Создание и эксплуатация АИС-БУ

Региональный финансово-экономический техникум АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (Вторая лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛ 3. СОЗДАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ АИС-БУ........................4 Глава 3.1. Подходы к созданию и внедрению АИС-БУ......................4 Глава 3.2. Критерии выбора ПО АИС-БУ...........................................12 Глава 3.3. Адаптация тиражных программ при создании АИС-БУ. 19 Глава 3.4. Ввод АИС-БУ в эксплуатацию...........................................37 Глава 3.5. Эксплуатация и сопровождение автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета................................41 3 РАЗДЕЛ 3. СОЗДАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЯ АИС-БУ Глава 3.1. Подходы к созданию и внедрению АИС-БУ Создание АИС-БУ требует приобретения, установки, наладки и обеспечения нормального функционирования: • технических средств; • системного и вспомогательного программного обеспечения; • специализированного ПО. Помимо этого уже на этапе внедрения должны быть выработаны регламенты работы сотрудников бухгалтерии с компьютерной системой. Между перечисленными компонентами существует значительная взаимозависимость, которую следует учитывать при создании и последующем развитии АИС-БУ. В общем случае состав перечисленных компонент зависит от: • целей и задач создаваемой системы обработки данных; • предполагаемого числа ее пользователей; • предполагаемой технологии организации многопользовательской работы (см. раздел 4 в третьей лекции); • наличного парка средств вычислительной техники, периферийных устройств и имеющейся сетевой инфраструктуры; • состава уже используемого системного и вспомогательного ПО; • предполагаемого объема затрат на создание АИС-БУ. АИС-БУ может создаваться как: • система автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета; • система комплексной автоматизации бухгалтерского учета; • составная часть интегрированной системы автоматизации управления предприятием. В первом случае на рабочие места устанавливаются компьютеры и разрозненные программы, обеспечивающие решение отдельных 4 задач учета. Сроки и затраты на создание такой компьютерной системы минимальны. Часто даже не нужно связывать компьютеры в единую вычислительную сеть. Поэтому минимальны требования к оборудованию и программам: достаточно лишь, чтобы последние обеспечивали необходимую функциональность. Однако при несистемном подходе к внедрению отдельных компонент АИС-БУ при их эксплуатации может возникать ряд проблем по взаимоувязке учетных данных. Прежде всего, они связаны с возможными рассогласованиями при ведении общих справочников, поскольку один и тот же объект учета на разных рабочих местах может кодироваться по разному. Вследствие этого при объединении данных программа будет рассматривать один и тот же объект как два разных. Часто такие ошибки очень трудно обнаружить и исправить. При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо необходимости устанавливать компьютеры и программное обеспечение на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т.д. Регламентирование сроков, условий и порядка выполнения отдельных операций нужны потому, что некоторые действия можно выполнять только в определенной последовательности. Например, нельзя выполнять операции формирования проводок по списанию себестоимости материалов на производство, если не введены или не обработаны должным образом все документы по приходу материальных ценностей, списание которых производится, поскольку себестоимость определяется по данным прихода. До ввода всех проводок по начислению общепроизводственных расходов нельзя выполнять их распределение по объектам аналитического учета счета основного производства и т.д. Перечень регламентных работ может быть очень велик, а его конкретное содержание в значительной 5 степени зависит от используемых программных средств и порядка разделения служебных функций между сотрудниками бухгалтерии. При создании АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием требуется выработка еще большего числа регламентов, в особенности, по выполнению работ обмена данными с подразделениями, решающими задачи оперативно-технического учета, планирования, анализа и т.д. При этом чем крупнее предприятие, чем больше его сотрудников занято в системе управления, тем сложнее задача составления регламентов, обеспечивающих их согласованную работу. Значение регламентов работы с компьютерной системой очень велико. При этом, помимо чисто содержательных аспектов работы в них должен быть предусмотрен порядок выполнения специфических операций, предусматриваемых технологией использования конкретных программных средств. Для многопользовательских АИС-БУ, которые по тем или иным причинам не используют общего информационного поля, очень важна выработка регламентов обмена данными и правил их кодирования на различных рабочих местах. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы согласованно вести общие справочники. Например, для того, чтобы разным объектам учета разные сотрудники не присвоили один и тот же код, каждому из них выделяют диапазон значений кодов, которые они могут использовать. Для того, чтобы избежать присвоения разных кодов одним и тем же объектам, заносимым в справочник, отдельные копии которого ведутся на различных рабочих местах, в регламенте оговариваются определенные правила присвоения кодов новым элементам справочников, определяется порядок и периодичность выполнения процедур информационного обмена между рабочими местами и т.д. При создании АИС-БУ, использующей единое информационное поле, многие из рассмотренных выше проблем согласования данных автоматически пропадают. Однако создание единого информационного поля не всегда технически возможно. Это бывает, например, тогда, 6 когда бухгалтерия использует данные, вводимые удаленными подразделениями, информационный обмен с которыми в реальном масштабе времени не может быть налажен. Следует иметь ввиду и то, что единая информационная среда, которая формируется при внедрении комплексной автоматизированной системы, отнюдь не всегда желательна. Это связано с тем, что цели и задачи бухгалтерского и оперативного учета существенным образом различаются, а менеджеры и бухгалтерия часто интерпретируют одну и ту же хозяйственную операцию по-разному. Например, взаимоотношения с одним и тем же покупателем бухгалтерия может отражать на разных счетах, но в целом, без особой детализации, а менеджеру нужно знать состояние взаиморасчетов по каждому договору, контракту. Поэтому, если бухгалтерия выполняет исключительно функции финансового учета и составления регламентированной отчетности, то ей нередко бывает целесообразно работать с автономным программным обеспечением и вести автономные информационные массивы. В идеале компьютерная система предприятия должна быть комплексной и охватывать все функции управления. Однако внедрение системы комплексной автоматизации управления – весьма длительный и достаточно дорогостоящий процесс. Кроме того, внедрение систем комплексной автоматизации управления «с нуля», когда отдельные подразделения не имеют достаточного опыта работы со средствами вычислительной техники и специализированным программным обеспечением, не всегда бывает гарантированно успешным. Это связано с тем, что применение комплексных систем, пронизывающих все функции управления, часто требует очень существенной перестройки привычной технологии функционирования бизнеса. А к этому сразу готовы отнюдь не все предприятия. Важно отметить и то, что во многих малых предприятиях не всегда требуется автоматизировать все, без исключения, управленческие функции. В то же время, финансовый учет и составление внешней от7 четности, представляемой государственным органам, учредителям, кредиторам, инвесторам - везде достаточно сложны и потому создание АИС-БУ необходимо практически всем, даже относительно небольшим предприятиям. Практика показывает, что внедрение компьютерных систем обычно осуществляется поэтапно. Сначала автоматизируется решение отдельных, наиболее сложных задач бухгалтерского и оперативного учета. Далее, автоматизация начинает охватывать учет в целом. И, наконец, после накопления необходимого опыта работы с различными программами, производится их интеграция в комплексную систему, увязывающую воедино все или основные функции бухгалтерского и оперативного учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности. Но даже поэтапную автоматизацию нужно осуществлять системно. Типичной ошибкой при внедрении АИС-БУ в начале-середине 90х гг. было бессистемное внедрение разрозненных, несвязанных друг с другом программ. В последующем многие предприятия вынуждены были отказываться от ранее приобретенного или самостоятельно созданного программного обеспечения и переходить к поэтапному внедрению комплексных программных средств, потенциально способных охватить все функции учета. Поэтому, даже при создании АИС-БУ как системы автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета, следует заранее выбирать такое программное обеспечение, возможности которого в последующем можно наращивать либо приобретая новые модули, либо используя все больший и больший набор функций. Например, создавая АИС-БУ на основе программы «Инфо-бухгалтерия» или «1С: Бухгалтерия» не обязательно пытаться сразу использовать все ее возможности. Освоение ее функций можно начать с ручного ввода проводок и получения основных выходных форм, представляющих бухгалтерские итоги. Параллельно с этим «низовые» участки учета можно вести вручную. По мере накопления опыта и на8 полнения справочников можно перейти к применению встроенных в типовую конфигурацию программы документов, что позволит автоматически составлять соответствующие им проводки. При внедрении многомодульных программных комплексов можно начать с приобретения и освоения возможностей одного-двух модулей, а потом докупать их по мере необходимости. Например, программный комплекс «Галактика» содержит около 40 модулей, предназначенных для решения задач бухгалтерского, оперативного и кадрового учета, планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства, управления финансами, снабжением, сбытом, маркетингом и т.