Представление о проблемном деловом совещании
Проблемное деловое совещание представляет собой наиболее сложный вид из всех представленных. Первую трудность проблемного совещания можно выделить в том, что менеджер затрачивает много ресурсов на его успешное проведение. Следующая трудность заключается в том, что проблемы, возникающие на деловом совещании, создают благоприятную среду для рисков.
Руководитель, который проводит совещание, должен иметь навыки лидера, обладать достаточным эмоциональным потенциалом для принятия эффективного управленческого решения и формирования творческой, работоспособной атмосферы. Рассмотрим небольшой практический пример.
Руководитель небольшой фирмы по проведению праздников проводит деловое совещание. Сотрудники фирмы, в основном, люди эмоциональные и склонные к спонтанным выплескам накопившихся эмоций. Зная это и имея обширное представление о своем персонале, руководитель делает небольшие перерывы, для того, чтобы участники смогли немного отдохнуть. Используя данный простой прием, менеджер делает работу коллектива эффективной. Решения, принятые в рамках данного совещания будут эффективным.
Цели проблемного совещания
Цель проблемного делового совещания состоит в постановке проблемы, ее обсуждении, выборе альтернатив и принятии необходимого управленческого решения. Менеджер, сталкиваясь с трудной ситуацией, может использовать проблемное деловое совещание как инструмент принятия эффективного выбора.
Организация проблемного делового совещания, чаще всего, сопряжено с личными проблемами менеджера. Рассмотрим на практическом примере.
Предположим, менеджер, сталкиваясь с любой проблемой, организует проблемные деловые совещания. Такое поведение связано с тем, что он не достаточно уверен в собственных силах и не может полноценно оценить ситуацию. Чаще всего, возникшая трудность может быть разрешена при помощи нескольких распоряжений и делегирования полномочий компетентным сотрудникам.
В большинстве случаев, проблемное деловое совещание актуально только тогда, когда ситуация возникает на предприятии первично. У руководителя на этот счет нет готовых рецептов, поэтому возрастает роль компетентных специалистов и консультантов. Инициатором и организатором проблемного делового совещания является руководитель организации или отдела, в котором возникла непредвиденная ситуация.
Задачи руководителя при подготовке проблемного делового совещания
- Выявление проблематики совещания
- Формулирование проблемы, цели и задач
- Оценка степени риска проблемы для предприятия
- Определить категорию проблемы
- Выявить группу консультантов в организации
- Определить количество привлеченных консультантов
- Определить дату, время и формат совещания
- Оповестить всех участников совещания
- Подготовить раздаточный материал, если это необходимо
Приведем практический пример.
Предположим, что перед руководителем встала задача по текущему ремонту помещения. Он и его коллектив не обладают необходимым уровнем знаний о современных материалах. Следовательно, необходимо пригласить специалиста, который составит смету. Но подписание сметы лежит не только в компетенции руководителя. Нужно пригласить главного бухгалтера, закупщика, кладовщика. Помимо этого, необходимо назначить ответственных лиц и исполнителей. Самая сложная задача – собрать всех в одно время и донести до каждого его роль и функцию. Если руководитель сможет сделать это быстро и эффективно, то проблема будет решена в самый короткий срок.
Проблемное деловое совещание – достаточно эффективный механизм принятия нестандартных, но эффективных решений. Используя его, менеджер может получить хороший результат. Поэтому деловые совещания с определенной проблематикой распространены в крупных кампаниях и холдингах. В России совещания только набирают актуальность, но скоро займут достойное место в инструментарии менеджера.
