Выбор рациональных ИС и ИКТ - решения для управления бизнесом

Выбор рациональных ИС и ИКТ – решения для управления бизнесом ИС – решения для управления бизнесом. ИКТ – решения для управления бизнесом 1 ИС – решения для управления бизнесом Как известно, главная цель любого бизнеса - получение прибыли. Соответственно, существующие в современном мире информационные системы могут быть разработаны именно для того, чтобы помочь фирме в достижении этой цели. Эволюция информационных систем шла от помощи в вычислениях к обработке стратегической информации, необходимой для выживания и процветания фирмы. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННЫХ БИЗНЕС-СИСТЕМ Любая организация разделена на уровни: • стратегический, • управленческий, • знания, • эксплуатационный И на функциональные области: • Продажи, • маркетинг, • производство, • финансы, • бухгалтерский учет, • человеческие ресурсы. ИС создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы. 1 Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: • системы с эксплуатационным уровнем, • системы уровня знания, • системы уровня управления, • системы со стратегическим уровнем Системы уровня знания специалистов) (ИС поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе. Системы операционного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна. Системы функционального уровня разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример - система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты. 2 Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня для проведения стратегических исследований и длительных тенденций, как в самой фирме, так и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды, и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет? Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях, подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки, и материального планирования требований. Шесть главных типов систем Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения: • Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; • Управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS) • Системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом (функциональном) уровне; • Системы работы знания Knowledge Work System (KWS) 3 • Системы автоматизации делопроизводства - Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; • Системы диалоговой обработки запросов - Transaction Processing Systems (TPS) на операционном (эксплуатационном) уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов. Каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями, и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS. АНАЛИТИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В современных условиях не всегда бывает просто определить, к какому классу относится то или иное современное бизнес-приложение: OLAP, CRM, хранилище данных и т.п. 4 Во-первых, компаниям - пользователям программных продуктов необходимо четко понимать, какие системы им нужны для осуществления их деятельности. Для этого они должны знать, какие задачи им необходимо решать с помощью информационных систем, в том числе средств аналитического программного обеспечения. Как правило, каждый разработчик старается встроить в свои системы максимально возможный набор функциональных одновременно возможностей обеспечить выполнение и, таким образом, старается задач. Проблема нескольких заключается в том, что такими действиями разработчик ПО "запутывает" конечного потребителя, которому становится трудно осознать диапазон применения той или иной системы. Во-вторых, аналитического классификация программного необходима обеспечения самим разработчикам для правильного позиционирования их продуктов на рынке, а также для принятия обоснованных решений в части создания новых продуктов и дальнейшего развития уже существующих. В-третьих, динамика развития мирового рынка аналитического программного обеспечения настолько велика, что некоторые продукты уж получили широкое распространение не только на мировом рынке, но и в России. К ним относятся крупные системы таких поставщиков, как Hyperion, Oracle, SAS, а также недорогие, доступные широкому потребителю средства таких производителей, как Microsoft. Деятельность перечисленных компаний способствовала кардинальному изменению картины на российском рынке аналитического программного обеспечения. В результате сегодня со стороны российских предприятий наблюдается большой спрос на программные средства автоматизации процессов бюджетирования и финансового управления. Кроме того, уже и российские компании-разработчики смогли перейти от единичных проектов к тиражированию своих систем и массовым внедрениям. 5 В мировой практике принято использовать термин Business Intelligence (BI), что на русский язык может быть переведено как деловой интеллект. Это понятие объединяет различные средства и технологии анализа и обработки данных масштаба предприятия. Наиболее подробное описание систем, относящихся к категории BI, содержится в аналитическом докладе Gartner "Infrastructure and Applications Worldwide Software Market Definitions. 