосознанно перенимают привычки руководства, так что от их этичности и корректности зависит общий уровень культуры в организации.

4. Приветствия и обращение на «вы» является одним из инструментов по проявлению уважения к подчиненным.

5. При беседах с сотрудниками не следует просматривать лишние бумаги, долго говорить по телефону, барабанить пальцами по столу.

6. Руководитель должен реагировать, если сотрудник не выполнил распоряжение. Если руководитель игнорирует поведение подчиненного, это считается неэтичным.

7. Критика подчиненных должна быть объективной, конструктивной, не переходить на личность подчиненного.

8. Замечания должны быть этичными. Необходимо просить самого сотрудника объяснить причину невыполнения задания, это помогает выявить ранее неизвестную информацию.

9. Общение должно касаться рабочих вопросов, советы в личных делах не приветствуются.

10. Руководителю не следует давать подчиненным понять, что он не владеет ситуацией в полной мере. Так можно потерять уважение работников.

11. Необходимо соблюдать принцип справедливости: чем больше успехи работников и их вклад в достижение целей, тем выше вознаграждение.

12. Руководитель должен доверять подчиненным и уметь признавать ошибки. Сокрытие ошибок свидетельствует о слабости руководства и непорядочном поведении.

Соблюдение данных правил позволяет сохранять определенную дистанцию между руководством и работниками, но не отдаляться слишком сильно, чтобы не потерять контроль. Соблюдать дистанцию необходимо, расстояние показывает реальное распределение прав и ответственности работников. Она удерживает сотрудников от установления излишне фамильярных, «семейных» отношений, так как они снижают эффективность работы.

Типы руководителей по типологии Д. Кэйрси

Психологом Д. Кэйрси была разработана классификация, в основу которой положены психологические качества руководителей. Названия типов руководителей взяты из древнегреческого эпоса.

• Этиметей. В мифах – брат Прометея, отличавшийся недалеким умом. Этот руководитель учитывает все детали, надежный, склонный к бюрократии. Ценит стабильность, традиции, старается снизить риски в работе, консерватор.

• Дионис. Гибкий руководитель, быстро реагирует на ситуации, хорошо действует в условиях риска. Но при этом не любит рутины, регламенты, устает от составления и реализации строгих планов.

• Прометей. Любит разрабатывать глобальные стратегии, ориентируется на результаты, очень погружен в работу. Не расслабляется, не любит общаться с неинтересными ему людьми.

• Аполлон. Предпочитает неформальные отношения с подчиненными, решает не только рабочие вопросы, но и личные. Великодушный и дружелюбный человек.