д. Понятно, что внедрение всех их сразу не только нецелесообразно, но и просто невозможно. Поэтому внедрение системы «Галактика» обычно начинается с нескольких модулей, предназначенных для решения наиболее важных и сложных для данной организации задач и далее производится постепенное развитие автоматизированной системы управления предприятием за счет ее дополнения новыми модулями. При поэтапном развитии АИС-БУ во внимание должны приниматься уже имеющийся парк вычислительной техники, периферийных устройств, сетевая инфраструктура предприятия. Часто для внедрения новых версий программного обеспечения, новых модулей или просто для повышения производительности АИС-БУ требуется модернизация или вообще полная замена имеющихся компьютеров. Это достаточно дорогостоящее мероприятие, которое может занять продолжительное время, поскольку старые компьютеры надо демонтировать, установить новые, загрузить в них и должным образом настроить необходимое программное обеспечение. В этой связи следует иметь ввиду альтернативное решение, когда вместо радикального обновления всех компьютеров рабочих мест приобретается только один мощный сетевой сервер и развертывается специальное системное программное обеспечение, позволяющее перенести на него все функции по решению задач, оставляя за компьютерами ра9 бочих мест роль простого терминала. Такого рода систему можно развернуть быстрее и модификация аппаратного обеспечения в этом случае часто требует меньших затрат. Немаловажно и то, что использование централизованной технологии обработки данных в определенном смысле упрощает администрирование системы. Однако такое решение возможно не всегда. Эффективное многопользовательское применение многих пакетов программ требует высокопроизводительного сетевого оборудования. Поэтому вопрос о возможности перехода к использованию такого рода систем автоматизации часто упирается в необходимость радикального изменения сетевой инфраструктуры предприятия, что тоже не всегда возможно. Так, например, нередки случаи, когда радикально изменить сетевую инфраструктуру предприятия чрезвычайно затруднительно, потому что для прокладки нового сетевого кабеля нужно вскрывать полы и перекрытия основных производственных помещений, что требует полной или частичной остановки основных технологических процессов. В подобного рода случаях многие из ныне существующих программных средств использовать нельзя, а единственным выходом является применение централизованной технологии обработки данных, при которой нагрузка на сетевую инфраструктуру минимальна. Важным фактором, влияющим на создание и развитие АИС-БУ, является состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения. Как уже указывалось ранее, даже несмотря на то, что в подавляющем числе организаций в качестве клиентских операционных систем (ОС) используются те или иные разновидности Windows, иногда приходится сталкиваться с желанием использовать в АИС БУ программы для MAC OS, Linux. При внедрении и развитии системы компьютерного учета имеет значение и то, под управлением каких сетевых операционных систем могут функционировать внедряемые программы. Большинство разработок могут использоваться совместно с Novell Netware, серверными модификациями Windows. В по10 следнее время многие организации проявляют все больший интерес к применению в качестве сетевой операционной системы той или иной разновидности ОС Linux. При этом, в качестве клиентских ОС на рабочих местах могут использоваться привычные всем Windows. Однако отнюдь не все программные продукты, используемые для автоматизации бухгалтерии могут функционировать под ее управлением. В целом же, выбор системного программного обеспечения – прерогатива IT-подразделения фирмы. При выборе специализированного ПО АИС-БУ имеет значение также и то, на основе какой СУБД оно базируется. Дело в том, что на многих крупных предприятиях для решения различных задач обычно уже используется та или иная разновидность мощных промышленных СУБД, которую желательно использовать и при создании АИС-БУ. Из сказанного следует, создание АИС-БУ требует взаимосвязанного решения всей совокупности вопросов системной интеграции информационной системы, включая выбор специализированного программного обеспечения, технических средств, системного программного обеспечения и СУБД. При этом центральным вопросом является проблема выбора специализированного программного обеспечения, которое будет использоваться для решения задач бухгалтерского учета. В этой связи перед руководством предприятия и бухгалтерией встает вопрос: что лучше приобрести готовые тиражируемые программные средства или создавать оригинальную систему с привлечением специализированных фирм-разработчиков или собственными силами? Плюсы и минусы имеются и у первого и у второго подхода. Все зависит от целей автоматизации информационного процесса, а также реальной оценки собственных финансовых и профессиональных возможностей. Уникальные разработки дороги, а сопровождение такой системы делает ее еще дороже. Создание системы собственными силами опасно тем, что разработчики часто ориентируются на требования руководства в ущерб качеству проектируемой системы, а неправильно выбранная стратегия автоматизации, профессиональный уро11 вень разработчиков, увольнение одного из ведущих разработчиков и вовсе может поставить под угрозу реализацию всего проекта и приведет к потере времени и денежных средств. Поэтому приобретение тиражируемой системы солидной и надежной фирмы-разработчика и доведение ее до требований конкретного предприятия обычно является более предпочтительным вариантом. Глава 3.2. Критерии выбора ПО АИС-БУ Разнообразие представленных на рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач учета, закономерно ставит вопрос об эффективном выборе программного обеспечения, ложащегося в основу АИС-БУ. Задача выбора усложняется наличием существенных различий в концепциях построения программных средств, их функциональной полноте, порядке адаптации к потребностям конкретных пользователей, возможности использования на различных программно-аппаратных платформах, стоимости и т.д. В таблице 1 приведен набор общих критериев выбора программ для предприятий разных типов, условно классифицированных по числу сотрудников бухгалтерии. Таблица 1. Общие критерии выбора специализированного программного обеспечения бухгалтерского учета Размер бухгалтерии Малая (1-3 чел.) Основные критерии выбора ПО АИС-БУ 1. Унифицированная модель представления данных 2. Единая программная среда 3. Встроенные проблемно-ориентированные инструментальные средства 4. Функционирование в одноранговой сети или в сети ПК с выделенным сервером 5. Наличие сертифицированных для внедрения системы дилеров фирмы производителя ПО в собственном регионе 6. Возможность простого комплексирования со стандартным офисным ПО и проблемно-ориентированным ПО других производителей 12 Размер бухгалтерии Основные критерии выбора ПО АИС-БУ 1. Построение системы в виде полнофункционального набора специализированных по участкам учета программных модулей 2. Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки Средняя (4-10 чел.) 3. Функционирование в сети ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер 4. Функции разграничения прав доступа пользователей к данным 5. Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки 1. Построение системы в виде полнофункционального набора узкоспециализированных по участкам учета программных модулей 2. Возможность развития функций системы за счет профессиональных средств разработки 3. Возможность функционирования в неоднородных сетях, значительная независимость в выборе пользователем аппаратных средств, операционных систем и СУБД Крупная (>10 чел.) 4. Развитые функции разграничения прав доступа к данным и авторизации выполняемых пользователями действий 5. Развитое разграничение функций бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета; взаимодействие с подсистемами планирования, анализа, технико-экономической подготовки производства 6. Возможность комплексирования с ПО других производителей, в том числе с ПО собственной разработки 1. Соответствие перечисленным требованиям по отношению к отдельным предприятиям и самостоятельным подразделениям корпорации 2. Развитые средства репликации данных удаленных Корпоративная подразделений 3. Наличие средств консолидации данных для построения корпоративной отчетности, в том числе с возможностью ведения учета в различных учетных стандартах 13 Классификация, построенная на критерии числа сотрудников бухгалтерии предприятия, конечно, не является единственной при рассмотрении всего спектра различий программных систем, а приведенные в таблице цифры, характеризующие число сотрудников