Документирование управленческой деятельности

ТЕМА 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВНЕШНЯЯ ФОРМА СОВРЕМЕННОГО УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА Общим для органов государственной власти, местного самоуправления и организаций не зависимо от формы собственности, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (в ред. от 14.05.2018) (см. Хрестоматию). Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. документы, в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях Система документации, отражающая правотворческую деятельность субъектов Федерации, в отличие от системы организационно-распорядительной документации, в настоящее время не входит в Общероссийский классификатор управленческой документации. Тем не менее, созданная по единым правилам и требованиям, она может быть включена в ОКУД, заняв в нем главенствующее место. Общие требования к созданию документов Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом. Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А рассматриваемого стандарта. Состав реквизитов документа Невозможно назвать ни один вид нормативного правового акта или организационно-распорядительного документа, включающий в свой формуляр все реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако определенная совокупность этих реквизитов составляет формуляр конкретного вида документа (закона, постановления, служебного письма и т.д.), образуя тем самым его унифицированную форму. Перечень реквизитов, содержащихся в государственном стандарте, следующий: 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 - эмблема; 03 - товарный знак (знак обслуживания); 04 - код формы документа; 05 - наименование организации - автора документа; 06 - наименование структурного подразделения - автора документа; 07 - наименование должности лица - автора документа; 08 - справочные данные об организации; 09 - наименование вида документа; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 - место составления (издания) документа; 14 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 20 - гриф согласования документа; 21 - виза; 22 - подпись; 23 - отметка об электронной подписи; 24 - печать; 25 - отметка об исполнителе; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка о поступлении документа; 28 - резолюция; 29 - отметка о контроле; 30 - отметка о направлении документа в дело. Реквизит 01 Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». В данном законодательном акте устанавливаются субъекты (Совет Федерации, Государственная Дума, Правительство РФ, Конституционный суд и т.д.), имеющие право на воспроизведение Государственного герба на бланках официальных документов. Кроме того, законом регулируется воспроизведение Государственного герба в многоцветном и одноцветном варианте. Федеральный конституционный закон установил, что субъектам Федерации, муниципальным образованиям, а также общественным объединениям, предприятиям, учреждениям и организациям запрещается иметь гербы (геральдические знаки) идентичные Государственному гербу РФ, или использовать его в качестве геральдической основы. В соответствии с этим на правовых и организационно-распорядительных документах органов государственной власти субъектов РФ оформляется реквизит «герб субъекта Российской Федерации». Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством субъектов РФ. Герб субъекта Федерации может быть воспроизведен на бланках законов и правовых документов как в многоцветном, так и в одноцветном варианте. Одними из первых изображать герб субъекта Федерации на бланках правовых документов стали республики Федерации, закрепив это право в конституциях республик. Например, Республика Татарстан имеет герб, на котором изображен символ республики – крылатый барс. В настоящее время, в соответствии с региональным законодательством, все субъекты Российской Федерации также имеют герб своей территории, который изображают на бланках документов. В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 11) свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования. Герб (геральдический знак) муниципального образования оформляется на бланках органов местного самоуправления. Реквизит 02 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Реквизит 03 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Реквизит 04 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример - Форма по ОКУД 0211151. Реквизит 05 Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Реквизит 06 Наименование структурного подразделения - автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации. Реквизит 07 Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность. Реквизит 08 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП). Реквизит 09 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности). Этот реквизит определяет принадлежность данного документа к определенному виду (протокол, приказ, акт и т.д.), и тем самым дается соответствующая установка на восприятие его последующего текста. Многие управленческие действия должны выражаться определенными видами документов (постановлением, распоряжением, приказом, указанием). Реквизит 10 Датой документа является дата его подписания или утверждения. Большинство документов имеют одну дату, необходимую для придания им юридической силы: для постановления коллегиального органа – дата его принятия; для документа, принимаемого по принципу единоначалия (приказ, распоряжение) – дата подписания; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события и т.д. Особенностью законов субъекта РФ является необходимость проставления на них не только даты принятия законодательным (представительным) органом государственной власти субъекта Федерации, но и даты подписания высшим должностным лицом субъекта Федерации, после чего закон приобретает юридическую силу и может быть опубликован. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.09.2018. В конце обозначения даты точка не ставится. Сокращение слова год (г.) не ставится. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 сентября 2018 г. Оформление дня месяца двумя парами арабских цифр исключает возможность подделки. На документе могут проставляться и другие даты: – при регистрации входящего документа проставляется дата получения документа (реквизит «отметка о поступлении документа»); – в резолюции руководителя ставится дата оформления резолюции; – дата ставится при утверждении, согласовании, визировании документа (соответственно в реквизитах «гриф утверждения», «гриф согласования», «виза согласования»); при заверении соответствия копии документа подлиннику (реквизит «отметка о заверении копии»); при снятии документа с контроля и направлении его в дело (реквизит «отметка об исполнении документа»). Реквизит 11 Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.). На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, индексом структурного подразделения, где документ был подготовлен, информацией о корреспонденте, направлении деятельности и т.д. Например: регистрационный номер служебного письма 145/05–27 (145 – порядковый номер документа при регистрации исходящей корреспонденции; 05 – индекс структурного подразделения, подготовившего документ; 27 – номер дела по номенклатуре, где хранится копия документа); регистрационный номер постановления законодательного (представительного) органа 126/27 (126 – порядковый номер постановления при его регистрации; 27 – порядковый номер заседания коллегиального органа (соответствует и регистрационному номеру протокола заседания); регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например, номер договора – № 83/145. Реквизит 12 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Проставляется только на ответных документах. Оформление этого реквизита сокращает сам процесс оформления документа. В этом случае не требуется начинать текст служебного письма фразой: «В ответ на Ваше письмо за № 126/04-15 от 24.05.2015 «Об обеспечении сохранности документов в объединении» сообщаем Вам, что...». Кроме того, наличие данного реквизита позволяет получателю быстро найти копию документа, на который прислан ответ. Дата и номер, на которые идет ссылка, переписываются составителем ответа из инициативного документа цифровым способом, например: На № 126/04-15 от 24.05.2015. Получив ответ, работник службы документационного обеспечения направляет его сразу в структурное подразделение, зафиксированное под индексом 04, в подразделении обращаются к делу № 15, в котором хранится копия инициативного документа под № 126. В дальнейшем инициативный документ и ответ на него будут храниться вместе. Реквизит 13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением и оно включает в себя только общепринятые сокращения, например: г. Саратов, г. Ханты-Мансийск, но: Москва, Санкт-Петербург, поскольку последние являются субъектами РФ. Реквизит 14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Пример - Коммерческая тайна. Экз. № 2 Реквизит 15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. Существует несколько способов оформления данного реквизита. При направлении документа в орган власти, учреждение, организацию его наименование указывается в именительном падеже. Например: Департамент образования и науки Ханты-Мансийского автономного округа – Югры При направлении документа руководителю организации помимо его должности (в дательном падеже) указывается и наименование организации, которую он возглавляет, например: Директору департамента финансов - заместителю губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры В.А. Дюдиной При направлении документа в структурное подразделение организации вначале указывается наименование самой организации, а затем наименование структурного подразделения (в именительном падеже), например: Дума Ханты-Мансийского автономного округа Комитет по социальной политике или: Дума Ханты-Мансийского автономного округа Председателю комиссии по социальной политике А.И. Сальникову Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Губернатору, Председателю правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры Н.В. Комаровой Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина. Примеры г-ну Фамилия И.О. г-же Фамилия И.О. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)". Пример - Руководителям дочерних обществ АО "Профиль" (по списку) Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При отправке документа следует подчеркнуть тот адрес, по которому будет отправлен именно этот экземпляр. В случае большего числа адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, например: Поволжский институт управления им. П.А.Столыпина ул. Соборная 23/25, г. Саратов, 410031 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Рябухо В.