2002". В этом документе содержится традиционная классификация систем класса BI, построенная, главным образом, с технической точки зрения (в основе лежит программная архитектура). Gartner выделяет следующие сегменты рынка BI: средства • построения хранилищ и витрин данных (data warehouse); • инструменты оперативной аналитической обработки (On-Line Analytical Processing, OLAP) и прочие средства многомерного анализа; • информационно-аналитические системы (Enterprise Information Systems, EIS) и системы поддержки и принятия решений (Decision Support Systems, DSS); • средства интеллектуальной добычи данных (data mining); • инструменты конечного пользователя для выполнения запросов и построения отчетов (query and reporting tools). Хранилища данных (data warehouse) Один из авторитетных специалистов в этой области - Б. Инмон (Bill Inmon) определяет ориентированные, хронологию наборы хранилища данных интегрированные, (ХД) стабильные, данных, организованные для как "предметно- поддерживающие целей поддержки управления, призванные выступать в роли "единого и единственного источника истины", обеспечивающего менеджеров и аналитиков достоверной информацией, необходимой для оперативного анализа и принятия решений". 6 Ценность ХД для экономистов заключается в следующем: ХД - это некая база данных масштаба предприятия, которая содержит определенную аналитическую информацию, обеспечивает ее оперативное представление в удобном для пользователя виде и обладает структурой, учитывающей отраслевую специфику деятельности организации. Типичные представители программных продуктов этой категории: SAP Business Warehouse (SAP), Informatica. OLAP-средства Под термином OLAP, как правило, понимают системы аналитической обработки данных в режиме реального времени. OLAP-системы обеспечивают решение многих аналитических задач: анализ ключевых показателей деятельности, маркетинговый и финансовоэкономический анализ, анализ сценариев, моделирование, прогнозирование и т. д. Такие системы могут работать со всеми необходимыми данными, независимо от особенностей информационной инфраструктуры компании. С точки зрения пользователя, отличие OLAP-системы от хранилища данных заключается в предметной (а не технической) структурированности информации, при этом пользователю предоставляется возможность оперировать привычными экономическими категориями и понятиями. К типичным представителям программных продуктов этого класса относятся: Hyperion Essbase (Hyperion Solutions Corporation), Oracle OLAP (Oracle), MS Analysis Services (Microsoft), Business Objects (Business Objects), Cognos PowerPlay (Cognos), MicroStrategy. Информационно-аналитические системы Этот класс аналитических систем включает множество разнообразных продуктов, основная задача которых - предоставить конечные решения для менеджеров-аналитиков. 7 Характерными примерами программных продуктов данного класса могут служить две разработки системного интегратора ЛАНИТ - Экспертная аналитическая система "Анализ банковской и финансовой информации (АБФИ)" и система LanFinance. Эти системы позволяют осуществлять функции финансового анализа на основе специализированных модулей, реализующих определенную методологию. При этом разработчики предусмотрели возможность использования аналитиками некоторого набора готовых методик для проведения различных видов анализа. Например, дистанционного для анализа, банковской сферы внутреннего и реализованы внешнего анализа, методики анализа прибыльности, рейтинговой оценки надежности банка (CAMEL), расчет рейтинга надежности банка (на основе методики В.С.Кромонова), расчет лимита межбанковского кредитования (на основе методики КБ "Европейский Трастовый Банк"), GAP-анализ. Средства интеллектуальной добычи данных (data mining) Программные продукты, относящиеся к этой категории, обеспечивают поиск полезных данных в огромных массивах информации. Иными словами, такие программные продукты позволяют аналитику получить качественно новую информацию, не содержащуюся в источнике данных явным образом. Здесь используются популярные методы математического анализа данных: фильтрация, дерево решений, ассоциативные правила, генетические алгоритмы, нейронные сети, статистический анализ. В качестве примера вывода, полученного с помощью средств data mining, приведем результат анализа базы данных оператора сотовой связи: "в предыдущем месяце наибольшее число продаж самого популярного тарифного плана приходится на клиентов в возрасте от 18 до 27лет во временном интервале с 10 до 14 часов". 