Факторы, влияющие на успех публичного выступления

Значение подготовки к публичным выступлениям

Выступление перед публикой случается не только во время научных конференций или политических выступлений. Часто совещания в организации подразумевают доклад о состоянии определенных отделов и результатах деятельности. Чтобы хорошо доложить информацию, необходимо подготовиться. Отсутствие подготовки будет означать, что докладчик не сможет ответить на вопросы, не обладает всей информацией по вопросу.

Предварительная подготовка заключается в нескольких пунктах:

• определение темы доклада (об издержках, о мотивации персонала, о закупках и т.д.);

• сбор ключевой и смежной информации (данные, цифры, анализ);

• выделение основной идеи доклада;

• выделение подзаголовков с помощью деления основной идеи на несколько составных частей;

• определение ключевых параметров, которые будут повторяться несколько раз, чтобы слушатели лучше уяснили информацию;

• составление плана доклада (введение, основная информация, выводы по ней).

После предварительной подготовки можно сделать дополнительные действия:

• привести все данные в единый вид, выписать их, если числовых данных много и их трудно запомнить;

• подготовить схемы, графики, иллюстрации, если они необходимы;

• определить ключевые моменты, по которым могут возникнуть вопросы, и продумать примерные схемы ответов на них;

• если есть время, прописать полный текст доклада (или хотя бы ключевые точки и выводы).

Вводная часть доклада позволит слушателям вникнуть в ситуацию и составить общее впечатление о докладчике (насколько он компетентен, хорошо ли разбирается в ситуации). Выводы в заключительной части включают в себя ключевые вопросы, затронутые в докладе, и анализ их возможных последствий.

Основным ориентиром при написании доклада должно служить время выступления. Если регламент совещания ограничивает время доклада, это необходимо учитывать. Если в регламенте нет ограничений, нужно помнить, что стандартное время, за которое внимание слушателей не ослабевает – 15-20 минут. Сюда же иногда включается время для ответов на вопросы (или регламент выделяет несколько дополнительных минут после доклада).

Также при подготовке к докладу важно учитывать характер аудитории (количество слушателей, их квалификацию, возраст, опыт работы, чего они будут ждать от докладчика). В зависимости от аудитории некоторые моменты можно откорректировать, чтобы аудитории было легче понять информацию из доклада.

Внешний вид, место выступления и другие факторы

Если есть возможность изучить место совещания, можно это сделать. Если есть графики, таблицы, диаграммы и т.д., необходимо проверить, хорошо ли место совещания оборудовано для демонстрационных материалов (есть ли проекторы, штативы, подставки и т.д.). От расположения аудитории будет зависеть то, насколько хорошо ей будет видно и слышно докладчика. Важно занять такую позицию, чтобы все слушатели могли увидеть демонстрационные материалы, и чтобы никому не пришлось напрягать слух или зрение.

Если во время доклада предполагается, что докладчик сидит, необходимо следить за осанкой, сидеть прямо, свободно, демонстрировать доброжелательность, открытость для контактов и вопросов. Не стоит сидеть, закинув ногу на ногу, сцеплять руки на коленях.

Внешний вид докладчика определяется спецификой совещания (на высшем уровне оно или нет), а также дресс-кодом организации. В некоторых организациях допустимо приходить на работу в джинсах и футболках, поэтому деловой костюм будет смотреться не к месту. Но стандартные правила этикета рекомендуют не допускать резкого контраста между смыслом доклада и внешним видом докладчика, иначе даже самая серьезная тема может быть плохо понята слушателями. То же относится к ярким деталям в одежде (галстуки ярких цветов, крупные броши или кольца и т.д.): есть риск, что слушатели больше запомнят их, чем смысл доклада.

При заходе в аудиторию и выходе на отведенное место для доклада нужно держаться уверенно, не делать резких движений, идти будничной походкой. В самом начале нужно поддерживать зрительный контакт с аудиторией (именно поэтому рекомендуется не читать доклад с листа, а выучить его и пользоваться карточками). Важно контролировать максимально допустимое пространство. Не стоит сутулиться, стоять в углу аудитории.

Перед началом доклада можно сделать небольшую паузу, чтобы аудитория смогла настроиться на нового докладчика (передвинуть бумаги, разложить демонстрационные материалы, попросить воды). Стоит помнить о значении мимики и жестов: они помогают концентрировать внимание на важной информации. Существуют два правила жестикуляции: не класть руки в карманы, не занимать их посторонними предметами. Руки могут помогать подчеркивать важные выводы или данные в докладе.

Мимика лица не должна быть статичной, неподвижной, это вызывает равнодушие и дает лишний повод отвлечься от доклада и докладчика. Каждый переход к новой мысли можно сопровождать небольшим мимическим движением, это помогает расставить акценты в докладе. Можно повторять самые важные данные и выводы несколько раз, но не стоит злоупотреблять излишне яркими, несвоевременными экспрессивными выражениями.

Даже если докладчик - наименее компетентный сотрудник в той сфере, о которой идет речь в докладе, не стоит демонстрировать своего превосходства, говорить свысока тоном «учителя». При ответе на вопросы важно не быть враждебно или саркастически настроенным, воспринимать вопросы необходимо как возможность для подчеркивания самых важных данных и идей из доклада.

Любые неожиданности во время доклада (падение карандаша или стакана воды, внезапная пауза, поломка оборудования) нужно воспринимать спокойно, не выказывать растерянности или свое негативное отношение к происходящему. Можно отреагировать шуткой, обыграть случай в выгодном для себя ключе.