Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет. Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, а в худшем лишает его практической и юридической значимости. Цели курса: • изучение документов и системы документов, управленческой документации (требований к составлению и оформлению документов, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов), организации документооборота, формирование и хранение документов • изучение требований к составлению и оформлению основных документов (договор, контракт, приказ, служебная записка, протокол, акт, справка и документов личного происхождения) • изучение современных способов и техники создания документов • оформление деловых и коммерческих писем – классификация, структура, стандартные формы и выражения коммерческой переписки с зарубежными партнерами • изучение корреспонденции, связанной с проведением периодических мероприятий • изучение организации работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Что такое делопроизводство? Делопроизводство – это система документационного оформления работы учреждения. Существует две части делопроизводства: • документирование, то есть процесс создания документов • документационное обеспечение - организация работы с готовыми документами, созданными или полученными. Научная дисциплина, изучающая закономерности образования документов – называется Документоведение. Управление предприятием требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно нормальное функционирование предприятия в финансовом, управленческом, кадровом плане. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении конфликтов с работниками предприятия в суде. ( «Без бумажки ты букашка»). Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Поэтому так важно научиться правильно оформлять документы, уметь их «читать» и понимать. Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение. Документы классифицируются на служебные и личные. С состав служебных документов входят: • организационные документы (характеризуют процесс работы предприятия: устав, структура и численность аппарата, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения предприятия, инструкции, договоры) • распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения, инструкции) • справочно-информационные документы (протоколы, справки, письма, телефонограммы, записки, акты и др. • документация по личному составу (приказы, трудовые договоры, личные дела, карточки, трудовые книжки) Форматы. Правила оформления страницы. С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились. На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2020 пришлось менять. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления регламентированы. Допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной. ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер: • Times New Roman — 13 или 14; • Calibri — 14; • Arial — 12 или 13; • Verdana — 12 или 13. Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см. При изготовлении служебных бланков используется два стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается использование форматов А3 и А6. Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документов, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля (не менее): Левое – 20 мм Правое - 10 мм Верхнее - 20 мм Нижнее - 20 мм На титульном листе верхнее поле может быть 30…40 мм. Заглавие документа или его части должно располагаться посередине, шириной не более 10 см. Не рекомендуется писать заглавие в конце страницы без 2-3 строчек текста, начинать абзац в конце страницы. На новую страницу нельзя переносить подписи без 2-3 строчек текста. И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Бланк. Бланк – это лист бумаги с напечатанными на нем реквизитами, несущими постоянную информацию и указанием места для проставления переменной информации. ГОСТ предусматривает следующие виды бланков: • общий бланк (все виды документов, кроме делового (служебного) письма) • бланк для писем • бланк конкретного вида документа кроме письма (допускается сочетание «Гарантийное письмо») Бланк для писем выделяется потому, что должен содержать адресные данные предприятия для отправки в другие организации и получения ответной корреспонденции. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Допустимо иметь бланк конкретного вида документа, если этого документа издается более 200 штук в год. Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. В соответствии с требованиями ГОСТ документы имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Реквизит – это информационный элемент документа (напр. Дата, название предприятия, подпись и др.) Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на листе бумаги называется формуляром. ГОСТ предусматривает угловое и продольное расположение реквизитов в бланках. Угловое расположение может быть • центрованным – начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита • флаговым – каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Продольное расположение – всегда центрованное. При угловом расположении длина строки должна быть не более 7 см по линии компьютера от границы левого поля. Реквизит от реквизита отделяется 2-мя интервалами. Внутри реквизита – 1 интервал. По правилу открытой пунктуации переносы не делаются, точки не ставятся. При продольном расположении реквизитов длина строки должна быть не более 10 см. Состав реквизитов документа. В перечень реквизитов по ГОСТ входят 30 реквизитов: 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); (не проставляется на документах, созданных в коммерческих организациях). Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 02 - эмблема; (на левом поле документа на уровне наименования предприятия или на верхнем поле центровано относительно наименования предприятия) согласно Устава. Эмблема разрабатывается и утверждается в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 03 - товарный знак (знак обслуживания); зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля). 04 - код формы документа; (проставляют по ОКУД – общероссийскому классификатору управленческой документации) – после кода организации. Проставляется только на унифицированных документах, название которых включено в классификатор управленческой документации (напр. Должностная инструкция, штатное расписание, график отпусков). Располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример - Форма по ОКУД 0211151. 05 - наименование организации - автора документа; должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Автором документа всегда является учреждение, организация, предприятие, а не лицо, подписавшее документ. Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). 06 - наименование структурного подразделения - автора документа; (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации. 07 - наименование должности лица - автора документа; Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность. 08 - справочные данные об организации; указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). 09 - наименование вида документа; Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности). Располагается в заголовочной части, набирается крупным, выделяющимся шрифтом. Короткие названия пишутся через пробел в разрядку. Указывается на всех видах документов, кроме деловых писем. Допускается в сочетании «гарантийное письмо». 10 - дата документа; соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: - арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020; - словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2020 г. 11 - регистрационный номер документа; цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ. 13 - место составления (издания) документа; указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. 14 - гриф ограничения доступа к документу; проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Ставится, если документ содержит сведения ограниченного распространения, проставляется без кавычек на первом листе документа в верхнем правом углу. 15 - адресат; используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо. Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Пример Председателю садового товарищества «Восход» Благовещенскому В. П. Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Название организации и её структурного подразделения указывают в Имен. Падеже. Пример Минюст России Управление систематизации законодательства При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывается в Дат. Падеже. Пример ООО «ОЛИС-94» Бухгалтерия Главному бухгалтеру Ивановой М. И. Или Генеральному директору «ООО ОЛИС-94» Васильеву К. П. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Примеры 1 г-ну Петровскому В.В. 2 г-же Ивановой М.И. В документах, приходящих из-за границы вы практически никогда не встретите в названии фирмы или компании кавычек. Название просто печатают только заглавными буквами. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Пример Администрации районов Свердловской области В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234. Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Пример - Иванов В.В. Петровская ул., д. 29, кв. 1, г. Щелково, Московская обл., 301264 При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). 16 - гриф утверждения документа; Гриф существует в следующих документах: актах, договорах, заданиях, инструкциях, нормативах, отчетах, перечнях, планах, положениях, программах, сметах, стандартах, штатных расписаниях, тарифных ставках и т. п. Проставляется в правом верхнем углу документа, 10 см по линии компьютера. Допустимо центрировать. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Примеры УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ОЛИС-94» Личная подпись Васильев К.П. 15.01.2020. УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 15.01.2020. № 3 УТВЕРЖДЕНА Приказом директора от 15.01.2020. № 7 17 - заголовок к тексту; краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"): - приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; - приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания; - письмо (о чем?) о предоставлении информации. В заголовке указывается краткое содержание документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа (приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, правила внутреннего распорядка, должностная инструкция секретаря-референта). Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Обязательный реквизит для документов, имеющий текст более 20-25 строк и написанных на формате А4. На формате А5 заголовок допустимо не писать. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Пишется через один интервал. Длина строки не более 7 см, переносы делаются, точка не ставится. 18 - текст документа; Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. В кадровых службах широко применяются документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в И. П. (место жительства, пол) или словосочетанием с глаголом 2 лица мн. числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. (Какими языками владеете? Английским, со словарем.) Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий её содержание. При составлении текста в виде таблицы графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в И. П. подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками (Наименование изделий, шт. бывших в употреблении, новых). Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся таблицы. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: - наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа; - наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю"). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило"). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку..."). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). В деловых (служебных) письмах используются формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение..."); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным..."); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться: - вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. - заключительная этикетная фраза: С уважением, ... Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, цели, основания составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказ – только распорядительная часть, письмо, заявление – просьбу без пояснения, справка, докладная записка – оценка фактов, выводы). Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт о ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов: • Краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования • Объективность и достоверность информации • Составление, по возможности, простых, то есть содержащих дин вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними • Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение • Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками: • Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения (нельзя: нам уже надоело напоминать вам о сроках поставки, сколько будет продолжаться это безобразие. Надо: Напоминаем, что согласно Договора № 4 от 20.11.1999 срок поставки составляет 1 месяц. При нарушении Вами договорных обязательств мы будем вынуждены обратиться в Арбитражный Суд.) • Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений) (нельзя: с такими условиями поставки вы будете как сыр в масле кататься, а я останусь гол как сокол. Надо: Предлагаемые Вами условия поставки являются для нас неприемлемыми, так как наши интересы не соблюдены.) • Краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей • Употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение…, проверкой установлено, что…) • Ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу) • Использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать, оказать поддержку, а не поддержать, произвести ремонт, а не отремонтировать) • Безличный характер изложения текста, кроме использования формы изложения от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить). • Употребление специальных терминов (будучи в твердой уверенности в том, что их понимают) (нами были получены два окоренка с браком. Просим заменить) • Использование сокращенных слов (ВУЗ, Главк, Минатом, Минюст) • Исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем) • Исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать; мышление, а не ментальность; предупредительный, а не превентивный; но в то же время деталь, а не подробность) Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с красной строки, с точками после них. Между цифрами пропуски не ставятся. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Пример 1. 1.1. 1.2.1. 19 - отметка о приложении; содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: - если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз. - если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения: - если приложение (приложения) сброшюрованы: Приложение: отчет о НИР в 2 экз. - если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2020 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. - если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: - в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2); - на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: Приложение N 2 к приказу ООО "Профиль" от 15.08.2019 N 112 Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Пример - Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом ООО "Профиль" от 18.05.2015 N 67 При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют. В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме: Опись приложений к письму от _______________ № _________ Наименование документа Количество листов Количество экземпляров 1. 2. 3. … Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи Дата Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном документе (письме) делается следующая отметка: ПРИЛОЖЕНИЕ: по описи. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово Приложение, при необходимости номер, наименование, дату и номер основного документа. Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 20 - гриф согласования документа; Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (так называемое внутреннее согласование – с юридической службой, финансовой службой, службой безопасности, с заместителями и руководителями), так и с должностными лицами других предприятий (внешнее согласование). Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, советами трудового коллектива и т.п.). Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности: 1. с организациями, интересы которых затрагивает документ 2. с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа 3. с общественными организациями (при необходимости) 4. с органами государственного надзора (контроля) в определенной области (санитария, экология, пожарный контроль) 5. с вышестоящими органами, когда это предусмотрено. Проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, её расшифровки и даты. СОГЛАСОВАНО Начальник коммерческого отдела ООО «Олис-94» Личная подпись Иванов И. И. 03.07.2020 Дата в грифе согласования оформляется аналогично дате в грифе утверждения. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 10.01.2020 № 2 Гриф согласования располагают ниже реквизита ПОДПИСЬ, если грифов несколько, то допускается вынести гриф согласования на отдельную страницу с отметкой в документе «Лист согласования прилагается». 21 - виза; свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Пример - Руководитель юридического отдела Подпись И.П. Иванов 17.05.2020 При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с предоставленным текстом. В этом случае виза дополняется надписями «не согласен», «возражаю», «с п.3 не согласен», «замечания прилагаются». При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Пример - Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела Подпись И.П. Иванов 17.05.2020 В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Дата ставится только от руки, иначе виза недействительна (при отсутствии даты). Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности: • Составитель документа • Руководитель структурного подразделения (нач. коммерческого отдела) • Заинтересованные должностные лица других структурных подразделений (нач. отдела транспорта) • Общественные организации (если надо) (профком) • Руководитель финансовой или бухгалтерской службы (гл. бухгалтер) • Заместитель руководителя, ответственный за данное направление (ком. директор) • Юрисконсульт Реквизит ВИЗА используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом, что служит письменным подтверждением акта доведения документа до сведения работника: С приказом ознакомлен. Личная подпись И. И. Иванов 02.02.2020. Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита ПОДПИСЬ. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. К инструкции по делопроизводству должен прилагаться перечень важных документов, с указанием лиц, визы которых необходимы для создания этих документов. Накладные, счета-фактуры, может подписывать за руководителя и главного бухгалтера ответственный за выписку этих документов, при наличии приказа или инструкции. 22 - подпись; включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. От текста отступить вниз 4 интервала. Название должности пишется от границы левого поля через один интервал. Переносы не делаются. Если название должности занимает несколько строк, расшифровка пишется на уровне последней строки. Длина строки не более 7 см. Расшифровка пишется от границы левого поля, отступив 12,5 см. \ Генеральный директор ООО «Олис-94» Личная подпись Д. Е. Старков или Генеральный директор Личная подпись Д. Е. Старков При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Директор Личная подпись И. И. Иванов Главный бухгалтер Личная подпись В. В. Васильева При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Директор ООО «Олис-94» Директор ЗАО «Фин-инвест» Личная подпись Личная подпись Д. Е. Старков Е. А. Васильев В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Председатель комиссии Личная подпись И. И. Иванов Члены комиссии Личная подпись В. В. Васильева Личная подпись А. А. Андреева Личная подпись П. П. Петров При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 23 - отметка об электронной подписи; используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством 24 - печать; заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. В негосударственных предприятиях используются простые круглые печати. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей. Рекомендуют оттиск печати ставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Печать должна хорошо просматриваться, не двоить. Печать ставится на: акты, доверенности, договоры, задания, заключения и отзывы, заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта…), исполнительные листы, командировочные удостоверения, образцы подписей, представления, письма гарантийные, поручения (банковские, пенсионные, платежные …), реестры, сметы, соглашения, справки (денежные- лимитные, о зарплате) и т. д. 25 - отметка об исполнителе; включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Для того, чтобы ускорить процесс обмена информацией между исполнителями, на всех экземплярах документа проставляется реквизит ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ. Фамилию исполнителя, а лучше дополнительно имя и отчество для удобства последующего общения и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Иванов 261 68 78 или Иванов Глеб Иванович 261 68 78 При общении с иногородними или иностранными корреспондентами желательно указать код города в скобках, без 8 и 10. Иванов Глеб Иванович (3432) 261 68 78 Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Пример Петренко Игорь Дмитриевич, ведущий специалист, +7(495) 801-92-51, [email protected] Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 26 - отметка о заверении копии; оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Предприятие имеет право снимать и заверять копии только с документов, созданных на этом предприятии и с разрешения начальства. Для внутреннего использования разрешено снимать копии с документов об образовании. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Второй и последующие обязательно заверяются по установленной форме. Если копия уходит из организации, то в верхнем правом углу ставится слово КОПИЯ. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита ПОДПИСЬ и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку и дату заверения. Верно Начальник бюро Личная подпись И. И. Сидорова 12.04.2020 ГОСТ допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки заверительную надпись удостоверяют печатью. В упрощенном виде, без указания должности заверителя, даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации (ставится только подпись исполнителя). 27 - отметка о поступлении документа; служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления, место для регистрационного индекса. При отсутствии штампа от руки пишутся порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. ООО «Олис-94» Дата ___________ № _____________ 28 - резолюция; содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если исполнителей несколько, то первым ставят фамилию ответственного исполнителя. Резолюция пишется от руки на любой свободной площади документа, кроме полей. А. М. Королевой И. Ф. Князеву Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой ПАНАСОНИК к 15.03.2020. Личная подпись 16.02.2020. Если исполнитель осведомлен о поручении, то резолюция может быть написана кратко. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 29 - отметка о контроле; свидетельствует о постановке документа на контроль, которую обозначают буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». – Исполнение документа берется под контроль. 30 - отметка о направлении документа в дело. Свидетельствует о том, что работа с документом закончена, проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения. Отметка включает: • Краткие сведения об исполнении • Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении • Слова «в дело» • Номер дела, где будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Вопрос решен по телефону С директором ООО «Олис-94» В дело 12-47 Личная подпись 16.03.2020 При оформлении банков реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07. Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка Лекция № 3 Служебная деятельность требует составления и правильного оформления различных служебных документов. Рассмотрим следующие виды документов: • расписка • доверенность Иногда требуется совершить какое-либо действие, что-то взять, на некоторый определенный период времени, а потом вернуть, или каким-либо другим способом урегулировать отношения, сложившиеся с владельцем или хранителем этого предмета или документа. В этом случае возникает документ под названием РАСПИСКА. 1. Расписка – это документ, который письменно подтверждает какое-либо свершившееся действие. Обычно заверяется нотариусом. Я, __________ (должность, ФИО) взяла ________ (где, что, у кого). Обязуюсь _______ Дата ______________ ________________Подпись. Иногда возникает необходимость передоверить свои полномочия какому-либо лицу для представления своих интересов перед третьим лицом. Или доверить кому-либо совершение каких-то действий. В этом случае оформляется ДОВЕРЕННОСТЬЮ. 2. Доверенность – это письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Существует несколько видов доверенностей: генеральная, специальная, разовая. 1. Генеральная доверенность (или полная) – допускает совершать все действия, допустимые законом от имени доверителя. 2. Специальная доверенность - позволяет совершать ряд однородных действий в определенный период времени. (Получение и оформление документов на продажу, обмен, покупку квартиры, получение банковских выписок, векселей, представление в суде и т. п.) 3. Разовая доверенность –совершить какое-либо разовое юридическое действие. (Получение оплаченной продукции со склада сторонней фирмы). Несмотря на срок, указанный в любой доверенности, доверитель имеет право при утрате доверия или при изменении обстоятельств (увольнение с работы лица, получившего доверенность), в любое время отменить действие доверенности, сообщив об этом всем заинтересованным лицам (доверенность возвращается доверителю). Доверитель может выдавать доверенность лицам, не связанным трудовыми отношениями с организацией, выдавшей доверенность. То есть допустимо выдавать доверенность не работникам своей фирмы, а посторонним лицам, в случае если доверитель им доверяет. Гражданский Кодекс РФ предусматривает письменное исполнение доверенности. Доверенность пишется: • На фирменном бланке • Указывается организационно-правовая форма (ООО, АО, МУП….) • Название учреждения в соответствии с учредительными документами (не допускается сокращенное название) • Почтовый адрес • Телефоны • Банковские реквизиты Ниже – название документа – ДОВЕРЕННОСТЬ. Ниже обязательно прописью указывают: • Город • Число, месяц и год (каждая цифра пишется словами, в том числе число и год) • Номер доверенности Текст начинается с названия организации, выдавшей доверенность, указывается представитель, его должность, ФИО. (в лице директора И. И. Иванова) Указываются его полномочия (действующего на основании Устава). Далее указывается, кому выдана доверенность. Если доверенность выдана организации, – то указывается в лице кого, должность, ФИО, адрес, паспортные данные. Если доверенность выдается юридическому лицу, то указывается его полное наименование. В доверенности на имя адвоката указывают его место работы (адвокатская фирма, юридическая консультация). Далее перечисляют полномочия доверенного лица (предельно четко, максимально кратко) Доверяю … получение и оформление документов для продажи однокомнатной квартиры по адресу: Доверяю представлять мои интересы в суде по делу … Далее указывают, могут ли полномочия передаваться другому лицу В доверенности может быть образец личной подписи доверенного лица. Личную подпись А. А. Иванова _______________ удостоверяю. Далее срок действия доверенности. Доверенность действительна до …… Разовые доверенности действительны обычно 10 дней, но можно указать и иной срок, больший или меньший. После этого уже ничего добавлять нельзя, так как доверенность не будет юридически действительна. Подписывает руководитель, в некоторых случаях главный бухгалтер, ставится печать . Доверенность регистрируется в специально заведенном журнале (тетради), выдается под роспись, если доверенностью не воспользовались, делается отметка о возврате, прикладывается возвращенная доверенность, нумерация не прекращается. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых правоотношений. С стороны работника также очень важно знать и понимать процесс оформления трудовых отношений, во избежание конфликтов, споров и ущемления интересов работника. Не секрет, что довольно часто работодатель предлагает работнику не заключать трудовой договор, не вносить записей в трудовую книжку, для того, чтобы платить меньше налогов. И работник должен четко осознавать последствия этого шага, знать, что ему выгодно в данный момент и на перспективу. Хотя по законодательству, заключение контракта не обязательно. Для суда играет роль только то, был ли работник фактически допущен к работе, тогда независимо от оформления документов наступают трудовые отношения со всеми вытекающими правами и обязанностями как для работника, так и для работодателя. Процесс движения кадров в организации влечет за собой самую многочисленную документацию. Под движением кадров условно понимается: • Прием, перевод и перемещение работников • Предоставление отпусков • Командирование При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда. Опишем сначала схематично отдельные процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала организации, и создаваемые при этом документы. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета. В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет письменное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография. Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка по форме Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При приеме на работу автор заявления, вновь принимаемый работник указывает о себе: ФИО полностью, домашний адрес или фактический адрес проживания, иногда адрес регистрации, телефон, иногда паспортные данные. Больше никаких сведений не указывается, какие документы сдаются – тоже не указывается. Все документы сдаются в копии. Не принято употреблять предлог ОТ… Прошу принять меня на работу (с какого числа, в какой отдел, на какую должность) Подпись. (При поступлении на учебу в заявлении перечисляют прилагаемые документы, сдаются подлинники, после окончания учебы подлинники возвращаются, а копии остаются в архиве.) Что может случиться с работником в процессе трудовой деятельности? Его могут перевести на другую работу. Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: • Докладные записки руководителей или структурных подразделений (напр. целесообразность использования на другом рабочем месте) • Приказы по основной деятельности (изменение характера работы, закрытие направления в фирме) • Акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией (акт об аварии или забастовке) Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Заявление о переводе оформляется так: Адресат (должность, ИОФ) Автор (должность, ИОФ) Прошу перевести меня на временную (или постоянную) работу, на какой срок и с какого числа, из какого отдела в какой, причина перевода, должность. Подпись, дата. В процессе трудовой деятельности работнику предоставляются различные отпуска. Предоставление отпусков работникам организации осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. Заявление об отпуске оформляется так: Если отпуск очередной: Адресат (должность, ИОФ) Автор (должность, ИОФ) Прошу разрешить мне очередной отпуск за ______ год, с какого числа. Подпись, дата. Если отпуск дополнительный: Адресат (должность, ИОФ) Автор (должность, ИОФ) Прошу разрешить мне дополнительный отпуск с сохранением (или без сохранения) содержания на ________ рабочих дней с какого числа, причина отпуска. Подпись, дата. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК: • на основании поданного работником личного заявления • в связи с истечением срока действия трудового договора, заключенного на определенный срок • при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу. Адресат (должность, ИОФ) Автор (должность, ИОФ) Прошу освободить меня от занимаемой должности (уволить с работы), с какого числа, причина. Подпись, дата. Заявление о переводе, отпуске, увольнении могут быть отпечатаны заранее. От руки вносится только переменная информация - ИОФ, дата, причина, срок. Но ! Заявление о приеме на работу может быть написано только от руки. В нем обычно не пишут с окладом… Это заявление передается руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. (принять с окладом …. Или принять с окладом согласно штатного расписания с испытательным сроком 3 месяца. Подпись, дата или предоставить очередной отпуск или перевести на временную работу…) Заявление с резолюцией – основание для издания приказа по личному составу Все заявления работника подшиваются в личное дело. Если на работника ведется личная карточка, заявления подшивают вместе с приказом по личному составу. Пишут заявления на формате А4 с соблюдением всех полей. При возникновении необходимости отправить работника предприятия в командировку, никаких заявлений со стороны работника не требуется. Командирование сотрудников предприятия, как правило обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. При изменении условий и оплаты труда работников организации, могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляться приказы по личному составу. При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.), работник обязан представить в кадровую службу документы – основания, полученные в других организациях (свидетельство о браке с зафиксированной сменой фамилии, выданное органами ЗАГС.) В кадровых службах некоторых предприятий требуется составление автобиографии, как документа, отражающего жизненные вехи принимаемого работника. Автобиография – документ, в котором автор в повествовательной форме, в хронологическом порядке излагает основные события своей жизни. В автобиографии указывают: • число, месяц, год рождения • место рождения • сведения о родителях (в некоторых случаях) – ИОФ родителей, место их жительства, работа • образование • специальность • отношение к воинской службе • вид трудовой деятельности • последнее место работы, должность • награды поощрения • общественная деятельность • семейное положение, состав семьи • домашний адрес, телефон • подпись, дата В последнее время редко где просят написать автобиографию, в основном, все сведения заполняются в личной карточке в виде анкеты с постоянной информацией и местом для переменной информации, которая заполняется от руки. Резюме – это документ, содержащий краткие сведения биографического характера с описанием профессиональных навыков и предыдущего места работы. РЕЗЮМЕ (возможно приложить фото) Дата ФИО (полностью) Должность, занимаемая в настоящее время Год рождения … постоянно проживаю по адресу: … семейное положение, дети (возраст или год рождения) Я хотела бы предложить свои услуги в качестве специалиста … , я имею опыт … С ______ по ________ работал … Иностранные языки Пользование компьютером Наличие прав на управление автомобилем Наличие личного автомобиля Возможность командировок Конкретные навыки в работе Общественная деятельность Награды, поощрения Увлечения, спорт Личные качества (ничего негативного) Телефон, электронный адрес По требованию могу предоставить необходимые рекомендации. Разделы текста Постоянные данные Имена детей указывать не обязательно Цель трудоустройства (какую работу или должность хотел бы получить претендент) Образование (перечислить в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы и заканчивая школой) Опыт работы (краткое описание опыта работы с указанием занимаемых должностей и дат.) Если вы занимали руководящую должность, то можно указать количество подчиненных, краткое описание выполняемых обязанностей. Дополнительная информа-ция (та, которая по-вашему мнению будет интересна и полезна для работодателя) Рекомендации с предыду-щих мест работы, с указанием ИОФ (полнос-тью) руководящих кон-тактных лиц, их телефоны Подпись Рекомендации по составлению резюме Текст не более 2-х страниц. Бумага должна быть хорошего качества, желательно в файле. В настоящее время резюме в бумажном варианте используются редко, более распространен электронный вариант. Шрифт разборчивый, достаточно крупный (12-14). Необходимо быть предельно конкретным в формулировках. Не следует указывать ничего негативного, о себе писать в позитивном ключе. Лучше не шутить, работодатель может не понять. Желаемую заработную плату лучше оговаривать по телефону или при личной встрече, иначе можно попасть впросак. Не указывать свой знак зодиака. Опишите, каких результатов вы добились на предыдущих местах работы. Всегда думайте, будут ли интересны работодателю ваши увлечения (напр. вышивание крестиком – если вы устраиваетесь бухгалтером или швеей, закройщиком.) Если рекомендация на работника пишется в произвольной форме, то для написания ХАРАКТЕРИСТИКИ существуют определенные правила. Характеристика – это документ, который администрация выдает своему сотруднику, проработавшему на предприятии не менее года. Характеристика отвечает на вопрос ЧЬЯ?, предлог НА не пишется. Разделы характеристики: Название документа Должность ИОФ Ученая степень, звание Год рождения Образование Продолжительность работы на данном предприятии Специальность Продвижение по службе Уровень профессионального мастерства Оценка моральных и деловых качеств Отношение к работе Профессиональный уровень Общественная деятельность Поведение в быту Отношение к коллегам Награды, поощрения, взыскания Заключительная часть, где указывают назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица, характеристика подписывается руководителем и начальником отдела (или структурного подразделения) Характеристика заверяется печатью предприятия, если есть – то гербовой. Характеристика (подлинник) выдается на руки, а копия подшивается в личное дело. РАБОТА С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 1. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки заполняются после подписания руководителем организации ПРИКАЗА о приеме на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму Т-2, утвержденную органами статистики. Для учета лиц, состоящих на государственных должностях государственной службы, применяется личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС). На каждого научного работника помимо формы Т-2 ведется учетная карточка научного работника (Т-4). Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Все необходимые коды указываются в соответствии в классификаторами. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и т. п.) отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Раздел 1 П. 5 «Знание иностранного языка» При заполнении данного раздела указывается степень знания языка: - владею свободно - читаю и могу объясниться - читаю и перевожу со словарем П. 6 Свободные строки в п.6 раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. П. 8 Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет или другие льготы, установленные в данной организации) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Раздел II Основными документами, на основании которых заполняется раздел 2, являются • Военный билет (на граждан, пребывающих в запасе) • Удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу На граждан, пребывающих в запасе: П.1. «Категория запаса» на офицеров не заполняется П.3. «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (командный, медицинский, матросы, солдаты) П.4. «Полное кодовое обозначение ВУС» – шесть цифр или шесть цифр и кодовый знак (021102, 113194А) П.5. «Категория годности к военной службе» – записывается буквами. • А – годные к военной службе • Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями • В – ограниченно годные к военной службе • Г – временно не годные к военной службе При отсутствии записей в военном билете проставляется категория А. П.7. «Состоит на воинском учете» – заполняется простым карандашом, строка а). – в случае наличия мобилизационного предписания или штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний строка б). – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации в военное время. На граждан, подлежащих призыву на военную службу П.п. 1, 3, 4, 7 не заполняются. П.2. «Воинское звание» - делается запись – подлежит призыву П.5. «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: • А – годные к военной службе • Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями • В – ограниченно годные к военной службе • Г – временно не годные к военной службе • Д – не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Остальные пункты заполняются на основании информации из перечисленных документов. П.8. Если гражданин достиг предельного возраста пребывания в запасе, или признан на годным к военной службе по состоянию здоровья, делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья». Раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) (форма Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 раздела III. Раздел «Отпуск» - в нем ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Раздел «Дополнительные сведения» – заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках: • обучающихся в учебных заведениях (заполняется дата поступления и окончания учебы). Рекомендуется такие личные карточки хранить отдельно до окончания учебы. • учета работающих инвалидов (на основании справки ВТЭК) записывается дата установления инвалидности и группа, все последующие изменения, заключение ВТЭК об условиях и характере труда. Карточки формируют в картотеку, если картотека ведется на компьютере, карточка выводится на бумагу и сдается в архив. Срок хранения – 75 лет минус возраст работника. При увольнении работника в личной карточке указывается дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки Т-2 запрещается присоединять к личным делам, они хранятся в архиве отдельно. 3. Формирование и ведение личных дел Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности. ЛД оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с ЛД не регламентирован, поэтому каждая организация решает вопросы их оформления и ведения самостоятельно. Как правило, ЛД ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц, работников правоохранительных органов. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а затем – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении ЛД: • внутренняя опись документов дела (порядковые №№ документов дела, индексы, даты, заголовки, номера листов дела. Подписывается составителем с расшифровкой, ставится дата. Составляется на отдельном листе по установленной форме.) • дополнение к личному листку учета кадров (дополнение к анкете) (указываются все изменения, произошедшие после заполнения листка по учету кадров) • личный листок по учету кадров (анкета) (заполняется работником самостоятельно, содержит сведения автобиографического характера, сообщенные строго на основании документов. В графе «семейное положение» сначала указывается (женат – замужем) или иное, а затем перечисляются лица , проживающие совместно с работником, с указанием ФИО и года рождения) • автобиография (отражаются вопросы, например, о причинах перемены работы, профессии, места жительства и др.) • копии документов об образовании (заверенные) • копия документа об утверждении в должности (если надо) • характеристики или рекомендательные письма • заявление о приеме на работу • трудовой договор (контракт) • копия приказа о приеме на работу Дополнительно, при наличии, вкладываются некоторые специфические документы: • список научных трудов и изобретений • выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются трудовым коллективом) • др. В дальнейшем в ЛД включаются документы: • подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке) • характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, листок учета краткосрочных зарубежных командировок и др. В практике работы многих предприятий принято включать в состав ЛД копии о переводах на другую работу, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменение фамилии и т.д. Обязательным реквизитом являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметка ставится на оборотной стороне листа дополнения к учетному листку «Личное дело проверено», дата, подпись. При подготовке ЛД к передаче в архив в конце дула помещается заверительная надпись, составляемая на листе-заверителе дела. Лист-заверитель служит для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: • наличие номеров листов и пропущенных номеров • номера листов с наклеенными фотографиями, документами • номера крупноформатных листов • номера конвертов с сложениями и количество вложенных в них листов. Далее – подпись составителя с указанием расшифровки, подписи и даты. Работник только один раз заполняет документы личного дела, все изменения вносятся ответственными лицами кадровой службы. Документы ЛД помещаются в папку установленного образца, ей присваивается порядковый №. ЛД регистрируется в журнале учета ЛД. При увольнении ЛД изымается из папки и сдается в архив. ЛД могут выдаваться некоторым должностным лицам, по разрешению руководителя данной организации (милиция, прокуратура). При изъятии документов делается соответствующая запись. При выдаче ЛД стороннему лицу делается отметка о выдаче и возврате в контрольной карточке. Работникам, на которых заведены ЛД, они на руки не выдаются. ЛД хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение и правильное ведение возлагается на начальника ОК или руководителя в маленьких организациях. Ежегодно проводятся проверки наличия и состояния ЛД. При нарушениях составляется акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации. СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА Служебная справка – это документ, подтверждающий какие-либо события или факты. СС бывают внешние и внутренние. 1. Внешние СС составляются по поручению руководства, пишутся на общем бланке, указывается адресат. В тексте СС излагаются факты, послужившие поводом к составлению справки, а потом приводятся конкретные сведения. Текст может делиться на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами. В справке приводится только констатация фактов, без выводов и предложений. В этом ее отличие от докладной записки. В справке фиксируются сведения, относящиеся к определенному отрезку времени. В справке могут быть таблицы, приложения. Внешняя СС подписывается руководителем, имеет исходящий номер. 2. Внутренняя служебная справка. Обязательно указывается должность составителя, ИОФ, название документа, дата, адресат (руководитель). Директору ООО «STP-Урал» Климачевой С. В. СЛУЖЕБНАЯ СПРАВКА По отчетным данным на 25.11.2020 клининговая служба ООО «STP-Урал» имеет в наличии следующее оборудование: 1. Парогенератор К-3001 - 2 шт. 2. Аппарат химической чистки Press & Ex 3000 - 4 шт. 3. Пылесос сухой чистки Т-201 - 2 шт. 27.11.2020. Начальник клининговой службы Бронников В. П. ЛИЧНАЯ СПРАВКА Предприятие выдает личные справки на руки работникам. Личные справки пишутся обычно на трафаретных бланках. Указывается: • Название предприятия • Название документа • Дата • Номер • Адрес и телефон предприятия (допустимо, но не обязательно) Текст справки начинается с ИОФ лица, которому выдана справка (в этой части слово «дана» не пишется). В конце справки указывается название учреждения, куда справка должна быть представлена. «Выдана для представления в ……….». Если адресат указан в верхнем правом углу документа, то эта фраза не указывается. В тексте справки не должно быть архаичных оборотов (действительно работает). Справка подписывается руководителем, если это финансовая справка – то и главным бухгалтером. Заверяется печатью. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка – это служебный документ, который адресуется руководителю предприятия и служит способом передачи информации с одного уровня на другой. ДЗ – является основанием для издания распорядительных документов. ДЗ могут быть внутренними и внешними. 