бухгалтерии для выделенных классификационных групп весьма условны. В то же время эта классификация неявно определяет степень специализации различных сотрудников, а, следовательно, и потребность в степени специализации отдельных компонент программного обеспечения. Для малых предприятий, где численность сотрудников бухгалтерии составляет 1–3 человека, наиболее целесообразным представляется применение ПО АИС-БУ, основанного на концепции универсальной модели учетных данных и построенного в виде единой программной системы. Этот вывод можно обосновать тем, что здесь обычно отсутствует значительная специализация сотрудников по участкам учета и ввод данных фактически ограничивается формированием проводок, расширенных минимальной аналитической информацией. Кроме того, использование набора специализированных модулей требует постоянного переключения между ними и нередко связано с выполнением технологических процедур вспомогательного характера, требующих передачи информации между ними. Такой порядок использования системы представляется менее эффективным, чем применение единой программной среды. С другой стороны, при наличии явной специализации сотрудников бухгалтерии, ведущих различные участки учета, более адекватным представляется использование программных комплексов, включающих специализированные по функциям и данным модули, каждый из которых, вследствие их специфики, дает более технологичные решения по обслуживанию информационных потоков, возникающих на каждом участке. Кроме того, обычно в бухгалтериях более крупных предприятий выше потребность в разграничении прав пользователей по доступу к информации, которая бывает более выраженной и проще 14 достигается при применении комплексов узкоспециализированных АРМ. Существенны различия между предприятиями и с точки зрения наличия технического персонала, способного выполнять техническое обслуживание АИС-БУ и привязку программ к особенностям учетной работы. У более крупных предприятий, как правило, такой персонал имеется. Поэтому здесь для адаптации ПО АИС-БУ могут привлекаться собственные квалифицированные сотрудники, которым вполне по силам использование достаточно сложного инструментария профессионального уровня. У малых предприятий собственный штат инженеров и программистов обычно отсутствует. Поэтому для них важна поддержка используемой программной системы со стороны сторонних специалистов – дилеров производителя, либо ее настройка собственными силами на основе встроенных в программы проблемноориентированных адаптационных средств. Другой аргумент в пользу несложного в эксплуатации проблемно-ориентированного инструментария в ПО АИС-БУ, ориентированного на небольшие предприятия, состоит в том, что здесь, как правило, учет проще и потому ниже потребность в функциональной полноте системы, которая может быть достигнута за счет применения относительно простых адаптационных механизмов. С рассмотренными выше аргументами общего характера связан и критерий поддержки возможности комплексирования с другим офисным ПО. Для предприятий, имеющих собственный штат программистов, весьма актуальна возможность организации связи стандартного ПО АИС-БУ независимого производителя с программами собственной разработки, в то время как для предприятий, не имеющих своего фонда программ, актуальным является, главным образом, возможность его комплексирования с программами других независимых производителей. Требования к возможности функционирования программных систем в среде вычислительных сетей и на разных программно-аппарат15 ных платформах достаточно очевидны. В этой связи для бухгалтерий с небольшим числом автоматизированных рабочих мест обычно вполне достаточно применения одноранговых сетей ПК на платформе Intel под управлением ОС Windows. Для более крупных бухгалтерий желательны программные системы, функционирующие в сетях ПК с выделенным сервером в архитектуре клиент-сервер. И, наконец, для АИС-БУ с большим числом рабочих мест бывает актуально применение неоднородных сетей с использованием серверов на более мощных программно-аппаратных платформах. Отсюда и требования к специализированным программам, предполагающие перспективное масштабирование системы и предусматривающие возможность его функционирования на основе технологии тонкого клиента. Подробнее об особенностях построения многопользовательских АИС-БУ. Для корпоративных систем критерии выбора ПО АИС-БУ дополнены требованиями поддержки функций репликации и консолидации данных с возможностью составления отчетности в нескольких учетных стандартах (см. раздел 6 в третьей лекции). Приведенные критерии определяют только самые общие требования к специализированному программному обеспечению АИС-БУ, однако они позволяют сузить выбор систем автоматизации, включаемых в дальнейшее рассмотрение. Определив наиболее подходящую группу программных средств, при детальном анализе конкретных программ следует обратить внимание на следующие факторы. 1. Возможность применения в используемых предприятием программно-аппаратных средах, состав вспомогательного программного обеспечения (СУБД и проч.), необходимого для функционирования специализированных программ. 2. Функциональные возможности – степень автоматизации и полноту решения наиболее сложных и важных для предприятия задач учета. 16 3. Состав адаптационных средств – возможности настройки программы на специфику ведения учета в организации. 4. Удобство пользовательского интерфейса – при вводе и корректировке данных, организации доступа к исходной и результатной информации. 5. Средства защиты данных от несанкционированного доступа, а также средства восстановления при сбоях в работе компьютерной системы или в результате ошибок при эксплуатации. 6. Возможность комплексирования с другими программными продуктами собственной разработки или других производителей, а также с офисным программным обеспечением общего назначения. 7. Качество, полноту и удобство использования документации, наличие дополнительных методических материалов по применению программных средств. 8. Надежность и перспективность фирмы-разработчика, наличие региональных филиалов, дилерской сети и возможности фирменной поддержки пользователей. От этого зависит профессиональная поддержка системы в процессе ее эксплуатации, возможности ее последующего развития. 9. Ценовую политику разработчика – стоимость лицензий на приобретение программы и оказания услуг по ее внедрению, сопровождению, состав скидок при приобретении новых версий. 10. Возможность поддержки со стороны аудиторских и консалтинговых фирм. Одним из важнейших факторов выбора ПО АИС-БУ является его функциональная полнота. Однако совершенно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бухгалтерского учета со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны. Например, предприятиям, не имеющим на балансе большого числа основных средств не требуется развитая поддержка функций их учета; при выполнении расчетов по начислению зарплаты отнюдь не всем требуются функции по учету северных надбавок, а во многих ма17 лых предприятиях не рассчитывают даже больничные листы и т.д. Поэтому требования к функциональной полноте ПО АИС-БУ должны рассматриваться индивидуально каждым предприятием. Кроме того, в понятие функциональная полнота в значительной степени вкладывается представление о степени автоматизации решения той или иной учетной задачи, а не о возможности или невозможности использования всей системы в целом из-за отсутствия конкретной функции. При этом, следует иметь ввиду, что для многих программных систем отсутствие той или иной функциональности в базовой поставке не означает невозможности ее достижения при использовании имеющихся у них адаптационных средств. Ведущие поставщики программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета часто предлагают целый спектр решений, ориентированных на предприятия различных отраслей, сфер и масштабов деятельности. Так, например, компания 1С поставляет программу «1С: Бухгалтерия» в модификациях для хозрасчетных и бюджетных предприятий. При этом «1С: Бухгалтерия» может поставляться в базовом, стандартном или профессиональном вариантах, отличающихся функциональным наполнением и возможностями адаптации к потребностям различных предприятий. Варианты поставки «1С: Бухгалтерии» различаются и встроенными средствами организации многопользовательской работы (однопользовательская версия, версии в архитектурах файл-сервер и клиент-сервер). Отдельные программные продукты компании 1C рассчитаны на применение упрощенной системы налогообложения, ведения учета и составления отчетности индивидуальными предпринимателями. Очень важным является анализ ценовой политики поставщика программы. Здесь надо принимать во внимание не только цену приобретения лицензий на использование программы, но и стоимость ее обновления при выходе новых версий, а также стоимость услуг по внедрению, адаптации и сопровождению. 