Личные дела. Заявление. Анкета. Автобиография

ЛЕКЦИЯ 24. ЛИЧНЫЕ ДЕЛА. ЗАЯВЛЕНИЕ. АНКЕТА. АВТОБИОГРАФИЯ Личное дело - это совокупность документов персонального учета, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело включает в себя следующие разделы: 1. Анкетно-биографические и характеризующие документы: анкету; автобиографию; копии заявления, документов об образовании; -личное заявление о приеме на работу или об увольнении; -выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (копии таких приказов); трудовой договор; заявления работника о переводах; представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв; выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов); аттестационные листы; характеристики и рекомендательные письма; отзывы должностных лиц о работнике: -выписки (копии) из документов о поощрении, присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами; копии наградных листов; иные документы, 2. Дополнительные документы, к которым относятся: -старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты; 1 карточки уюта (листы) поощрений и взысканий: характеристики с прежнего места работы; справки о состоянии здоровья; фотографии; -другие документы, нахождение которых в личном деле признано целесообразным. Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.¶ В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименования всех подшитых документов, даты включения документов в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке. В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях и т.д.). Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу: заявление о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика или рекомендация; - 2 копия документа об образовании; выписка из приказа о приеме на работу; карточка (лист) поощрений и взысканий; внутренняя опись, В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника: - аттестационные листы; представления к перемещениям; -другие характеризующие работника документы и дополнительные материалы, указанные выше, В личном деле сосредоточены документы, содержащие «персональные данные работника» под которыми в соответствии, со статьей 85 Трудового кодекса РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ. - Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е., получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах. Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным липам. В первую очередь - это 3 сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные липа, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения). Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются; -перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам; условия и механизм допуска к личным делам; порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела; права работников на ознакомление с материалами личного дела; ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных; другие вопросы. Свободный бесплатный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе 4 производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помещать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом. Работник также имеет право на доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору. Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ, При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в мате- риалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие, Доку- менты, содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных включаются в личное дело. 5 Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке, составляемой по следующей форме: Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает: 1) подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, - бланки форм для внутренней описи документов дела; 2) нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения 6 документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно; 3) составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации; 4) составление внутренней описи документов дела; 5) внесение в реквизиты обложки дела, названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др. Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено. Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации. В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. 7 1. Заявление Личные заявления пишутся работниками от руки. В ряде организаций применяются трафаретные бланки, которые разрабатываются по далее приводимым образцам. В заявлении должны быть следующие реквизиты: 1. Наименование вила документа. 2. Дата. 3. Адресат (кому направляется). 4. Составитель (от кого направляется). 5. Текст. 6. Подписи. 7. Резолюции руководителя организации, руководителя структурного подразделения или иного должностного лица. 8. Отметка об исполнении. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения. Затем, с резолюцией руководителя организации направляется в кадровую службу для подготовки приказа о приеме. В том же порядке оформляется и заявление об увольнении. 8 9 2. Анкета Анкета является одним из основных документов личного дела. Она представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Формы анкет разрабатываются сотрудниками кадровой службы. Как правило, анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, а, следовательно, для определения его компетентности и подготовленности. В такую анкету включаются следующие группы вопросов, позволяющие получить ответы: 1) о паспортных данных - фамилии, имени, отчестве; дате и месте рождения; месте жительства или пребывания; семейном положении, детях и родственниках; гражданстве; отношении к воинской обязанности, пр.; 2) об образовании - видах, формах и времени получения образования; полученной (ых) специальности (ях); ученой степени и ученых званиях, пр.; 3) о стаже и опыте работы - периодах работы; занимаемых должностях (выполняемых работах); местах и условиях работы; размере заработной платы; причинах увольнениях, пр.; 4) о навыках и знаниях - степени владения иностранными языками; уровне владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценке профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, др. По сути, перечисленные выше вопросы включены в личную карточку работника. Однако последняя заполняется при непосредственном оформлении приема на работу. У 10 анкеты же другое предназначение - получить от соискателя максимум информации, которая позволит выбрать наиболее подходящего кандидата на вакантную Должность или место. Поэтому в нее включаются также группы вопросов об отношении к нанимателю (например, о том, что соискатель знает и думает об организации, как относится к методам управления в ней, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и т.