Справочник от Автор24
Бухгалтерский учет и аудит

Конспект лекции
«Автоматизированная обработка бухгалтерской документации»

Справочник / Лекторий Справочник / Лекционные и методические материалы по бухучету и аудиту / Автоматизированная обработка бухгалтерской документации

Выбери формат для чтения

pdf

Конспект лекции по дисциплине «Автоматизированная обработка бухгалтерской документации», pdf

Файл загружается

Файл загружается

Благодарим за ожидание, осталось немного.

Конспект лекции по дисциплине «Автоматизированная обработка бухгалтерской документации». pdf

txt

Конспект лекции по дисциплине «Автоматизированная обработка бухгалтерской документации», текстовый формат

Региональный финансово-экономический техникум АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (Первая лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................4 РАЗДЕЛ 1. КОМПЬЮТЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА....................................................................9 РАЗДЕЛ 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.............................................13 Глава 2.1. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом........13 Глава 2.2. Структура учетной информации........................................21 Глава 2.3. Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии..............................................................26 Глава 2.4. Обеспечивающие компоненты АИС-БУ...........................36 Глава 2.5. Автоматизированное рабочее место бухгалтера..............45 Глава 2.6. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ...47 3 ВВЕДЕНИЕ Становление рыночных отношений в экономике и успех экономических реформ в значительной степени зависят от масштаба использования новых высокоэффективных технологий во всех сферах деятельности, создания информационных систем, эффективно поддерживающих функционирование любой экономической, организационной, социальной структуры. Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет, согласно Федеральному закону о бухгалтерском учете, представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации, обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Эта информация дает возможность внутренним и внешним пользователям принимать обоснованные решения, как при управлении производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия, так и при установлении договорных и инвестиционных отношений с партнерами. Естественно, такая информация должна быть полной, достоверной, своевременной и объективной. При значительных объемах учетной информации, циркулирующей в любом хозяйствующем субъекте, достичь этого можно лишь, используя преимущества новых информационных технологий. Вместе с тем следует заметить, что никакая система автоматизации учета не в состоянии полностью заменить бухгалтера-профессионала. Она способна лишь повлиять на стиль и качество выполняемых им функций за счет освобождения от рутинной работы. Поэтому повышаются требования к квалификации бухгалтера, значительно расширяется круг вопросов его компетенции. Сегодня современные персональные компьютеры – необходимый инструмент в работе бухгалтера. Высококвалифицированный бухгалтер должен обладать не только знаниями бухгалтерского учета, анализа и аудита, но и владеть 4 современными методами обработки данных на компьютерах. Он должен иметь представление об основах построения и функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета (АИС-БУ). Представьте, что Вы являетесь сотрудником организации, которой в ближайшее время необходимо принять решение об автоматизации бухгалтерского учета на Вашем предприятии. Нужны ли Вам объективно услуги по автоматизации? Для принятия решения о сотрудничестве с предприятием разработчиком (поставщиком) системы бухгалтерского учета, изначально следует определиться: какие услуги (в каком составе, виде и объеме) действительно принесут Вам (Вашему предприятию) пользу. Начать стоит с ответа на простой вопрос: Зачем вообще нужна автоматизация бухгалтерского учета? Часто выделяют следующие, довольно понятные и простые, цели: 1. Не иметь проблем с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами РФ. 2. Не переплачивать налоги. Контролировать и прогнозировать их. 3. Упростить ведение учета, снизить влияние человеческого фактора (ошибки пользователей) на правильность учета 4. Сократить время на ведение учета. 5. Оперативно получать полную и достоверную информацию о деятельности компании и ее имущественном положении. Давайте попробуем понять в первом приближении – нужна ли Вам автоматизация бухгалтерского учета, или Ваша текущая система, в целом, эффективна и вряд ли стоит инвестировать деньги и время в ее развитие? Важно понять, что система автоматизации должна упрощать учет, увеличивать его эффективность, создавать прибыль и минимизировать издержки и риски Вашей компании. В данной ситуации, можно 5 предположить, Ваш Бизнес тратит собственные значительные ресурсы на бухгалтерский учет, а должно быть все наоборот... Вероятно, Вам требуется комплексный проект. Также возможна даже замена текущей автоматизированной системы. Система автоматизации бухгалтерского учета - источник Вашей прибыли Важно осознать, что система автоматизации бухгалтерского учета способна действительно приносить Вам прибыль. Сотни тысяч организаций-пользователей эффективных информационных систем уже убедились в этом. Информационная система бухгалтерского учета не должна являться «обузой», которую вынужденно использует компания по строгому наставлению фискальных органов. Реалии российского Бизнеса предусматривают понятие «управленческий финансовый учет», но и управленческий учет основан на данных бухгалтерского учета, от достоверности которых, в конечном счете, зависит эффективность управления предприятием. А вопросы оптимизации налогов и ряда прочих расходных частей бюджетов вообще не решаемы без эффективной системы автоматизации бухгалтерского учета. Не нужно забывать: не Вы для бухгалтерского учета, а бухгалтерский учет для Вас! Но будьте уверены в одном: так или иначе все Ваши проблемы решаемы! Никакой профанации! Большинство предприятий сектора информационных технологий – за эффективность инвестиций! Они не занимаемся профанацией. Кроме здорового финансового интереса они хотят получить профессиональное (моральное можно сказать) удовлетворение от сотрудничества с Вами, принести реальную пользу Вашему Бизнесу. Они четко понимают, что если Вы будете удовлетворены результатами работы с ними – о них могут узнать Ваши знакомые из 6 других организаций (представители Вашего профессионального сообщества), которые, вполне возможно, тоже станут новыми Клиентами. Большинство предприятий осознает, что деловая репутация - это именно то, что сделает их Бизнес успешным. Успех их Клиентов - их успех! Факт: один из основных источников новых Клиентов - рекомендации текущих Заказчиков! Большинство предприятий сектора информационных технологий не сторонники «навязывания» Клиенту сомнительных (по своей обоснованности) услуг для извлечения максимального дохода от сотрудничества. К сожалению, некоторые из компаний - конкурентов, использующих подобную тактику заработка денег, дискредитируют все сообщество профессионального IT-Консалтинга. В некоторых случаях, когда цели проекта не полностью обоснованы, профессиональные специалисты стараются убедить Клиента в том, что его задачи решаются более простыми (и, соответственно, менее затратными способами). Тем более, когда вопрос касается бухгалтерских систем, ограниченных требованиями Законодательства РФ и нуждающихся в самой оперативной поддержке (обновлении). Итак, актуальность автоматизации бухгалтерского учета объясняется следующими факторами: 1. Автоматизация позволяет упростить ведения учета, сократить время на ведение учета в том числе за счет автоматизации рутинных операций. Появляется возможность моментально найти нужную информацию и быстро внести в нее необходимые изменения. Нет первоочередной необходимости следить за последними изменениями в законодательстве, т.