Справочник от Автор24
Поделись лекцией за скидку на Автор24

Основы работы с Microsoft Excel

  • 👀 354 просмотра
  • 📌 289 загрузок
Выбери формат для чтения
Загружаем конспект в формате pdf
Это займет всего пару минут! А пока ты можешь прочитать работу в формате Word 👇
Конспект лекции по дисциплине «Основы работы с Microsoft Excel» pdf
Основы работы с Mircosoft Excel Запуск программы: кнопка Пуск→Программы→Microsoft Office 2010→ . Основным элементом электронной таблицы является ячейка, активная ячейка выделена рамкой. Адрес ячейки в поле Имя , состоит из буквы латинского алфавита и цифры. Выделение элементов электронной таблицы 1. Для перемещения по ячейкам пользуйтесь мышью или клавишами управления курсора. 2. Чтобы выделить группу смежных ячеек (диапазон): a. 1-й способ: поставить курсор на первую ячейку диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская левой кнопки мыши, протянуть до последней ячейки диапазона. Все ячейки диапазона, кроме первой, выделятся цветом; b. 2-й способ: щелкнуть первую ячейку диапазона левой кнопкой мыши, прижать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть по последней ячейке диапазона 3. Для выделения несмежных ячеек щелкните на первую ячейку и, прижав клавишу Ctrl, щёлкайте мышью по тем ячейкам, которые должны быть выделены. 4. Для выделения столбца (строки) щёлкните по его заголовку – букве (цифре). Можно выделять смежные и несмежные столбцы (строки), используя при необходимости клавиши Shift и Ctrl. 5. Для выделения всех ячеек листа щелкните мышью в верхний левый угол таблицы . 6. Для снятия выделения с элемента электронной таблицы надо щелкнуть мышью в любом другом месте рабочей области таблицы. Изменение размеров строк и столбцов электронной таблицы Чтобы изменить высоту строки или ширину столбца, поставьте указатель мыши на границе, и когда он примет вид двунаправленной стрелки (↔), прижмите левую кнопку мыши и переместите границу. Для задания точного размера строки (столбца) щелчком правой кнопки мыши по заголовку строки (столбца) вызовите контекстное меню. Выберите команду Высота строки (Ширина столбца) и введите числовое значение размера строки (столбца). Выравнивание данных в ячейках электронной таблицы (вкладка Главная- группа Выравнивание – кнопка вызова диалоговых окон) Данные в ячейках можно выровнять по горизонтали и по вертикали, используя коллекции кнопок группы или раскрывающиеся списки в диалоговом окне Выравнивание. Чтобы текст поместился в границах ячейки полностью, можно увеличить ширину столбца или уменьшить размер символов. При необходимости в диалоговом окне Выравнивание выбрать в блоке Отображение режим Переносить по словам (щелкнув мышью по значку пустого квадрата). Формат чисел (вкладка Главная- группа Выравнивание или группа Ячейки - Формат) Чтобы изменить расположение текста в воспользуйтесь блоком Ориентация. ячейке, Маркер направления позволит расположить текст под наклоном. Чтобы текст в ячейке располагался «сверху – вниз», щёлкните в данном разделе по соответствующей кнопке. Иногда при форматировании таблицы несколько смежных ячеек нужно объединить. Для этого выделите ячейки и щелкните по кнопке Объединить . В зависимости от типа данных вид числовой величины будет разным, например: 12,56 – числовой формат; 12,56р. – денежный формат. Наиболее часто используемые форматы помещены в виде значков в группе Число. Поэтому, чтобы изменить формат числа, достаточно выделить ячейку и нажать соответствующий значок. Оформление ячеек границами и заливкой (вкладка Главная- группа Выравнивание или группа Ячейки- Формат – заклада Граница (Заливка)) Чтобы ячейкам оформить границы или заливку, выделите их. Затем в диалоговом окне Формат, используя соответствующие закладки, выберите вид границы (Внешние, Верхняя, Нижняя, Внутренние, Все и т.д.) и цвет заливки. В этом же окне можно задать вид линии (пунктир, сплошная, двойная и т.п.). Приём автозаполнения данных в ячейки электронной таблицы Данные в виде текста, числа (чисел), формул можно распространить на другие ячейки таблицы: 1. Выделите ячейку с данными. 