Документирование управленческой деятельности

Основные понятия документирования управленческой деятельности

Невозможно представить деятельность современной организации без таких информационных процессов, как:

• сбор,
• накопление,
• обработка,
• хранение,
• поиск,
• распространение информации.

Как правило, информация в организации принимает фиксированный вид, оформляется как документ.

Люди фиксировали информацию начиная с глубокой древности. Носители информации и соответственно способы фиксации менялись.

Документирование может производиться:

• на естественном языке (в рукописной или машинописной форме),
• на искусственных языках.

Документирование может быть обязательным, предписанным нормативно-правовыми актами. В других случаях документирование производится в добровольном порядке. Осуществлять документирование могут как физические, так и юридические лица, что порождает деление документов на две категории:

• документ личного происхождения – это документ, который лицо создает вне сферы своей служебной деятельности и выполнения общественных обязанностей,
• официальный документ – это документ, который юридическое или физическое лицо оформляет и удостоверяет в установленном порядке. Он обладает юридической силой, и потому может выступать подлинным доказательством той информации, которая в нем заключена. Наличие юридической силы подразумевает, что документ обязателен для тех, кому он адресован, или для всего круга участников управленческих действий, руководствующихся документом и основывающих на нем свое функционирование.

Функции документов в управленческой деятельности

Документы как непременный элемент управленческой деятельности сочетают в себе характеристики как средства труда, так и его результата. Этот дуализм обусловлен полифункциональностью документов. Все многообразие функций можно условно разделить на три блока:

• информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
• функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
• функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция связана с тем, что документ – это материальное отображение информации. Она присуща абсолютно всем документам, каким бы образом они ни были изготовлены и на каком носителе бы ни были записаны. Именно потребность в фиксировании информации стала причиной появления документов как таковых. Содержание информационной функции заключается в фиксации и передаче информации в пространстве и времени (сохранение информации, возможности ее использования). В ходе выполнения информационной функции документы приобретают информационный потенциал, т.е. выражение количества и качества содержащейся в них информации.

Социальная функция документов выделяется как отдельная функция, поскольку важнейшей информацией, которую могут содержать документы, является информация о происходящих в обществе процессах. С ней тесно связана политическая функция, которая состоит в фиксации и сохранении информации о политическом процессе (внешней и внутренней государственной политике, функционировании политических объединений и партий, лидерах, оппозиции и т.д.). Коммуникативная функция обеспечивает передачу информации в пространстве и времени, организацию и поддержание информационных связей между индивидами в обществе, разнообразными компонентами общественной структуры. Обмен может быть односторонним, двусторонним и многосторонним.

Реализуя управленческую функцию, документ служит средством управленческой деятельности. Эта функция характерна для документов, созданных для управленческих целей и в ходе осуществления управления, для принятия решений. Именно обладающие управленческой функцией документы образуют источниковую базу информационного обеспечения управления. Они помогают собрать первичные данные, получить информацию о фактическом состоянии объекта управления. Впоследствии эти данные систематизируются и обобщаются в виде сводок, справок, отчетов. В результате формируются документы с анализом и оценкой положения дел, вариантами возможных решений. Управленческие документы – это специфическая форма отражения стадий, звеньев и циклов управления.

Правовая функция состоит в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений. С этой точки зрения документ является регулятором различных сторон жизнедеятельности общества, государства, организации, учреждения, предприятия. Учетная функция документа связана с количественной стороной имеющейся в нем информации. Учетная информация, которая представляется в формализованном цифровом выражении, позволяет систематизировать и отражать все явления хозяйственной жизни.

Проявление культурной функции документа осуществляется, если документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурного наследия, культурной традиции. В документах отражается информация о традициях, обычаях, знаниях, навыках, ритуалах, моральных нормах, менталитете и др. В этом смысле документ можно определить как культурный образец, фиксирующий информацию.

Документ также выполняет функцию исторического свидетельства. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.