Способы организации работы АИС-БУ. Особенности работы АИС-БУ

Региональный финансово-экономический техникум АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (Третья лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛ 4. СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ МНОГОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ В АИС-БУ.........................4 РАЗДЕЛ 5. ОСОБЕННОСТИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И РАБОТЫ С ВЫХОДНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В АИС-БУ..........................................20 РАЗДЕЛ 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР СОСТАВЛЕНИЯ КОНСОЛИДИРОВАННОЙ ОТЧЕТНОСТИ..........................................28 РАЗДЕЛ 7. СИСТЕМА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ АИС-БУ.......37 3 РАЗДЕЛ 4. СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ МНОГОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЫ В АИС-БУ В бухгалтериях с числом сотрудников более одного АИС-БУ должна строиться как многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сразу нескольких пользователей. Многопользовательские системы автоматизации бухгалтерского учета на ПЭВМ могут строиться как сетевые и несетевые. Сетевые системы в отличие от несетевых могут обеспечивать доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени. В несетевых многопользовательских системах информационная база организована децентрализованно, т. е. всегда рассредоточена по рабочим местам пользователей. Сетевые многопользовательские системы могут обеспечивать как децентрализованное, так и централизованное хранение данных. При организации информационной базы здесь возможны два подхода. При первом централизованно ведутся только общие для всех АРМ справочники и классификаторы нормативно-справочной информации, а сведения о введенных документах и массив информации о хозяйственных операциях могут быть рассредоточены по рабочим местам участков учета. Децентрализованно могут храниться и специфических (локальные) для некоторых АРМ справочники и классификаторы. При втором подходе централизованно ведется хранение всей используемой информации. Про такие системы говорят, что они работают с единым информационным полем. Здесь любая запись любого справочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с любого рабочего места АИС-БУ. Однако 4 условие доступности данных любому пользователю справедливо только тогда, когда данный конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации. Поскольку в многопользовательских системах учетная работа распределена по нескольким рабочим местам, для составления отчетности текущие данные должны объединяться. В зависимости от технической базы, на которой функционирует система, технологии обработки и организации информационной базы проблема интеграции данных решается по-разному. В несетевых системах, а также в сетевых системах с централизованным хранением только общей нормативно-справочной информации, передача данных от рабочих мест локальных участков учета в АРМ сводного учета выполняется на уровне отдельных проводок, либо итоговых проводок. В сетевых многопользовательских системах, основанных на едином информационном поле необходимости в выполнении функции интеграции нет, поскольку любые данные потенциально доступны с любого рабочего места. Многопользовательский режим работы требует введения должности администратора системы, на которого возлагаются обязанности по определению ее конфигурации и прав пользователей. Многопользовательские системы бухгалтерского учета строятся как открытые системы, позволяющие принимать информацию от других систем управления предприятием (фирмой). Например, в торговле система автоматизация бухгалтерского учета должна иметь развитые возможности взаимодействия с системами автоматизации учета движения товаров на складе или в торговом зале. Кроме того, на предприятии важно автоматизировать не только бухгалтерскую службу, но и связанные с ним плановые, финансовые службы, службы закупок и сбыта. Только в этих условиях достигается максимальный эффект от автоматизации управления, что и реализуется в комплексных информационных системах управления предприятием. 5 При организации многопользовательской обработки данных могут быть использованы четыре основные технологии: • локальное функционирование рабочих мест; • обработка информации на основе технологии файл-сервер; • обработка информации на основе технологии клиент-сервер; • полностью централизованная обработка данных. Первая технология может быть использована как при применении локальных вычислительных сетей (ЛВС), так и при полностью автономном функционировании рабочих мест системы, а вторая и третья технологии могут использоваться только при объединении компьютеров в локальную вычислительную сеть. Полностью централизованная обработка информации предполагает использование одной или нескольких мощных ЭВМ, которые одновременно обслуживают несколько терминалов. Локальное функционирование рабочих мест. Технология локального функционирования рабочих мест состоит в том, что компьютеры на каждом рабочем месте функционируют полностью автономно и в каждом из них хранится свой фрагмент единой базы данных. Для объединения данных необходимые части информационных массивов с каждого компьютера выгружаются на магнитные носители (обычно это дискеты) и уже с них эта информация переносится в базу данных другого компьютера. Например, при обобщении данных синтетического учета и составлении отчетности проводки, сформированные на каждом рабочем месте, переписываются на дискету, а потом загружаются в тот компьютер, на котором ведется сводный учет. Чтобы использовать технологию локального функционирования рабочих мест программы должны поддерживать функции выгрузки/приема данных. Практически все распространенные бухгалтерские программы такие возможности предоставляют. Достоинством данной технологии является техническая простота создания АИС-БУ, а недостатком – снижение оперативности получения обобщающей информации, поскольку данные разделены между 6 отдельными компьютерами и для их свода требуется выполнение отдельной технологической процедуры. Кроме того, здесь возникает ряд проблем содержательного характера: необходимость устранения дублирования одинаковых проводок, введенных на различных рабочих местах, а также возможная неоднозначность в кодировании одинаковых объектов аналитического учета. Сетевые системы. При использовании сети появляется возможность полной интеграции информации. Это означает, что различные составные части единой базы данных могут храниться на разных компьютерах, но доступ к ним становится возможным с любого рабочего места автоматизированной системы. При создании сетей для небольших рабочих групп часто используются так называемые одноранговые сети. В них все компьютеры считаются равноправными. Данные могут быть разнесены по отдельным рабочим местам, но при необходимости они могут быть оперативно востребованы с других компьютеров, если их пользователям разрешен доступ к ним. Для небольшой бухгалтерии (3-5 чел.) такое решение вполне приемлемо. Однако при числе сотрудников более 5-7 нередко начинают возникать проблемы, связанные с недостаточной производительностью системы. Они вызваны с тем, что часть вычислительных ресурсов каждый компьютер сети тратит на обслуживание процесса пересылки данных, хранимых в нем и запрашиваемых с других компьютеров. Поэтому при большем числе рабочих мест применяются так называемые сети с выделенным сервером – компьютером, выполняющим функции обслуживания сети. В этом случае общие для всех пользователей данные обычно хранятся именно на сетевом сервере. На сетевых серверах устанавливается специальное программное обеспечение – так называемые сетевые операционные системы. Обычно – это Novell Netware или различные серверные разновидности Windows. Сетевые операционные системы специально оптимизированы для обслуживания групповой работы большого числа пользователей с данными 7 общего пользования, размещенными на сервере, а также с высокопроизводительным периферийным оборудованием, доступным всем пользователям сети (принтерами, модемами и т.д.). Технология файл-сервер. При использовании технологии файл-сервер вся обработка информации сосредотачивается на компьютерах отдельных рабочих мест. Если программе требуются данные, размещенные на другом компьютере (как правило, это сетевой сервер), то они передаются ей по каналу сети. Сетевое программное обеспечение занято только передачей данных от одного компьютера к другому, не различая, нужна вся информация или только ее часть. Отбор необходимых для решения задачи данных осуществляется прикладной программой, запросившей данные с другого компьютера. Предположим, что общий массив проводок хранится на сетевом сервере. На одном компьютере запущена программа, выполняющая формирование журнала-ордера к счету «Касса». Этой программе нужны только проводки по кредиту этого счета. Однако ей последовательно будут передаваться все, без исключения проводки, большую часть из которых она «отбракует», поскольку для построения этого журнала они не нужны. В этот момент другая программа запросила сведения о конкретном основном средстве, но ей последовательно передаются все записи картотеки до тех пор, пока требуемая запись не будет найдена. С третьего рабочего места запрошены данные по начислениям и удержаниям определенного сотрудника с начала года. Опять последовательно пересылаются все записи соответствующей картотеки до тех пор, пока не будет найдена нужная. И так далее. Когда эти запросы выдаются одновременно, то каналы сети перегружаются и решение задач на каждом рабочем месте сильно тормозится, поскольку выполняемые на них программы ждут поступления к ним очередной порции информации. Вследствие этого при организации многопользовательской работы, особенно на крупных предприятиях, стараются ориентироваться на применение технологии клиент-сервер. 