Управление финансами

Лекция 32 Управление финансами Аннотация ознакомление с подходами к управлению финансами, структурой ИТ-бюджета и программным обеспечением для управления финансами. В последнее время ИТ-служба компании становится все более и более ресурсоемким структурным подразделением. ИТ-бюджеты в мире составляют от 2 до 8% выручки предприятий (данные Janco Associates), средние затраты на ИТ в 2008 году в мире составляли 4,1% от выручки компаний, или 5,9% от операционных затрат (исследование Gartner «I TSpending and Staffing Report», 2008). Суммы значительные, поэтому CIO должен быть не просто полноправным, но и весьма заметным участником процесса бюджетного планирования деятельности компании. Кроме того, финансы — это наиболее распространенный (но не единственный) язык, с помощью которого строится диалог между бизнесом и ИТ. И понимание руководителем ИТ-службы принципов формирования ИТ-бюджета и управления им становится важным фактором успешности работы ИТ-службы в целом. Необходимо различать затраты на ИТ всего предприятия и затраты ИТслужбы: в бюджет предприятия входят все затраты на ИТ всех подразделений компании, тогда как бюджет ИТ- службы включает в себя только расходы, которые напрямую относятся к функционированию этой службы и за которые непосредственно отвечает ее руководитель. Определение и подходы Сегодня в мировой практике признано, что бюджетирование следует понимать одновременно и как процесс составления финансовых планов, и как управленческую технологию, позволяющую вырабатывать достаточно обоснованные управленческие решения. Таким образом, бюджетирование — это одна из составляющих системы финансового управления, предназначенная для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего 1 субъекта во времени. Правильно построенное бюджетирование реализует полный цикл управления: планирование, реализацию, контроль и анализ. В целом бюджет является существенным инструментом успешного управления, но не единственным. Поэтому бюджет надо использовать в сочетании с остальными инструментами управления. ИТ-бюджет является документом, регулирующим затраты и расходы на ИТ в компании. Формируя ИТ-бюджет, необходимо в рамках имеющихся финансовых возможностей обеспечить реализацию одной из главных задач — привести в соответствие планируемые расходы с задачами бизнеса и планами работы ИТ — подразделения. Составление ИТ-бюджета преследует следующие цели: − выбор приоритетных направлений деятельности и финансирования; − планирование денежных ресурсов под задачи ИТ; − обоснование расходов и инвестиций в ИТ; − координацию расходов на ИТ и планов бизнес- подразделений; − постановка внутреннего учета и контроля в ИТ-службе, контроль финансовой дисциплины. При работе над ИТ-бюджетом следует опираться на следующие принципы: • Прозрачность. • Обеспечение соответствия затрат целям организации. • Партнерство с бизнесом. Подробнее о этих принципах в Приложении 1. Структура ИТ-бюджета Для принятия управленческих решений необходимо многосторонне рассмотреть каждый элемент затрат. Эту задачу решает сопоставление затрат ИТ-бюджета с различными категориями затрат (таблица 1). Группируя затраты по различным бюджетным категориям, мы можем видеть ИТ2 бюджет в различных разрезах и контролировать/анализировать его с разных сторон. Наиболее распространенные подходы к структурированию затрат ИТ-бюджета: 1. По общепринятым категориям финансового анализа. 2. По типам ресурсов. 3. По подразделениям компании и/или по центрам финансового учетацентрам возникновения затрат (ЦФУ, который обеспечивает поддержку и обслуживание функционирования профит-центров и непосредственно не приносит прибыли) и центрам финансовой ответственности (ЦФУ, конечная цель которого — максимизация прибыли). 4. По бизнес-процессам компании. 5. По ИТ-сервисам, предоставляемым бизнес-подразделениям компании. Ниже мы подробнее рассмотрим эти категории затрат. Структура ИТбюджета общепринятым категориям финансового анализа. Первые и наиболее общие категории — стандартные экономические категории, применяемые при любом финансовом анализе — капитальные и операционные затраты, а также проектные и внепроектные бюджеты развития (рис. 1). Рис.1 ИТ-бюджет 3 Согласно этому подходу, ИТ-бюджет прежде всего состоит из двух видов затрат: капитальные вложения (бюджет развития) и операционные расходы (бюджет сопровождения). − бюджет развития ИТ (капитальные вложения) содержит капитальные затраты, стоимость приобретения новых основных ИТ- активов, стоимость оборудования в ИТ- проектах, затраты на внедрение новых ИТпродуктов и технологий, разработку собственных ИТ-систем, а также на внешние Консультации, обучение программы специалистов для ввода новых систем в эксплуатацию и т.