Информационная сторона процесса управления

Информационные процессы в управлении

На предприятии происходят определенные вещественно-энергетические процессы, в результате которых достигается цель его функционирования. В то же время эти процессы тесно связаны со систематизированными процессами передачи, переработки и представления информации в узлы управления (узлы, которых происходит принятие решений) и в исполнительные механизмы (которые реализуют связанную с принятием решений информацию в конкретных мероприятиях).

Все информационные процессы, имеющие значение для осуществления системой деятельности, объединяются системой управления.

Возможные результаты информационного процесса:

• информация, имеющая более высокий содержательный уровень,
• та же информация, которая была, но представленная в новой среде отображения.

Информационные процессы включают в себя ряд информационных операций.

Этапы процесса управления с информационной точки зрения

В рамках информационного подхода в процессе управления можно выделить следующие этапы:

• сбор начальной (первичной) информации. В зависимости от выбранного объекта управления набор сведений может отличаться, но в любом случае он должен включать как данные о внешней среде, так и о текущем и предшествующем состояниях самого объекта управления,
• регистрация, передача и сохранение сведений на информационном носителе. В зависимости от характера и источника информации, форма ее представления и используемые носители могут отличаться. Например, если проводится опрос покупателей в магазине, они могут заполнять бланки анкет (на бумаге), или специальный сотрудник может сразу вносить данные в специально предназначенную форму (что облегчит дальнейшую обработку с использованием компьютерной техники),
• математическая и логическая обработка собранной первичной информации. Результатом этого этапа становится получение синтетической информации, которую можно оформить в виде документа. Так, например, продолжая пример с опросом покупателей, из 100 отдельных анкет с ответами (один покупатель – одна анкета) можно подготовить сводную таблицу: сколько человек (или процентов опрошенных) на каждый из вопросов выбрало тот или иной вариант ответа. Для большей наглядности табличные числовые данные могут сопровождаться текстовым анализом и графическими иллюстрациями (схемами, диаграммами, графиками),
• предоставление полученной синтетической информации субъекту управления. Часто бывает, что первичным сбором и обработкой данных занимается не сам субъект управления. Для этого могут привлекаться как внутренние возможности (сотрудники той же организации), так и внешние ресурсы. Например, для проведения опроса могут использоваться услуги специализированного агентства (либо его силами организуется специальный опрос конкретно под нужды данного субъекта управления, либо используются собранные ранее данные),
• если субъект управления решает, что информация достаточно полная, ее достаточно для того, чтобы сделать выводы и выбрать альтернативу, то происходит переход на следующий этап. Если ответы на все вопросы не получены (или имеющиеся сведения порождают потребность в неких уточнениях), то производится возвращение к предыдущим этапам и дополнительный сбор информации, ее регистрация, обработка и последующее предоставление субъекту управления в синтезированном виде,
• принятие субъектом управленческого решения на основании полученной информации. Управленческие решения принимаются в условиях неопределенности и риска, и единых методов их принятия не разработано. Существует множество инструментов и математических подходов, предназначенных для поддержки принятия решения, его обоснования, но ни один из них не позволяет полностью избавиться от субъективности. В частности, лицо, принимающее решения, характеризуется той или иной степенью склонности к риску – и в зависимости от этого в одних и тех же условиях разные субъекты будут предпочитать разные альтернативы,
• документирование принятого решения. В зависимости от характера решения, субъекта и объекта управления документальное оформление может принимать разные формы. Это может быть нормативно-правовой акт (в случае управления социально-экономической или политической системой), протокол, приказ и т.д. Главное, чтобы решение было четко зафиксировано и пригодно для донесения до исполнителей в понятной им форме,
• архивизация документов. Оформленные решения отправляются на хранение, причем срок хранения определяется видом решения, его значимостью, а также способом принятия (коллективное, индивидуальное),
• доведение решения до исполнителя. Исполнителю передается документ, в котором закреплено решение, а при необходимости его сопровождают пояснениями (в устной или письменной форме). Решение может передаваться как напрямую лицом, принимающим решения (если система сравнительно невелика или исполнителем выбрано лицо, находящееся на достаточно высоком уровне в иерархии), так и через цепочку посредников. Некоторые решения публикуются в установленном законом порядке, другие являются секретными.

Завершающей стадией является совершение действий исполнителями, что приводит к изменению состояния управляемого или управляющего объекта, и, как следствие, утрате первичной информацией своей актуальности. Поэтому процесс является циклическим.