8 Технология клиент-сервер. Технология клиент-сервер позволяет преодолеть непроизводительную пересылку больших информационных потоков в сети. Это достигается за счет разделения программы на две части: клиентскую и серверную. Клиентская часть (далее просто клиент) устанавливается на компьютере рабочего места, а серверная (сервер) – на сетевом сервере. Когда клиенту нужны какие-либо данные он посылает серверу запрос, в котором формулируется, какая именно информация требуется. Сервер выбирает из общей базы данных только те данные, которые необходимы и пересылает их клиенту. Поскольку серверная часть программы устанавливается на сетевом сервере, где обычно и хранится общая база данных, то лишняя информация по каналам сети не передается. За счет этого при обслуживании большого числа пользователей общая производительность системы существенно повышается по сравнению с применением систем, построенных в архитектуре файл-сервер. Технология клиент-сервер может быть реализована несколькими способами. Не вдаваясь в технические подробности, их можно разделить на две группы в зависимости от степени разделения функций между клиентской и серверной частями системы. Это модель «толстого» клиента и модель «тонкого» клиента. Модель «толстого» клиента. В настоящее время большинство отечественных бухгалтерских программ, основанных на технологии клиент-сервер, используют так называемую модель «толстого» клиента. Здесь в серверную часть системы вынесены, главным образом, функции доступа к данным, а все или большая часть прикладных вычислений выполняются клиентской частью. Это означает, что сервер только отбирает нужные данные и пересылает их на компьютер конкретного рабочего места, который выполняет их обработку. Если результаты обработки должны быть сохранены в общей базе данных, то они пересылаются назад серверу, который и выполняет эти функции. Недостатком построения системы на основе модели «толстого» клиен9 та является то, что решение ряда учетных задач выполняется неэффективно. Например, при решении задачи группового начисления износа основных средств производятся следующие действия. Клиент последовательно запрашивает у сервера записи картотеки основных средств. Карточка выбирается сервером и передается на компьютер рабочего места. Там производится расчет месячного износа, изменяется сумма остаточной стоимости, формируется соответствующие проводки. Измененные значения карточки и построенные проводки передаются опять на сервер, который записывает их в базу данных. Далее действия повторяются для следующей карточки. И так далее. Фактически получается, что для выполнения относительно простых операций каждая карточка целиком передается по каналам сети от сервера к клиенту, а потом в обратном направлении. Возникает вопрос: почему для выполнения столь простых вычислений надо передавать записи по сети, а не выполнять их непосредственно на сервере? Здесь есть немало причин. Основной из них является то, что построение системы на основе модели «толстого» клиента более просто с точки зрения технической реализации. Большинство систем построенных по этому принципу изначально выросли из программ, построенных в архитектуре файл-сервер путем использования специальных системных средств, применение которых не требует значительной переработки программ, которая необходима при выполнении разделения функций прикладных вычислений между клиентом и сервером. Возможность применения этих специальных средств обусловлена тем, что функции доступа к данным могут быть в значительной степени стандартизованы благодаря использованию систем управления базами данных (СУБД), на основе которых создается большинство бухгалтерских программ. Существенно упрощая вопрос можно сказать, что модель «толстого» клиента основана на том, что на сервере функционирует так называемая серверная СУБД, а прикладные программы рабочих мест 10 запрашивают у нее необходимую информацию, которая обрабатывается ими на каждом рабочем месте отдельно. С точки зрения функций доступа к данным, реализованным в СУБД, не имеет значения, какая именно информация обрабатывается – бухгалтерская, плановая, аналитическая или инженерная. Поэтому для производителя СУБД (обычно это крупные западные фирмы) важно реализовать в ней максимум возможностей именно для управления данными, рассматриваемыми с абстрактной точки зрения без учета специфики конкретной предметной области. Такой формальный подход к базовым функциям манипулирования данными вполне удовлетворителен для информационно-поисковых систем, но для построения систем, связанных с расчетными функциями не всегда эффективен. Модель «тонкого» клиента. В построении системы обработки информации на основе модели «тонкого» клиента значительная часть прикладной обработки данных выполняется непосредственно сервером. При решении ряда задач это позволяет повысить эффективность функционирования системы за счет устранения непроизводительной передачи информации между компьютерами рабочих мест и сетевым сервером. В частности, внутренняя технология решения упомянутой выше задачи группового начисления износа основных средств при использовании модели «тонкого» клиента будет выглядеть следующим образом. По требованию пользователя программа-клиент выдаст запрос серверу на выполнение указанной функции. Программа-сервер последовательно просмотрит всю картотеку и для каждой карточки выполнит необходимые действия. Соответствующие проводки и изменения в карточках будут записаны в базу данных. Все это будет произведено без пересылки данных между компьютером рабочего места и сетевым сервером. В этом случае на конкретное рабочее место будут передаваться только отчеты, которые пользователь может просмотреть или распечатать. 11 Пример с начислением износа основных средств достаточно показателен. Можно привести и другие примеры задач обработки учетной информации, при решении которых модель «тонкого» клиента, оказывается более предпочтительной. Однако эти преимущества могут быть реализованы только при соблюдении двух условий. Во-первых, сервер должен обладать достаточной мощностью, поскольку нагрузка на него возрастает в силу того, что он должен помимо функций доступа к данным выполнять процедуры их преобразования, соответствующие алгоритмам прикладных вычислений. Во-вторых, в АИС-БУ должны быть хорошо проработаны механизмы разделения функций между серверной и клиентской компонентами в отношении всех решаемых в системе задач. Применение модели «тонкого» клиента может быть целесообразно тогда, когда на предприятии уже имеется достаточно большой парк морально устаревших компьютеров, а число рабочих мест достаточно велико. В этом случае может оказаться достаточным приобретение мощного сетевого сервера, на который и перекладываются все или большая часть сложных вычислений, связанных с обработкой больших объемов учетной и аналитической информации. Однако здесь необходим расчет, что выгоднее: обновить весь парк компьютеров, установленных на рабочих местах или приобрести мощный сервер и соответствующее программное обеспечение. Модель полностью централизованной обработки. При использовании модели полностью централизованной обработки все процедуры решения задач выполняются центральным компьютером. Именно такая технология применялась до распространения персональных компьютеров. При ней функционирование системы осуществлялось на основе полностью централизованной обработки информации одной большой ЭВМ. К ней подключались терминалы, которые имели клавиатуру и дисплей. Терминалы автономно функционировать, как нынешние персональные компьютеры, не могли, поскольку не имели процессора, памяти, дисков и других вспомогательных 12 устройств. Фактически они являлись лишь связующим звеном между пользователем и большой ЭВМ, которая одновременно могла обслуживать до нескольких десятков и сотен одновременно подключенных терминалов. В настоящее время модель полностью централизованный обработки данных в чистом виде применяется довольно редко. Однако в определенных случаях она может оказаться достаточно эффективной. Например, в тех случаях, когда необходимо задействовать морально устаревшие персональные компьютеры, на которых не могут эффективно выполняться современные программы обработки учетной