Система управления заказами - это составная часть системы управления на предприятии, одна из ее функциональных областей, которая отвечает за планирование, принятие, исполнение и контроль исполнения заказов, поступающих от клиентов предприятия.
Понятие и классификация заказов
В оперативном управлении предприятием важнейшей логистической функцией вступает управление заказами. Данная функция реализуется при управлении материальными потоками как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции.
В современном понимании заказ представляет собой документально оформленное требование клиента о получении удовлетворяющей его потребности продукции, которое принимается предприятием к рассмотрению и исполнению в установленные сроки с соблюдением всех договорных обязательств, принятых в согласии с клиентом.
Разработано большое разнообразие классификаций заказов, которые клиенты делают предприятиям. Существенным является такой критерий классификации, как масштаб вовлеченности в бизнес-процесс, в соответствии с которым разные виды заказа отличаются друг от друга разной глубиной проникновения на предприятие. Так, выделяют заказы на поставку готовой продукции, на сборку, на производство, на разработку и изготовление.
При этом в зависимости от вида заказа различаются объекты закупок. Так, в рамках заказа на поставку закупают сам продукт; в рамках заказа на сборку - комплектующие изделия, из которого собирают готовый продукт; в рамках заказа на производство - сырье, материалы, полуфабрикаты; в рамках заказа на разработку и изготовление - технологическую оснастку и услуги сторонних организаций.
Требования к заказу
Эффективно организовать процесс управления заказами - это одна из важнейших задач транспортного предприятия. В связи с этим большую важность имеет проведение комплексного анализа заказа. Оно заключается в сопоставлении требований заказчика и ресурсных, организационных, технологических возможностей предприятия с учетом требований самого транспортного предприятия к заказу.
Клиенты транспортного предприятия при формулировании заказа задают определенные требования к необходимым им перевозкам. Обычно большая часть этих требований формируется на стыке взаимодействия клиента и предприятия. В основном требования предъявляются к следующим аспектам заказа на транспортном предприятии:
- К объемам заказываемых перевозок;
- К виду транспорта;
- К эксплуатационным характеристикам транспортного средства;
- К качеству выполнения заказа;
- К сроку выполнения заказа;
- К стоимости заказа;
- К условиям оплаты выполнения заказа.
Стоит отметить, что в случае совершения заказа на такую перевозку, которой раньше не осуществляли, заказчик, кроме выше перечисленных требований, как правило, предоставляет предприятию технологическую и конструкторскую документацию на заказ. Если подобная документация отсутствует, то предоставляются технические требования к услугам, которые входят в заказ.
Система управления заказами на транспортном предприятии
Управление заказами на любом предприятии (в том числе, на транспортном) осуществляется в рамках определенного логистического цикла. Обычно он начинается с формулировки заказа и его оформления. Затем заказ передается поставщику, который занимается его выполнением. После того, как заказанная продукция изготовлена, она доставляется заказчику, который начинает заниматься подготовкой продукции к потреблению.
Система управления заказами функционирует с помощью специально разработанной технологии. Она предполагает оформление на предприятии поступивших заказов и уточнение их спецификаций. Поступившие заказы обобщаются в виде формируемого и структурированного портфеля.
Особое внимание уделяется разработке, согласованию и утверждению плана удовлетворения заказов. Выполнение этого плана контролируется в оперативном порядке, что обеспечивает предоставление транспортных услуг в соответствии с заказами.
Предприятия поддерживают обратную связь с заказчиками. Благодаря этому они получают о сведения о том, как заказчики оценивают качество выполнения заказов, что позволяет выявлять недостатки в работе и, тем самым, совершенствовать ее.
Способ совершенствования системы управления заказами
В настоящее время, по мнению экспертов и практикующих предпринимателей, главный способ совершенствования системы управления заказами на транспортном предприятии заключается в автоматизации работы с помощью программного обеспечения. Сперва транспортному предприятию необходимо определиться с необходимым функционалом программного обеспечения. Это действие позволит предприятию избежать излишних затрат на установку дорогой программы.
Программный продукт по планированию и учету заказов транспортного предприятия располагает рядом функциональных возможностей, который позволяют улучшить работу предприятия. В частности, могут быть внедрены нетривиальные алгоритмы оптимизации затрат. Рутинная нагрузка на сотрудников уменьшится, благодаря чему ускорится их работа. Кроме того, в автоматическом режиме создаются, выравниваются и контролируются планы работы предприятия.
Обязательной функцией любой подобной программы является база заявок на перевозки. Это является условием полного информационного обеспечения диспетчеров предприятия и, соответственно, водителей, находящихся на маршруте. Поступающие заявки детализируются по таким данным, как номер и дата заявки, заказчик, статус заявки, состав заявки, стоимость доставки, способ оплаты, адрес и дата отгрузки и доставки, примечания и т.п.
Поступившие заказы выступают в качестве основы для планирования загрузки подвижного состава. Оно может осуществляться через указание каждому заказу таких сведений, как номера заявок на перевозку, транспортное средство, водитель, экспедитор, примечания и др.
