Методологические основы информатизации бизнеса

Конспект лекций по курсу «Методологические основы информатизации бизнеса 1. Основы информатизации бизнеса. Области информатизации. Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды. В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям. В современных условиях руководителям предприятий приходится иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать "вручную". Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочносбытовой, маркетинговой информации. В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое. Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, упрощения поиска информации, отсеивания ненужной информации и получения необходимой. Эффективная информационная система значительно упрощает процесс управления предприятием, позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение. Управление предприятием всегда подчинено некоторой цели, поэтому всегда можно говорить об управлении, оптимальном в известном смысле, например цель: максимизация прибыли за заданный период времени, снижение издержек производства и т.д. Управление предприятием представляет собой совокупность воздействий, призванных обеспечить эффективное с точки зрения заданных целей протекание производственного процесса. Реализация процесса управления предприятием происходит в рамках системы управления предприятием — структуры, в которой можно выделить объект управления и управляющую часть. Объектом управления является производственный процесс. В роли управляющей части на предприятии выступают управленческие службы. Управление предприятием протекает во времени, поэтому его следует рассматривать как процесс управления. Структура производственного процесса определяет, в свою очередь, структуру процесса управления. На каждом предприятии можно выделить несколько направлений деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и т. д.), а в рамках этих направлений — процессы более глубоких уровней, которые также являются объектами управления. Информационные технологии: роль в бизнесе Наиболее характерная черта нынешнего развития мировой экономики - колоссальные успехи и достижения в области техники и технологии, развитие наукоемких производств. Распределенные информационные системы и сетевые технологии безгранично увеличили деловые возможности за счет быстрого и простого доступа к огромным объемам информации и инструментам работы с ней. «Миром владеет тот, кто владеет информацией»: умеет её извлекать, собирать, анализировать и с пользой применять, т.е. использовать важные для бизнеса данные с целью получения максимальных выгод. И, если получаемые в результате преимущества велики, то это дает все основания считать такую информацию одним из ключевых бизнес-активов предприятия. Если компания будет пренебрегать этими возможностями, то она рискует быстро оказаться на обочине рынка. В условиях динамичного развития рынка, усложнения его инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические. Современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать и обеспечивать эффективные способы представления информации, стали важным фактором конкурентоспособности и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной жизнедеятельности. Уровень информатизации является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого предприятия. Информатизация в системе управления предприятием предполагает: • создание правовых, экономических, технологических, социальных условий для того, чтобы необходимая для решения управленческих проблем информация была доступна в кратчайшие сроки, в любой точке, любому потенциальному пользователю; • создание аппаратных и программных средств, телекоммуникационных систем, обеспечивающих формирование информационных ресурсов и доступ к ним, включая хранение, переработку, преобразование и передачу информации и знаний; • обеспечение первоочередного развития структур, обеспечивающих производство и воспроизводство информации и знаний; • разработку и реализацию организационно-методологических основ и программ последовательного, целенаправленного и эффективного внедрения информационных технологий в систему управления организацией. Преимущества применения компьютерных технологий на современном этапе связаны с той ролью, которую они играют в бизнесе, и основаны на достижениях телекоммуникационных технологий и распределённой обработке информации. ИС имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу, а создание высокоэффективного производства. Применяемые ИТ должны помочь компании выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Развитие информатизации бизнеса показало, что ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием. Взаимодействие между технологиями и бизнесом - сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение. Менеджеры должны постоянно принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами. Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом. Информационное окружение предприятия Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться и изменяющемуся окружению. Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной — она должна успевать изменяться, чтобы: • удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей; • не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции, • совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг; • ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач; • развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента. Для этого недостаточно просто формулировать и передавать руководящие указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании. Компания и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким образом, одной из главных задач ИС предприятия является обеспечение информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой. Рисунок - Внешняя и внутренняя среда предприятия. Рисунок - Внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании Стремительное развитие вычислительной и телекоммуникационной техники, накопление колоссальных объемов информации и чрезвычайно высокая скорость информационного обмена сформировали новое понятие - глобальное информационное общество. Это привело к коренной ломке прежних социальных понятий: фокус деятельности компаний переместился с технологий на потребителя. Информационные технологии изменили не только способ работы - они изменили способ делового стратегического мышления. Первые быстродействующие компьютеры использовались предпринимателями в основном для автоматизации процессов, которые раньше выполнялись вручную большим числом сотрудников невысокой квалификации; типичный пример - обработка данных. Сегодня новая техника и технологии применяются не только для автоматизации сбора и обработки данных, но и для реализации новых идей, новых способов получения конкурентного преимущества. Информационная стратегия как ключевой фактор успеха Многие компании предлагают рынку новые виды продукции, но оказываются не в силах обеспечить устойчивое конкурентное преимущество. У них есть только продукция. Другие составляющие конкурентного успеха отсутствуют. Системы сбыта не соответствуют продаваемым товарам или нужному уровню услуг. Рынок недостаточно сегментирован, и маркетинг оказывается ненаправленным. Системы автоматизации производства были созданы для предыдущего поколения продукции, а условия конкуренции и сбыта изменились. Когда конкуренция принудит компанию к снижению расходов или к повышению прибыли, эти отсутствующие элементы, может быть, наконец, появятся, и тогда функциональные службы начнут действовать согласованно. Изменения идут шаг за шагом: сначала бухгалтерия, затем инженерное обеспечение, в конце - планирование и маркетинг. Такая "лоскутная" стратегия едва ли пригодна в ситуации общеотраслевых сдвигов. Она не может направлять динамику изменений, не в силах создать новую модель конкуренции и обратить разовое изобретение или приобретение технологии в источник длительного конкурентного преимущества. Эффективная инновация не сводится только к новой продукции. Нужен набор конкурентных качеств - дизайн продукта, организация производства, направленность маркетинга, каналы сбыта и предоставление услуг. В результате потребителям будет предъявлено новое качество - более привлекательное соотношение между воспринимаемой ценностью и действительной ценой. Чтобы получить растущее конкурентное преимущество, изменения следует осуществлять достаточно быстро. Стратегии, направленные на повышение ценности производимой продукции и на ее удешевление, обычно исключают друг друга. Быстрота изменений позволяет добиться оптимизации главных составляющих формулы конкуренции - роста воспринимаемой ценности без повышения цены или сокращения цены без снижения ценности. Скорость важна для обеих составляющих формулы конкуренции - для прибыли и цены. Чем быстрее реакция на требования рынка, тем выше прибыль. При этом нужна более гибкая и более дешевая организация процесса. Новые победители внедряют свои новаторские подходы очень оперативно. Они постоянно следят за рынком и быстро реагируют на новую информацию. Разработка и внедрение новой продукции ведется опережающими темпами. Информационные технологии и организация управления, производства и сбыта взаимно дополняют друг друга и настраиваются так, чтобы с наибольшей скоростью давать заказчикам ожидаемый продукт или услугу с требуемым качеством. Основными критериями успеха в бизнесе стали профессиональное управление, умение обеспечить эффективную работу персонала, правильно идентифицировать, проектировать, реализовывать и совершенствовать бизнес-процессы, эффективно вести организационно-административную и хозяйственную деятельность. В этих условиях современные информационные технологии и создаваемые на их основе интегрированные информационные системы становятся незаменимым инструментом в обеспечении достижения стратегических целей и устойчивого развития компаний и организаций. В современных условиях информационные системы играют и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей компаний, обеспечении бизнесу конкурентного преимущества на рынке. Информационные системы становятся стратегическим источником информации и применяются на всех уровнях организации любого профиля. Вовремя предоставляя нужную информацию, ИС помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и т.д. Применяемые на предприятии информационные технологии поддерживают реализацию тех или иных решений менеджеров. Однако, в свою очередь, новые системы и технологии диктуют свои специфические условия ведения бизнеса, изменяют компании. Взаимодействие информационных технологий и бизнеса проявляется в следующем: 1) ИТ повышают эффективность и конкурентоспособность практически любого бизнеса; 2) в настоящее время весь бизнес перемещается в Интернет, поэтому любой компании надо иметь стратегию для новой реальности; 3) если у компании нет подобной стратегии — у неё нет будущего. Информационные технологии как инструмент повышения эффективности основного бизнеса необходимо использовать продуманно и взвешенно. Положительный эффект достигается лишь в том случае, если у руководства компании существует ясное представление о целях будущих действий. То есть, если появляется инструмент, способный приносить пользу бизнесу, необходимо предвидеть на несколько шагов вперед, как будет развиваться сам бизнес и как необходимо развивать применение ИТ для поддержания успешной реализации бизнес-стратегии. Иначе этот весьма мощный инструмент, к тому же дорогой и сложный в использовании, пользы бизнесу, к сожалению, не принесет, а средства на ИТ будут потрачены зря. Главная цель руководителя, менеджера - приложить максимум усилий для того, чтобы модель деятельности, которую он строит с целью совершенствования своего бизнеса, наполнилась бы с помощью информационных технологий реальным современным содержанием! Информация в бизнесе Ценность информации в бизнесе состоит в ее достоверности, полноте, точности, адекватности отражения ситуации и способности удовлетворить требования потребителя. От качества информации непосредственно зависит эффективность работы менеджмента предприятия любого уровня. • информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел во внешней и внутренней бизнес-средах; • информация полна, если она достаточна для понимания ситуации и принятия решения пользователем; • качество информации, ее ценность состоит в мере расширения полезной совокупности сведений и смысловых связей между ними, которыми располагает пользователь или система; • информация адекватна, если уровень соответствия информационного образа реальному объекту, процессу, системе адекватен заданному. Ценность одной и той же информации относительна - она зависит от конкретного временного периода, конкретной ситуации и конкретного пользователя. Потребителем информации может быть человек, подразделение компании, модуль корпоративной информационной системы или другая информационная система. Информационные потоки, источники информации и хранилища знаний являются материальными активами предприятия! Любое управленческое решение имеет поставщика или источник информации, адресата решения и последствия. Есть три главных источника информации для управленческих решений - это: • Внешний мир (клиенты, партнеры, конкуренты, государство), который трудно контролировать, - поставляет информацию, какую хочет и когда хочет. Информация эта может быть неполной, недостоверной или просто ложной. • Предприятие (руководители всех уровней, исполнители). Эту информацию как будто можно контролировать и управлять ею. Однако люди имеют разные должности, образование и опыт, разные взгляды на жизнь и разные цели. Естественно, что информация, поставляемая ими, субъективна - она требует проверки и уточнения. • Руководитель - его интеллект, опыт, интуиция, возможности, связи. Он аккумулирует, сортирует и анализирует информацию, отбирая ту, которая, как кажется ему, поможет принять нужное решение. "Как работают с информацией в компании и какая информация нужна для принятия решения?" Руководителю нужна совокупная, достоверная, взвешенная информация (собранные и обработанные данные), распределенная по основным направлениям финансовоэкономической и производственной деятельности компании, пригодная для всестороннего анализа и достаточная для принятия решения. Информационные технологии, изменяющие правила работы компаний Прежнее правило Новое правило Технология Информация может появляться в одном месте, в одно время Информация может появляться и быть востребованной в любом месте, в любое время — когда это необходимо Распределенные базы и хранилища данных, поисковые системы, технологии поиска заданных данных Сложную работу по оценке ситуаций могут выполнять только эксперты Работу эксперта может выполнять специалист общего профиля Экспертные системы Необходимо выбирать между централизацией и децентрализацией Можно одновременно получать преимущества от сочетания двух форм организации управления и производства Распределенная работа в группах, телекоммуникации и сети Все решения принимают только высшие руководители и ответственные менеджеры Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника, отвечающего за свой участок работы Средства поддержки приятия решений, доступ к базам и хранилищам знаний, системы знания Для поиска, получения, анализа, хранения и передачи информации требуются специально оборудованные помещения Специалисты могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся Интернет/Интранет технологии, оптоволоконные и спутниковые системы связи, мобильные системы Лучший контакт с покупателем — личный контакт Лучший контакт с потенциальным покупателем — эффективное изучение особенностей покупателя Интерактивное взаимодействие, базы данных, системы опроса и выявления предпочтений Сверстанные планы не пересматриваются или пересматриваются под давлением форс-мажора Планы пересматриваются и корректируются оперативно, по мере необходимости и адекватно требованиям потребителя Экспертные системы, системы гибкого планирования и управления рисками, высокопроизводительные ЭВМ Современное состояние ИТ Современное состояние ИТ можно охарактеризовать следующими положениями: • наличие большого количества программно-аппаратных комплексов и платформ для эффективного управления и сопровождения производства, промышленно функционирующих баз данных и хранилищ знаний большого объема, содержащих информацию по всем направлениям деятельности общества; • наличие технологий, обеспечивающих интерактивный доступ любого пользователя к информации и ресурсам — технической основой для этого служат открытые и корпоративные системы поиска информации (Information Retrieval Systems — IRS) государственные и коммерческие системы связи, глобальные, национальные и региональные информационно-вычислительные сети; международные соглашения, стандарты и протоколы обмена данными; • расширение функциональных возможностей ИТ, обеспечивающих распределенную работу баз и хранилищ данных с данными разнообразной структуры и содержания, мультиобъектных документов, гиперсред; создание локальных и интегрированных проблемно-ориентированных ИС различного назначения на основе мощных серверов и локально-вычислительных сетей; • включение в ИС специализированных интерфейсов пользователя для взаимодействия с экспертными системами (Expert System — ES), систем поддержки принятия решения (Decision Support System — DSS), систем поддержки исполнения (Executive Support System — ESS), систем машинного перевода (Translating Computer System — TCS) и другие технологии и средства. Основные тенденции в развитии ИТ 1.