Управление кадровой деятельностью

АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ КУРСК Учебник рекомендован в качестве основного учебного материала студентам, получающим высшее профессиональное образование в Региональном финансово-экономическом институте. Идентификатор публикации: RF-E-212-14-01. Курск: РФЭИ. – 112 с. __________________________ http://elearning.rfei.ru АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ.......................................................................................................4 РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ..........................................5 Глава 1.1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.....5 Глава 1.2. Трудовой договор........................................................................10 Глава 1.3. Приказ о приеме на работу..........................................................27 Глава 1.4. Оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования............................................................................31 Глава 1.5. Личная карточка работника.........................................................32 Глава 1.6. Учет рабочего времени................................................................45 РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ......47 Глава 2.1. Изменение трудового договора....................................................47 Глава 2.2. Приказ о переводе работника на другую работу............................53 РАЗДЕЛ 3. ОТПУСК.........................................................................................55 Глава 3.1. Виды отпусков............................................................................55 Глава 3.2. Составление графика отпусков....................................................55 Глава 3.3 Приказ о предоставлении отпуска.................................................62 Глава 3.4. Отзыв из отпуска........................................................................64 РАЗДЕЛ 4. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ.........................................................66 РАЗДЕЛ 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА...............................74 Глава 5.1. Общие основания прекращения трудового договора......................74 Глава 5.2. Расторжение трудового договора по соглашению сторон................75 Глава 5.3. Расторжение трудового договора по инициативе работника...........76 Глава 5.4. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя.......78 Глава 5.5. Общий порядок оформления прекращения трудового договора......84 РАЗДЕЛ 6. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ........................................................................87 Глава 6.1. Понятие о трудовой книжке.........................................................87 Глава 6.2. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек.............89 Глава 6.3. Документы, регулирующие ведение, учет и хранение трудовых книжек .......................................................................................91 Глава 6.4. Структура и содержание трудовой книжки....................................91 Глава 6.5. Общие правила ведения записей в трудовых книжках ..................91 Глава 6.6. Титульный лист трудовой книжки ................................................92 Глава 6.7. Сведения о работе .....................................................................94 Глава 6.8. Записи в трудовой книжке об увольнении.....................................99 Глава 6.9. Сведения о награждениях (поощрениях).....................................101 Глава 6.10. Вкладыш в трудовую книжку....................................................103 Глава 6.11. Дубликат трудовой книжки.......................................................103 Глава 6.12. Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку.............105 Глава 6.13. Учет и хранение трудовых книжек............................................107 3 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ВВЕДЕНИЕ Здравствуйте! Сегодня мы предлагаем Вашему вниманию учебный курс по дисциплине «Управление кадровой деятельностью». «Театр начинается с вешалки» — это высказывание великого режиссера Станиславского известно всем. Но то, что любая организация начинается с кадровой службы, думаем, знали немногие. Как ни удивительно, но это на самом деле так. Отношения работодателя с работником начинаются именно с управления кадровой деятельностью. Предлагаемый Вашему вниманию учебный курс «Управление кадровой деятельностью» включает в себя шесть разделов. Весь рабочий цикл сотрудника в организации от его приема на работу и до увольнения подлежит обязательному документированию. В первом разделе Вы познакомитесь с приемом сотрудника на работу, узнаете, какие документы необходимо затребовать у работника. Чтобы оформить приказ о приеме на работу или заполнить личную карточку сотрудника, Вам потребуются его персональные данные. Вы научитесь разрабатывать главный документ, регулирующий отношения между работодателем и работником, - трудовой договор, узнаете, какие сведения и условия в нем должны обязательно содержаться. Информация о работнике должна быть зафиксирована в его личной карточке. Но что это такое и почему ее ведение обязательно для всех организаций? Об этом вы также узнаете из первого раздела нашего курса. Нередко случается, что работник по каким-то причинам не может больше исполнять свои обязанности. К этим случаям относят медицинские показания, повышение сотрудника в должности, изменение структуры органи- зации. А если в процессе работы стороны пришли к соглашению об изменении условий трудового дого- вора? Как поступить в такой ситуации? Ответы на эти вопросы изложены во втором разделе. Ежегодный отпуск — это неотъемлемое право работника, закрепленное законодательством. По какому принципу составляется график отпусков? Не ущемляются ли права сотрудников? Как продлить или перенести отпуск? Об этом речь пойдет в третьем разделе. В четвертом разделе курса «Управление кадровой деятельностью» Вы познакомитесь с процессом оформления документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку. Логическим завершением отношений между организацией и сотрудником является его увольнение. Каков порядок действий работодателя при увольнении работника? Как правомерно и грамотно расторгнуть трудовой договор? Какие документы должны быть оформлены при увольнении, Вы узнаете из пятого раздела учебного курса Не стоит забывать и о трудовых книжках. Их никто не отменял. Они по-прежнему являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже граждан Российской Федерации. Что же такое трудовая книжка? Для чего она нужна? Каков правильный порядок приобретения, учета и хранения бланков трудовых книжек? Ответы на вопросы вы найдете в процессе изучения третьего раздела второй части нашего курса. Кадровая документация — это инструмент управления. А значит, она всегда должна быть в полном порядке. Для этого Вам необходимо руководствоваться определенными правилами и принципами, рассмотренными в нашем курсе. Помните: грамотное оформление кадровой документации избавит Вашу организацию от ряда проблем, поджидающих ее на каждом этапе развития, а руководителя защитит от административной и уголовной ответственности. Желаем Вам успехов в изучении дисциплины «Управление кадровой деятельностью»! 4 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА НА РАБОТУ Глава 1.1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора В различных организациях, государственных или частных, необходимые функции по управлению личным составом осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров и др.). В сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства — секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер. Все начинается именно с приема нового сотрудника. Чтобы оформить все надлежащим образом, каждому кадровику нужно довольно глубоко разбираться в действующем трудовом законодательстве, основой которого является Трудовой кодекс Российской Федерации. Какие же требования предъявляются трудовым законодательством к процедуре приема на работу? В какой последовательности происходит прием на работу? Трудовой кодекс не оговаривает какой-либо последовательности действий работодателя. Такую последовательность подсказывает сама жизнь. Чаще всего это происходит так. Во-первых, дается объявление о наличии вакантных мест. Во-вторых, назначается место и время для беседы с претендентами. В-третьих, производится отбор. И только после этого с «отобранными» кандидатами заключаются трудовые договоры. О том, как должно быть составлено объявление о приеме на работу, как должно производиться собеседование, какие вопросы нужно задавать работнику и т. д., вы познакомитесь в лекциях по менеджменту. Нас же сейчас интересует именно последовательность действий кадровика, оформляющего прием на работу новых сотрудников. Лучше всего порядок приема на работу зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В них можно описать саму процедуру приема, а также указать, кто проводит собеседование, какие документы должен заполнить соискатель, в течение какого времени ему надо дать ответ и т. д. Вначале давайте поговорим о личном заявлении работника о приеме на работу. Является ли его наличие обязательным? Каким должен быть этот документ? В Трудовом кодексе РФ личное заявление о приеме на работу не предусмотрено. Исключения составляют лишь государственная и муниципальная служба, где гражданам при поступлении на гражданскую или муниципальную службу необходимо представить заявление с просьбой о приеме на гражданскую или муниципальную службу и замещении должности гражданской или муниципальной службы. (В данном учебном курсе особенности кадровой работы, связанные с государственной или муниципальной службой, не рассматриваются). По Трудовому кодексу, при поступлении на работу обязательно заключается трудовой договор с работником, подписав который, он тем самым в письменной форме выражает согласие на работу. Личное заявление о приеме на работу не имеет юридического смысла, так как не влияет на процесс юридически правильного оформления трудовых отношений. Напомним еще раз, что для возникновения трудовых отношений требуются трудовой договор и приказ. Но если Вы попросите работника написать заявление о приеме на работу, то не нарушите никаких норм. И многие кадровые службы продолжают при приеме нового сотрудника брать от него заявление. Ведь именно на заявлении непосредственный начальник ставит визу, что не возражает против приема этого работника. Тем самым кадровик снимает с себя ответственность за то, что принял работника, не согласовав эту кандидатуру с руководством. Опираясь на заявление, кадровая служба начинает составлять трудовой договор. Вы сами должны решить, будет этот документ у Вас или нет. Если да, то помните, что форма заявления не является унифицированной. Личное заявление работника о приеме на работу (см. рис. 1.1.) пишется в произвольной форме от руки на бумаге формата А 4. 5 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Директору закрытого акционерного общества «Стек» А.Н. Алексееву Проскурина Ильи Михайловича, проживающего по адресу: 305001, г. Курск, ул. Сумская, д. 9-б, кв. 17, т.: 35-24-46, паспорт 38 99 495786, выдан 09.02.2006 г. ОМ №2 УВД г. Курска, го работника. Что же входит в состав персональных данных работника? См. рис. 1.2. Персональные данные работника Фамилия, имя, отчество Дата рождения Место рождения заявление. Прошу принять меня на работу мастеромремонтником в рабочую бригаду с 01.10.2013 г. 30.09.2013 г. Проск/ Адрес проживания Паспортные данные Рисунок 1.1. Заявление о приеме на работу Образование , специальность Вы видите, что в заявлении указаны должность и фамилия, имя, отчество руководителя организации. Ниже — фамилия, имя, отчество нового сотрудника. Обращаем Ваше внимание на то, что они указаны полностью, без сокращений. Перед фамилией не используется предлог «от». Перечитайте еще раз заявление. Далее новый работник указывает место своего проживания, номер телефона, паспортные данные. Напоминаем Вам, что слово «заявление» пишется по середине следующей строки с маленькой буквы. В содержании документа работник указывает, с какого числа и на какую должность он просит принять его на работу в данную организацию. Под заявлением сотрудник ставит свою подпись и дату, когда был написан документ. Вы видите, что в левом верхнем углу заявления стоит виза руководителя организации. В ней отмечен срок испытания нового работника, подпись и дата. При необходимости может быть указан оклад. После изучения заявления будущего сотрудника о приеме на работу специалист отдела кадров требует от него личные документы, предъявляемые при заключении трудового договора. В личных документах содержатся персональные данные, поэтому вначале выясним, что же такое персональные данные работника и как следует их использовать, хранить и защищать? Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретно- Семейное положение 6 Социальное, имущественное положение Рисунок 1.2. Персональные данные работника Работодатель всегда собирал, обрабатывал и хранил различные данные о работающих у него сотрудниках. Защите персональных данных в Трудовом кодексе РФ посвящена глава 14 (статьи 8590). 27 июля 2006 г. был принят Федеральный закон N 152 - ФЗ «О персональных данных». Он унифицировал требования к систематизации, накоплению, использованию персональных данных, конкретизировал понятие персональных данных. Зачем работодателю нужны персональные данные работника? Прежде всего для того, чтобы заключить с ним трудовой договор, заполнить личную карточку работника. Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней. К документам, в которых содержатся сведения, составляющие персональные данные работника, относятся: • документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора; АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей; • документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен проходить предварительный и периодические медицинские осмотры; • документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников (например, справки об инвалидности), когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких-либо гарантий и компенсаций; • документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС); • документы о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери (отцу, иным родственникам) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него необходимо получить письменное согласие. Работодателю следует сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Но при этом следует помнить, что не всю информацию о работнике имеет право запрашивать работодатель. Руководитель не должен получать и обрабатывать следующие персональные данные: • о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника; • о членстве в общественных объединениях или профсоюзной деятельности работника; • о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. • Итак, какие же личные документы в обязательном порядке предъявляются при приеме на работу? Их перечень определен в статье 65 Трудового кодекса РФ: • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; • трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям … при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Рассмотрим подробнее некоторые виды документов. Документ, удостоверяющий личность. Первым в списке документов, предъявляемых при приеме на работу, стоит паспорт гражданина РФ. И это не случайно. Паспорт является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории Российской Федерации. Его обязан иметь каждый гражданин России, достигший 14летнего возраста и проживающий на территории Российской Федерации. Но при его отсутствии лицо, поступающее на работу, может предъявить иной удостоверяющий личность документ. Предъявление при приеме на работу иного документа, а не паспорта должно быть обусловлено объективными причинами. К ним относятся следующие причины: • недостижение установленного возраста; • утрата паспорта; • 7 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ хищение паспорта; замена паспорта в связи с достижением определенного возраста, непригодностью паспорта, изменением фамилии, имени, отчества; • иностранное гражданство. В каждом из указанных случаев лицо, принимаемое на работу, может предъявить иные документы вместо паспорта. Такими документами являются: • свидетельство о рождении (для лиц, не достигших возраста 14 лет); • временное удостоверение личности гражданина РФ, выдаваемое на период оформления паспорта; • военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности военнослужащего РФ; • загранпаспорт гражданина РФ; • документ, удостоверяющий личность гражданина РФ, по которому гражданин РФ осуществляет въезд в Россию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ). Но в любом случае после оформления паспорта гражданина РФ работник должен представить его работодателю. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования не предъявляется при первом поступлении на работу или при утрате. Но если с лицом, впервые поступающим на работу, заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, то получать свидетельство дистанционный работник должен сам. Сведения о полученном документе он обязан направить работодателю в электронном виде. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Ее требуют при приеме на работу, которую нельзя выполнять при наличии судимости. К числу лиц, у которых работодатель должен потребовать справку об отсутствии судимости, относятся: • лица, осуществляющие педагогическую деятельность; • • 8 лица, осуществляющие деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних; • специалисты авиационного персонала; • сотрудники органов федеральной службы безопасности; • судебные приставы; • сотрудники таможенных органов; • работники клиринговых организаций; • прокуроры; • лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса; • лица, обеспечивающие транспортную безопасность. Эта справка выдается в порядке, предусмотренном Административным регламентом Министерства внутренних дел РФ по специальной форме. Для получения справки нужно обратиться с соответствующим заявлением в регионах в информационные центры территориальных органов МВД России. В отдельных случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора законодательством предусматривается необходимость предъявления дополнительных документов. Кроме того, бухгалтерия запросит в отделе кадров свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), если оно есть, свидетельство о рождении ребенка до 18 лет или справку с места учебы ребенка, если тот студент. Поэтому советуем вам заблаговременно выяснить у оформляющегося работника наличие этих документов. Если будущий сотрудник нигде еще не работал и трудовой договор заключается с ним впервые, то работодатель обязан завести ему трудовую книжку и оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Но может быть и такая ситуация, когда оформляющийся на работу специалист скажет, что у него нет трудовой книжки, потому что она потеряна или утрачена в результате пожара, или отсутствует по какой-либо другой уважительной причине. • АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Что в таком случае должен сделать сотрудник отдела кадров? Конечно же, оформить новую трудовую книжку, но вначале взять у лица, поступающего на работу, письменное заявление, в котором должны быть указаны причины отсутствия трудовой книжки. Это положение закреплено в Трудовом кодексе в 65 статье. Как оформить дубликат трудовой книжки, мы расскажем Вам далее. При приеме на работу соискатель должен предъявить работодателю оригиналы указанных личных документов. Но в настоящее время при быстром развитии информационных технологий все большее распространение получает дистанционная работа. Она может осуществляться в любом месте. Дистанционный работник может выполнять свою трудовую функцию в другом городе, на улице, в кафе, в поезде, на берегу моря, за границей и т.д. Иными словами, дистанционный работник не привязан к стационарному рабочему месту, которое находится рядом с работодателем и под его контролем. Как же в этой ситуации при приеме на работу получить документы от будущего работника? Отметим, что на дистанционных работников распространяется действие Трудового кодекса и других документов, содержащих нормы трудового права. Особенности дистанционной работы прописаны в отдельной главе ТК РФ. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ТК РФ. Лицо, поступающее на дистанционную работу, предъявляет работодателю личные документы в электронном виде. Они при этом должны быть заверены его усиленной квалифицированной электронной подписью. Ведь только при наличии такой подписи электронный документ может заменить документ на бумажном носителе. Но если работодатель потребует копии документов на бумажном носителе, то соискатель должен будет их предоставить. Но предварительно надо будет обязательно эти документы заверить у нотариуса и только затем отправить их по почте заказным письмом с уведомлением на адрес работодателя. В отношении некоторых документов специалисту кадровой службы следует учитывать особый порядок действий, обусловленный спецификой дистанционной работы. Например, дистанционный работник может не предъявлять трудовую книжку, если договорится с работодателем о том, что в нее не будут вноситься записи о дистанционной работе или трудовая книжка совсем не будет оформляться при поступлении на работу впервые. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. Указанный пакет документов должны предъявить при приеме на работу соискатели, для которых работа в вашей организации будет являться основной. Но ведь есть еще и совместители, то есть работники, которые в свободное от основной работы время выполняют другую регулярно оплачиваемую работу у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Правила приема на работу совместителей отличаются от приема основных работников. Для внешних совместителей, прежде всего, изменяется пакет документов, предъявляемых ими при заключении трудового договора. Список этих документов закреплен в статье 283 Трудового кодекса РФ: • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; • диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке либо их копии, заверенные надлежащим образом — при приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний; • справка о характере и условиях труда по основному месту работы — при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда. В этот список, к сожалению, не включено страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, но в бухгалтерии обязательно потребуют его номер, поэтому советуем копию этого документа также взять у работника-совместителя. Первым шагом в документальном оформлении нового сотрудника на работу является составление трудового договора. Но, прежде чем оформлять трудовой договор, обратите внимание на возраст принимаемого работника. Заключение трудового договора допускается с 9 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ лицами, достигшими шестнадцати лет (при наличии соответствующих деловых и профессиональных качеств). В исключительных случаях трудовой договор может заключаться и с 15, даже с 14 лет, но при этом обязательно должно быть согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства (ст. 63 ТК РФ). Но помните, что 15-летнего подростка Вы имеете право принять на легкую работу, не причиняющую вреда здоровью, если: • он окончил среднюю школу и получил аттестат; • его отчислили из школы по каким-либо причинам (допустим, по состоянию здоровья или за хроническую неуспеваемость); • он продолжает обучение в общеобразовательной школе, но по иной, чем очная, форме обучения (например, занимается в вечерней школе или проходит обучение экстерном по заочной форме). 14-летние подростки принимаются на легкую работу только в свободное от учебы время при условии, что этот труд не причинит вреда их здоровью и не нарушит процесс обучения. Напомним еще раз о том, что работодатель обязан обеспечить сохранность персональных данных работников, разрешать доступ к ним только специально уполномоченным лицам, не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Итак, документы, необходимые для заключения трудового договора, получены. Что же такое трудовой договор? В чем состоит его суть? Давайте в этом разберемся. Глава 1.2. Трудовой договор 1.2.1. Понятие «трудовой договор» Трудовой договор - основной документом, на основе которого строятся отношения работника и работодателя. Для понимания сущности трудового договора обратите внимание на терминологию. Раньше в трудовом законодательстве существовали понятия «трудовой договор» и «контракт». Слово «контракт» рассматривалось как синоним понятия «трудовой договор». Сейчас в Трудовом кодексе РФ термин «контракт» не употребляется. С работниками заключают трудовые договоры, а не контракты! В настоящее время по законодательству синонимом понятия «трудовой договор» является словосочетание «трудовое соглашение». Что же понимается под термином «трудовой договор»? Понятие о нем дается в части 1 статьи 56 ТК РФ. Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым: • работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми 10 актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату; • работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Теперь давайте детально проанализируем содержание трудового договора, точнее то, какие требования предъявляются к нему Трудовым кодексом РФ. Сразу же отметим, что унифицированной формы трудового договора не существует. Каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как расположить пункты договора, на скольких страницах его разместить. Однако существуют обязательные сведения, которые необходимо вносить в текст любого трудового договора. О каждом из них мы вам расскажем. На рис. 1.3 представлен примерный образец трудового договора. Следите по нему за нашими объяснениями. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ТРУДОВОЙ ДОГОВОР N 17 – 13 г. Курск « 1 » октября 2013 г. Закрытое акционерное общество «Стек» (ЗАО «Стек») в лице директора Алексеева Андрея Николаевича, именуемого в дальнейшем «Работодатель», действующего на основании Устава, с одной стороны, и Проскурин Илья Михайлович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, руководствуясь Трудовым кодексом Российской Федерации, заключили настоящий договор о нижеследующем. 1. Предмет трудового договора 1.1. Работник принимается на постоянную работу мастером–ремонтником в бригаду N3. 1.2. Настоящий договор является договором по основной работе. 2. Срок действия трудового договора 2.1. Трудовой договор заключается с « 1 » октября 2013 г. 2.2. Настоящий трудовой договор заключен на неопределенный срок. 2.3. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами. 3. Испытание при приеме на работу 3.1. В целях проверки соответствия Работника поручаемой работе по соглашению сторон Работнику устанавливается испытание продолжительностью 3 месяца. 3.2. При неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с Работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня. 3.3. Если срок испытания истек и работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание. 4. Оплата труда 4.1. Работнику устанавливается должностной оклад – 15 000 руб. ежемесячно. 4.2. Работнику выплачивается надбавка за стаж работы в соответствии с Положением об оплате труда. 4.3. Работнику выплачиваются премии в соответствии с Положением о премировании. 4.4. Заработная плата выплачивается Работнику два раза в месяц: 1 и 15 числа каждого месяца. 5. Режим труда и отдыха 5.1. Режим труда и отдыха устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка. 5.2. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье. 5.3. Работнику ежегодно предоставляется отпуск продолжительностью 28 календарных дней в соответствии с графиком отпусков в ЗАО «Стек». 6. Социальное страхование 6.1. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. 7. Права и обязанности работника 7.1. Работник обязан: - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, предусмотренные действующим законодательством, настоящим трудовым договором, должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и распорядительными документами Работодателя, а также выполнять иные распоряжения Работодателя в рамках своей трудовой функции; - соблюдать установленные в ЗАО «Стек» правила внутреннего трудового распорядка, производственную и финансовую дисциплину; - выполнять установленные нормы труда; - соблюдать требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии; - бережно относиться к имуществу Работодателя и других работников; - не разглашать конфиденциальную и служебную информацию; не давать интервью, не проводить встречи и переговоры, касающиеся деятельности ЗАО «Стек», без разрешения его руководства; - возместить нанесенный ЗАО «Стек» ущерб в соответствии с действующим законодательством; - незамедлительно сообщить Работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества ЗАО «Стек»; - способствовать созданию благоприятного делового и морального климата в ЗАО «Стек». 7.2. Работник имеет право на: - рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда; - своевременную и в полном объеме выплату заработной платы; - отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением выходных дней и оплачиваемых ежегодных отпусков; 11 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ - защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами; - решение индивидуальных и коллективных трудовых споров; - обязательное социальное страхование, предусмотренное действующим законодательством; - расторжение настоящего договора в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ. 8. Права и обязанности работодателя 8.1. Работодатель имеет право: - изменить и расторгнуть настоящий договор в порядке и на условиях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; -требовать от Работника добросовестного исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка; -поощрять Работника за добросовестный, эффективный труд, выплачивать премии, вознаграждения в порядке и на условиях, установленных в ЗАО «Стек», оказывать материальную помощь с учетом оценки личного трудового участия Работника в работе ЗАО «Стек»; -применять меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Работника обязанностей в соответствии с трудовым законодательством; -в случае производственной необходимости перевести Работника на другую работу на этом же предприятии в соответствии с действующим законодательством. 8.2. Работодатель обязан: -предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим договором; - обеспечить работника оборудованием и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей; - обеспечить безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда; - выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка; - организовать труд Работника, создать условия для безопасного и эффективного труда; - исполнять иные обязанности, осуществлять гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; - ознакомить Работника с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, требованиями охраны труда. 9. Прочие условия 9.1. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору совершаются только в письменной форме и вступают в силу с момента их подписания обеими сторонами. 9.2. Работодатель и Работник вправе расторгнуть настоящий трудовой договор по основаниям, указанным в Трудовом кодексе РФ, в иных федеральных законах. 9.3. В случае возникновения между сторонами спора, он подлежит урегулированию путем переговоров, при недостижении согласия – в порядке, установленном действующим законодательством. 9.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим трудовым договором, стороны руководствуются законодательством РФ, регулирующим трудовые отношения. 9.5. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат. 9.6. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру у каждой из сторон. 10. Адреса и реквизиты сторон Работодатель Работник Закрытое акционерное общество «Стек» 305048, г. Курск, ул. Серегина, д. 17 т. 37-46-99 ИНН 4615876525 Проскурин Илья Михайлович Паспорт: 38 99 495786, выдан 09.02.2002 г. ОМ N2 УВД г. Курска Место жительства: 305001, г. Курск, ул. Сумская, д. 9-б, кв. 17. Подписи сторон Директор ___Алекс/-___ А.Н. Алексеев « 1 » октября 2013 г. ___ Проск/-___ И.М. Проскурин « 1 » октября 2013 г. М.П. Экземпляр трудового договора получил. Проск/- (Проскурин И.М.) 01.10.2013 г. Рисунок 1.3. Примерный образец трудового договора 12 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Вначале в трудовом договоре указываются его номер, место составления и дата составления. Номер присваивается в соответствии с принятой на вашем предприятии кодировкой номеров. Посмотрите на образец трудового договора. В нашем примере — это N 17-13. 17 — порядковый номер нового работника, принятого в организацию в определенном году. 13 — сокращенное указание года (2013 г.), когда был принят сотрудник. В 2014 году нумерация трудовых договоров будет следующая: N 1-14; N 2-14; N 3-14 и т. д. до конца года в зависимости от того, сколько новых работников будет принято на предприятии. Слева в документе указано место, в котором заключается трудовой договор. Справа — дата составления трудового договора. Датой заключения трудового договора считается дата его подписания сторонами. Обратите внимание: эта дата может отличаться от даты начала работы нового сотрудника. идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). Мы уже говорили о том, что унифицированной формы трудового договора не существует, и в какой последовательности располагать пункты в этом документе, решает каждая организация самостоятельно. В том образце, который мы Вам предлагаем для примера, сведения о сторонах трудовых отношений расположены в начале трудового договора (Ф.И.О. работника и наименование работодателя, место и дата заключения трудового договора) и в конце (сведения о документах работника, юридический адрес организации, идентификационный номер налогоплательщика). Далее в соответствии с Трудовым кодексом РФ указываются обязательные и дополнительные условия трудового договора. 1.2.2. Стороны трудового договора 1.2.3. Обязательные условия трудового договора Как и любой другой вид договора, трудовой договор начинается с перечисления сторон, заключающих его. Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работник — это физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В трудовом договоре полностью, без сокращений, указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя. Если работодатель — физическое лицо, то указываются его фамилия, имя и отчество. Может возникнуть ситуация, когда руководитель организации поручит подписать заключаемый трудовой договор с новым работником своему представителю. В таком случае следует указать в документе сведения о представителе работодателя и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. К сведениям, которые законодатель требует указывать в трудовом договоре, относятся также: • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица; Какие же условия в обязательном порядке должны быть включены в содержание трудового договора? Прежде всего, место работы. В договоре следует точно указывать наименование организации и ее территориальное расположение. Если же работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, обязательно добавляется его местонахождение. Наименование обособленного структурного подразделения приводится в соответствии с учредительными документами, а наименование внутреннего структурного подразделения — в соответствии со штатным расписанием и структурой организации. Кстати, указание внутреннего структурного подразделения и (или) рабочего места является дополнительным условием трудового договора. Если оно будет отсутствовать в документе, то это не будет являться основанием для признания трудового договора недействительным. Далее в трудовом договоре указывается трудовая функция работника. Трудовая функция — это работа по определенной должности в соответствии со штатным расписанием организации, профессии, специальности • 13 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой работнику работы. Отсюда следует, что трудовая функция — это перечень определенных операций, которые работник обязан выполнять по поручению работодателя. Эти операции определены в соответствии с должностью работника или работой по профессии рабочего, для выполнения которой он принят на работу. Термины «профессия» и «должность» в трудовом законодательстве применяются для обозначения вида трудовой деятельности двух категорий работников: рабочих и служащих. Служащие — это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. Рабочими называют социальную группу работников в основном занятых физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации. Термин «профессия» употребляется и в ином значении, определенном законодательством об образовании, — вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций, право на который у человека возникает после получения соответствующего образования или подготовки. Исходя из этого, под специальностью понимается вид занятий в рамках одной профессии. Квалификация работника - уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. Характеристикой квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, является профессиональный стандарт. Порядок разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов, а также установления тождественности наименований должностей, профессий и специальностей, содержащихся в едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, наименованиям должностей, профессий и специальностей, содержащихся в профессиональных стандартах, установлен Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. 14 Для определения трудовой функции работника можно взять за основу Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее — ЕТКС), Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее - ЕКС), а также профессиональный стандарт. ЕТКС включает в себя тарифно-квалификационные характеристики, содержащие определения основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих. ЕКС включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих, а также требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих. ЕТКС и ЕКС содержат примерный перечень операций (их совокупность), работ, должностных обязанностей и являются основой для формирования работодателем трудовой функции работника и закрепления ее в трудовом договоре. Наименование должности (профессии, специальности) в трудовом договоре должно соответствовать наименованию в ЕКС, ЕТКС либо профессиональном стандарте, но только если работа в этой должности дает право на компенсации и льготы или связана с ограничениями (абз. 3 ч. 2 ст. 5.27 ТК РФ). В остальных случаях наименование должности (профессии, специальности) указывается согласно утвержденному штатному расписанию организации. Следовательно, если работа по определенной должности (профессии, специальности) предусматривает какие-либо льготы или ограничения, то указание этой должности (профессии, специальности) в трудовом договоре не в точном соответствии с ЕКС или ЕТКС является нарушением законодательства о труде, за которое виновное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, у работника, в отношении которого оно допущено, могут возникнуть проблемы при получении соответствующих льгот и компенсаций. В том случае, если поручаемая работнику трудовая функция не может быть обозначена в рамках какой-либо официально признанной в России должности или профессии, то в документе может приводиться конкретный перечень работ, кото- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» рые работник обязуется выполнять в рамках заключаемого трудового договора. Если же трудовая функция работника заключается в выполнении обязанностей или работ, предусмотренных квалификационными характеристиками для двух должностей или профессий, то наименование может быть двойным, но первой будет указываться должность или профессия с наибольшим объемом обязанностей (например, сантехник-теплотехник). Обязательным условием в трудовом договоре является указание даты начала работы. Дата начала работы — это дата, когда работник должен непосредственно приступить к исполнению своих должностных обязанностей. А приступить к ним работник обязан в день, определенный трудовым договором. Если в трудовом договоре по каким-либо причинам не определен день начала работы, то работник должен начать работу на следующий день после вступления договора в силу. Если в договоре не обозначена дата его вступления в силу, то ею считается дата составления договора. После определения даты начала работы рекомендуем Вам указать срок действия трудового договора. Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и на определенный срок (срочные трудовые договоры — от слова «срок», указывающего на ограничение его действия во времени). Максимальный период действия срочных трудовых договоров — 5 лет, если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами. Заключение трудовых договоров на неопределенный срок, как правило, вопросов не вызывает. С основной массой работников заключаются именно бессрочные трудовые договоры. Когда же заключается договор на определенный срок? По законодательству срочный трудовой договор может заключаться, во-первых, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, во-вторых, по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. А теперь давайте подробно рассмотрим основания заключения срочного трудового договора. Первое основание — трудовой договор заключается с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения на определенный срок при наличии одного из следующих обстоятельств: • на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы (например, вместо работницы, ушедшей в декретный отпуск); • на период выполнения временных (до двух месяцев) работ; • для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (например, сбор урожая в плодосовхозе); • с лицами, направляемыми на работу за границу; • для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг; • с лицами, поступающими в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы (например, разработка определенного раздела строительного проекта); • с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой; • для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника; • в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу; • с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы; • с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы. 15 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ • • • • • • • • 16 Второе основание — трудовой договор заключается по соглашению сторон: с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам малого предпринимательства, включая индивидуальных предпринимателей, численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек); с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами, разрешена работа исключительно временного характера; с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы; для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, а также для устранения указанных последствий и других чрезвычайных обстоятельств; с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права; с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемых Правительством РФ; с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами органи- заций независимо от их организационноправовых форм и форм собственности; • с лицами, обучающимися по очной форме обучения; • с лицами, поступающими на работу по совместительству; • в других случаях, предусмотренных ТК или иными федеральными законами. Как видите, ТК РФ детально расписывает все случаи заключения срочного трудового договора. Если же при заключении трудового договора стороны не оговорили срок его действия, то трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. Еще раз подчеркнем, что законодатель ограничил только максимальный срок действия срочного трудового договора: по общему правилу он не может превышать 5 лет. Минимальная же продолжительность срочного трудового договора не ограничивается. Иными словами, срок трудового договора может составлять от одного дня до пяти лет. Обратите внимание на то, что трудовой договор, заключенный на определенный срок, но при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный срок. Забегая немного вперед, скажем, что если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работать, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. И еще помните, что запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. Если Вы с новым работником заключаете срочный трудовой договор по соглашению сторон, советуем Вам в тексте документа делать ссылку на статью Трудового кодекса РФ, в соответствии с которой заключается трудовой договор по соглашению сторон. Чтобы Вам проще было запомнить материал о сроке трудового договора, рассмотрите рис. 1.4. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Срок трудового договора Определенный срок (не более 5 лет) Неопределенный срок С учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения По соглашению сторон без учета характера предстоящей работы или условий ее выполнения Трудовой договор, заключенный на определенный срок, при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный срок Если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора и работник продолжает работу после истечении его срока трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок Рисунок 1.4. Срок трудового договора К обязательным условиям трудового договора, которые необходимо включать в текст документа, также относятся: • условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; • режим рабочего времени и времени отдыха, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя; • компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте; • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижный, разъездной, в пути, постоянный или временный, другой характер работы); • условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами; • другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Поговорим подробнее о режиме рабочего времени и времени отдыха. Что должен знать специалист отдела кадров, чтобы правильно указать это обязательное условие трудового договора в документе? Прежде всего, уясним, что такое рабочее время? Рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Различают следующие виды рабочего времени: • рабочее время нормальной продолжительности; • сокращенное рабочее время; • неполное рабочее время. Важно помнить, что во всех случаях нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Она распространяется на работников всех предприятий и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Исключение составляют работники, для которых федеральным законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени. Но есть определенная группа работников, для которых Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами устанавливается сокращенное рабочее время: • работникам в возрасте до 16 лет — 24 часа в неделю; • работникам в возрасте от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю; • учащимся образовательных учреждений, работающим в течение учебного года в свободное от учебы время, — не более 12 часов в неделю для лиц в возрасте до 16 17 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ лет и не более 17,5 часов в неделю для лиц в возрасте до 18 лет; • работникам, являющимся инвалидами 1 или 2 группы, — 35 часов в неделю; • работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — 36 часов в неделю и менее; • педагогическим работникам — не более 36 часов в неделю; • медицинским работникам — не более 39 часов в неделю; • работникам, которые обучаются по заочной (или вечерней) форме в образовательных учреждениях высшего или среднего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию. У них на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов рабочая неделя сокращается на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 процентов среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда. В настоящее время кроме ТК РФ действуют и другие федеральные законы, устанавливающие сокращенное рабочее время отдельным категориям работников. Кроме того, сокращенная рабочая неделя может устанавливаться коллективным договором или локальными нормативными актами. Неполное рабочее время в отличие от сокращенного устанавливается только по соглашению сторон как при приеме на работу, так и впоследствии. Оно может устанавливаться на условиях: • неполного рабочего дня (уменьшается количество рабочих часов в день); • неполной рабочей недели (уменьшается количество рабочих дней); • неполного рабочего времени с одновременным уменьшением рабочей недели и рабочего дня. Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. 18 Рабочее время дополнительно сокращается на один час в день накануне нерабочего праздничного дня. При шестидневной рабочей неделе продолжительность работы в предпраздничный день не может превышать 5 часов. Режим рабочего времени — это порядок распределения рабочего времени в рамках определенного календарного периода (дня, недели, месяца). Режим рабочего времени должен предусматривать: • продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику); • работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников; • продолжительность ежедневной работы (смены); • время начала и окончания работы; • время перерывов в работе; • число смен в сутки; • чередование рабочих и нерабочих дней. Эти общие вопросы режима рабочего времени устанавливаются в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре. Для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором. Общеустановленным режимом рабочего времени является 5-дневная (с двумя выходными днями в субботу и воскресенье) либо 6-дневная рабочая неделя (с одним выходным днем в воскресенье). Считается, что такой режим обеспечивает для работников рациональную продолжительность рабочего времени и необходимое для их отдыха и восстановления сил время. В зависимости от распределения рабочего времени выделяют следующие режимы рабочего времени: • ненормированный рабочий день; • режим гибкого рабочего времени; • сменная работа; • разделение рабочего дня на части. Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым работник может привлекаться к работе за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени. Он предусмотрен для отдельных работни- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ков с учетом особенностей выполняемой ими работы. Положение о ненормированном рабочем дне обязательно должно быть включено в правила внутреннего трудового распорядка или коллективный договор. Если должность работника в них не оговаривается, то работодатель не имеет права устанавливать ему режим ненормированного рабочего дня. Режим ненормированного рабочего дня компенсируется предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска, продолжительность которого также определяется правилами внутреннего трудового распорядка или коллективным договором. Дополнительный отпуск не может быть менее 3 календарных дней. Режим гибкого рабочего времени — это режим, когда начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению работника и работодателя. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца, квартала и др.). Режим сменной работы — работа в две, три или четыре смены. Этот режим вводится в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности, который доводится до сведения работников не позднее, чем за месяц до введения их в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается. График сменности обязателен как для работника, так и для работодателя. Помните, что работник не может быть вызван для выполнения трудовых обязанностей вне графика. Очередность смен, предусмотренных графиком, а также мена сменами с другими работниками допускаются только с согласия работодателя. Нарушение указанного правила расценивается как нарушение трудовой дисциплины. При составлении графика сменности работодатель должен учесть мнение представительного органа работников в порядке, установленном ста- тей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору или правилам внутреннего трудового распорядка. Режим разделения рабочего дня на части применяется на тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда и при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены). Например, животноводам, водителям городского пассажирского транспорта, коммунального хозяйства и т. д. рабочий день может быть разделен на части, между которыми устанавливается перерыв (один или более) сверх 2 часов, включая обеденный. Такое разделение производится по решению руководителя предприятия по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации и с согласия работника. Усвоить материал о рабочем времени Вам поможет рис. 1.5. Рабочее время Виды рабочего времени Режим рабочего времени Рабочее время нормальной продолжительности Ненормированный рабочий день Гибкое рабочее время Сокращенное рабочее время Сменная работа Неполное рабочее время Разделение рабочего дня на части Рисунок 1.5. Рабочее время При возникновении каких-либо непредвиденных обстоятельств, а также для выполнения определенного вида работ и предоставления необходимых услуг трудовое законодательство не исключает возможности работы в сверхурочное время, ночью, в выходные и праздничные дни. Сверхурочная работа — это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника про- 19 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ должительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа часов за учетный. Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе регулируется статьей 99 ТК РФ и допускается как с согласия работника, так и без него. С письменного согласия работника привлечение к сверхурочной работе допускается в следующих случаях: • при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества, либо создать угрозу жизни и здоровью людей; • при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников; • для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этом случае работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником. В следующих случаях работодатель может привлекать работника к сверхурочной работе без его согласия: • при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия; • при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи; • при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы 20 бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Не допускается привлечение к сверхурочной работе: • беременных женщин; • работников в возрасте до 18 лет; • других категорий работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, к сверхурочным работам допускается только с их письменного согласия и при условии, если такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ. Законодательство ограничивает сверхурочные работы: для каждого работника они не должны превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Поэтому работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Работа в ночное время. Привлекая работника к работе в ночное время, следует учесть требования статьи 96 ТК РФ о сокращении продолжительности работы (смены) в ночное время на один час без последующей отработки. Это правило не распространяется на работников, для которых установлено сокращенное рабочее время или работник принимался специально для работы в ночное время. Ночным временем считается период с 22 до 6 часов. Продолжительность работы в ночное время уравнивается с продолжительностью работы в дневное время в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем. Список указанных работ может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» К работе в ночное время не допускаются: • беременные женщины; • работники моложе восемнадцати лет. Следующая категория работников может привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия и при условии, если такая работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением: • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; • инвалиды; • работники, имеющие детей-инвалидов; • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением; • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны детей указанного возраста. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в ночное время. Работа в выходные и праздничные дни. В соответствии со статьей 113 ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством. С письменного согласия работников допускается их привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия допускается в следующих случаях: • для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия; • для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества; • для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жиз- ненные условия всего населения или его части. Во всех иных случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Однако в нерабочие праздничные дни допускается производство работ, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие организации), работ, вызываемых необходимостью обслуживания населения, а также неотложных ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только в случае, если такая работа не запрещена им по медицинским показаниям. При этом инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день. На работу в такие дни вызывают только по письменному приказу (распоряжению) администрации предприятия. Вы изучили материал о рабочем времени и его режиме. Теперь подробнее поговорим о времени отдыха. Ведь время отдыха — это обязательное условие трудового договора. И, напомним Вам, если время отдыха для данного работника отличается от общих правил, действующих в организации, то время отдыха обязательно указывается в трудовом договоре. Время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Трудовой кодекс устанавливает следующие виды времени отдыха: • перерывы в течение рабочего дня (смены); • ежедневный (междусменный) отдых; • выходные дни (еженедельный непрерывный отдых); • нерабочие праздничные дни; • отпуска. В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут. Перерыв для отдыха и питания не включается в рабочее время. Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются пра- 21 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ вилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению между работником и работодателем. На работах, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. На отдельных видах работ предусматривается предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов для обогрева и отдыха. Виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления таких перерывов должны быть отражены в правилах внутреннего трудового распорядка. Всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов. При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются 2 выходных дня в неделю, при шестидневной рабочей неделе — один выходной день. Общим выходным днем является воскресенье. Второй выходной день при пятидневной рабочей неделе устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего распорядка организации. Оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд. В организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно правилам внутреннего трудового распорядка. Нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются: • 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января - Новогодние каникулы; • 7 января — Рождество Христово; • 23 февраля — День защитника Отечества; • 8 марта — Международный женский день; • 1 мая — Праздник Весны и Труда; • 9 мая — День Победы; • 12 июня — День России; • 4 ноября — День народного единства. При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного дня рабочий день. Однако правительство РФ вправе переносить выходные дни на другие дни, присоединяя их к ближайшим нерабочим праздничным дням. В трудовом договоре, устанавливая время отдыха, необходимо указать продолжительность 22 ежегодного основного оплачиваемого отпуска нового работника. Подробнее о видах отпусков мы поговорим в отдельной главе. В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. 1.2.4. Дополнительные условия трудового договора К дополнительным условиям трудового договора относятся следующие условия: • об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте; • об испытании; • о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной); • об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; • о видах и условиях дополнительного страхования работника; • об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи; • об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. • По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, которые: • установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами; • вытекают из условий коллективного договора, соглашений. Основные права и обязанности работника перечислены в 21 статье ТК РФ. Нет необходимости вносить их все в трудовой договор, потому что они установлены законодательством, и их действие не зависит от того, указаны они в договоре или нет. В этом разделе можно указать дополнительные права и обязанности, которые непосредственно связаны с занимаемой работником должностью или выполняемой им работой. Это могут быть основные характеристики работы и требования к АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» объему работ, их качеству, уровню выполнения норм, выполнению смежных работ для обеспечения взаимозаменяемости, обязанности соблюдения режима работы, правил по охране труда и т. д. Если на должность работника имеется должностная инструкция, то при заполнении раздела «Работник обязан» целесообразно записать: «Выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, являющейся необходимой частью настоящего договора». Только помните, что со своей должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись еще до подписания трудового договора. Основные права и обязанности работодателя перечислены в статье 22 ТК РФ. Поэтому вносить их все в трудовой договор также нет необходимости. Но если Вы их все же вносите, то для соблюдения последовательности учтите, что каждому праву работника соответствует определенная обязанность работодателя. Например, праву работника получать заработную плату не реже двух раз в месяц соответствует обязанность работодателя выплачивать заработную плату каждые полмесяца и т. д. Невключение в трудовой договор каких-либо прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей. А сейчас мы подробнее поговорим об испытании при приеме на работу. Что нужно знать при включении в трудовой договор условия об испытательном сроке? Испытание при приеме на работу устанавливается только по соглашению сторон для проверки соответствия работника поручаемой ему работе и должно быть обязательно указано в трудовом договоре. Если в трудовом договоре отсутствует условие об установлении испытательного срока, то работник считается принятым без испытания. Максимальный срок испытания составляет 3 месяца. Исключением являются руководители организаций, их заместители, главные бухгалтеры и их заместители, руководители филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организации. Этим работникам испытание может устанавливаться на срок до 6 месяцев, если иное не установлено федеральным законом. При заключении трудового договора на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать двух недель. Помните, что нельзя устанавливать испытательный срок работнику больше, чем предусмотрено трудовым законодательством. А вот испытательный срок меньше максимального срока, утвержденного законодательством, по соглашению сторон устанавливать можно. Трудовой кодекс позволяет работодателю устанавливать испытание для молодых специалистов, т. е. для выпускников начального, среднего или высшего профессионального образовательного учреждения, впервые поступающих на работу по полученной специальности. Но не всем, а лишь выпускникам, окончившим образовательные учреждения, которые не имеют государственной аккредитации. От испытания освобождаются выпускники образовательных учреждений, имеющих государственную аккредитацию. И эта льгота предоставляется им не всегда, а только на строго ограниченный период — в течение года со дня окончания образовательного учреждения. В то же время законодатель выделил еще дополнительную группу сотрудников, для которых запрещено устанавливать проверку на профессиональную пригодность. К ним относятся беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 1,5 лет; лица, избранные по конкурсу на замещение соответствующей должности; лица, не достигшие возраста 18 лет; лица, избранные на выборную должность на оплачиваемую работу; лица, приглашенные на работу в порядке перевода. Кроме того, к «неиспытуемым» прибавилась еще одна категория работников — это сотрудники, заключающие трудовой договор на срок до двух месяцев. В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание. Как видим, в Трудовом кодексе РФ детально расписано испытание при приеме на работу. Чтобы Вам легче было усвоить этот материал, рассмотрите рис. 1.6. 23 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Срок испытания при приеме на работу До 3-х месяцев максимально: -для всех работников (кроме исключения) Исключения до 6 месяцев максимально: -для руководителей организаций; -для заместителей руководителей организаций; -для главных бухгалтеров; -для заместителей главных бухгалтеров; - для руководителей филиалов; -для руководителей представительств и иных обособленных структурных подразделений До 2-х недель – при заключении трудового договора на срок до 6 месяцев Испытание не устанавливается: - для лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности; -для беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет; - для лиц, не достигших возраста 18 лет; -для лиц, окончивших образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию, и впервые поступающие на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения; -для лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу; -для лиц, приглашенных на работу в порядке перевода; -для лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев Рисунок 1.6. Срок испытания при приеме на работу Итак, мы подробно рассмотрели с вами условия трудового договора. Обобщить и закрепить этот материал Вам поможет рис. 1.7 «Условия трудового договора». Условия трудового договора Обязательные Место работы Уточнение места работы Трудовая функция Испытание Срок действия и основания заключения договора (для срочных трудовых договоров ) Неразглашение охраняемой законом тайны Условия оплаты труда Режим рабочего времени и времени отдыха Компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда Характер работы (подвижный, разъездной , в пути, постоянный , временный и др .) Условие об обязательном социальном страховании 24 Дополнительные Обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока (если обучение проводилось за счет средств работодателя ) Виды и условия дополнительного страхования Улучшение социально бытовых условий работника и членов его семьи Уточнение прав и обязанностей работника и работодателя Рисунок 1.7. Условия трудового договора При оформлении трудовых договоров особое внимание уделяйте его обязательным условиям, так как отсутствие хотя бы одного из них (например, условия об оплате труда) дает основание правовому инспектору привлечь организацию к административной ответственности. Кроме того, в ряде случаев отсутствие в тексте трудового договора одного из обязательных условий (например, о разъездном характере работы) лишает организацию права требовать от работника выполнения этого условия. Что же делать, если при составлении текста трудового договора Вы случайно забыли включить в него какое-либо обязательное условие? Считать его недействительным? Нет, конечно. В новой редакции Трудового кодекса сказано, что если какоето обязательное условие своевременно не было отражено, то такое упущение автоматически не ведет к признанию трудового договора незаключенным, а также не дает основания для его расторжения. Все обстоит значительно проще. Недостающие условия включаются в дополнительное соглашение к трудовому договору этого сотрудника. Документ составляется в письменном виде в двух экземплярах и является неотъемлемой частью трудового договора. Итак, мы знаем, что включает в себя трудовой договор, теперь давайте рассмотрим процедуру его составления. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 1.2.5. Оформление трудового договора Прежде всего, отметим, что трудовой договор должен составляться только в письменной форме и в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр трудового договора Вам следует отдать работнику. Другой — хранится в его личном деле в отделе кадров. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя. А что делать, если трудовой договор не заключен, а работник уже приступил к выполнению своей работы? Бывают ситуации, когда в связи с производственной необходимостью новому работнику приказывают сразу же приступить к исполнению служебных обязанностей. Трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе по поручению работодателя или его представителя. В этом случае с работником следует оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе. В случае, когда работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора, условие об испытании может быть включено в документ, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы. Главное правило, которое вы должны соблюдать при заключении трудового договора с будущим работником, — все условия такого договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с требованиями Трудового кодекса или коллективного договора! И еще раз повторим, что в конце трудового договора обязательно должны указываться адреса и реквизиты сторон — работодателя и работника, их подписи, дата подписания трудового договора и печать организации. Порядок проставления печати на договоре при его подписании не урегулирован законодательно. В Трудовом кодексе не предусматривается такой реквизит договора, как печать. Но в силу сложившейся практики при заключении трудового договора целесообразнее поставить пе- чать, хотя при ее отсутствии трудовой договор не считается недействительным. Если Вы случайно забыли включить в трудовой договор какие-либо сведения, то это не является основанием для признания документа недействительным. Вам следует недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора. В соответствии с редакцией Трудового кодекса РФ появилось дополнительное условие. На экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя, работник должен написать: «Экземпляр трудового договора получен», поставить дату и подпись. Законодатель внес эту поправку в интересах обеих сторон трудового договора. Закон обязывает работодателя после заключения трудового договора передать один его экземпляр работнику. При несоблюдении этого требования руководству организации грозят серьезные неприятности как со стороны инспекции труда, так и со стороны судебных органов, куда работник может обратиться за защитой трудовых прав. Так вот, подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя, будет неоспоримым доказательством того, что требование закона выполнено. С другой стороны — это условие выгодно и работнику. Так как работодатель теперь не может уклониться от выдачи сотруднику его экземпляра трудового договора, что на практике иногда встречается. Но прежде чем работник подпишет трудовой договор, работодатель обязан ознакомить его под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, с коллективным договором (при его наличии). И только после этого работник ставит свою подпись в трудовом договоре! Таким образом, подписывая трудовой договор, работник должен иметь полную информацию об условиях предстоящей работы. Это необходимо для того, чтобы не возникали трудовые споры в будущем. Итак, Вам теперь известны все необходимые сведения о трудовом договоре. Обобщить знания Вам поможет рис. 1.8 «Структура трудового договора». 25 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Трудовой договор Стороны Работник Содержание Работодатель Сведения (реквизиты) Обязательные условия Дополнительные условия Рисунок 1.8. Структура трудового договора Трудовой договор о дистанционной работе может заключаться путем обмена электронными документами, которые должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и работника. В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, указывается место нахождения работодателя. В договоре обязательно нужно указать вид работы – дистанционная. Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника определяется при заключении трудового договора с ним. Работодатель может предоставить дистанционному работнику свободный график работы или обязать его работать в определенном режиме. Как и других работников, дистанционного работника до подписания трудового договора следует ознакомить с локальными нормативными актами организации. Для этого работнику можно направить документы в электронном виде. Тот, в свою очередь, должен подтвердить факт ознакомления, направив соответствующее электронное уведомление работодателю. Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня его заключения обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе. Следует отметить, что при заключении трудового договора работник имеет определенные гарантии. Помните, что законодательством запрещается отказывать в заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, возраста, происхождения, имущественного, социального и должностного положения работника. Отказать соискателю в приеме на работу лишь на том основании, что у него отсутствует регистрация по месту жительства, также нельзя — 26 это будет дискриминацией. Но поскольку у самого работника возможны проблемы с правоохранительными органами из-за невыполнения обязанности по регистрации, советуем Вам объяснить ему, что регистрацию сделать необходимо, и чем скорее, тем лучше. Напоминаем, что пребывать на территории другого города без регистрации можно сроком до 90 дней. Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам в связи с беременностью или наличием детей. Если к Вам пришел работник, которого пригласили на работу в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя, то в течение одного месяца со дня увольнения его с прежнего места работы Вы обязаны заключить с ним трудовой договор. Работодатель обязан по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, изложить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Для внешних совместителей так же, как и для основных работников, составляется трудовой договор. В нем обязательно указывается, что данная работа является совместительством. А вот заключать отдельный трудовой договор на внутреннее совмещение с сотрудником не нужно — оно оформляется дополнительным соглашением к уже действующему договору. Как оформить дополнительное соглашение, вы узнаете в нашей лекции позже. Выше мы говорили о приеме на работу у работодателя — юридического лица (в организации). Но ведь есть еще и работодатель — физическое лицо. Заключение трудового договора с ним имеет некоторые особенности. Кто же является работодателем — физическим лицом? Согласно трудовому законодательству, работодателями — физическими лицами признаются: АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; • частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты; • иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности (далее — работодатели — индивидуальные предприниматели); • физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (далее — работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями). Прием на работу у работодателя — физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, аналогичен приему на работу основных сотрудников у работодателя - юридического лица. Работодатель — физическое лицо, который является индивидуальным предпринимателем, обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме. В него необходимо включить все условия, существенные как для работника, так и для работодателя. Новым в оформлении приема на работу у работодателя — физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, является обязательное ведение трудовых книжек на каждого работника, для которого работа у данного работодателя является основной. Запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение пяти дней. Если работник поступает на работу впервые, то ему необходимо завести новую трудовую книжку и офор• мить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. На всех своих работников (и основных, и совместителей) работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести личные карточки работника (унифицированная форма N Т-2). Об этих документах мы поговорим в другой главе. А вот у работодателя — физического лица, который не является индивидуальным предпринимателем, документом, подтверждающим период работы у него, является только трудовой договор, заключенный в письменной форме. Этот трудовой договор работодатель обязан в уведомительном порядке зарегистрировать в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). Работодатель — физическое лицо, который не является индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Итак, посмотрите на рис.1.3. Перечитайте еще раз внимательно трудовой договор. Вы можете использовать его как основу при разработке трудового договора с руководителем (начальником, заведующим), иными категориями служащих — специалистами, техническими работниками и др. Но помните, что у каждой должности или профессии есть свои индивидуальные особенности, и они должны быть указаны в трудовом договоре. Поэтому составить универсальную форму трудового договора сложно. В больших организациях проект трудового договора, как правило, разрабатывает юридический отдел совместно с работниками отдела кадров или отдела организации и оплаты труда. В маленьких — юрист или работник, отвечающий за кадровую документацию. После того как трудовой договор составлен и подписан сторонами, на предприятии должен быть оформлен приказ о приеме на работу. Глава 1.3. Приказ о приеме на работу Окончательно прием на работу нового сотрудника оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Его содержание должно точно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Документы по учету кадров, в том числе и приказы о приеме на работу, относятся по своему статусу к первичным учетным документам. Они являются основой для начисления любых выплат работнику. Первичный учетный документ - это понятие из области бухгалтерского учета. Требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете. 27 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Существуют специальные унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они утверждены постановлени- ем Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. В таблице 1.1 представлен перечень унифицированных форм по учету кадров. Таблица 1.1. Перечень форм первичной учетной документации по учету кадров Номер формы Т-1 Т-1а Т-2 Т-2ГС (МС) Номер формы Т-3 Т-4 Т-5 Т-5а Т-6 Т-6а Т-7 Т-8 Т-8а Т-9 Т-9а T-10 Т-10а Т-11 Т-11а Наименование унифицированной формы по учету кадров Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу Личная карточка работника Личная карточка государственного (муниципального) служащего Наименование унифицированной формы по учету кадров Штатное расписание Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам График отпусков Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудового договора с работником (увольнении) Приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении) Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку Командировочное удостоверение Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Приказ (распоряжение) о поощрении работника Приказ (распоряжение) о поощрении работников С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). В соответствии с ним формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен утверждать руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Работодатель может разработать собственные формы первичных учетных документов, учитывая при этом, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч.2 ст.9 Закона N 402-ФЗ. За основу собственных форм первичных учетных документов можно взять унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Но самостоятельная разработка форм документов, отличных от унифицированных, требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения 28 под новые бланки. Применение таких форм может вызвать затруднения в работе. Оформление документов с использованием самостоятельно разработанных форм для учета труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны проверяющих органов, поскольку в новой форме могут быть не учтены (не полностью учтены) требования трудового законодательства, предъявляемые к конкретному документу. Это может повлечь нежелательные для организаций последствия. Эта форма применяется для оформления и учета всех работников, принимаемых на работу по трудовому договору. Вы видите, что многие ее графы дублируют положения, уже зафиксированные в трудовом договоре. Например, дата начала работы, профессия (должность), оплата труда, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу, характер предстоящей работы и т. д. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять негосударственным организациям, только следует обязательно утвердить такое решение отдельным приказом руководителя или приложением к учетной политике организации. Далее говоря о первичных документах по учету кадров, мы будем использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Посмотрите на рис.1.9 заполненную унифицированную форму приказа о приеме работника на работу (форма Т-1). Прочитайте этот образец. Унифицированная форма Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 Код Форма по ОКУД Закрытое акционерное общество «Стек» (ЗАО «Стек») по ОКПО 41072350 наименование организации Номер документа ПРИКАЗ 51 л/с (распоряжение) о приеме работника на работу Дата составления 1 октября 2013 г. Дата 1 октября 2013 г. с по Принять на работу Табельный номер Проскурина Илью Михайловича 23 фамилия, имя, отчество в бригаду N3 структурное подразделение мастером – ремонтником должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации на постоянную основную работу условия приема на работу, характер работы с тарифной ставкой (окладом) 15 000 руб. коп. руб. коп. цифрами надбавкой цифрами с испытанием на срок Основание: трудовой договор три от « 1 » Руководитель организации С приказом ознакомлен октября месяца (ев) 2013 г. N 17 - 13 Директор Алекс/- А.Н. Алексеев должность личная подпись расшифровка подписи Проск/- Проскурин И.М. личная подпись расшифровка подписи «1» октября 20 13 Рисунок 1.9. Приказ о приеме работника на работу 29 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ А теперь еще раз медленно перечитайте приказ. Вы видите, что вверху документа указано полное и сокращенное название организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. Код ОКПО, необходимый при заполнении «шапки» приказа, (его знает ваш главный бухгалтер) указывается в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций. Вы обратили внимание на то, что у приказа есть порядковый номер. В нашем примере — это N 51 л/с. Буквы «л/с» означают, что этот документ относится к группе приказов по личному составу. Далее указывается дата, с которой принимается на работу новый работник. При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизите «Дата» строка «по» не заполняется, как в нашем образце. Если заключается срочный трудовой договор, то в этой строке указывается дата, когда заканчивается действие трудового договора. Ниже указываются полностью фамилия, имя и отчество работника, структурное подразделение, куда он принимается, и должность. У Вас может вызвать затруднение строка, в которой должны быть перечислены условия приема на работу и характер предстоящей работы. В ней должно быть указано, что работник принимается: • на основную работу или по совместительству; • в порядке перевода из другой организации; • на постоянную работу или для замещения временно отсутствующего работника; • для выполнения определенной работы (или другие данные, уточняющие условия приема на работу). В следующей графе указывается испытательный срок, если работнику установлено испытание при приеме на работу. Вы помните, что основанием для приказа о приеме на работу является трудовой договор. Поэтому в приказе указывается его номер и дата составления. Подписывается приказ руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию 30 указанного приказа (распоряжения). Это означает, что на такой копии (ксерокопии) приказа ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно». Далее указываются должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати отдела кадров или организации. Приказ о приеме на дистанционную работу оформляют так же, как при приеме других работников организации. Отличие состоит в заполнении графы "Условия приема на работу, характер работы". В этой графе следует указать - дистанционная работа. Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом Разновидностью приказа о приеме работника на работу по форме Т-1 является унифицированная форма Т-1а. Она оформляется при одновременном приеме на работу нескольких сотрудников. Остается разобраться только с сущностью этих приказов как организационно-распорядительных документов. Какую роль они играют в работе кадровой службы? Зачем они нужны, если все необходимые сведения можно узнать из трудового договора, на основании которого они составляются? Чтобы ответить на эти вопросы, нужно еще раз вспомнить, что трудовой договор — это документ, который составляется между организацией (точнее ее руководителем) и работником. Поэтому ни отдел кадров, ни бухгалтерия не могут признать его в качестве организационно-распорядительного документа (раздражителя). Таким документом должен являться именно приказ о приеме на работу. Например, на основании приказа о приеме на работу отдел кадров (точнее, работник отдела кадров, занимающийся приемом на работу) внесет запись о приеме на работу в трудовую книжку работника и заполнит личную карточку работника (форма N Т-2). А бухгалтерия (точнее, бухгалтер, которому это поручено) заведет налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ) и индивидуальную карточку по единому социальному налогу. Сразу же после оформления на нового сотрудника приказа, который будет использоваться в отделе кадров и в бухгалтерии, прием на работу нужно отразить и в документе, в котором непосред- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ственно заинтересован сам работник. Таким документом является трудовая книжка работника. На основании трудовой книжки работник может подтвердить свой трудовой стаж. Чаще всего подобная информация предоставляется новому работодателю или же государственному органу, начисляющему пенсию. Своевременное внесение записей в трудовую книжку является обязанностью работодателя. Если на предприятии есть отдел кадров, то эта функция будет возложена именно на него. Как вести трудовые книжки, мы поговорим позже, а сейчас продолжим знакомство с кадровым учетом на предприятии. Глава 1.4. Оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования — это документ, который работник обязан предъявить работодателю при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ). Такая карточка должна быть у каждого работника. Ее суть — присвоение каждому работающему индивидуального номера пенсионного страхования. Этот номер останется у работника на всю жизнь, и при его уходе на пенсию по нему будет определяться сумма, перечисленная всеми работодателями на пенсионное страхование работника, и, следовательно, сумма пенсии, назначаемая ему. Свидетельство должно