д.), Анкета представляет собой вопросник, для ответов предусматриваются линии, графы, иные указатели (например, квадратики.¶ ячейки) для простановки ответов на закрытые вопросы («да», «нет», пр.) или отметок вариантов выбранных ответов. Как правило, вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий: цели анкетирования; правила заполнения граф; на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие - нет; последствия отказа отвечать на вопросы; как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д. После вопросов в анкете должно быть обозначено место для проставления даты заполнения и подписи соискателя. Анкета становится документом личного дела только в том случае, если в отношении соискателя принимается решение о приеме на работу, а, следовательно, оформляются и иные необходимые кадровые документы. Что же касается анкет кандидатов, так и не ставших работниками, то для них целесообразно завести отдельное дело. К его материалам 11 можно будет вернуться в том случае, если повторно встанет вопрос о подборе персонала. Мы уже обращали внимание сотрудников кадровых служб на необходимость защиты персональных данных, еще раз напомним, что под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Такая формулировка правовой нормы позволяет относить любую запрашиваемую работодателем информацию о работнике к персональным данным. Упрекнуть кадровика (фактически являющегося уполномоченным лицом на запрос информации) в том, что он интересуется семейным положением работника из праздного любопытства, а не в связи с трудовыми отношениями, довольно сложно. Под обработкой персональных данных понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование информации о работнике. Случай с анкетированием при приеме на работу не в полной мере подпадает под действие главы 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ, так как в пей правом на защиту наделяется работник, то есть физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. При анкетировании, осуществляемом с целью подбора персонала, трудовых отношений еще нот. Соискатель в Трудовом кодексе РФ обозначен как «лицо, поступающее на работу», а в отношении такого лица каких-либо оговорок глава 14 Трудового кодекса РФ не содержит.¶ Однако, как только соискателя принимают на работу, заполненная анкета становится документом, содержащим персональные данные и при работе с ней должны выполняться требования, предусмотренные статьями 86-89 Трудового кодекса РФ. 12 Согласно указанным статьям Трудового кодекса РФ работодатель не имеет права получать информацию, а, следовательно, спрашивать работника: о его политических, религиозных и иных убеждениях; о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия); о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом). Работодатель также не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые необходимы для определения возможности выполнения работни- ком той или иной работы. В отношении этого ограничения нужно обратить внимание на то, что речь идет не о запрете получения от работника информации, а о запрете на запрос информации. Кто обладает сведениями о состоянии здоровья работника и кому в принципе направляются такие запросы? Медицинские учреждения и медицинские работники. Непосредственного запрета на получение информации от самого работника о его здоровье норма не содержит. Нечеткость формулировок вышеназванных норм Трудового кодекса РФ в отношении персональных данных позволяет почти на каждый вопрос анкеты возразить, что спрашивать об этом незаконно, Исключение составляют вопросы, сведения по которым можно получить из трудовой книжки, паспорта, документа об образовании, военного билета и страхового свидетельства. Все то, что касается семейных, родственных, дружественных, бытовых, интимных и иных личных отношений, вписывается в понятие «частная жизнь». Если с политическими и религиозными убеждениями 13 более или менее ясно, то с «иными убеждениями» разобраться не так просто. Например, если в анкету включен вопрос о том, что думает человек по конкретному поводу, то его ответ может трактоваться как убеждение, а последнее в русском языке означает «прочно сложившееся мнение, уверенный взгляд на что-либо, точка зрения». Нужно обратить внимание на обязанность работодателя подучить от работника предварительное согласно на получение и обработку данных о частной жизни, Но, если работник взял ручку и ответил на вопросы, это можно расценивать как соглашение, причем письменное. Соблюдение норм статьей 87-88 Трудового кодекса РФ при составлении анкет можно обеспечить многочисленными оговорками о согласии работника на предоставление информации, на получение ее от третьих лиц, на ее обработку сотрудниками кадровой службы и иными лицами, имеющими доступ к не. Вопросы анкеты для подбора персонала должны быть выверены с юристом, так как ответы на некоторые из них могут повлечь для нанимателя (даже еще не работодателя) неблагоприятные последствия. Так, статьей 64 Трудового кодекса РФ установлено, что запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было, прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным 14 законом. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Сложно представить, чтобы в анкете присутствовали вопросы о цвете кожи, расе, национальности, происхождении. А вот вопросы о языке, имущественном, социальном или должностном положении, месте жительства, детях есть в каждой. Задавая их поступающему на работу, наниматель рискует быть привлеченным к ответственности: если соискатель убежден в том, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, а отказали ему потому, что он очень далеко живет от места работы, или что причиной отказа в заключении трудового договора стало имущественное положение (например, отсутствие собственной квартиры, низкая заработная плата по предыдущему месту работы, пр.), можно ожидать неприятностей. Согласно части пятой статьи 64 Трудового кодекса РФ на требование соискателя, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан в письменной форме сообщить о причине отказа. Но отказ может быть обжалован в суде, и не исключено, что предметом судебного исследования как раз и будет анкета, и вполне допустимо, что представителю работодателя в суде придется объяснять, с какой целью задавались те или иные вопросы.¶ Поэтому еще раз советуем включать в текст анкеты соответствующие защитные оговорки: «работник согласен, «работник не возражает и т.