Глобализация. Компании могут с помощью ИТ вести дела на мировом рынке, где угодно, немедленно получая исчерпывающую информацию. Происходит интернационализация программных средств и рынка информационного продукта. Получение преимуществ за счет постоянного распределения информационных расходов на более широкий географический регион становится необходимым элементом стратегии. 2.Конвергенция. Стираются различия между промышленными изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами его получения, их профессиональным и бытовым использованием. Передача и прием цифровых, звуковых и видеосигналов объединяются в одних устройствах и системах. 3.Усложнение информационных продуктов и услуг. Информационный продукт в виде программно-аппаратных средств, баз и хранилищ данных, служб эксплуатации и экспертного обеспечения имеет тенденцию к постоянному развитию и усложнению. В то же время интерфейсная часть ИТ при всей сложности решаемых задач постоянно упрощается, делая все более комфортным интерактивное взаимодействие пользователя и системы. с помощью ИТ. 4.Способность к взаимодействию (Interoperability). Проблемы оптимального обмена данными между компьютерными информационными системами, между системой и пользователями, проблемы обработки и передачи данных и формирование требуемой информации приобрели статус ведущих технологических проблем. 5.Ликвидация промежуточных звеньев (Disintermediation). Развитие способности к взаимодействию однозначно ведет к упрощению доставки информационного продукта к потребителю. Становится ненужной цепочка посредников, если есть возможность размещать заказы и получать требуемое непосредственно с помощью ИТ. Применительно к бизнесу это означает следующее: • осуществление распределенной обработки данных, когда на рабочем месте достаточно ресурсов для получения и анализа информации; • создание развитых систем коммуникации, когда рабочие места объединены для максимально быстрой пересылки сообщений; • устранение помех в системе интеграции организация — внешняя среда, прямой доступ в мировые информационные потоки; • создание и развитие систем электронных заказов и торговли; • поддержка социальных сетей. С помощью современных ИТ из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует современных быстродействующих средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных и удобных интерфейсах, а также о взаимодействии совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации. Быстрая интеграция сетей локальных систем с региональными и даже интернациональными структурами приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к "размыванию" информационных границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента так же, как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении и использовании знаний. Знания должны приносить прибыль и, если можно, сегодня! Развитие ИТ и организационные изменения на предприятиях Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые "вынуждают" предприятия перепроектировать свою структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, т. е. провести полный реинжиниринг бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей. Информационные технологии Организационные изменения Глобальные сети Международное разделение производства: действия компании не ограничиваются локализацией; глобальная сфера деятельности расширена; снижаются затраты на производство за счет дешевой рабочей силы, улучшается координация филиалов. Сети предприятия Совместная работа: организация процессов координируется поверх границ подразделений, распределенные производственные мощности становятся доминирующим фактором. Управление процессами подчиняется единому плану. Распределенное управление Изменяются полномочия и ответственность: личности и группы имеют информацию и знания, чтобы действовать самостоятельно. Бизнес-процессы перестают быть "черными ящиками". Затраты на текущее управление снижаются. Централизация и децентрализация хорошо сбалансированы. Распределенное производство Организация становится частично виртуальной: производство не привязано географически к одному месту. Информация и знания доставляются туда, где они необходимы, в нужном количестве и в нужное время. Снижаются организационные и капитальные затраты, так как уменьшается потребность в недвижимом имуществе для размещения средств производства. Графические интерфейсы пользователя Все в организации, начиная с высших руководителей и кончая исполнителями, имеют доступ к необходимой информации и знаниям; управление процессами автоматизируется, контроль становится простой процедурой. Организационные процессы и документооборот упрощаются, так как управленческие воздействия движутся от бумажного воплощения к цифровому. Качественное распределение компаний по признаку отсталости или успешности внедрения и применения новых ИТ-технологий Рast (Оставшиеся в прошлом) Crisis (В кризисном состоянии) Forward (Конкуренто-способные) Leading (Лидирующие) Руководство компании не верит в возможности ИТ для развития бизнеса. Затраты на ИТ были необоснованными, недостаточными или неэффективными. Базовый принцип приобретения вычислительных средств — дешевизна и быстрота установки без планирования и проработки решений. ИС не поддерживается, не модифицируется, не развивается. Эксплуатация отдана случайным людям. Новые разработки, как правило, отсутствуют. Обучение персонала никогда не производилось. Руководство компании не участвует в планировании ИТдеятельности. ИТ-отдел не имеет самостоятельного значения. Затраты на ИТ не повышаются с изменениями требований рынка и успехами конкурентов. Вычислительное и сетевое оборудование приобретается без разработанного и утвержденного ИТ-проекта от случая к случаю. Основная часть ИТ бюджета расходуется на эксплуатацию и поддержку. ИС наращивается хаотически, сложность растет в ущерб пониманию и гибкости. Новые разработки, как правило, неэффективны и не окупаются. Средства на обучение не выделяются. Деятельность в области приобретения, разработки и внедрения ИТ планируется в соответствие с основными потребностями деятельности компании. Расходы находятся под контролем. Вычислительная среда ИТ является распределенной, надежной и понятной в применении. Используются современные международные стандарты и платформы для разработки приложений. Основные и вспомогательные бизнес-процессы поддерживаются ИТприложениями. Компания готова проводить реинжиниринг основных бизнеспроцессов. Новые разработки, как правило, эффективны, затраты с течением времени окупаются полностью. Проводится регулярное повышение квалификации персонала. Высшие руководители компании формируют политику в области применения и развития ИТ. Компания умело применяет новейшие технологии для ведения и развития своего бизнеса. ИТ-расходы нацелены на получение конкурентоспособного преимущества. Развитая, надежная и удобная инфраструктура, управляемая и легко настраиваемая конфигурация, удобные интерфейсы. Возможно использование готовых решений в условиях гибкого реинжиниринга, заказные решения интегрируются с существующими и открыты для дальнейшей разработки приложений. Компания имеет собственный учебный центр. Информационные технологии и бизнес Внедрение оптимальной информационной технологии для поддержки стратегии развития предприятия является непростой задачей. Прежде всего, необходимо детальное продумывание формулы конкуренции и поддерживающих ее ключевых факторов успеха. Чтобы понять, как и за счет чего компания участвует в конкуренции и как здесь могут помочь информационные технологии, нужен высокий уровень понимания общих задач управления. Во-вторых, информационные системы управления стратегией - это капиталовложения, которые не могут быть оправданы с точки зрения традиционных критериев. Нужно вкладывать деньги в процесс изменения, иными словами - научить сотрудников компании конкурировать иначе, чем они привыкли. Для этого необходимы глубокое понимание и видение перспектив, а значит, решения должны приниматься и поддерживаться руководством компании. В-третьих, при внедрении информационных систем управления источником трудностей зачастую является конфликт между двумя подходами к информационным технологиям. Первый подход - это "слепая" вера в могущество современных технологий и компьютерных устройств, второй - узко прагматичный, утилитарный, когда технологиям отводится роль "прислуги" и они совершенно не используются для реализации формулы конкуренции. Задачи и место ИТ-подразделения в деятельности компании Успешность бизнеса во многом зависит от "правильного" использования ИТ для эффективной поддержки ключевых бизнес-процессов организации. Сегодня ИТподразделение становится партнером бизнеса, формирующим добавочное качество, как и основные производственные подразделения организации, тогда как раньше оно только предоставляло в пользование элементы ИТ-инфраструктуры. От используемых ИТ и качества их сопровождения зависит деятельность всей компании, и это серьезно повышает требования к эффективности ИТ-подразделения. Бизнес требует от информационных технологий нацеленности на конкретные результаты, поддержки целей бизнеса и увеличения эффективности деятельности. Эффективность работы ИТ-подразделений неразрывно связана с эффективностью основного бизнеса компании. Впрочем, сегодня справедливо и обратное утверждение. Осознание данной аксиомы позволяет превратить ИТ-подразделение компании в конкурентное преимущество бизнеса и дополнительную прибыль от основной деятельности. Руководитель ИТ-подразделения — это высококлассный управленец, входящий в круг высшего руководства компании, где он: • участвует в обсуждениях, принятии решений и реализации всех проектов компании; • служит связующим звеном между компанией и ИТ-подразделением; • несет ответственность за результаты деятельности ИТ-подразделения. Задачи и место ИТ-подразделения в деятельности компании. Стратегия развития информационных технологий •Каких целей должно достигать ИТ-подразделение? •Как сбалансировать цели бизнеса и цели в области ИТ? •Как оценивать степень достижения целей и определять, насколько эффективно работают специалисты? •По каким параметрам контролировать деятельность ИТ-подразделения? •Какие процессы наиболее критичны с точки зрения их автоматизации? •Какие проекты в области ИТ наиболее приоритетны? ИТ-стратегия должна • быть прописана в явном виде; • вытекать из стратегии компании; • быть согласованной и содержать пожелания всех подразделений компании; • охватывать все стороны деятельности ИТ-подразделения; • иметь много общего с бизнес-планом, где прогнозируются затраты на информатизацию предприятия и отдача от них, обучение персонала, владение технологиями и т. д.; • указывать пути снижения затрат и потерь для предприятия. Задачи и место ИТ-подразделения в деятельности компании. Совершенствование бизнес-процессов ИТ-подразделения Бизнес-процессы ИТ-подразделения: • управление ИТ-стратегией; • бизнес-прогноз и планирование услуг; • планирование и бюджетирование; • контроллинг; • предоставление сервисов; • поддержка сервисов; • управление проектами (проектирование и внедрение); • обеспечение информационной безопасности; • управление инфраструктурой; • управление персоналом. Наибольшее число проблем сосредоточено в следующих процессах: • бизнес-прогноз и планирование услуг; • управление ИТ-стратегией; • предоставление сервисов (управление уровнем сервиса; управление финансами); • поддержка сервисов (взаимодействие с пользователями; управление инцидентами; управление проблемами). ITSM (IT Service Management) - современная концепция управления ИТ подразделениями ITSM – подход к управлению и организации ИТ-услуг, направленный на удовлетворение потребностей бизнеса. Управление ИТ-услугами реализуется поставщиками ИТ-услуг путём использования оптимального сочетания людей, процессов и информационных технологий. Основная идея ITSM заключается в том, чтобы ИТ отдел перестал быть вспомогательным элементом для основного бизнеса компании, ответственным только за работу отдельных серверов, сетей и приложений. ИТ отдел должен стать полноправным участником бизнеса, выступая в роли поставщика сервисов для бизнес-подразделений, а отношения между ними формализуются как отношения «поставщик сервисов – потребитель сервисов». Бизнес-подразделение формулирует свои требования к необходимому спектру сервисов и их качеству, а ИТ подразделения поддерживают и развивают информационную инфраструктуру компании таким образом, чтобы она была в состоянии обеспечить запрошенный сервис с заданным качеством. Полный переход на сервисную основу позволит ИТ-подразделениям любой компании не только превратиться из затратного подразделения в центр получения прибыли, но и предлагать свои ИТ-услуги за пределами собственной организации, перейдя тем самым к статусу департамента с независимым бюджетом. В отличие от более традиционного технологического подхода, ITSM рекомендует сосредоточиться на клиенте и его потребностях, на услугах, предоставляемых пользователю информационными технологиями, а не на самих технологиях. При этом процессная организация предоставления услуг и наличие заранее оговоренных в соглашениях об уровне услуг параметров эффективности (KPI) позволяет ИТ-отделам предоставлять качественные услуги, измерять и улучшать их качество. Важным моментом при изложении принципов ITSM является системность. При изложении каждого составного элемента ITSM (управление инцидентами, управление конфигурациями, управление безопасностью и т. д.) в обязательном порядке прослеживается его взаимосвязь и координация с остальными элементами (службами, процессами) и при этом даются необходимые практические рекомендации. Подкатегории ITSM-продуктов: - Системы управления IT-службой - к этой категории относятся внедрения систем класса ServiceDesk (обработки запросов) или ITSM Suite (комплексное внедрение). - Системы управления IT-инфраструктурой - к этой категории можно отнести все системы управления конфигурациями, операциями, управления производительностью. - Системы управления IT-активами. Важнейшая составляющая реализации ITSM – разработка формализованных процессов ИТ отдела. Для каждого процесса определяется последовательность выполнения работ, необходимые ресурсы и затраты времени, средства автоматизации и контроля качества. Кроме того, если процесс чётко определен и документирован, включая входные параметры и результаты выполнения, можно измерить его производительность. Это особенно важно, когда перед ИТ отделом стоит задача реализации сервиса заданного качества за определённую стоимость. Реализация ITSM также включает в себя формализацию регламентов работы сотрудников и подразделений ИТ, определение зон ответственности и полномочий персонала, критерии качества работы и формирование механизмов контроля и мониторинга состояния процессов. Концепция ITSM находит своё отражение во многих подходах и методологиях, включая: • ITIL® (The Information Technology Infrastructure Library) - библиотеку передового опыта в области управления ИТ; • COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) – стандарт в области контроля за информационными технологиями; • S3M (The Software Maintenance Maturity Model) - модели зрелости обслуживания ПО; • ASL (Application Services Library) - библиотека сервис-приложений; • MOF (Microsoft Operations Framework) - техническое руководство для поддержки и управления решениями и сервисами производственных систем, построенных на продуктах и технологиях Microsoft и другие. Инфраструктура информационных технологий (ИТ-инфраструктура) – это организационно-техническое объединение программных, вычислительных и телекоммуникационных средств, связей между ними и эксплуатационного персонала, обеспечивающее предоставление информационных, вычислительных и телекоммуникационных ресурсов, возможностей и услуг работникам (подразделениям) предприятия (организации), необходимых для осуществления профессиональной деятельности и решения соответствующих бизнес-задач. Совокупность имеющихся на предприятии сервисов и систем, сетей, технических и программных средств, данных, автоматизированных процессов. Рисунок - Инфраструктура информационных технологий (ИТ-инфраструктура) ИТ-инфраструктура предприятия — это единый комплекс, программных, технических, коммуникационных, информационных и организационно-технологических средств обеспечения функционирования предприятия, а также средств управления ими. Между разными частями ИТ-инфраструктуры существуют многочисленные взаимосвязи: один процесс может обеспечиваться несколькими автоматизированными системами, системы могут обмениваться друг с другом данными, системы более низкого уровня служат механизмами реализации систем более высокого уровня и т. п. Таким образом, ИТ-инфраструктура организации — это не просто набор ИТ-решений, случайным образом собранных в одном месте. Она представляет собой крупную (на порядки превосходящую масштабом каждую из своих частей) интегрированную систему, обеспечивающую деятельность организации в целом. 