Основные государственные стандарты по документированию управленческой деятельности в России

Стандарты в документировании управленческой деятельности

Документы создают в порядке, который установлен органами государственной власти, несущими ответственность за организацию документационного обеспечения, стандартизацию документов и безопасность РФ. Значительная часть в регламентации указанного порядка отведена требованиям по оформлению документов, которые могут быть и универсальными, и иметь крайне ограниченное действие, относящееся только к определенным типам документации, ее формам, бланкам и реквизитам.

Многие процедуры, которые реализуются при управлении документами, должны быть осуществлены в соответствии с единообразными требованиями, которые устанавливают государственные и международные стандарты.

Правила оформления закреплены в стандартах и прочих нормативных документах по стандартизации. Стандартизацией в сфере документации решается ряд задач технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Регламентация документирования управленческой деятельности

На сегодняшний день регламентация документирования, организация документационного обеспечения управления проводится по нескольким направлениям: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Основное направление совершенствования работы с документами – унификация и стандартизация. Унификация – это приведение чего-то к единому основанию и единообразию.

Управленческой деятельности любого предприятия характерен набор функций, которые ею выполняются. Любая управленческая функция может быть реализована посредством комплекса документов, которые характерны только данной функции. Система документации – это совокупность документов, связанных между собой по признакам прохождения, назначения, вида и сферы деятельности.

Системы документации могут быть отраслевыми и функциональными.

Функциональные системы документации – это те, которые в определенном объеме характерны для всех организаций, например, бухгалтерские, отчетно-статистические, организационные и пр.

Отраслевые системы предполагают документирование соответствующих типов деятельности и отражают их специфику.

Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от типа деятельности, компетенций организации и ряда других факторов.

Благодаря однотипности решаемых задач, единообразным технологиям их документирования, повторяемости значительного объема обязательной информации, стало возможным выделение ряда систем управленческой документации и формулирование единого комплекса требований к ним.

С 1971 года в России планомерно создают классификаторы технико-экономической информации в качестве основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации, чтобы оптимизировать ввод и вывод информации из компьютерной информационной системы.

Иными словами, унифицированная система документации – это приведенные к максимально возможному единообразию документы, объединяемые в общеуправленческие функциональные системы, а также предназначенные для использования во всех организациях, вне зависимости от уровня управления и форм собственности, использующих и традиционные, и смешанные методы обработки документации. Унифицированные системы управленческой документации были разработаны на основании следующих принципов:

• единообразное построение форм документов;
• регламентация содержания документации, входящей в каждую из систем;
• исключение из документов дублируемой информации, чтобы добиться однократного ввода информации при решении управленческих задач;
• сокращение количества традиционно включаемых в них данных, которые не используются в процессе решения конкретных управленческих задач;
• единство используемой терминологии и условных обозначений, чтобы добиться сопоставимости показательней на разных управленческих уровнях и в разных системах документации на основании единства алгоритмов формирования документов и показателей в них.

На сегодняшний день на общеуправленческом уровне унифицированы уже более 3,5 тысяч форм плановых, учетных, финансовых и прочих типов документов, которые к 1993 году были сведены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждому документу в нем присвоили уникальное кодовое обозначение, которым определяется его принадлежность к одной из систем документации и место внутри этой системы.

Организации должны использовать ряд общероссийских унифицированных систем управленческой документации:

• унифицированная система организационно-распорядительных документов (УСОРД);
• унифицированная система банковских документов;
• унифицированная система финансовых, учетных и отчетных бухгалтерских документов бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистических документов;
• унифицированная система документов по труду;
• унифицированная система внешнеторговых документов.

Для каждой унифицированной системы документов разработан государственный стандарт. Разработкой таких стандартов занимаются соответствующие ведомства, которыми осуществляется координация в определенной отрасли деятельности. Например, Министерство финансов РФ несет ответственность за бухгалтерские документы, Росархив РФ – за организационно-распорядительную документацию.