д.; − бюджет сопровождения/эксплуатации ИТ (операционные расходы), состоит из затрат на поддержку оборудования (включая ремонт) и приложений (включая обновления), затраты на внешние ИТ-услуги поддержки (включая телекоммуникационные), затраты на ИТ- персонал (включая тренинги и обучение), а также может включать стоимость усовершенствования и незначительного развития установленных приложений, которые поддерживают существующие бизнес-процессы. Далее бюджет развития можно разделить на проектный и внепроектный бюджеты развития (рис. 1). К внепроектному бюджету развития могут относиться затраты на «текущую» модернизацию систем, которые не проводятся как отдельные проекты. Проектный бюджет развития ИТ полезно делить на инвестиции в инфраструктуру и инвестиции в приложения, которые ее используют. Инвестиции в инфраструктуру в определенном смысле неизбежны. Это позволяет уйти от проблемы, когда первый проект, использующий определенную инфраструктуру, несет на себе все финансовое бремя при оценке эффективности этой инфраструктуры. Постоянные капитальные вложения — это инвестиции, которые требуются для поддержания инфраструктуры в рабочем состоянии на заявленных уровнях готовности и эффективности. Возможные виды постоянных капиталовложений: 4 − обеспечение резервных мощностей; − замена оборудования по окончании срока службы; − создание планов по восстановлению После обеспечения непрерывности работы предприятия. Стратегические капитальные вложения — это инвестиции, которые делаются для увеличения выручки, повышения эффективности и производительности, повышения лояльности клиентов, изменения и оптимизации бизнеспроцессов и, как правило, инициируются топ-менеджерами компании. Возможные виды стратегических капиталовложений: − внедрение ключевых приложений (ERP, CRM и т.д.); − создание систем бизнес-аналитики, управления информацией и − серьезное масштабирование ИТ-инфраструктуры. т.д.; Разделение на стратегические постоянные капиталовложения позволяет уделить особое внимание обоснованию стратегических проектов развития ИТ, так как финансирование таких проектов необходимо обеспечить на уровне предприятия в целом, и было бы неправильно относить эти затраты на бюджет конкретных подразделений. Иногда также полезно разделять стратегические капитальные вложения на «инвестиции в рост» и «инвестиции в прорыв». Это поможет сохранить «инвестиции в прорыв», поскольку обычно они связаны с крупными проектами и рассчитаны на несколько лет. Структура ИТ-бюджета по типам ресурсов в этом случае затраты в ИТ-бюджете группируются по типам ИТ-ресурсов, к которым они относятся. Как минимум, используется укрупненные пять типов ИТресурсов: − оборудование; − ПО (как системное, так и прикладное); − внешние услуги; 5 − ИТ-персонал; − остальные затраты (например, обучение и пр.). Типичная структура ИТ-бюджета в разрезе по типам ресурсов (по данным Gartner) показана на рисунке 2. Рисунок 2 — Типичная структура ИТ-бюджета В некоторых случаях в отдельный укрупненный тип ИТ-ресурсов выделяют расходы на передачу данных и коммуникации. Здесь надо отметить, что говоря об ИТ-бюджете компании, мы не всегда одинаково понимаем структуру затрат, которая в этот бюджет включается. Например, такая статья как «связь и телекоммуникации» (затраты на переговоры сотрудников компании с использованием всех видов связи) в ряде компаний не относится к бюджету ИТ, хотя мы рекомендуем включить ее в ИТбюджет. Однако такого укрупненного взгляда на ресурсы часто бывает недостаточно, поэтому перечисленные типы ресурсов детализируются: − сети (Network) — передача и данных, и голоса, как в локальных, так и в глобальных сетях; − программное обеспечение (Software) — как системное, так и прикладное; 6 − вычислительная техника (Hardware) — серверы, системы хранения, но не сетевое оборудование; − печать/копирование/сканирование (Paperware) — принтеры, копировальная техника, сканеры; − инфраструктура (Facilities) — ЦОД, СКС, энергообеспечение, климатическое оборудование; − консалтинг (Consulting); − персонал ИТ (IT Employees); − прочие расходы (Other). Типичные соотношения между расходами перечисленных выше типов. Следует учитывать, что сравнение соответствия категорий затрат и расходов конкретного предприятия с примерами лучшей практики, которые приводят консалтинговые компании, нужно делать с учетом анализа того, какие затраты и расходы вошли в ИТ-бюджет, а какие — нет. Вышеприведенные категории ресурсов также достаточно укрупненные, и иногда в реальной работе требуется более детальное разбиение ИТ-бюджета по группам ресурсов. Пример категорий такого разбиения ИТ- бюджета (по данным Gartner) приведен в таблице 2. Методология ресурсного бюджетирования ИТ должна определять структуру