1. Доступность. С помощью существующей ИТ-инфраструктуры вы из любого места, в любой момент времени должны иметь доступ к необходимым вам информационным ресурсам, технологическим или программным сервисным службам (сетевой принтер, электронная почта, удаленный доступ к информационной системе и многое др.) и иметь возможность их использовать. 2. Надежность. Это более сложный критерий, чем кажется на первый взгляд. Ведь всё, что может сломаться — обязательно рано или поздно сломается. Другое дело, что в случае с надежной ИТ-инфраструктурой, это не станет катастрофой — данные не исчезнут (работает система резервного копирования), не выйдут из строя серверы и рабочие станции (работает система «бесперебойного питания»), выход из строя оборудования не парализует организацию (есть подменное оборудование, есть резервный канал связи, есть возможность работать в «корпоративной системе» в автономном режиме) и многое другое. 3. Безопасность. Данный параметр определяет возможность ИТ-инфраструктуры обеспечить надлежащий уровень разграничения доступа к программно-техническим ресурсам и информации. Информация, содержащая коммерческую тайну, скрыта от посторонних лиц и сотрудников, не имеющих соответствующего уровня доступа. Заблокированы «не нужные» сотрудникам технические ресурсы и существует система аутентификации (распознавания) пользователей и ограничения их прав в отношении ИТресурсов (ограничение доступа к электронной почте и сети Интернет, ограничение возможности записи информации на носители, авторизация пользователей в сети и т.д.). 4. Адаптивность (гибкость и масштабируемость). В рыночных условиях бизнес меняется достаточно динамично. Изменения в ИТ-инфраструктуре, её адаптация к бизнеспотребностям должны происходить также быстро, а добавление или изменение функционала должны протекать плавно и безболезненно как для бизнеса, так и для людей в нем участвующих. 5. Эффективность. Информация — это жизненная энергия современного бизнеса, благодаря которой рождаются инновационные идеи и решения для их воплощения. Сегодня компании с небывалой скоростью создают и обрабатывают гигантские массивы информации. В мире ежедневно создаётся и пересылается свыше 100 миллиардов электронных писем. Уже сейчас, более четверти хранимых данных не используется или устарели. По статистике менеджеры тратят каждый день около двух часов на поиски необходимой информации, но половина найденной информации оказывается бесполезной и в результате огромное количество руководителей не получают необходимых для работы данных или не уверены в их точности. При этом ежегодно возрастает количество данных, хранение и использование которых жестко регулируется законодательством. Именно с указанными проблемами призваны справляться современные ИТ-решения. Компоненты, используемые для построения ИТ-инфраструктуры и максимально отвечающие целям бизнеса, параллельно минимизирующие и оптимизирующие капиталовложения в их приобретение и эксплуатацию, способны справляться с проблемами роста объемов информации и решать задачи, связанные с доступностью, безопасностью, долговременным хранением данных и выполнением требований законодательства. Современные технологии меняют бизнес – рождаются новые инновационные сервисы, расширяются способы обслуживания клиентов. При постоянном развитии бизнеса и усложнении процессов ИТ-инфраструктура должна быть способна поддержать все перемены, сопровождающиеся активным внедрением новых информационных технологий, как то облачные решения, большие данные, мобильные сервисы и т.п. Компании, обладающие эффективной ИТ-инфраструктурой, получают серьезное конкурентное преимущество. Эффективная инфраструктура должна быть максимально надежной, безопасной, высокопроизводительной, масштабируемой и управляемой. Создание полноценной комплексной ИТ-инфраструктуры – дело сложное, длительное, требующее специализированных знаний и серьёзных материальных затрат. При этом, максимизировать эффект от функционирования ИТ-инфраструктуры можно только при её полноте и комплексности. Необходимо четко понимать, что использование ИТ-инфраструктуры даёт конкретные выгоды для предприятия, но одновременно влечёт за собой затраты в виде совокупной стоимости владения ею. Важно соблюсти баланс между эффектом и расходами. Инфраструктура информационных технологий (ИТ-инфраструктура). Совокупная стоимость владения: 1) Стоимость приобретённого оборудования + стоимость монтажа и пуско-наладки оборудования 2) Стоимость приобретённого программного обеспечения + стоимость установки и настройки программного обеспечения; 3) Стоимость расходных материалов; 4) Стоимость технической поддержки от производителей программного обеспечения и оборудования; 5) Стоимость обновлений программного обеспечения; 6) Затраты на оплату труда персонала, настраивающего и поддерживающего работоспособность оборудования и программного обеспечения + соответствующие налоги; 7) Затраты на ремонт оборудования, материалы для планового технического обслуживания; 8) Затраты на связь (например, интернет); 9) Затраты на постоянное обучение как ИТ-персонала, так и конечных пользователей; 10) Затраты на помещение с серверным оборудованием, включая • Затраты на систему вентиляции и кондиционирования • Затраты на электроэнергию; 11) Амортизация оборудования; 12) Потери от простоя, связанного с неполадками в ИТ-инфраструктуре 2. Системы электронного документооборота Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Выделение данной категории автоматизированных систем (как и понятие документооборота) характерно для постсоветского пространства, близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы. Основные понятия электронного документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Основные принципы электронного документооборота • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Классификация систем электронного документооборота 1. Универсальные «коробочные» СЭДО: ◦ стандартный набор функций; ◦ невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; ◦ низкие временные затраты на приобретение и установку; ◦ относительно низкая стоимость; ◦ необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место. 2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО: ◦ максимально персонифицированная система; ◦ большие временные затраты; ◦ высокая стоимость разработки; ◦ сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. 3. Комбинированные СЭДО: ◦ базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; ◦ полное соответствие нуждам предприятия; ◦ небольшие временные затраты на разработку и внедрение; ◦ стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа; ◦ передача заказчику прав на продукт; ◦ простота освоения и использования; ◦ полная локализация; ◦ удобный интерфейс; ◦ взаимодействие с существующими офисными приложениями. Управление корпоративным контентом Управление корпоративным контентом (англ. Enterprise content management, ECM) — управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации[1]. Управляемая информация (контент) предполагает слабую структурированность: это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей. ECM-система — программное обеспечение для управления корпоративным контентом. Часто ECM-системы считаются особой разновидностью систем управления содержимым. На постсоветском пространстве понятие ECM-системы зачастую трактуется как сходное с понятием «системы электронного документооборота» (СЭД). По определению Gartner, ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. Gartner определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые компоненты: • управление документами — экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов; • управление образами документов (англ. document imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами; • управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам; • управление потоками работ (workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита; • управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей; • управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами; • управление знаниями (knowledge management) — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации; • документоориентированное взаимодействие (collaboration) — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд. Стандарты в области СЭД Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы: • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28); • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007); • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Технические возможности современных систем электронного документооборота Наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Возможности СЭД составляют семь функциональных контуров: • регистрация и ввод документов; • работа с документами; • управление потоками работ (Workflow) и контроль; • поиск и анализ информации; • информационная безопасность; • поддержка бумажного документооборота; • стандартные средства настройки. В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения. Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался. При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: • «+» — возможность реализована; • «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; • «−» — возможность не реализована. Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД Таблица 2. Регистрация и ввод документов   Таблица 3. Работа с документами Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль Таблица 5. Поиск и анализ информации Таблица 6. Информационная безопасность Таблица 7. Поддержка бумажного документооборота Таблица 8. Стандартные средства настройки Таблица 9. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий — «Срок внедрения» — мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей). Диаграмма 1. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей) Диаграмма 2. «Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей) Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности. Выбранный критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision, МОТИВ и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам. Корпоративный портал Корпоративный портал (англ. Enterprise portal) — это, в общем случае, веб-интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным данным и приложениям. Часто корпоративный портал воспринимается, как синоним интранета. Альтернативная точка зрения состоит в том, что корпоративный портал — это лишь видимая для пользователя часть интернета. С развитием веб-технологий назначение и возможности корпоративных порталов претерпели ряд изменений. Ниже приведены основные группы функциональных возможностей корпоративных порталов, которые появились в ходе этого развития. Внутренний сайт Первоначальным назначением корпоративных порталов являются функции внутреннего сайта организации: • публикация новостей и других материалов для сотрудников • создание базы файлов и документов • форум для внутреннего общения Многие программные продукты для создания внутренних порталов до сих пор ограничиваются данным функционалом. Основным отличием таких порталов от публичных сайтов является система управления правами доступа, которая обеспечивает безопасность коммерческой информации. Система для совместной работы Следующим этапом в развитии корпоративных порталов стало появление в их составе инструментов для совместной работы. Как правило, современные корпоративные порталы позволяют создавать виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или подразделений организации. В таком рабочем пространстве сотрудники могут использовать такие инструменты, как: • групповой календарь • хранилище документов с контролем версий • система управления задачами • Вики-система Платформа для интеграции И, наконец, последней стадией эволюции корпоративных порталов стала их роль в качестве инструмента интеграции корпоративных данных и приложений. Целью этой интеграции является предоставление пользователю единой точки доступа к информационной инфраструктуре организации. Преимуществом данной модели являются: • возможность работы с несколькими корпоративными приложениями (например, с почтой, CRM, ERP) в одном интерфейсе • персонализация этого интерфейса для каждого отдельного пользователя • сквозная система аутентификации пользователей • возможность использования данных, хранящихся в различных хранилищах в сети компании. Для интеграции с другими корпоративными приложениями, порталы используют портлеты (основанные на Java технологиях) или виджеты (основанные на технологиях HTML, JavaScript). Технические решения Наиболее популярными техническими решения для создания корпоративного портала в России являются: • SharePoint • Битрикс24 • Jive Большинство крупных корпораций предпочитают использовать связку SharePoint / Windows / Outlook при создании полноценной рабочей среды с упрощенной интеграцией каналов коммуникаций для сотрудников. Весомым преимуществом Битрикс24 можно назвать большое количество опций, доступных пользователю "из коробки". Гораздо реже встречаются другие целевые платформы для создания корпоративного портала, совсем редко используются самописные "движки", которые не рассчитаны на большое количество пользователей. 