18 Глава 3.3. Адаптация тиражных программ при создании АИС-БУ Тиражную компьютерную программу следует рассматривать и как готовое решение, предлагающее определенную методологию ведения учета, и как инструмент, способный адаптироваться к конкретным потребностям конкретных пользователей. Предлагаемое на рынке программное обеспечение бухгалтерского учета обычно позволяет с той или иной степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учета и составления отчетности. Однако нормативная база учета постоянно меняется, что требует либо перехода к новым версиям программ, либо их подстройки самим пользователем под изменившиеся условия. Кроме того в тиражном программном продукте нельзя заранее предусмотреть все, поскольку на конкретных предприятиях существует множество специфических учетных задач, для которых трудно разработать общую, универсальную технологию решения. В особенности это касается задач управленческого учета. Поэтому достаточно большое число пользователей желают как можно полнее «подстроить» программу под особенности ведения учета на собственном предприятии. При ориентации на массовое распространение программных продуктов разработчики часто не принимают непосредственного участия в их внедрении у конечных пользователей. Поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении программного обеспечения. Это свойство обеспечивается за счет встраивания в программы различных адаптационных средств, позволяющих выполнять настройку программных средств либо самим пользователем, либо специализированными внедренческими фирмами. 19 Основным назначением адаптационных средств бухгалтерских программ является: • настройка параметров функционирования программы; • определение правил автоматизированного формирования записей массива хозяйственных операций и контировки документов; • уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, если это необходимо, разработка собственных отчетных форм; • уточнение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их печатных форм. С точки зрения уровня компьютерной подготовки адаптационные средства следует разделять на пользовательские и профессиональные. Пользовательские адаптационные средства ориентированы на применение конечным пользователем системы и не требуют от него профессионального уровня компьютерной подготовки. Профессиональные адаптационные средства предназначены для специалистов по использованию компьютерной техники и программного обеспечения, требуют высокого уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, а часто и серьезных навыков программирования. Адаптационные средства также можно разделить на средства параметрической настройки и средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта. Средства параметрической настройки позволяют определять параметры, регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их выполнения. Следует разделять данные, которые программа используется при вычислениях и параметры, регулирующие их выполнение. Например, при выполнении ввода данных накладной параметрически может регулироваться факт вхождения или не вхождения НДС в цены товарно-материальных ценностей, указываемых в фактурной ча20 сти документа. При задании характеристик учетной политики с помощью параметра можно выбирать способ расчета себестоимости (по средневзвешенной цене, методами ФИФО, ЛИФО) при передаче материалов в производство и при реализации товаров и готовой продукции. Характеристики активности счета по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, забалансовый) или типа сальдо счета (свернутое, развернутое) тоже являются параметрами, определяющими алгоритм расчета сальдо счета и ряд других особенностей обработки связанных с ним данных. При внедрении системы требуется установить некоторые глобальные параметры, необходимые для работы программы. Их можно разделить на бухгалтерские и технологические. Бухгалтерские параметры определяют правовой и организационный статус предприятия, специфику его деятельности, начало расчетного периода, характеристики учетной политики (метод списания себестоимости материальных ценностей, порядок определения выручки от реализации для целей налогообложения, метод начисления амортизации (износа) основных средств и т.п.), национальную валюту, способы пересчета иностранных валют в национальную и т.д. Технологические параметры определяют различные характеристики ввода, отображения и печати данных (например, какие поля записи должны переноситься в новую запись при выполнении операции копирования); способы пересчета (ручной или автоматический) итогов; права пользователей на доступ к данным и выполнение различных функций программы и т.д. Способы установки этих параметров специфичны для каждой программы и обычно описываются в документации. Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта позволяют определять формулы и даже целые программы, используемые при расчете сумм проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых по данным первичных документов, вычислении показателей отчетов, выполнении вспо21 могательных вычислений. В некоторых системах автоматизации с помощью этих средств можно переопределять или создавать новые экранные формы, отчеты, описывать алгоритмы выполнения разного рода регламентных работ и т.д. Обычно считается, что средства параметрической настройки являются пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой прикладных решений – профессиональными. Однако это не совсем так. Иногда правильно установить необходимую комбинацию параметров может только специалист, хорошо понимающий особенности функционирования программного продукта. И, наоборот, часто для того, чтобы составить типовую операцию или формулу расчета того или иного показателя отчета специальных познаний не требуется и выполнить соответствующие действия может даже относительно неподготовленный пользователь. Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта следует разделять на встроенные (внутренние) и внешние. Внутренние средства создаются разработчиком программного продукта и тем или иным способом встраиваются в систему или поставляются с ней в виде отдельной программы. Они предназначены для создания расчетных формул или целых программ на встроенном языке системы, проектирования внешнего вида экранных форм и отчетов. Например, со стандартной и профессиональной версиями «1С: Бухгалтерии» поставляется программа «Конфигуратор», которая позволяет вносить изменения в конфигурацию системы. С ее помощью можно проектировать экранные и печатные формы документов, создавать новые справочники, отчеты, формы представления реестров документов и операций, разрабатывать программы на встроенном языке системы, определять пользователей, их права и т.д. Средства создания типовых операций «1С: Бухгалтерии» также можно отнести к 22 встроенным средствам внесения изменений в слой прикладных решений. Внешние средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта, как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета только разрабатывают принципы и технологию их использования совместно со своими разработками. Например, некоторые программы, основанные на применении СУБД, предоставляют опытному пользователю возможность создания собственных запросов к базе данных на универсальном языке SQL (Structured Query Language), который "понимают" все мощные СУБД. В некоторых разработках можно заменять отдельные составляющие системы программами, разработанными с применением универсальных систем программирования Visual Basic, Delphi и др. Совместно с некоторыми системами можно применять универсальные генераторы отчетов типа Crystal Reports. Разработчик системы автоматизации не имеет никакого отношения к созданию этих средств. Он лишь разрабатывает технологию их применения совместно с поставляемыми им программными продуктами. Встроенные средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта могут быть как пользовательскими, так и профессиональными. Внешние средства, как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими и сопровождаюшими систему автоматизации. Предлагаемые на рынке программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета допускают: • использование их как готового решения; • использование как готового решения с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки; • внедрение и использование с перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета. 23 С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности, предлагаемые на рынке программные продукты разделяются на: системы с замкнутой функциональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью и системы полностью реконфигурируемые. Системы с замкнутой функциональностью. К ним относятся программные средства, внесение изменений в которые доступно только самому разработчику. В таких системах реализована определенная методология ведения компьютерного учета, изменение которой конечным пользователем невозможно. Заранее определены состав форм ввода данных, алгоритмы обработки информации, номенклатура, состав показателей и формы представления выходной информации. Изменение поведения таких систем, если и можно выполнить, то только в очень ограниченных пределах. Применяя их, пользователь должен удовлетвориться теми возможностями, которые в них изначально заложены разработчиком. Всякое развитие и изменение функциональности может быть проведено только при непосредственном участии разработчика. Существенным недостатком программных средств такого рода является то, что при всяком изменении законодательства, затрагивающем состав и правила формирования показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т.