информации. В этом случае можно использовать один очень мощный сетевой сервер и установить на него и компьютеры рабочих мест специальное программное обеспечение, благодаря применению которого все прикладные программы можно исполнять на сервере так, как будто бы они исполняются непосредственно на рабочих местах. Фактически, в этом случае компьютеры рабочих мест при взаимодействии с выполняемой на сервере прикладной программой превращаются в терминалы. От сервера к рабочему месту по каналам сети передаются только данные, формирующие изображение на экране компьютера рабочего места, а от рабочего места к серверу – сведения о нажатых пользователем клавишах или перемещениях мыши. Весь процесс решения задач в этом случае выполняется сервером. Естественно, он должен иметь высокую производительность. Этот прием довольно часто применяют партнеры фирмы 1С при развертывании систем обработки данных, основанных на применении программ системы «1С: Предприятие» у своих клиентов. По их оценке это нередко позволяет существенно сократить сроки внедрения автоматизированной системы и сократить совокупные расходы клиентов на модификацию средств вычислительной техники. Фактически, за счет применения специального программного обеспечения и мощного сервера можно даже при комплектовании рабочих мест компьютерами на базе устаревших процессоров выполнять все самые совре13 менные приложения Windows, требующие значительных технических ресурсов. Функционирование автоматизированных систем бухгалтерского учета в многопользовательском режиме предполагает наличие механизмов разделения данных между рабочими местами сотрудников бухгалтерии и определенной технологии интеграции информации различных участков для решения задач сводного учета и составления отчетности. Возможности разделения данных и функций их обработки при многопользовательской работе в значительной степени зависят от программно-технической среды АИС-БУ. Если система эксплуатируется на несвязанных друг с другом компьютерах, то база данных является полностью распределенной между отдельными рабочими местами и интеграция данных возможна только путем их переноса и выполнения специальных процедур слияния/объединения. При функционировании программ в сетевой среде возможна поддержка интегрированной информационной базы. В этом случае необходимость в выполнении процедур слияния данных автоматически отпадает, поскольку они становятся оперативно доступными со всех рабочих мест. За счет этого повышается оперативность обработки, но существенными становятся проблемы разделения полномочий сотрудников: прав доступа к данным и возможности выполнять те или иные технологические процедуры автоматизированной обработки данных. Однако даже при функционировании в сети не все программные системы ориентируются на интегрированную базу данных. Некоторые пакеты программ при использовании в сетевой среде допускают лишь частичное объединение данных. Здесь для выполнения функций совместной обработки информации смежных участков учета должны выполняться все те же процедуры слияния/объединения, характерные при использовании компьютеров вне сетевой среды, а общей является лишь часть нормативно-справочной информации, действительно необходимой на нескольких рабочих местах. 14 Можно выделить три основные модели организации информационной базы в многопользовательских системах: 1. Модель распределенных данных; 2. Модель централизованных справочников; 3. Модель полностью централизованных данных. Модель распределенных данных. Модель распределенных данных предполагает, что учетная информация распределена между компьютерами отдельных рабочих мест бухгалтерии, а объединению подлежат формируемые ими массивы проводок и часть условно-постоянной информации: справочники контрагентов, товарно-материальных ценностей и ряда других объектов аналитического учета. Технология объединения предполагает наличие определенных правил выгрузки фрагментов баз данных отдельных рабочих мест в промежуточные массивы, которые тем или иным образом переносятся в базу данных компьютера, на котором предполагается решать задачи сводного учета. Обычно объединению подлежат не данные первичных документов, а проводки, полученных на их основе. При этом в большинстве случаев достаточно переносить не все проводки, а лишь итоговые записи с одинаковой корреспонденцией счетов и минимальным набором аналитики. Полностью отказаться от переноса данных аналитического учета нельзя, так как в этом случае становится невозможным решение задачи корректного определения дебиторской и кредиторской задолженностей. При объединении данных главной проблемой является исключение дублирования информации смежных участков учета, так как одни и те же проводки нередко вводятся на разных рабочих местах. Типичный пример – снятие наличных с расчетного счета или, наоборот, сдача выручки в банк. Поскольку учет кассовых и банковских операций часто ведется на разных рабочих местах, для правильного расчета итогов соответствующие проводки вводятся на каждом из них. В общем случае типичной является ситуация, при которой различные сотрудни15 ки бухгалтерии ответственны за ведение того или иного набора счетов. Поэтому потенциально возможно дублирование всех проводок, включающих счета, ответственность за обработку которых лежит на разных участках. Для устранения дублирования проводок разных рабочих мест, обычно применяется технология обмена по кредиту основного счета, унаследованная от журнально-ордерной формы учета. При этой технологии за каждым рабочим местом закрепляются непересекающиеся наборы счетов, считающихся основными, и при передаче данных с каждого рабочего места экспортируются записи только по кредиту основных счетов. Это исключает дублирование. Здесь естественным требованием к программе является возможность автоматической идентификации и замены перенесенных ранее записей, поскольку циклы переноса могут повторяться многократно, в том числе за один и тот же период. Основной причиной применения модели распределенных учетных данных является то, что объединение компьютеров в рамках единой вычислительной сети не всегда может быть реализовано технически. Это вызвано тем, что предприятие может иметь удаленные подразделения, осуществляющие ввод и накопление массивов информации, требующей отражения в бухгалтерском учете. Это довольно частая ситуация, поэтому поддержка технологии объединения данных необходима в любой тиражной бухгалтерской программе. Модель общих справочников. Простейшей схемой интеграции данных в среде локальной вычислительной сети является модель централизованных справочников. Она занимает промежуточное положение между использованием интегрированной базы данных и функционированием системы на основе модели полностью распределенных данных. При использовании модели распределенных данных возникает проблема рассогласованного кодирования одних и тех же объектов аналитического учета на разных рабочих местах. Модель общих справочников решает эту проблему. 16 В рамках модели централизованных справочников общими для всей системы обработки учетных данных являются только наиболее важные массивы нормативно-справочной информации. Оперативные данные вводятся и обрабатываются в локальных подсистемах. Только при необходимости оперативные данные передаются на смежные участки путем выполнения процедуры, идентичной той, которая используется при реализации модели распределенных данных. Основное достоинство модели состоит в том, что за счет использования общих справочников существенно уменьшается вероятность возникновения ошибок, связанных с повторным рассогласованным определением одних и тех же аналитических объектов на разных рабочих местах. Другое достоинство заключается в возможности рассредоточить аналитический учет и передавать между рабочими местами только самые необходимые итоговые данные, не записывая в общую базу данных всей совокупности детализированной учетной информации. Это существенно снижает требования к производительности сетевого оборудования по сравнению с использованием полностью интегрированной базы данных. В тоже время недостатком данной модели является необходимость выполнения дополнительной технологической операции межкомпьютерного обмена. Модель полностью централизованных данных. В настоящий момент при построении многопользовательских бухгалтерских систем основной является модель полностью централизованных данных. Она предполагает наличие единого информационного поля, обеспечивающего доступ к данным со всех рабочих мест АИС-БУ. При использовании этой модели вся вводимая информация фиксируется в интегрированной базе данных, которая доступна в реальном масштабе времени. Поэтому любой введенный документ или запись массива хозяйственных операций могут оперативно использоваться бухгалтерами, ведущими смежные участки учета. Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации может быть установлена нужная иерархия. Обычно права 17 пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: системный администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, оператор. Исходя из данной иерархии, могут определяться права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации. Нередко разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета в заслугу себе ставят то, что их программные средства позволяют вести учет в реальном масштабе времени, понимая под этим мгновенную контировку вводимых в систему документов. Действительно, во многих системах во всех случаях, где это возможно, проводки автоматически формируются сразу при вводе документов. Однако такой подход нельзя считать целесообразным во всех случаях. Например, обычно совершенно не нужно выполнять генерацию бухгалтерских записей после выполнения каждой процедуры начисления зарплаты отдельному работнику или при формировании данных об отгрузке продукции в соответствии с единственной накладной. Ведь если данные неполны или ошибочны, то при их корректировке необходима замена не только соответствующих документов, но и порожденных ими проводок, в результате чего программа несколько раз будет проделывать одну и ту же работу. Намного целесообразнее сначала полностью выверить данные и потом построить по ним сводные проводки, не перегружая базу данных избыточной информацией. Примером реализации подхода, основанного на групповой контировке однотипных документов, является система «1С: Торговля+Склад». Здесь документы по торговым операциям сразу в бухгалтерском учете не проводятся, но в конце месяца запускается специальная технологическая процедура, в результате выполнения которой соответствующая информация сводится, и по ней формируются проводки. В качестве другого примера можно сослаться на систему «Галактика», где изначально заложено разделение данных оперативного и бухгалтерского учета, которые могут существовать по18 рознь друг от друга. Здесь для большинства хозяйственных операций проводки могут формироваться сразу по пачкам однотипных документов в свернутом, агрегированном виде. Выбор модели. На вопрос о выборе организации информационной базы многопользовательской АИС-БУ не может быть прямого однозначного ответа. Конечно, хорошо, когда в системе поддерживается интегрированная база данных. Но могут быть ситуации, когда использование единого информационного поля либо технически невозможно, либо экономически нецелесообразно. Это означает, что система в качестве альтернативы всегда должна поддерживать проблемно-ориентированные механизмы экспорта и импорта, исключающие рассмотренные выше коллизии, возникающие при объединении данных различных участков учета. С другой стороны, даже в условиях единой вычислительной сети ведение полностью интегрированной базы данных не всегда целесообразно с позиций общей производительности системы. Тогда разумной альтернативой является модель централизованных справочников. Здесь исключается проблема рассогласованного кодирования данных, но существенно снижается нагрузка на сеть, поскольку детальная информация обрабатывается на локальных рабочих местах, а «наверх» передаются только самые необходимые на смежных участках данные. 19 РАЗДЕЛ 5. ОСОБЕННОСТИ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И РАБОТЫ С ВЫХОДНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В АИС-БУ Информацию, полученную в результате обработки учетных данных в АИС-БУ, называют результатной информацией. Она представляется в форме выходных документов, которые в системах компьютерного учета называют отчетами. Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в компьютерных системах имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Обычно перед формированием отчета за счет настройки его параметров можно поменять состав включаемых в него показателей и способ их представления. По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические. Возможна классификация и по другим признакам. Специализированные отчеты — это отчеты, предназначенные для представления специфической информации различных разделов бухгалтерского учета в формах особого вида. Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме, как, например кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные формы отчетности по учету основных средств и т.д. или иметь нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартизированных форм таких, как кассовая книга, книга продаж, книга покупок обычно включается в состав функций, входя20 щих в комплект поставки программного продукта. В комплект поставки многих систем автоматизации также обычно входит большое число отчетов, специфических для того или иного раздела учета: оборотные ведомости товарно-материальных ценностей, ведомости начисления износа основных средств, инвентаризационные ведомости, платежные ведомости, расчетные листки и т.д. Часто требуется получение достаточно специфических отчетов, формирование которых стандартным комплектом поставки программного продукта не обеспечивается. Это может быть специфическая отраслевая или региональная отчетность, а также формы, отражающие показатели, важные для для конкретной организации. Для того,чтобы пользователи могли получать необходимую им информацию в требуемой форме представления, в программы встраиваются так называемые генераторы отчетов, которые дают возможность проектировать собственные отчеты. Единожды спроектированный отчет может потом многократно использоваться для получения выходной информации наравне с отчетами, входящими в комплект поставки программы. Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными отчетами. Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность. К государственной отчетности относятся бухгалтерская отчетность, отчеты для налоговых инспекций, отчеты для внебюджетных фондов, статистическая отчетность и т.п. Эта отчетность, как правило, имеет унифицированную форму. Каждой форме присваивается код в соответствии с Общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). Состав и содержание этих форм определяется различными государственными органами. Средства формирования государственной отчетности обычно включаются в поставку программного обеспечения бухгалтерского учета. Однако состав отчетов, фор21 мируемых программами не всегда является полным. Состав отраслевой и региональной отчетности устанавливается соответствующими отраслевыми и региональными органами. Обычно эти формы в типовую поставку систем автоматизации бухгалтерского учета не включаются и настройка программ для возможности их формирования выполняется либо самими пользователями, либо дилерами фирм-производителей программных продуктов. Учетные регистры в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов. За учетными регистрами, как и в условиях ручной технологии, сохраняется функция обобщенного представления бухгалтерской информации. Это позволяет бухгалтеру на протяжении отчетного периода: анализировать информацию в различных разрезах, осуществлять поиск ошибок, быстро находить интересующую его информацию, вести контроль учетного процесса. Вместе с тем, технология формирования учетных регистров и форма их представления в автоматизированных системах имеют значительные отличия от традиционных, принятых при ручном учете. Они состоят в: • учения учетных регистров; • изменении периодичности получения регистров; • отсутствии заранее заданной схемы группирования данных в регистрах; • возможности произвольного отбора данных, включаемых в регистр; • изменении формы и структуры учетных регистров; • использовании интерактивной технологии работы с информацией учетных регистров в применении многовариантной технологии пол 22 Многовариантная технология получения учетных регистров предполагает возможность их формирования в произвольной последовательности. Технология ручного ведения учета предписывает строгое соблюдение последовательности выполнения действий по регистрации, накоплению и обработке данных в учетных регистрах с целью получения финансовой отчетности. Так, при журнально-ордерной форме учета процедура бухгалтерского учета предполагает следующую последовательность действий: первичный документ — накопительные и группировочные ведомости (журнал хозяйственных операций, карточки, кассовая книга) – журналы-ордера — главная книга — оборотная ведомость — отчетность. При компьютерном учете такая технология обработки данных не является обязательной. Здесь не существует строгой последовательности обобщения и переноса данных из одного регистра в другой. За счет возможности многократного пересчета данных и высокой производительности современных компьютеров программы для ведения бухгалтерского учета позволяют получать хронологические, синтетические и аналитические учетные регистры в любой последовательности. Внутренняя технологическая цепочка выполнения расчетов остается скрытой от бухгалтера, поскольку выполняется системой автоматически. Поэтому можно сначала получить оборотную ведомость, а затем главную книгу, аналитический регистр или журнал-ордер. Конечно, в процессе формирования оборотной ведомости программа выполнит необходимое обобщение данных, вычислит остатки и обороты за указанный период, но это произойдет незаметно для пользователя. В то же время, при большом объеме исходных данных, время, необходимое для выполнения расчетов и построение печатных форм регистров может быть весьма значительным. Изменение периодичности получения учетных регистров. В компьютерных системах учетные регистры, в т.