Личные дела. Характеристика. Выписки из приказов. Представление о поощрении. Личный листок по учету кадров. Алфавитная карточка. Штатно-должностная книга. Контрольная карточка

ЛЕКЦИЯ 25. ЛИЧНЫЕ ДЕЛА. ХАРАКТЕРИСТИКА. ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗОВ. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ПООЩРЕНИИ. ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ. АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА. ШТАТНОДОЛЖНОСТНАЯ КНИГА. КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА 1. Характеристика Характеристика на работника может составляться по различным основаниям и иметь двоякую направленность. В зависимости от последующего применения характеристики делятся на: 1) внутренние; 2) внешние. Характеристики могут составляться по инициативе: 1. руководства организации; 2. работника; 3. судебных и иных государственных органов власти; 4. сторонних организаций. Руководство организации может потребовать составление характеристики с целью изучения личности работника на предмет: получения той или иной работы; повышения в должности; направления в командировку; поиска стимулирующих средств повышения работоспособности; -определения степени доверия (допуска к коммерческой тайне, сохранности переданных материальных средств); оценки совместимости с коллективом (индивидуальной конфликтности); 1 прогнозирования поведения в нестандартных ситуациях и т.п. Характеристика составляется сотрудником кадровой службы или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Она также может, составляться совместно со службой безопасности организации (при наличии таковой), Характеристика подписывается и заверяется руководителем кадровой службы. Может быть предусмотрено визирование характеристики руководителем структурного подразделения, в штате которого состоит работник. По инициативе работника характеристика составляется по мотивированному запросу последнего - для перевода на другую работу, поступления в учебное заведение, поездки за границу и т.д. Судебные и иные государственные органы направляют официальный запрос о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника. Такие запросы подлежат обязательному удовлетворению в указанный государственным органом срок. В последних двух случаях характеристика является официальным документом и предназначена для внешнего пользования. Она подлежит обязательному заверению печатью организации и подписью ее руководителя. По общему правилу «внешняя» характеристика составляется для оценки личности работника по качествам, которые он проявил, выполняя свои трудовые обязанности. Она содержит: наименование адресата; краткую справку о биографии; -констатацию характеризующих работника фактов, которые произошли или стали известны работодателю; - 2 субъективные выводы о способностях работника; рекомендации по использованию выявленных качеств; примерный «психологический портрет» степень контактности и коммуникабельности; вероятностный прогноз поведения; оценку творческого потенциала и карьерного роста, работоспособности, дисциплинированности, уровня профессиональной пригодности, способности совершать те или иные поступки; сведения о моральных качествах; иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц. Если характеристика разрабатывается для внешнего пользования, в тексте указывается «Характеристика выдана для представления в _______________ ». Характеристика относится к документам, содержащим персональные данные, а следовательно, ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Так, согласно статье 88 Трудового кодекса РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляют случаи, когда это необходимо в целях предупреждения «угрозы жизни и здоровью работника», а также в случаях, установленных федеральным законом). Кроме того, те сторонние организации, лица, которые получили персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены. Приведем примерную характеристику на работника по запросу суда. - 3 4 2.Выписки из приказов Выписка из приказа - это своего рода фрагмент приказа, но в то же время отдельный документ. Выписки из приказов по личному составу готовятся по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии). Если приказы по личному составу издаются вышестоящей организацией, то выписки из них направляются в подчиненные организации для оформления кадровой документации. Обязательным условием подготовки выписки из приказа является точное указание начальных реквизитов приказа (наименование организации, дата и номер подлинного приказа, место издания, заголовок к тексту необходимый фрагмент приказа). При оформлении фрагмента приказа необходимо руководствоваться следующими правилами: 1) если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью; 2) из распорядительной части «извлекают тот пункт, по которому, собственно, и готовится выписка. В выписке также необходимо привести «подписные реквизиты приказа: 1) указывается должность подписавшего приказ; 2) вместо росписи пишется слово «Подпись»; 3) расшифровка росписи воспроизводится, как в приказе, В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись, которая состоит из слова «Верное» (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения. Если выписка из приказа представляется за пределы организации, то она заверяется печатью. В инструкции по делопроизводству 5 может быть предусмотрено, что для внутренних выписок используется штамп отдела кадров, а для внешних - печать организации. 