Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием

Информационные бухгалтерские системы Содержание 1. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием 4 2. Классификация БУИС 8 3. Бухгалтерские информационные системы для крупных предприятий 13 4. БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса 20 1. Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления. В целях получения информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью, предприятие на базе современных информационных техно­логий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС. Современные информационные технологии позволяют унифицировать и существенно об­легчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оператив­ность получения финансовой отчетности предприятия для принятия решений. В этой связи БУИС рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью предпри­ятия в условиях рынка. Такая система служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (см. рис. 1). В ней осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных до­кументах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким об­разом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная инфор­мация для лиц, принимающих решения, - выходом из нее. Главная цель функционирования БУИС на предприятии - обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Некоторые предприятия также используют нефинансовую информацию. В этом слу­чае на предприятии создается автоматизированная система управления предприятием, ко­торая состоит из взаимосвязанных подсистем. Эти подсистемы выдают информацию, необ­ходимую для управления предприятием. Однако бухгалтерская подсистема является наибо­лее важной, т. к. выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. БУИС пре­доставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной дея­тельности предприятия. В условиях перехода на международные стандарты ведения бух­галтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основными пользователями являлись органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация служит основой для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне его. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функций управления производственной и коммерческой деятельности предпри­ятия, как планирование, контроль и анализ. На этапе планирования бухгалтер должен пре­доставить отчет о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет, если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управ­ления предприятием. Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оценивается чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой ве­личине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные направления деятельности, определяется себестоимость произво­димой продукции. Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанали­зировать итоги, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений. Таким образом, современная БУИС, являясь системой поддержки принятия реше­ний для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля, ана­лиза в системе управления предприятием. Существуют внешние пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, ин­весторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Ак­ционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется соб­ственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить. Может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких усло­виях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой свя­зи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико­экономическим обоснованием и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. По­купателей продукции интересует соответствие рекламы предприятия фактическому состоя­нию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслу­живания. Государственные службы интересуют полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства. При принятии решений следует учитывать, что бухгалтерская информация являет­ся приблизительной, а не абсолютно точной. В этой связи проблема толкования и пра­вильного использования информации ложится и на лицо, принимающее решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений. Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйст­венные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать интересы какого- либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, на сколько вер­ными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат. Чтобы бухгалтерская информация достаточно однозначно воспринималась и пони­малась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять определенным требованиям. Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям срав­нения и постоянства. Т.е., нельзя в течение учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета. В этом случае пропадает возможность сравнения данных. Однако это не означает, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго. Для изменения используемой формы уче­та должны быть веские основания. Такие изменения могут происходить в том случае, если они совмещены с началом нового учетного периода (года). Во-вторых, бухгалтерская информация должна быть существенной. Не следует те­рять время на учет незначительных факторов. Т.