ч. синтетические учетные регистры такие, как журналы-ордера и ведомости, главная книга, 23 оборотная ведомость, могут быть сформированы по запросу бухгалтера в любой момент за произвольный временной период в пределах отчетного периода: квартала, года. Отсутствие заранее заданной схемы группирования данных. Технология ручного ведения учета не только предписывает строгую последовательность работы с учетными регистрами, но и заранее определяет, в каких разрезах должны группироваться и обобщаться данные в том или ином учетном регистре. Изменить разрезы группирования или уровень обобщения данных нельзя, поскольку любой учетный регистр является бумажным носителем. Именно разрезы группирования данных определяют, прежде всего, структуру и содержание учетного регистра. В системах компьютерного учета единожды введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в самых разных разрезах и с самой разной степенью детализации. Так, при ручной технологии ведения учета основным группировочным признаком для журнала-ордера по счету «Расчетный счет» и ведомости к нему является «дата». В этом журнале-ордере и ведомости к нему обороты данного счета приводятся по всем корреспондирующим счетам в разрезе дат соответствующего периода. При ведении компьютерного учета возможна и иная группировка данных. Например, в программе «1С: Бухгалтерия» соответствующие данные могут приводиться не только для каждой даты выбранного периода, но и в целом за неделю или при детализации по месяцам – в целом за месяц Таким образом, при компьютерном учете достаточно трудоемкий процесс составления журнала-ордера и ведомости к нему не только полностью автоматизирован, но и расширен возможностями произвольной группировки информации. Журнал-ордер и ведомость к нему здесь являются не простыми накопительными регистрами, они представляют собой выходные формы, автоматически формируемые на основании проводок, хранящихся в информационной базе учета. 24 Возможность произвольного отбора данных, включаемых в регистр. Регистры синтетического и аналитического учета, используемые при технологии ручного ведения учета, отражают все объекты учета и всю информацию за отчетный период. При компьютерном учете имеется возможность получать фрагменты регистров. Можно получить отчет по отдельным объектам аналитического учета или за определенный интервал дат и т.п. Например, можно составить оборотную ведомость по одному синтетическому счету/субсчету, по одному объекту основных средств, одному наименованию материалов, получить фрагмент расчетной ведомости по одному работнику, можно указать интервал дат, за который будет составлена оборотная ведомость и т.д. Получение фрагментов отчетов стало возможным благодаря тому, что системы компьютерного учета позволяют отобрать данные, которые должны войти в отчет. Изменение формы и структуры учетных регистров. В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете. Разработчики программ стремятся представить информацию в наиболее удобном для работы, компактном виде. Отказ от традиционных форм представления учетных регистров объясняется следующими причинами: • стремлением обеспечить более удобную работу с информацией на экране монитора; • наличием ограничений со стороны стандартных печатающих устройств; • возможностью применения более гибкого механизма выборки данных и их группировки. 25 Разработчики, как правило, ориентируют пользователя на работу с информацией на экране монитора, чтобы сократить бумажный документопоток. С широкоформатными регистрами на экране монитора работа затруднена. В большинстве случаев скроллинг форм влево или вправо по экрану менее эргономичен, чем скроллинг вверх-вниз. Поэтому приходится изменять структуру форм традиционных регистров: транспонировать ее, заменяя горизонтальное расположение колонок традиционной формы регистра на вертикальные строки. Например, при построении главной книги корреспондирующие счета располагаются не горизонтально, а вертикально. Вместо шахматной ведомости используется «ленточная» форма – регистр сводных проводок. В тех случаях, когда поле обозрения монитора не позволяет уместить все колонки регистра, разработчиками предусматриваются специальные средства фиксации левой текстовой части регистра, чтобы можно было видеть название строк при движении по колонкам вправо. Другая причина отказа от традиционных форм регистров состоит в том, что часто их невозможно напечатать на принтерах, даже в режиме альбомной печати. Тогда используется прием, при котором широкоформатный отчет при печати делится на вертикальные полосы в рамках листа формата А4 и выводится по частям, которые затем склеиваются по краям. Однако такой прием вряд ли можно признать рациональным. В ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок. Интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок состоит в том, что при непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирования показателей программа позволяет создать отчеты более низкого уровня агрегирования данных, которые «раскрывают» показатели преды26 дущего уровня. Метод последовательных расшифровок (детализации) информации отчета позволяет дойти до конкретных проводок, суммы которых вошли в агрегированный показатель отчета и далее установить хозяйственную операцию, породившую эти проводки, и документ, на основе которого была отражена бухгалтерская операция в учете. При интерактивной технологии работы с информацией отчетов различаются детализация отчета и позиционирование. Детализация отчета – это переход в другой отчет, содержащий данные, раскрывающей выбранный показатель. Детализация характерна для отчетов, содержащих итоговые (агрегированные) данные. Позиционирование – это переход из отчета на конкретную проводку (совокупность проводок) в журнале учета хозяйственных операций/проводок. Позиционирование применимо для отчетов, содержащих детальные (а не итоговые) данные. Интерактивная технология работы с информацией выходных отчетов методом последовательных расшифровок позволяет: • упростить поиск ошибок, допущенных в учетном процессе; • облегчить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчетного периода, например, закрытие счетов, за счет оперативного исправления выявленных ошибок и автоматического перерасчета итогов; • сократить количество печатных отчетов за счет того, что анализ итоговых данных можно провести на компьютере, последовательно переходя от отчета к отчету с более низким уровнем обобщения информации. При этом бухгалтер избавляется от мучительного поиска данных, сформировавших интересующий его показатель, как это имеет место при работе с отдельными отчетами. В конечном итоге интерактивная работа с информацией выходных отчетов и последовательная детализация отчетов позволяет высвободить время бухгалтера, повысить культуру его работы и сделать еще один шаг к реализации безбумажной технологии. 27 РАЗДЕЛ 6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕДУР СОСТАВЛЕНИЯ КОНСОЛИДИРОВАННОЙ ОТЧЕТНОСТИ Концерны, представляющие собой объединение предприятий, связанных общностью интересов, договорами, капиталом, участием в совместной деятельности и часто объединенных вокруг головного предприятия – материнской компании, которая держит в своих руках акции этих предприятий, должны представлять консолидированную финансовую отчетность. Предприятия, входящие в консолидируемую группу, предоставляют основному предприятию бухгалтерскую отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, а также дополнительную информацию, необходимую для выполнения процедур консолидации капитала и расчета показателей, которые исключаются (элиминируются) в консолидированной отчетности. Автоматизированная система должна обеспечивать развитую технологическую поддержку процедур интеграции данных удаленных предприятий и филиалов. Вместе с тем, технология сбора данных определяется технической и программной средой предприятий, входящих в сферу консолидации. Одни из дочерних предприятий имеют техническую базу, другие ведут учет вручную. При этом дочерние предприятия, имеющие техническую базу, могут работать с той же программой автоматизации, что и головное (материнское) предприятие, либо использовать при ведении учета иное программное обеспечение. Кроме того, одни предприятия могут быть включены в глобальную сеть концерна, а другие – работают локально. Все эти моменты должны быть учтены при организации технологии сбора и передачи данных в системе. Поэтому в системах автоматизации предусмотрены разные варианты сбора и передачи данных для консолидации отчетности: • в виде документов-формуляров и передачи этих документов курьером для филиалов, ведущих учет вручную. В этих случаях 28 перечень документов-формуляров и их реквизитный состав, а также порядок заполнения строго регламентированы в рамках информационной системы корпорации; • передача данных на машинных носителях при локальной эксплуатации компьютеров