П. ул. Советская, д. 24, кв. 48 г. Саратов, 410056 При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Пример - Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела [email protected] Реквизит 16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата Саратовской областной Думы Личная подпись С.П.Селиванов 15.04.2015 При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: 1. Положение 2. Регламент 3. Правила УТВЕРЖДЕНО Приказом министра экономики от 05.04.2015 № 34 УТВЕРЖДЕН Распоряжением главы администрации от 06.11.2018 № 28-р УТВЕРЖДЕНЫ Саратовской городской Думой (протокол от 12.12.2018 № 12) В органах государственной власти, учреждениях и организациях желательно иметь перечень документов, подлежащих утверждению. Указание на это может содержаться как в правовых актах (например, регламенте законодательного органа), так и в инструкциях по делопроизводству. Реквизит 17 Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"): - приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; - приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания; - письмо (о чем?) о предоставлении информации. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок должен быть максимально информационно насыщен, содержать главные понятия нормативного документа, так как по заголовку в первую очередь осуществляется информационный поиск. Вопрос о названии документа не должен сводиться лишь к его краткости. Как обязательный реквизит, он является первоначальной единицей его смысла, верным поисковым элементом документа. Наличие данного реквизита при оформлении служебного письма, автором которого является орган государственной власти и управления, позволяет единообразно фиксировать основное содержание документа как у отправителя, так и у получателя. При этом значительно сокращается время его регистрации, поскольку работникам службы документационного обеспечения не надо зачитывать текст всего документа и формулировать его краткое содержание. Функция по составлению реквизита «заголовок к тексту» возлагается на структурное подразделение или конкретного исполнителя, подготовивших документ. Однако заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. Реквизит 18 Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Например, в распорядительных документах это констатирующая и распорядительная части; в протоколах – «слушали» и «постановили». Однако текст может содержать одну заключительную часть (например, приказ по общим вопросам – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. В ряде случаев констатирующая часть распорядительного документа состоит из ссылки на соответствующий правовой акт, например: «В соответствии с постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» поручаю (обязываю)...». В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах, коллегиальных органов (постановлениях, решениях) текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В то же время текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку..."). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «комитет по экономике Саратовской областной Думы предлагает»). Следует помнить, что в тексте служебных документов используются только общеупотребительные сокращения (см.: ГОСТ 1.5–85, раздел 1.4.11). Текст служебных документов оформляют через межстрочный интервал 1–1,5. Каждый новый аспект содержания выражается абзацем. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться: - вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Губернатор! Уважаемый господин Прохоров! Уважаемая госпожа Захарова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. - заключительная этикетная фраза: С уважением, ... В настоящее время структуру текстов нормативных документов определяют «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». Согласно Правилам текст нормативного документа может быть разделен на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты в свою очередь могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные документы могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Подобное построение текста свойственно и законам, в которых текст может состоять из глав, статей, частей, пунктов и подпунктов. Представляется, что для структурирования текстов как нормативных, так и организационно-распорядительных документов следует применять нумерацию арабскими цифрами, поскольку подобная унификация не только облегчает восприятие текста документа, но и обеспечивает быстрое нахождение нужной его части в том числе в информационно-поисковых системах правовых актов. Например, в в тексте регламента по первому варианту структурирования подпункт «ж» пункта 6 статьи 4 главы II при использовании второго варианта будет выражен: как 2.4.6.8. Реквизит 19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. Отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: справка о выполненных работах за первое полугодие 2018 г. на 3 л. в 1 экз. Если название приложения было упомянуто в тексте документа, то реквизит оформляется более упрощенно: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Форма № 19-1 на 1 л. в 3 экз. 2. Форма № 09-Т на 2 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: копия письма Минфина РФ от 05.06.2018 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 5 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: CD в 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов. В приложении к правовым актам и распорядительным документам (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования основного документа, его даты и регистрационного номера. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к постановлению Правительства Саратовской области от 10.04.2018 № 126-П Допускается слово «приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать данный реквизит относительно самой длинной строки. Реквизит 20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Пример - СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД (подпись) И.О. Фамилия Дата Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма. Примеры: СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО "Профиль" (протокол от _________ № __) СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от _________ № __ Реквизит 21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. В отличие от грифа согласования (внешнее согласование), визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Пример - Руководитель юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Пример - Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела Подпись И.О. Фамилия Дата В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений. Подобное визирование направлено на обеспечение целостности и юридической силы многостраничных документов и их копий. Письменные замечания оформляют на отдельном листе, подписывают и прилагают к проекту документа. Реквизит 22 Подпись входит в состав обязательных реквизитов для всех документов и является непременным условием для придания документу юридической силы. При этом документы, издаваемые по принципу единоначалия, подписываются лицами, к чьей компетенции относятся содержащиеся в них вопросы. В свою очередь, документы, принятые коллегиально, имеют подписи (подпись) уполномоченных соответствующим коллегиальным органом лиц (лица). Подпись состоит из трех элементов: наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. В наименование должности может входить и наименование органа управления, учреждения или организации, если документ оформлен не на бланке. При оформлении расшифровки подписи сначала пишутся инициалы, а затем фамилия, скобки не ставятся. Например: Председатель комитета по управлению имуществом Саратовской области Личная подпись А.П.Харитонов или на бланке: Председатель комитета Личная подпись А.П.Харитонов Допускается центрированное оформление наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Председатель Саратовской областной Думы Личная подпись С.А.Шувалов При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите «подпись» не указывают. Личная подпись М.П. Матвиенко При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой по принципу субординации, например: Начальник управления Личная подпись Г.А.Горбунов Главный бухгалтер Личная подпись В.С.Сорокина При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например, при подписании договора (соглашения) между субъектами Российской Федерации: За Правительство Саратовской области Российской Федерации Губернатор Саратовской области Личная подпись П.Л. Ипатов За Акимат Мангистауской области Республики Казахстан Аким Западно-Казахстанской области Личная подпись К.Е. Кушербаев В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Пример - Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Пример - И.о. генерального директора Личная подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности генерального директора Личная подпись И.О. Фамилия При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Реквизит 23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством. Пример - ┌──────────────────────────────────────────┐ │Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ Наименование│органа │ должности │власти │ Н.Н. Николаев │ │ │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ └──────────────────────────────────────────┘ Реквизит 24 Печать. При оформлении значительного количества документов достаточно использование бланка организации и наличие подписи соответствующего должностного лица. Однако для ряда документов, с целью придания им юридической силы, необходимо наличие печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). В организации может быть несколько простых печатей, которые имеют структурные подразделения для заверения соответствующих документов. Например, печать общего отдела проставляется при выдаче копий, выписок из приказов, протоколов, на размноженных экземплярах правовых актов и распорядительных документов. Печать отдела кадров может проставляться на справках и т.д. Реквизит 25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, [email protected] Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. Реквизит 26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например: Верно: Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Николаева 08.04.2016 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (см. реквизит 24). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Реквизит 27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. Реквизит 28 Резолюция оформляется на документе соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. На документе резолюция, как правило, располагается с правой стороны после реквизита «адресат» (перед текстом). В случае оформления резолюции на специальном бланке она оформляется как внутренний документ и подлежит регистрации. Резолюция является основанием для взятия документа на контроль. Резолюция включает в себя фамилию ,инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Например: Николаеву С.