8 Эта информация не хранится в базе данных явно, однако такие результаты могут быть получены после проведения процедуры анализа, при помощи одного из вышеперечисленных методов или их комбинации. Таким образом, системы data помогают mining аналитику сформировать качественные выводы, которые обычный человек не в состоянии получить стандартными методами исследования данных (во всяком случае, не так быстро, как программа). Как правило, встраиваются в функции интеллектуального OLAP-системы. Типичные извлечения данных представители фирм- разработчиков: Hyperion Essbase (Hyperion Solutions Corporation), Oracle Data Mining (Oracle), SAS (SAS Institute). Инструменты конечного пользователя для выполнения запросов и построения отчетов (query and reporting tools) Такие системы обеспечивают функции построения запросов к информационно-аналитическим системам (в пользовательских терминах), интеграцию данных из нескольких источников, просмотр данных с возможностью детализации и обобщения, построение полноценных отчетов и их печать. Они предназначены для пользователей, обладающих "продвинутыми" техническими навыками. При этом профессиональных знаний в области информационных технологий не требуется, тем не менее, для экономистов такие средства не всегда бывают удобны. Как правило, модули, содержащие функции Query & Reporting, входят в состав многих OLAP-систем, но есть и отдельные программные продукты этого класса. Таким образом, четко провести грань между OLAP и Query & Reporting невозможно. Характерный пример - приложение Hyperion Essbase, которое аналитики относят к обоим классам. В заключение подведем некоторые итоги классификации. 9 Во-первых, очевидно, что отнести тот или иной программный продукт к какому-то одному классу не всегда возможно, поскольку многие системы позволяют решать аналитические задачи нескольких категорий. К числу "многофункциональных" можно отнести системы таких мировых производителей, как Hyperion Solutions Corp., Cognos, Business Objects, Microsoft. Эти компании являются лидерами мирового рынка систем делового интеллекта, их продукты также активно продаются в России. Типичным примером универсальной системы может служить Hyperion Essbase - аналитическая платформа класса OLAP, предназначенная для решения довольно широкого круга задач. Будучи OLAP-системой, Hyperion Essbase также решает часть задач, относящихся к информационно-аналитическим системам, средствам интеллектуального извлечения данных, а также обеспечивает функции программных средств построения запросов и отчетов. Кроме того, в некоторых случаях Hyperion Essbase может использоваться в качестве хранилища данных, а также в качестве аналитической "прослойки" в крупных компаниях, где данные распределены по многим информационным источникам. Во-вторых, в настоящее время наибольшим спросом на рынке пользуются хранилища данных, OLAP- средства и системы data mining. Они обладают богатыми аналитическими возможностями, в том числе в части финансовых и статистических функций, которые постоянно развиваются и улучшаются. При этом они позволяют хранить и обрабатывать большие объемы информации. В-третьих, учитывать степень при выборе простоты аналитической освоения и системы эксплуатации необходимо программы пользователями-экономистами, не владеющими техническими знаниями в профессиональном объеме. 10 Иначе говоря, программный продукт должен быть настраиваемым под конечных пользователей и требовать при этом минимальной поддержки со стороны технических специалистов. Например, упомянутый выше Hyperion Essbase позволяет обеспечить всю рутинную работу, оставив аналитику только ту часть, которая касается собственно анализа и представления данных. В-четвертых, при выборе аналитической системы также следует учитывать ее приспособленность к решению конкретных, интересующих конечного пользователя, задач. В лучшем случае это реализуется в виде готовых отраслевых решений в конкретной предметной области. 2 ИКТ – решения для управления бизнесом Одной из основных целей бизнеса является: • Получение прибыли; • Эффективное управление бизнес-процессами организации. Поэтому, именно ИКТ стали условием успешного бизнеса. ИКТ – это технологический процесс, представляющий собой интеграцию компьютеров, электроники и средств связи, при использовании которых становятся возможными поддержка решений, координация, управление, анализ, и визуализация в организации. Проблемы использования ИКТ: 1.Малый процент бизнесменов, использующих бизнес- приложения. 2.Малое уделение внимания процессу обучения бизнесменов работе с автоматизированными системами и приложениями. 3. Нехватка специальных курсов для экономических специальностей в вузах. Перечень видов ИКТ: • Интернет 11 • Базы данных • Базы знаний • Сетевые технологии и приложения (в т. ч. мобильные) • Интеллектуальные системы • Автоматизированные системы Методы или подходы MRP, MRP II и ERP - это формализованная совокупность понятий и процессов, позволяющая создать описание того, как предприятие должно работать. Они интуитивно понятны любому управляющему или менеджеру. Их основная ценность заключается в следующем - они охватывают всю деятельность предприятия. Концепция MRP (Material Requirement Planning – планирование материальных потребностей) была разработана для наилучшего управления производством, рационального использования складских помещений, устранения перебоев с поставками сырья или поставок сверх нормы. MRP помогает планировать и оперативно