и состав информации, которая должна содержаться в смете расходов и затрат на ИТ (подробнее методология изложена ниже). Помимо типовых отношений издержек по категориям ИТ-ресурсов, существуют стандартные соотношения между типами затрат и расходов в каждой категории, например, расходы на поддержку лицензии на программное обеспечение составляют 15-25% от первоначального платежа при ее приобретении. Необходимо выявить такие соотношения как часть методологии бюджетирования ИТ. 7 . Таб. 2. Детальная категоризация по группам ресурсов (Gartner). Структура ИТ-бюджета по подразделениям и центрам финансового учета При таком подходе затраты в ИТ-бюджете группируются по объектам финансирования, к которым они относятся. Вообще говоря, ими могут быть как подразделения компании, так и отдельные проекты и направления деятельности. Но, согласно общепринятой методологии бюджетирования, более правильно группировать затраты по центрам финансового учета. Центр 8 финансового учета (ЦФУ) — объект финансовой структуры предприятия (цех, служба сбыта или маркетинга, производственный отдел и т. д.), отвечающий за определенные финансовые показатели. Структура ИТ-бюджета по подразделениям и центрам финансового учета В этом случае затраты в ИТ-бюджете группируются по бизнес процессам, к которым они относятся. Если функциональный департамент просит об увеличении финансирования, то возникает вопрос: «Для каких конкретно целей?». Ответ на этот вопрос дает бюджетирование, построенное на процессно-ориентированном подходе или процессное бюджетирование. Суть процессного бюджетирования состоит в соотнесении (аллокации) тех или иных ИТ-затрат с конкретными бизнес-процессами компании. К сожалению, в реальной практике, этот подход используется достаточно редко, так как связан со сложностью аллокации ИТ-затрат на конкретные бизнес-процессы. Сервисное бюджетирование ИТ В этом случае затраты в ИТ-бюджете группируются по ИТ- услугам. При учете затрат на ИТ по подразделениям компании и ЦФУ нет ясности, как конкретно распределяются ИТ-расходы внутри подразделений. Одновременно менеджеры подразделений плохо представляют, из чего, собственно, складывается услуга ИТ-департамента. Решение этой проблемы — сервисное бюджетирование ИТ. Этот взгляд на бюджетирование связан с организацией деятельности ИТ-департамента как сервисной организации. При таком подходе предоставляемыми необходимо связать ИТ-департаментом затраты с (например, услугами поддержкой ИТ, работы конкретных прикладных систем, обслуживание рабочих станций и т.д.), а также их потребителями. Реализация такого подхода также достаточно сложна и трудоемка. В этом случае необходимо, пусть не со 100% 9 точностью, но в достаточной мере адекватно определять стоимость ИТсервисов, которые департамент ИТ предоставляет бизнес-подразделениям. Для планирования ИТ-бюджета по сервисам необходимо понимать, с одной стороны, структуру образования цены на ИТ-сервис, а с другой — какие подразделения пользуются этим сервисом. Переход на модель предоставления ИТ-услуг дает возможность формализовать отношения поставщика и потребителя услуг, оценивать стоимость ИТ-услуг, ясно представлять себе и управлять всеми факторами формирования цены. Процесс работы с ИТ-бюджетом Бюджетирование — это не только расчет ожидаемых затрат и простановка цифр в соответствующий документ. Большое значение имеют периодичность его составления, сбор и хранение данных за предшествующие периоды, а также анализ план/факт. Под понятием «бюджетирование» следует понимать процесс, причем в идеале данный процесс должен исключать зависимость от конкретных персон. Процесс работы с ИТбюджетом должен состоять из стандартных четырех этапов: планирование, реализация, контроль и анализ. Планирование. Этот этап определяет основные положения бюджета. Планирование бюджета сопровождения/эксплуатации осуществляется «снизу вверх». При этом ИТ-служба консолидирует затраты на эксплуатацию, делает прогноз их роста и формирует бюджет. Целесообразно планировать операционные затраты на основании заключенных договоров обслуживания, особенно когда они подписываются на весь бюджетный период, заранее оговариваются суммы платежей и возможные повышения цен. Что помогает прогнозировать операционные ИТ-затраты? Здесь могут пригодиться так называемые, «корректирующие коэффициенты», учитывающие увеличение или снижение стоимости оборудования, расходных материалов, услуг на планируемый период. В каждом конкретном случае CIO может применять и собственные корректирующие коэффициенты, в зависимости от правил и 10 принципов бюджетирования своей компании. Бюджет развития (инвестиционный ИТ-бюджет) формируется в соответствии со стратегией компании. В этом случае CIO составляет перспективный