к. качественные системы бухгалтерского учета оперативно поддерживаются (обновляются) разработчиками. 2. Снижение влияния человеческого фактора - устраняет возможность ошибки в подсчетах. Сокращение трудозатрат на поиск арифметических ошибок в учете и отчетности. 7 О том, насколько это актуально, можно судить по воспоминаниям бухгалтеров старой закалки, которые хорошо помнятся случаи, когда приходилось ночами искать просчет, чтобы сошлись конечные цифры. 3. Наличие электронных версий документов и отчетов, позволяет получить любую бумажную форму в любой момент времени, в нужном количестве экземпляров. Оперативное получение грамотно обработанной и систематизированной, полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении и как следствие принимаются более объективные финансовые и управленческие решения. Информация предоставляется в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения. Решения часто принимаются в условиях неопределенности и риска, что вынуждает руководителя постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности предприятия. Увеличивается эффективность деятельности предприятия, повышается прибыль и минимизируются издержки и риски. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. Например, можно оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы, проконтролировать разработанные планы, составить достоверный прогноз. Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления. Желаем удачи! 8 РАЗДЕЛ 1. КОМПЬЮТЕРНАЯ ФОРМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В течение последнего десятилетия сотни тысяч российских предприятий внедрили в практику управления автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета. Это стало возможным благодаря доступности персональных компьютеров и наличия на рынке широкого спектра программных продуктов, предназначенных для автоматизации учета. В настоящее время практически все российские предприятия в той или иной степени применяют компьютеры и специализированное программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета. Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет – в соответствии с Федеральным Законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства. Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета. Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся одно9 кратно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя (подробнее см. раздел 7 в третьей лекции). Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами. Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного 10 выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой. Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственной операции может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие при адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия. Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции. Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако, внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. 11 Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки. Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других – для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов. Компьютерная форма ведения бухгалтерского учета реализуется посредством создания автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета. 12 РАЗДЕЛ 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Глава 2.1. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом. Любой экономический объект, под которым будем понимать предприятие, организацию, фирму, производственно-хозяйственная и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, является сложной, динамичной и управляемой системой. Система – это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели/целей. Экономический объект, как управляемая система включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения. Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел 13 сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни. На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом. Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления. Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и выра14 батывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления и она на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь). В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система1. 1 В дальнейшем изложении будет применяться термин «информационная система», подразумевая под этим «экономическая информационная система». 15 Процедуры информационного процесса могут выполняться в ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических средств. Компьютеры и соответствующее программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы. В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью технических средств, без непосредственного вмешательства человека. Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту. Решения в системе управления принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В автоматизированных ИС часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняются техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека. Это не означает, что ИС может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок 16 сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную и контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же до сих пор слабо автоматизирована процедура сбора первичной информации, поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИС. Важнейшей частью технических средств преобразования информации являются компьютеры, осуществляющие автоматический процесс обработки данных на основе заранее заданных программ. В современных АИС процедуры информационного процесса децентрализованы и выполняются в диалоговом режиме работы пользователя с компьютером, что позволяет ему контролировать процесс преобразования данных, оперативно направляя его в нужное ему русло. Таким образом, в современных АИС автоматически выполняемые процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления и, наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, используя инструментальные программные средства, ориентированные на пользователя, не имеющего профессиональной компьютерной подготовки, специалист-управленец часто сам может автоматизировать выполнение необходимых ему процедур обработки данных, выступая и в роли постановщика задачи и программиста. Отметим, что в современном понятии термин «информационные системы» подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому оба термина используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, на17 копление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для решения задач управленческого и финансового учета. По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием. АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты: • информацию как предмет и продукт труда; • средства, методы и способы переработки информации; • персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации. Информация, с которой работает данная системой, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности. Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов 18 преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение. Организационно АИС-БУ реализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия. АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ. Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственнохозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия – его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность – финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты. Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. При выделении од19 них комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств. В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета, должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация – актуальной и достаточной для принятия управленческих решений. Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом, поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета. 20 Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы. Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ. Глава 2.2. Структура учетной информации В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ее человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т.д. Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с экономической информацией, которая сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации. Экономическая информация может быть классифицирована по разным признакам. По функциям управления она подразделяют на плановую, учетную, нормативно-справочную и аналитическую. Плановая информация описывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной. Учетная информация отражает уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бух21 галтерскую и статистическую информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема экономической информации. В системе управления учетная информация реализует обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация представляется количественными показателями: количеством произведенной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при составлении отчетности – в разрезе показателей форм отчетности. К нормативной информации относятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета. Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи управленческого учета. Аналитическая информация возникает в процессе оценки показателей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе вырабатываются управленческие решения. В отношении к информационной системе бухгалтерского учета информация подразделяется на входную и выходную. Входная информация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. К внутренней относится первичная информация, полученная в ходе повседневного 22 оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, а также информация других функциональных систем предприятия, например плановая, нормативная и разного рода справочная информация. К внешней относится информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т.д. Если внешняя информация часто носит вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация, должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных документах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ. По отношению к процессам обработки входная информация разделяется на обрабатываемую и необрабытываемую, т.е. ту, которая проходит «транзитом» через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ее, но содержится в поступающих документах. Такая информация содержится, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами. Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образует исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах – отчетах. 23 Результатная информация вместе с необрабатываемой информацией образует выходную информацию. По назначению она разделяется на внутреннюю информацию, которую использует бухгалтерия и другие функциональные службы предприятия для анализа, контроля, при выработке и принятии управленческих решений, и внешнюю информацию, предназначенную для внешних пользователей: банков, инвесторов, контрагентов, государственных органов управления и т.п. Важным классификационным признаком является стабильность, в соответствии с которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация. Постоянная информация не изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов. Переменная информация – отражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации. Учетная информация должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и правильно юридически оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данны24 ми предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов). Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация имеет и свои особенности. Учетную информацию отличают следующие свойства: • большие объемы и разнообразие; • многократное повторение циклов получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год); • значительный удельный вес и сложность логических операций при относительной простоте арифметической обработки; • массовый характер вычислений, выполняемых по типовым алгоритмам с определенной периодичностью; • «сжатие» информации при продвижении ее вверх. Так, аналитический учет в бухгалтерии ведется в разрезе объектов, как в количественных, так и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете только в разрезе счетов в стоимостных показателях. • многообразие ее источников и потребителей; • длительное хранение некоторых видов результатной информации. Учетная информация, как категория экономической информации, имеет сложную иерархическую структуру, которая представлена: • реквизитами; • показателями; • документами. Реквизиты – элементарные информационные единицы, которые не поддаются дальнейшему логическому членению. Они отражают определенные свойства объекта, процесса, явления и имеют определенное смысловое значение. Различают: реквизиты-основания, которые характеризуют количественную сторону объекта, процесса, явления и реквизиты-признаки, которые характеризуют качественные стороны описываемого объекта или процесса (время и место действия, фамилию исполните25 ля, наименование работы и т.д.). Например, количество поступившего материала – это реквизит-основание, а наименование материала, единица измерения, наименование поставщика – это реквизиты-признаки. При обработке над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками – логические (группировка, сортировка и др.). Отдельно взятые реквизиты-основания и реквизиты-признаки экономического смысла не имеют. Поэтому применяются они только в сочетании. Из них компонуются более сложные информационные конструкции – составные единицы информации (СЕИ). Показатель – составная единица информации, которая включает один реквизит-основание и один или несколько реквизитов-признаков. Показатель, с одной стороны, является сложной СЕИ, которая характеризует количественную и качественную стороны объекта. С другой стороны, это минимальная СЕИ, которая обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Например, любой однострочный документ включает один показатель. Но документы могут содержать и несколько показателей. Любой документ должен содержать также указание лица, ответственного за содержащуюся в нем информацию. Информация может быть оценена как на качественном, так и количественном уровнях по специально разработанным методикам. Такая оценка имеет важное значение при организации хранения информации и технологии ее обработки. Глава 2.3. Информационный процесс бухгалтерского учета и информационные технологии В бухгалтерском учете выделяются информационная, организационная, методологическая, контрольная, аналитическая и коммуникационная функции. Информационная функция бухгалтерского учета заключается в формировании информации о фактическом состоянии и 26 изменениях в имущественном положении экономического объекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и достигнутых финансовых результатах. Эта информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений. Совокупность процедур по сбору, регистрации, передаче, хранению, обработке и представлению пользователям такой информации образует информационный процесс бухгалтерского учета. В информационном процессе АИС-БУ выделяются три этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации. На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы». Второй этап предполагает обработку учетных данных, их систематизацию и обобщение в течение отчетного периода, формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров». Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования. На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Этот этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчет27 ности». Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников бухгалтерии, которые анализируют ее, и вырабатывают управленческие решения при выполнении своих функций. Процедуры информационного процесса бухгалтерского учета весьма трудоемки, что вытекает из характера учетной информации. Но эти же свойства учетной информации создают благоприятные предпосылки для использования технических средств при выполнении процедур информационного процесса бухгалтерского учета. Именно поэтому информационный процесс бухгалтерского учета может рассматриваться как объект приложения современных технических средств, способов и методов преобразования информации. Информационный процесс бухгалтерского учета реализуется путем выполнения строго регламентированной совокупности этапов, процедур, операций, действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Это отражает технологический аспект информационного процесса и определяется как технологический процесс обработки учетной информации. Технологический процесс (ТС) – совокупность взаимоувязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения и регистрации до предоставления результатной информации пользователю. Остановимся кратко на особенностях выполнения процедур преобразования информации. Сбор и регистрация данных. Информация, обрабатываемая в АИС-БУ, может быть получена: • из внешних по отношению к предприятию источников; • из информационных систем других управленческих подразделений; 28 непосредственно от низовых подразделений хозяйствующего субъекта в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Если в первых двух случаях информация поступает уже зарегистрированной на машинном или бумажном носителе, то в последнем случае ее приходится собирать и регистрировать. Сбор и регистрация такой информации реализуется первичным (оперативным) учетом. Сущность данной процедуры заключается в определении и регистрации на носителях количественных и качественных характеристик определенного объекта наблюдения. Это трудоемкая процедура, но от полноты, достоверности и своевременности данных, полученных на этом этапе, зависит качество результатной информации, предназначенной для принятия решений. Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием материальных объектов, замером временных характеристик и т.д. Эта процедура может быть выполнена вручную или с применением технических средств. Средства сбора могут быть неавтоматические – мерная тара, весы, счетчики ручного действия, рулетки, метры и др.; и автоматические – автоматические весы, часы, измерительные приборы, датчики, счетчики и другие средства. Известно большое разнообразие модификаций данных средств. Некоторые из них совмещают процесс сбора и регистрации данных на носителе. Сбор информации сопровождается ее регистрацией. Регистрация – это фиксация информации на материальном носителе: документе, машинном носителе. Наиболее распространенным носителем информации остается бумажный документ. До сих пор запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, а процедуры регистрации информации достаточно трудоемки. Поэтому стремятся автоматизировать процесс заполнения первичных документов, используя компьютеры в низовых подразделениях предприятия (на складах, цехах и т.д.). При наличии компьютерной сети такие документы • 29 по каналам связи могут передаваться в информационную базу АИС-БУ для дальнейшей обработки. Используются также и специализированные автоматизированные системы, совмещающие процедуры сбора, регистрации и передачи информации по каналам связи, ее ввод непосредственно в компьютер для накопления данных и их последующей обработки или для формирования документов. Такая схема реализует безбумажную технологию обработки информации. При этом повышается достоверность информации и снижается трудоемкость работ. Распространение получают системы, работающие со штриховыми кодами, которые позволяют не только считать заранее нанесенные на товар штрих-коды, но и предварительно обработать их мобильными терминалами и передать данные в компьютер. Передача информации может быть выполнена различными способами. Она осуществляется традиционными средствами связи – курьером, пересылкой по почте, доставкой транспортными средствами. Используются при передаче и современные дистанционные средства связи – электронная почта, факс, физические каналы связи – телефонные, оптические, радиоканалы, в том числе спутниковые. Последние способы передачи информации, естественно, предполагают наличие компьютерной сети или устройств, обеспечивающих выход в сеть. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных систем постоянно развивается и совершенствуется. Этот способ передачи информации имеет особое значение в территориально распределенных АИС-БУ, используемых в фирмах с удаленными филиалами, корпорациях и т.п. Заметим, что процедуры передачи информации применяются не только для первичной, но и для результатной информации. Ввод информации в компьютер зависит от способов реализации предыдущих процедур. Информация, зафиксированная в документах, обычно вводится с клавиатуры. В системах с массовым вводом однотипной информации получают распространение сканирую30 щие устройства. Информация, переданная по каналам связи, фиксируется в устройствах долговременной памяти компьютера. В процессе ввода выполняются контроль и бухгалтерская обработка документа, в результате которой формируются бухгалтерские записи. Они вводятся и хранятся в информационной базе учета. Хранение и накопление информации. Введенные в компьютер данные не сразу используются для обработки. Они накапливаются и хранятся в информационной базе учета. В ней хранятся не только первичные данные, но и условно-постоянная, справочная и другая информация, многократно используемая при решении разных задач учета. Хранение и накопление первичной информации связано с потребностью получения данных за определенный интервал времени, многократного использования их при обобщении в разных разрезах. Более того, система компьютерного учета обычно хранит все введенные данные с начала ее эксплуатации, что позволяет обращаться к ним в любое время и формировать результатную информацию за предшествующие периоды. С хранением информации связана такая процедура, как поиск данных, т.е. процедура выборки нужных данных по запросу пользователем. Обработка экономической информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными в целях получения результатной информации. Логическая обработка включает операции сортировки (подбор, упорядочение, объединение), выборку данных из информационной базы и т.п. Арифметические операции – алгебраическое сложение, деление, умножение и т.