е., если усилия по учету сравнимы со стоимостью учитываемых средств, то учет необходимо упростить. Каждое предприятие выбирает свой уровень существенности учета. Так, в зависимости от того, какое значение придается объекту учета, в одном случае он может быть отнесен к основным средствам, а в другом - к материально-производственным запасам и сразу списан на затраты. В-третьих, бухгалтерская информация должна быть консервативной. Т. к. отраже­ние фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете не всегда является одно­значным, необходимо выбирать оценку, которая менее оптимистична. Это означает, что следует рассчитывать на отсутствие прибыли и учитывать возможные убытки. Данная особенность обеспечивает осторожность в оценке активов, имущества и в определении величины прибыли. В-четвертых, бухгалтерская информация должна быть полной, содержать макси­мум того, что необходимо пользователю. При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие чер­ты, свойственные всем системам автоматизированной обработки экономической инфор­мации, так и специфические. К общим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного разви­тия, экономичности, совместимости. Принцип первого лица определяет право принятия окончательного решения и по­рядок ответственности на различных уровнях управления. Принцип системного подхода предполагает в процессе проектирования БУИС про­ведение анализа объекта управления в целом и системы управления им, а также выработку общих целей и критериев функционирования объекта в условиях его автоматизации. Дан­ный принцип предусматривает однократный ввод информации в систему и многократное ее использование; единство информационной базы; комплексное программное обеспечение. Принцип надежности характеризует надежность работы БУИС, которая обеспечи­вается с помощью различных способов. Например, дублирование структурных элементов системы или их избыточность. Принцип непрерывного развития системы требует от системы возможность расши­ряться без проведения серьезных организационных изменений. Принцип экономичности заключается в том, что выгоды от новой БУИС не долж­ны превышать расходы на нее. Принцип совместимости предполагает, что проектируемая БУИС будет учитывать организационную структуру предприятия, а также интересы, квалификацию людей, осуще­ствляющих бухгалтерский учет. Они должны быть подготовлены к работе этой системой. Для БУИС свойственны специфические черты. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статистического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, т.к. каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи. Принцип обратной связи является одним из основных принципов любой системы управления. Однако, только решив задачи бухгалтерского учета, можно осуществить обрат­ную связь. БУИС - единственный источник достоверной информации для обратной связи. Именно эту информацию руководители предприятия используют для принятия решений. Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обра­ботки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (автоматизация первичного учета). При этом БУИС могут использовать по­мимо традиционных форм учета еще и автоматизированную форму учета, которая полно­стью отвечает основным требованиям использования вычислительной техники и принци­пам бухгалтерского учета и отчетности. Следует запомнить: БУИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя, должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля, и анализа в системе управления предприятием. 2. Классификация БУИС Российский рынок финансово-экономического программного обеспечения непрерыв­но развивается, а количество фирм, занимающихся его разработкой в настоящие время, по­стоянно растет. Широким спросом пользуются программные продукты для автоматизации страховых, торговых, строительных, банковских, промышленных и других предприятий. Однако проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в современных условиях в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволю­цией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленче­ских решений. Развитие рынка БУИС в России прошло ряд этапов. Первые БУИС были созданы на базе больших вычислительных машин (ЕС ЭВМ) и представляли бухгалтерские ком­плексы. Они использовались в основном для обработки больших объемов учетной инфор­мации на крупных промышленных предприятиях, в министерствах, т. к. были дорогими, требовали значительных площадей и специально подготовленный персонал для их экс­плуатации. Данный этап развития БУИС характеризовался автоматизацией отдельных за­дач бухгалтерского учета. Автоматизировались наиболее трудоемкие участки, такие как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет затрат на производст­во, калькулирование себестоимости продукции. Обработка информации в таких БУИС велась централизовано, а с появлением мини-ЭВМ - децентрализовано. Дальнейшее развитие БУИС было связано с экономическими переменами в России и с появлением ПЭВМ. Использование ПЭВМ приблизило источник информации к поль­зователю этой информации - бухгалтеру, минуя посредников (вычислительные центры), привело к созданию на базе ПЭВМ автоматизированных рабочих мест (АРМ). Широкое распространение получила децентрализованная обработка учетной информации и распре­деление баз данных между пользователями. Среди БУИС данного класса в настоящее время наибольшее развитие получили бухгалтерские комплексы для автоматизации складского учета и учета труда и заработной платы. Они могут использоваться на крупных и средних предприятиях с большим оборо­том хозяйственных средств и значительной численностью персонала. Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Тор­говый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Парус - Реали­зация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С - зарплата» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и другие. В силу своей специфики такие БУИС обеспечивают автоматизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управленческого учета. Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии необходимо наличие нескольких программ по участкам учета, а также сводной программы, осуществ­ляющей разноску по счетам, составление оборотно-сальдового баланса и подведение ито­гов. При этом информация, поступающая с различных участков в сводную программу, должна быть сопоставимой. В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих струк­тур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии - разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации. В этой связи появились такие системы как: «1 С-Бухгалтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ - мини бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для ма­лых предприятий (фирма «Информатик») и другие. Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предпри­ятий потребовало от БУИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей БУИС - квалифицированных бухгалтеров была не­обходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной, и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления пред­приятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети. В этой связи появились комплексные бухгалтерские системы такие как «ABACUS», рассчитанный на бухгалтерию в 50 - 60 человек (фирма «Омега»); «Интегра­тор» (фирма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» - для комплексной автоматизации предприятий (фир­ма «Интеллект Сервис»); «Парус - предприятие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланкс»); «Турбо Бухгал­тер» (фирма «Диц») и другие. Данный класс бухгалтерских систем, относится к универсальным системам, кото­рые легко настраиваются на специфику ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных ра­ботников. Поэтому подобные системы занимают самый большой сектор на рынке финан­сово-экономического программного обеспечения. Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ведения бухгалтерского учета на предприятии. Благодаря использованию различных современных информацион­ных технологий, они обеспечивают: • возможность настройки на особенности любой бухгалтерии, как для малых предпри­ятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы; • ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансо­вым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно опреде­лить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину; • регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встре­чаются два подхода при регистрации хозяйственных операций - «от проводки» и «от первичного документа». В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных пору­чений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответ­ствующие проводки; • несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации: • вручную с клавиатуры на основе первичного документа; • путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей кор­ректировки; • на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций; • путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и фор­мируются проводки в журнале хозяйственных операций; • формирование любых отчетных первичных документов, и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно ме­няющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генерато­ра отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчет­ности, а также специфические для данного предприятия; • формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной дея­тельности посредством использования графического редактора; • сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы; • формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий; • надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); закрытия от изменений всех данных за определенный период; периодического резерв­ного сохранения данных с последующим их восстановлением; проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе; • введение многовалютного бухгалтерского учета; • ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с элек­тронными кассовыми аппаратами. Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный подход к управ­лению финансами и бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали себя программые комплексы для крупного бизнеса («Scala», «Sun System», «Platinum», «SAP», «Avalon», «Triton»). Например, программный комплекс «Scala» используется для автоматизации учета в транснациональных корпорациях; «Sun System» - для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов, «Platinum» позволяет выполнить разноску нескольких тысяч опе­раций в минуту и может одновременно поддерживать работу до 200 пользователей. Западные программные продукты относятся к классу комплексных бухгалтерских систем, в которых учет ведется в режиме реального времени. Они построены по модульно­му принципу. Основными модулями такой системы являются - Главная книга и Расширен­ный генератор отчетов (Premier Leoger and Frx); Банковская книга (Bank Book); Заказчики (Customers); Поставщики (Suppliers); Оформление заказов (Order Entry); Расчеты с заказчи­ками (Accounts Receivable); Склад (Inventory); Расчеты с Поставщиками (Purchase Order). Настройка системы осуществляется путем задания связи каждого модуля с други­ми, начиная с «Главной книги». Такой принцип построения делает систему гибкой, позво­ляет расширять ее возможности без существенной переработки путем добавления других модулей, например, по учету основных средств, по учету расчетов по заработной плате, по учету затрат на производство и других. Основной причиной распространения западных программ на российском рынке явилась возможность ведения бухгалтерского учета в международных стандартах. Рос­сийские пакеты изначально создавались для российского рынка и не были предназначены для расширения своих функций до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок в начале 90-х годов сумели успеш­но перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинст­ве они способны поддерживать два варианта учета - западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производите­ли подобных систем мало известны широкой общественности. Наиболее известным сей­час является отечественный комплекс «Галактика» (фирма «Галактика»). Дальнейшее развитие возможностей БУИС вызвано необходимостью аналитиче­ской обработки учетной информации, накапливаемой в этих системах и используемой ме­неджерами и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных экономико-математических методов, методов мате­матической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово­аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результа­тов деятельности предприятия. К ним можно отнести такие программы, как - «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт- Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и другие. В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово­экономического программного обеспечения данные программы возможно использовать как самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже существующими БУИС в качестве приложения для них. Например, для расширения функциональных возможностей программы «Парус» (для средних и крупных