д. Оговорки также нужны ин случай, описанный в пункте 11 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ, согласно которому трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора. Поэтому 15 целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника «Подтверждаю верность информации, изложенной выше» или «Мне известно, что представление заведомо ложных сведений при оформлении приема на работу может служить основанием для расторжения трудового договора». Здесь следует у читывать временной разрыв между заполнением соискателем анкеты и непосредственным заключением трудового договора, а также то, что не во всех случаях анкета будет считаться тем документом, в котором работник обязан указывать достоверною информацию. ¶ 16 ¶ 17 18 3. Автобиография Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности приглашаемого на работу лица. Она составляется работником в произвольной форме без исправлений и помарок. Отличительной чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом порядке. Способов соблюдения такого порядка несколько. Назовем три основных: В начале строки через тире ставятся две даты, обозначавшие период времени. Например: «1965-1990. Работа в ООО «Вымпел» в должности инженера по стандартизации» или «1990-1999 - работал в ООО «Вымпел» в должности инженера по стандартизации». Временной период указывается с помощью предлогов. Напри- мер: «С 1994 но 1999 год работал на заводе «Салют (ГУП «Росавиастрой) слесарем-сборщиком авиационных приборов». Даты указываются после события в скобках, Например: «Поступил в аспирантуру Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова (1964 год). После окончания аспирантуры (1988 год) работал преподавателем трудового права в Свердловском юридическом институте (до 1994 года)». Иногда предпочтение отдается следующему стилю изложения: составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.). и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения. Но, поскольку в один и тот же период могли происходить события, касающиеся всех направлений, 19 автобиография может получиться загроможденной повторами дат. В обязанности кадровиков входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя. Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе: 1, Фамилия имя, отчество; дата и место рождения. Эти данные могут указываться по-разному. Например: «Я, Смирнов Сергей Павлович, родился 9 сентября 1984 года в городе Подольске Московской области». Можно указать эти сведения и по типу анкеты: «Смирнов Сергей Павлович. Дата рождения: 9 сентября 1984 года. Место рождения: город Подольск Московской области». Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например: «из семьи интеллигентов (рабочих, крестьян)». Сейчас человек младше 50 лет так не напишет исчезла необходимость в указании социального класса. Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, даты и места своего рождения логично указать эти сведения. Например: «Родился в семье врачей - отец, Иван Павлович Ручкин, - хирург, мать, Софья Николаевна Ручкина, - терапевт». Если в семье на тот момент уже были другие дети, то составителю желательно указать сведения о старших братьях и сестрах, Сведения о младших можно указать здесь же, а можно и по мере хронологического описания своей жизни. 2. Полученное образование (какие образовательные учреждения окончил, периоды, результаты). Обычно пишут так: «Среднюю шкалу № 3 города Астрахани окончил в 1994 году». Если составитель автобиографии окончил 20 школу хорошо или с меда лью и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях. После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не окончено - указывается причина. Поскольку обучение (особенно в средних и высших образовательных учреждениях) часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (в таких-то организациях, в такието периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии). 3. Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, в какой организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии, Например: «В сентябре 1986 года по распределению поступил на работу на завод «Орбита» на должность техника». Если составитель автобиографии работал длительное время в одной организации и переводился в разные подразделения, на разные должности (участки работ), то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Например: «В феврале 2000 года был принят на работу в Государственный научноисследовательский институт автомобильного транспорта (НИ И АТ) на должность техника информационновычислительного центра». С 2001 по 2007 год - инженер по эксплуатации вычислительных машин, с 2007 по 2012 год начальник информационно-вычислительною центра». Далее указываются этапы работы в других организациях. Если составитель автобиографии нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он 21 официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.¶ При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений, смены профессии, пр. Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь - это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.). Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы (например, «на воинскую службу был призван в октябре 2002 года»), ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Не лишними будут и сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Перечисленные сведения расписываются по трем указанным выше «разделам». Хотя иногда предпочтение отдается именно тому способу составления автобиографии, при котором сведения структурируются по типу анкет (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т.д.), - в этом случае информация «разносится» по тематическим разделам, Сотрудник кадровой службы имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию. Однако в его компетенцию не входит оценка ответов работника. 22 В конце автобиографии указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиография не заверяется подписью сотрудника кадровой службы или иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография должна заполняться от руки, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) по общему правилу не допускается. В автобиографии также не допускаются исправления и помарки. Автобиография помещается в личное дело. Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы в организации отражаются в отдельном документе-приложении – так называемом «Дополнении к автобиографии». Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда можно попросить работника составить одно общее дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал». 23