д. Обработка информации выполняется согласно разработанному алгоритму – набору четко сформулированных правил, определяющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за конечное число ша31 гов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач. В процессе обработки информации формируются результатные показатели, которые отражаются в текущих отчетах и регламентированной отчетности. Отчеты формируются, как правило, по запросам специалистов и отображаются на экране дисплея или печатаются. При печати отчет может быть одновременно тиражирован, если его требуется предоставить нескольким пользователям. Процедура тиражирования обеспечивается и иными способами, например ксерокопированием. Процесс обработки информации сопровождается контролем выполняемых операций и корректировкой данных. Корректировка данных в АИС-БУ выполняется как в процессе выполнения операций ввода, так и после их завершения в течение всего отчетного периода. Часто возможна и корректировка данных предшествующих периодов. Принятие решений на основе анализа результатной информации в АИС-БУ остается за специалистом – бухгалтером, учетным работником. Подобно тому, как в материальном производстве технологический процесс реализуется с помощью различных технических средств: станков, оборудования, инструментов и т.д., так и процесс преобразования информации в АИС-БУ реализуется посредством определенных средств и методов. На разных этапах преобразования информации применяются свои специфические средства и методы, способы выполнения информационных процедур. Она могут быть разными, и обусловлены технической и программной средой, в которой протекает процесс преобразования информации. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию. Информационная технология (ИТ) – совокупность взаимосвязанных процедур по преобразованию информации с использованием 32 системы методов и способов выполнения этих процедур в определенной технической и программной среде. Таким образом, информационную технологию предметной области характеризуют две составляющие: • технологический процесс, определяющий последовательность этапов, процедур, операций, действий по преобразованию информации; • совокупность методов и способов, используемых при выполнении процедур преобразования информации. Средства и методы, с помощью которых реализуется технологический процесс, могут быть разными. Они определяют уровень развития информационной технологии. Сменились несколько этапов развития информационных технологий бухгалтерского учета. Смена этапов определялась, главным образом, появлением новых технических средств переработки информации. В современных технологиях используются компьютеры, которые существенным образом повлияли на концепцию построения технологических процессов переработки информации. От централизованной технологии обработки информации, которая была характерна при применении больших ЭВМ (период 60-х – середина 80-х годов) перешли к децентрализованной и распределенной технологии с использованием персональных компьютеров на рабочих местах пользователей. Применительно к АИС-БУ для современных информационных технологий характерны следующие черты: • реализация информационных технологий решения задач учета, как в среде автономного использования компьютеров, так и в среде компьютерных сетей; • активное участие бухгалтера, учетного работника как конечных пользователей в информационном процессе непосредственно на рабочих местах, оснащенных компьютерами; 33 интерактивный режим работы, позволяющий вмешиваться в процесс обработки информации, меняя при необходимости данные и ход решения задач; • дружественный пользовательский интерфейс, использующий меню, подсказки, возврат к предыдущим действиям и т.д.; • интегрированность разных программных комплексов программ при реализации функций бухгалтерского учета: программ бухгалтерского учета, табличных процессоров, текстовых редакторов и др.; • ведение единой информационной базы и организация доступа к ней широкого круга пользователей в рамках отведенных им полномочий; • автоматизация формирования первичных документов и бухгалтерских записей; • перенастройка форм и способов представления информации в процессе решения задач; • интерактивный режим работы с выходными документами (см. раздел 5 в третьей лекции); • возможность коллективной работы над документами в среде компьютерных сетей (см. раздел 4 в третьей лекции); • адаптированность унифицированных систем к конкретным условиям их применения. Различают обеспечивающие и функциональные информационные технологии. Обеспечивающие информационные технологии – это технологии, которые могут использоваться как инструментарий в любой предметной области, в том числе в бухгалтерском учете, при решении разнообразных задач. Они достаточно многообразны и ориентированы на различные классы задач от простых до сложных – от обработки документов текстовыми процессорами до принятия решений в экспертных системах. • 34 Функциональные информационные технологии – реализуют технологию решения задач в конкретной предметной области путем использования комбинации нескольких различных обеспечивающих технологий. В зависимости от сложности обеспечивающих технологий они ориентированы либо только на специалистов-проектировщиков АИС, либо ими может пользоваться широкий круг управленческих работников (не профессионалов в области компьютерной техники). Так, многие СУБД содержат средства, позволяющие программистам создавать предметно-ориентированные пакеты программ, и инструменты, с помощью которых непрофессиональный пользователь, например бухгалтер, может создать и вести свою базу данных. Как правило, при автоматизации какой-либо предметной области приходится применять сразу несколько информационных технологий, реализуемых различными программными средствами. При этом важное значение приобретает интеграция (стыковка) программных средств, используемых пользователем, например, для экспорта данных, сформированных программой бухгалтерского учета, в табличный процессор для проведения анализа. Иногда небольшие предприятия используют бухгалтерские программы только для сводного учета и составления отчетности, а задачи аналитического учета реализуют с помощью табличного процессора с последующей передачей итоговых данных в бухгалтерскую программу. Следует четко понимать различия между АИС-БУ и информационными технологиями. Первое отличие вытекает из различия их целей. Основная цель АИС-БУ состоит в получении результатной информации и предоставлении ее управленческим работникам для принятия решений. Целью ИТ является выполнение четко определенных действий по переработке информации, применяя соответствующие средства, методы и способы реализации процедур информационного процесса. 35 Второе отличие заключается в том, что информационная технология может существовать и вне конкретной АИС-БУ, как это имеет место в отношении обеспечивающих информационных технологий. И третье, АИС-БУ является средой, в которой реализуется информационная технология – процесс преобразования информации. Для этого АИС-БУ имеет набор обеспечивающих компонент: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, правовое и методическое обеспечение. Глава 2.4. Обеспечивающие компоненты АИС-БУ Функционирование АИС-БУ и информационная технология реализуются комплексом средств, методов и мероприятий, которые составляют обеспечивающие составляющие системы. К обеспечивающим компонентам относятся: информационное обеспечение; техническое обеспечение; математическое обеспечение; программное обеспечение; лингвистическое обеспечение; организационное обеспечение; методическое обеспечение; правовое обеспечение; эргономическое обеспечение. Приведем определение обеспечивающих компонент АИС-БУ. Информационное обеспечение (ИО) АИС-БУ – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия: «информационный фонд» и «информационная база» АИС-БУ. Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную как на бумажных носителях – документах, так и на машинных носителях. Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях. Информационное обеспечение подразделяется на две большие группы: внемашинное и внутримашинное обеспечение. Внемашинное ИО представлено системой классификаторов и кодификаторов 36 информации, системой документации, организацией документооборота. Автоматизированная система учета использует общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Первые два вида классификаторов разрабатываются централизованно, последний – на конкретном экономическом объекте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и других служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации АИС-БУ представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные отчеты (см. раздел 5 в третьей лекции). К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до сдачи в архив или исполнения. В условиях компьютерного учета стремятся обеспечить его автоматизацию. Внутримашинное ИО включает информационную базу АИС-БУ. Информационную база – совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами 37 хранения. В АИС-БУ она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Сюда относятся справочник (справочники) плана (планов) счетов бухгалтерского учета, справочники объектов аналитического учета; справочники нормативной и другой вспомогательной информации, основные формы унифицированных первичных документов и формы бухгалтерской отчетности. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода, массивы первичных документов. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения. Техническое обеспечение (ТО) АИС-БУ – комплекс технических средств, обеспечивающих информационную технологию АИС-БУ. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных, средства обработки информации, а также средства офисной техники. Современные автоматизированные системы обработки учетных данных могут быть ориентированы как на автономное, так и на сетевое использование компьютеров. В последнем случае ТО АИС-БУ включает специализированное сетевое оборудование. Математическое обеспечение (МО) АИС-БУ – это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых в программном обеспечении АИС-БУ. Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют точный алгоритм решения и могут быть пред38 ставлены простой математической моделью. Эти задачи многократно повторяются и носят рутинный характер. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях. Более сложный математический аппарат в бухгалтерском учете пока применяется только в исследовательских целях. Он может быть использован при оценке и выборе тех или иных элементов учетной политики предприятия, например при выборе базы распределения косвенных расходов или метода расчета себестоимости реализованных товаров. Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АИС-БУ включает целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, но по разному реализованных в программном обеспечении бухгалтерского учета. Сюда относятся: • концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных; • модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов; • модель организации документооборота, отражающая порядок формирования, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета; • модель представления бухгалтерских записей на счетах; • модель решения функциональных задач – алгоритмов реализации стандартных, многократно повторяющихся и разовых хозяйственных операций, обобщения информации на счетах и обработки счетов в течение отчетного периода и по его завершении; • модели учетного периода; • модели разделения и интеграции учетных данных. 39 Особенности реализации перечисленных моделей определяют специфику технологии использования программного обеспечения бухгалтерского учета, а во многом и его функциональные возможности, особенно связанные с решением задач управленческого учета. Математическое обеспечение отражается в технической документации, в которой описываются задачи, приводятся модели и алгоритмы их решения, а также тестовые и контрольные примеры. Для разработки МО привлекаются специалисты, знающие предметную область, владеющие математическими методами и способные дать формализованное описание порядка решения задач управления. Программное обеспечение (ПО) АИС-БУ – это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в АИС-БУ, а также документация по их применению. . ПО АИС-БУ включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО. Системное ПО – это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО. Вспомогательное ПО – это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач бухгалтерского учета и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО АИС-БУ системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО АИС-БУ, функции которых так или иначе им используются. Так, например, многие программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета для хранения и доступа к дан40 ным используют те или системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программ просмотра файлов Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО АИС-БУ. Специализированное ПО АИС-БУ – совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета. Лингвистическое обеспечение (ЛО) – это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИС-БУ. Лингвистическое обеспечение включает: языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов); языки управления (манипулирования) данными информационной базы; языковые средства описания алгоритмов решения задач бухгалтерского учета; языки информационно-поисковых систем; языки специального назначения. Организационное обеспечение (ОО) – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИС-БУ. АИС-БУ – человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно наличия без обученных ее эксплуатации людей. При этом следует разделять эксплуатирующий и обслуживающий персонал АИС-БУ. 41 Эксплуатирующий персонал – это сотрудники бухгалтерии и других подразделений управления, непосредственно использующие АИС-БУ в решении своих профессиональных задач. Обслуживающий персонал – это сотрудники, выполняющие функции обеспечения функционирования АИС-БУ: поддержку нормальной работоспособности технических средств, программного обеспечения, сохранность и целостность информационной базы. На крупных экономических объектах обслуживающий персонал АИС-БУ обычно входит в состав отдела АСУ - подразделения, осуществляющего обслуживание автоматизированной системы управления предприятием. Как правило, это технические специалисты, имеющие профессиональные навыки обслуживания средств коммуникаций, вычислительной и оргтехники. Часто отдел АСУ называют отделом информационных технологий, а его сотрудников специалистами по информационным технологиям или IT2-специалистами. Деятельность специалистов отдела информационных технологий осуществляется в двух направлениях: • построение и развитие информационной системы; • сопровождение технического и программного обеспечения. Специалисты первого направления разрабатывают проект АИС предприятия и АИС-БУ как его составной части; систематизируют информационные потоки; разрабатывают технологию обработки информации с использованием компьютеров; устанавливают компьютеры и программное обеспечение; проектируют и монтируют вычислительную сеть; обеспечивают процесс внедрения и сопровождения аппаратно-программного комплекса АИС; обучение и подготовку пользователей. Нередко в их функции входит и разработка необходимого для функционирования АИС программного обеспечения. 2 Аббревиатура IT является сокращением термина Information Technology, что в переводе с английского означает «Информационная технология». 42 В ходе проектирования и создания АИС-БУ специалисты информационного отдела разрабатывают регламенты эксплуатации системы различными отделами и сотрудниками, а также правовое обеспечение. Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения. В нее входит: администратор системы и группа эксплуатации. Администратор системы отвечает за распределение ресурсов сети, определяет права пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контролирует их соблюдение. Группа эксплуатации обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д. На небольших экономических объектах функции такого подразделения могут быть сведены к простому обслуживанию техники и поддержанию программных средств в рабочем состоянии. Выполняются они одним или несколькими специалистами. Очень часто функции построения и развития АИС-БУ и даже сопровождения его технического и программного обеспечения делегируются сторонним фирмам, специализирующимся на внедрении и адаптации тиражных программных продуктов или на разработке заказного программного обеспечения даже в том случае, если на предприятии имеется свой информационный отдел. Правовое обеспечение (ПО) – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИС-БУ. Правовое обеспечение на этапе разработки АИС-БУ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, с регулированием отклонений процесса разработки системы, с обеспечением процесса разработки различными ресурсами. 43 Правовое обеспечение на этапе функционирования системы определяет ее статус в процессе управления, правовое положение о компетенции отдельных структур АИС-БУ и организации их деятельности, порядок создания и использования информации в АИС-БУ, правовое обеспечение безопасности функционирования АИС-БУ. ПО включает нормативные документы, регламентирующие деятельность ИС. Методическое обеспечение (МтО) – это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по бухгалтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации. В настоящее время на российском рынке юридических баз данных существует более 20 программных продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и могут быть встроены в АИС-БУ. К их числу относятся такие широко распространенные системы как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др. Эргономическое обеспечение (ЭО) – совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС-БУ. В состав ЭО входит: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению; набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и эргономическая экспертиза их реализации; комплекс методов, учебно-методических материалов и технических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки персонала и создать систему отбора кадров; методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность работы специалистов в условиях АИС-БУ. 44 Глава 2.5. Автоматизированное рабочее место бухгалтера Центральным звеном АИС-БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия – мест возникновения первичной информации. Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера)– это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных в целях получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций. Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации. 45 Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб оперативного (первичного) учета (АРМ СПУ). АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме документов на машинных носителях. АРМ бухгалтера комплектуется персональной ЭВМ, комплексом программ, необходимых для обработки учетной информации, документацией и методическими материалами по их применению, а также регламентами выполнения работ по обработке информации. АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети. При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждый АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а в целом они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров. АИС-БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назна46 чения (национальным информационно-поисковым система, базам данных и т.д.). Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии определяет функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ – состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от технической базы, а также уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии. Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: АРМ учета основных средств, учета материальных ценностей, заработной платы, учета выпуска и реализации готовой продукции, учета затрат, сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета, а возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала). Глава 2.6. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рис. 1. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок. 47 Рис. 1. Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ 48 Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит и при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа: подготовительный и текущий. Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета – ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов – компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных. При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса: • документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета; • обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов; 49 завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др. Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС-БУ – бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями. Способы трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета рассматриваются в разделе 7. В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют «расширенной проводкой». В общем случае она включает: • дебетуемый счет; • кредитуемый счет; • основания проводки; • классификационные реквизиты; • идентификационные реквизиты. • 50 Основания проводки – поля записи, отводимые под стоимостные значения показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели. Классификационные реквизиты – поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код валюты и др.). Идентификационные реквизиты – поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под реквизиты, которые не являются ключами группировки данных при расчетах. В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при формировании записей на забалансовых счетах. Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция». Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения. Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление (рис. 2). Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др. 51 Рис. 2. Двухуровневая структура бухгалтерской операции В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе. В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных 52 операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций. Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры. В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров – журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и технология обобщения 53 данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия. Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров – стандартных отчетов. В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако при любой технологии при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода создаются необходимые бухгалтерские записи, регистрируемые в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости или ее аналогов. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее последовательно пройдя ряд отчетов выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обновив его показатели. Данные работы относятся к третьему этапу – завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской процедуре формирования оборотной ведомости и заключительного баланса. 54 При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода. Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе. Конец первой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 55

