Делопроизводство в менеджменте

Роль делопроизводства в менеджменте

При осуществлении управления организацией требуется создавать многие виды управленческих документов. Без них не представляется возможным решение задач в таких сферах, как:

• планирование,
• финансирование,
• кредитование,
• бухгалтерский учет и отчетность,
• оперативное управление,
• кадровое обеспечение и т. д.

Приведем иллюстрации, как документы используются в функционировании организаций:

• в протоколах фиксируется коллегиальная деятельность учредителей,
• в распоряжениях и приказах закрепляется распорядительная деятельность директора,
• в актах находит отражение деятельность ревизионных комиссий,
• в коммерческой переписке, договорах и контрактах проявляется производственно-хозяйственная деятельность.

В случае возникновения спорных и конфликтных ситуаций внутри организации или с внешними контрагентами именно документы (то есть информация, зафиксированная на материальных носителях и имеющая юридическую силу) выступают основными доказательствами тех или иных фактов. Некоторые управленческие документы составляются организацией на добровольной основе (может составлять, а может обойтись без них), а другие требуются в соответствии с законодательством, приказами и распоряжениями компетентных государственных органов (например, Федеральной налоговой службы).

Особую роль играют документы по личному составу. В них отражается трудовая деятельность работников, они служат подтверждением трудового стажа и влияют на начисление пенсии в дальнейшем. Руководители организаций часто недооценивают значение этих документов в жизни людей, что приводит к ведению кадровой документации с нарушениями, не в соответствии с Трудовым кодексом.

Для развития организации важно развитие системы документооборота и делопроизводства. Чтобы тщательно рассматривать и качественно подготавливать документы, рационально организовывать их учет, хранение, поиск и контроль за исполнением, создавать условия, способствующие своевременному исполнению полученных от вышестоящих органов документов, а также поручений и заданий руководства, на предприятии следует ввести стандарты организации делопроизводства. В настоящее время многие компании переходят на электронный документооборот, что снижает вероятность потери документа или его физического повреждения. Надежность электронных систем документооборота обеспечивается использованием электронно-цифровых подписей, заменяющих традиционные собственноручные подписи.

В крупных компаниях делопроизводством занимается специальное подразделение – канцелярия. Она подчиняется непосредственно руководителю либо его заместителю. Деятельность канцелярии базируется на законодательных и иных нормативно-правовых актах государственных органов, распорядительных документах отраслевых органов управления и самого предприятия, инструкциях, правилах, рекомендациях по вопросам документационного обеспечения управления. В зависимости от объема документооборота и его структуры определяется организационная структура канцелярии и ее штат.

Классификация документации в менеджменте

В сфере управления предприятием (организацией) используется две группы документов:

• организационно-распорядительные,
• планово-учетные (специальные).

Организационно-распорядительные документы нужны для того, чтобы оформить распорядительно-исполнительную деятельность административно-управленческого персонала вне зависимости от распределения полномочий. Это система необходима, поскольку не все действующие в организации связи находят явное отражение в его организационной управленческой структуре.

Планово-распорядительные документы отражают процессы функционального управления, имеют непостоянный состав, зависящий от изменений управленческих функций и их оформления.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются:

• организационные документы, которые имеют нормативный характер и регламентируют правовые статусы самой организации в целом и ее структурных подразделений, права, обязанности и функции должностных лиц. Например: уставы, инструкции, положения, правила,
• распорядительные документы, служащие для оформления распорядительной деятельности органов управления. Эта деятельность может осуществляться на основе коллегиальности или единоначалия, что определяет форму документов. Примеры: распоряжения, приказы, решения,
• справочно-информационные документы, в том числе служебная переписка (докладные и служебные записки, письма, протоколы, акты, справки, инструктивные письма и т.д.),
• кадровые документы, касающиеся оформления и движения личного состава предприятия (анкеты, заявления, представления, приказы, справки).

Документы могут быть классифицированы и по другим признакам:

• по назначению (оперативно-производственные, стандартные, типовые, индивидуальные, нестандартные);
• по отношению к данному предприятию (входящие, исходящие, внутренние);
• по происхождению (официальные, личные);
• по срокам исполнения (срочные, несрочные);
• по срокам хранения (постоянного, временного срока хранения);
• по степени гласности (для служебного пользования, секретные, несекретные, особой важности);
• по степени подлинности (подлинники, копии, дубликаты, выписки);
• по юридической силе (подлинные и подложные); по сложности и содержанию (простые, сложные);
• по последовательности образования (первичные, производные).