2. Подведите указатель мыши в нижний правый угол ячейки к маркеру автозаполнения (при этом указатель мыши примет вид ). 3. При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения по заполняемым ячейкам. Ввод формулы в ячейку электронной таблицы 1. Формула всегда начинается со знака =. 2. Формула может содержать знаки арифметических операций: + сложение, - вычитание,* умножение и / деление, ^ возведение в степень и операторы сравнения: <, >, <=, >=, =. 3. Каждая операция выполняется слева направо в порядке приоритета операций, для изменения порядка действий используются круглые скобки. 4. Адреса ячеек вручную не вводятся! Они появляются автоматически по щелчку мыши на ячейку с данными. 5. Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой (; - если в формуле используют адреса несмежных ячеек) или двоеточием (: - если в формуле используют адреса смежных ячеек - диапазона). 6. Формула содержит адреса ячеек, а в процессе вычисления участвуют их данные. 7. По окончанию набора формулы нажмите клавишу Enter. В поле ячейки появится результат, а в строке формулы будет видна сама формула. 8. Чтобы вставить в формулу встроенную функцию, нажмите на кнопку Мастер функций в Строке формул. В открывшемся диалоговом окне выберите в списке Категория ту, к которой относится нужная функция, а затем в списке Функция – требуемую функцию (1 способ). Примеры формул: =2,3*А4; =СУММ(В7:F12); =(C3^2+4)/(A1МИН(B1;C3;D5)) Обратите внимание: если аргументы функции разделены двоеточием СУММ (B7:F12), значит здесь используются данные из диапазона ячеек; если аргументы разделены точкой с запятой МИН (B1;C3;D5), то в формуле задействованы данные из несмежных ячеек! Для того, чтобы вставить в формулу нужную функцию из встроенных в MS Excel третьим способом, на Ленте во вкладке Главная щелкнуть по кнопке функции Автосуммирования , которая также содержит выход на различные категории функций. Ссылки Относительная ссылка, например: A1. Ссылка на ячейку изменяется при копировании формулы в другую ячейку. Абсолютная ссылка, например: $A$1. Ссылка на ячейку не изменяется при копировании формулы в другую ячейку. Смешанная ссылка, например: $A1 или A$1. При копировании формулы изменяется только одна часть ссылки, которая закреплена знаком доллара ($). Обратите внимание: знак доллара ($) ставится перед элементом, который в формуле при копировании должен остаться неизменным. Категории встроенных функций Встроенные функции Для того, чтобы вставить в формулу нужную функцию из встроенных в MS Excel вторым способом, нужно на Ленте выбрать вкладку Формулы, а далее щелкнуть мышью по категории функций в группе Библиотека функций. Далее – выбираете нужную вам функцию. Наиболее часто используемые функции СУММ() – вычисляет сумму списка данных. МАКС ( ) - вычисляет максимальное значение из списка данных. МИН ( ) – вычисляет минимальное значение из списка аргументов. ОКРУГЛ() – округляет данное число до указанного количества десятичных разрядов. ПРОИЗВЕД() – вычисляет произведение указанных данных. СРЕДЗНАЧ() – вычисляет среднее арифметическое списка Сообщения об ошибках ##### – ширины ячейки недостаточно, чтобы полностью отобразить в ней данные. Для исправления этой ошибки увеличьте ширину столбца или уменьшите размер символов, или включите перенос текста по словам; #ДЕЛ/0! – в формуле обнаружено деление на 0; #ИМЯ? – имена ячеек (ссылки) в формуле содержат недопустимые символы, например, русские буквы; #ЗНАЧ! – значение величин, используемых в формуле, не соответствует их типу, например, делается попытка выполнять арифметические действия над текстовыми данными; #Н/Д – в формуле есть ссылка на пустую ячейку; #ЧИСЛО! – в функции используется неправильный аргумент. Построение графиков математических функций в MS Excel Алгоритм построения графика математической функции 1. Определить математическую функцию. 