предприятий) целесообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов выполнять: • переоценку баланса по данным детального описания структуры активов и пас­сивов предприятия, что значительно повышает достоверность результатов ана­лиза финансовых отчетов; • анализ прошлой деятельности и текущего финансового состояния предприятия. При этом рассчитываются показатели ликвидности, устойчивости, рентабель­ности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяю­щих проанализировать динамику изменения структуры баланса с различным шагом как в абсолютных величинах, так и в процентах; • приведение финансовой отчетности к международному стандарту, что делает ре­зультаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов. В настоящее время создание современных БУИС ориентировано на интегрирован­ность в отношении автоматизации бухгалтерского учета, анализа отчетности и планиро­вания деятельности предприятия. Интегрированные БУИС - это многофункциональные системы для управлением предприятием. Необходимость создания таких систем очевидна сегодня уже для значительной части отечественных предприятий, как производственной, так и торговой сферы. Подобные системы должны обеспечивать решение всего комплекса задач по обработке учетной информации, от сбора и проверки корректности информации, поступающей в базу данных, ее обработки по соответствующим алгоритмам, до анализа данных. Причем от пользователя в таких системах не требуется специальных знаний в об­ласти баз данных, факторного анализа или методов оптимизации. Для создания интегри­рованных БУИС целесообразно использование компьютерной технологии «клиент- сервер». Установка мощных RISC-серверов или закупка СУБД, например, Oracle или Sy­Base требует немалых финансовых средств, привлечения высококвалифицированных спе­циалистов, а также программной и аппаратной модернизации всей системы учета на пред­приятии, что сделает дорогостоящим такой проект. Разработка интегрированной БУИС для комплексного бухгалтерского учета, финансового анализа и планирования на пред­приятии с использованием приложений, построенных в архитектуре «клиент-сервер», имеет ряд преимуществ: • Чрезвычайно низкие требования к производительности рабочих станций. • Возможность распределить задачи по обработке данных среди нескольких сер­веров приложений. • Незначительные требования по модернизации сети. • Возможность дешевой и в то же время эффективной реализации удаленного доступа пользователей. Использование локальных и глобальных вычислительных сетей, средств телеком­муникации определят особенности дальнейшего развития современных БУИС. Следует запомнить: В зависимости от функциональных возможностей современные БУИС делят на бухгалтерские комплексы, мини-бухгалтерии, комплексные бухгалтерские системы и ин­тегрированные БУИС. 3. Бухгалтерские информационные системы для крупных предприятий Проблема создания БУИС для крупных предприятий остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано прежде всего с необходимостью обеспе­чения доступа к информационной системе на таких предприятиях большого количества пользователей, переработки значительных объемов информации, оперативной выдачи ре­зультатов, их анализа для принятия управленческих решений. В настоящее время самыми перспективными и преуспевающими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информа­цию, обработать и проанализировать ее и на этой основе принять решение. В этой связи сегодня очевидно, что БУИС для крупного предприятия должна обеспечивать: • автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета в соответствии с российским и международными стандартами, анализа финансо­во-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутрен­него аудита; • получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоя­нии дел на предприятии. Такой режим важен, например, для крупных промыш­ленных предприятий, имеющих отдаленные подразделения, филиалы с целью более эффективного использования их ресурсов; а также для предприятий, рабо­тающих в сфере оптовой торговли и контактирующих с большим количеством клиентов, требующих оперативную информацию об ассортименте, текущих це­нах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом должен быть сделан на получении оперативных аналитических отчетов и сводок по использованию вложенных финансовых ресурсов; • возможность консолидированного управления и получения консолидирован­ных финансовых отчетов. Крупные предприятия могут иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, финансы такого предприятия могут принадле­жать группе собственников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данны­ми для оперативного управления из центра. БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требованиям, можно создать на основе комплекса функционально взаимосвязанных АРМ специалистов. Такая БУИС от­носится к комплексным бухгалтерским системам. Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления - управленческий (производственный) и финансовый учет. Их информация ориентирована исключительно на пользователя. Управленческий учет оперирует показа­телями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных опе­раций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Сме­ты, нормативы, калькуляции, оптимальные соотношения затрат и результатов - объекты управленческого учета. Его аналитические данные используются для управления опера­циями, отделами, бригадами, подразделениями. Информация управленческого учета имеет четко выраженную внутреннюю на­правленность. Она используется производственным, управленческим персоналом, дирек­цией для внутрихозяйственного управления и зачастую настолько конфиденциальна, что считается коммерческой тайной. Финансовый учет направлен на обобщение, на синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за определенный период, обобщать активы и пассивны предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия. Информация финансового учета широко используется внешними потребителями - инвесторами, кредиторами и другими организациями и предприятиями. Она необходима также и управленческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, членам правления для принятия финансовых решений, планирования и прогнозирования эконо­мики предприятия, экономического анализа информации. Финансовый учет регламентируется общими для всех правилами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом - аудитором. Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основанные на одном и том же массиве первичных данных и первичной документации. Не целесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно. Они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена информацией. Первичный учет представляет собой систему сбора, измерения, регистрации, нако­пления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информа­ция первичного учета обеспечивает обратную связь для подсистемы «Бухгалтерский учет», а, значит, и для управленческого и финансового учета, а также и для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управлен­ческих решений. В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему. На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведет­ся на трех уровнях, соответствующих первичному, управленческому и финансовому учету (см. рис.2). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обра­ботки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой. Использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бу­мажных носителей, достоверность и полноту используемой информации. АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с опреде­ленным объектом бухгалтерского учета, где осуществляется непрерывная регистрация и обработка хозяйственных операций (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации), а также со сводным учетом и составлением отчетно­сти, планированием и анализом, а также внутренним аудитом. При выделении участков учета необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям: • располагать своим набором хозяйственных операций и проводок; • иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов; • иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы. Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии и особенности учетной политики. Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программ­ный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую мо­дульную систему, для которой характерным является возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость ин­формации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда НСИ. В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться не­сколькими способами: • при помощи магнитных носителей (дисков); • по каналам связи при наличии локальной сети, а также посредством электрон­ного обмена данными через шлюзы модемной связи; • по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер». В первом случае учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния файлов проводок данных на центральной ЭВМ, получаемых на различных участках. Во втором случае наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам появ­ляется возможность получения оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находя­щиеся на первом уровне (первичного учета), связаны с АРМ второго уровня электронной почтой через модемы. АРМ второго и третьего уровней взаимодействуют в сети через ка­налы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множест­ва проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень перераба­тывает исходную информацию, получает результирующие данные и в автоматизирован­ном режиме передает их на более высокий уровень. При таком варианте обработки информации на первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняется сбор, регистрация, на­копление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производствен­но-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету МЦ, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе. Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень - управленческий учет. Этот уровень ха­рактеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На уровне управленческого учета данные первичных документов и инфор­мация, полученная с нижнего уровня, регистрируется и группируется в системе синтети­ческих и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различ­ных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету мате­риальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Они формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных - финансо­вый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита. С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетиче­ского учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета. АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ и плани­рование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени. Данный АРМ ориентирован прежде всего на финансового директора, главного бух­галтера, финансового менеджера-аналитика, сотрудников отдела планирования. Возможна передача информации внешним пользователям - налоговым службам, потенциальным партнерам, инвесторам. К основным возможностям АРМ финансового анализа и планирования можно от­нести следующее: • формирование динамики типовых форм отчетности за соответствующий пери­од времени (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах и прочее); • анализ типовых форм отчетности относительно выбранного момента времени по структуре и в динамике; • анализ динамики и структуры показателей финансово-хозяйственной деятель­ности предприятия (оценка имущественного положения, ликвидности, финан­совой устойчивости, деловой активности, рентабельности, положения пред­приятия на рынке ценных бумаг и другие); • анализ динамики превышения и занижения показателей финансово­хозяйственной деятельности относительно рекомендуемых значений. Что по­зволяет сделать вывод о возможности ухудшения или показывает опасное или нерациональное соотношение финансово-хозяйственных средств предприятия; • планирование и создание бюджетов по различным уровням и периодам времени. АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать все совершенные операции (да­та ввода, информация о лице, осуществившем ввод, ссылки на документы, обосновываю­щие проводку, и другое). С