П., Кирилловой О.В. Прошу подготовить проект письма по запросу Администрации города к 14.04.2011. Личная подпись 05.04.2018 Реквизит 29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, обозначается буквой «К» или штампом «Контроль». Этот реквизит может включать дату исполнения документа. Он проставляется на входящих и внутренних документах, требующих исполнения. Реквизит 30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает следующие данные: «В дело»; индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: В дело № 01-18 за 2017 г. Зав. отделом корпоративных проектов Личная подпись 04.05.2017 Оформление бланков документов Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Бланки официальных документов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. При проектировании бланков с изображением Государственного герба РФ или герба субъекта РФ и установления порядка работы с ними следует руководствоваться постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 (с изм.) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями. В соответствии с требованиями, предъявляемыми к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков, гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. При этом гербовые бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Очевидно, что особая процедура изготовления гербовых бланков обусловлена необходимостью обеспечения их особой защиты от подделки. Свободное воспроизведение гербовых бланков затруднено, если используется специальная бумага, тиснение и цветовое изображение герба, в том числе и голографическое изображение. Рассмотрим основные положения, которые необходимо соблюдать при проектировании бланков, изложенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. При оформлении бланков документов необходимо руководствоваться «Приложением Б» к рассматриваемому стандарту. В данном Приложении ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (см. рисунок Б.1 ) и продольный (см. рисунок Б.2) Приложения Б к стандарту. Реквизиты 01, 02, 031 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в «Приложении В» к стандарту. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (государственных языках) республик - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик - ниже). Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8 к стандарту) или ином иностранном языке. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОРД) Вплоть до ХХ столетия выработка единых правил формирования документационных систем носила эволюционный, медленный и не управляемый характер. Унификации способствовали реформы государственного управления. Менялась структура органов власти и новые информационные потоки требовали введения новых форм документов. Во второй половине ХХ века эти процессы стали носить управляемый характер. Происходила рационализация управления. Стандартизация и унификация в сферу делопроизводства пришли из промышленности, так уже в 20-30 – х гг.унификации подверглись технологические аспекты документа: формат и качество бумаги, конвертов. Был поднят вопрос об унификации деловых писем и отдельных управленческих документов. В 1960-80-х гг. унификация стала эффективным способом совершенствования документов. Это период тотальной стандартизации управленческих документов. В период с 1969 по 1985 гг. было издано около 70 государственных стандартов на оформление отдельных видов документов и систем документации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Она проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке. Работа по унификации включает: - разработку, внедрение и ведение унифицированных систем документации (УСД); - разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД; - разработку классификаторов технико-экономической и социальной информации. Унификация документов может проводиться и на уровне организации. Унифицированные формы документов (УФД) организации разрабатываются в том случае, если не имеется соответствующих УФД в составе УСД. Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Под унифицированной формой документа (УФД) понимается совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в области права, в конечном итоге позволит решить государственную задачу по формированию единого информационного пространства на территории Российской Федерации, систематизации информации по единым классификационным правилам. Созданная по единым правилам и требованиям, как всякая унифицированная система, она должна быть закреплена в Общероссийском классификаторе. Следует отметить, что первоначально Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (в советский период – Общесоюзный классификатор управленческой документации) разрабатывался только для одной системы – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Позднее в данный классификатор были включены все унифицированные системы документации. С 1993 г. раздел, посвященный Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – разработчик Росархив -перестал обновляться, в нем отсутствовали многие формы документов, предусмотренные современными законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и, в конечном итоге, данная система была исключена из классификатора ОКУД. В настоящее время действует 7 УСД: Наименование УСД Аббревиатура Код по ОКУД Организация-разработчик Унифицированная система первичной учетной документации УСПУД 0300000 Росстат Унифицированная система банковской документации УСБД 0400000 Банк России Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций УСФДБ 0500000 Минфин России Унифицированная система отчетно-статистической документации УСОСД 0600000 Росстат Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации УСОСБД 0700000 Минфин России Унифицированная система документации по труду УСДТ 0800000 Минздравсоцразвития России Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации УСДПФ 0900000 Пенсионный фонд РФ Ведомства и негосударственные организации, самостоятельно осуществляющие работу по унификации форм документов, должны закреплять результаты данной работы в Табеле и Альбоме форм документов. Выделяют следующие уровни унификации документов: семантический, структурный и технологический. Семантическая унификация характерна для управленческой, правовой, учетно-статистической документации (повторяемость управленческих ситуаций и действий). Для них свойственна устойчивость языковых конструкций, зависимость лексики документов от законов, насыщенность специальной терминологией, нейтральность тона, однотипность структуры текста. Направления семантической унификации: унификация лексики (терминов) и унификация структуры предложений и текста выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее точно отвечающих назначению документа, использование форм текста: связный текст, таблица, анкета, трафарет). Итоги лексической унификации получили закрепление в терминологических словарях и терминологических стандартах. Структурная унификация – это унификация структуры, цель которой – устранение неоправданного многообразия ее элементов. Речь идет об унификации видов документов как элементов системы документации, их связей, правил подготовки, маршрутов прохождения и обработки, хранения. Разновидностью структурной унификации стала симплификация, цель которой – уменьшить количество типов или видов документов до оптимального. Результаты видовой симплификации получили закрепление в классификаторах управленческой документации, а структурной - в гос. стандартах. Основным способом структурной унификации системы документации является разработка общих моделей, на основе которых возникают регламентированные формы документов. Форма находит отражение в формуляре – типовой структуре документа. Результат структурной унификации – создание унифицированных систем документации (УСД). Технологическая унификация – приведение к единообразию параметров технических средств и устройств, используемых для создания документов. Это унификация форматов бумаги, шрифтов, почтовых конвертов, карточек, чернил, красок. Результаты закрепляются посредством издания стандартов на материальные носители и технические средства документирования. Результаты унификации на государственном уровне, как правило, закрепляются в соответствующих стандартах. Организационно-распорядительный документ представляет собой вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Именно в этих документах содержатся сведения о состоянии дел в той или иной сфере деятельности. С их помощью готовится обоснование необходимости принятия соответствующего нормативного акта. Они позволяют зафиксировать процесс разработки, обсуждения и принятия правовых актов. Наконец, организационно-распорядительные документы способствуют реализации правовых норм, содержащихся в нормативных актах субъекта Федерации. Благодаря этим документам органы государственной власти субъектов Федерации осуществляют функцию управления. Поэтому, наряду с общими функциями, которые свойственны всем документам (информационная, коммуникативная, социальная), из многообразия специальных функций управленческая функция для документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), является основной. Организационно-распорядительные документы являются универсальными, так как создаются по самым общим функциям в деятельности любых органов на любом уровне, как в системе государственного и муниципального управления, так и на коммерческих предприятиях любых организационно-правовых форм. Подобное единообразие обеспечивает осуществление коммуникативных связей не только между органами государственной власти и управления всех уровней, но также между органами управления и учреждениями, организациями и предприятиями, находящимися на той или иной территории. Документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации (ОРД) подразделяют на следующие виды: организационные документы – устав (учредительный документ) юридического лица; штатное расписание; структура и штатная численность; положение (организации, структурного подразделения), инструкция (инструкция по делопроизводству, должностная инструкция), правила (правила внутреннего распорядка деятельности организации); распорядительные документы – постановление, решение (принимаемые коллегиально), приказ по основной деятельности, распоряжение, указание (принимаемые по принципу единоначалия); информационно-справочные документы – служебное письмо, докладная записка, справка, акт, протокол, телеграмма; к системе УСОРД относятся также документы по функции «управление персоналом» – приказ по личному составу, заявление, анкета, представление; документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Названия используемых в организации конкретных организационно-распорядительных документов должны соответствовать ее правовому статусу и устанавливаться в ее учредительных документах, в