2. Выбрать диапазон значений для переменной X и ее шаг. 3. Создать таблицу значений для переменной Y на выбранном диапазоне переменной Х. 4. Выделить данные всей таблицы. Обратите внимание! Чтобы построить графики других видов, необходимо использовать команду График из группы Диаграммы. Форматирование графика  Для изменения размеров всей области построения графика целиком или любого фрагмента необходимо выделить этот фрагмент. После появления маркеров возле фрагмента переместите эти маркеры при нажатой кнопке мыши, пока не достигните необходимого размера фрагмента.  Вкладка Конструктор содержит 48 видов оформления линии графика и маркеров. При подведении курсора мыши на конкретный вид оформления график сразу отображается в этом виде, поэтому можно выбрать тот вид оформления, который наиболее подходит для решения конкретной задачи. 5. На Ленте на вкладке Вставка в группе Диаграммы выбрать тип Точечная, а в ее Коллекции – Точечная с гладкими кривыми и маркерами. 6. Во вкладке Конструктор группы Тип, Данные, Макеты диаграмм, Стили диаграмм установить необходимые графические параметры для графика.  Вкладка Макет содержит команды, позволяющие вставлять в области построения графика название графика, подписи данных, подписи осей, оформить легенду графика, поставить оси координат с обозначениями, оформить фон и т.п. Например, для того, чтобы на графике были поставлены данные, надо щелкнуть мышью на кнопку Подписи данных. В открывшейся Коллекции выбирается режим расположения данных относительно графика. При необходимости можно выбрать режим Дополнительные параметры подписи данных.  Чтобы переместить график на листе, курсор мыши наводят на область построения графика, прижимают левую кнопку мыши и перемещают на новое место.  Чтобы переместить диаграмму на отдельный лист Рабочей книги, надо во вкладке Конструктор выбрать группу Расположение, а в ней щёлкнуть мышью на команду Переместить диаграмму.  Чтобы удалить график, его надо выделить, а затем нажать клавишу Delete или команду Вырезать из контекстного меню. Типы диаграмм и область их применения Тип диаграммы Область применения Плоская Объемная Гистограмма Линейчатая Гистограммы используются для демонстрации изменений данных за определенный период времени или для показа сравнения величин. График Графики позволяют изображать непрерывное изменение данных с течением времени. С областями Диаграммы с областями изображают величину изменений в зависимости от времени и могут использоваться для привлечения внимания к общему значению величины Круговая Данные, расположенные в одном столбце или строке, можно изобразить круговой диаграммой. Каждое значение отображается как доля от общей суммы данных Точечная Точечная диаграмма показывает отношения между численными значениями в нескольких рядах данных или отображает две группы чисел как один ряд координат x и y. Построение диаграмм и графиков в MS Excel Создание внедренной диаграммы 1. Выберете диапазон данных таблицы, на основе которых будет построена диаграмма. Ячейки, содержащие заголовки полей, выделяются тогда, когда они будут использованы как подписи на осях диаграммы. 2. Войдите во вкладку Вставка. В группе Диаграмма из типов диаграмм щелчком мыши выберите тот тип, который необходим для работы. 3. Во вкладке Конструктор с помощью щелчка мыши выберите стиль оформления диаграммы и макета представления данных. Структура диаграммы Область построения диаграммы Область построения диаграммы Название диаграммы Легенда диаграммы Вертикальная ось значений Подписи данных Линии сетки Область диаграммы Горизонтальная ось значений Приемы редактирования диаграммы  Для изменения размеров всей диаграммы целиком или любого ее объекта необходимо выделить объект диаграммы щелчком мыши. После появления рамки с маркерами изменения размера перемещайте эти маркеры при нажатой кнопке мыши.  Чтобы переместить диаграмму по листу Книги, на нее наводят курсор мыши, прижимают левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещают на новое место.  Чтобы удалить всю диаграмму, ее надо выделить щелчком мыши, а затем нажать клавишу Delete. Вкладки Макет и Формат Вкладка Макет дает возможность работать с каждым из объектов диаграммы, вставить или убрать подписи данных, линии сетки, осей и т.