на филиалах; • передача данных по сети при подключении филиала к глобальной сети корпорации. Адаптация финансовой отчетности дочерних предприятий. Каждое из предприятий, входящих в консолидируемую группу, может иметь свой план счетов и проводить свою учетную политику, отличную от учетных директив материнского предприятия. Прежде всего, это касается предприятий, функционирующих за рубежом, которые представляют бухгалтерскую отчетность, составленную в соответствии с внутренними требованиями и предписаниями страны пребывания, а также в валюте, отличающейся от валюты материнского предприятия. Это приводит к необходимости дополнительной обработки отчетов, требует поддержки определенной методики объединения систем счетов, используемых различными предприятиями. Поэтому первой процедурой обработки является адаптация, которая позволяет привести в соответствие оценку показателей отчетности и перегруппирование исходных данных в соответствии с учетными директивами составления отчетности в корпорации. Представленные балансы, отчеты о прибылях и убытках отдельных предприятий приводятся во взаимное соответствие, а на все возникающие при этом разницы формируются так называемые адаптирующие проводки. Адаптирующие проводки хранятся в отдельном файле по позициям баланса по каждому консолидируемому предприятию. Процедура адаптации может выполняться, как централизовано в головном предприятии, так и децентрализованно. В последнем случае дочернее предприятие ведет параллельный автоматизированный учет по двум (нескольким) планам счетов и составляет финансовую отчетность не только в соответствии с требованиями страны нахождения 29 предприятия, но и по форме и согласно принципам и методам головного предприятия, консолидирующего отчетность. Это, однако, не исключает формирования адаптирующих и корректирующих проводок на уровне головного предприятия. Пересчет валюты. Консолидированная отчетность должна составляться в валюте концерна. Не исключено, что отчетность отдельных предприятий, и, прежде всего, расположенных за рубежом, составляется и поступает в национальной валюте соответствующей страны. Поэтому валюта отчетности отдельных предприятий, отличающаяся от валюты концерна, сначала должна быть пересчитана в валюту концерна. Известны разные методы пересчета валют и их модификации, используемые при консолидации отчетности. Применяются также разные виды курсов валют (исторический курс, курс на отчетную дату, средневзвешенный курс). Для каждого из предприятий, входящих в сферу консолидации, могут быть определены свои правила пересчета валюты, т.е. выбран метод пересчета, а для отдельных групп статей баланса и отчета о прибылях и убытках – вид курсов валют. Поскольку разные статьи баланса и отчета о прибылях и убытках пересчитываются по разным курсам, а также имеет место изменение курсов валют между двумя датами составления отчетности, то возникают курсовые разницы, которые должны быть урегулированы и которые согласно инструкциям ведения учета отражаются и обрабатываются в системе по-разному. Следовательно, выбранные правила пересчета валюты имеют разные последствия для отражения имущественного и финансового положения, а также прибыли концерна. Правила пересчета валюты и отражения курсовых разниц позволяют в автоматизированных системах описать алгоритм пересчета валют для каждого предприятия концерна, в соответствии с которым и идет обработка отчетов каждого предприятия. Помимо пересчета валюты решаются такие специфические задачи, как обработка курсовых разниц и разниц при округлении сумм. Желательно, чтобы система позволяла 30 проводить всесторонний анализ курсовых разниц, влияющих и не влияющих на результат работы концерна. Процедура пересчета валют сопровождается контролем. Сначала проводится контроль отчетов во внутренней валюте предприятий, а после пересчета проверяется валюта концерна. Только после выполнения этих процедур приступают непосредственно к процедурам консолидации: суммированию и элиминированию (аннулированию). Суммирование отчетности предполагает построчное сложение всех статей консолидируемых балансов, а также позиций отчета о прибылях и убытках материнского и дочерних предприятий, входящих в сферу консолидации. Результатом выполнения процедуры являются суммарный баланс и отчет. Элиминирование. При составлении консолидированной отчетности корпорации должно быть исключено дублирование по некоторым статьям, обусловленное взаимными отношениями между предприятиями-партнерами внутри концерна. В связи с этим выполняется консолидация задолженностей, исключаются взаимные операции и внутренние результаты хозяйственной деятельности, записи, относящиеся к сфере налогообложения. В процессе выполнения этих процедур выявляются разницы, по которым формируются так называемые исключающие проводки. Выполняется также перерасчет участий материнских предприятий относительно долей в собственном капитале включенных в концерн дочерних, ассоциированных и совместных предприятий. Этот перерасчет связан с процедурой консолидации капитала и формированием консолидирующих проводок. В автоматизированных системах выделяются специальные модули, реализующие эти процедуры. В консолидированной отчетности суммы расчетов между предприятиями, входящими в сферу консолидации, исключаются. Так, отчетность концерна должна отражать дебиторскую и кредиторскую задолженность только по отношению к внешним партнерам. Поэтому 31 дебиторская и кредиторская задолженность, которая возникает между предприятиями-партнерами концерна, должна быть выявлена и исключена при составлении отчетности корпорации. В автоматизированной системе для этого исследуются все возможные пары предприятий, между которыми возникают внутренние партнерские отношения. Сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности двух предприятий выполняется в валюте концерна и выявляется разница. Выясняются причины, породившие эти разницы. Ими могут быть: курсовые разницы при пересчете валют; разницы между проводками во времени, например при отражении материалов в пути в двух предприятиях в разных отчетных периодах; расхождения, возникающие в случае частичного принятия счета к оплате и другие разницы. Все неурегулированные разницы относят к прочим разницам. Чтобы сделать такой анализ необходимо иметь данные не только о сумме дебиторской и кредиторской задолженности в валюте конкретных предприятий, но и данные о валюте, в которой были проведены документы и хозяйственные операции, отражающие эту задолженность. Аналогично поступают по любым другим внутренним расчетам между предприятиями, входящими в сферу консолидации: займам, ссудам, авансовым платежам, дивидендам. При составлении консолидированного отчета исключаются внутригрупповые операции по доходам, расходам и прибыли от реализации между предприятиями-партнерами внутри концерна. Так, реализуется взаимозачет всех доходов и расходов, приходящихся на них, за поставки, услуги и выполненные работы между предприятиями внутри концерна. Исключаются финансовые результаты при перемещении основного капитала между предприятиями внутри концерна, например при продаже объектов основных средств. Аналогично поступают с внереализационными доходами и расходами, возникающими в результате взаимных операций внутри группы консолидируемых предприятий. 32 При консолидации капитала в автоматизированных системах реализуются разные методы консолидации: полная, объединение интересов, пропорциональная, консолидация собственных средств. Эти методы позволяют охватить разные формы консолидации предприятий в зависимости от долей участия капитала. При этом каждому из предприятий, включенных в сферу консолидации, присваивается свой метод консолидации капитала. В системах применяются и разные варианты оценки при консолидации: метод балансовой стоимости, метод переоценки, метод чистой стоимости капитала. Разным методам и вариантам присущ и разный состав выполняемых операций при консолидации капитала. Перед выполнением процедуры консолидации капитала бухгалтеру предоставляется возможность настройки выбранных методов, вариантов, операций, этапов. В результате выполнения процедур консолидации в сводном балансе суммы уставного капитала складываются из полной стоимости уставного капитала материнского предприятия и частичных сумм уставного капитала дочерних предприятий, не выкупленных материнским предприятием (долей меньшинства). Иначе, стоимость инвестиций материнских предприятий в дочерние предприятия полностью исключается, а уставный капитал дочерних предприятий уменьшается на номинальную стоимость акций, приобретенных материнским предприятием. При пропорциональной консолидации капитала также определяется гудвилл – цена предприятия, рассчитываются и регулируются скрытые резервы. Средства составления консолидированной корпоративной отчетности имеются в программных продуктах отечественных фирм «1С», «Галактика», «Парус», «Монолит-Инфо», «Компас», «Инотек» и некоторых других. Однако далеко не все программные системы реализуют поддержку всех перечисленных выше процедур консолидации. Рассмотрим порядок составления консолидированной отчетности в системе «Галактика», которая изначально была ориентирована на применение в крупных предприятиях с удаленными филиалами. 