д., пользователь должен ждать от разработчика новой версии. Кроме того, обычно невозможно подстроить такую систему под специфическую отраслевую или внутрифирменную специфику. В связи с этим, системы с замкнутой функциональностью - это либо достаточно простые программные средства, ориентированные на небольшую часть типовых задач, либо системы сделанные на заказ, под конкретное предприятие или их группу. Предполагается, что пользователь имеет непосредственный контакт с разработчиком, кото24 рый по его требованию оперативно вносит в программу необходимые изменения. Системы с ограниченно развиваемой функциональностью. Эти системы построены таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых пределах расширен, дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Например, система может быть настроена самим пользователем на изменения в правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов. Однако вносить изменения в структуру данных в этих программах можно с весьма большими ограничениями. Многие программные продукты построены таким образом. В них имеются так называемые генераторы отчетов, которые позволяют самому пользователю спроектировать новую отчетную форму или переопределить старую. Специальные средства дают возможность определить иные правила контировки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия. Однако внести значимые изменения в структуру базы данных, а, соответственно, и в реквизитную структуру экранных форм пользователь не может. Также он не может переопределить многие расчетные алгоритмы, заложенные в программу. Системы полностью реконфигурируемые. Такие системы предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить новые типы документов, экранные формы для ввода их информации, структуры данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов документов. При этом все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации также обычно могут быть перестроены, реконфигурированы. Это означает, что пользователь может существенно изменить изначально 25 заложенную в программу методологию учета и фактически перепроектировать систему заново. Последнее делается нечасто, но, в принципе, возможно. Наиболее распространенными и типичными примерами такого построения систем автоматизации учета являются программы семейства «1С: Предприятие», «Инфо-предприятие» и «Турбо Бухгалтер». Фактически здесь пользователю предоставляются возможности полного перепрограммирования всей системы, создания собственных форм ввода информации, расчетных алгоритмов, отчетов. Например, система «1С: Торговля и Склад» используется в представительстве Microsoft в России для учета затрат на рекламу, то есть для выполнения функций, в общем, довольно далеких от «чистого» учета торговых операций. Системы с замкнутой функциональностью могут использоваться только как готовые решения. Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего – это настройки типовых операций и правил контировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение изменений в слой прикладных решений. Установив готовое решение его можно сразу использовать для ведения учета. При этом для привязки программы к особенностям учетной политики предприятия достаточно использования простых средств параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АИС-БУ только задач финансового уче26 та и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом. Сказанное верно отнюдь не всегда. Например, если учетная политика предприятия предполагает списание себестоимости реализованных товаров методом ЛИФО, то при использовании «1С: Бухгалтерии» средств параметрической настройки достаточно, поскольку реализация этого метода изначально заложена в типовую конфигурацию и нужно лишь указать в специальной экранной форме, что следует применять именно этот метод. При использовании же программы «Финансы без проблем» придется выполнять переопределение стандартно поставляемых настроек типовых операций, поскольку они не включают описание алгоритма соответствующих расчетов. Таким образом в данной ситуации использовать стандартный вариант поставки программы «Финансы без проблем» в качестве готового решения нельзя и ее следует существенно реконфигурировать. Применение любой комплексной системы ведения бухгалтерского учета как готового решения совершенно не означает, что все задачи будут решаться в автоматизированном режиме. Любая программа, обеспечивающая комплексное решение задач бухгалтерского учета, предоставляет возможность ввода проводок, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, представляющих данные о движении средств по счетам. В большинстве случаев можно говорить и о возможности подготовки и печати наиболее распространенных первичных документов: платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д. Однако решение более специфичных задач таких, как расчет себестоимости списываемых на производство материалов, начисление износа основных средств, расчет курсовых разниц и т.д. программой может не обеспечиваться потому, что внедряемая система автоматизации как готовое решение не включает соответствующих функций (не приобретен необходимый модуль, не реализован соответствующий алгоритм). Кроме того, во многих случаях программные средства обеспечивают 27 правильное решение определенной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета. Например, для корректного расчета развернутого сальдо при использовании любой программы следует вести аналитический учет на счетах взаиморасчетов. В противном случае в ряде ситуаций развернутое сальдо будет вычисляться неверно, поскольку исходная информация не позволит программе разделить движение средств по разным контрагентам. Различные программы несут в себе различную методологию компьютерного учета. К примеру, в некоторых программных комплексах для корректного расчета курсовых разниц по определенному счету нужно, чтобы движение средств по каждой валюте отражалось на отдельном субсчете. Многие другие программы такого требования не предъявляют. Для возможности автоматизированного составления многих форм регламентированной отчетности от пользователя требуется строгое следование рекомендуемой разработчиком системе субсчетов и типов аналитических счетов, поскольку алгоритмы расчета включаемых в них показателей используют сведения об остатках и оборотах конкретных субсчетов или аналитических разрезов. Если пользователь не ведет эти субсчета (аналитические разрезы) или отражает на них иную, чем рекомендовано разработчиком программы, информацию, то отчетность будет составляться неверно и соответствующие формы придется заполнять вручную. Более того, даже при строгом следовании рекомендациям разработчиков программы не все формы могут быть заполнены в автоматизированном режиме, поскольку для расчета некоторых показателей бывает необходимо привлекать данные, которых нет в информационной базе учета. Разработчики наиболее широко тиражируемых программных продуктов уделяют методологии компьютерного учета особо пристальное внимание для того, чтобы их можно было использовать как готовые решения в части решения задач финансового учета и составления отчетности. 28 Например, типовая конфигурация «1С: Бухгалтерии» тщательно выверяется опытными аудиторами и специалистами по организации компьютерного учета на предмет соответствия требованиям Минфина и налоговых органов РФ. Она сертифицирована Минфином РФ на соответствие требованиям ведения бухгалтерского и налогового учета. Заложенная в нее структура учета учитывает множество возникающих при составлении отчетности нюансов и потому настоятельно рекомендуется придерживаться используемых в ней аналитических разрезов даже в том случае, если они, на первый взгляд, представляются избыточными. Таким образом для того, чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений необходимо строго следовать методическим рекомендациям разработчика программного продукта. Это часто требует изменения привычной методологии ведения бухгалтерского учета при внедрении программных средств в эксплуатацию. Многие предприятия оказываются к этому не готовы и потому возможности готовых решений используются ими не в полной мере, а автоматизация решения многих задач учета становится неполной. Несмотря на то, что внедрение типовых, готовых решений нередко связано с ломкой старых подходов к ведению учета, его старой, привычной технологии, не следует забывать, что типовые решения не создаются на пустом месте, а являются результатом долгого труда, обобщения и переосмысления практики ведения учета многих организаций. Эти решения включают в себя лучший опыт хозяйствования и управления предприятиями. Если обратиться к западному опыту, то можно видеть, что там даже организацию бизнеса нередко подстраивают под компьютерные программы ведущих производителей, хорошо понимая, что предлагаемые в них решения специальным образом оптимизировались с учетом накопленного опыта внедрений. При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки, пользователь или специалисты по вне29 дрению так или иначе изменяют слой прикладных решений программы. Уровень сложности внесения такого рода изменений может быть различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих действий по силам даже относительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто, для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов или определения алгоритмов расчета показателей отчетов требуется привлечение профессиональных специалистов по внедрению и сопровождению программ. Например, при использовании готового решения типовой конфигурации программы «1С: Бухгалтерия» или «Инфо-Бухгалтерия» пользователь может расширить ее возможности за счет составления собственных типовых операций. Приобрести навыки их составления относительно несложно и эти действия могут быть выполнены в непосредственном режиме работы с информационной базой системы. Такие изменения не затрагивают типовую конфигурацию. Изменять конфигурацию программы намного сложнее. Для облегчения внесения небольших дополнений, не затрагивающих структуру учета типовой конфигурации в программе предусмотрено множество так называемых «конструкторов», которые позволяют конечному пользователю, даже совершенно не знакомому с программированием, формировать новые справочники, документы и отчеты. Кроме того, на дисках информационно-технологического сопровождения (ИТС) постоянно публикуются методические материалы по созданию дополнений к типовым конфигурациям силами самих конечных пользователей. В частности, там приводятся рекомендации о том, как менять конфигурацию таким образом, чтобы издаваемые самой фирмой «1С» дополнения и новые версии типовых конфигураций не конфликтовали с ранее созданными пользовательскими настройками. Однако все-таки, конфигурирование- сложная задача, требующая большого опыта работы с программой, а часто и серьезных навыков программирования. Поэтому для выполнения этих действий обычно привле30 каются профессиональные специалисты по внедрению и сопровождению. Во многих программах, особенно рассчитанных на крупные предприятия, все адаптационные средства достаточно сложны и рассчитаны, в первую очередь, на профессионалов по применению средств вычислительной техники. Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета, сопровождаемое перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета. Возможности выполнения подобного рода перенастройки у систем с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в немалой степени различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно применять только изменение системы типовых операций, части правил обработки документов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без непосредственного участия разработчика программы здесь нельзя. В полностью реконфигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или большую часть расчетных алгоритмов, экранных форм, а нередко и структуры баз данных. Необходимость во внесении серьезных изменений в типовую методологию учета обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением стандартных задач финансового учета и желают в полном объеме автоматизировать функции ведения управленческого учета на своем предприятии в точном соответствии со своими потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой функциональностью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто невозможно, поскольку это может потребовать внесения таких изменений в программу, которые выходят за рамки открытых для изменения компонент слоя прикладных решений. В полностью реконфигурируе31 мых системах возможности изменения методологии компьютерного учета практически безграничны, поскольку здесь можно не только реализовать или переопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации. Многие пользователи полностью реконфигурируемых систем автоматизации бухгалтерского учета, таких как «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» стремятся к тому, чтобы полностью «подогнать» программное обеспечение к предъявляемым ими требованиям. Одной из причин отказа от типовых решений является привычка пользователей к определенной методологии ведения бухгалтерского учета и их нежелание отказываться от выработанных годами подходов к формированию записей на счетах, ведению аналитического учета и составления отчетности. Специализированные внедренческие фирмы обычно охотно идут на реконфигурирование программ, поскольку выполнение подобного рода работ приносит им значительную прибыль. В многих случаях стоимость выполнения работ по реконфигурированию в несколько раз превышает стоимость самого программного продукта. Поэтому, начиная серьезные изменения, следует хотя бы ориентировочно оценить стоимость и продолжительность необходимых работ. Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и отказ от типовой методологии учета, предлагаемой их разработчиками очень ответственный шаг, поскольку в этом случае часто приходится полностью отказаться от возможности применения новых типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фирмой разработчиком в связи со сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации индивидуальных решений также может оказаться существенно более высокой, чем при использовании типовых решений. 32 Нередко желание создать индивидуальное решение бывает вызвано отраслевой спецификой учета на предприятии. В этой связи следует иметь ввиду, что для некоторых полностью реконфигурируемых систем автоматизации учета имеются большие библиотеки специализированных отраслевых решений. Так, например, фирмой «1С» и ее многочисленными партнерами создано большое число специализированных конфигураций программ системы «1С: Предприятие», предназначенных для решения задач учета на предприятиях различных сфер деятельности. Поэтому, перед тем как принять решение о создании полностью оригинальной конфигурации, следует внимательно ознакомиться с набором уже существующих готовых решений. В таком поиске большое подспорье может оказать регулярно переиздаваемый фирмой «1С» сборник «Внедренные решения на основе системы программ «1С: Предприятие», содержащий аннотации различных прикладных решений, созданных партнерами фирмы «1С» для автоматизации учета в различных областях деятельности с учетом внутрифирменной и отраслевой специфики предприятий. Вполне возможно, что среди них найдется такое, которое уже апробировано на схожих предприятиях и в него потребуется внести лишь небольшие дополнения. Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек. Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на совместимость с уже имеющимися процедурами обработки данных. Поэтому следует сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутствующим функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную ответственность исполнителей и заказчика. Все это следует свести в единый документ или их совокупность, обычно именуемую «Техническим заданием». В техническом задании должны быть отражены виды учета (оперативный, бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложения), которые затрагиваются производимыми изменениями. Должны быть перечислены и подробно описаны все внутренние докумен33 ты, специфические отчеты, а также аналитические разрезы, необходимые для ведения учета и составления отчетности. В техническом задании должны быть отражены структура подразделений и филиалов предприятия, его виды деятельности, учетная политика, штатное расписание, должностные инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация которых должна быть выполнена в первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо тщательно. В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно характеризующие все необходимые изменения в составе и структуре нормативно-справочной информации, структуре аналитического учета, перечне, реквизитном составе, порядке организации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных документов и их журналов, изменения в номенклатуре, реквизитном составе и формах представления отчетов. Особое внимание следует уделить формулировке пожеланий к особенностям эксплуатации автоматизированной системы с учетом сложившегося разделения труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных заинтересованных служб предприятия. Помимо описания функционально-технологических особенностей построения и эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в работе по проекту, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решений. Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы. Вообще говоря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект технического задания он представляет со своей стороны можно косвенно судить о его опыте в выполнении подобного рода работ. Опытный ис34 полнитель постарается как можно полнее и детальнее описать состав необходимых работ, порядок и условия их выполнения, обоюдную ответственность сторон. Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета проводят аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов. Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимание на наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из признаков подготовленности внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель может выдвинуть предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов, достижению более полного и достоверного отражения учетной информации, снижению трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу отвергать выдвинутые предложения, поскольку специалисты по внедрению систем компьютерного учета обобщают опыт их настройки и эксплуатации у большого числа клиентов. В общем случае жизненный цикл (ЖЦ) программного обеспечения – это модель создания и использования программного обеспечения, отражающая его различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данном программном изделии и заканчивая моментом полного прекращения его использования. Основными этапами ЖЦ ПО являются: • анализ требований; • проектирование; • кодирование (программирование); • тестирование и отладка; • эксплуатация и сопровождение. При развертывании готовых программных продуктов конкретные поставщики ПО предлагают свои схемы внедрения и адаптации 35 программных продуктов к условиям функционирования на конкретном предприятии. Например, при развертывании программных продуктов системы программ «1С: Предприятие» компания 1С предлагает своим партнерам выделять следующие основные этапы ЖЦ автоматизированной системы: • экспресс-обследование; • анализ и построение технической архитектуры; • поставка и установка программного обеспечения; • детальное обследование, адаптация и тестирование; • внедрение; • обучение; • сопровождение. Каждый этап ЖЦ ПО должен соответствующим образом документироваться. Например, для реализации указанной модели этапов ЖЦ компания 1С рекомендует партнерам следующую схему документирования. 