4. Информатизация управления кадрами и учета персонала Автоматизация управления кадрами и учета персонала — деятельность по разработке, внедрению и администрированию программного обеспечения для управления человеческими ресурсами, нацеленные на автоматизацию функций кадровых служб и информационное обеспечения деятельности организации. HRM-система (HCM-система, кадровая система) — тиражируемое или заказное прикладное программное обеспечение для автоматизации управления персоналом; зачастую автоматизация управления персоналом реализуется специализированными модулями какой-либо ERP-системы. Базовые функции, подлежащие автоматизации — кадровое делопроизводство и расчёт заработной платы (как постоянной части, так и премий, бонусов, прочих компенсаций). Современные системы позволяют автоматизировать следующие ключевые процессы кадрового делопроизводства: ведение карточек сотрудников, учёт рабочего времени, учёт отсутствия (планирование отпусков, учёт больничных, отгулов), а также построить и визуализировать оргструктуру и штатное расписание. Цель автоматизации этих процессов — в высвобождении рабочего времени и облегчении понимания процессов сотрудниками. Также позволяет отслеживать этапы процесса принятия тех или иных решений. Например, подтверждение отпуска и выплату отпускных, изменение должностных обязанностей, изменение структуры организации. Дополнительные функции развития управления  кадровым потенциалом — поиск и подбор персонала, адаптация сотрудников, обучение и развитие сотрудников, управление эффективностью сотрудников, управление навыками и компетенциями, планирование карьеры, компенсации и льготы. Управление персоналом (HRM - Human Resourses Management) является важнейшим элементом управления любым предприятием, ведь сентенцию "кадры решают все" трудно опровергнуть. HRM-система «Управление персоналом» является важнейшим элементом ERP-системы. В соответствии с традиционным делением HRM-систем в нее входят 3 основных модуля: расчет заработной платы, кадровый учет, управление трудовыми ресурсами. Функции модуля «Расчет заработной платы». • расчет зарплаты по произвольной схеме начислений, удержаний и отчислений, в том числе в разных валютах; расчет сдельной зарплаты (управление материальной мотивацией); • расчет начисленной зарплаты от суммы "к выдаче"; • поддержка расчета зарплаты в холдинговых структурах: ◦ разграничение доступа к данным по разным юридическим лицам; ◦ проведение всех операций по расчету заработной платы по отдельным юридическим лицам; ◦ формирование отчетности по отдельным юридическим лицам; ◦ формирование консолидированной отчетности по холдингу в целом; • расчет зарплаты в произвольной валюте, в том числе в разной валюте по разным кодам начисления; • автоматический пересчет рублевой суммы начислений, удержаний и выплат в валютную сумму по курсу на дату пересчета или по фиксированному для конкретного работника курсу; • автоматический расчет ежемесячных, квартальных и годовых премий; • описание новых методов расчета зарплаты без применения языков программирования; • настройка справочника кодов начислений и удержаний на потребности любого предприятия; • расчет больничных листов и отпускных в соответствии с законодательством; • расчет Налога на Доходы Физических Лиц с учетом всех возможных скидок; • расчет отчислений в накопительную и страховую часть Пенсионного Фонда с учетом индивидуальных характеристик сотрудников; • корректный учет материальной помощи и материальной выгоды; • ведение картотеки лицевых счетов; • хранение данных по всем назначениям позволяет рассчитывать среднесписочную численность; • автоматическое перечисление по исполнительным листам (например, алиментов) с расчетом почтовых расходов по произвольным принципам; • автоматическое формирование платежных поручений для перечисления выплат в бюджетные и внебюджетные фонды; • печать кассовых чеков при выплатах и удержаних, определенных Федеральным законом 54-ФЗ; • обоснование права предприятия на применение регрессивной шкалы расчета ЕСН; • связь системы управления персоналом с программами сдачи отчетности в пенсионный фонд и государственную налоговую службу; • подготовка ведомостей на выплату аванса, зарплаты, премий, пособий, для межрасчетных выплат, а также расчетных листков и расходных кассовых ордеров; • на основе информации из лицевых счетов формируются справки в налоговую инспекцию для отдельных работников и налоговый отчет по предприятию в целом); • просмотр детальных нарядов, сформированных в модуле КОМПАС: Расчет нарядов; • автоматическое формирование сводных нарядов на основе всех или части детальных за месяц; • выгрузка заработной платы на банковские карточки в форматах CSV и XML с настройкой индивидуальных параметров выгрузки в личных карточках сотрудников; • аналитическое управление персоналом: печать различных сводных ведомостей по кодам начислений и удержаний за месяц (с разбивкой или без разбивки по категориям сотрудников); • аналитическое управление персоналом: печать сводов по балансовым счетам, подразделениям и шифрам производственных затрат (ШПЗ) с расчетом отчислений в бюджет. Функции модуля «Кадровый учет». • иерархическая (разветвленное дерево) информационная модель структуры предприятия, быстрое описание новых подразделений, их ликвидации и переподчинения; • ведение штатного расписания - работа со штатным расписанием может производиться из любой вершины дерева подразделений; • хранение истории штатного расписания и отдельных штатных единиц; • поддержка кодификаторов и справочников: режимы работы, системы оплаты труда, категории работников, табель-календарь и т.д.; • расчет среднесписочной численности сотрудников предприятия; • ведение послужного списка сотрудника: прием и увольнение, перемещение по службе, изменение персональных характеристик, необходимых для управления персоналом; • расчет трудового и научно-педагогического стажа, учет общего трудового, страхового и непрерывного стажа; • учет кадрового резерва и совместительства (внутреннего и внешнего); • произвольные выборки данных: по профессиям, разряду, окладу (результаты отражаются как в экранной, так и в печатной форме); • ведение типовых графиков работы по категориям персонала и по сменам, ежемесячный автоматический расчет фондов рабочего времени; • табельный учет; • учет всех видов неявок: отпуска, больничные, прогулы; • планирование отпусков, ведение графика отпусков; • автоматический расчет права на отпуск; • расчет резервов отпускных фондов и неиспользованных отпусков; • кадровое делопроизводство; • общее поле данных и функций системы управления персоналом с системой документооборота (приказы по управлению персоналом, прочие приказы, служебные записки, инструкции отдела кадров) с автоматическим формированием и хранением текстов документов в формате Word; • широкий спектр настроек элементов приказов по управлению персоналом (подписывающее лицо, набор виз согласования и ознакомления, последовательность и нормативные сроки прохождения документа по инстанциям, перечень сотрудников, упомянутых в приказе); • в холдинговых структурах все операции с персоналом (прием, назначение, перемещение и т.п.) проводятся с учетом конкретного юридического лица; • формирование консолидированной отчетности по персоналу холдинга; • ведение тарифных сеток (по окладам и по часам), тарификационного списка, расчет тарифов, массовый пересчет окладов по тарифам; • необходимая для управления персоналом кадровая информация хранится сколь угодно долго и доступна по всем расформированным фирмам, подразделениям, уволенному персоналу; • маршрутизация кадрового делопроизводства (DocFlow). Функции модуля «Управление трудовыми ресурсами». • планирование и моделирование организационной и должностной структур (штатного расписания); • ведение истории штатной единицы, просмотр штатного расписания в историческом разрезе; • профилирование должностей в целях полнофункционального управления персоналом (профиль должности может включать должностную инструкцию, модель компетенции, регламент аттестаций, регламент обучения, бенефиты, показатели, учитываемые для монетарной мотивации, параметры подбора); назначение "профиля должности" для конкретной штатной единицы в штатном расписании; • распределение должностей и отдельных сотрудников в соответствии с введенной на предприятии системой грейдов (grades); • управление персоналом в части материальной и внематериальной мотивации сотрудников: ◦ управление мотивацией на основе измеряемых показателей, задание показателей и параметров расчета премий (штрафов) в профиле должности, учет показателей и расчет выплат (удержаний) на основе механизма нарядов; ◦ планирование и учет бенефитов как постоянной части социальных программ; • управление персоналом в части обучения и переподготовки: ◦ учет образования, умений и навыков сотрудников; ◦ планирование мероприятий (курсов), для покрытия потребностей в обучении; ◦ оформление внеплановых заявок на переподготовку сотрудников; ◦ автоматическое формирование списков на плановое и внеплановое обучение и повышение квалификации; ◦ учет учебных заведений и курсов переподготовки; ◦ учет стоимости переподготовки в вариантах "цена за одного студента" и "цена за произвольную группу учащихся"; ◦ планирование и учет лимитов и затрат на обучение, сравнение плановых и фактических затрат; • учет кадрового резерва и совместительства в целях управления карьерой сотрудников; • управление персоналом в части оценки и аттестации: ◦ формирование моделей компетенции в профилях должностей; ◦ описание оценочных мероприятий на основании произвольных методов оценки персонала, описание шкал оценки; ◦ автоматизированное планирование мероприятий по оценке персонала; ◦ автоматическое составление и утверждение списков сотрудников, подлежащих оценке; ◦ автоматизированное проведение мероприятий по оценке персонала; ◦ автоматический расчет соответствия работников "профилям должностей", просмотр нормативных и актуальных фактических оценок, взятых в расчет, хранение результатов расчета и анализ соответствия в целом по отделам, по "профилям должности" и т.д.; • управление персоналом в части подбора (рекрутинга): ◦ автоматическое определение вакансий на заданную дату на основе штатного расписания с учетом утвержденных штатных единиц с предстоящей датой открытия, определение вакантных в будущем периоде штатных единиц на основе учета планируемого изменения назначений (желаемая замена работника, предстоящее увольнение, декрет); ◦ планирование мероприятий по подбору персонала с учетом затрат на их проведение и ожидаемого количества кандидатов; ◦ учет всех личных данных (в том числе резюме) кандидатов на штатные должности; ◦ проведение собеседований; ◦ автоматизированная оценка соответствия кандидата требованиям вакансии; ◦ формирование приказов о приеме сотрудника; ◦ формирование плана подбора персонала; ◦ оценка эффективности мероприятий по подбору персонала; • управление персоналом в холдинговых структурах. 5. Информатизация логистики и управления складом Управление цепочками поставок (англ. supply chain management, SCM) — управленческая концепция и организационная стратегия, заключающаяся в интегрированном подходе к планированию и управлению всем потоком информации о сырье, материалах, продуктах, услугах, возникающих и преобразующихся в логистических и производственных процессах предприятия, нацеленном на измеримый совокупный экономический эффект (снижение издержек, удовлетворение спроса на конечную продукцию). Цепочка поставок как процесс — это совокупность потоков и соответствующих им кооперационных и координационных процессов между различными участниками цепи создания стоимости для удовлетворения требований потребителей в товарах и услугах. В объектном смысле, цепь поставок — совокупность организаций (предприятий-изготовителей, складов, дистрибьюторов, 3PL- и 4PL-провайдеров, экспедиторов, оптовой и розничной торговли), взаимодействующих в материальных, финансовых и информационных потоках, а также потоках услуг от источников исходного сырья до конечного потребителя. Управление цепями поставок — систематическая деятельность по оптимизации цепей поставок. Система управления цепями поставок (SCM-система) — прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации и управления всеми этапами снабжения предприятия и для контроля всего товародвижения: закупку сырья и материалов, производство, распространение продукции. Существуют самостоятельные тиражируемые SCM-системы, решения, реализуемые как составная часть ERP-систем, а также уникальные системы, создаваемые для конкретного предприятия. В составе SCM-систем обычно выделяется два крупных блока: • планирование цепей поставок (англ. supply chain planning, SCP) — планирование и формирование календарных графиков, решения для совместной разработки прогнозов, проектирование сетей поставок, моделирование различных ситуаций, анализ уровня выполнения операций; • исполнение цепей поставок (англ. supply chain execution, SCE) — отслеживание и контроль выполнения логистических операций. Типичные компоненты SCM-систем: • прогноз продаж (demand forecasting & sales planning) — прогнозирование недельных и дневных продаж товара; • управление запасами (inventory management) — оптимизационное планирование гарантийного запаса, текущего запаса, резервов с учётом выбранной модели управления запасами для каждой товарной категории; • управление пополнениями — оптимизационное планирование поставок внутри логистической сети компании с учётом планируемых продаж, поставок от производителя, наличия остатков, транспортных мощностей, различных ограничений и бизнес-правил; • построение краткосрочного (до 4-х недель) и долгосрочного (до 6-и месяцев) прогноза; • построение отчета о необходимых закупках в ручном и автоматическом режимах с учетом внешних ограничений (кратность поставки, минимальный остаток) и расписания поставок; • проведение ABC-XYZ-анализа по произвольным критериям (количество, прибыль, стоимость закупки); • проведение кросс-ABC анализа по произвольным критериям; • визуализация данных продаж, остатков, цен, прибыли и прогнозов спроса по товарам и товарным группам; • учёт произвольных факторов, влияющих на продажи в автоматическом режиме; • возможность группировать товары, задавать и создавать новые свойства в интерактивном режиме и посредством загрузки из системы автоматизации; • расчёт оптимального запаса для каждой позиции с учетом прогноза спроса и страхового запаса. Архитектура автоматизированной информационной системы управления современным складом строится по трехуровневому принципу. • первый компонент представляет собой видимую для пользователя часть — интерфейс типа «человек-машина» — «клиентское приложение», с помощью которого пользователь осуществляет ввод, изменение и удаление данных, дает запросы на выполнение операций и запросы на выборку данных (получение отчетов); этот компонент может быть доступен на компьютере, ТСД, планшете, смартфоне; • второй компонент (скрытая от пользователей часть системы) — сервер базы данных, осуществляет хранение данных. Пользователь через клиентское приложение инициирует процедуру запроса на выборку, ввод, изменение или удаление данных в базе данных (БД); • третий компонент — бизнес-логика («задачи» или «процессы» — специализированные программы обработки) осуществляет инициированную пользователем обработку данных, и возвращает обработанные данные в БД, сообщая пользователю через экран клиентского приложения о завершении запрошенной обработки. Цели автоматизации управления складом • активное управление складом; • увеличение скорости набора товара; • получение точной информации о месте нахождения товара на складе; • эффективное управление товаром, имеющим ограниченные сроки годности; • получение инструмента для повышения эффективности и развития процессов по обработке товара на складе; • оптимизация использования складских площадей. Принциы работы WMS Территория склада разбивается на зоны по видам технологических операций в целях автоматизации процедур: приёма, размещения, хранения, обработки и отгрузки товаров, что позволяет упорядочивать работу персонала на различных участках и эффективно распределять сферы ответственности. На стадии внедрения в систему заносится описание физических характеристик склада, погрузочной техники, параметры всего используемого оборудования и правила работы с ним. Все поступающие грузы помечены штрихкодами. Проведение технологических складских операций под контролем системы производится на основании данных штрихкодов, места хранения и погрузочной техники. Погрузочная техника и работники склада оснащаются радиотерминалами ввода-вывода данных, которые представляют собой переносной компьютер, общающийся с головным сервером системы по радиоканалу. Система может использовать любой из существующих типов кодов или печатать этикетки с внутренним штрихкодом. При проведении инвентаризации специалисты с помощью терминалов для сбора данных (ТСД) считывают штрихкоды, которые автоматически заносятся в базы данных приборов. Система учитывает все требования к условиям хранения при распределении мест хранения для поступающих на склад товаров. Например, могут учитываться влажность, температурный режим, сроки годности, производители, сроки реализации, поставщики, правила совместимости и любые другие параметры. WMS автоматически подбирает места хранения для принятых грузов и формирует задания для работников склада. Задания поступают на экран радиотерминалов в виде элементарных поэтапных команд индивидуально для каждого работника. При формировании команд система разрабатывает оптимальные маршруты перемещения техники по территории складского комплекса, что позволяет уменьшить холостой пробег погрузочных средств. На выполнение операций система назначает ту погрузочную технику, использование которой наиболее полно отвечает поставленной