управлять производственным циклом: от поставки сырья и комплектующих до удовлетворения запросов конечных потребителей. Базовыми положениями MRP являются: • производственная деятельность описывается как поток взаимосвязанных заказов; • при выполнении заказов учитываются ограничения ресурсов; • обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов; • заказы снабжения и производства формируются на основе заказов реализации и производственных графиков; 12 • движение заказов связывается с экономическими показателями; • выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим. MRP II представляет методологию, направленную на эффективное управление всеми ресурсами производственного предприятия. В общем случае она обеспечивает решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах, финансовое планирование в денежном выражении, моделирование возможностей предприятия, отвечая на вопросы типа «Что будет, если…?». Эта методология представляет набор проверенных на выполнение разумных принципов, моделей и процедур управления и контроля, выполнение которых должно способствовать улучшению показателей экономической деятельности предприятия. Основные обязательные/функциональные модули системы MRP II: 1. Планирование продаж и производства (Sales & Operations Planning). 2. Управление спросом (Demand Management). 3. Главный календарный план производства (Master Production Schedule). 4. Планирование потребности в материалах (Material Requirements Planning). 5. Подсистема спецификаций (Bill of Material Subsystem). 6. Подсистема операций с запасами (Inventory Transaction Subsystem). 7. Подсистема запланированных поступлений по открытым заказам (Scheduled Receipts Subsystem). 8. Оперативное управление производством (Shop Floor Control or Production Activity Control). 9. Планирование потребности в мощностях (Capacity Requirements Planning). 10. Управление входным и выходным материальным потоком (Input/Output Control). 13 11. Управление снабжением (Purchasing). 12. Планирование ресурсов распределения (Distribution Resource Planning). 13. Инструментальное обеспечение (Tooling). 14. Интерфейс с финансовым планированием (Financial Planning Interfaces). 15. Моделирование (Simulation). 16. Оценка деятельности (Performance Measurement). ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система — конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP. Внедрение ERP-системы считается фактически необходимым условием для публичной компании и, начиная с конца 1990-х годов, ERPсистемы, изначально внедрявшиеся только промышленными предприятиями, эксплуатируются большинством крупных организаций вне зависимости от страны, формы собственности, отрасли. Модули ERP: Финансовый: Финансовые практиками модули, считаются прежде центральными всего, главная книга, многими компонентами ERP-системы, а формирование финансовой отчётности средствами ERP-системы считается 14 одним из фактически обязательных условий для положительных результатов due diligence. Персонал: Одним из принципиальных отличий как ERP стратегии от использования раздельных приложений для MRP II и автоматизации расчёта зарплаты было представление о тесной интеграции информации о трудовых ресурсах для возможности оперативного планирования и управления операциями с учётом информации о доступности персонала, возможности точно рассчитывать затраты по местам возникновения и продуктам в согласовании с информацией о компенсации задействованного персонала. Операции: Модули операционного блока покрывают деятельность организации по созданию продуктов и услуг и необходимые функции по обеспечению этих процессов. Если кадровые и финансовые модули достаточно универсальны для различных организаций, то многие операционные модули более специфичны для различных отраслей, так как подходы к преобразованию ресурсов в разных отраслях существенно отличаются. Применение ИКТ в бизнесе позволяет снизить расходы за счет автоматизации управления, а также свойств виртуальных ИКТ - товаров (низких предельных затрат на копирование, распространение и обеспечение связи); сократить операционные расходы; повысить эффективность сетей снабжения и производства; снизить объем запасов за счет использования систем "точно в срок". Проведение Интернет - конференций, переговоров позволяет снизить командировочные расходы работников. Средние и малые предприятия благодаря развитию электронной коммерции имеют возможность выхода на новые потребительские рынки, что ранее было доступно только крупным компаниям. Развитие ИКТ, в частности Интернета, предоставляет потребителям больше возможностей для получения информации о товаре 15 или компании, для организации сообществ и движений по защите прав потребителей. В связи с тем, что экономические отношения онлайн происходят без непосредственного контакта потребителя и компании, предоставляющей товары или услуги, большое значение имеет доверие и имидж компании. Поэтому развитие ИКТ в некоторой степени способствует повышению социальной ответственности в деятельности компаний. 16