п. При необходимости можно вставить автофигуру или рисунок. Вкладка Формат позволяет оригинально оформить каждый объект диаграммы. Технология изменения оформления созданной диаграммы. 1. Выделите объект диаграммы щелчком мыши. 2. Во вкладке Макет или Формат наведите курсор мыши на подходящий режим оформления. Программа MS Excel 2010 позволяет увидеть предварительно объект в измененном виде. 3. Для применения выбранного режима оформления щелкните мышкой. Список, удовлетворяющий этим требованиям и содержащий до несколько тысяч строк (записей), может служить базой данных. Работа со списками в MS Excel Списком в MS Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:  Список состоит из строк, называемых записями.  Верхняя строка списка, называемая заголовком, содержит имена соответствующих столбцов (полей), ее формат (шрифт и цвет фона) должен отличаться от формата записей.  В списке не должно быть пустых строк, столбцов или ячеек!  Поля должны содержать однородную (однотипную) информацию. Сортировка списка Существует два вида сортировки: по возрастанию (от А к Я) и по убыванию (от Я к А) Сортировку любого вида можно осуществить двумя способами: 1 способ: На Ленте во вкладке Главная в группе Редактирование указатель мыши навести на кнопку Сортировка и фильтр и выбрать режим сортировки. 2 способ: На Ленте во вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать кнопку с определенным видом сортировки.  Рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.  На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.  При выполнении операций со списком обязательно активируйте любую ячейку внутри списка. Пользовательский порядок сортировки: Вместо возрастающего и убывающего порядка сортировки можно применить также пользовательский порядок сортировки, определяемый заданным пользовательским списком. Для этого необходимо:  На Ленте во вкладке Данные выбрать кнопку Сортировка.  В диалоговом окне Сортировка необходимо задать параметры сортировки сначала в поле Сортировать по…, затем щелкнуть по кнопке Добавить уровень, и далее заполнить поле Затем по….  Сортировку можно задать не более чем по трем полям списка и указать для каждого поля свой порядок сортировки. Фильтрация данных в списке Автофильтр Для установки автофильтра необходимо: 1. Щелкнуть мышью по любой ячейке списка (активизировать список). 2. На Ленте во вкладке Главная в группе Редактирование указатель мыши навести на кнопку Сортировка и фильтр и выбрать режим Фильтр. (1 способ) 3. Также включить Автофильтр можно, щелкнув по соответствующей кнопке указателем мыши в группе Сортировка и фильтр во вкладке Данные. (2 способ) 8. Условие фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке Автофильтра этого поля элемент Выделить все. Возле каждого из заголовков полей появляется кнопка с треугольником, щелкнув по которой можно выбрать условия (критерии) фильтрации. 4. Щелчком мыши из списка выбирается необходимое условие фильтрации данных по этому полю. На экране отобразятся только те записи, которые соответствуют заданному фильтру. 5. При необходимости из списка другого поля можно выбрать еще условие. На экране отобразятся только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются при помощи логической операции И). 6. Кнопки полей, в которых произведена фильтрация, меняют значок треугольника на другой значок в зависимости от выбора условий отбора. 7. Если перед выполнением команды Автофильтр были выделены один или несколько полей (столбцов), то раскрывающиеся списки будут добавлены только к этим полям. 9. Чтобы отменить функцию Автофильтра, надо щелкнуть мышью на значок автофильтра, в раскрывшемся окне выбрать режим Удалить фильтр с… Пользовательский (настраиваемый) автофильтр Соединить несколько условий фильтрации для создания пользовательского автофильтра можно с помощью логических операторов (И, ИЛИ). Для этого: 1. Щелкните мышью по значку Автофильтра в названии поля, открыв список условий для фильтрации, выбираем режим Настраиваемый фильтр. Обратите внимание, что для каждого типа величин существует определенный набор фильтров. 