план развития, в котором ИТ-проекты логически вытекают из бизнес-задач. Реализация (защита бюджета). При защите ИТ-бюджета старайтесь не упустить что-нибудь важное, но в то же время не стоит углубляться в детали. Обычно руководители компании хотят знать о крупных затратах и существенных изменениях, которые ждут их в следующем году. Также необходимо сделать акцент на обоснование требуемых инвестиций и оценку их влияния на бюджет. CIO может самостоятельно защищать инвестиции, связанные с операционной деятельностью. Один из подходов, которые могут использоваться для оправдания указанных затрат – это рекомендуемые экспертами и консультантами метрики. Например, содержание одного рабочего места должно стоить не менее X долларов в год. Контроль. Контроль исполнения ИТ-бюджета — это процедура, обеспечивающая соблюдение бюджетной дисциплины, а также отчет об исполнении бюджета. Анализ. Для анализа план/факт необходимо использовать различные методики, в том числе сравнение с предыдущими периодами, сравнение затрат между предприятия холдинга аналогичным и предприятиями в России и за рубежом. Можно использовать и метрики, которые дают консалтинговые компании, например, долю ИТ-затрат в структуре затрат компании, или соотношение операционных затрат и инвестиций в новые проекты и т.п. Методология ресурсного бюджетирования ИТ Проект — ограниченная по времени деятельность организации, направленная на создание уникальных продуктов и услуг заданного качества, в рамках установленных бюджетных и ресурсных ограничений. ИТ-ресурс — ИТ-ресурсом является любой материальный или нематериальный объект, 11 который может использоваться при предоставлении ИТ-услуг, включая услуги внешних организаций, а также собственный ИТ-персонал. Жизненный цикл ресурса — период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости приобретения ИТ-ресурса и заканчивается в момент ее полного изъятия из эксплуатации. Стандартный ИТ-ресурс — ИТ-ресурс, имеющий набор метрик и привязанных к ним цен, описанный в ИТ-стандартах организации и однотипно используемый одной или несколькими ИТ-услугами. Референтный ресурс — элементарная единица стандартного ресурса. Уникальный ИТ-ресурс — ресурс, который не имеет метрики и используется, как правило, для конкретной ИТ-услуги. Категории ресурсов — объединение ИТ-ресурсов по функциональным и технологическим качествам, в соответствии с лучшими практиками, необходимым для расчета ИТ-затрат и расходов для данного объединения ИТ- ресурсов и определения эффективности их использования. Группы ресурсов — объединение ИТ-ресурсов по типам и свойствам внутри категорий, в соответствии бизнес-практикой организации. Метрика — единица измерения стандартного ИТ-ресурса. В рамках методики метрика является также драйвером расходов и затрат. Совокупная стоимость владения — совокупность расходов и затрат на приобретение ИТ-ресурса, его поддержки и сопровождения, расходных материалов или трафика, за весь период его полезного использования. Типы расходов и затрат — классификация расходов и затрат организации на ИТ-ресурс в течение его жизненного цикла. Статья ИТ-сметы (IT-account) — структурный элемент ИТ- сметы, определяемый категорией ИТ-ресурса и типом расходов. Принципы ресурсного бюджетирования ИТ 12 1. Смета расходов и затрат организации на ИТ формируется для целей финансирования жизненного цикла всех ИТ- ресурсов, которые используются при предоставлении ИТ- услуг и ИТ-проектов. 2. Категоризация ИТ-ресурсов осуществляется таким образом, чтобы корреспондировать с существующими в ИТ-индустрии моделями категоризации, что позволит проводить сравнения распределения расходов и затрат на ИТ с существующими примерами лучшей практики. 3. − Выделяются пять основных категорий ИТ-ресурсов: Сети (передача и данных, и голоса, как в локальных, так и в глобальных сетях. − Программное обеспечение (как системное, так и прикладное). − Вычислительная техника (серверы, системы хранения, но не сетевое оборудование). − Печать сканирование − Инфраструктура 4. Модель бюджетирования должна позволять определять совокупную стоимость владения (TCO) для каждого имеющегося или вновь приобретаемого ресурса. 5. Для каждой категории ресурсов осуществляется декомпозиция на группы ресурсов. 6. С жизненным циклом каждого ИТ-ресурса связано 5 типов расходов и затрат: − Капитальные затраты — издержки на приобретение ресурса. − Расходы на сопровождение — обязательные текущие расходы, связанные с владением данного ресурса. − Затраты на внедрение — издержки, связанные с вводом данного ресурса в эксплуатацию. 13 − Расходы на эксплуатацию— издержки, связанные с связанные с эксплуатацией данного ресурса. − Расходы на использование расходы, — использованием данного ресурса 7. Каждый ИТ-ресурс может в той или иной форме потреблять другие ИТ-ресурсы. 8. Проект можно рассматривать как временное предприятие для создания или изменения ИТ-ресурсов или ИТ-услуг. 9. В структуру сметы расходов и затрат не может добавляться новых категорий ИТ-ресурсов и типов расходов. Подробнее о принципах ресурсного бюджетирования ИТ в Приложении 2. 5. Определения и группы ИТ-ресурсов Понятие ресурса является ключевым в принципах управления предприятием, например в теории RBV (Resource Based View) и DABC (Time-driven Activity Based Costing), широко используемых для определения эффективных путей использования ресурсов предприятия для достижения конкурентного превосходства. Однако следует иметь в виду, что большинство используемых в организации ИТ-ресурсов стандартны и используются большинством других организаций. Таким образом, минимизация стоимости владения ИТ-ресурсами является главной задачей управления затратами и расходами на ИТ в организации. ИТ-ресурс — это материальный или нематериальный объект, внешние услуги или персонал ИТ, которые могут использоваться организацией при предоставлении ИТуслуг (как пользовательских, так и операционных). Внешние услуги и персонал ИТ-подразделений организации также являются ИТ-ресурсами. Наличие достоверной и структурированной информации об имеющихся в организации ИТ-ресурсах является важным 14 фактором эффективного управления ими. Жизненный цикл любого ИТресурса подразумевает набор затрат и расходов на него, что и является предметом методологии ресурсного бюджетирования ИТ. Все разнообразие ИТ-ресурсов организации можно разделить на две основные группы: − стандартизированные и имеющие метрики и цену; − уникальные, используемые для конкретной ИТ-услуги и не имеющие метрик. Причина такого разделения в том, что при составлении сметы расходов и затрат для стандартных ИТ-ресурсов нет необходимости указывать ИТсервис или ИТ-проект, на который должны быть отнесены расходы и затраты на данный ресурс. Расчет составляющих себестоимости стандартных ИТресурсов производится путем умножения объема потребления стандартных ресурсов на их цену. Для уникальных ИТ-ресурсов в обязательном порядке должен быть указан ИТ-сервис или ИТ-проект, на который относятся все расходы и затраты, связанные с данным ИТ- ресурсом. Стандарты на ИТ-ресурсы Сначала поговорим о стандартных ресурсах. Ниже приведены два взаимодополняющих определения стандарта: Стандарт — это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт — это документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, в котором в целях многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Для целей и задач методологии ресурсного бюджетирования ИТ от стандарта на ИТ-ресурс требуется следующее: − полнота; 15 − универсальность; − реализуемость; − наличие метрик; − отсутствие излишней детализации; − увязка с другими стандартами; − максимальное использование индустриальных стандартов. Под полнотой стандарта понимается описание основных полезных свойств ресурса. Такое описание должно позволять потребителю данного ресурса однозначно принять решение — сможет ли он использовать данный ресурс для данного ИТ- сервиса или нет. Универсальность стандарта предполагает возможность использования описанного в нем ресурса различными сервисами или группами пользователей. Чем универсальнее ресурс, тем проще оптимизировать его использование в организации, получить снижение расходов на ресурс за счет экономии на масштабе. Реализуемость стандарта предполагает наличие на рынке предложений по предоставлению ресурсов, описанных в данном стандарте, предпочтительно нескольких производителей. 6. Типы расходов и затрат ИТ-ресурсов В жизненном цикле любого ИТ-ресурса можно выделить следующие действия, в результате которых организация несет расходы и затраты на: − приобретение ИТ-ресурса; − ввод в эксплуатацию; − сопровождение ресурса поставщиком или уполномоченными им лицами; − эксплуатация ИТ-ресурса; − использование ИТ-ресурса; − вывод ИТ-ресурса из эксплуатации и списание. 16 Следует отметить, что изменение остаточной стоимости ресурса (амортизация), возникающее в результате его морального и физического износа, в структуре сметы не учитывается, но используется при расчете себестоимости ИТ- услуг и стоимости ИТ-проектов. Таким образом, с жизненным циклом каждого ИТ-ресурса связано 4 типа расходов и 2 типа затрат, которые должны быть учтены при составлении сметы: 1. Капитальные затраты (Capital) — издержки на приобретение ресурса (например, стоимость лицензии). 2. Затраты на внедрение (Implementation) — издержки, связанные с вводом данного ресурса в эксплуатацию (например, оплата работ по внедрению программного продукта). 