задаче. Выполнение заданий подтверждается сканированием штрихкода. Таким образом, система контролирует все действия работника и позволяет практически полностью исключить возможность ошибочного размещения груза или неправильного комплектования заказа. В системе мгновенно обновляется вся информация о местоположении грузов, наличии товара на складе, действиях работников и произведенных операциях. Для удобства имеется возможность наблюдения за складом в режиме двухмерного графического отображения. По результатам работы или состоянию склада система позволяет формировать отчеты, которые могут как выводиться на печать, так и передаваться в корпоративную систему компании. Задачи, решаемые WMS системой • Приёмка товара и материалов  ◦ Приёмка товаров в режиме реального времени с использованием радиотерминалов или бумажных носителей; ◦ Печать штриховых кодов; ◦ Гибкая идентификация как с заказом на закупку или поступившим от поставщика предварительными уведомлениями об отгрузке, так и без них; ◦ Приёмка на ответственное хранение; ◦ Проверка соответствия и корректировка данных. • Складирование ◦ Автоматическое складирование или складирование под контролем персонала; ◦ Настраиваемые правила складирования для максимизации использования складского пространства и/или производительности складских операций; ◦ Всеохватывающие критерии построения ячеек хранения; ◦ Настраиваемое создание заданий по складированию; ◦ Подготовка нефасованного товара различных поставщиков к складированию. • Автоматизация единовременной приёмки и отгрузки товара ◦ Перегрузка полученного товара для отправки заказчикам; ◦ Транзитная отгрузка продукции через склад. • Гибкое управление заказами и группами заказов ◦ Комплексная группировка заказов. ◦ Обработка и выпуск заказов группами с оптимизацией процессов и ресурсов; ◦ Объединение и разделение партий товаров; ◦ Настраиваемая функция идентификации товара по упаковке при отгрузке и возврате. • Пополнение запасов ◦ Настраиваемые параметры необходимости пополнения; ◦ Пополнение неполными поддонами; ◦ Совместное пополнение группы товаров на одном поддоне; ◦ Автоматическое формирование и отправка заданий пополнения; ◦ Настраиваемые стратегии пополнения; ◦ Различные опции пополнения (штука, коробка, поддон). • Комплектация заказов ◦ Автоматическое формирование и отправка заданий сотрудникам на комплектацию заказов; ◦ Комплектация непосредственно в поддон с учётом требований эргономики, а также размеров, веса и прочих параметров товара; ◦ Комплектация на транспортерную ленту; ◦ Комплектация партиями товара; ◦ Поддержка выборки штуками, коробками, полными поддонами; ◦ Комплектация с использованием радиотерминалов или этикеток; ◦ Комплектация по голосовым командам, подаваемым системой ◦ Упаковка; ◦ Различные опции сборки (дискретная, групповая, объединённая); ◦ Персонализация заказов во время сборки; ◦ Генерация идентификационных номеров отправляемых контейнеров и их отслеживание; • Погрузка ◦ Составление расписания отгрузки товаров с учётом приоритетов; ◦ Упорядочивание и объединение товаров при погрузке в зависимости от последовательности доставки; ◦ Погрузка, проверка и закрытие операции, управляемые радиотерминалами; ◦ Проверка и закрытие операции отправки; ◦ Определение (выбор) перевозчика; ◦ Маркировка соответствия; ◦ Создание сопроводительных документов. • Управление запасами ◦ Отслеживание контейнеров; ◦ Полная функциональность для работы с весовым товаром; ◦ Гибкость при перемещении и корректировках складских запасов; ◦ Промежуточная частичная инвентаризация; ◦ Полная физическая инвентаризация с фиксацией веса на входе и выходе; ◦ Контроль состояния и получение информации о складских запасах в режиме реального времени; ◦ Консолидация запасов по всем РЦ; ◦ Локализация запасов и конфигурация площадей и зонирования склада; ◦ Отслеживание атрибутов имущества (партия, код, серийный номер); ◦ Учёт даты и отслеживание сроков реализации товаров; ◦ Отслеживание владельцев хранимого имущества; ◦ Гибкая система переотправки, разбивки на партии, перемещения запасов. ◦ Гибкие методики отпуска LIFO, FIFO, FPFO, FEFO, BBD • Управление заданиями персоналу ◦ Автоматическое формирование и отправка заданий для: ◦ Приёмки; ◦ Размещения; ◦ Перемещения запасов; ◦ Подсчета оборачиваемости; ◦ Пополнения запасов; ◦ Комплектации заказов; ◦ Погрузки; ◦ Отправки. • Планирование работы распределительного центра ◦ Составление графика выполнения заданий с их перестановкой в соответствии с приоритетами; ◦ Диспетчеризация и чередование задач; ◦ Массовые перемещения. • Управление контейнерами ◦ Нанесение лицензионной/патентной информации; ◦ Закладка в контейнер нескольких различных товаров; ◦ Идентификация товара по упаковке при отгрузке и возврате; ◦ Определение ограничений по совместному хранению товаров. • Управление хранением и производственными мощностями ◦ Определение точного места ячейки хранения; ◦ Прогрессивная оптимизация хранения; ◦ Автоматическое пополнение и перемещение на вспомогательные склады; ◦ Перемещения внутри организации; ◦ Управление и оптимизация хранения по срокам годности; ◦ Контроль и обработка опасных материалов; ◦ Инспектирование складского оборудования и планирование дозаправки. • Управление человеческими ресурсами ◦ Учёт рабочего времени; ◦ Отслеживание заданий персоналу; ◦ Отчетность по людским ресурсам; ◦ Проектирование стандартов трудовых ресурсов; ◦ Определение плановой производительности труда. Классификация WMS • WMS системы начального уровня (склады небольших компаний, магазинов с небольшой номенклатурой); • Коробочные системы управления складом (склады 1000-10 000 м² с большой номенклатурой, но невысоким товарооборотом); • Адаптируемые системы (крупные логистические компании, распределительные центры, склады от 5000 м²); • Конфигурируемые системы (склады от 5000 м² с большой номенклатурой и высоким товарооборотом). На сегодняшний день в России представлены решения более 50 разработчиков WMS различного класса, среди которых представлены системы российских производителей, западные разработки и решения от мировых лидеров в разработке WMS. По-прежнему остается высоким процент так называемых "самописных" систем, когда систему управления создают сами работники склада, имеющие необходимые навыки. 6. Информатизация финансово-хозяйственной деятельности В подсистемах и программах, связанных с информатизацией финансово-хозяйственной деятельности сосредоточен функционал, связанный с различными видами финансового учета, и финансового планирования. Здесь же ведутся все первичные бухгалтерские и ряд управленческих документов. Типовая подсистема " Управление финансами" состоит из следующих модулей: • Бухгалтерский и налоговый учет Это обязательный элемент любой ERP-системы. Здесь происходит подготовка всей бухгалтерской и налоговой отчетности, ведутся реестры первичных бухгалтерских (и не только бухгалтерских) документов, происходит разноска документов по бухгалтерским счетам (впрочем, аппарат разноски встроен практически во все модули ERP-системы). Несмотря на название, в модуле имеется и часть функциональности управленческого учета, например, контроль взаиморасчетов с партнерами. • Электронная налоговая и бухгалтерская отчетность Это вспомогательный модуль, предназначенный исключительно для выгрузки подготовленных в модуле "Бухгалтерский и налоговый учет" данных в форматах, необходимых для сдачи отчетности в фискальные органы. • Бюджетирование Это важнейший модуль, который превращает Корпоративную Информационную Систему предприятия в ERP-систему. Здесь ведется финансовое планирование, в том числе платежный календарь, формируются и моделируются самые различные виды бюджетов, Здесь же сосредоточены важнейшие функции управленческого учета. • Управление затратами (контроллинг) Модуль "Управление затратами" предназначен, в первую очередь, для производственных предприятий, которым важно точно рассчитывать себестоимость каждого вида продукции. Впрочем, он может оказаться полезным и для крупных компаний другого профиля, в том числе торговых. Как и "Бюджетирование", содержит важные функции управленческого учета. Функции модуля бухгалтерского учета: • ведение настраиваемых Планов счетов с аналитикой произвольного уровня вложенности; • подготовка типовых хозяйственных операций; • автоматическая генерация проводок (в том числе, контировка документов) на основе аппарата типовых хозяйственных операций. Контировка может выполняться как по запросу пользователя, так и в автоматическом режиме после создания или корректировки первичного документа; • подготовка первичных бухгалтерских документов с автоматическим расчетом налогов с платежей; • ведение журналов хозяйственных операций, журналов-ордеров, ведомостей и других учетных регистров; • многовалютный бухгалтерский учет с автоматическим расчетом курсовых разниц; • автоматическое заполнение и печать Книг продаж и покупок; • печать Кассовой книги; • бухгалтерский учет расчетов с дебиторами-кредиторами, оперативное получение справок о состоянии расчетов с конкретным поставщиком или покупателем: на дату, за произвольный промежуток времени, по конкретному документу и т.д.; • управленческий учет взаиморасчетов с диалоговым и автоматическим связыванием платежных документов, документов - требований и документов на отгрузку / получение; • учет расходов и доходов будущих периодов; • учет расчетов с подотчетными лицами и выпуск соответствующих кассовых ордеров и авансовых отчетов; • расчет и выпуск главной книги, сальдовой оборотной ведомости, баланса предприятия, а также всех форм бухгалтерской и налоговой отчетности; • поддержка бухгалтерского и налогового учета в холдинговых структурах, выпуск отчетности по отдельным юридическим лицам и консолидированной оборотной ведомости по холдингу в целом; • связь с системами "клиент - банк" по настраиваемым (в текстовом формате) сценариям. Функции модуля бюджетирования: • ведение разнообразных бюджетных планов, позволяющих учесть специфику работы предприятия и реализовать любую методику бюджетирования: ◦ бюджет продаж и бюджет закупок в стоимостном и натуральном выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет по бизнес-направлениям, бюджет проектов; ◦ смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей картины доходов и расходов и движения денежных средств; ◦ бюджет движения финансовых ресурсов, бюджет движения товаров, запасов, бюджет задолженности (в том числе в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный календарь - средство контроля расходования средств; ◦ управленческий баланс, финансовый план и другие вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов в процессе бюджетирования; • поддержка широкого спектра свойств бюджетных статей: ◦ временные периоды: день, месяц, квартал, год - для обеспечения различных режимов бюджетирования (год по кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения всестороннего анализа бюджета; ◦ неограниченная иерархия статей бюджетирования - для обеспечения процессов агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе структуры бюджета; ◦ собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное; ◦ возможность учета в процессе бюджетирования значений статьи в разных валютах и натуральном измерении; ◦ дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей бюджетирования, как, например, учет невыполненного остатка плана в условиях его перевыполнения за счет внеплановых операций; ◦ проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей; • поддержка широкого спектра алгоритмов планирования: ◦ расчет значений статей по временному горизонту планирования, который обеспечивает расчет значения статьи за один временной промежуток (например, месяц) на основании значения за другой временной промежуток (например, квартал); ◦ расчет значений статей по ЦФО (Центр финансовой ответственности); при планировании "сверху вниз" позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании целевого значения статьи, при этом применяются как весовые коэффициенты, так и справочные значения; ◦ применение статистических методов расчета для отражения в процессе бюджетирования логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых операций; ◦ применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка формул; ◦ расчет значений одних статей бюджета на основании значений других; ◦ расчет значений статей по документам бюджетирования и другой первичной информации; ◦ обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос как плановых, так и фактических значений бюджетных статей из предыдущего периода с использованием коэффициентов и без них; ◦ моделирование "что, если": автоматический пересчёт исходного распределения значений бюджетных статей при изменении одного из запланированных показателей; ◦ реализация технологии "скользящего бюджетирования", когда временной горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один месяц вперед по окончании очередного отчетного периода; • агрегирование и консолидация данных по бюджетированию, вплоть до уровня корпорации (холдинга), включающей самостоятельные юридические лица; • расчет финансовых результатов (бюджетных показателей): себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов; • использование единой базы данных (включает в себя первичные документы и мощные интеграционные механизмы для связи с другими системами) и применение механизмов организации взаимодействия с удаленными филиалами; • поддержка лимитных и защищенных статей; • поддержка версионности планов; • поддержка нескольких вариантов бюджетного плана; • ведение журнала управленческого учета; • обеспечение необходимой секретности и безопасности данных бюджетирования; • разнообразные встроенные отчеты по бюджетированию, а также генератор произвольных отчетов. Функции модуля управление затратами: • настраиваемый импорт сведений о затратах: можно осуществлять выборку из практически любых баз данных и даже дополнять полученные сведения недостающей информацией, например, кодами статей затрат и/или подразделений, если их нет в источнике; • ведение журнала затрат; • настройка базы распределения затрат в произвольных показателях; • настройка сценариев распределения затрат для пакетной обработки; • автоматическое списание общепроизводственных, общехозяйственных и других косвенных затрат на конкретные шифры, договора, заказы, темы, подразделения по одному из следующих алгоритмов: ◦ прямое списание затрат, т.е. простой перенос затрат с одного счета на другой; ◦ списание затрат пропорционально оборотам, при котором списываемые затраты распределяются по отделам и ШПЗ пропорционально уже имеющимся оборотам в Журнале затрат; ◦ списание пропорционально дебетовому сальдо на конец текущего или предыдущего месяца; ◦ примерное списание затрат, применяющееся для подразделений, оказывающих услуги (в том числе самим себе), и осуществляющееся по цене прошлого месяца; ◦ списание остатков после примерного списания, в процессе выполнения которого производится "досписывание" тех сумм затрат, которые не были списаны в полной мере во время примерного списания; ◦ списание затрат пропорционально базе в произвольных показателях. • формирование проводок по закрытию калькуляционных счетов; • ведение реестра актов и других итоговых документов по выполненным работам с возможностью формирования проводок по списанию затрат на себестоимость готовой продукции; • ежемесячный автоматический расчет оборотов и сальдовых остатков; суммы затрат по отдельным шифрам или темам накапливаются за весь срок их существования (до закрытия работ, оформленного соответствующим актом); • учет незавершенного производства; • суммирование затрат на производство в целом по предприятию и по всем структурным подразделениям; • автоматическое формирование всего комплекса выходных форм, необходимых для управления затратами, учета затрат и калькуляции себестоимости: журналов - ордеров N 10 и N 10/1; сводов затрат за произвольный промежуток времени в различных разрезах (по ШПЗ, подразделениям и счетам затрат; по ШПЗ, подразделениям и статьям затрат и др.); а также произвольных сводных форм на основе бланков, подготовленных с помощью генератора отчетов. 