инструкции по документационному обеспечению управления, в табеле унифицированных форм документов организации. В перечень названий документов, относящихся к организационно-распорядительным, включена регистрационно-контрольная карточка (РКК) (или регистрационно-контрольная форма (РКФ), которая определенный период времени юридически не рассматривалась в качестве документа. Регистрационная карточка является основой для формирования информационных систем, в том числе автоматизированных. Однако требования к карточке как документу до настоящего времени не разработаны, отсутствует понятие подписи, авторства и других элементов документа. Таким образом, установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, формирование унифицированных систем документации способствуют созданию системного единства информационного поля для всей системы органов государственной власти и управления и каждого их структурного подразделения, условий для постоянной связи по систематическому обмену информацией между ними, регулированию информационных потоков, регламентации периодичности поступления информации и преодоления ее избыточности. Следование требованиям, предъявляемым к созданию организационно-распорядительных документов, обеспечивает единство правил и практики документирования на всех уровнях управления, способствует достижению информационной совместимости автоматизированных баз данных в системе делопроизводства, так как эти требования распространяются как на традиционное делопроизводство, основанное на бумажных носителях, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники. Организационные документы Наименования видов организационных документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации, совпадают с некоторыми видами нормативных правовых актов. Однако их не следует отождествлять между собой. В частности, Устав, как Основной Закон субъекта Федерации, не следует идентифицировать с уставом, являющимся учредительным документом, которым оформляется образование организаций, предприятий, обществ и определяется их структура, функции и правовое положение, взаимоотношения с другими организациями. Различен и порядок их разработки и принятия. В отличие от Устава (Основного Закона) субъекта РФ, общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления; уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами; уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации); устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса РФ. Положение, как организационный документ, определяет порядок образования, структуру, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы системы органов государства (например, общее положение о министерствах), одного органа (например, положение о Комитете по управлению имуществом), структурного подразделения (комиссии, отдела). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. Разрабатываются положения индивидуальные и типовые. Часто индивидуальные положения разрабатываются на основании типовых. Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке и состоит из следующих разделов: общая часть, задачи, организационная структура, функции, права, ответственность, взаимоотношения и информационные связи с другими структурными подразделениями. Каждый раздел положения имеет заголовок. При необходимости в сложных разделах могут быть выделены подразделы, которые также могут иметь заголовок. Текст разделов (подразделов) излагается последовательно по пунктам. Разделы, подразделы, пункты должны быть пронумерованы (лучше арабскими цифрами). В положение о структурном подразделении не следует включать раздел «Руководство», в котором определяются должностные обязанности руководителя структурного подразделения, поскольку он и подписывает этот документ. В противном случае получается, что руководитель сам определяет свои должностные обязанности, изложенные в разделе «Руководство». В отношении руководителя структурного подразделения должны быть оговорены те же аспекты деятельности, что и для подчиненных: должностные обязанности, права, ответственность (это не то же самое, что права и ответственность структурного подразделения) и т.д., что должно найти отражение в должностном регламенте руководителя структурного подразделения. Проект положения оформляется не менее чем в трех экземплярах. Все три экземпляра проекта положения подписываются руководителем структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящим руководителем, которому непосредственно подчиняется данное подразделение, а также разработчиком. Второй экземпляр проекта в обязательном порядке согласовывается с юридическим отделом. Если проект положения вызывает возражения или замечания, то они должны быть изложены на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Отказ от подписания, согласования или визирования без соответствующего письменного объяснения не допускается. Первый и второй экземпляры проекта представляются на утверждение руководителю организации. Датой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте не указана другая дата. Правилами называются документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые к сотрудникам организации. Правила издаются по различным вопросам и утверждаются руководителем организации (например, Правила о пожарной безопасности). Инструкция – организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности органов управления, организаций, их подразделений, содержатся разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Инструкции регламентируют порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие все сотрудники организации или несколько исполнителей (подразделений или должностных лиц). Обязательным реквизитом в документа является заголовок к тексту, который определяет его принадлежность к соответствующей группе и четко определяет вопросы, объекты и лица, на которых распространяются ее требования. Например: «Инструкция по делопроизводству в Аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области». Каждый раздел инструкции также должен иметь заголовок. В сложных разделах могут быть выделены подразделы, также озаглавленные. Текст разделов излагается последовательно по пунктам. Разделы, подразделы, пункты должны быть пронумерованы 1.__________________________ 1.1._________________________ 1.2._________________________ 2.___________________________ 2.1. _________________________ 2.2.__________________________ 2.2.1.________________________ 2.2.2.________________________ 3. ___________________________(и т.д.) Текст инструкции должен быть кратким, точным и понятным, включать четкие формулировки со словами: «должен», «необходимо», «не допускается» и т.п. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме. Оформляются инструкции на общем бланке. При этом следует обращать внимание на правильность расположения реквизитов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Исполнитель составляет проект инструкции и оформляет его не менее чем в трех экземплярах. Все три экземпляра проекта инструкции подписываются руководителем подразделения-составителя и непосредственным исполнителем, а в некоторых случаях также и вышестоящим руководителем, которому непосредственно подчиняется подразделение-составитель. Второй экземпляр проекта инструкции согласовывается со всеми заинтересованными подразделениями (или должностными лицами). Если проект инструкции вызывает возражения или замечания, то они должны быть изложены на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Хранятся инструкции три года после замены новыми. Все инструкции по вопросам организации и управления согласовываются с юридическим отделом. Первый и второй экземпляры проекта инструкции представляются на утверждение соответствующему руководителю органа государственной власти. Утверждение может быть оформлено двумя способами: проставлением реквизита «гриф утверждения» на самой инструкции или изданием специального распорядительного документа. Наиболее удобной формой утверждения инструкции является приказ (распоряжение). В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в ­действие. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Если инструкцией предусматривается введение в практику документа новой формы (акта, карты учета и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования документа (кто и какие реквизиты заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому какой экземпляр и когда передается). В инструкциях по делопроизводству в разделе «Приложения» рекомендуется представить образцы наиболее распространенных документов, встречающихся в деятельности данного органа ­управления. Распорядительные документы Распорядительная документация относится к наиболее многочисленным и часто встречающимся группам документов. В этих документах оформляется распорядительная деятельность коллегиальных органов и единоначальников. Вместе с тем распорядительные документы – средство передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, лицам. Некоторые из наименований видов документов, как уже отмечалось, являются средством отражения правотворческой деятельности органов государственной власти субъектов Федерации, например: постановление законодательного органа, распоряжение высшего исполнительного органа государственной власти. Однако те же наименования видов могут быть использованы для составления документов, отражающих распорядительную деятельность органов управления и их руководителей. Распорядительные документы принимаются и издаются на основании действующего законодательства. Они могут быть разработаны во исполнение документа, занимающего более высокую ступень в иерархии (например, приказ руководителя органа исполнительной власти (областного министерства, комитета) может быть издан во исполнение постановления высшего исполнительного органа государственной власти – Правительства области). К распорядительным документам, принятым коллегиально, относятся постановления и решения. К документам, издаваемым по принципу единоначалия, относятся приказы, распоряжения, указания. Общими для перечисленных видов документов являются требования, предъявляемые к структуре их текстов. Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются мотивы предписываемых данным распорядительным документом действий или дается ссылка на распорядительный документ вышестоящего органа – основание для его издания. Констатирующая часть, в зависимости от вида документа, заканчивается словами: «постановляет», «решил», «приказываю» – для постановлений, решений и приказов, а в распоряжениях и указаниях, как правило, применяются формулировки «обязываю», «поручаю», «предлагаю». В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые словосочетания типа: «в соответствии», «в связи», «в целях» и т.п. Констатирующая часть может быть опущена, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Она начинается со слов «постановляет», «решил», «приказываю» и т.