Рекомендованные лекции

Смотреть все
Информационные технологии

Информационные процессы в экономике и необходимость их автоматизации

Содержание 1. Информационные процессы в экономике и необходимость их автоматизации 2 1.1. Понятие информационного ресурса и информатизации 2 1.2. Поня...

Бухгалтерский учет и аудит

Функциональные особенности информационных систем бухгалтерского учета

Содержание 1. Функциональные особенности информационных систем бухгалтерского учета 2 2. Основные требования, предъявляемые к информационным системам ...

Бухгалтерский учет и аудит

Информационные системы бухгалтерского учета

Содержание 1. Функциональные особенности информационных систем бухгалтерского учета 2 2. Основные требования, предъявляемые к информационным системам ...

Информационные технологии

Информационные технологии. Понятие информации и информационных технологий

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Глава 1 ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 1.1. Определение информации В настоящее время человечество переживает...

Бухгалтерский учет и аудит

Способы организации работы АИС-БУ. Особенности работы АИС-БУ

Региональный финансово-экономический техникум АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (Третья лекция) ________________________________...

Информационные технологии

Информационные системы в экономике

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Хабаровски...

Базы данных

Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом.

Тема 1 Особенности организации учетной информации в управлении экономическим объектом. Организация учетной информации. Учет финансового состояния и ан...

Информатика

Управление информационными ресурсами

Лекция №1. Цели, задачи и структура курса. Целью курса профессиональные компьютерные программы в экономике является приобретения студентами знаний и у...

Бухгалтерский учет и аудит

Создание и эксплуатация АИС-БУ

Региональный финансово-экономический техникум АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ОБРАБОТКА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (Вторая лекция) ________________________________...

Бухгалтерский учет и аудит

Местные налоги и специальные налоговые режимы

Лекция 30. Местные налоги и Специальные налоговые режимы Земельный налог. Налог на имущество физических лиц Основной литературой для изучения первой ч...

Смотреть все