3. Представление о поощрении Работники поощряются за добросовестный и безупречный труд, профессиональное мастерство. Меры поощрения применяются и в других случаях, определенных Положением о материальном и моральном поощрении, например, к работникам, имеющим определенный стаж работы в данном коллективе, работникам, способствующим развитию организации и принимающим активное участие в мероприятиях, проводимых в организации. Ходатайство о поощрении может возбуждать коллектив организации, в штате которой состоит работник или непосредственный руководитель структурного подразделения, в состав которого входит работник. 6 Представитель трудового коллектива или непосредственный начальник оформляет на поощряемого представление, которое направляется руководителю по подчиненности уполномоченному осуществлять указанное поощрение. Представление направляется не позднее чем за 1 месяц до поощрения, При необходимости с ходатайством о поощрении может выступать кадровая служба. Как правило, такая инициатива проявляется, в отношении работников-юбиляров, работников, уходящих на пенсию. Далее приводятся два варианта представления о поощрении. Если по первому варианту руководитель рассматривает представление и ставит соответствующую резолюцию, на основе которой составляется соответствующий приказ, то по второму варианту руководитель организации проставляет свою подпись в самом представлении, которое затем может включаться в дачное дело как аналог приказа о поощрении. 7 ¶ 8 ¶ 9 4. Личный листок по учету кадров Личный листок по учету кадров является основой личного дела. Это своего рода аналог анкеты, причем в некоторых организациях ведутся одновременно анкета и личный листок, а в других - либо анкета, либо личный листок. Традиционно личные листки по учету кадров заполняются на руководящих и инженерно-технических 10 работников (Основные положения по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (письмо Госкомтруда СССР, Минфин СССР, ЦСУ СССР от 27,04.1973 № 75-АБ/89/10-80)).¶ Личный листок включается в личное дело с наклеенной на него фотографией размером 4 Х 6 см (фотографии обновляются по достижении возраста 25 и 45 лет). Заполняется листок работник ком собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращения наименования организации. При заполнении сведений о трудовой деятельности указывается время поступления на работу по каждой должности (профессии) и ухода на основании приказов по личному составу или записей в трудовой книжке. При оформлении личного листка по учету кадров необходимо руководствоваться рекомендациями, приведенными для заполнения анкет. Личный листок по учету кадров проверяется сотрудником кадровой службы. Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (фамилии, семейного положения, домашнего адреса, пребывания за границей, образования, присвоения стеной степени, ученого звания и т.д.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело. 11 ¶ 12 13 6. Дополнение к личному листку по учету кадров В дополнение к личному листку по учету кадров сведения вносятся на основании соответствующих документов, подтверждающих изменения в учетных данных работника, произошедшие после заполнения им личного листка. 14 ¶ 15 16 7. Алфавитная карточка Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. В отдельных случаях при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел. Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения. Она может также вестись по следующей форме: 17 ¶ Кроме основных документов, по которым осуществляется персональный учет работников, ведутся должностные карточки. Должностная карточка является учетным документом должностного характера и относится не к отдельному лицу, а к определенной номенклатурной должности, на которую заполняется. В карточку вносятся необходимые сведения на всех сменяющихся по этой должности работников. Карточка заполняется на каждую должность, входящую в номенклатуру организации. Число должностных карточек в картотеке должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей. На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников. Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям в порядке, обеспечивающем надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей организации. Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны отражаться в должностной картотеке. При исключении должности из номенклатуры должностная карточка с указанием даты, основании, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку. ¶ 8. Штатно-должностная книга Штатно-должностная книга ведется по установленной форме службой кадров и является документом учета укомплектованности кадрами в соответствии с действующим штатным расписанием. 9. Контрольная карточка Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела. Контрольная карточка хранится в личном деле.