1. Экспресс-обследование: • опросники, анкеты; • отчет об экспресс-обследовании; • коммерческое предложение; • план-график работ. 2. Анализ и построение технической архитектуры: • отчет по результатам обследования; • отчет по результатам проверки; • предложение по модернизации компьютерной системы; • накладная на передачу оборудования. 3. Поставка и установка программного обеспечения: • договор на поставку ПО, план-график поставки; • документы на поставляемое ПО; • договор на установку ПО; • акт приема-сдачи выполненных работ. 36 4. Детальное обследование: • договор на детальное обследование, план график обследования; • перечень работ или техническое задание; • акт приема-сдачи выполненных работ. 5. Адаптация и тестирование: • договор на адаптацию, план-график адаптации; • протокол проведения тестовых испытаний; • акт приема-сдачи выполненных работ по адаптации. 6. Внедрение: • договор на внедрение; • план ввода в эксплуатацию; • план переноса данных; • протокол ввода в промышленную эксплуатацию; • акт приема-сдачи выполненных работ. 7. Обучение: • договор на обучение; • учебные планы; • акт приема-сдачи выполненных работ. 8. Сопровождение: • договор на оперативное обслуживание или договор на абонентское обслуживание; • акт приема-сдачи выполненных работ. Для каждого вида документа предлагается стандартный шаблон, который в конкретных случаях уточняется. Глава 3.4. Ввод АИС-БУ в эксплуатацию Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции 37 учетного персонала, и т.д. Работники бухгалтерии должны пройти специальную подготовку работы на компьютере. Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены: • аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов; • установка программного обеспечения; • создание и заполнение справочников условно-постоянной информации; • ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам. Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедиться в правильности выбранной учетной политики предприятия и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных. Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать. Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различ38 ных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники разделяются на пользовательские и системные. Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов, справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д. Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющих технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМов, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером. Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, начиная с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после создания всех необходимых справочников. Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, то программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сба39 лансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит покинуть таблицу ввода сальдо. При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего счета вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно путем составления оборотной ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны. Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе – остатки необходимо вводить «задним числом», т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) – тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало. Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета — субсчета — счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету – по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках 40 каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях. После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет. Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды. На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе. Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, «горячих» клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер. Глава 3.5. Эксплуатация и сопровождение автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета При использовании АИС-БУ бухгалтером выполняется определенная последовательность действий, направленных на получение полной и достоверной информации о фактическом состоянии производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, необходимой и достаточной для принятия решений внутренними и внешними пользователями. 41 Информационная технология бухгалтерского учета на компьютере – это совокупность четко регламентированных человекомашинных операций, выполняемых в определенной последовательности от создания первичных документов до формирования управленческих сводок и финансовой отчетности. В работе бухгалтера на протяжении отчетного периода выделяются четыре основные этапа: • формирование и обработка первичных документов, регистрация хозяйственных операций в базе учетных данных; • обобщение учетных данных; • получение выходной информации – справок, учетных регистров и отчетности; • завершение отчетного периода и переход к новому отчетному периоду. Помимо этого требуется выполнение ряда технологических работ, связанных с поддержанием в работоспособном состоянии программного обеспечения, обеспечения целостности и сохранности информационной базы. В ряде случаев конечные пользователи в состоянии выполнять их самостоятельно, но нередко требуется привлечение специалистов-профессионалов, выполняющих функции администрирования системы. При ведении компьютерного учета нужно хорошо понимать технологию решения конкретных учетных задач в используемой программе, порядок ее применения при отражении тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, бухгалтеру требуется оперативная информация об изменениях в нормативной базе учета. Все это требует непрерывной методической и правовой поддержки пользователей систем компьютерного учета, а также своевременного обновления используемых программ. Корректность ведения учета требует от бухгалтера хорошего знания существующей нормативной базы. Самостоятельно отслеживать все изменения в федеральном, региональном и местном законода42 тельстве достаточно сложно. Поэтому многие бухгалтеры и экономисты являются пользователями правовых баз данных. Производители правовых баз данных постоянно следят за изменениями в нормативной базе, профессионально их аккумулируют и поставляют своим подписчикам в виде программных продуктов. Правовые базы данных являются одной из важнейших составляющих информационного фонда АИС-БУ. В настоящее время правовые базы данных общего назначения различной степени полноты поставляются несколькими производителями, в том числе и фирмами, специализирующимися на разработке программных продуктов для экономических расчетов. Важной особенностью специализированных правовых баз данных является возможность их тесной интеграции с программными продуктами, предназначенными непосредственно для той же предметной области, в частности бухгалтерского учета. Это обеспечивается за счет тесной увязки понятий, которыми оперирует прикладная программа, с определенными совокупностями документов информационной базы правовой системы. Например, интеграция системы «Гарант» с программами системы «1С: Предприятие» предоставляет пользователям дополнительные возможности в работе. Контекстно-зависимая система помощи пользователю включает около 300 точек входа в специальные подборки документов. В программе «1С: Бухгалтерия» точки входа осуществляют контекстное обращение к соответствующей нормативной информации непосредственно из Плана счетов, Журнала операций или из форм отчетности. Благодаря этому пользователь может быстро, не выходя из программы, получить необходимое правовое обоснование порядка отражения того или иного факта хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, разъяснения по расчету интересующего показателя отчетности и т.