2. В открывшемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр укажите первое условие фильтрации. Для применения расширенного фильтра условия отбора задаются на рабочем листе. Выполните: 1. Скопировать и вставить на свободное место заголовок списка (например, ниже таблицы). 2. В соответствующем поле (полях) скопированного заголовка задайте условие фильтрации. Например, возраст работников моложе 35 лет. 3. Выделите основной список. 4. Во вкладке Данные под кнопкой Фильтр выбрать режим Дополнительно. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр. 3. Выберите логический оператор, объединяющий первое и второе условие. 4. Задайте второе условие и нажмите кнопку ОК. В пользовательском Автофильтре операторы отношений (<, <=, =, <>, >, >=) представлены в виде текста. Расширенный Автофильтр Расширенный фильтр используется для задания сложных условий фильтрации списка. Рассмотрим на примере. Дана таблица с данными: 5. В диалоговом окне Расширенный фильтр задать необходимые диапазоны ячеек.  В поле Исходный диапазон автоматически отобразится основной список данных:  В поле Диапазон условий поместите курсор. В ранее скопированном заголовке списка выделите диапазон критерия фильтрации вместе с заголовком поля. Этот диапазон автоматически появится в окне расширенного фильтра.  Щелкните мышью в разделе Обработка окна Расширенный фильтр возле режима Скопировать результат в другое место. Тем самым вы определите возможность поместить обработанный список в любое удобное вам место Листа.  Поместите курсор в поле Поместить результат в диапазон. Чтобы там прописался диапазон ячеек, достаточно щелкнуть мышью в любой ячейке Листа. Эта ячейка будет верхней левой ячейкой обработанного списка. 6. Щелкните по кнопке ОК в окне Расширенный фильтр. Отфильтрованные данные появятся в указанном месте на Листе. 7. Конечный результат фильтрации списка будет выглядеть так: Обратите внимание, что верхняя левая ячейка нового списка занимает ту ячейку, которую вы выделили ранее. 8. Если необходимо, чтобы все записи нового списка остались на месте прежнего, то оставьте выделенным режим Фильтровать список на месте в разделе Обработка окна Расширенный фильтр. Программа Excel позволяет работать со сложными формулами, которые содержат несколько операций. Создание простейших формул. Пусть число, умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. которое Смешанные ссылки. Смешанная ссылка на ячейку в формуле находится в ячейке А1 таблицы, нужно умножить на число в может содержать либо абсолютно адресуемый столбец и ячейке В1 и результат поместить в ячейку С1. Для этого нужно относительно адресуемую строку, либо наоборот. Абсолютная активизировать ячейку С1, нажать знак =, щелкнуть по ячейке А1, ссылка на столбец имеет вид: $А1, $В1 ит.д., а на строку: А$1, В$1 ввести знак операции, щелкнуть по ячейке В1 и завершить ввод и т.д. При переходе на другую ячейку, содержащую формулу, формулы кнопкой ENTER на клавиатуре, или щелкнув зеленую относительная ссылка изменяется, а абсолютная ссылка нет. галочку Enter на панели меню. Формула может содержать несколько ячеек и операций. Ссылка на ячейки в формулах и функциях может производиться с использованием относительных и абсолютных координат. Относительные ссылки. В формуле А1 + В1, записанной в ячейку С1, использована относительная ссылка, которая основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячеек, на которую указывает ссылка. При копировании формулы в ячейку С2 автоматически изменяется и ссылка на А2 + В2: Абсолютные ссылки. При абсолютной адресации на ячейку в формуле происходит ссылка на ячейку, которая расположена в определенном месте. Абсолютная ссылка на ячейку А1, записывается $А$1, и при изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. По
«Основы работы с Microsoft Excel» 👇
Готовые курсовые работы и рефераты
Купить от 250 ₽
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Найти
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач

Тебе могут подойти лекции

Смотреть все 462 лекции
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot