Назначение должностной инструкции
Должностные инструкции – это внутренние организационно-распорядительные документы, в которых содержится конкретный список должностных обязанностей работника, учитывающий особенности организации производства, управления и труда, права и меры ответственности сотрудника, а также предъявляемые к должности квалификационные требования.
Должностные инструкции предназначены для решения следующих задач:
- Установить квалификационные требования, которые предъявляются к конкретной должности или выполняемому виду работы. Квалификационные требования могут включать требования к образованию, опыту работы, наличию специальной подготовки, допусков, сертификатов, лицензий и т.д. Некоторые квалификационные требования устанавливаются на законодательном уровне (например, для главного бухгалтера организации), другие остаются на усмотрение самой фирмы. Часто именно эти требования фигурируют в объявлениях о наличии вакансии. Важно, что они не должны носить дискриминационный характер (в частности, по полу, возрасту, национальности и т.п.), а касаться именно квалификации,
- Определить должностные обязанности работника (список выполняемых действий и работ, объем работы, график работы, зоны ответственности, показатели успеха и т.д.). Предусмотреть все невозможно, но организация должна учитывать, что работник может отказаться от выполнения действий, выходящих за пределы перечисленного в инструкции. С другой стороны, излишне обширный перечень обязанностей будет отпугивать соискателей, потому что работодатель имеет полное право требовать выполнения их всех (даже если устно было оговорено, что часть пунктов добавлена «на всякий случай», обычно ими занимаются другие люди),
- Определить пределы ответственности работников.
Важно, чтобы должностная инструкция не противоречила Трудовому кодексу, Гражданскому кодексу и другим нормативно-правовым актам. Если такое противоречие будет обнаружено, должностная инструкция в этой части будет признана недействительной, поскольку законы имеют приоритет перед локальными документами предприятий.
Итак, должностная инструкция предназначена для того, чтобы определить для работника его права, обязанности и ответственность.
Работодатель может использовать должностную инструкцию для того, чтобы:
- обоснованно отказать соискателю в приеме на работу, если его квалификация не соответствует предъявляемым к должности или выполняемой работе квалификационным требованиям. В настоящее время в российской практике суды на предмет необоснованного отказа в приеме на работу не распространены, но возможность развития этого направления по аналогии с США существует,
- распределить между работниками трудовые функции (определить, кто что должен делать),
- оценить, насколько работник справляется с обязанностями в период действия испытательного срока, и принять решение о продолжении сотрудничества с ним,
- оценить, насколько качественно работник выполняет трудовые функции, и на основании этого принять кадровые решения,
- доказать, что работник не соответствует выполняемой работе или занимаемой должности, поскольку имеет недостаточную квалификацию (это должно быть подтверждено отсутствием документов о присвоении квалификации или результатами проведения аттестации),
- доказать, что дисциплинарное взыскание к работнику по причине неисполнения или ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей было применено правомерно.
Таким образом, должностная инструкция позволяет работодателю обезопасить себя в юридическом плане в случае возникновения конфликта с работником, а также четко ограничить права и обязанности обеих сторон трудовых взаимоотношений.
Форма представления должностной инструкции
Должностная инструкция может быть представлена в одном из двух вариантов:
- Типовая должностная инструкция для должности. Это значит, что она применяется для всех сотрудников, работающих в этой должности. Работники должны быть ознакомлены с ней, что подтверждается их личной подписью (на самой инструкции или в журнале ознакомления). Ссылка на должностную инструкцию должна содержаться и в трудовом договоре. При этом указанные в договоре должностные обязанности и собственно название должности должны соответствовать содержащимся в должностной инструкции.
- Индивидуальная должностная инструкция, которая составляется для конкретного человека (исходя из занимаемой им должности) и оформляется как приложение к заключаемому трудовому договору. Тогда в самом договоре указывать должностные обязанности нет необходимости, достаточно только упомянуть, что они перечислены в приложении.
Обычно должностная инструкция содержит следующие разделы:
- общие положения – основные сведения о должности (по штатному расписанию), структурное подразделение, место сотрудника в иерархии (подчиненность), категория персонала, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения должности во время отсутствия работника (отпуск, больничный), требования к квалификации и профессиональной подготовке, нормативно-правовая база деятельности,
- основные функции и задачи – что работник должен делать, какие виды работ выполнять, какие задачи решать,
- обязанности – конкретизация условий выполнения работником своих функций, например, соблюдение конфиденциальности сведений, правил трудового распорядка организации,
- права – какие права имеет работник для осуществления обязанностей, порядок реализации этих прав и полномочий,
- ответственность – виды ответственности в случае несоблюдения локальных актов (включая должностную инструкцию): материальная, дисциплинарная, административная и уголовная,
- взаимосвязи – порядок взаимодействия между сотрудником и другими должностными лицами и подразделениями.