д. В программе «1С: Зарплата и кадры» к системе помощи можно обратиться либо из Журнала расчетов, либо из конкретного документа 43 для получения необходимых сведений о порядке применения того или иного вида начислений и удержаний. В целях обеспечения непрерывной комплексной правовой и методической поддержки осуществляется программа информационно-технологического сопровождения (ИТС) пользователей программных продуктов экономического назначения фирмы «1С». Ее суть состоит в обеспечении подписчиков продуктом, включающим основную методическую и правовую информацию необходимую для текущей работы. ИТС является центральным звеном поддержки всех категорий пользователей и позволяет сконцентрировать основную методическую работу в едином периодическом издании. Зарегистрированные пользователи программах систем «1С: Предприятие», «Инфо-Предприятие» и «Турбо-Бухгалтер» могут оформить подписку на информационно-технологическое сопровождение. Технологической основой этого сервиса является ежемесячно выпускаемый фирмой «1С» компакт-диск, содержащий комплекс разнообразных материалов, рассчитанных как конечных пользователей экономических программ, так и на специалистов по их внедрению, сопровождению и настройке конфигураций на особенности конкретных предприятий. Распространение дисков ИТС осуществляют сервис-парнеры и франчайзи фирмы «1С». Они каждый месяц доставляют подписчикам очередной CD-ROM, устанавливают с него новые релизы (выпуски) системы, проводят актуализацию информационных разделов и методических материалов, а также (при заключении дополнительного договора на абонементное обслуживание) помогают пользователям в освоении новых возможностей программ системы «1С: Предприятие» и проводят профилактику компьютерных систем для предотвращения сбойных ситуаций и обеспечения надежной и эффективной работы. Информационная база нормативных актов на дисках ИТС расширена за счет консультаций, публикуемых в изданиях АКДИ «Экономика и жизнь». В этот раздел включены актуализированные на 44 текущий момент и приведенные в соответствие с действующим законодательством консультации экспертов по вопросам права, налогообложения и бухгалтерского учета. Для всех, включенных в информационный фонд консультаций, указан точный срок их действия, и все они имеют ссылки на нормативную базу «1C: Гарант». Помимо этого в состав дисков ИТС включаются консультации, опубликованные в изданиях Международного еженедельника «Финансовая газета». Материалы этого раздела подготовлены ведущими специалистами Минфина и МНС России и содержат ответы на наиболее сложные вопросы по ведению бухгалтерского учета и налогообложению, а также комментарии по практическому применению нормативных документов. Информация оформляется в виде полнотекстовой базы данных и связывается гиперссылками с нормативной базой «1C: Гарант. Правовая поддержка». В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета, ростом их функциональности возрастает и сложность их освоения, строже становятся и требования, которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях программных средств автоматизации учета и повысить эффективность технологии их применения. В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета следует рассматривать с нескольких сторон. Прежде всего, следует иметь ввиду, что любая компьютерная система является носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма-производитель должна предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, начинающие пользователи системы должны иметь возможность получения начальных навыков по работе с программой, а более опытные - углублять свои знания по возможностям ее эффективного применения. 45 По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего, это касается процедур формирования записей на счетах. На текущий момент в программах ведущих производителей подавляющую часть операций можно отражать с высокой степенью автоматизации, используя компьютерные документы, при проведении которых проводки формируются автоматически. Это существенно облегчает работу, но требует от бухгалтера более строгой дисциплины по соблюдению встроенной в конфигурацию системы технологии решения задач. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных базируется на строгой модели учета, которая предполагает соблюдения определенных правил оформления операций. Это касается ведения системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также порядка применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок и система может дать неправильные результаты. Поэтому при активном использовании различных режимов автоматического формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в программе правила. Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые разъяснения по применения их программных продуктов. Так, например, для описания особенностей технологии применения системы компьютерных документов в состав документации программы «1С: Бухгалтерия» включен отдельный том, включающий соответствующие пояснения. Кроме того, фирмой «1С» постоянно издаются сборники методических рекомендаций по ведению учета в программе, разъясняющие технологические особенности ее применения при решении различных учетных задач. На уже упоминавшихся ежемесячно издаваемых дисках ИТС пользователи могут найти рекомендации по использованию программ системы «1С: Предприятие», советы линии консультаций, ответы на вопросы пользователей, информа46 цию о новых разработках экономического направления, интересных решениях задач автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, учебные материалы и другую полезную информацию. Помимо типовой конфигурации, с системой программ «1С: Предприятие» могут использоваться и специализированные конфигурации, создаваемые как самой фирмой «1С», так и ее партнерами. Число таких конфигураций уже очень велико. Для ознакомления пользователей с существующими апробированными решениями для предприятий различных отраслей и сфер деятельности выпускается сборник «Внедренные решения на основе системы программ «1С: Предприятие», включающий краткое описание множества специализированных конфигураций и позволяющий наглядно представить спектр применения этой системы программ. Изданию методических материалов по использованию своих программных продуктов для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа большое внимание уделяет фирма «Инфософт». В частности, ею распространяется фундаментальное издание, содержащее детальные рекомендации по организации компьютерного учета на основе программы «Интегратор» на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности. Помимо учебно-методической литературы пользователям также предлагаются различные демонстрационные и обучающие материалы и системы. В частности, с основными возможностями программных продуктов можно ознакомиться по их демоверсиям. Целый ряд изданий предназначен для специалистов, осуществляющих администрирование систем компьютерного учета и их адаптацию к потребностям конкретных предприятий. Особенно активно такие издания выпускает фирма «1С». В них обобщается опыт создания и поддержки конфигураций систем, описываются внутренние особенности функционирования систем и приводятся примеры эффективного применения их наиболее сложных для освоения механизмов и функций, содержатся рекомендации по оптимальному применению 47 различных возможностей и компонент систем для решения конкретных задач. Системы компьютерного учета находятся в непрерывном развитии. Это вызвано как необходимостью актуализации в связи с изменениями в нормативной базе учета, так и в связи с ростом функциональности для более полного соответствия потребностям учетной работы различных предприятий. Поэтому необходимо оперативное обновление программных продуктов у их пользователей и предоставление им информации по технологическим особенностям применения их новых возможностей. Практически все производители тиражных программных продуктов оперативно информируют пользователей о выходе новых версий их разработок, используя для этого средства массовой рассылки различных материалов, рекламу и статьи в средствах массовой информации. В последнее время все шире используется сеть Интернет. Многие фирмы-разработчики программного обеспечения размещают на своих сайтах новые версии программ и зарегистрированные пользователи могут загрузить их и установить на свои компьютеры. Небольшие дополнения к программам распространяются бесплатно, а существенно дополненные версии программ – на платной основе. Первым и естественным требованием к системе автоматизации учета является ее соответствие текущим нормативным актам, регламентирующим порядок отражения фактов хозяйственной деятельности в системе счетов бухгалтерского учета и составления отчетности. Большинство изменений в нормативной базе так или иначе требуют изменений в методологии компьютерного учета. Практически каждый квартал изменяется либо состав форм финансовой отчетности, либо порядок расчета их показателей. Поэтому многие фирмы-производители программных продуктов для ведения бухгалтерского учета ежеквартально готовят методические материалы и настройки правил формирования регламентированной финансовой, налоговой и прочей отчетности. Например, уже начиная с самых ран48 них версий программы «1С: Бухгалтерия» ее зарегистрированные пользователи могли получать методически выверенные настройки для формирования регламентированной отчетности и соответствующие рекомендации по ведению компьютерного учета для ее корректного составления. Каждый квартал эти рекомендации уточняются опытными аудиторами для полного соответствия требованиям текущего законодательства. В настоящий момент такие настройки можно оперативно получать на дисках ИТС или по сети Интернет. Диски ИТС содержат обновления текущих версий программ и дополнения к типовым конфигурациям. Процесс установки новых релизов предельно упрощен. Все необходимые компоненты могут быть обновлены за один запуск программы-установщика. Она автоматически определяет состав программных компонент, установленных на компьютере пользователя, после чего предлагает выполнить все необходимые обновления. При этом реализован дополнительный сервис, облегчающий процесс объединения ранее измененных типовых конфигураций с дополнениями к ним, рассылаемыми на дисках ИТС. Практически все разработчики программного обеспечения бухгалтерского учета стараются сделать процесс обновления программ как можно более легким для конечных пользователей. Нередко для установки новых версий создаются специальные программы, которые в автоматическом режиме выполняют не только замену файлов программ и различного рода настроек к ним, но и необходимым образом модифицируют базу данных, сохраняя в новых структурах накопленные ранее данные старых версий. Конец второй лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 49