1. Внешняя ДЗ пишется на общем бланке учреждения, с указанием адресата, исходящего номера, даты. Обязательна подпись руководителя с расшифровкой. 2. Внутренняя ДЗ – указывается автор, должность, отдел, ИОФ. Подписывается составителем. Цель ДЗ – побудить руководителя принять определенные решения, поэтому в тексте идет сначала описание событий или ситуаций, а потом формулируются выводы и предложения составителя. Поэтому в данной части ДЗ характерны глаголы: предлагаю, прошу, считаю необходимым. Архаичный оборот: «довожу до вашего сведения» не употребляется. Д/З Вы – бухгалтер фирмы. Вами по поручению руководителя была проведена ревизия кассы, в ходе которой было установлено, что приходно-расходные документы не систематизированы, не ведется книга учета выдачи доверенностей. Ваши предложения. (указать дату). ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это служебный документ, в котором работник описывает какое-либо событие, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступки, где объясняется причина невыполнения какого-либо распоряжения. Текст ОЗ должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Поэтому в начале текста ОЗ подтверждается событие, признается определенное поведение, а потом объясняется причина, дается ссылка на документ или обстоятельства. ДЕЛОВЫЕ И КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА: КЛАСИФИКАЦИЯ, СТРУКТУРА, СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ И ВЫРАЖЕНИЯ ВВЕДЕНИЕ Деловые письма - самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. Деловое письмо - это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами). Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке. Деловой стиль - это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о её важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение. В данном пособии рассмотрены особенности стиля изложения делового письма - так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки. 1. НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга: а). по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) - обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные); б). по срокам исполнения - исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно; в). по объему - короткие, средние и длинные; г). по виду содержащейся в них информации - текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями); д). по стилю изложения - официальные и частные; е). по комплектности - с приложениями и без приложений; ж). по композиции - простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов); з). по способу адресования - направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов; и). по информационному поводу для подготовки - инициативные и ответные письма. Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории: - официальные деловые письма; - частные деловые письма; - письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия). К официальным деловым письмам относятся: - Письмо-просьба - пожалуй, самая распространенная форма делового письма. Функциональное назначение - изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существуем опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется). Пример: Генеральному менеджеру открытого акционерного общества «ААА» И.О.Фамилия Уважаемый господин … ! Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего предприятия и, в частности, … (указать конкретно). В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог интересующей нас продукции. Желаемый срок получения каталогов - … (указать конкретно). С уважением, заместитель генерального директора по маркетингу ОАО «БББ» И.О.Фамилия - Письмо-сообщение - также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения - целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос. Пример: Исполнительному директору ОАО «ВВВ» И.О.Фамилия Многоуважаемая (имя, отчество)! Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в … (указать конкретно) с целью увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала - … (указать конкретно). Штатная численность персонала - … (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения. С почтением, коммерческий директор ОАО «БББ» И.О.Фамилия - Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом. Пример: Директору ФГУП «ДДД» И.О.Фамилия Уважаемый (имя, отчество)! Направляю Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия … (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие … (указать конкретно). Сведения о работе … на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме: 1. … (и т.д.) Указанные сведения необходимы для выдачи … дубликата трудовой книжки. С уважением, директор ОАО «БББ» И.О.Фамилия - Письмо-заявление служит для официального (т.е. от имени организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения) - скажем, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, является однотемным. Пример: Ректору Негосударственного образовательного учреждения … И.О.Фамилия Многоуважаемый (имя, отчество)! Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам …(институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия. Желаю Вам и преподавательскому коллективу … творческих успехов и благополучия. С почтением, Заведующий научно-исследовательским институтом … И.О.Фамилия - Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта - допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине данное письмо используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного. - Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем - документирование заказа. Отметим, что письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию сопроводительного письма - например, если к нему прилагается ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект договора и т. п.), дополненное необходимой информацией. Пример: Начальнику отдела сбыта И.О.Фамилия Уважаемая госпожа …! Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у ОАО «ВВВ» … (указать наименование продукции) в количестве - … (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие … (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции). С уважением, Директор торгового дома И.О.Фамилия - Письмо-предложение (оферта) - классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Вторая, скорее, свидетельствует о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, требуется предварительное согласие получателя такого письма. - Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является как бы продолже¬нием предыдущего послания. - Письмо-рекламация - менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение - выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности или недопоставке продукции). - Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма - информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений. - Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма - подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т. п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе - юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т.п., а также присутствие в тексте слова "Гарантирую". - Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально - представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие - к примеру, праздник организации. На практике презентационное письмо чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному лицу), а к публике, широкой общественности, и помимо информирования призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей. - Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) в отличие от презентационного письма имеет куда более конкретную и прозаическую цель - побудить адресата к совершению покупки. Особенностью письма является то, что помимо описания предлагаемой продукции оно содержит - в качестве приложения - и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых случаях - и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях - и сотням тысяч потенциальных покупателей. - Краткие письменные сообщения используются в целях немногословного срочного информирования адресата в связи с конкретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с определенным интервалом времени. Уточним, что предупреждение используется только в том случае, если уведомление и напоминание не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал должным образом. - Сопроводительное письмо - письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием их точных характеристик (названия, количества страниц и т. п.). Частные деловые письма бывают следующих видов: - Письмо-поздравление - это, пожалуй, самый распространенный вид частных деловых писем. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам: а). день рождения адресата - должностного лица или дата основания предприятия-получателя; б). государственные, церковные и профессиональные праздники; в). назначение адресата на более высокую (престижную) должность; г). награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя); д). выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах, соревнованиях и т. п.); е). заключение взаимовыгодных партнерских соглашений; ж). годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круглая"); з). выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы). Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным. Пример: Имя Отчество Фамилия (в Д.п., кому?) Уважаемый (имя, отчество)! Позвольте от имени … (указать конкретно) и от себя лично поздравить Вас с Днем рождения! Вот уже … (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность – это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания. В этот радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый (имя, отчество), крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья! С уважением, И.О.Фамилия - Письмо-приглашение - очевидно, второй по распространенности вид частных деловых писем. Функциональное назначение письменного приглашения - во-первых, известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем. В связи с изложенным текст письма-приглашения может открываться либо с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)...". Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Особенностью письменного приглашения является персональный характер обращения к адресату. Пример: Уважаемые господа! Региональный выставочный центр «Уральские выставки» имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке … (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в … (указать конкретно) с … по …(указать конкретно). Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов: 1. … (и т.д.) За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу: … . Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у … (указать конкретно) по электронной почте … . Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки … . С уважением, председатель оргкомитета … И.О.Фамилия секретарь оргкомитета … И.О.Фамилия - Письмо-извинение все чаще применяется в повседневной деловой переписке. Функциональное назначение такого письма - принести адресату формальные извинения. Особенностью данного письма является подчеркнуто примирительный тон изложения, который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как тон заискивающий. Пример: Генеральному директору ООО «ИИИ» И. О. Фамилия Глубокоуважаемая Имя Отчество ! … (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от … № … . Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным по обстоятельствам, не зависящим от деятельности нашего предприятия. Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство Предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев. Искренне желаем Вам благополучия и процветания. Остаюсь искренне Ваш, Директор-распорядитель ООО «УУУ» И.О.Фамилия - Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное назначение такого письма - проявить к адресату внимание, выразить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую минуту. Характерной особенностью - и одновременно едва ли не важнейшим требованием к письму подобного характера - является исключительная искренность и теплота его тона. Пример: Исполнительному директору ООО «ИИИ» И. О. Фамилия Глубокоуважаемый Имя Отчество ! Позвольте выразить сочувствие в связи с постигшим Ваше предприятие несчастьем – производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб. Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества. С глубоким сочувствием и неизменным уважением, И.О.Фамилия (при необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности). - Письмо по случаю представления (представительское письмо) незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установления с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма по случаю представления является наличие у него в качестве приложения визитной карточки отправителя. Такое письмо служит для выражения адресату (в краткой, дружелюбной форме) расположения и, как правило, содержит приглашение к неформальной деловой встрече. - Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения признательности со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может содержать приглашение адресату к продолжению контактов (сотрудничества), в том числе и посредством ответного визита - при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон. - Письмо для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и личных связей между участниками переписки. Основное функциональное назначение имиджевого письма - в отсутствие формального повода продемонстрировать адресату свое внимание и уважение. Кроме того, имиджевое письмо может выполнять и вспомогательную информационную функцию. Пример: Главному редактору ООО «БББ» И. О. Фамилия Дорогой Имя ! Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение. Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно … , достигнутой на прошлой неделе. Мне было бы крайне интересно узнать Ваше мнение о … кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг … (Имя, Фамилия). В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ. Надеюсь, у Вас все хорошо? Остаюсь искренне Ваш, И.О.Фамилия Продюсер - Благодарственное письмо направляется адресату с целью выразить благодарность - за проявленное последним по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. Благодарственное письмо должно быть естественным по тону - иными словами, степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу. Пример: Генеральному директору ООО «БББ» И. О. Фамилия Глубокоуважаемая Имя Отчество! Выражаю Вам сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего предприятия поздравлениями по случаю … (указать конкретно). Надеюсь, что сложившиеся между нашими предприятиями прочные взаимовыгодные деловые отношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. С неизменным почтением, Генеральный директор ООО «РРР» И.О.Фамилия - Рекомендательное письмо - особый вид частного делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма - отрекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату. Развернутая форма применяется, если требуется отрекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком. - Мини-письма (малые эпистолярные формы) - письма-шаблоны, письма-маятники и т. п. - активно используются в. деловой переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью мини-писем является повторяемость (стандартность) значительной части их содержания благодаря использованию шаблонного текста и присутствию в письме специального формуляра, облегчающего подготовку ответа для адресата. Другая особенность мини-писем - "телеграфный" стиль изложения, впрочем, приемлемый в общении только с людьми, которых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаимоотношения. - Письмо-открытка - специфическая малая эпистолярная форма. Функциональное назначение писем-открыток - ведение частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Обычно содержат краткие сообщения личного характера, обмен которыми осуществляется в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью таких писем является их обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом). - Письмо негативного содержания - собирательная группа писем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предоставлении денежной субсидии (смягчении условий погашения задолженности), письма с выражением неодобрения (порицания) чьих-либо действий и т. п. Такие письма, как правило, являются ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата). - Письмо для выражения согласия или отказа применяется для извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какого-либо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение - чаще всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т. п. Письмо в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за сделанное предложение. - Письмо для обращения в различные инстанции в частном порядке предназначено для письменного изложения конкретной просьбы или требования отправителя. Как правило, такие письма направляются в судебные органы, предприятия коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Функциональное назначение писем состоит в том, чтобы, во-первых, проинформировать о чем-либо адресата, во-вторых, побудить его к определенным действиям. - Письмо-резюме - резюме отправителя, изложенное в форме стандартного делового письма является инициативным письмом, высылаемым в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее существенные данные о биографии, об уровне образования и о профессиональном опыте отправителя. В обязательном порядке содержит указание о вакансии, на которую претендует отправитель, и об адресе (телефоне, E-mail и т. п.), по которому адресат может направить ответ. 