Организация деятельности службы ДОУ по работе с текущей документацией в организации

Делопроизводство и документирование

Документы и документальные системы – одно из наиболее важных средств коммуникаций людей, общения их между собой при функционировании больших социальных, экономических и технических управленческих систем.

Документ в любом его проявлении – социальное явление, его появление дало толчок развитию цивилизации, он сопровождает человечество на каждом этапе его жизнедеятельности.

На практике делопроизводство выступает не в качестве работы с любыми документами, а в качестве работы с организационно-распорядительными документами и деловой перепиской. Сегодня делопроизводство является отраслью деятельности, которая обеспечивает процессы документирования и организации работы с официальной документацией.

Статья: Организация деятельности службы ДОУ по работе с текущей документацией в организации

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

Найти решение задачи

В практической деятельности основная задача делопроизводства – обеспечить документационную сторону управления организацией.

Документационное обеспечение управления

Сегодня в большинстве российских государственных организаций и коммерческих фирм, отсутствует упорядоченная система ведения делопроизводства, несмотря на то, что благодаря рациональному и четко организованному делопроизводству, определяющему документационное обеспечение управления организацией, может быть увеличена эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами – важнейшая составная часть управленческих процессов, а также принятия управленческих решений, оказывающих существенное влияние на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческих решений включает получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решений. Все эти этапы тесно связаны с документационным обеспечением управления.

Документирование на предприятии необходимо для выполнения нескольких управленческих функций, а именно, для того, чтобы:

• планировать;
• организовывать (составлять штатное расписание и положения, штатное расписание, правила внутреннего распорядка);
• мотивировать (составлять трудовые контракты, приказы по личному составу, использовать тесты и анкеты);
• контролировать (собирать сведения и делать отчеты);
• вести учет (обрабатывать статистическую, бухгалтерскую и техническую документацию);
• инструктировать (составлять инструкции и методические указания).

Чтобы получить экономический эффект имеет значение качество информации, определяемое не ее количеством, а оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Документационным обеспечением управления (ДОУ) охвачены вопросы документирования, организации работы с документами в ходе осуществления управленческой деятельности, а также систематизации архивного хранения документов. ДОУ – основная функция делопроизводства. К основным задачам ДОУ относят:

• сократить информационные потоки до оптимального минимума;
• обеспечить упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации через новейшие технологии автоматизации этих процессов.

Любая организация должна заниматься постоянным совершенствованием документационного обеспечения управленческой деятельности, так как это оказывает непосредственное воздействие на качество принятия управленческих решений.

С возрастанием масштаба организации и численности его сотрудников, проблема эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальной. К основным проблемам, возникающим при этом, относят:

• потеря руководством целостной картины происходящего;
• без информации о деятельности структурных подразделений они не могут слажено осуществлять свою деятельность, что вызывает падение качества обслуживания клиентов и способность предприятия к поддержанию внешних контактов;
• в связи с вызванным предыдущими проблемами падением производительности, возникает ощущение недостатка ресурсов: людских, технических, коммуникационных и пр.;
• необходимость расширения штата, вложения денег в оборудование новых рабочих мест, помещений, коммуникации, обучение новых работников;
• увеличение штата влечет за собой изменения в технологии производства, для чего необходимы дополнительные инвестиции;
• необходимость увеличить оборотный капитал, что может поставить вопрос кредитования организации, но уменьшит плановую прибыль.

Организация перестает интенсивно расти и далее расширяется только экстенсивным путем, благодаря ранее созданной прибыли. При осознании важности совершенствования документооборота, руководители начинают делать ошибки, стремясь к его автоматизации.

Наиболее распространенным решением является автоматизация отдельных рабочих мест, таких как секретарь-референт, менеджер, бухгалтер и пр. Основной недостаток такого подхода – отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур и автоматизации делопроизводства.

Следствие качественного управления – рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. Все компоненты управленческой деятельности должны базироваться на системе ведения делопроизводства, чтобы эффективно использовать информацию для достижения целей организации.

Иными словами, перед любой организацией, стремящейся к созданию эффективной среды по обработке информации по совершенствованию качества управления, стоят две важнейшие задачи:

• совершенствовать всю работу по подготовке и обработке документной информации, через создание механизма документационного обеспечения предприятия;
• выбрать правильную стратегию автоматизации.