содержать точные сведения о работнике, в том числе фамилию, имя, отчество, год и место рождения. Если в дальнейшем в этих сведениях будут обнаружены ошибки, то работник не будет идентифицирован со своими документами и поэтому не сможет получить полагающиеся ему выплаты из Пенсионного фонда. А работодатель, в свою очередь, не сможет своевременно отчитаться перед Пенсионным фондом и, следовательно, попадет под штрафные санкции. При приеме нового сотрудника на работу кадровик должен проверить соответствие предъявленного страхового свидетельства паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Необходимо обратить внимание на соответствие данных, указанных в паспорте сотрудника, персональным данным в страховом свидетельстве. При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем. Заявления на оформление свидетельства подаются по форме АДВ-1. Эта и другие формы документов индивидуального учета утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. N122 «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению». Кадровик должен уметь не только правильно оформлять документы при получении свидетельства, но также знать, в каких случаях и в каком порядке оно подлежит замене. Если в страховом свидетельстве обнаружены ошибки, или работник сменил фамилию в связи со вступлением в брак, или утерял документ, то кадровик обязан в двухнедельный срок передать в Пенсионный фонд заявление об обмене страхового свидетельства или выдаче дубликата. Заявление на обмен или дубликат свидетельства оформляется по форме АДВ-2 или АДВ-3. К формам АДВ обязательно прилагается сопроводительная ведомость (форма АДИ-5) с указанием реквизитов работодателя, перечнем передаваемых документов, подписью исполнителя и руководителя организации. Сопроводительная ведомость заверяется печатью, затем скрепляется с формой АДВ и прошивается плотной ниткой. Концы нитки выводят на оборот последнего листа документов, приклеивают листочек бумаги, ставят на нем заверительную надпись, скрепляют печатью организации и подписью руководителя. Пенсионный фонд принимает документы только правильно оформленные, причем и в бумажном, и в электронном вариантах. При замене работник получит новое страховое свидетельство с тем же номером. Если лицо поступает на работу впервые и с ним заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, получать страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ему придется самостоятельно. Сведения о полученном документе он обязан направить работодателю в электронном виде. Необходимо помнить, что оформляет свидетельство работодатель, а хранится оно у работника. Работодатель обязан выдать этот документ работнику в течение недели после получения в Пен- 31 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ сионном фонде. О том, что работник получил страховое свидетельство, он должен обязательно расписаться в сопроводительной ведомости. Ее следует вернуть в Пенсионный фонд как отчет о том, что документ передан работнику в установленный срок. Если же вы не можете выдать страховое свидетельство работнику в связи с его длительным (свыше одного месяца) отсутствием (командировка, болезнь), то вы должны сами не только проверить правильность содержащихся в документе сведений, но и расписаться за сотрудника в сопроводительной ведомости (п. 11 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета). На практике иногда встречаются и такие случаи, когда у человека на руках могут быть два и даже три страховых свидетельства. Обычно это происходит с людьми, у которых очень сложные фамилия, имя, отчество, место рождения и т. д. Человек теряет свидетельство, делает новое, в нем до- пускается ошибка, потом страховое свидетельство находится. Причем эти страховые свидетельства могут быть как с одинаковыми номерами, так и с разными. В первом случае работнику нужно разъяснить, что он должен обратиться в Пенсионный фонд, где у него изымут лишние экземпляры. Во втором случае все сложнее. На эти разные номера могли поступать отчисления. Поэтому, во-первых, необходимо определить, какой документ соответствует паспортным данным. Во-вторых, сотруднику следует лично обратиться в отделение Пенсионного фонда, чтобы выяснить, на каком номере страхового свидетельства у него числятся страховые взносы. После этого документы, содержащие недостоверные данные, должны быть изъяты, и соответствующие лицевые счета закрыты (происходит «объединение» счетов в один). Взносы учитываются на одном активном лицевом счете. Глава 1.5. Личная карточка работника 1.5.1. Понятие «личная карточка» Как только работник начал работать на вашем предприятии, на него сразу же нужно завести личную карточку работника. Этот документ трудно отнести к первичным или к организационно-распорядительным документам кадрового учета. Однако его ведение обязательно для всех предприятий в нашей стране. Для чего же он нужен? Личную карточку работника можно сравнить с медицинской карточкой, которую медучреждение заводит на каждого обратившегося больного. Можно сказать, что в личной карточке работника предприятие фиксирует историю трудовых отношений с работником (подобно историям болезни из медицинской карточки). Форма личной карточки работника (Т-2) так же, как и приказ о приме на работу, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Она находится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Скажем сразу: личные карточки на сотрудников должны вести все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. Для государственных служащих предусмотрена своя разновидность личной карточки— форма Т-2ГС. Мы не будем подробно останавливаться на правилах ее оформления, поскольку в целом они 32 сходны с правилами, по которым заполняется обычная личная карточка. Напомним еще раз, личная карточка оформляется на каждого работника, принятого в организацию по трудовому договору. Ее заводят при приеме сотрудника на работу и ведут в течение всего периода его трудовой деятельности. После увольнения работника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации. Для заполнения формы Т-2 вам понадобятся приказ о приеме на работу и личные документы работника, а именно: • трудовая книжка; • паспорт; • военный билет (для военнообязанных); • документ об окончании учебного заведения; • свидетельство государственного пенсионного страхования; • другие документы, предусмотренные законодательством (например, справки из учебных заведений об обучении работника, справка о присвоении инвалидности, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации и т. д.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контакт- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы работник присутствовал при оформлении личной карточки. Но ни в коем случае не доверяйте заполнение формы самому сотруднику. Личная карточка — документ строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несете вы. Поэтому личную карточку формы Т-2 должен заполнять не работник, а кадровый специалист организации! 1.5.2. Форма личной карточки Внимательно посмотрите на образец личной карточки работника по форме Т-2 на рис. 1.10 а — 1.10 в. Вы видите, что личная карточка состоит из 11 разделов: 1. Общие сведения. 2. Сведения о воинском учете. 3. Прием на работу и переводы на другую работу. 4. Аттестация. 5. Повышение квалификации. 6. Профессиональная переподготовка. 7. Награды (поощрения), почетные звания. 8. Отпуск. 9. Социальные льготы, на которые работник имеет право. 10. Дополнительные сведения. 11. Основание прекращения трудового договора (увольнения). В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окошки для кодирования. Кодирование было введено для автоматизированной обработки данных и статистического учета, когда еще не существовало универсальных компьютерных программ для кадровиков. С помощью ЭВМ, которая считывала с документов коды, можно было посчитать численность работников и разделить их по категориям (уровень образования, профессия и т.п.). Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Даже если кадровики используют специальные компьютерные программы, которые автоматически проставляют коды в личной карточке, сами коды утратили свое первоначальное значение. Вы спросите: «Так нужно ли теперь проставлять коды?» Отвечаем, что кодировать информацию в личной карточке не обязательно. Просто оставляйте их незаполненными. Или вы можете убрать окошки для кодов из формы личной карточки. Только не забудьте при этом закрепить эту измененную форму приказом руководителя организации. На случай, если у вас в организации ведется автоматизированный учет данных о персонале, ниже мы приводим реквизиты классификаторов, в которых можно найти все коды для заполнения личной карточки: • ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95) утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412; • ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94) утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367; • ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 0092003) утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст; • ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95) утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N413. 1.5.3. Заполнение личной карточки Итак, переходим к заполнению разделов личной карточки. Следите за нашим объяснением по рис. 1.10а – 1.10в. Мы с вами заполним личную карточку на уже знакомого вам Проскурина Илью Михайловича, принятого на работу в ЗАО «Стек» мастером-ремонтником. 33 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Рисунок 1.10 а. Личная карточка работника 34 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Рисунок 1.10 б. Личная карточка работника (продолжение) 35 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Рисунок 1.10 в. Личная карточка работника (окончание) 36 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Вы видите, что в начале личной карточки, как и в приказе о приеме на работу, указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код организации по ОКПО. Вы его уже использовали в приказе, он указывается в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом — 01.10.2013. Далее идет таблица, в которую заносятся следующие сведения: • табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации); • идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если работнику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной; • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (в нашем примере — 047-532-584-68); • алфавит (первая буква фамилии работника, в нашем примере буква П); • характер работы — постоянно или временно (в нашем примере — постоянно); • вид работы — основная или по совместительству (в нашем примере –основная); • пол (мужской, женский). Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — «Общие сведения». Первым делом в специальной ячейке указывается номер и дата трудового договора (в нашем примере – трудовой договор N 17-13 от 1 октября 2013 г.). Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество». Внимательно переписываются данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Следует оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины). Пункт 2 «Дата рождения». Месяц рождения пишется буквами, а число и год цифрами. С правой стороны в ячейке для кода пишем дату рождения цифровым способом. Пункт 3 «Место рождения». Записывается в соответствии с паспортом. Если кодируются данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 понадобится ОКАТО. Пункт 4 «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если не кодируется информация в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору. На рис. 1.11 мы приводим формулировки вместе с кодами. Формулировка Код Гражданин Российской Федерации Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) Иностранный гражданин Лицо без гражданства 1 2 3 4 Рисунок 1.11. Записи о гражданстве Если работник сообщает, что имеет двойное гражданство, то в скобках следует указать вторую страну, гражданином которой он является. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франция)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: «Иностранный гражданин (Республика Беларусь)». Пункт 5 «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены на рис. 1.12. Формулировка Код Читает и переводит со словарем 1 Читает и может объясниться 2 Владеет свободно 3 Рисунок 1.12. Знание иностранного языка Обращаем ваше внимание на то, что в пункте 5 предусмотрено всего две строки. Но вы вполне можете включить в него дополнительные строки, если для работы в вашей организации необходимо знание трех и более языков. Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка — код 014, у французского — 213, у итальянского — 070, у немецкого — 135. Поэтому надо проставить и код языка, и код степени знания языка, разделив их несколькими пробелами. 37 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Пункт 6 «Образование». С 01.09.2013 г. вступил в действие Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", которым установлены новые образовательные уровни общего и профессионального образования. См. рис. 1.13. Поскольку на настоящий момент в Общероссийский классификатор информации о населении не внесены соответствующие изменения в кодировку уровней, то при заполнении данного пункта рекомендуем использовать прежнюю кодировку (см. рис. 1.13), но с учетом новых наименований. Уровень образования Код Начальное общее образование 02 Основное общее образование 03 Среднее общее образование 07 Среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих) 10 Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена 11 Высшее образование - бакалавриат 18 Высшее образование - специалитет или магистратура 18 Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научнопедагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) 19 Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ординатуры 19 Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ассистентурыстажировки 19 Рисунок 1.13. Уровни образования Заполняя пункт «Образование», следует пользоваться правилом: в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у работника в момент устройства на работу. Допустим, ваш работник окончил среднюю общеобразовательную школу и в данный момент учится заочно в институте на 3 курсе. В его личной карточке вы должны будете написать: «Среднее общее образование». Пункт 7 «Профессия». В этом пункте отражается информация о том, какой профессией владеет работник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). Источниками для определения основной профессии служит документ об образовании, а также трудовая книжка. В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для работодателя, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. А в качестве дополнительных — все остальные профессии сотрудника. 38 Пункт 8 «Стаж работы». Специалист отдела кадров при заполнении листка нетрудоспособности заболевшего работника должен указывать продолжительность его страхового стажа. Еще не так давно размер пособия зависел от продолжительности непрерывного трудового стажа. Сейчас, в связи с принятием новых законов, расчет пособия по временной нетрудоспособности производится на основании страхового стажа, продолжительность которого не зависит от перерывов в работе. Поэтому при приеме нового работника следует посчитать его страховой стаж. Страховой стаж — это период времени, в течение которого за работника перечислялись взносы на социальное страхование. В данном случае страховой стаж полностью совпадает с общим трудовым стажем работника. Какие периоды и на основании каких подтверждающих документов включаются в страховой стаж, вы видите в таблице 1.2 «Периоды страхового стажа и подтверждающие его документы». АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Таблица 1.2. Периоды страхового стажа и подтверждающие его документы № п/п Периоды страхового стажа 1 Работа по трудовому договору (в том числе отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет) Периоды государственной гражданской или муниципальной службы Деятельность в качестве индивидуального предпринимателя, нотариуса, частного детектива, адвоката, частного охранника и т.п. 2 3 4 Работа в кооперативе 5 Время исполнения полномочий депутата органах государственной власти Деятельность в качестве священнослужителя 6 7 8 колхозе, Подтверждающие документы производственном в Периоды привлечения к оплачиваемому труду осужденных лиц при условии выполнения ими установленного графика работы Периоды прохождения военной службы, а также иной службы Периоды работы гражданина по гражданскоправовым договорам не включаются в страховой стаж, т.