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ, ОФОРМЛЕНИЮ И СТИЛЮ ИЗЛОЖЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 2.1. Структура делового письма. Рассмотрение требований к подготовке деловых писем представляется целесообразным начать с особенностей их структуры. Впрочем, правильнее будет говорить о структуре основного текста делового письма, который, в свою очередь, можно довольно условно разделить на информационную и служебную части. Информационная часть - это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть - это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст. Безусловно, с информационной точки зрения служебная, часть делового письма представляется менее значительной, второстепенной. Тем не менее она призвана выполнить ряд исключительно важных для понимания делового письма функций. Уточним в этой связи, что служебная часть содержания делового письма, как правило, включает: а). приветствие; б). обращение к адресату; в). лид-абзац; г). заключительную формулу вежливости; д). подпись отправителя; е). постскриптум (постпостскриптум). Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три - подытоживают ее. Кратко охарактеризуем каждый из элементов. Приветствие - это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счете для создания необходимых предпосылок для конструктивного невербального диалога. Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату (см. далее) и тесно взаимосвязано с ним. Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах используются следующие стандартные формулировки: . Здравствуйте,.. (далее указываются имя и отчество адресата); . Здравствуйте,.. (далее следует безличное обращение к адресату, например "Господин Генеральный менеджер!"); . Здравствуйте,.. (далее следует безличное обращение к нескольким адресатам, например "Господа акционеры!"). Обращение к адресату - еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного (восклицательного) знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату. Функциональное значение обращения к адресату - создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания). Лид-абзац — начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение лид-абзаца может быть различным. В наиболее распространенных случаях лид-абзац предназначен; а). для выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах); б). пояснения мотивов и темы делового письма; в). обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма. Подчеркнем, что формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма. Приведем также несколько наиболее показательных стандартных примеров лид-абзаца: - Обращаюсь к Вам в связи с ... (далее следует коротко указать причину письменного обращения); - Настоящим письмом сообщаем Вам о ... (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату); - Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о ... (далее следует, коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата). - Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к продолжению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организацией в области ... - Ваше предыдущее послание создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах... - Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о .... В зависимости от функционального назначения делового письма в его начале предпочтительно использование следующих стандартных формулировок: - Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно... - Ваше письмо от ... за № ... нами получено и тщательно изучено... - Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от ... за № ... - Просим считать данное письмо неотъемлемой частью соглашения от ... за № .., от ... - Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от ... за № ... в связи с ... - Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на ... Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть текста - для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть - для изложения выводов и просьб. Следующее предложение первого абзаца, как правило, формулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к ознакомлению с содержанием основной части текста делового письма, например так: - В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением... - Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о ... - Суть нашего предложения заключается в следующем .... Для стилистического оформления основной части текста с учетом функционального назначения делового письма рекомендуются следующие стандартные формулировки: - Как известно уважаемому г-ну директору, планом генерального развития компании на ... год предусмотрено выполнение ...; - Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...; - Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась ...; - Для организации рабочей встречи представителей наших компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата встречи - ..., место встречи - ..., основные вопросы повестки дня - ... - В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по... - Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприятия оценивается исключительно высоко. Во-вторых,... Содержание последующих предложений и абзацев должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось все более целостное понимание освещаемое в тексте делового письма вопроса. Для завершения основной части текста и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих стандартных формулировок: - Такова основная идея нашего делового предложения ... - Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о... - Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес.... И, наконец, для стилистического оформления заключительной части текста делового письма предлагаются следующие стандартные формулировки: - Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса ... - Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения... - Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения .... Заключительная формула вежливости - это обязатель¬ный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглуше¬нию официального тона в конце письма - впрочем, ровно на¬столько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки. В качестве заключительной формулы вежливости рекомендуется использовать следующие стандартные формулировки: - С уважением … - С неизменным уважением … - С глубоким уважением … Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность отправителя. Различают сокращенную, полную и развернутую форму подписи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах на бланке должностного лица предприятия, указываются собственно подпись (так называемая сигнатура) и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправителя). Например, _______________________ В.В. Петровский (личная подпись должностного лица) Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на бланках для писем предприятия, включает наименование должности, а также сигнатуры и ее расшифровки. Например, Директор _______________________ В.В. Петровский (личная подпись должностного лица) Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма - например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо на иные особые заслуги отправителя. Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой краткую - не более 3-4 строк - приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи. Это необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из: - сокращения-заголовка - "P.S.", "PostScript" или "Постскриптум", - дополнения (приписки) к основному тексту делового письма, - подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи). Основное функциональное назначение постскриптума - оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение. Подчеркнем, что свои особенности имеет стилистическое оформление вводной, основной и заключительной частей текста делового письма. Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма 1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается. 2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро - хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: Прошу Вас ответить до … (такого-то числа) Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении. 3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержаны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. плодовиты на дельные предложения, предельно конкретны в выводах. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату возможность подумать самому. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить». Добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а мыслям - просторно. 10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения. 2.2. Особенности оформления деловых писем. Прежде всего, что для оформления деловых писем используются или бланки предприятия установленного образца, или листы писчей бумаги (последние чаще применяются для частных деловых писем). В соответствии для деловых писем применяются следующие виды бланков: а). общий бланк; б) угловой бланк письма; в). продольный бланк письма; г). продольный бланк должностного лица; д). продольный бланк структурного подразделения. Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст, например: «Лист для продолжения письма № …». При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы на заключительный лист попадало не меньше четырех строк основного текста, а также стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т. п.). Текст делового письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики). Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста. Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью «штриха» с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета. При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе: а). выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием; б). выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом; в). выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда в сочетании с разрядкой); г). выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом. Обязательными реквизитами делового письма являются: Эмблема (логотип) организации. ИНН/КПП организации. Наименование отправителя (организации и, в зависимости от вида бланка, соответствующего структурного подразделения или должностного лица организации). Справочные данные об организации. Дата. Регистрационный номер. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа. Место составления. Адресат (справочные данные о получателе). Заголовок к тексту. Текст. Отметка о наличии приложения. Подпись. Гриф согласования. Оттиск печати. Отметка об исполнителе. Требования к абзацам текста Известно, что абзац - фрагмент печатного текста от одной красной строки до другой. Но не всегда мы осознаем, какие возможности дает нам деление текста делового документа на абзацы. А они поистине значительны, и специалист, понимающий это, держит в своих руках дополнительный ключик к установлению контакта, взаимопонимания между ним и его адресатом. Лингвисты высказывают различные предположения о том, что такое абзац в содержательном смысле. В основу берутся разные признаки: относительная тематическая завершенность, синтаксическая целостность, логика развития мысли и др. Для практика же важно понимание целей, которым может служить абзац в структуре текста. Если главное назначение документа (приказа, инструкции, отчета, делового письма и т.д.) - донести до читателя какую-либо информацию, направить его действия в нужном адресанту русле, то и абзац, в конечном счете, должен работать на достижение поставленных составителем документа задач. Поэтому главная цель абзацного деления - воздействовать на получателя. Красная строка обращает на себя внимание, и содержание начала абзаца лучше закрепляется в памяти читающего. Поэтому абзацем хорошо выделить ту часть текста, на которую, по замыслу, адресат должен обратить особое внимание. Абзацное членение служит композиционной ясности текста. И логически выстроенное сообщение, части которого выделены графически, легче будет усвоено адресатом. Обычно выделяют следующие значимые части: этикетные формулы начала и конца текста; вступительную часть, вводящую в содержание и определяющую тему документа; основную часть, в которой в определенном составителем порядке, в соответствии с логикой развития событий, мысли излагается содержание сообщения; завершающую, резюмирующую сказанное, подчеркивающую основную мысль, содержащую просьбу, приказ и др. Особенно важно понимать, что абзац - средство воздействия на адресата на невербальном (несловесном) уровне, и для достижения коммуникативной цели нужно использовать максимум возможностей, действующих как на сознание, так и на подсознание! С абзацем связана возможность выразить специфику функционального стиля, жанра речи и особенности индивидуального слога. И последнее. Текст с небольшими абзацами легче читается. Крупные блоки текста, никак графически не расчлененные, отпугивают читателя, и если он не заинтересован в предлагаемой информации, то все усилия по составлению послания окажутся тщетными - оно останется непрочитанным. Деление текста на абзацы основывается, как правило, на субъективных критериях, является делом вкуса и языкового чутья человека. Определяет принципы деления текста в первую очередь цель отправителя. Но существуют и объективные принципы членения текста на абзацы. Знание этих принципов, учет значения абзацного членения для восприятия текста позволяет добиться взаимопонимания в непростом виде общения с помощью письменных знаков. 2.2.1. Сроки исполнения и объем деловых писем. При подготовке деловых писем необходимо в должной мере учитывать фактор времени. В частности, для инициативного делового письма срок подготовки обычно устанавливается на основании указания соответствующего должностного лица. Отметим, что срок, отведенный для подготовки инициативного делового письма, должен быть разумным и с этой целью учитывать время, необходимое не только для разработки текста, но и для его оформления, согласования, корректировки, тиражирования, регистрации, конвертования (конвертование – помещение документа в конверт и оформление конверта), а также времени доставки до адресата. Кроме того, рекомендуется зарезервировать некоторую часть времени, необходимого для подготовки инициативного делового письма на случай возникновения разного рода непредвиденных обстоятельств. В свою очередь, сроком исполнения ответного делового письма является: - для обычного письма - срок, не превышающий одного месяца (30 суток в календарном исчислении) с момента регистрации письма на предприятии; - для писем, в которых указан срок представления ответа, - срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа; - для писем, снабженных резолюцией должностного лица и переданных на исполнение другому сотруднику - срок, указанный в резолюции; - для срочных письменных обращений (телеграмм и проч.) - двое суток с момента получения последних. На сроки подготовки делового письма, безусловно, влияет объем его текста. С одной стороны, этот показатель вроде бы ничем и никем не лимитируется, но, с другой стороны, в деятельности существуют такие понятия, как цейтнот (нехватка времени) и бумажный вал. В этой связи рекомендуется придерживаться следующего правила: текст (собственно содержание) делового письма должен умещаться на одном листе формата А4 и при этом содержать достаточное количество информации по излагаемому вопросу. Объем текста делового письма не должен превышать 2000 машинописных знаков. Это примерно 150-200 слов, объединенных в 20-25 предложений, сгруппированных, в свою очередь, в 3-8 абзацев. Такой объем, как свидетельствует практика деловой переписки, вполне достаточен для освещения в письме одного вопроса. Для ознакомления с письмом такого объема адресату – с учетом среднего темпа чтения – потребуется не более 1 - 1,5 минуты. 