7. Информатизация производственной деятельности Информатизация и автоматизация учета, планирования и управления производством на уровне ERP систем чаще всего реализуется в виде контура управления производством внутри корпоративной информационной системы, так же существует класс MES систем планирования и диспетчеризации производства на уровне цеха. Экономический эффект от информатизации этой сферы проявлыется в следующем: • Сокращение циклов производства и циклов выполнения заказов Вследствие этого производство более оперативно реагирует на изменения спроса и улучшается обслуживание заказчиков, то есть повышается конкурентоспособность предприятия. • Повышение ритмичности производства Этот эффект объясняется повышением качества (в том числе, за счет возможности автоматического составления планов на основе производственных прогнозов) и детальности календарного планирования, а также совершенствованием диспетчеризации прохождения производственного заказа. Немалую роль в повышении ритмичности производства играет планирование загрузки производственных мощностей. • Рост производительности труда • Снижение числа "авральных" ситуаций Этот эффект положительно сказывается на производственной атмосфере предприятия, но главное - на качестве продукции! Уменьшается количество брака. • Сокращение материально-производственных запасов Добиться этого эффекта позволяет входящий в подсистему "Управление производством" аппарат календарного планирования: закупаются только нужные материалы и комплектующие, в нужном количестве и в нужные сроки, запускаются в производство только нужные детали и сборки, в нужном количестве и в нужные сроки. Таким образом, снижаются оборотные средства, а нехватка оборотных средств - сейчас одна из самых больных проблем отечественных предприятий. • Сокращение незавершенного производства Работа не выдается, пока не потребуется "точно ко времени" для удовлетворения конечного спроса. Это также приводит к экономии оборотных средств. • Сокращение складских площадей Этот эффект является прямым следствием предыдущих и влечет за собой прямое уменьшение складских расходов. • Рациональное использование персонала Поскольку под производственными мощностями имеются в виду и человеческие ресурсы, аппарат производственного планирования позволяет добиться планомерной загрузки работников. Это, в свою очередь, благотворно сказывается на производственной атмосфере. Более того, следствием этого зачастую является прямое повышение производительности труда. • Значительное сокращение непроизводственных затрат Современное программное обеспечение, связанное с информатизацией сферы управления производством обладает рядом особенностей: 1. Интеграция с системами автоматизированного проектирования В подсистему включен функционал для автоматизации конструкторско-технологической подготовки производства, который позволяет все спецификации и технологические маршруты заносить с клавиатуры. Но гораздо рациональнее эксплутировать "Управление произволством" в связке с CAD и PDM системами. Полная открытость и наличие визуальных мастеров позволяют легко настраивать прием данных из любого ПО. 2. Возможность перепланирования заказов, запущенных в производство Это очень важный момент для управления оперативными изменениями в производственной ситуации. Например, в случае, когда неожиданно приходит более приоритетный заказ. 3. Управление приоритетностью выпуска изделий Каждому изделию может быть установлен свой приоритет, который учитывается при автоматическом планировании загрузки производственных мощностей. 4. Произвольная степень детализации планирования загрузки производственных мощностей Этот позитивный момент достигается за счет использования в качестве единиц учета производственных мощностей Рабочих Центров (РЦ). В зависимости от потребностей клиента в качестве РЦ может выступать цех, участок и даже отдельный станок. Причем в одном и том же маршруте одному РЦ может соответствовать цех, а другому - станок. 5. Возможность описания резервных центров Для каждого РЦ можно можно составить сколь угодно длинный перечень резервных центров с указанием приоритета использования. 6. Произвольная степень детализации технологических маршрутов Также реализуется за счет использования РЦ в качестве единиц учета. 7. Описание изделий с помощью иерархических спецификаций с неограниченной глубиной вложенности 8. Версионность спецификаций Для каждого номенклатурного номера может быть задано неограниченное число спецификаций с ограничением срока действия каждой версии. Возможно задание "рваных" сроков действия. Это свойство подсистемы "Управление производством" позволяет решать задачу попроектного производства, при котором от заказа к заказу варьируется состав одного и того же изделия. 9. Поддержка спецификаций на разборку изделия Помимо спецификаций на сборку, можно задавать отдельные спецификации на разборку изделия. Это важно для тех случаев, когда составные части и материалы неиспользованных комплектующих возвращаются в производство, но часть составляющих не подлежит повторному использованию. 10. Управление использованием исправимого брака Этот бизнес-процесс можно автоматизировать за счет упомянутых выше спецификаций на разборку изделия, а также за счет учета бракованных полуфабрикатов как отдельных изделий. 11. Эффективное управление закупками (отделом снабжения) и изготовлением комплектующих А именно: ◦ для каждого комплектующего можно указать природу получения: собственное производство, закупка, двойственная природа поставки; ◦ при задании вида получения "двойственная поставка" можно определить дополнительный параметр "предпочтительное получение"; ◦ для комплектующих с видом получения "закупка" или "двойственная поставка" подсистема "Управление проивзодством" учитывает параметры закупки изделия (основной поставщик, постоянное/переменное время поставки, плановый размер заказа и т.д.); ◦ в соответствии с описанием вида получения автоматически формируются заявки на производство или закупку материалов и комплектующих; ◦ автоматически формируется план закупок. 12. Гибкая настройка списания материалов и комплектующих в производство Реализовано 2 типа списания: прямое и обратное. Прямое списание осуществляется в момент начала производства изделия (комплектующего), а обратное - в момент оприходования готового изделия на склад. 13. Точный учет незавершенного производства Незавершенное производство учитывается по местам хранения. Учет "незавершенки" можно вести в штуках и нормо-часах, оставшихся до завершения. 14. Формирование сменно-суточных заданий Задания формируются автоматически, как по отдельным работникам, так и интегрально по сменам. Отображаются с помощью диаграмм Ганта. 15. Возможность разделения складских запасов для изготовления различных изделий При использовании этой опции учитываются запасы только в цехах и на складах, указанных в спецификации для каждой номенклатуры. Подсистемы "Управление производством" соответствует стандарту MRP-II и предназначены, в первую очередь, для позаказного и мелкосерийного производства. Для производственных предприятий, специфика деятельности которых выходит за рамки обычных версии, функционал подсистемы "Управление производством" может быть расширен. Типовой контур управления производством включает в себя следующие разделы. Конструкторско-технологическая подготовка производства: • Описание основных данных об изделиях, указание способа и параметров планирования, закупки, производства. • Описание структур спецификаций трех видов (на сборку, на разборку, двойственные). • Ведение версий спецификаций с установленными сроками действия, в том числе с "рваными" сроками. • Организация возможности замен. • Возможность подключения НИОКР за счет разделения по проектам. • Описание рабочих центров, альтернативных (резервных) рабочих центров, задание параметров мощности, времени и т.д. • Описание моделей сменности производства, привязывающихся к конкретным рабочим центрам. • Описание технологических маршрутов изделий, задание параметров рабочих операций, связь со спецификациями. Планирование производства: • Автоматическая генерация календарного плана производства на произвольный временной интервал на основе заказов клиентов и заявок отдела сбыта. • Оперативное планирование производства . • Планирование загрузки производственных мощностей с учетом приоритетности конкретных заказов и с использованием, в случае необходимости, резервных Рабочих Центров. • Возможность планирования "вперед" и "назад". • Возможность перепланирования заказов производства, с учетом загрузки машин, оборудования, персонала и складских запасов • Повторное планирование не принятых ранее планов. • Возможность создания неограниченного количества производственных планов для моделирования ситуаций и принятия решения. • Расчет плановой себестоимости заказа клиента с разбиением по разделам затрат. • Возможность указания надбавок по разделам затрат для расчета плановой себестоимости. • Утверждение производственной программы в соответствии с планом продаж под заказ. • Использование приоритетов заказов в процедуре автоматического планирования производства. • "Частичное" планирование заказов. Оперативное управление производством: • Ведение, анализ и редактирование сменно-суточных заданий. • Работа со спецификациями производственных заказов, возможность модернизации спецификации производственного заказа в зависимости от оперативной ситуации. • Работа с технологическими маршрутами производственных заказов, возможность модернизации технологического маршрута в зависимости от оперативной ситуации. • Перепланирование заказов, запущенных в производство, в связи с изменением оперативной ситуации без сценариев. При перепланировании можно ограничивать как время начала, так и время окончания операций. • Графический контроль загрузки машин и оборудования, с возможностью корректировки. • Анализ выполнения производственной программы с учетом ежедневной выработки. • Обеспечение процедуры изъятия комплектующих и материалов для производства (списание в производство) в момент начала производства изделия (комплектующего). • Списание комплектующих и материалов в производство в момент оприходования готового изделия на склад. • Управление использованием исправимого брака. • Оприходование готовой продукции. • Реализация процедуры Лимитно - Заборной Карты. • Автоматическое формирование заявок на производство или закупку материалов и комплектующих. • Диспетчеризация прохождения производственного заказа по рабочим операциям с фиксацией сроков выполнения отдельных операций. • Учет незавершенного производства в штуках и нормо-часах, оставшихся до завершения. Управление снабжением: • Указание для каждого комплектующего природы получения: собственное производство, закупка, двойственная природа поставки. • Учет параметров закупки (основной поставщик, постоянное/переменное время поставки, плановый размер заказа и т.д.); • Автоматическое создание заявок на закупку, согласование через программный интерфейс с заинтересованными сотрудниками • Формирование плана закупки на основе нормативных или сигнальных запасов с учетом времени поставки. • Возможность гибкого выбора поставщиков. • Формирование заказов поставщикам. • Встроенная полнофункциональная подсистема складского учета. • Учет запасов на складе производства с разделением по заказам на производство и по сменам. 8. Системы управления проектами и задачами Программное обеспечение для управления проектами — комплексное программное обеспечение, включающее в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которая используется совместно для управления крупными проектами. Задачи программного обеспечения для управления проектами Планирование Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными являются: • планирование различных событий, зависящих друг от друга; • идентификация крупных составных частей проекта (вехи проекта) и их декомпозиция, посредством которой создается структура декомпозиции работ, также называемая иерархической структурой работ (англ. work break-down structure — WBS)[1]; • планирование расписания работы сотрудников и назначение ресурсов на конкретные задачи; • расчет времени, необходимого на решение каждой из задач; • сортировка задач в зависимости от сроков их завершения; • презентация графика работ по проекту в виде диаграммы Гантта[2]; • управление несколькими проектами одновременно. Управление данными и предоставление информации Программное обеспечение для управления проектами предоставляет большое количество требуемой информации, такой как: • список задач для сотрудников и информацию распределения ресурсов; • обзор информации о сроках выполнения задач; • ранние предупреждения о возможных рисках, связанных с проектом; • информации о рабочей нагрузке; • информация о ходе проекта, показатели и их прогнозирование. Управление коммуникациями команды проекта • Обсуждение и согласование рабочих вопросов проекта • Фиксация проблем проекта и запросов на изменения, их обработка • Ведение рисков проекта и проактивное управление ими • Предоставление доступа к информации о ходе проекта в виде живой ленты событий Типы программного обеспечения для управления проектами Desktop (Настольные) Программное обеспечение находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Web-based (Веб-интерфейс) Программное обеспечение является веб-приложением, доступ к которому осуществляется с помощью браузера. Плюсы и минусы: • Доступ может быть осуществлен с любого компьютера, не требуется установка дополнительных приложений • Простой контроль доступа • Многопользовательский доступ • Только одна программа, которая установлена на центральном сервере • Скорость работы ниже, чем у обычных приложений • Проблемы с доступом к серверу или его выход из строя ведут к полной недоступности информации Персональные Обычно используются для управления домашними проектами. Как правило, это однопользовательские системы с простым интерфейсом. Управление задачей является процессом управления задачей через ее жизненный цикл. Она включает в себя планирование, тестирование, отслеживание и составление отчетов. Управление задачами может помочь для достижения целей группой лиц , сотрудничать и обмениваться знаниями для достижения коллективных целей. Задачи различаются по сложности, от низкого до высокого. Эффективное управление задачей требует управления всеми ее аспектами, в том числе статусом, приоритетом, временем, людскими и финансовыми ресурсами, зависимостью, уведомлениями и так далее. Управление задачами может являться частью управления проектами и управления процессами и может служить в качестве основы для эффективного документооборота в организациях. Статус задач можно описать следующими состояниями: • готовы • назначенный • Отменено • Истекший • Forwarded • Началось • Законченный • проверенный • Не удалось Следующая диаграмма описывает различные состояния задачи по его жизненному циклу. Как дисциплина, управление задачами включает в себя несколько ключевых направлений деятельности. • Творческая деятельность относится к задаче создания. В связи с этим необходимо обеспечить планирование задач, мозговой штурм, создание, разработка, уточнение, организации, сокращения, ориентации и предварительного определения приоритетов. • Функциональные виды деятельности относятся к персоналу, продажи, качества или другие областям управления, для конечной цели обеспечения производства конечных товаров и услуг для доставки клиентов. В контексте это должно обеспечить планирование, отчетность, отслеживание приоритетов, настройка делегирования, и управление задачами. • Проектная деятельность относится к планированию и времени и затратам отчетности. Они могут включать в себя несколько функциональных активностей , но всегда больше и более целенаправленной , чем сумма его частей. В контексте деятельность по проектам должна предусматривать пробое задач проекта также известные как структуры декомпозиции работ , распределение задач, инвентаризации по всем проектам, и одновременный доступ к базам данным задач. • деятельность по оказанию услуг относятся к предоставлению клиента и внутренних служб компании, включая управление взаимоотношениями с клиентами и управления знаниями. В связи с этим следует учитывать вложение файлов и ссылки на задачи, управление документами, управление правами доступа, инвентаризации клиентов и сотрудников записей, заказы и вызовы управления и аннотирование задач. • Деятельность производительности относится к производительности отслеживания и выполнению поставленных задач. В контексте они должны обеспечить отслеживание по времени, контроль затрат, заинтересованных сторон и приоритета; диаграммы, экспортируемые