целью осуществления аудиторского анализа АРМ предусмат­ривает возможность подготовки детальной распечатки проводок по счетам, а также еже­месячных расшифровок реализации и затрат по продукции. Кроме того, данный АРМ по­могает отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяй­ственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, по регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование. В целом, данные финансового учета используются в планировании и прогнозиро­вании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия. В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохра­нение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производ­ственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабель­ности в условиях рынка. В третьем случае на крупных промышленных предприятиях, имеющих значительно удаленные подразделения или филиалы, при организации сети требуются значительные денежные затраты на покупку специальных скоростных каналов, а иногда подобную сеть просто невозможно построить, если в данном регионе отсутствует необходимая для этого инфраструктура. При всех достоинствах электронной почты нельзя не отметить главного недостатка такого способа связи - интересующую информацию невозможно получать в режиме реального времени. Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» для организации комплексного бухгалтерского учета и финансового анализа на таком предприятии имеет ряд преимуществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являют­ся естественным следствием того, что архитектура «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основных структурных компонент системы. В многоуровневых приложе­ниях как серверы, так и рабочие станции можно рассматривать на разных программных и аппаратных платформах. Например, в качестве сервера базы данных используется компь­ютер под управлением Novell Net Ware, сервером приложений управляет Windows NT, а на рабочих местах эксплуатируются ПЭВМ на базе 486 процессоров с операционной сис­темой Windows. По мере расширения предприятия или роста объемов обрабатываемой информации многоуровневая архитектура разрешает увеличить количество серверов в системе. Для от­дельных бизнес процессов, связанных с обработкой данных сверх больших объемов и имеющих критические требования по скорости, можно выделить специальный сервер приложений. Подобное распределение функций и выполнение бизнес процедур на одном или нескольких серверах приложений повышает гибкость системы и упрощает задачу раз­граничения прав доступа, администрирования и защиты данных. При расширении парка рабочих станций необходимо обеспечить надлежащую про­пускную способность сети. В системе, построенной в архитектуре «клиент-сервер», ос­новная тяжесть обработки данных лежит на серверах, и информационный обмен между ними весьма интенсивен. В то же время, поскольку загруженность рабочих станций отно­сительно небольшая, объем информации, передающейся между этими компонентами сис­темы и серверами, невелик. Поэтому нет необходимости идти на новые финансовые затраты для повышения пропускной способности сети. Еще одна положительная возможность организации обмена данными в приложени­ях с многоуровневой архитектурой - возможность эффективной реализации удаленного доступа к системе. Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» позволяет в цен­тральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подразделениях - рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности телефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем фи­лиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным ка­налам, либо через любую коммерческую сеть, включая Internet. Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент- сервер» в бухгалтерских приложениях характеризуют перспективное направление разви­тия БУИС на крупных предприятиях. Следует запомнить: На крупном предприятии обработка учетной информации ведется на трех уровнях с помощью АРМ специалистов. Фонд НСИ обеспечивает сопоставимость данных, поступающих от различных АРМ. Единицей обмена информацией между ними служит группа проводок. 4. БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. В отличие от крупных предприятий на малых и средних предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации. Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при созда­нии таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазви­той структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы. При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется бухгалтерами от одного до трех человек. При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управ­ленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники). Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло­кальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. На рисунке 3 представлена структура такого программного комплекса. Для автома­тизации бухгалтерского учета на малом предприятии используют БУИС, относящуюся к классу «мини-бухгалтерий». Журнал первичных документов  Система позволяет автоматизировать учет материалов, производственных запасов, ос­новных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расче­тов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хо­зяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план сче­тов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и другие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии. Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета (главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложе­ниями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций. Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на ма­лом предприятии представлено на рисунке 4 и включает в себя следующие основные функции: • операции; • документы; • отчеты; • установка; • сервис. Функция главного меню «Операции» включает следующие пункты: • журнал; • фильтр; • исходные остатки; • новый журнал. Пункт меню «Журнал» служит для ввода информации с привычных документов в журнал хозяйственных операций. Журнал хозяйственных операций - это ядро программ­ного комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета. Пункт меню «Фильтр» создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных опера­ций по различным признакам в различных сочетаниях. Пункт меню «Исходные остатки» позволяет ввести начальные остатки средств на счетах и начать работу с программой, ав­томатизируя бухгалтерский учет предприятия. Пункт «новый журнал» осуществляет переход от ведения журнала в прошлом году к ведению - в текущем. Функция «Документы» включает следующие пункты: • заполнение; • архив. Пункт меню «Заполнение» служит для занесения информации в бланки первичных документов; печать пустых и заполненных бланков. Пользователю необходимо выбрать на­именование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля. Пункт меню «Архив» дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию, сэкономить время при введении ана­логичной информации. Функция «Отчеты» включает в себя следующие пункты: • оборотная ведомость; • главная книга; • журналы-ордера; • ведомости; • баланс; • приложения. Функция «Отчеты» необходима для генерации оборотных ведомостей, главной книги, журналов-ордеров и различных ведомостей по любому счету за любой период; ба­ланса и приложений к нему. Функция «Установка» обеспечивает поддержание в актуальном состоянии сле­дующих справочников: • план счетов - формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретного предприятия; • типовые операции - определение пользователем часто выполняемых хозяйст­венных операций и формирование по ним расчетов и проводок; • бланки - создание бланков любых документов; • определения - введение значений ставок, процентов и сокращений как пере­менных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описывае­мых в типовых операциях; • реквизиты - введение реквизитов конкретного предприятия для автоматиче­ского их фиксирования в документах и отчетах; • журналы-ордера - выбор стандартных журналов-ордеров; • ведомости - выбор стандартных ведомостей; • отчеты - настройка отчетных форм. Функция «Сервис» реализует следующие дополнительные возможности по работе с информацией: • считать из файла; • записать в файл - производится запись в файл с именем, отличным от текущего; • сохранить - сохраняется редактируемый файл. • информация - информация о системе. Для автоматизации бухгалтерского учета на небольших предприятиях обычно ис­пользуют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческий учет частично или полностью. Подобные БУИС в настоящее время являются наиболее популярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения поскольку могут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых разви­вается бизнес предприятия. На рис. 5 представлена структура программного комплекса для автоматизации бух­галтерского учета небольшого предприятия. Он охватывает финансовый и управленческий учет и состоит из двух взаимосвязанных модулей - управленческий и финансовый учет. Управленческий учет ведется по отдельным участкам, например, таким как учет расчетов по заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и другие осуществляется посредством использования отдельных программных модулей (блоков). Используя принцип конструирования, создается единый программный комплекс. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудо­емкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильно­му оформлению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю пра­вильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности. Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных опера­ций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему). Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций. Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные ус­ловия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в 3 этапа: Этап 1 - настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функ­ций бухгалтерского учета; (например: реквизитов предприятия, т.к. они будут печататься в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой, и других дополнительных возможностей). Этап 2 - настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответст­вующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально-ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить сло­варь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирова­ния баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно уско­ряет процесс занесения новой информации - ввод данных с клавиатуры заменяется выбо­ром из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появ­ление ошибки во время заполнения полей экранных форм. По структуре построения спра­вочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную струк­туру: код, наименование, дополнительные признаки (например, справочники наименований документов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения). Сложные справочники имеют два и более уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их 9, в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующие разделу счета. Количество записей в разделах составляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из кото­рых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который состоит из уровней: • разделы (группы организаций-контрагентов, материально-ответственные и подотчетные лица); • подразделы (названия организаций, фамилии материально-ответственных и подотчетных лиц); • банковские реквизиты, организации, должности, паспортные данные лицевого счета работников). Этап 3 - перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных до­кументов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало ме­сяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценно­стей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически. Первоначальная настройка системы выполняется, как правило, ответственными со­трудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы - разработчика. Ведение бухгалтерского учета в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с ми­нимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансо­во-хозяйственную деятельность предприятия. Обычно в системе предусматривается два способа оформления хозяйственных опе­раций в журнале хозяйственных операций. Первый способ. Сначала создается первичный документ. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следую­щие этапы: Регистрация  Печать Учет Цель регистрации - ввести в систему необходимую информацию о документе. Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить следующим образом: • вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры; • с использованием данных ранее зарегистрированного документа; • с использованием образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автомати­чески переносит в новый документ и предлагает уточнить их. Благодаря этим возможностям, ускоряется ввод информации в базу данных, сокра­щается число ошибок при вводе. После регистрации первичный документ может быть отпечатан. Перед печатью возможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распе­чатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие. После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете. Результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйствен­ных операций. Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа. В этом случае имеет место дублирование информации при заполнении первичных документов и при заполнении журнала хозяйственных операций. С точки зрения ведения любой бухгалтерии первый способ является более пра­вильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и от­четных документов как в электронном, так и в бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка. В БУИС учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных опе­раций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электрон­ная инвентарная картотека. В ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном уче­те, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранспорта в зависимости от пробе­га) и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций. Электронная инвентарная картотека служит для хранения индивидуальных характери­стик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации. Операции движения основных средств отражаются в разрезе матери­ально-ответственных лиц и наименований ценностей в журнале хозяйственных операций. Движение товарно-материальных ценностей в учете хозяйственных операций ве­дется в суммовом и количественном выражении по наименованиям, складам и материаль­но-ответственным лицам. Регистрация хозяйственных операций с товарно-материальными ценностями (поступление, перемещение, списание) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хо­зяйственных операций. При формировании цены списания и учете на складе в системе могут использоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, по дате поступления, партионный учет). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на ко­тором ведется учет товарно-материальных ценностей. Для контроля за движением средств по счетам и движением материальных ценно­стей в системе формируются оборотные ведомости: • движения средств по счетам; • движения материальных ценностей; • движения средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализи­руются по задаваемым счетам проводок; • движение средств по аналитическим счетам. В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Од­на запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе сче­тов и материально-ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обоб­щения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в жур­налах регистрации все связанные с ним первичные записи, а затем исправить ошибку. По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы: • баланс предприятия; • главная книга; • книга учета хозяйственных операций; • кассовая книга; • ведомости аналитического учета; • ведомости накопительных аналитических данных к счетам; • оборотный баланс (обороты за период с выведением остатков на конец месяца); • приложения к балансу; • дополнительные отчеты. Формы выдачи на печать каждого из перечисленных документов кроме баланса и ана­литических отчетов задается системой. Баланс предприятия и аналитические отчеты пользо­ватель может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложе­ний. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем. В системе предусмотрено ведение бухгалтерского учета в иностранных валютах. Учет ведется в валютах и рублевом эквиваленте. При изменении курсов валют произво­дится переоценка валютных активов и пассивов. Следует запомнить: При создании БУИС на небольших предприятиях основное внимание уделяется финансовому учету. Главным учетным регистром подобных БУИС является Журнал хозяйственных операций. Настройка системы ведения бухгалтерского учета конкретного предприятия осу­ществляется в три этапа - параметры работы системы, словари, входящие остатки. Темы эссе по курсу 1. Роль и место бухгалтерской информационной системы в системе управления Вашего предприятия. 2. Цели и задачи, для реализации которых используют бухгалтерскую информацию на Вашем предприятии. 3. Роль бухгалтерской информации в системе управления предприятием. 4. Общие принципы создания и функционирования систем обработки экономической информации. 5. Возможна ли комплексная автоматизация бухгалтерского учета на предприятии с по­мощью бухгалтерских комплексов? 6. Какие возможности предоставляют комплексные бухгалтерские системы для ведения бухгалтерского учета на предприятии? 7. Тенденции развития современных БУИС. 8. Каковы требования, предъявляемые к построению современных БУИС для крупных предприятий? 9. Какие виды учета выделяют в системе обработки учетной информации на крупном предприятии? Дайте их определение. 10. Охарактеризуйте технологию обработки учетной информации в БУИС на крупном предприятии? 11. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтерского учета при проектирова­нии БУИС на малых и средних предприятиях? 12. В чем принципиальное отличие БУИС на крупных предприятиях и на предприятиях малого и среднего бизнеса? 13. Какова структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях? 14. Расскажите о порядке обработки учетной информации в БУИС на среднем предприятии. 15. Какие возможности предоставляют пользователю БУИС?