3. Расходы на сопровождение (Maintenance) — обязательные текущие расходы, связанные с владением данного ресурса, но не связанные с особенностями его эксплуатации (например, ежегодные лицензионные платежи). 4. Расходы на эксплуатацию (Support) — расходы, связанные с поддержкой функционирования и зависящие от особенностей его эксплуатации (например, расходы на администрирование программы или базы данных). 5. Расходы на использование (Usage) — расходы, связанные с объемом использования данного ресурса (расходные материалы или тарифицируемый трафик). 6. Расходы на утилизацию (Write-down) — расходы, связанные с выводом ресурса из эксплуатации и списанием. Следовать такой структуре расходов и затрат важно еще и потому, что когда CIO использует ее, видны те статьи затрат, которые пропущены и забыты. Логика обозначения типов затрат и расходов для каждого ресурса показана в таблице 2. 17 Таб. 2 Капитальные затраты (Capital Costs) — xxCC Капитальные затраты всегда связаны с приобретением какого-либо ИТресурса длительного периода времени. Отнесение затрат к данному типу не связано со стоимостью ресурса или периодом его списания на расходы согласно учетной политике организации. Ключевым фактором отнесения является длительность использования данного ресурса и единовременность понесенных на его приобретение затрат. Ключевыми признаками отнесения затрат к данному типу являются: − единовременность затрат; Приобретается материальный объект или лицензия на использование нематериального ресурса (программного обеспечения); − ресурс будет использоваться длительное время. Как правило, затраты данного типа относятся на приобретение основных средств и в дальнейшем амортизируются по мере эксплуатации данного ИТ- ресурса. Затраты на внедрение (Implementation Costs) xxIC. Вторым типом затрат являются затраты на внедрение ИТ- ресурса. 18 Основными признаками отнесения к типу затрат на внедрение являются: − единовременность; − это услуги, а не оборудование или лицензии; − как правило, есть привязка к приобретаемым ИТ-ресурсам. Заметим, что если внедрение является частью договора, связанного с приобретением ИТ-ресурса и по договору невозможно отделить затраты на приобретение и затраты на внедрение, то в такой ситуации все затраты идут как капитальные (под кодом xxCC). Однако смешения в одной статье затрат на внедрение и приобретение следует избегать, так как в такой ситуации сложно провести анализ, какая доля затрат пошла на сами ресурсы, а какая — на услуги по их вводу в эксплуатацию. Расходы на сопровождение (Maintenance Operations) xxMO Ценовая политика поставщиков оборудования и программного обеспечения, как правило, предполагает регулярные платежи поставщику за их сопровождение. Типовой пример — это оплата регулярного технического обслуживания, оборудования или регулярные лицензионные платежи. Расходами на сопровождение являются текущие расходы, связанные с владением данного ресурса, за исключением расходов на эксплуатацию и использование. Основными признаками такого типа расходов являются: − регулярность; − платежи поставщику или его уполномоченным агентам; − привязка сумм платежей к ранее приобретенным ИТ- ресурсам; − платежи вне зависимости от того, используется данный ресурс или нет; − платежи не зависят от объема использования ресурса. Зачастую расходы на сопровождение трудно отделить от расходов на эксплуатацию данного ИТ-ресурса. В таких случаях все текущие расходы 19 относятся на тип «расходы на сопровождение» (xxMO). Расходы же, связанные с эксплуатацией и использованием ИТ-ресурсов, имеют большой потенциал снижения именно за счет использования рыночных механизмов снижения цены. Расходы на эксплуатацию (Support Operations) xxSO В расходы на эксплуатацию попадают также все те расходы, которые по смыслу должны были бы относиться к типу xxUO, но по каким-либо причинам этого сделать нельзя. Расходами на эксплуатацию являются расходы, которые возникают у организации после ввода ресурса в эксплуатацию, за исключением прямых расходов на его использование. Основными признаками отнесения к типу «расходы на эксплуатацию» являются: − заменимость этих расходов использованием собственного персонала ИТ; − расходы происходят в период эксплуатации ИТ-ресурса; − расходы могут зависеть от объема эксплуатации. Расходы на использование (Usage Operations) xxUO При эксплуатации ИТ-ресурса часто возникают расходы, связанные с использованием данного ресурса, например, расходные материалы или тарифицируемый трафик. Расходы на использование являются прямыми издержками на ИТ-ресурс в процессе его использования. Основными признаками отнесения к типу «расходы на использование» являются: − расходы только на находящиеся в эксплуатации ресурсы; − регулярность платежей; − тарифицируются, как правило, от объема использования; − невзаимозаменяемые трудозатратами собственного персонала. Расходы на использование проще всего относить на ИТ-услуги, так каких легко использовать как драйверы расходов. Правила отнесения затрат и расходов по типам. При определении типа расходов и затрат следует руководствоваться следующими правилами: 20 1. Все единовременные издержки являются затратами одного из двух типов: xxCC (приобретение) и xxIC (внедрение). 2. Все регулярные издержки являются расходами одного из трех типов xxMO (сопровождение), xxSO (эксплуатация) или xxUO (использование). 3. Если по смыслу затраты нельзя отнести к типу xxIC (внедрение), то их следует относить на тип xxCC (приобретение). Если по смыслу расходы нельзя отнести к типу xxUO (использование), то их следует относить на тип xxSO (эксплуатация). 5. Если по смыслу расходы нельзя отнести к типу xxSO (эксплуатация), то их следует относить на тип xxMO (сопровождение). Таким образом, при определении типа расходов и затрат рекомендуется использовать следующий алгоритм: 1. Являются ли издержки разовыми ли регулярными? 2. Для разовых издержек — сначала выделить затраты на внедрение (xxIC), все остальное относится к типу приобретение (xxCC). 3. Для регулярных издержек — сначала выделить расходы на использование (xxUO), затем — на эксплуатацию (xxSO), все остальное относится к типу сопровождение (xxMO). Категории ресурсов Сети (Network) К категории «Сети» (NW) относятся все ИТ-ресурсы, обеспечивающие соединение пользователей и ИТ-ресурсов между собой. Основными группами в данной категории ресурсов являются: телефония, локальные сети передачи данных (LAN), глобальные сети передачи данных (WAN), сетевое оборудование систем хранения (SAN), call-центры. Типовыми единицами измерения для данной категории ресурсов являются — кбит/сек, количество портов маршрутизатора, объем переданной информации в ГБ, минуты телефонной связи. Исходя из этого, существует определенная свобода в группировке ИТресурсов данной категории. Предполагается, что для группировки ИТресурсов данной категории будет использован гибкий подход, исходя как из 21 географических, так и технологических принципов. Как уже было сказано выше, в организации использование одних ИТ — ресурсов другими используется через себестоимость операционных услуг. Как правило, выделяются следующие группы ресурсов: 1. Телефония (NWTEL). 2. Глобальные сети передачи данных (NWWAN). 3. Локальные сети передачи данных (NWLAN). 4. Сети систем хранения (NWSAN). 5. Call-центры (NWCAL). В таблице 3 приведены определения типов расходов и затрат (статей бюджета) для данной категории. 7. Программное обеспечение (Software) К категории программные «Программное обеспечение» (SW) продукты, которые по своей природе относятся не все являются неотъемлемой частью других ИТ-ресурсов (например, лицензия Cisco IOS относится к категории «Сети», а операционная система Solaris — к категории «Вычислительная техника»). К этой же категории относятся заказные разработки ПО. 22 Характерным свойством данной категории ресурсов является то, что для их использования требуется обязательное наличие ресурсов других категорий — прежде всего категорий «Сети» и «Вычислительная техника». Как правило, выделяются следующие группы ресурсов: 1. Программное обеспечение рабочих мест (SWPCS). 2. Серверное программное обеспечение (SWSOS). 3. Базы данных (SWDBS). 4. Интеграционное программное обеспечение (SWINT). 5. Прикладное программное обеспечение (SWBSS). 6. Программное обеспечение для нужд ИТ (SWITP). 7. Прочее ПО (SWOTH). Следует учитывать, что значительная часть расходов, связанная с внедрением программного обеспечения, попадает в категорию «Персонал ИТ» (наиболее типичными являются расходы внутреннюю разработку). Эти ресурсы и относящиеся к ним расходы не относятся к категории «Программное обеспечение». При этом группировка ресурсов в категории «Персонал ИТ» должна осуществляться таким образом, чтобы можно было вычислять совокупную стоимость владения (TCO) для ИТ-проектов и ИТуслуг. Печать/Копирование/Сканирование (Paperware) В данную категорию попадают все ресурсы, с помощью которых обеспечивается ввод/вывод бумажных документов в или из информационных систем, включая оборудование для копирования бумажных документов. Исторически копировальная техника была вне области ответственности ИТ, однако переход на цифровые технологии копирования привел к конвергенции четырех типов оборудования — принтеры, сканеры, копиры и факсы. Для данной категории ресурсов также применим другой термин — оргтехника. Как правило, ресурсами данной категории напрямую пользуются конечные пользователи. Кроме того, ресурсы данной категории редко потребляют 23 ресурсы других категорий, что позволяет достаточно просто определять их совокупную стоимость владения, стоимость одной страницы Как правило, выделяются следующие группы ресурсов: 1. Оборудование индивидуальных рабочих мест (PWPCS). 