отчеты, обновление статуса, корректировки срока, и лесозаготовительная деятельность. • Отчет деятельность относится к представлению информации о других пяти видов деятельности, перечисленных, в том числе на графический дисплей. Программное обеспечение управления задачами Программное обеспечение управления задачами инструменты имеются в большом количестве на рынке. Некоторые из них бесплатны; другие предназначены для целей развертывания в масштабах предприятия. Некоторые из них просто спискок дел, в то время как другие могут похвастаться общеорганизационным созданием задач, визуализацией и возможностью уведомлений - среди других. Управление задач используются малыми для Fortune 100 компаний размера. Он поддерживает простые индивидуальные проекты в деятельности корпоративного управления задачами. Программное обеспечение для управления проектами , календарное программное обеспечение и программное обеспечение рабочего процесса также часто предоставляют программное обеспечение управления задачами с расширенной поддержкой деятельности управления задачами и соответствующих размерами программной среды, возвратно - поступательное движением мириады проектной деятельности и производительности , встроенной в большинстве хорошего корпоративного уровня программного обеспечения для управления задачами продуктов. Размеры Программное обеспечение перекрещивающиеся почти все линии продуктов управления задачами являются создание задач, визуализация задач, уведомления, назначать ресурсы, совместимость, настраиваемость , масштабируемость и отчетность • Задача создания включает в себя совместные возможности для превращения идей в действия (задачи). Это включает в себя мероприятие, связанное с определением задач и включает в себя сотрудничество, необходимое в процессе планирования. • визуализация задач включает в себя представление задач, чаще всего через время и список форм. Приоритет визуализация включает в себя классификацию (например, бюджет, время, заинтересованные стороны) и механизм (например, код цвета или текст). Calendaring охватывает планирование (например, наличие, совещаний, встреч и других потенциальных конфликтов) и уведомления. • Уведомления включают настраиваемые параметры для информирования прошлое, настоящее и до сроков. • Назначение ресурсов включает в себя способность делегировать задачи и инструменты для одного или нескольких людей. • Совместимость включает способность среды управления задачами для подключения к другим системам, программному обеспечению и окружающей среде. Она включает в себя установление структуры и ограничения на коммуникации, идущие из среды управления задачами других программного обеспечения, систем и сред. • Конфигурируемость включает в себя возможность добавлять, удалять и управлять функциональность и удобство использования в среде управления задачами. • Масштабируемость включает в себя способность выполнять задачу должным образом, когда изменение количества пользователей делаются для удовлетворения конкретных требований поставленной задачи. • Отчетность включает в себя представление информации путем отображения либо в табличном или графическом дисплее. Пример системы управления проектами и задачами JIRA компании Atlassian Представляя продукт JIRA, нужно сказать, что жизни любой компании бывает момент, когда количество дел, которое вынуждены контролировать сотрудники и особенно руководство становится таким что превосходят возможности человеческой памяти. При решении многосложных задач бывает момент, когда сотрудники и управляющие не могут видеть проект в целом, теряется из памяти необходимость сделать те или иные работы. Бывает и другая ситуация подобная этой - отдел, состоящий более чем из 15-20 сотрудников работающих одновременно над одной задачей - сложная структура для управления, и без специальных средств проконтролировать их работу чрезвычайно сложно. Устаревший метод - бесконечные совещания и доклады - только усугубляет проблему, так как отвлекает от ведения главного дела. Менеджеры всего мира ищут способы как не забыть что-то в потоке дел, при этом вовремя сообщить команде важные новости, поставить всем задачи, проследить за выполнением, отыскать и узкие места и принять меры, и, в конце концов, успешно завершить работу в срок. Все давно поняли - для этого не достаточно записей на квадратиках из желтой бумаги! Не помогут и блокноты-органайзеры - нужно интеллектуальное, удобное программное обеспечение, доступное всем, не отнимающее много усилий, простое и понятное и вместе с тем очень гибкое и легко настраиваемое. Представленное здесь программное обеспечение JIRA, разработанное австралийской компанией Atlassian - это web-базированное средство для управления проектами и задачами. JIRA может применяться во всех случаях, когда необходимо организовать работу сотрудников, эффективно назначать им задачи, иметь мгновенные средства контроля выполнения, JIRA это программа, претендующая на звание стандарта де-факто в этой области, и ее применение очень широко. Для поддержки гибких методик разработки (Agile software development, Scrum и Kanban вы можете установить add-on JIRA Agile (ранее называвшийся Greenhopper). Смотрите страницу на сайте Atlassian обо всех продуктах компании. Области применения JIRA JIRA это продукт, предназначенный для организации процесса контроля запросов и задач, имеющий часть функциональности обычно присущей большим и дорогим системам управления проектами. Ключевыми понятиями в JIRA являются проекты и задачи. Задачи создаются в проектах, для выполнение задач назначаются исполнители. Задачи могут быть разного типа и иметь подзадачи, задачи могут быть связанными с другими задачами. Статус задач меняется в процессе их выполнения. Вы можете организовать контроль разработки проектов, раздав задачи исполнителям, вы можете определить свой собственный метод движения заданий - от создания к исполнению и контролю результатов, сконфигурировать правила уведомления о событиях всех участников процесса, управлять правами доступа пользователей и делать многое другое. JIRA приносит большой эффект любой организации, деятельность которой можно интерпретировать как выполнение каких-либо проектов и задач, имеющих тематические и временные рамки. Главное преимущество этого продукта в его ни с чем не сравнимой способности настройки под ваши нужды. Например, в финансовой сфере, вы можете организовать процесс оформления кредита, от заявки, к вводу необходимых данных, к принятию решения и так далее. В сфере государственного управления - вы можете создать задания, определить сроки выполнения, присоединить документы, организовать процесс прохождения задания между сотрудниками и проконтролировать результат. Проекты и задачи Ключевыми понятиями в JIRA являются проекты и задачи. Проекты служат для группирования задач. Задачи создаются в проектах, для выполнения задач назначаются исполнители. Задачи могут быть разного типа и иметь подзадачи, задачи могут быть связанными с другими задачами. Статус задач меняется в процессе их выполнения. Проекты В JIRA многие понятия связаны с определенными проектами. Проект связанного с ним лидера проекта, URL сайта проекта, схему рассылки нотификаций, схему контроля доступа - очень гибкий механизм контроля доступа пользователя к задачам проекта. Каждому проекту можно сопоставить свою схему движения задачи (документооборот). Каждому проекту можно сопоставить свой вид экрана - "собрать" требуемый экран из возможных компонентов. Также, JIRA формирует отчеты по каждому проекту. Задачи Задачи создаются в проектах. Задачи имеют типы, например: Задание, Ошибка, Новая идея. Можно создавать и свои типы задач. При описании каждого типа задачи имеется возможность управления набором полей. Фильтры JIRA позволяет отыскивать задания по всем критериям и по пользовательским полям, создавать фильтры, которые можно сохранить и использовать вновь, а также сделать общедоступными и организовать автоматическую рассылку результатов работы фильтров членам рабочей группы. Управление доступом, разделение ролей Для организации работы с пользователями JIRA имеет группы пользователей и роли. JIRA имеет систему контроля доступа пользователей к проектам, задачам и функциям, основанную на членстве пользователей в группах и ролях. Так, для каждого проекта, есть возможность управления доступом каждой группы пользователей к каждому действию. Также, есть возможность сформировать набор допусков в "роль". Типичное простейшее разделение ролей в JIRA включает в себя роли: • Администратора • Руководитель проекта • Сотрудника работающего над проектом • Другие сотрудники Но возможности JIRA этим не ограничиваются, возможно создание специальных ролей, например таких, которым возможно только чтение задач одного типа но невозможно другого. Движение задач Задачи JIRA в каждый момент времени имеют определенный статус. Возможные действия с задачами, имеющими тот или иной статус, определяется встроенной системой управления движением задач. Здесь приведена схема простейшего описания движения задачи. В JIRA имеется возможность создания столь сложной схемы движения задачи, какая нужна. Схема движения задачи может быть своя для каждого отдела, проекта, типа задачи. Схема движения редактируется встроенным редактором. Редактируя движение задач, создавая новые статусы задач (события) и определяя возможные действия, можно организовать любую работу. Движение задачи можно сделать зависимым от условий, применять логику И/ИЛИ, выполнять определенны действия на каждом этапе движения задачи. Нотификации Задачи JIRA в каждый момент времени имеют определенный статус. Пользователи информируются по e-mail в случае любых действий с заданиями, для этого служит настраиваемая система нотификации пользователей. Совместно с системой управления движением задачи и настраиваемыми рассылаемыми фильтрами это позволяет очень эффективно информировать всех заинтересованных лиц о ходе выполнения задачи. Отчеты и диаграммы Для аналитических целей JIRA создает карту проекта (project roadmap), позволяет просматривать загрузку каждого пользователя и делает многое другое для эффективного управления проектами. Также имеется целый ряд необходимых стандартных отчетов. • нерешенные высокоприоритетные задачи • количество задач созданных одним пользователем • среднее время решения задачи • отношение реального и заданного времени решения задач • количество задач созданных в день, неделю, месяц, год • популярные задачи (набравшие большинство голосов) • задачи назначенные для указанной версии или этапа • задачи имеющие определенные статус • задачи имеющие определенный приоритет • отчет по использованию времени • отчет о затратах времени на выпуск определенной версии • отчет о нагрузке на разработчиков Кроме стандартных отчетов, JIRA позволяет написать свои отчеты. Приборная панель JIRA позволяет управлять видом специальной стартовой страницы, называемой приборной панелью. На этой странице отображается ход выполнения проектов и имеются ссылки для быстрого доступа ко всем часто используемым функциям, отчетам и задачам: • список задач назначенных вам • список ваших сохраненных фильтров • статистика проекта • статистика фильтра • список проектов • линейные графики • объемные графики • текстовые и HTML сообщения Безопасность JIRA может работать через защищенное соединение с применением SSL. Расширенные возможности JIRA, JIRA API JIRA позволяет создавать задачи через e-mail и таким образом автоматизировать работу. Имеется возможность просмотра хранилища файлов CVS (Система Конкурентных Версий). JIRA имеет опубликованный программный интерфейс, обеспечивающий программный доступ к основным функциям системы (SOAP API), расширения позволяющие дополнять систему собственными сервисами для решения специфичных задач предприятия. 9. Электронные торговые площадки Электронная торговая площадка (ЭТП) — программно-аппаратный комплекс организационных, информационных и технических решений, обеспечивающих взаимодействие продавца и покупателя через электронные каналы связи. Электронная торговая площадка (ЭТП) позволяет объединить в одном информационном и торговом пространстве поставщиков и потребителей различных товаров и услуг и предоставляет участникам ЭТП ряд сервисов, повышающих эффективность их бизнеса. Электронной торговой площадкой сегодня можно назвать любой Интернет-ресурс, посредством которого заключаются сделки купли-продажи между предприятиями — покупателями и продавцами. Заказчики получают возможность проводить электронные торги — аукционы, конкурсы, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты, а поставщики — участвовать в проводимых закупках, размещать информацию о предлагаемой продукции и услугах. Иногда размещением торговых процедур занимаются специализированные компании, которые, помимо размещения информации на торговой площадке, обрабатывают полученный результат и даже, возможно, определяют победителя процедуры. Для автоматизации своей закупочной деятельности ЭТП используют крупнейшие компании России из разных отраслей экономики: ГК «Росатом», «Башнефть», «Уралвагонзавод», «Башкирская электросетевая компания», «Генерирующая компания», «Трансстрой», «Вымпелком», АО «Кордиант», «Омский каучук», «Дальневосточная распределительная сетевая компания» и многие другие. Виды электронных торговых площадок ЭТП для размещения государственного заказа — это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ в рамках специальной процедуры, располагают функционалом для проведения открытых аукционов в электронной форме и действуют по регламенту, жестко определенному законодательством Российской Федерации. Согласно приказу Минэкономразвития России от 26 октября 2009 г. № 428 и приказу Минэкономразвития России и ФАС России от 14 ноября 2009 г. № 466/763 к 1 января 2010 года был осуществлен отбор пяти электронных торговых площадок: ЗАО «Сбербанк-АСТ», ООО «РТС-тендер», ОАО «Единая электронная торговая площадка», АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан», а также ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа». В рамках реформы закупочной отрасли в октябре 2018 года Министерством финансов РФ был проведен новый отбор площадок, в перечень отобранных операторов ЭТП были включены (в порядке убывания объема размещенных извещений, согласно сводному мониторингу Министерства финансов РФ за 2018 год): РТС-тендер, АО "ЕЭТП", ЗАО "Сбербанк-АСТ", Национальная электронная площадка, АО "РАД", АО "Агентство по государственному заказу Республики Татарстан", АО "ТЭК-Торг" и ООО "ЭТП Газпромбанк". ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Электронная торговая площадка по реализации имущества должников предназначена для автоматизации процедуры проведения торгов в электронной форме при продаже имущества (предприятия) должников в ходе процедур, применяемых в деле о банкротстве в соответствии с требованиями Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» и приказом Минэкономразвития № 54 от 15 февраля 2010 г. В настоящее время Комиссией Минэкономразвития РФ аккредитовано несколько ЭТП по реализации имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, на которых осуществляется размещение госзакупок в электронной форме, включая лидеров рынка — РТС-тендер и ЗАО "Сбербанк-АСТ", а также Российский аукционный дом. ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ — электронные торговые площадки, на которых закупки осуществляют юридические лица, подпадающие под действие 223-ФЗ, и имеющие функциональность, разработанную под закупочные процедуры, установленные в Положениях о закупках таких юридических лиц. Как правило, ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ совмещают свою функциональность с процедурами, используемыми коммерческими заказчиками. В первом полугодии 2019 года в России по 223-ФЗ извещения размещались на 68 площадках, ТОП5 которых, согласно мониторингу Министерства финансов РФ за указанный период, составляют: РТС-тендер, АО "ЕЭТП", ЗАО "Сбербанк-АСТ", ООО "ЭТП Газпромбанк", OTC-tender. ЭТП для коммерческих заказчиков — это электронные торговые площадки, на которых электронные торги проводят негосударственные компании (коммерческие заказчики). Таких ЭТП значительно больше, чем для государственных торгов, и регламент проведения электронных аукционов более гибкий. ЭТП для коммерческих поставщиков делятся на 2 типа: • Специализированные ЭТП, созданные под нужды определенного предприятия. Например: Электронная торговая площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов • Многопрофильные электронные торговые площадки, на которых представлен более широкий спектр продукции и услуг, чем на специализированных ЭТП. На таких площадках любая компания может выступать как в качестве заказчика, так и в качестве поставщика товаров и услуг без ограничений по номенклатуре. На площадках второго типа размещают информацию о своих закупках компании, попадающие под действие 223-ФЗ Supplier-driven — торговые площадки, создаваемые и поддерживаемые продавцами. Этот вид ЭТП формируется крупными компаниями, корпорациями и их объединениями, заинтересованными в каналах сбыта своей продукции современными способами через механизмы электронных торговых площадок. Third-party-driven — торговые площадки, создаваемые и поддерживаемые третьей стороной. Это наиболее значительная категория посреднических площадок, призванных свести вместе покупателей и продавцов. Функции ЭТП Работая на электронной торговой площадке, заказчик или поставщик может успешно решать различные вопросы, возникающие в повседневной деловой практике, потому что данные системы выполняют следующие важные функции: 1. Информационная функция позволяет ознакомиться с перечнем организаций, работающих на ЭТП, получить информацию по интересующей организации. 2. Функция маркетинга позволяет осуществлять поиск покупателей и потребителей интересующих работ и услуг, а также получать информацию о потребностях и предложениях работ и услуг, которые размещают на площадке другие организации. 3. Рекламная функция. Разместив информацию о своей организации на ЭТП, фирма сразу попадает в единое информационное пространство. 4. Торговая функция — позволяет в качестве организатора торгов осуществлять полный комплекс разнообразных торгово-закупочных мероприятий по приобретению товаров и услуг. В качестве участника торгов — осуществлять комплекс действий для эффективной продажи собственных товаров и услуг. 5. Аналитическая функция позволяет проводить сравнительный анализ различных показателей деятельности организаций, правильно выбрать контрагентов для выполнения поставок, работ и услуг по интересующей тематике. 6. Функция защиты информации делает возможным безопасный электронный документооборот, построенный с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (ЭЦП). Преимущества работы на ЭТП Любой руководитель отдела закупок или менеджер по закупкам сталкивался с тем, что быстро найти хорошего поставщика товара или услуги очень непросто. Даже не столь сложно найти поставщика, сколько определить, который предложит самые выгодные условия поставок. Преимущества работы на ЭТП для заказчика в решении этого вопроса очевидны: 1. Значительная экономия рабочего времени; 2. Экономия денежных средств на организации и проведении закупок; 3. Прозрачность и открытость процесса закупок; 4. Честная конкуренция, исключающая работу недобросовестных сотрудников со «своими» фирмами-поставщиками; 5. Участие в торгах возможно из любой точки мира, не выходя из своего офиса; 6. Доступность для представителей любого бизнеса — цена и условия лота ничем не ограничены. Преимущества работы на ЭТП для поставщика состоит в том, что каждый руководитель компании, руководитель отдела сбыта или продаж, всегда заинтересован в расширении клиентской базы и увеличении продаж компании. На рекламу тратятся колоссальные деньги, работают многочисленные call-центры, но в итоге чем больше продает компания, тем больше она тратит лишних денег. При работе с ЭТП компания получает ряд преимуществ: 1. Быстрый поиск интересующих торгов; 2. Экономия средств на рекламной кампании; 3. Прозрачность и открытость процесса продаж; 4. Честная конкуренция, исключающая неценовые методы ведения борьбы; 5. Равные права всех поставщиков товаров, работ и услуг; 6. Участие в торгах возможно из любой точки мира, не выходя из своего офиса. 10. Информационная безопасность в современном бизнесе Информационная безопасность — практика предотвращения несанкционированного доступа, использования, раскрытия, искажения, изменения, исследования, записи или уничтожения информации. Это универсальное понятие применяется вне зависимости от формы, которую могут принимать данные (электронная или, например, физическая). Основная задача информационной безопасности — сбалансированная защита конфиденциальности, целостности и доступности данных, с учётом целесообразности применения и без какого-либо ущерба производительности организации. Это достигается, в основном, посредством многоэтапного процесса управления рисками, который позволяет идентифицировать основные средства и нематериальные активы, источники угроз, уязвимости, потенциальную степень воздействия и возможности управления рисками. Этот процесс сопровождается оценкой эффективности плана по управлению рисками. В основе информационной безопасности лежит деятельность по защите информации — обеспечению её конфиденциальности, доступности и целостности, а также недопущению какой-либо компрометации в критической ситуации. К таким ситуациям относятся природные, техногенные и социальные катастрофы, компьютерные сбои, физическое похищение и тому подобные явления. В то время, как делопроизводство большинства организаций в мире до сих пор основано на бумажных документах, требующих соответствующих мер обеспечения информационной безопасности, наблюдается неуклонный рост числа инициатив по внедрению цифровых технологий на предприятиях, что влечёт за собой привлечение специалистов по безопасности информационных технологий (ИТ) для защиты информации. Эти специалисты обеспечивают информационную безопасность технологии (в большинстве случаев — какой-либо разновидности компьютерных систем). Следует отметить, что под компьютером в данном контексте подразумевается не только бытовой персональный компьютер, а цифровые устройства любой сложности и назначения, начиная от примитивных и изолированных, наподобие электронных калькуляторов и бытовых приборов, вплоть до индустриальных систем управления и суперкомпьютеров, объединённых компьютерными сетями. Крупнейшие предприятия и организации, в силу жизненной важности и ценности информации для их бизнеса, нанимают специалистов по информационной безопасности, как правило, себе в штат. В их задачи входит обезопасить все технологии от вредоносных кибератак, зачастую нацеленных на похищение важной конфиденциальной информации или на перехват управления внутренними системами организации. Системный подход к описанию информационной безопасности предлагает выделить следующие составляющие информационной безопасности: 1. Законодательная, нормативно-правовая и научная база. 2. Структура и задачи органов (подразделений), обеспечивающих безопасность ИТ. 3. Организационно-технические и режимные меры и методы (Политика информационной безопасности). 4. Программно-технические способы и средства обеспечения информационной безопасности. Целью реализации информационной безопасности какого-либо объекта является построение Системы обеспечения информационной безопасности данного объекта (СОИБ). Для построения и эффективной эксплуатации СОИБ необходимо: • выявить требования защиты информации, специфические для данного объекта защиты; • учесть требования национального и международного Законодательства; • использовать наработанные практики (стандарты, методологии) построения подобных СОИБ; • определить подразделения, ответственные за реализацию и поддержку СОИБ; • распределить между подразделениями области ответственности в осуществлении требований СОИБ; • на базе управления рисками информационной безопасности определить общие положения, технические и организационные требования, составляющие Политику информационной безопасности объекта защиты; • реализовать требования Политики информационной безопасности, внедрив соответствующие программно-технические способы и средства защиты информации; • реализовать Систему менеджмента (управления) информационной безопасности (СМИБ); • используя СМИБ организовать регулярный контроль эффективности СОИБ и при необходимости пересмотр и корректировку СОИБ и СМИБ. Как видно из последнего этапа работ, процесс реализации СОИБ непрерывный и циклично (после каждого пересмотра) возвращается к первому этапу, повторяя последовательно все остальные. Так СОИБ корректируется для эффективного выполнения своих задач защиты информации и соответствия новым требованиям постоянно обновляющейся информационной системы. В современных условиях перестают работать традиционные формы и способы работы служб ИБ, которых все еще придерживаются по инерции многие компании. И чем дальше — тем больше неэффективная организация ИБ будет ставить под вопрос само существование бизнеса. Участники обсуждения подробно раскрыли особенности организации информационной защиты в их компаниях. Приведем некоторые принципы эффективной работы службы ИБ в виде сравнительной таблицы. Организация ИБ вчера Организация ИБ сегодня Ресурсы бизнеса, вовлеченные в обеспечение ИБ Служба ИБ. В меньшей степени — ИТ-подразделения и HR-подразделения Все подразделения и сотрудники компании. Служба ИБ выступает как инициатор и неформальный лидер работы с персоналом с целью обеспечения ИБ в компании Ответственность службы ИБ За состояние систем информационной безопасности За информационную гигиену сотрудников, сквозные процессы обеспечения ИБ, за результаты и последствия в сфере ИБ Содержание мер информационной защиты Разовая установка технических средств защиты. Разовый инструктаж сотрудников при приеме на работу. Непрерывный процесс на основе мониторинга новых видов угроз. Анализ новых инцидентов. Постоянное обновление способов защиты и содержания обучения сотрудников. Способы вменения сотрудникам ответственности за соблюдение правил ИБ Подписание при приеме на работу документов неясными терминами и громоздкими описаниями. Выпуск высшим руководством организационно-распорядительных документов Полноценное периодическое обучение людей на подходящем для компании материале, в формате практикумов и с тестированием навыков на выходе Первый принцип успешной постановки ИБ: службы ИБ должны научиться говорить с сотрудниками на понятном для них языке. Терминология, которая доминирует в вузовских программах подготовки безопасников и переносится затем в кипы инструкций и регламентов для персонала не только малопонятна, но и отражает устаревшие, не отвечающие сегодняшнему дню принципы. Сегодня сотрудники, а уж тем более люди поколения Z, не будут выполнять правила, смысл которых им неясен. Необходимо разъяснять людям, каким конкретно видам характерных угроз и потерь подвергается бизнес, в котором они работают. Для банковской сферы первая мишень преступников — деньги клиентов, для высокотехнологичных производств — составляющие коммерческую тайну ноу-хау, для крупных B2C-компаний — базы персональных данных (с целью переманивания клиентов) и т. д. На конкретных примерах отрасли следует доносить смысл правил — «не открывать ссылки в письмах от неизвестных адресатов», «регулярно менять пароль доступа на рабочем месте», «распознавать подозрительные сайты», «защищать данные на персональных мобильных устройствах». В ходе обучения и инструктажа следует опираться на близкую людям конкретику: к каким последствиям приводили нарушения правил ИБ в случае кибератак, каков был размер ущерба и какую ответственность понесли нарушители. Второй принцип — практический характер обучения. Для обретения прочных навыков информационной гигиены людям недостаточно ни лекционных курсов, ни убедительных примеров: необходимы регулярные тренинги, в результате которых правила безопасности на рабочем месте превращаются в доведенную до автоматизма привычку. Третье, чем нужно заниматься постоянно — поддержание высокой мотивации людей. Ведущий дискуссию Олег Седов («Ростелеком-Solar») рассказал о случае, когда в одной из компаний все 30 сотрудников бухгалтерии прошли обучение по ИБ и успешно выдержали практические тесты. После этого в порядке «военной игры» была инсценирована фишинговая рассылка. Результат оказался шокирующим: с разосланных писем было совершено даже не 30 попыток перехода по ссылке, а... 500! Что произошло? Сотрудницы бухгалтерии, желая получить обещанную в письме праздничную скидку, пытались перейти по ссылке. Перейти не удавалось — и тогда они пересылали письмо подругам в надежде, что получится хотя бы у них. Стоит ли говорить о том, как изменилось отношение к правилам ИБ после разбора результатов этой игры? Четвертое — постоянное обновление и обогащение учебных программ на основе вновь выявляемых видов атак. По данным центра мониторинга Solar JSOC, каждую неделю появляется 5-6 типов новых атак. Только служба ИБ, которая активно «варится» в профессиональном ИБ-сообществе, может оперативно отслеживать новые угрозы и тренды, может предлагать действительно актуальный материал для обучения. С этой точки зрения все меньше отвечает требованиям времени практика, когда поручения по ИБ-обучению спускаются руководителям подразделений или HR-службам, и те своими силами пытаются выполнить их. Линейные руководители, сотрудники HR-служб и тренинговых центров часто не понимают ни масштаба проблем ИБ, ни характерных для данной компании деталей и нюансов. Как правило, они и сами не мотивированы на повышение уровня ИБ просто в силу слабого знакомства с проблемой. Поэтому специалистов из служб ИБ необходимо привлекать на всех этапах обучения персонала, начиная с мотивирования на обучение — и заканчивая тестовыми проверками реагирования на фишинговые атаки. Далеко не всегда у служб ИБ хватает ресурсов, чтобы самим возглавлять и реализовывать необходимые мероприятия с персоналом. Вместе с тем, специалисты по ИБ являются основным, а часто единственным источником знаний, за счет которых можно мотивировать и вовлекать в работу по ИБ руководство и персонал других подразделений. Поэтому инициатива со стороны ИБ-служб, неформальное общение по горизонтали, встречи, просвещение и вовлечение — единственный способ начать делать корпоративную ИБ-систему действительно современной и эффективной. Как сформулировал Евгений Акимов, сотрудники ИБ-служб должны научиться «ходить в народ». Если вы сами позитивно настроены и искренне заинтересованы в повышении ИБ компании — другие сотрудники обязательно вам поверят и вас поддержат. ИБ и облачные сервисы При подключении к облакам корпоративная информация начинает путешествовать неисповедимыми путями, периметр защиты компании размывается. В точках «стыковки» корпоративной информационной системы и облачного сервиса возникает больше всего уязвимых звеньев. Многие проблемы безопасности становятся решаемыми, если с самого начала закладывать ИБ-требования в договор с провайдером облачных услуг. Большинство провайдеров охотно идут на диалог с ИБ-службами заказчика и готовы брать на себя разумные обязательства. В части сроков уведомления о случившихся инцидентах и принятых мерах. В части предоставления отчетности о действиях сотрудников в информационной системе. И так далее, вплоть до обязательств по выявлению подозрительных аномалий в поведении информационных систем. Финансовая оценка эффективности служб ИБ Вот некоторые метрики состояния ИБ, часть из которых можно переводить в суммы ущерба и планировать сокращение этих сумм на будущий период. Характеристика состояния ИБ Метрика и ее плановое улучшение Перевод на язык сокращения финансовых потерь Проведение расследований инцидентов Снижение доли расследований, не доведенных до принятия управленческого решения Сокращение времени проведения расследований Предотвращенные попытки хищения денежных средств Повышение доли предотвращенных попыток Денежный эквивалент уменьшения размера финансовых потерь Доля ложных срабатываний системы ИБ Снижение доли ложных срабатываний Денежный эквивалент количества «сэкономлен— ных трудозатрат» Прямые финансовые потери от инцидентов Снижение потерь от инцидентов по сравнению с прошлым периодом Отток клиентов в результате просачивания в СМИ информации о прецедентах Снижение количества публикаций об инцидентах в СМИ Перевод в сокращение потерь от недополученной выручки в результате клиентского оттока При составлении такого рода метрик и основанных на них планах компания может использовать собственную статистику инцидентов, финансовых потерь и упущенных выгод прежних отчетных периодов. А при отсутствии такой информации — использовать отраслевую статистику либо статистику близкой по профилю компании.