2.2.2. Композиция и редактирование документа Композиция (от лат. compositio) - это построение, организация текста, способ формализации состава информации, содержащейся в документе. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей. Для примера проанализируем фрагмент из приказа : 2.1. Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Министерства образования и науки России перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов-победителей конкурса грантов, сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования. Не требует доказательств тот факт, что разобраться в содержании приказа непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и огромное число существительных В то же время специфика жанра приказа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. Что же можно предпринять, столкнувшись с такой проблемой? Расставить абзацные отступы. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните: 2.1. Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Министерства образования и науки России: перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов - победителей конкурса грантов; сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования. При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Министерство требует представить в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика. Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст. Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями. Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные программы дают большой простор для выразительного оформления текста Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2. В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1. Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности. При соблюдении всех норм и правил документ получается грамотный, ясный, по-своему изящный; общение, которое обслуживается официальными документами, делается более плодотворным. Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки - фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие, осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации, ложится большая ответственность. Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема редактирования выглядит так: восприятие - критика - коррективы; проверка фактического материала; выявление композиционных недочетов; выявление стилистических ошибок и погрешностей; выявление орфографических и пунктуационных ошибок. Важно помнить о том, что первый этап редактирования - восприятие текста - имеет чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. При этом можно делать пометки на полях или выписки (особенно если это текст большого объема). Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии возможно оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей и т.п. Удобнее всего, проанализировав текст, начать читать его с начала, постепенно и последовательно устраняя отмеченные недостатки. После того как вы внимательно прочли документ, оценили его, отметили ошибки и моменты, вызывающие сомнение, вам предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос, всегда встающий перед редактором. Это вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редактирования заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст с подписью другого лица. Следовательно, вы берете на себя дополнительную ответственность: вы имеете право изменить форму, но не содержание; иначе получится, что вы навязываете адресату свои мысли от чужого имени. Одна из главных «заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) - смысл высказывания должен оставаться прежним. В случае же, если требуется изменить содержание (допустим, устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла. Например, общий отдел высшего учебного заведения инструктирует работников деканатов: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента окончания работы ГАК. ГАК - государственная аттестационная комиссия (сокращение может не расшифровываться в документе, который имеет хождение внутри учреждения; для работников вуза это общепонятный термин). Наименование нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия». В то же время необходимо отказаться от троекратного повторения слова «окончание». Редактор придает тексту следующий вид: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов комиссии составляют приказ об окончании университета, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК. 2.3. Особенности языка и стиля служебных документов. 2.3.1. Нормы официально-делового стиля Культурная речь - всегда речь нормированная. Норма в языке - это совокупность употребляемых общепризнанных языковых средств, считающихся правильными и образцовыми. Нормы складываются исторически, в процессе общественной речевой практики. Языковеды различают нормы общелитературные и нормы стилевые, или функционально-стилевые. Общелитературная норма - это правила, принятые в литературном языке. Стилевая норма - правила употребления языковых средств в том или ином функциональном стиле. Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. В средствах массовой информации в агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке - научный стиль, в общении - литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и другие языковые разновидности. Стиль - функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, художественной литературе, делопроизводстве и др.). Практически каждый стиль - сложное языковое явление, включающее подстили - разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиле выделяются дипломатический подстиль, законодательный, судебный, управленческих документов, или деловой стиль. Каждый функциональный стиль имеет свои нормы, причем то, что уместно в одном стиле, может быть совершенно неприемлемо в другом. Нарушение нормы воспринимается как языковая ошибка. Естественно, что культура делового общения предполагает владение не только общелитературными языковыми нормами, но и стилевыми. Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем: участники делового общения преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц, таким образом подчеркивается официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами - так называемой служебной субординации и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем; характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы, поэтому существует тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более 1~2 вопросов одновременно; предметом делового общения является деятельность организации - управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.; управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя, то есть адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем; большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, - повторяющиеся, однотипные, следовательно присутствует устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовки деловых писем. Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть: - официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения; - адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю - должностному лицу, организации, группе организаций; - актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности; - объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений; - убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения заключается в том, чтобы побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия; - полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.). Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно: Отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. Не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения. Избегать неоправданного употребления иностранных слов. Использовать сказуемые либо в повествовательном (устанавливается), либо в повелительном (согласовать) наклонении. Для делового стиля в целом характерны: 1). нейтральный тон изложения; 2). констатирующе-предписывающий характер изложения; 3). точность и ясность изложения; 4). лаконичность (краткость) текста; 5). использование языковых формул; 6). использование терминов; 7). применение лексических и графических сокращений; 8). преобладание страдательных конструкций над действительными; 9). ограниченная сочетаемость слов; 10). использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже; 11). употребление словосочетаний с отглагольным существительным; 12). преобладание простых распространенных предложений; 13). Употребление заимствованных слов. Рассмотрим данные характеристики более подробно. 1. Нейтральный тон изложения. Норма официального делового общения - нейтральный тон изложения. Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру, а участники делового общения действуют от имени организаций, учреждений, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц. По этой причине личный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). Однако не следует считать, что управленческий документ вообще лишен эмоций. Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении только словом. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность документа должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность документа должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения. 2. Констатирующе-предписывающий характер изложения. В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, описание, рассуждение. Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности. Способ изложения текста в форме повествования характерен прежде всего для художественной литературы, но и в деловой речи он присутствует в таких документах, как протоколы заседаний, акты, отчеты, автобиографии и др. Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи, раскрывается внутренняя связь явлений. Рассуждение - это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов. Рассуждение лежит в основе научной речи, но также используется и в деловой. Описание - способ изложения, в котором раскрывается суть какого-либо явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности. В описании, как правило, дается общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны. Описание присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи. Особенность делового стиля состоит в том, что, какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например: Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм. В приведенном примере настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола: Комиссия провела проверку и установила ... Независимо от конкретного содержания и способа изложения текста значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующе-предписывающий характер. 3. Точность и ясность изложения. Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность его понимания адресатом, исключает всякого рода двусмысленности. Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важна в деловом общении; при этом не имеет особого значения скорость восприятия, поскольку текст документа - письменный, рассчитанный на зрительное восприятие и, как правило, длительную работу с ним. В этих условиях главное, чтобы содержание было передано максимально точно. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность изложения текста определяется прежде всего четкостью, прозрачностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок. Стремление к точности и ясности изложения выработало особый тип предложения в деловой речи. 4. Лаконичность (краткость) текста. Лаконичность изложения текста документа достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности, то есть слов и выражений, не несущих дополнительного смысла. Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением его объема и, следовательно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности. 5. Использование языковых формул. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи: Сообщаем, что по состоянию на ... Направляем на рассмотрение и утверждение ... В соответствии с договоренностью, достигнутой ... Просим Вас рассмотреть вопрос ... Принимая во внимание, что ..., просим ... Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность: Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ... Претензии по гарантии следует предъявлять ... ... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул и умение их употреблять. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. 6. Использование терминов. Термин (от лат. terminus - граница, предел)- слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении. . Недопустима замена термина близким по смыслу словом. Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения управления. Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». При употреблении терминов в управленческой документации необходимо следить за тем, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов: ♦ дать официальное определение термина; ♦ убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением; ♦ расшифровать значение термина словами нейтральной лексики Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим), иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий.; Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложенные в документах двух различных организаций: Страхователь - физическое или юридическое лицо, уплачивающее страховую премию. Страхователь - юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы. Безусловно, второй вариант более удачен. Первое определение недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких случаях выплачиваются деньги. Кроме того, в первом варианте толкования термина содержится ошибка, связанная с сочетаемостью слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются». Данный пример весьма показателен: в обоих документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов. Употребление терминов в тексте документа нередко вызывает трудности, обусловленные, как правило, незнанием значений терминов или искажением их структуры. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема постоянно изменяется: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. При этом один и тот же термин нередко получает новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию), или, напротив, одно и то же понятие обозначается несколькими терминами - явление, называемое синонимией терминов. При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Термины-синонимы - это термины, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (например, термины «анкета», «опросный лист», «вопросник»). Термины-синонимы могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Полные синонимы -чрезвычайно редкое явление в языке, поэтому при использовании терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо выделить в тексте, а также на практику их употребления. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но различаются практикой употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»; договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.). 7. Применение лексических и графических сокращений. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке - сокращение слов. Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают, возможность избежать словесных повторов. Различают два основных вида сокращений: лексические сокращения (аббревиатуры (от итал. abbreviatura)) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов, например: ВВЦ ГАИ, Минкапремонт, зам., стройтрест, спецназ; графические сокращения - применяемые на письме сокращенные обозначения слов, например: тчк, кв. м. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. , Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой, Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области. Существует несколько типов лексических сокращений (аббревиатур): инициальные сокращения - образованы из начальных букв слов; они в свою очередь подразделяются на: - буквенные (при чтении произносятся буквы):, ООО, МП, КБ. - звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГУМ, вуз; - буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД; НИОПИК; слоговые сокращения - образованы из частей, слогов слов: зампред, Доринвест, Минжилстрой, техред, главбух, завхоз; частично сокращенные слова - образованы из части или частей слов и полного слова: Минсельхоз, хозрасчет, рембаза; усечения: зам. зав., спец., пред.; телескопические сокращения - образованы из начала и конца слов, обозначающих понятие: рация (радиостанция), бионика (биология и электроника), мопед (моторизованный велосипед); смешанного шипа: ВНИИторгмаш, ГорБТИ. От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся и потому не являются словами. Перечислим типы графических сокращений: точечные: др. - другие, т. п. - тому подобные, см. - смотри; дефисные: г-н - господин; косолинейные: п/о - почтовое отделение; нулевые - т, кг, см, л (как правило, так обозначаются физические величины); комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо-западный. Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с прописной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий (Минздрав, Военпроект), и со строчной, если обозначают родовое понятие (госархив, турагентство). Инициальные аббревиатуры, независимо от того, являются они обозначением имени собственного или нарицательного, пишутся, как правило, прописными буквами: БГУ, ГРЭС, ГОСТ, ЛЭП за исключением некоторых аббревиатур, образованных от имени нарицательного: вуз, роно. Аббревиатуры смешанного типа, образованные из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, а во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники. Аббревиатуры смешанного типа, образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв, пишутся следующим образом: если аббревиатура обозначает имя собственное, то в первой части первая буква - прописная, остальные - строчные. Если аббревиатура обозначает имя нарицательное, все буквы первой части пишутся строчными буквами, а вторая часть - прописными: КунцевоКРТ, ГорБТИ. В русском языке стандартизированы следующие графические сокращения: 1). почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос); 2). названия месяцев (янв.); 3). телеграфные сокращения (тчк); 4). условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс.); 5). сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №; накл. № , р/с №); 6). текстовые сокращения (т.д.; т.п.; см., напр.; пр.; др.; п. (пункт); 7). наименования должностей, званий, степеней (проф.; член-корр.; к.т.н.; с.н.с; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры; 8). обращение г-н (господин) и некоторые другие. В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. При употреблении графических сокращений следует помнить, что сокращение не должно оканчиваться на гласную. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются; исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком фрагменте текста, например: Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ. Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. Желательно отбрасывать максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше социальн., чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический». Сокращение до одной буквы допускается, только если оно является общепринятым. Сокращение не может заканчиваться на гласную или й; сохраняется следующая согласная: крайн., калийн., учен., маслян. Мягкий знак отбрасывается: сельский - сел. Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический - метал. В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают каждую часть слова по данным правилам: проф. - тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомелиор., лесохоз. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым - разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания. Сокращения - названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия - пишутся с прописной буквы. Если в марках изделия буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав AЛ5, сталь Б2. Слово «год» после дат сокращается до одной буквы г. или до двух - во множественном числе. В 2018 г. В 1990-1999 гг. Цифровое обозначение учебного и финансового года пишется через косую черту; слово «год» употребляется в единственном числе: В 2017/18 учебном году. «Рубль» сокращается до руб. (реже р.). Условные обозначения физических, химических, математических величин должны точно соответствовать государственным стандартам. Правила использования сокращений и аббревиатур. При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа. Форма P.S. (от лат. post scriptum - после написанного) в деловой переписке не употребляется. Определение грамматического рода аббревиатур. Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ - существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются. Род звуковых аббревиатур раньше рекомендовалось устанавливать так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о - на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыто). При употреблении в тексте документа сокращений следует проанализировать: - удобно ли сокращение для произнесения, запоминания; - не совпадает ли оно с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др. Установление рода аббревиатур происходит постепенно, по мере их внедрения в широкий оборот, через стадию колебаний в роде. 8. Употребление страдательных конструкций. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения. В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций: ♦ действительный залог: мы рассмотрели ваши предложения ♦ страдательный залог: нами рассмотрены ваши предложения Разница состоит в том, что в первом случая подлежащее называет производителя (субъекта) действия (он выступает как активное лицо), во втором - объект действия. Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при ислользовании безличной конструкции: Предложения рассматриваются. В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не: Проект предусматривает ...). Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т. п. Такого рода обороты - одна из характерных примет делового стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов. Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются…», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика - отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины. Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место. 9. Ограниченная сочетаемость слов. Самыми широкими возможностями сочетаемости с другими словами обладают слова в литературной речи. Одна из особенностей деловой речи - ограниченная возможность слов вступать в смысловые отношения с другими словами. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается. должностной оклад - устанавливается выговор - объявляется \ порицание - выносится архив - создают, обрабатывают вакансию - имеют, замещают. совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают. Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты. Кроме того: Желательно: Нежелательно: направить на рассмотрение, выслать на рассмотрение, передать в управление, передать для управления, осуществлять контроль, вести контроль, вносить предложения, давать предложения, предоставить кредит, выдать кредит, пострадать в результате событий, пострадать в событиях. Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетание к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста и его восприятии. 10. Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Длинные цепи существительных в косвенных падежах (чаще всего в родительном и творительном) - одна из ярких и весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического недостатка обычно бывает стремление пишущего изъясняться как можно более официально. С этой целью автор избегает глаголов, заменяя их отглагольными существительными. Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.). В литературной речи такие фразы неприемлемы. Широкое их использование в деловой речи объясняется, по-видимому, тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой. Необходимо избегать подобных конструкций: они далеко не всегда смешны, но во всех без исключения случаях затемняют смысл текста. Редактор обязан безжалостно вычеркивать цепочки существительных в косвенных падежах, заменяя тяжеловесные и невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения. Неправильно: Для выполнения требования повышения качества образования... Правильно: Чтобы повысить качество образования... Неправильно: Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями. Правильно: Мы согласились с решениями, которые приняли наши коллеги. 11. Употребление словосочетаний с отглагольным существительным. В деловой речи чрезвычайно активно вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия и глаголов, например: оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать. Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект. Очевидно, поэтому в условиях делового общения получили широкое распространение словосочетания из отглагольного существительного и глагола, которые не только называют действие (произвести, оказать, провести), но и обозначают предмет действия (ремонт, помощь, учет). 12. Преобладание простых распространенных предложений. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым), с обособленными оборотами (причастными, деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др., например: Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Свердловской области. Из сложных предложений наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные, например: При условии нанесения на стальные тонкостенные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей. При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того что», «в силу того что», «вследствие того что». 13. Употребление заимствованных слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых - русское, а другое - заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла - «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочные позиции в современной русской речи. Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют стилистический оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые пока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату. Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов. В настоящее время в нашей речи появилось огромное количество новых слов, среди которых можно найти множество заимствованных. Заимствования широко используются и в деловой сфере. Заимствование - это элемент чужого языка (слово, морфема, синтаксическая конструкция и т. п.), перенесенный из одного языка в другой в результате языковых контактов, а также сам процесс перехода элементов одного языка в другой. Обычно заимствуются слова, реже синтаксические и фразеологические обороты. Рассмотрим классификацию заимствований по степени их освоения русским языком: слова, утратившие какие бы то ни было признаки нерусского происхождения (например, деталь, пункт, график); слова, сохраняющие некоторые внешние признаки иноязычного происхождения (например, брошюра, экономика, квартал); общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в других европейских языках (например, менеджмент, маркетинг, вексель). Такая классификация, используемая в стилистике, преследует практические цели - выработать рекомендации к употреблению в речи тех или иных иноязычных слов. Заимствованные слова, получившие всеобщее распространение и закрепившиеся в составе межстилевой русской лексики, с точки зрения стилистики не представляют интереса. В стилистической оценке нуждаются заимствованные слова, имеющие ограниченную сферу употребления. Изучение и своевременная фиксация иноязычных слов, постоянно пополняющих литературный язык, необходимы для успешной борьбы с ненужными заимствованиями, которая остается одной из важнейших составных частей культурно-регулятивной деятельности в области языка. Рассматривая в процессе анализа заимствованной лексики преимущественно именную лексику, можно выделить приведенные ниже группы слов. 1. Иноязычные слова, именующие банковские операции. В эту группу включены слова, обозначающие проводимые банками операции по привлечению и размещению денежных средств и ценных бумаг, осуществлению расчетов и т. д. Приведем примеры. Инкассо (итал. incasso) - вид банковской операции, состоящий в получении банком причитающихся клиенту денег. Аккредитив (нем. Akkreditiv, фр. accreditif, лат. accreditivus - доверительный) - 1) (конец XIX в.) - вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, работу, услуги немедленно по исполнении обязательств; 2) (1-я половина XX в.) - именная ценная бумага, удостоверяющая право лица, на имя которого она выписана в банке, получить указанную в ней сумму в любом банке. Сальдо (конец XIX в.; ит. saldo - расчет, остаток) - в бухгалтерском учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов. Кредит (начало XVIII в.; лат. creditum - ссуда) -1) предоставление денег или товаров в пользование на срок на условиях возвратности и, как правило, с уплатой; 2) сумма, в пределах которой разрешен расход на определенные цели. Составляющие данной группы являются терминами. Большинство из них не имеет терминологических эквивалентов в русском языке, поэтому их использование в сфере делового общения вполне уместно и оправданно. 2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо. Слова, объединенные в данную группу, обозначают действие по предоставлению кому-либо материальных средств или гарантий. Приведем примеры. Консультация (2-я половина XVIII в.; лат. consultatio) - совет, разъяснение специалиста по какому-либо вопросу. Сервис (начало XX в.; англ. service) - обслуживание, удовлетворение бытовых нужд населения. Гарантия (конец XVIII в.; фр. garantie) -ручательство, условие, обеспечивающее что-либо. 3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо. Слова, вошедшие в обозначенную группу, называют действия по воплощению чего-либо в действительность или приведению чего-либо в исполнение, например: эксплуатация, реализация, организация. 4. Слова, именующие документацию. В данную группу входят слова, называющие любую документацию независимо от сферы ее функционирования. Это контракт, чек, вексель, график, а также ноу-хау (2-я половина XX в.; англ. know-how -знаю, как) - техническое знание, опыт, документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений. 5. Группа слов, именующих печатные издания. Слова, вошедшие в данную группу, называют то, что издается или издано: брошюра, буклет. 6. Слова, именующие время. В названную группу входят словарные единицы, характеризующие время в любой интерпретации: квартал, период, дата. 7. Слова, именующие место. Данная группа объединила слова, именующие какое-либо пространство, которое занято или может быть занято кем-либо: район, тракт. В текстах служебной корреспонденции часто используются псевдоиностранные слова, которые могли возникнуть в ареале русского языка, но на базе элементов классических языков. Надо заметить, что иноязычное происхождение подобных слов уже не так ощутимо на современном этапе развития русского языка, поскольку они прижились в его рамках и обрели статус русифицированных. К числу освоенных русским языком можно отнести, например, такие слова, как экономика (от лат. economia - хозяйство, от греч. oikonomike - искусство ведения домашнего хозяйства); квартал (от лат. quartus - четвертый); график (от греч. graphikos - начертанный); пункт (от лат. punctum-точка). Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы. Например, заимствованное слово - импорт и русское слово - ввоз. Употребление иноязычных терминов связано с тем, что семантика русских аналогов недостаточно отражает официальность и значимость понятий. Подобный факт также является следствием интенсивного влияния английского языка в сфере делового общения, особенно в данный период. Заимствование иноязычной лексики - процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах как в деловой речи, так и в других областях не вредит языку, а наоборот, обогащает его. 2.3.2. Лексика Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной стороны, и обществом, государством, учреждением - с другой. Поэтому каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить то или иное предписание. Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью побудить персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Приказ, деловое письмо, заявление - все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должна быть ясной и убедительной. Рассмотрим некоторые лексические и грамматические проблемы, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов. Плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (подчеркнуты лишние слова): - промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»); - форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности); - тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие); - своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos - «сам»); - в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца); - 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»; маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»); главная суть («суть» - это и есть главное). Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение. Тавтология (греч. tauto - тот же, logos - слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо - надо: польза от применения чего-либо следует учитывать следующие факторы – надо: необходимо учитывать следующие факторы данное явление проявляется в указанных условиях – надо: данное явление отмечается в указанных условиях адресовать в адрес – надо: направить в адрес Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла. Различение паронимов (греч. para - возле, при; onyma - имя). Паронимы - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова «братом-близнецом» - паронимом - влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с документами надо обратить особое внимание на такие паронимы: - оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»; - командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»). 2.3.3. Орфография Правописание имен собственных. Орфографические трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Сам лексический пласт собственных имен чрезвычайно подвижен: сдвиги в его составе отражают непрекращающийся процесс развития общественной жизни. Новые социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не; охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами. (Опустим простейшие правила, (известные каждому школьнику). Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной буквы пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса -ов (-ев) или -ин (Зевсов гнев, Муркины котята), а также прилагательные на -ский, означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения. Географические названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств. Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь. Но в названиях улиц: Чистые пруды. Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение. Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио - река), Сьерра-Невада (сьерра - горная цепь), Йошкар-Ола (ола - гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы. Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта. В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже (в неофициальных вариантах названий) отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство. В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы. Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных и важнейших международных организаций: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации. В большинстве названий первое слово пишется с прописной буквы: Комиссия по государственным наградам при Президенте Российской Федерации, Помимо первого слова с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название: Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея); Центральный Дом журналиста (Дом журналиста). Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена: Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор Парижской богоматери, храм Василия Блаженного, Девятая симфония Бетховена. Наименования должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие - со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации. 2.3.5. Грамматика (морфология) К области морфологии относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы могут быть связаны и с использованием служебных частей речи ; (союзов, предлогов и др.). Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги: ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции; вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни; благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства. Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительное в дательном падеже!). Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах. Идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо Обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо Опираться на что-либо - базироваться на чем-либо Основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо Отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо) Отчитаться в чем-либо - сделать отчет о чем-либо Превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо Препятствовать чему-либо - тормозить что-либо Различать что-либо и что-либо - отличать что-либо от чего-либо Уплатить за что-либо - оплатить что-либо Склонение сложных составных слов. Развитие языка не останавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человеческого общения. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее в жизни людей лексика - словарный состав языка. Любое новое явление в области политики, науки, искусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так возникают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго. Один из путей образования новых слов - сложение. Соединяться могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хозяйство = сельскохозяйственный), части основ (туристическая + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский выставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложение целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потребность в составном наименовании нового объекта, соединяющего, в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др. Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как склоняется состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу-лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту? Во-вторых, бывает непросто выбрать форму сказуемого или определения при подлежащем, выраженном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка? Эти вопросы нельзя отнести к числу окончательно решенных. Речь идет об относительно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неизбежные разночтения. Столкнувшись с трудностями при использовании сложносоставных наименований, нужно избрать определенную последовательность действий: 1) установить, сколько частей слова склоняется; 2) если склоняются обе части, определить грамматический род по первому слову (платье-костюм - у меня нет платья-костюма - у нее появилось новое платье-костюм); 3) если склоняется только вторая часть, грамматический род (определяется по второму слову (кафе-мороженое открыто). Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, обе ли части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос - обратиться к словарю. Правда, толковый словарь русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены словарем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Но как быть, когда под рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится к числу недавних новообразований или является узкоспециальным и потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае следует руководствоваться прежде всего смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим, т.е. концентрирует в себе основное содержание понятия: «... ведущим... является то слово, которое выражает более широкое понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая - более широкое понятие)... Кресло-кровать стояло в углу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает роли уточняющей)...». Отмечается также, что чаще всего ведущее слово стоит на первом месте и обе части термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета» - издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Прочитать в «Роман-газете». Сами названия указывают на разницу между типами двойных терминов: - в составных сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон); - слитные сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор). Особо подчеркивается, что наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова. В соответствии со смыслом определяются грамматические характеристики слов: - в составных сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати - ср. р., встреча-банкет состоялась); - в слитных сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род (спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира). Важно помнить о том, что перечисленные правила не имеют абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется тенденция к склонению только второй части составного наименования, (в вагон-ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в целом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму. Склонение числительных. В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): Недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах. В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент «сто»: С двумястами рублями - с двумястами рублей. Во втором случае числительное управляет существительным. Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: Расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей. В составных числительных склоняются все части: Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами Груз весом в тысячу пятьсот тонн но: в тысяча девятьсот тридцатом году При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений: На завод было доставлено до 850 т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома. 2.3.6. Грамматика (синтаксис) Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной. Расщепленное сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» - только специалист. Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...». Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата. Согласование сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа: В 2018 г. на предприятие был принят 31 специалист. При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница. Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека». Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении большого количества: Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов. Нам требуется шестьсот тонн топлива. Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу). Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят. Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места. Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления. При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа. В этом случае действует не инструкция, а постановление. Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов. При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа: И тот и другой способны на это. Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа. Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль. Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается: 1). Вчера получено письмо. 2). Вчера письмо получено. 3). Письмо получено вчера. 4). Письмо вчера получено. 5). Получено письмо вчера. 6). Получено вчера письмо. Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 - на факте его получения, в 3 и 5 - на времени получения. Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия. Эти свойства русского синтаксиса несомненно требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию. На вопрос: Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку? правильнее всего ответить: К 1 августа работа будет завершена. Если же вопрос задан иначе: В какой срок будет выполнена работа? надо предпочесть другой порядок слов: Работа будет завершена к 1 августа. Использование деепричастных оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Дело в том, что употреблять его можно не всегда. Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к сией станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа». Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отредактированном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал к сией станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа». Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Вы имеете право сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором». Но недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором». Второе предложение - безличное: в нем есть сказуемое - «кажется», но отсутствует подлежащее. Деепричастный оборот здесь нельзя использовать и его тоже следует заменить придаточным предложением: «Когда читаешь эту книгу, кажется...». Исходя из этих грамматических норм, отредактируем предложения, взятые из официальной документации. Неправильно: Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно: После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Неправильно: Изучая проблемы транспорта, нами были получены следующие результаты... Правильно: Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты... Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания. Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными - времени После того как письмо будет получено, мы примем меры... - условия Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции… - цели Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того что-бы выработать обилую точку зрения... Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Как уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику. Сравните предложения: В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием. В справке анализируются процессы, которые протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием. В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и затрудняют понимание текста. Во втором - сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и причастного оборота придает предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более ясным. Со сложными предложениями могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреблять. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля - сложное предложение, состоящее из двух частей. Кроме того, следует помнить, что недопустимо соединение в одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных оборотов и придаточных предложений. Неправильно: Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения. Правильно: Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения. При использовании сложноподчиненных предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. Рассмотрим пример: Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента Петрова, а также была ли ему выдана справка. Очевидно, что подтвердить можно лишь какой-либо факт, любая конструкция с союзом «ли» предполагает не констатацию факта, а постановку вопроса и не может сочетаться с глаголом «подтвердить». Правильный вариант: Просим вас подтвердить прохождение обследования в вашей медсанчасти студента Петрова, а также указать, была ли ему выдана справка.   ЗАКЛЮЧЕНИЕ В настоящее время работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология - все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата - это и компьютерная, и языковая грамотность.