2. Оборудование рабочих групп (PWGRP). 3. Массовая печать/сканирование (PWMSS). В таблице 4 приведены определения типов расходов и затрат (статей бюджета) для данной категории: 8. Инфраструктура для ИТ (Facilities) Современное ИТ-оборудование предъявляет жесткие требования к используемой ИТ-инфраструктуре — центрам обработки данных, серверным комнатам, структурированным кабельным сетям. Типовыми ресурсами в категории «Инфраструктура» (FW) являются ЦОДы, СКС, электропитание и охлаждение. Типовыми метриками в категории «Инфраструктура для ИТ» являются: кв.м. площади ЦОД, стойка оборудования, кВт электропитания, порт СКС. Основными потребителями ресурсов данной категории являются ресурсы категорий «Вычислительная техника» и «Сети». Как правило, выделяются следующие группы ресурсов: 1. Структурированные кабельные сети 24 (FWSKS). 2. Центры обработки данных (FWCOD). 3. Серверные (компьютерные комнаты) (FWCPR). В таблице 5 приведены определения типов расходов и затрат (статей сметы) для данной категории. Консалтинг (Consulting) В большинстве случаев расходы на внешних консультантов могут и должны быть привязаны к конкретным ИТ-ресурсам одной из перечисленных выше пяти категорий. Например, при использовании консультантов для разработки или внедрения программного обеспечения расходы относятся к типу «Внедрение» категории «Программное обеспечение» (код статьи бюджета SWIC). Однако в том случае, если такое соответствие не может быть установлено, такие расходы должны относиться к данной категории «Консалтинг» (CL) Персонал ИТ (IT Employees) С точки зрения бюджетирования ИТ — персонал является наименее прозрачной категорией из ИТ-ресурсов. При этом практика показывает, что расходы на ИТ — персонал составляют до трети ИТ-бюджета, а их распределение на бизнес-заказчиков зачастую не производится. На поверхности всегда лежат расходы на заработную плату, но, например, другие расходы — на поиск и наём персонала, на обучение, сверхурочные 25 расходы — зачастую выпадают из ИТ-бюджета. Для правильной оценки экономической эффективности такого замещения необходимо иметь точный расчет стоимости такого ресурса как ИТ-персонал. Как правило, до 80% ресурса «Персонал ИТ» могут быть аллоцированы на внедрение и эксплуатацию других ресурсов из пяти основных категорий. То есть ресурсы данной категории должны быть сгруппированы таким образом, чтобы их можно было аллоцировать на пять основных категорий — «Сети», «Программное обеспечение», «Вычислительная техника», «Печать/копирование/ сканирование» и «Инфраструктура ИТ». В таблице 6 приведены определения типов расходов и затрат (статей сметы) для данной категории. Прочие ресурсы (Other) В данную категорию попадают те расходы, которые никак нельзя отнести к любой из перечисленных выше категорий. Она должна использоваться только в исключительных случаях. Основные понятия методологии ресурсного бюджетирования. Стандартные ресурсы, референтная модель и метрики ресурсов Методология ресурсного бюджетирования ИТ предполагает наличие для каждого стандартного ИТ-ресурса технически обоснованной единицы измерения, которая, с одной стороны, позволяет специфицировать потребность в данном ресурсе ИТ-сервисов или других ИТ-ресурсов, и с другой — ввести денежную оценку расходов каждого типа за единицу 26 ресурса. Таким образом, стандартный ИТ-ресурс — это ИТ-ресурс, однотипно используемый одной или несколькими ИТ- услугами, описанный в ИТ-стандартах организации, имеющий набор метрик и цен. Также отметим, что референтный ресурс — это элементарная единица стандартного ресурса. Разработка системы стандартов на ИТ-ресурсы и их метрик (единиц измерения) является одной из наиболее существенных задач при внедрении данной методологии. Требование измеримости ИТ-ресурсов возможно реализовать только при наличии документированных ИТ-стандартов, которые технически полно и однозначно описывают референтный ресурс и его единицы измерения. Список рекомендованных источников: 1. ИТ-инфраструктуры организаций. (Автор: Татьяна Жданова) 2. Обзор информационных технологий, используемых в управлении финансами на российских предприятиях. (Автор: Афян Е.В.) 3. Управление ресурсами ИТ. Объединять или разделять? (Автор: Виталий Лащенов) 4. Памятка по составлению ИТ-бюджета. (Автор: Иван Кормачев) 5. Управление бюджетом и затратами на ИТ. (Автор: Журнал «IT- Manager», 2010, №3, стр.47-49) 6. Планирование и эффективное управление ИТ-бюджетом. Часть 1 Планирование и эффективное управление ИТ-бюджетом. Часть 2 (Автор: Глеб Галкин) 27