33 При вводе системы в эксплуатацию средствами модуля «Консолидация» определяется логическая структура корпорации, виды консолидированных отчетов, планы счетов бухгалтерского учета. Под корпорацией в системе понимается объединение нескольких юридических лиц, ведущих раздельный бухгалтерский учет на основе единого набора планов счетов. Выделяется формально один из участников корпорации, который считается головной фирмой. Остальные участники интерпретируются как филиалы. Предполагается, что каждый филиал может иметь множество удаленных офисов. Условное разделение предприятий на головную фирму и филиалы имеет чисто технологическое назначение и никак не отражается на способе представления данных или работе с ними. Предполагается, что каждый участник корпорации имеет основной план счетов, на основе которого составляется собственная текущая отчетность. Однако параллельно с отражением операций в основном плане счетов факты хозяйственной деятельности отражаются и в планах счетов других филиалов. Это более общий подход, чем конвертация данных из одной системы счетов в другую, поскольку он позволяет при отражении каждого факта хозяйственной деятельности формировать записи на счетах в соответствии с различными учетными методиками (например, одновременно отражать операции по российским стандартам и принципам GAAP). При этом трудоемкость формирования записей на счетах не увеличивается за счет высокой степени автоматизации процедур контировки документов. Кроме отражения фактов хозяйственной деятельности филиалов корпорации параллельно в нескольких системах счетов, система «Галактика» позволяет разделить внутренние и внешние (по отношению к корпорации) операции. Операции между участниками корпорации интерпретируются как внутренние, а операции с контрагентами, не входящими в нее – внешними. Эта возможность обеспечивается за счет того, что в справочнике партнеров фирмы каждому из них сопоставляется признак, позволяющий идентифицировать его принадлежность 34 к корпорации. Именно благодаря этому при построении консолидированной отчетности становится возможным автоматическое разделение внутренних и внешних оборотов корпорации. Для составления консолидированной отчетности записи на счетах всех участников объединяются в базе данных головной фирмы. Эта операция может осуществляться через электронную почту или на магнитных носителях курьерским способом. Управление процессом объединения данных, выявление возможных противоречий и их разрешение осуществляется специальной программной утилитой межофисного обмена Corpo, входящей в состав системы. Процесс составления корпоративной отчетности в системе «Галактика» полностью управляем. Можно формировать как сводную отчетность по всем филиалам корпорации, так и отдельные группировки входящих в нее предприятий, выделяемые, например, по региональному или отраслевому признаку. Для бухгалтерских записей, отраженных в каждой из используемых систем счетов, может быть определена своя форма баланса и других отчетных форм. Это обеспечивается с помощью мощного генератора отчетов, поддерживаемого системой, имеющего развитый язык описания данных и процедур расчета показателей отчетов. Здесь, в числе прочего, поддерживаются специальные языковые конструкции, позволяющие определять ссылки на данные конкретных филиалов. При составлении любого отчета можно указать, какие хозяйственные операции следует использовать в процессе расчета его показателей. В частности, помимо построения отчетов, включающих все операции филиалов, имеется возможность исключить внутрикорпоративный оборот или включить в расчет только внутренние операции корпорации. При формировании отчетов, отражающих движение средств по счетам, может быть указан тот план счетов, который необходимо взять за основу. За счет параллельного отражения всех операций в нескольких системах счетов это дает возможность получения обобща35 ющей информации в группировке, подразумеваемой конкретной системой счетов и, в общем случае, исчисленной по различным методикам. Поскольку в системе «Галактика» данные различных филиалов могут объединяться с любой степенью детализации, то наряду с получением обобщенных отчетов, здесь есть возможность получать сведения по движению средств корпорации в различных аналитических срезах. 36 РАЗДЕЛ 7. СИСТЕМА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ АИС-БУ Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета. Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу. С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах можно разделить на операционные и полнотекстовые. Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке – законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д. Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку и, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов. 37 В дальнейшем изложении речь исключительно идет об операционных документах, поскольку формализованные процедуры обработки в АИС-БУ применяются только к ним. По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние, поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций, являются входящими документами. Все они считаются исходными для обработки. По способам использования первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовый документ используется для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции. Накопительный документ применяется для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени. Примером разового документа является материальное требование, накопительного – лимитно-заборная карта. По числу отражаемых учетных объектов различают однострочные и многострочные первичные документы. Однострочные документы отражают хозяйственную операцию по одному учетному объекту и многострочные – по нескольким учетным объектам. Примером однострочного документа является материальное требование, по которому отпускается один материал, многострочного – тоже требование, но отражающее отпуск нескольких материалов. По назначению документы подразделяются на документы-основания, сопроводительные документы и специализированные документы. Документы-основания – это документы, которые регламентируют операции между юридическими лицами. К числу их относятся договоры, счета, счета-фактуры, платежные поручения, гарантийные письма и т.п. Их называют также организационно-распорядительными документами. 38 Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, исполненный (закрытый). В компьютерной системе эти документы создаются, печатаются, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них отсутствует подтверждение факта совершения хозяйственной операции, поэтому они не могут служить основанием для создания бухгалтерских записей. Сопроводительные документы отражают суть фактически выполняемых операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для материально-ответственных лиц оправданием в расходе или получении ценностей. Их также часто называют оправдательными документами. Сопроводительные документы подразделяются на две группы: • документы, подтверждающие операции перемещения товарно-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг. К ним относятся складские ордера, накладные различных видов, акты выполнения работ, услуг и т.п. • финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы. Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей. Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные документы могут служить основой для формирования других документов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях. Хранимые в информационной базе документы, могут быть связаны и с хозяйственными операциями информационной базы учета. В 39 частности, в операциях, формируемых при обработке выписки банка, указываются ссылки на платежное поручение. Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью специального документа «Выписка», так и вручную или с использованием типовых операций. В любом случае в формируемых операциях будет указана ссылка на конкретный документ – платежное поручение. В ряде случаев система автоматизации может быть настроена так, чтобы точно указывать, какая часть суммы платежного поручения «закрывала» ту или иную поставку или даже часть задолженности, возникшей в результате поставки. Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учета. Прототипом этих документов являются документы бухгалтерского оформления, широко используемые при ручной технологии: листки-расшифровки, бухгалтерские справки и расчеты и т.д. С помощью специализированных компьютерных документов можно точно и быстро выполнить весьма сложные и трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию проводок при начислении износа основных средств и нематериальных активов, переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитического учета, формированию финансовых результатов на конец месяца. Например, в программе «1С: Бухгалтерия» для выполнения перечисленных задач используются такие специализированные документы, как «Начисление амортизации основных средств» и «Начисление амортизации нематериальных активов», «Переоценка валюты», «Закрытие месяца» и др. При использовании специализированных документов в компьютерных системах сложные расчеты можно повторять многократно. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при 40 вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для повторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру достаточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты. По унификации и типизации форм различают типовые и индивидуальные документы. В компьютерных системах применяются преимущественно типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы документации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общесоюзным классификатором управленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем левом углу типового документа. Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку их заполнения и применения осуществляет с 1998 г. Государственный комитет Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации. Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собственности. К ним относятся первичные документы по учету основных средств, учету материальных ценностей, учету готовой продукции, учету кассовых, банковских и расчетных операций. Примерами таких документов являются платежное поручение, приходный и расходный кассовые орде41 ра, требование на отпуск материалов, приходный ордер на материалы, расходная накладная и др.. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.. Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учетных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типовые документы используются для регистрации операций по заработной плате, учету затрат, некоторых операций учета готовой продукции. При создании АИС-БУ в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете», прежде всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом требований, предъявляемых к документам. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия. Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе. Кроме того, некоторые поставщики программных продуктов, например, компания «1С» создали электронные альбомы типовых первичных документов. Стандартная форма типового документа имеет три части : • заголовочную; • содержательную; • оформляющую. Заголовочная часть документа содержит реквизиты общие для всего документа. К ним относятся: наименование объекта (предприятия); код документа по ОКУД; наименование и номер документа; дата составления; некоторые реквизиты-признаки, общие для всего доку- 42 мента. Например, в материальном требовании имеются такие реквизиты, как склад-отправитель, склад-получатель. Содержательная часть документа отражает реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах которой располагаются реквизиты-признаки и количественно-стоимостные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции. Например, многострочное требование содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих реквизитов по каждому материалу, занесенному в документ. Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции и правильность составления документа. Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим требованиям: • иметь стандартную форму построения; • содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели; • исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах; • быть приспособленными к автоматизированной обработке. В системах автоматизации учета вводится понятие «вид доку- мента», или «тип документа». Вид документа отождествляется с любой формой документа: типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие 43 типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ, как вышеуказанные документы, применяемые в системе «1С: Бухгалтерия» – «Начисление износа основных средств», «Закрытие месяца» и др. В типовую конфигурацию этой системы включено около 40 видов документов. С помощью средств конфигурирования здесь можно создать неограниченное число видов документов. Однако для некоторых, редко встречающихся хозяйственных операций не имеет смысла создавать свой вид документа. Их проще вводить вручную или использовать при вводе аппарат типовых операций. Вид документа может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок. Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта экранных форм документов: 1. Экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизиту; 2. Экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов. Например, единая экранная форма разрабатывается для приходного и расходного кассовых ордеров. 3. Экранная форма имеет макет вертикального расположе- ния реквизитов документа. 4. Экранная форма также, как первичный документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа и табличную 44 часть для внесения сведений об объектах учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, которые хранятся в справочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты, которые могут быть получены расчетным путем, например стоимостные, в экранную форму включаются автоматически. Таким образом, в последнем варианте структура экранной формы максимально приближена к структуре первичных документов, а также обеспечен минимальный ввод исходных данных. Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумажным аналогом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы. Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Как уже было сказано, достаточно большой набор основных типовых первичных документов таких, как счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, накладная поступления материалов, требование на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов. Однако, это требование соблюдается отнюдь не всегда. Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он достаточно сложен, чтобы бухгалтер 45 мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера. Новые формы документов создаются путем их параметрического описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок. В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который бы поддерживал естественную технологию работы с документами. Электронный документооборот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета. В настоящее время сформировались два основных подхода при работе с операционными учетными документами. Первый исходит из того, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе его лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях. В этом случае сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа, после чего по его данным могут быть сформированы бухгалтерские записи, а сам документ сохраняется в электронном реестре. При изменении данных документа проводки автоматически переформировываются. Таким образом, документ рассматривается, главным образом, как основа для формирования записей на счетах, а все обобщения данных осуществляются уже на их основании. Такой подход характерен для большинства программ, предназначенных исключительно для решения задач бухгалтерского учета. 46 Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов. Он применяется в тех случаях, когда программные средства автоматизации бухгалтерского учета рассматриваются как составная часть комплексной системы автоматизации управления всем предприятием. Данный подход базируется на четырех основных положениях: • большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии; • между документами разных видов существует тесная взаимосвязь; • документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета; • процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени. Известно, что большая часть информации о производственно- хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других оперативных подразделениях предприятия. В службах оперативного управления документы формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах. Работая с ними, работники оперативных служб могут выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие отдельных сопроводительных документов (накладных на отпуск товаров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д. 47 При таком подходе функции по ведению аналитического учета могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. К примеру, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема управления получает ровно столько функций, сколько ей необходимо. Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Таким образом, в этом случае: • документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), а является полноправной информационной единицей; • документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной базе данных дает возможность вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себе48 стоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете; • благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но при этом работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и аналитические разрезы. Конец третий лекции Конец учебного курса Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 49