Деловое совещание – это коллективное собрание, на котором решают различные вопросы и проблемы, связанные с производственным процессом или управленческие вопросы, которые необходимо решить всем коллективом.
В ходе такого совещания обязательно оформляется протокол.
Протокол делового совещания – это документ, в котором как раз отражаются все решения, принятые в ходе делового совещания.
Протокол делового совещания обычно составляется секретарем, который кратко конспектируют все тезисы выступлений членов совещания. Также можно использовать для записи диктофон. В любом случае протокол делового совещания – это официальный документ, который оформляется на фирменном бланке предприятия.
Суть и содержание протокола делового совещания
Протокол начинается с заголовка, в котором раскрывается название органа, который организует данное совещание.
Так, например, «Совещание директоров управленческого состава» или «Совещание учредителей ООО…».
Затем ставиться дата совещание, тот день, в который фактически и проводится деловое совещание. Если деловое совещание длиться более одного дня, в таком случае дата выставляется как временной период с начала дня совещания до последнего дня совещания.
Обязательно в протоколе надо указать регистрационный номер, который ему будет присвоен. Чаще всего его присваивают в зависимости от срока полномочий власти или текущего календарного года.
Самое главное в протоколе – это его основная часть, то есть суть, которая состоит из двух частей, как правило: вводная часть и основная часть.
Вводная часть протокола делового совещания
Вводная часть начинается опять с заголовка, который отражает суть проводимого совещания, после чего необходимо сделать перечень лиц, которые присутствовали на заседании в качестве председателей и секретаря (обязательно фамилии и инициалы). Затем перечисляются все присутствующие, в алфавитном порядке с инициалами и фамилиями, а также надо указать должность, которую человек занимает на предприятии.
Если на деловом совещании были люди из других организаций, то они считаются «приглашенными» и после «присутствующих» составляется список, также с фамилиями и обязательно с указанием должности и той организации, откуда прибыл приглашенный.
Вся вводная часть отражает кратко суть совещание, также это называется «повестка дня». Обычно вводная часть делиться на вопросы, которые кратко записываются в протокол совещания, с указанием того, кто выступил и о чем оповестил присутствующих. Лучше всего если все вопросы будут пронумерованы арабскими цифрами по порядку выступления на совещании.
Основная часть протокола делового совещания
Помимо вводной части, в протоколе делового совещания оформляется еще и основная часть, в которой излагается полно те части выступлений, которые под пунктами есть во вводной части протокола и тем самым включены в повестку дня.
Также есть две формы протоколов – это краткий и полный протоколы.
Протокол краткий – данный вид протокола оформляется в том случае, когда деловое совещание собирается оперативно и носит текущий характер. Также в нем освещены все вопросы, которые обсуждались на совещании, указываются ФИО докладчиков, суть и содержание вопроса и кратко излагается решение.
Протокол полный – характерен для деловых совещаний, которые готовились достаточно долго и носят перспективный характер, такой вид протокола также содержит все сведения, что и краткий. Но в более полном объеме, что касается выступлений, здесь отмечаются все замечания, реплики, ответы, вопросы по тексту выступления докладчиков, а суть вопроса излагается более подробно.
Протокол должен быть подписан секретарем совещания и председателем. Регистрация протокола происходит в тот де день, когда председатель ставит свою подпись.