д. В этой части излагаются предписания, излагаемые по пунктам, с указанием исполнителей (организация, подразделение или лицо) и сроков исполнения. В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывают подразделение или конкретного исполнителя, на которого возлагается контроль за исполнением данного распорядительного документа. Кратко характеризовать виды распорядительных документов можно следующим образом. Постановление может приниматься на заседаниях коллегий в структурах исполнительной ветви власти, на съездах партий и общественных объединений и т.д. в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления новых норм, правил, положений. Постановления носят исполнительный характер и, как правило, оформляются двумя подписями – председателя и секретаря данного коллегиального органа. Два коллегиальных органа могут принять совместное постановление (например, постановление коллегии министерства образования области и комитета по молодежной политике области). Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.). Эти постановления включаются в протокол или прилагаются к нему, при необходимости могут оформляться как выписки из протокола. Решение как документ, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов компетенции, в советский период применялось в основном в деятельности Советов народных депутатов всех уровней. В настоящее время этот вид документа в соответствии с действующим законодательством отражает деятельность представительных органов местного самоуправления (например, решение Саратовской городской Думы). Кроме того, решения принимаются на уровне комитета законодательного (представительного) органа государственной власти, как его структурного подразделения (например, решение комитета по бюджетной политике, налогам и сборам). Этим видом документа оформляется коллегиально принятое решение по вопросу, подготовленному соответствующим комитетом и выносимому им на очередное заседание законодательного (представительного) органа государственной власти субъекта РФ. На практике решение используется и в деятельности таких коллегиальных органов, как, например, совет директоров, общее собрание членов кооператива, трудового коллектива и т.д. Датой постановления и решения является дата заседания коллегиального органа, на которых они приняты. Документы, принимаемые коллегиально (постановления, решения), готовятся первоначально в виде проектов. Слово «проект» ставится в правом верхнем углу документа. В конце проекта указывается реквизит «Отметка об исполнителе» (то есть какое лицо или структурное подразделение выносит данный проект на обсуждение). После обсуждения проекта постановления или решения на заседании коллегиального органа документ перепечатывается, в него вносятся все поправки и изменения. Затем документ оформляется подписями. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем (например, Председателем законодательного (представительного) органа субъекта Федерации) в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, этот вид документа имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц, граждан. Распоряжения могут издаваться также и заместителями руководителя органа управления. В системе правовых актов органов государственной власти и местного самоуправления распоряжение может быть издано не только по принципу единоначалия, но и от имени органа (распоряжение Правительства РФ, распоряжение Администрации муниципального образования). Указание – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указания издают руководители органов управления, руководители объединений, организаций, учреждений, а также заместители руководителей. На практике этим видом документов оформляют решение текущих организационных вопросов, а также доводят до исполнителей нормативные акты. Приказ – самый распространенный вид распорядительных документов. Это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Приказ может издаваться на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений, инструкций вышестоящих органов и по всем вопросам внутренней жизни органа управления, учреждения, организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу (кадровые). Проект приказа готовится определенным структурным звеном или отдельным должностным лицом по их инициативе или по заданию руководителя. Лицо, подготавливающее проект приказа, прежде всего обращается к кодификационной картотеке приказов и просматривает все приказы, ранее издававшиеся по данному вопросу. Это дает возможность избежать противоречий и дублирования в приказах. Проект приказа обязательно согласовывается (визируется) со всеми заинтересованными структурными подразделениями и отдельными должностными лицами (в соответствии с их компетенцией), имеющими отношение к вопросам, содержащимся в проекте приказа. Обязательным условием визирования приказов, как и других распорядительных документов, является проставление визы юридической службы. Визы необходимо оформлять на первом экземпляре приказа. К проекту приказа можно приложить документы, которые обосновывают его целесо­образность. Приказ по основной деятельности. Данный приказ оформляется на специальном бланке. Текст его, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Когда приказ издается на основании документа вышестоящего органа, то констатирующая часть должна содержать ссылку на него с указанием вида документа, даты издания, номера, заголовка к тексту. Например: «В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации...» Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «приказываю», которое оформляется строчными буквами полужирным шрифтом в центре строки. Формулировки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указываются исполнитель – структурное подразделение или должностное лицо (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. Действия одного характера перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают распорядительные указания, начинаются с глагола в неопределенной форме: «направить», «создать», «организовать». Текст приказа, содержащий большое количество пунктов, можно оформлять в виде таблицы. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются. В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры» и т.п. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и проверить их выполнение практически невозможно. Дата приказа проставляется в бланке документа в день его подписания. Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке. Приказ вступает в силу с момента подписания. Особое значение придается доведению приказа до исполнителей, а также до заинтересованных лиц, так как только с этого момента начинается фактическое исполнение приказа. Приказы по личному составу имеют существенные особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. Их нумерация и формирование в дела ведутся раздельно. Приказы по личному составу готовятся отделом кадров и теми отделами организации, которых этот приказ касается. По своему характеру приказы по личному составу могут быть документами простыми и сложными. Это зависит от структуры организации, текучести кадров. В настоящее время приказы по личному составу следует оформлять в соответствии с унифицированными формами, разработанными Госкомстатом РФ. Подробная процедура подготовки и оформления рассмотренных распорядительных документов, которая обеспечивает юридическую полноценность данных документов, должна получить закрепление в инструкции по делопроизводству конкретного органа исполнительной власти и управления. Информационно-справочные документы Акт – документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенных фактов или событий. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: – при смене руководителей или работников, являющихся материально ответственными лицами, составляются акты приема и передачи дел; – при проверке деятельности организации или структурного подразделения – акты по результатам обследования или ревизии; – составляются акты о выполненных работах; списании пришедшего в негодность оборудования, инвентаря; акты о выделении к уничтожению документов и т.д. В большинстве случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем данной организации или вышестоящей организации. Комиссия действует на основании приказа. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями. Акты оформляются на общих бланках. В заголовке к тексту следует указывать разновидность акта, например: «О списании малоценного инвентаря». Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются его составители и присутствующие при этом лица. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации или руководителя на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «Основание», далее указывается наименование распорядительного документа (в именительном падеже), его дата, номер и заголовок. Далее оформляется состав комиссии: Председатель _______________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: 1. _____________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) 2. _____________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. При написании должности лиц, участвовавших в составлении акта, указывается и название учреждения. Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии» пишутся с прописной буквы и печатаются от нулевого положения табулятора. В констатирующей части текста излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, выводы и заключения. Констатирующая часть может оформляться в виде таблицы, а также иметь трафаретный текст. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление конкретного акта. В конце текста, перед подписями, при необходимости помещаются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается всеми членами комиссии. При оформлении расшифровок подписей делается одинаковый межстрочный интервал. В необходимых случаях акты утверждаются руководителями организации или вышестоящим органом и заверяются печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях. По способу и полноте записи он может быть стенографическим, диктофонографическим, конспективным и кратким – без записи содержания выступлений. Составляют протоколы штатные секретари различных органов или избранные на заседании (собрании, конференции и т.п.) секретари или секретариаты, а подписывают председатель и секретарь коллегиального органа (президиума) или председатель и все члены комиссии. Для отдельных видов протоколов обязательны такие дополнительные реквизиты, как грифы утверждения и согласования. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов подлежат обязательному протоколированию. Так, например, протоколы составляются в ходе обсуждения вопросов на заседаниях законодательного (представительного) и высшего исполнительного органов государственной власти субъектов Федерации. В протоколах заседаний законодательного (представительного) органа, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно присутствовать. Проведению заседаний, совещаний должна предшествовать большая подготовительная работа, которая заключается в составлении и согласовании ряда документов: повестки дня, списка участников совещания и приглашенных, текста или развернутых тезисов предполагаемых докладов и проектов решений (постановлений), которые должны быть приняты в результате обсуждения вопросов. Протоколы могут быть полными и краткими. В кратких протоколах указываются фамилия докладчика, тема доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Такие протоколы не дают представления о ходе обсуждения вопроса, поэтому их рекомендуется вести тогда, когда заседание стенографируется или когда тексты докладов и выступлений готовы заранее и будут приложены к протоколу. Кратко протоколировать можно и некоторые совещания, в основном оперативного характера. Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, то есть содержать запись всех выс­туплений. Протоколы могут оформляться на общих бланках, на специальных бланках или на обычных листах бумаги формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова «председатель», «секретарь», «присутствовали». Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в алфавитном порядке. Фамилии присутствующих перечисляют в том случае, если их число меньше 15; если больше, к протоколу прилагают список присутствующих. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы, включенные в повестку дня, нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные из них стояли первыми. Вопросы перечисляют в именительном падеже. Последним в повестке дня, как правило, помещается раздел «Разное», в который включаются вопросы информационного характера. Однако следует помнить, что каждый рассматриваемый вопрос на заседании коллегиального органа, пусть даже имеющий справочно-информационный характер, должен иметь конкретную формулировку, что в конечном итоге обеспечивает оперативный поиск необходимой информации. Основная часть протокола состоит из разделов: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишутся заглавными буквами. Перед ними ставится порядковый номер рассматриваемого вопроса повестки дня. После слова «СЛУШАЛИ» дается формулировка вопроса, как он зафиксирован в повестке дня. Далее указываются фамилия и инициалы докладчика. Если доклад подготовлен, то в скобках указывается: «текст доклада прилагается». Если отпечатанного текста доклада нет, то в полном протоколе фиксируются его основные тезисы. В кратком протоколе фиксируется лишь фамилия и инициалы докладчика. В раздел СЛУШАЛИ в полном протоколе включается и подраздел ВОПРОСЫ, в котором фиксируются все поступившие вопросы к докладчику и ответы на них. В кратком протоколе данный подраздел отсутствует. В раздел СЛУШАЛИ включается подраздел ВЫСТУПИЛИ. В полном протоколе указываются фамилия, инициалы выступающего и содержание выступления. В кратком протоколе лишь перечисляются фамилии и инициалы тех лиц, которые приняли участие в обсуждении данного вопроса. Далее следует раздел ПОСТАНОВИЛИ, перед которым ставится порядковый номер вопроса, по которому принимается данное постановление. В том случае, если на заседании коллегиального органа принимается решение, оформленное соответствующим документом (например, постановлением), в разделе ПОСТАНОВИЛИ фиксируется только процедура принятия решения: количество голосов поданных «за» предлагаемый проект решения, «против» и «воздержавшихся». Если же по результатам обсуждения принятие отдельного документа не предполагается (например, в ходе аппаратного совещания), постановляющая часть включается в текст протокола и может состоять из нескольких пунктов. В этом случае используется сложная нумерация. Сколько вопросов в повестке дня, столько раз и будет повторяться представленная структура текста: СЛУШАЛИ, ВОПРОСЫ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Последний контролирует процесс, связанный с редактированием текста протокола и его оформлением, осуществляемый аппаратом коллегиального органа1. После оформления протокола необходимо ознакомить каждого выступившего с записью его выступления и получить подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколы нумеруются в пределах календарного года. Если протоколируются заседания избранного коллегиального органа, то нумерация протоколов будет сквозной с момента начала его деятельности до окончания срока полномочий. Например, регистрационный номер протокола заседания законодательного (представительного) органа может быть следующим: № 76-2, где 76 – порядковый номер заседания; 2 – номер очередного созыва законодательного (представительного) органа. Договор – это письменное соглашение о взаимных обязательствах. Договор может заключаться между юридическими лицами, между физическими лицами, а также между юридическими и физическими лицами. Договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Текст договора начинается с представления сторон, заключивших договор, в именительном падеже. Основное содержание договора оформляется в виде разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. При этом следует использовать нумерацию только арабскими цифрами. Основные разделы договора таковы: предмет договора, права и обязанности сторон, ответственность сторон за выполнение договора, порядок рассмотрения споров, общая сумма договора и т.д. Последний раздел текста договора – это юридические адреса сторон. Дату договора лучше указывать полностью. Она соответствует дате подписания договора последней из сторон. Если в тексте договора не указывается конкретная дата его введения в действие, то договор начинает действовать с момента подписания. Номер договора выглядит следующим образом: № 96/54. Это означает, что у первой стороны данный документ зарегистрирован под номером 96, а у второй – под номером 54. К порядковому номеру договора может быть добавлен индекс, который характеризует определенный вид работ или действий, зафиксированных в данном договоре. Такая регистрация договоров обеспечивает быстрое нахождение необходимой информации по всем видам работ, выполняемых данной организацией. Не следует наименование последнего раздела текста договора излагать в редакции: «Юридические адреса и подписи сторон», поскольку в данном случае подпись становится не самостоятельным реквизитом, придающим документу юридическую силу, а элементом реквизита «текст». Помимо этого, исключается возможность правильного оформления такого реквизита, как «приложение», который, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, должен находиться перед подписями сторон. Если все реквизиты занимают не более двух страниц машинописного текста, то такой договор следует оформлять с лицевой и оборотной стороны формата А4. Таким образом, весь договор оформляется на одном листе, что исключает возможность вносить изменения и дополнения в содержание договора одной из сторон. При этом следует помнить, что на оборотной стороне листа расположение полей становится «зеркальным», то есть левое поле равно правому и наоборот. В противном случае, значительная часть текста, расположенная на обороте листа, окажется недоступной для чтения после подшивки документа в дело. Многостраничные договоры оформляются только на лицевой стороне формата А4. В этом случае, помимо личных подписей представителей сторон, заключивших договор, на последнем листе договора, возможно проставление подписей на каждом листе всех экземпляров документа (на нижнем поле). При этом наименование должности, расшифровка подписи не печатаются, так как они отражены в реквизите «подпись». Подписи в договоре оформляются на одном уровне. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылается по почте, факсу). Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом. Правильность письма, соответствие его содержания нормативным актам удостоверяется подписью руководителя органа власти, организации (или структурного подразделения), который несет за него полную ответственность. Составитель письма должен ясно представить себе, о чем он будет писать, как аргументировать и какой цели добиваться. При этом он должен быть твердо убежден, что направление письма является наиболее эффективным средством разрешения данного вопроса. Письма, направляемые за пределы органа государственной власти или организации, должны выполняться на бланках для письма (формат А4 и А5) с нанесенными на них постоянными реквизитами. Содержание письма должно излагаться в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью приводила бы читающего письма к мысли о необходимости должным образом решить затронутые в нем вопросы. Служебное письмо должно состоять из следующих элементов: введения, доказательства, заключения. Во введении излагаются причины и непосредственный повод, послужившие основанием для составления письма. В качестве введения могут выступать ссылки на поступившие ранее документы. В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются логические выводы. Заключение – главный логический элемент письма, та составная его часть, в которой излагается суть вопроса, основная мысль документа: просьба, предложение, согласие, отказ и т.д. Если следовать данной модели (доказательство предшествует заключению), то такой порядок изложения считается прямым. Возможен и обратный порядок изложения, при котором заключение предшествует доказательству, объяснению. Текст письма не должен превышать полутора машинописных страниц (набор текста через 1–1,5 межстрочного интервала). Если отражаемый в письме вопрос требует более подробных комментариев, то необходимые справки, схемы, таблицы и т.д. прикладываются к данному письму и оформляются реквизитом «Приложение». Тон письма должен быть корректным, деловым и нейтральным, что в сочетании с тщательно отобранной лексикой и простотой изложения обеспечит убедительность письма и позволит избежать полемики с излишней перепиской. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу специалистов, так как это приводит к последующим разъяснениям, уточнениям. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу, то есть данный вид документа относится к простым документам. В противном случае письмо, содержащее несколько вопросов, сложно регистрировать, контролировать и подготавливать на него письмо-ответ. Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. Как правило, абзац состоит из трех-четырех предложений. Больший объем абзаца затрудняет восприятие изложенного текста. Датой письма является дата его подписания (она же и дата отправки). Необходимо обратить особое внимание на реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», который присущ только деловому письму. Этот реквизит присутствует на всех бланках для письма, но заполняется лишь в случае подготовки ответного документа. Выглядит он следующим образом: На № _____ от ______. Отсутствие данного реквизита приводит к тому, что текст документа начинается следующей фразой: «На ваше письмо за № ____ от ______ о... (краткое содержание) сообщаем вам, что...». Особой разновидностью письма в органах государственной власти субъектов РФ является письменное оформление законодательной инициативы. Данным документом субъект, обладающий правом законодательной инициативы, оформляет направление законопроекта в законодательный орган для обсуждения и принятия. Этим видом служебного письма законодательной инициативе придается официальный статус. Остальные формы писем, используемых в органах государственной власти и управления, отличаются большим разнообразием и могут быть классифицированы по нескольким признакам, но прежде всего их следует подразделять на инициативные и ответные. В свою очередь инициативные письма делятся на две категории: письма, требующие письма-ответа; письма, не требующие письма-ответа. Подразумевают письмо-ответ: письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение (письмо-представление), письмо-запрос, письмо-требование. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. К письмам, не требующим после себя ответа, относятся следующие: письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение; письмо-подтверждение; письмо-отказ; письмо-извещение; гарантийное письмо; информационное письмо; циркулярное письмо; письмо-распоряжение; директивное (инструкционное) письмо; сопроводительное письмо, рекламное письмо. Рассмотрим некоторые разновидности служебного письма. Письма директивные (инструкционные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения, адресованные подведомственным структурам, по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительные письма оправдывают себя лишь в тех случаях, когда они содержат какие-то дополнительные разъяснения к приложенным к ним документам или если прилагаемые документы содержат несколько листов. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых доку­ментов. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью. Пример: «В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем) ___________________________________». Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организаций, направляемых в органы власти и управления, практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Письмо-просьба может излагаться: от первого лица единственного числа («Прошу..»); от первого лица множественного числа («Просим...»); от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (администрация муниципального образования просит...). Пример: «Просим выслать в наш адрес по одному экземпляру сборников нормативно-методических документов и типовых инструкций (список прилагается). Оплата гарантируется». Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов, например писем, а также посланной телеграммы или телефонного разговора. Ключевые слова письма-подтверждения образованы от глагола «подтверждать», например: «Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение просьбы». Письма-напоминания следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами письма-напоминания являются производные от глагола «напоминать». Помета «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая помета ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Примеры: «Напоминаем Вам, что по плану совместных работ по ____________ вы должны ___________________________________________________ Предлагаем Вам не позднее __________ закончить предусмотренные планом работы». «Напоминаем, что согласно договору № ____ Ваша организация должна была закончить работы по ___________ к 10.09.2011. Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 16.09.2010. В противном случае мы будем вынуждены _____.» В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность». Разновидностью письма-извещения является информационное письмо. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения, организации или заинтересованного лица в свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или помощника руководителя. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом информационные письма принято подписывать руководителем соответствующего органа или учреждения. При этом следует помнить, что при оформлении большинства служебных писем необходимо проставлять реквизит «отметка об исполнителе» с указанием его инициалов, фамилии и номера телефона. Объем информационного письма может варьироваться от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего максимальный объем, установленный для текста служебного письма. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты. Циркулярные письма широко применяются в международной практике делового общения. Их назначение – доставить информацию одного и того же содержания нескольким адресатам. Источником рассылки циркулярных писем выступает, как правило, руководящий орган, который информирует подчиненные ему структуры по тому или иному вопросу или дает соответствующие распоряжения. Циркулярное письмо может носить чисто информационный характер, касающийся вопросов или задач, стоящих перед организациями, которым адресовано письмо. Однако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рассылка циркулярных писем различным организациям могут привести к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто можно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст. Циркулярное письмо подписывается руководителем соответствующего органа управления, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности также и руководителем финансовой службы. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Слово «гарантия» может вообще не упоминаться в тексте письма, а сам документ остается гарантийным. Например, работники почты выработали свою словесную формулу: «наложенным платежом», являющуюся также средством выражения гарантии. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, жилплощадь, качество выполнения работ, качество продукции и т.д. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти как его составная часть. Помимо веского юридического значения, гарантийное письмо выполняет и моральную функцию. Стиль гарантийного письма должен отражать характер этических отношений, складывающихся между ­сторонами. Моральная ценность таких писем возрастает в том случае, если в нем удалось в сдержанной форме выразить доброжелательное отношение организации к лицу, которому письмо адресовано, или готовность оказать поддержку другой организации. Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как речевую реализацию двусторонней связи. Письмо-ответ при этом выступает как зависимый элемент по отношению к письму-запросу. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Эта вариантность может принять форму альтернативы. Так, письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа, принимает ли его другая сторона или нет. В сфере деловой переписки действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания. Этот принцип требует ссылки на первичное письмо и тему первичного письма; соблюдения идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, прежде всего терминологии; совпадения объема информации и аспектации содержания в обоих видах писем; соблюдения последовательности в изложении аспектов ­содержания. Ни один из пунктов письма не должен оставаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии. Такие письма можно разделить на следующие виды: письмо-запрос (ему соответствуют письмо-справка, письмо-извещение); письмо-просьба (ответ может быть либо положительным, либо отрицательным); письмо, включающее конкретное предложение. К нему примыкает письмо-приглашение (ответ также может быть либо положительным, либо отрицательным). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос. Письма-запросы обычно применяются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, прежние письма, указания вышестоящих органов и т.д. Факсы. Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс), являются: указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц. Отправитель факса должен получить подтверждение (confirmation report) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код фирмы получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (P) и результат (results). Главной является графа «results», в которой ставится «ОК» (o’key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса. Ряд телефаксов указывают код ошибки и страницу, на которой произошел сбой при приеме. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу). Телеграммами пользуются преимущественно в междугородной переписке. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение. По срочности доставки телеграммы делятся на категории: правительственные и срочные. Категория телеграммы устанавливается лицом, подписавшим ее, и указывается перед текстом телеграммы. Телеграммы с отметкой «Правительственная» рассылаются лишь теми органами, которым предоставлено такое право. Телеграммы бывают разных видов: телеграмма с несколькими текстами в один пункт, телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма на специальном бланке и т.п. Телеграммы визируют, подписывают, датируют в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к документам. Однако их составление имеет свои особенности. Так, в целях удешевления телеграммы текст ее составляют предельно кратким. Содержание не должно повторять текста ранее посланных документов, при необходимости лишь ссылаются на эти документы. В тексте телеграммы обычно не пишутся союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания (при необходимости их проставления) обозначают сокращенно словами: тчк – точка, зпт – запятая, двтч – двоеточие, квч – кавычки. Обозначение адресата телеграммы также часто дается сокращенно. Органы государственной власти, крупные организации и учреждения могут иметь сокращенные телеграфные адреса, зарегистрированные в органах связи. Такой адрес состоит обычно из названия географического пункта, в котором находится учреждение, и сокращенного названия учреждения. При наличии сокращенного телеграфного адреса последний входит в состав бланка учреждения и указывается в нем после почтового адреса. В ряде случаев обозначение адресата на телеграмме дается полное. Это объясняется тем, что на территории Российской Федерации существуют населенные пункты с одинаковыми названиями, например Никольское, Ильинское и т.п. Телеграмма содержит следующие элементы: указание категории телеграммы (простые не имеют); отметка о виде телеграммы – «ответ оплачен», «два адреса», «лично» и пр.; телеграфный адрес получателя – условный или полный; текст; подпись; адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Здесь же проставляют и дату подписания телеграммы. Обратный адрес пишется без всяких сокращений, со знаками препинания. В тексте телеграммы он не передается, и стоимость его не оплачивается. Оформляют телеграммы в соответствии с правилами, установленными органами связи. Текст набирают крупным шрифтом через два интервала в двух экземплярах, из которых первый передается на телеграф, а второй подшивается в дело. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются. Подпись должна соответствовать напечатанной фамилии. Упоминаемые в содержании телеграммы цифровые данные, если они имеют важное значение, рекомендуется во избежание искажения при передаче писать словами, а не цифрами. Не рекомендуется также начинать или заканчивать изложение содержания телеграммы цифрами, так как эти цифры могут быть поняты получателем как делопроизводственные номера или индексы. Исходящий номер проставляют на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место и дата отправления (с указанием отправки в часах и минутах) проставляется телеграфом перед текстом телеграммы. При отправке телеграммы в несколько адресов руководитель организации подписывает лишь один экземпляр телеграммы. Остальные экземпляры могут быть заверены секретарем или ответственным исполнителем. Подписи на телеграмме заверяются печатью организации. Это нужно для того, чтобы избежать возможности подачи телеграммы от ее имени посторонними лицами. Тем самым исключается возможность фальсификации телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом указывают номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещают в конце текста. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаются по телефону и записываются получателем). Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи. Содержание телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи. Телефонограммы применяются для срочного оповещения, например, о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях. При передаче телефонограмм необходимо придерживаться некоторых рекомендаций: передавать срочную и краткую информацию; проверять правильность записи повторным чтением; не передавать логически сложные тексты; не использовать редко употребляемые и трудно выговариваемые слова; в тексте телефонограммы должно быть не более пятидесяти слов; записывать телефонограммы в специальный журнал или оформлять на компьютере с последующей регистрацией. Телефонограмма записывается на бланке с указанием номера телефонограммы; наименования организации-отправителя; должности и фамилии лица, от которого исходит телефонограмма; наименования организации-получателя; должности и фамилии лица, на имя которого направляется телефонограмма; времени передачи, должности и фамилии лица, передающего телефонограмму, и номера телефона. Телефонограмма составляется секретарем-референтом или исполнителем по поручению руководителя органа власти и управления на специально разработанных бланках (при частом использовании этого вида документов) или на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре. Телефонограмма после составления должна быть проверена и подписана руководителем. Если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к ней прилагается список этих организаций и номера их телефонов. При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать наименование органа управления и телефон, вид документа; после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи. При приеме необходимо записать: название передающей организации и номер ее телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Принимающий телефонограмму полностью повторяет по телефону ее текст – для подтверждения правильности приема. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее. Работники, принимающие телефонограмму, несут полную ответственность за правильность ее направления, записи (передачи) содержания. После приема телефонограмма немедленно передается на ознакомление должностному лицу, на имя которого она направлена. Регистрационный номер телефонограмме присваивается секретарем руководителя или лицом, ответственным за документационное обеспечение. После передачи бланк с текстом телефонограммы подшивается в папку текущих дел. Срок хранения телефонограмм, как правило, не превышает один год. Немаловажное значение для распорядительной деятельности имеет информация, связанная с фиксированием фактов, которые могут служить основанием для издания в будущем распорядительных документов. Подобная информация фиксируется в докладных записках, объяснительных записках, справках информационного порядка. Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладные записки бывают инициативными, информационными и отчетными. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место явлениях, фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации. Создается этот вид документа как по личной инициативе работника, так и по указанию руководителя. Инициативную докладную записку автор, как правило, составляет с целью побудить адресата принять определенное решение. Поэтому такая записка всегда содержит конкретные предложения. По содержанию можно также выделить докладные записки информационного и отчетного характера (о командировке, о результатах проверки и т.д.). Так как информационная докладная записка обычно информирует руководство о ходе или развитии определенного процесса, она представляется регулярно. Отчетная докладная записка сообщает о завершении работы или ходе выполнения указаний, планов и т.п. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние, адресуемые руководителю данного органа управления или структурного подразделения, где работает ее автор, и внешние – адресуемые в орган государственной власти или вышестоящую организацию. Поэтому внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги и подписывается ее непосредственным составителем, а внешняя – на бланке организации и подписывается руководителем организации. Докладные записки содержат следующие реквизиты: адресат (наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица), название вида документа (докладная записка), заголовок к тексту, текст, приложение (если оно имеется), подпись. Датой докладной записки является дата ее подписания. Дата докладной записки, оформленной на бланке, проставляется в соответствующей позиции бланка. Если докладная записка оформлена на обычном листе формата А4, дата может быть проставлена в конце документа от нулевой позиции. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются события, факты, побудившие написать документ, во второй – даются выводы, конкретные предложения. Исключением являются докладные записки по вопросам, не требующим разъяснения, а также докладные записки сопроводительного характера. Текст докладной записки может состоять только из второй части, если речь идет об общеизвестных фактах. Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в докладной записке, следует выделять в отдельную строку и включать либо в заголовок, либо в начало текста. Например: «По состоянию на 20.04.2018» или «За период с 01.01.2018 по 01.01.2019». Пояснительные записки поясняют содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта). Они имеют служебный характер и являются необходимым приложением к основному документу, например проекту закона, проекту постановления. Пояснительные записки оформляются на бланках. В объяснительных записках содержится объяснение причины какого-либо факта, события, ситуации, а также поведения и поступков отдельных работников. Оформляется объяснительная записка на листах бумаги формата А4 и А5. Ее обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюция, отметка об исполнении. В тексте объяснительной записки о нарушении указываются фамилия, имя, отчество и должность автора; с какого времени работает в данной организации; изложение причин, обстоятельств и даты нарушения, события. Справки – это документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Они делятся на две группы: 1) информационного характера, описывающие и устанавливающие факты и события и содержащие сведения служебного характера; 2) справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям. В первом случае справка составляется по указанию вышестоящей организации или должностного лица для информации о выполнении планов, заданий, поручений и т.п., во втором случае – по запросу заинтересованного лица. В зависимости от объема справки и сложности вопросов, содержащихся в ней, она может готовиться одним лицом или группой сотрудников организации. Справки, представляемые в вышестоящие инстанции, нередко готовятся сотрудниками ряда отделов. Справки, направляемые за пределы учреждений, составляются на бланке. Они должны обязательно содержать следующие реквизиты: вид документа (справка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Внутренняя справка может быть оформлена на чистых листах и содержит те же реквизиты. Текст справки для описания фактов, касающихся деятельности организации, состоит из двух составных частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные сведения. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений. В этом одно из отличий справки от докладной записки. В справке обычно фиксируются сведения, относящиеся к определенному отрезку времени. Особое внимание при подготовке справок обращается на данные, приводимые в ней. Они должны быть тщательно проверены, так как служат основанием для принятия решений по составленным в справке вопросам. Справки, предназначенные для вышестоящего должностного лица, подписывает составитель. Справки, составленные по указанию вышестоящего органа, подписывают руководители учреждения или структурного подразделения. Справки финансового характера должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения. На справках, отправляемых за пределы организации, необходимо проставлять отметку об исполнителе. Датой справки является дата ее подписания. Наиболее многочисленной разновидностью являются справки, выдаваемые гражданам о подтверждении места работы, должности, заработной платы, о месте проживания, наличии на их иждивении детей и т.д. Такие справки составляются на бланке и содержат следующие реквизиты: вид документа, дату, индекс, текст, подпись, печать. Поскольку текст таких справок носит типовой характер, чаще всего применяются трафаретные бланки. Текст такой справки должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Наименование учреждения, куда данная справка представляется, указывается в реквизите «адресат». Подобные справки, как правило, оформляются на формате листа А5. В тексте справки не должно быть архаичных оборотов типа: «Настоящая справка дана...», «...в том, что она действительно проживает...» и т.п. Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу о предоставлении отпуска, увольнении, переводе на другую работу и т.д. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги и может быть оформлено как рукописным способом, так и с использованием компьютера.