к. здесь отсутствует обязанность уплаты страховых взносов в ФСС. Как же подтвердить страховой стаж работника? Самый простой способ — по записям в трудовой книжке. Трудовая книжка установленного образца является основным документом, удостоверяющим стаж. Записи в ней должны быть сделаны по правилам, которые действовали на момент ее заполнения. Однако это не единственный вариант. Если книжки по каким-то причинам нет или в ней отсутствует запись по одному из мест работы, то в качестве подтверждения стажа сотрудник может представить письменный трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством. Если договора тоже нет, то можно поступить так: сотрудник запрашивает у предыдущего работодателя справку о том, что он работал у него в течение такого-то периода. Вполне допускается использовать в качестве подтверждения выписки из приказов о приеме и увольнении с работы, а также лицевые счета или ведомости на выдачу заработной платы. Эти же документы подтвердят и время работы, если в трудовой книжке содержатся неправильные или неточные сведения. Также страховой Трудовая книжка Трудовая книжка Документы финансовых органов, территориальных органов ФСС, архивных учреждений, подтверждающих уплату платежей на социальное страхование До 1 января 2001 г. — трудовая книжка. После 1 января 2001 г. — трудовая книжка и документ колхоза (производственного кооператива) об уплате платежей на социальное страхование Трудовая книжка Трудовая книжка и документ религиозной организации об уплате платежей на социальное страхование Трудовая книжка и документ учреждения, исполняющего наказания Трудовая книжка, военный билет, справки архивов, военных комиссариатов, воинских подразделений стаж подтверждают документы, выданные застрахованному лицу его работодателями при увольнении с работы, даже если эти документы не содержат оснований для их выдачи. Возможна и такая ситуация, когда имя, фамилия или отчество в документах, подтверждающих страховой стаж, не совпадают с данными, указанными в паспорте. Причин тому может быть много — изменение семейного положения или смена имени, фамилии. В этом случае сотрудник должен к документам о страховом стаже приложить свидетельство о браке или изменении имени. Периоды, в течение которых граждане состоят на учете в службе занятости населения, в установленном законом порядке получают пособия по безработице, не включаются в их страховой стаж. Но если они привлекаются к участию в общественных работах, то периоды участия в указанных работах включаются в страховой стаж. Единственное требование ко всем документам, подтверждающим страховой стаж, — они должны содержать перечень обязательных реквизитов: • номер и дату выдачи документа; • Ф. И. О. застрахованного; • дату рождения сотрудника; • место работы и должность (профессию); 39 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ период работы; основания выдачи документа (лицевые счета, приказы и т. п.); • подпись должностного лица организации; • печать организации. Правила подсчета страхового стажа просты. Подсчет периодов работы производится на основе полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев — в полные годы. Существует несколько способов подсчета страхового стажа. Рассмотрим самые простые. Способ 1. Для подсчета страхового стажа используем формулу: СтСт = СДУ — СДП + КУ, где СтСт — страховой стаж работника перед наступлением страхового случая или при приеме на работу; СДУ — сумма дат увольнений, включая дату работы перед наступлением страхового случая; СДП — сумма дат приемов на работу; КУ — количество увольнений. Сначала нужно выписать из трудовой книжки работника все даты увольнений в такой последовательности: год, месяц, день. Например: 17 ноября 2001 г. — 2001.11.17. Таким же образом в столбик выписываются все даты увольнений. Складываются, при этом количество дней больше 30 переводится в полные месяцы, количество месяцев больше 12 переводится в полные годы. Далее во второй столбик выписываются все даты приемов. Так же как и при увольнении, складываются, количество дней больше 30 переводится в полные месяцы, количество месяцев больше 12 переводится в полные годы. Затем из суммы дат увольнений (СДУ) вычитается сумма дат приемов (СДП). К полученному результату прибавляется количество увольнений (КУ), иначе при таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню, а ведь и день приема, и день увольнения работник отрабатывает. Способ 2. Последовательно из каждой даты увольнения вычитается дата приема. Результаты вычислений складываются, 30 дней переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев — в полные годы. Затем к полученной сумме прибавляется количество увольнений. В случае совпадения по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учиты• • 40 вается один из них по выбору застрахованного лица. Если в документах, представленных для подтверждения страхового стажа, периоды работы (службы, деятельности) определены только годами, без точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15 число соответствующего месяца. А теперь на примере нового работника Добрынина А.Н., которого Вы принимаете в инженерностроительный отдел, посмотрим, как рассчитывать страховой стаж при помощи способа 1. У Добрынина А.Н. в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения. С 15 ноября1997 г. по 13 января 2003 г. он работал мастером в ЖЭУ-1. С 19 июня 2004 г. по 1 февраля 2008 г. он работал прорабом в ООО «Новый дом». Со 2 февраля 2008 г. по 5 апреля 2011 г. он работал инженером в ЗАО «Альбатрос». Для расчета страхового стажа Добрынина А.Н. используем формулу СтСт = СДУ — СДП + КУ. Сложим даты увольнений с работы: Сложим даты приемов на работу: Вычтем из суммы дат увольнений сумму дат приемов. Видим, что в уменьшаемом количество дней меньше, чем в вычитаемом. Чтобы произвести расчет, займем один месяц (1 месяц = 30 дней), 19 + 30 = 49. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» В уменьшаемом количество месяцев меньше, чем в вычитаемом. Чтобы произвести расчет, займем один год (1 год = 12 месяцев), 6 +12 = 18. Из 18 нельзя вычесть 19, поэтому займем еще один год, 18 + 12 = 30. Переведем дни в месяцы, месяцы в годы и получим — 15.02.15. Таким образом, общий страховой стаж Добрынина А.Н. при приеме на работу составил 15 лет 2 месяца 15 дней. Способ 2. Вначале посчитаем стаж Добрынина А. Н. по трудовой книжке. К полученному результату добавим количество увольнений (КУ), в данном примере — 3. Итак, видим, что страховой стаж Добрынина А.Н. по трудовой книжке составляет 11лет 11 месяцев 16 дней. Кадровый работник, изучая документы нового сотрудника, обратила внимание на то, что тот проходил военную службу. А период прохождения военной службы также входит в страховой стаж. При оформлении на работу Добрынин А. Н. сказал, что в течение некоторого времени он был индивидуальным предпринимателем. Работник принес справку из территориального органа ФСС о том, что с 01.03.2003 года по 30.05.2004 года он в качестве ИП уплачивал платежи на социальное страхование. Его страховой стаж за этот период составил: Сложим страховой стаж по трудовой книжке, в период военной службы и работы в качестве индивидуального предпринимателя. Затем к страховому стажу по трудовой книжке добавим страховой стаж в период военной службы и работы в качестве индивидуального предпринимателя. Таким образом, видим, что расчеты страхового стажа по второму способу полностью совпадают с первым: 15 лет 2 месяца 15 дней. Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет и другие льготы, рассчитывается по той же схеме, что и страховой (общий). 41 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Сейчас многие кадровые работники пользуются специальными программами, которые поддерживают функцию расчета страхового стажа сотрудников. Но для этого обязательно все периоды трудовой деятельности работника должны быть внесены в программу. Пункт 9 «Состояние в браке». Если работник состоит в браке или разведен, в его паспорте есть соответствующие отметки (штампы загса). А как заполнять девятый пункт личной карточки, если в документах сотрудника отсутствуют сведения о браке? Только со слов самого работника. Некоторые кадровики считают, что если нет штампа в паспорте, нужно писать «холост» или «не замужем». Это неправильно. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина. Мы их приводим на рис. 1.14 вместе с кодами. Брачный статус Никогда не состоял (не состояла) в браке Код 1 Состоит в зарегистрированном браке 2 Состоит в незарегистрированном браке Вдовец (вдова) 3 Разведен (разведена) 5 Разошелся (разошлась) 6 4 Рисунок 1.14. Состояние в браке Пункт 10 «Состав семьи». Сведения о составе семьи записываются в личную карточку в соответствии с данными паспорта, а также со слов работника. В этом пункте нужно указывать только ближайших родственников, которые проживают вместе с работником, нуждаются в его уходе или находятся у него на содержании. По общему правилу ближайшими родственниками считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится работник. Если у работника нет ближайших родственников или он с ними не проживает, указываются другие родственники, о которых сотрудник сообщит. Например, бабушка, дедушка, дядя, тетя, племянники. Пункт 11 «Паспорт». Заполнение этого пункта не вызывает трудностей. В нем указываются паспортные данные работника. Пункт 12 «Адрес места жительства». В этом пункте содержится очень важная информация. Она непременно понадобится вам для того, чтобы, 42 например, найти пропавшего сотрудника, отправить ему по почте какое-либо уведомление или трудовую книжку, а также для того, чтобы в срочном порядке вызвать его из отпуска. Если работник проживает там, где зарегистрирован, оставляйте пустой строку для фактического адреса — ведь сотрудник вполне может переехать, не меняя регистрации. Тогда вы просто впишете в эту строку тот адрес, по которому работник стал жить фактически. Указывая адрес, пользуйтесь общепринятыми сокращениями названий адресных объектов. Попросите работника назвать как можно больше контактных телефонов — домашний, мобильный, телефон работы по совместительству. «Сведения о воинском учете». Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Указания даны в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Начнем с того, что все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь военнообязанные это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Из этих документов можно почерпнуть все необходимые сведения об отношении работника к воинской обязанности. Пройдемся по пунктам второго раздела. • Категория запаса. Этот пункт не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета. • Воинское звание. Заполняется на всех военнообязанных. При этом у бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись «Подлежит призыву». • Любой кадровик должен уметь разбираться в воинских званиях. Дело в том, что этот АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» раздел по-разному заполняется на офицеров запаса и тех, кто не дослужился до офицерского звания. Запомните, что в армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а во флоте — матросы, старшины и мичманы. • Состав (профиль). На призывников не заполняется. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров же вместо состава нужно указать профиль — «Командный», «Медицинский» и т. п. И состав, и профиль пишутся без сокращений. • Полное кодовое обозначение ВУС. ВУС°— это военно-учетная специальность. Ее код вы найдете в военном билете работника. Код состоит из шести цифр или из шести цифр и одной буквы. На будущих призывников этот пункт не заполняется. • Категория годности к военной службе. Таких категорий всего 5, и у каждой есть буквенное обозначение: 1. А — годные к военной службе; 2. Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями; 3. В — ограниченно годные к военной службе; 4. Г — временно не годные к военной службе; 5. Д — не годные к военной службе. В пункте 5 ставится только буква, без расшифровки. Если в военном билете нет сведений о годности к военной службе, ставьте в личной карточке категорию «А». • Наименование военного комиссариата по месту жительства. Сюда нужно вписать название комиссариата, в котором сотрудник состоит на учете. • Состоит на воинском учете. Этот пункт заполняется, если у работника в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если он забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в этом случае у работника должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в пункте 7 нужно делать простым карандашом. На граждан, подлежащих призыву, пункт не заполняется. Отметка о снятии с воинского учета. Если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 нужно сделать отметку «снят с воинского учета по состоянию здоровья». В конце раздела «Сведения о воинском учете» вы должны поставить свою подпись, а затем под роспись ознакомить работника с уже заполненными страницами личной карточки. «Прием на работу и переводы на другую работу». Это третий раздел личной карточки. Он начинается с записи о приеме на работу в организацию и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. Итак, в третьем разделе формы Т-2 нужно указать следующие сведения: • дату приема (перевода); • структурное подразделение, куда принимается или переводится работник; • должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации; • оклад или тарифную ставку, надбавку. В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение следует попросить работника расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Работодатель обязан знакомить работника под роспись в личной карточке со всеми записями о приеме, переводе и увольнении, которые вносятся в его трудовую книжку. «Аттестация». Четвертый раздел личной карточки нужно заполнять, если в организации проводится аттестация работников. Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе. Помните, что по итогам аттестации руководитель • 43 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ организации может уволить работника. Поэтому оформлять этот раздел следует очень внимательно. «Повышение квалификации». Пятый раздел личной карточки обычно вызывает много вопросов. Например, относится ли к повышению квалификации краткосрочное обучение (одно- или двухдневные семинары, которые посетил работник)? Ответ на этот вопрос содержится в Типовом положении об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (утверждено постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. N 610). Этот нормативный акт устанавливает, что повышение квалификации включает в себя три вида обучения: • краткосрочное тематическое обучение вопросам конкретного производства (но не менее 72 часов), которое проводится по месту основной работы и заканчивается сдачей экзамена, зачета или защитой реферата; • тематические и проблемные семинары продолжительностью от 72 до 100 часов по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, организации; • длительное обучение в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов) для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности. Пройдя такое обучение, работник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца. Именно эти документы и будут основанием для заполнения пятого раздела личной карточки. «Профессиональная переподготовка». Профессиональная переподготовка — это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Шестой раздел личной карточки заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке. «Награды (поощрения), почетные звания». В седьмом разделе личной карточки учитываются как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа 44 или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения из трудовой книжки о награждениях работника. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку и личную карточку не вносятся. «Отпуск». В восьмом разделе личной карточки фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.п.). Если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» целесообразно сделать об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. Помните, что в графе «Период работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске. «Социальные льготы». Если работники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, то есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки. Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором и т.п. В качестве основания рекомендуем указать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу. «Дополнительные сведения». Десятый раздел личной карточки предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы личной карточки. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)». Пока работник работает в организации, последний, одиннадцатый, раздел остается незаполненным. А когда работник уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Завершают личную карточку подписи кадровика и работника. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные. То есть прежние сведения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные (сверху или рядом с соответствующей графой), которые заверяются подписью работника кадровой службы. С момента увольнения сотрудника его личная карточка передается на хранение в архив организации. Нормативный срок хранения личной карточки составляет 75 лет. Еще на один момент хотим обратить ваше внимание. Как правильно делать исправления в личной карточке? Можно ли замазать неточности штрих-корректором? Помните, что в личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения, переписывать карточку нецелесообразно. Исправьте ошибочную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с нею сделайте правильную запись и напишите слово «исправлено». Поставьте под исправлением свою под- пись и попросите расписаться работника. Не забудьте чуть ниже указать дату исправления. Завершая разговор о личной карточке, напомним, что в ней содержатся персональные данные работника, поэтому личные карточки нужно хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. И последнее, на что хотим обратить ваше внимание: за отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности (п. 5.27 КоАП РФ). Все документы, сформированные в процессе оформления приема на работу сотрудников во всех организациях, независимо от формы собственности: заявление, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка работника, копии личных документов, автобиография, анкета или личный листок по учету кадров — образуют личное дело работника, которое постепенно будет пополняться и расширяться в связи с изменениями трудовой функции или персональных данных работника. Формирование личного дела является последним этапом в действиях специалиста отдела кадров при приеме на работу нового сотрудника. Глава 1.6. Учет рабочего времени Оформлением на работу нового сотрудника кадровый учет, конечно же, не ограничивается. Следующее действие, которое возлагается на сотрудников отдела кадров, — учет использования рабочего времени. В статье 91 Трудового кодекса указано, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Выделяют три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный, суммированный. В них учитывается отработанное время за каждый рабочий день. Поденный учет применяется в случае одинаковой продолжительности ежедневной смены. Недельный учет — это когда закон нормирует непосредственно рабочую неделю (40, 36, 24, 12 часов), а продолжительность ежедневной работы определяется графиком в пределах установленной недельной нормы. Когда по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени, но при условии, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала бы нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать года. Суммированный учет времени применяется на непрерывно действующих предприятиях, при вахтовом методе организации работы, на железнодорожном, водном транспорте, в растениеводстве. Даже если работник работает сдельно, работодатель (точнее отдел кадров) обязан учитывать рабочее время, отработанное таким работником. Этого требует не только Трудовой кодекс, но и другие нормативные акты. Например, при расчете пособий по временной нетрудоспособности нужно использовать количество дней, отработанных работником-сдельщиком. Если учета отработанного таким работником времени не будет, то при расчетах с Фондом социального страхования у вашего предприятия могут возникнуть определенные труд- 45 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ности. Чтобы их не было, достаточно организовать учет времени, отработанного каждым работником. Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду применяются Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма N Т-12) и Табель учета рабочего времени (унифицированная форма N Т-13). Они утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Эти формы могут использоваться во всех организациях, кроме бюджетных. Табель — это первичный документ, в котором отражается использование рабочего времени каждым работником. В этом же документе контролируется соблюдение установленного режима рабочего времени. На крупных предприятиях заполнением табеля занимаются табельщики. Они отмечают момент прихода и ухода каждого работника предприятия, находясь прямо на проходной. На менее крупных предприятиях функции табельщика могут быть возложены на бригадиров, начальников цехов или же просто на сотрудника, 46 занимающегося учетом кадров. На малых предприятиях, где отдел кадров как отдельное структурное подразделение чаще всего отсутствует, функции табельщика может выполнять бухгалтер или секретарь. В любом случае табельщик (или человек, его заменяющий) должен ежедневно контролировать наличие сотрудников на их рабочих местах. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) используется не только для учета отработанного и неотработанного работниками рабочего времени, но и для начисления заработной платы. Форма N Т-13 служит только для учета рабочего времени. Она применяется в основном в условиях автоматизированной обработки данных (с использованием компьютеров или специальных механических счетчиков). В этом случае форма табеля может быть изменена в соответствии с принятой технологией обработки данных. Однако вполне допускается использование раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме Т-12 в качестве самостоятельного документа. Если вам не понравится и эта форма, вы вполне можете разработать свою. Главное, чтобы она достаточно точно отражала использование работниками своего рабочего времени. Табель учета рабочего времени хранится 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет). АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ Глава 2.1. Изменение трудового договора Вы уже знаете, что по трудовому законодательству в течение всего периода работы в организации с работником заключается только один трудовой договор. Но как быть, если в процессе трудовой деятельности работник и работодатель пришли к соглашению об изменении каких-нибудь условий действующего трудового договора? Напомним вам, что условия трудового договора делятся на обязательные и дополнительные. К обязательным условиям относятся следующие: место работы; трудовая функция; срок действия и основания заключения договора; условия оплаты труда; режим рабочего времени и времени отдыха; компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда; характер работы; условие об обязательном социальном страховании. К дополнительным условиям трудового договора относятся следующие: уточнение места работы; испытание; неразглашение охраняемой законом тайны; обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока; виды и условия дополнительного страхования; улучшение социально-бытовых условий работника и членов его семьи; уточнение прав и обязанностей работника и работодателя. Чаще всего условия трудового договора меняются при переводе сотрудника на другую работу. Перевод на другую работу — процедура сложная, и оформлять ее кадровикам приходится довольно часто. Повышение сотрудника в должности, медицинские противопоказания к определенной работе, оптимизация структуры компании — все это служит основанием для кадровых перестановок. Давайте разберемся, что же действующее законодательство понимает под переводом на другую работу. Как правильно отразить это изменение в кадровом учете? Какие документы при этом должны быть оформлены? Какие условия нужно соблюсти? На все эти вопросы мы попытаемся дать ответ в этом разделе нашего курса. Начнем по порядку. В соответствии со статьей 72.1 Трудового кодекса РФ перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) его структурного подразделения, если оно было указано в договоре, а также перевод сотрудника в другую местность вместе с работодателем. Как видите, перевод может быть сделан, вопервых, внутри организации (например, с одной должности на другую у того же работодателя), во-вторых, в другую местность вместе с работодателем. А еще перевод работника может быть произведен на постоянную работу к другому работодателю, при этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается, т е. работника увольняют в порядке перевода. Любой из перечисленных видов перевода допускается только с письменного согласия самого работника. А сейчас разберемся в том, чем перевод на другую работу отличается от перемещения работника. Если сотруднику поручают работу на другом рабочем месте или на другом механизме, агрегате или в другом структурном подразделении, и при этом не происходит никаких изменений определенных сторонами условий трудового договора, то это будет являться перемещением. На перемещение не требуется согласия работника. Работодатель это может сделать по своему желанию. Если при приеме на работу в трудовом договоре сотрудника оговаривалось структурное подразделение, где он будет трудиться, например, указан определенный участок цеха, то переход работника на другой участок будет считаться переводом. Если в качестве места работы трудовой договор называет только цех, то переход работника на другой участок в пределах цеха будет считаться перемещением. Следовательно, в первом случае от работника нужно получить письменное согласие, а во втором — нет. Давайте рассмотрим это на конкретном примере. Сотрудницы А.Н. Петрова и Т.С. Степанова числятся в канцелярии в должности делопроизводителей. Было принято решение об их переходе в архивный отдел организации. При этом процедура перехода обеих сотрудниц будет оформляться поразному. Для Петровой — как перевод, потому что 47 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ в ее трудовом договоре отмечено, что она изначально принята на работу в канцелярию, для Степановой — как перемещение, так как упоминания о структурном подразделении в ее трудовом договоре нет. Документы для перевода А.Н. Петровой: письменное согласие работницы, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении места работы, приказ о переводе в другое структурное подразделение. Документы для перевода Т.С. Степановой: приказ о перемещении в другое структурное подразделение. Зачем нужно уметь отличать перевод работника от его перемещения? Это необходимо потому, что процедура перевода значительно сложнее процедуры перемещения работника, поэтому и требования к ней более высокие. Сравните: при переводе работника предприятие-работодатель обязано письменно предупредить его не менее чем за два месяца до такого перевода. При этом обязательно должно быть получено именно письменное согласие работника. А при перемещении предприятию не требуется согласие работника. Более того, работника не нужно заранее предупреждать о предстоящем перемещении. Теперь давайте разберемся, как кадровику грамотно оформить перевод работника на другую работу по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. Во-первых, работнику не менее чем за два месяца до перевода выдается уведомление, в котором ему предлагается другая должность. Свое согласие работник должен подтвердить подписью. На рис. 2.1 приведен образец такого документа, рассмотрите его внимательно. Обращаем Ваше внимание на то, что подписывается этот документ руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Внизу уведомления ставится реквизит: «С переводом согласен», где работник должен расписаться и поставить дату, когда он ознакомился с документом. Копия этого уведомления остается в отделе кадров для осуществления дальнейших действий по переводу работника на новую должность. ООО «Магазин «Детский мир»» Уведомление от 1 июня 2013 года Продавцу отдела детской одежды А.А. Соколовой Уважаемая Антонина Алексеевна! В соответствии с приказом N14 от 28.05.2013 г. «О внесении изменений в штатное расписание магазина» предлагаем Вам с 01.08.2013 г. перевод на должность кассира отдела детской одежды с окладом 10 000 руб. в месяц. Директор магазина Лист/- В.И. Листьева подпись С переводом согласна _________ А.А. Соколова подпись «____» ______________ 20___ г. Рисунок 2.1. Уведомление о переводе Но ведь может получиться так, что работник не будет согласен с переводом и не захочет поставить свою подпись в уведомлении. Возникает конфликтная ситуация. Что же в этом случае должен делать работник отдела кадров? Как грамотно разрешить ситуацию? 48 Если работник отказывается расписаться в уведомлении, то необходимо составить акт об отказе. На рис. 2.2 приведен образец такого акта. Рассмотрите его внимательно. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ООО «Магазин «Детский мир»» Акт от 01.06.2013 года Мы, нижеподписавшиеся, Королева А.И., Березина О.А., Бочарова В.Л. составили настоящий акт о том, что в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию структуры магазина и в соответствии с действующим законодательством администрация персонально предложила 1 июня 2013 г. Соколовой А.А., продавцу отдела детской одежды, перевод на должность кассира отдела детской одежды за два месяца до предполагаемой даты. От подписи в получении уведомления на руки Соколова А.А. отказалась. Акт составили: Корол/Берез/Бочар/- А.И. Королева О.А. Березина В.Л. Бочарова 01 июня 2013 г. Рисунок 2.2. Акт об отказе Вы видите, что в верхней части акта указано название предприятия (можно акт составлять на фирменном бланке организации). Обязательным условием является присутствие трех человек, которые указывают свои Ф.И.О. В содержании отмечается, что в соответствии с действующим законодательством администрация персонально предложила перевод (кому, какого числа, на какую должность), но от подписи в получении уведомления работник отказался. Внизу документа ставятся подписи составивших акт, расшифровки фамилий и дата. Акт об отказе подписи составлен. Но работник не согласен работать в новых условиях, не хочет переходить на другую должность, скандалит, обещает подать заявление в суд. Что же делать в таком случае? Как должен поступить руководитель, чтобы выиграть в этой ситуации? Руководитель обязан в письменной форме предложить работнику другую работу (как вакантную должность или работу, соответствующую его квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или менее оплачиваемую работу), которую тот может выполнять с учетом состояния его здоровья. На рис. 2.3 приведен образец такого документа. Вы видите, что документ напечатан на бланке предприятия. В левом верхнем углу стоит дата и исходящий номер, т. е. письмо зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции организации. В правом верхнем углу указано, кому оно адресовано. Перечитайте содержание письма. Обратите внимание на то, что здесь подчеркивается отказ работника от перевода на ранее предложенную должность, указывается другая вакантная, теперь уже нижестоящая, должность и ее оклад, предлагается ознакомиться с должностной инструкцией в отделе кадров. Вы видите, что внизу стоит подпись руководителя организации и ее расшифровка, расписка работника в получении письма и дата, когда работник ознакомился с документом. Но работник опять может отказаться поставить свою подпись. В таком случае при разрешении конфликтной ситуации в суде Вы предъявите журнал регистрации исходящей корреспонденции, где отмечено, что работнику отправлено письмо с предложением о переводе на другую должность. Работник опять отказывается от предложенной ему вакантной нижестоящей и нижеоплачиваемой должности. Теперь Вы можете смело в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ расторгнуть трудовой договор с работником, т. е. уволить его с работы вследствие отказа «…от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора» (п. 7 ст. 77 ТК РФ). Как произвести расторжение трудового договора с работником, мы расскажем ниже, в другой главе нашего курса, а сейчас продолжим изучение материала о переводе. 49 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ООО «Магазин «Детский мир»» г. Обоянь, ул. Мирная,13 т. 22-44-36 Исх. N 44 от 02.06.2013 г. Продавцу отдела детской одежды А.А. Соколовой В связи с Вашим отказом от перевода на должность кассира отдела детской одежды предлагаем Вам вакантную должность продавца игрушек в киоске магазина на улице с окладом 8 000 руб. в месяц на условиях двухсменной работы. Подробно с должностной инструкцией можно ознакомиться в отделе кадров. Директор магазина Лист/- В.И. Листьева Расписка работника в получении _________ А.А. Соколова «___» __________ 20___ г. Рисунок 2.3. Предложение вакантной должности Итак, работнику дали уведомление о том, что через два месяца его переведут на другую должность. У вас нет конфликтной ситуации, сотрудник согласен с переводом и подписал уведомление. Что же теперь должен делать специалист отдела кадров, чтобы грамотно завершить перевод работника на другую работу? В отделе кадров теперь составляют дополнительное соглашение к заключенному ранее трудовому договору и готовят приказ о переводе. Напоминаем вам, что изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора. Нельзя изменить ни одного условия трудового договора в одностороннем порядке только по решению работодателя или только по решению работника. Стороны должны вместе договориться об изменении. Но в тех случаях, когда меняются организационные или технологические условия труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ст. 74 Трудового кодекса РФ). И об этом, напомним вам еще раз, руководитель обязан предупредить работника в письменной форме не позднее, 50 чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Все изменения условий трудового договора (или одно, например, изменение оклада, или сразу несколько, например, изменение трудовой функции, места работы, оклада, режима работы) оформляются в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. На рис. 2.4 приведен образец дополнительного соглашения между работником и работодателем. Прочитайте его внимательно. Прочитав приложение к трудовому договору, вы должны были заметить, что вступительная и заключительная части повторяют основной договор, в нем указываются место и дата заключения дополнительного соглашения, сведения о работнике и работодателе. В основной части документа указываются изменения, которые вносятся в трудовой договор. После этого документ подписывается работником и работодателем, ставится печать организации, и дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Вы помните, что трудовой договор составляется в двух экземплярах. Точно так же и дополнительное соглашение разрабатывается в двух экземплярах. Один — передается работнику, второй — хранится в его личном деле. На экземпляре, который остается у работодателя, сотрудник делает запись: «Экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору получен», расписывается, расшифровывает свою фамилию, ставит дату. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Дополнительное соглашение к трудовому договору N 17—10 от 11.09.2010 г. г. Обоянь 1 августа 2013 г. ООО «Магазин «Детский мир»» в лице директора Листьевой Валентины Ивановны, действующей на основании Устава, именуемой в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и продавец Соколова Антонина Алексеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, руководствуясь Трудовым кодексом РФ, договорились о нижеследующем: • перевести Работника по соглашению сторон с 1 августа 2013 г. на должность кассира отдела детской одежды; • установить Работнику неопределенный срок трудового договора; • установить Работнику должностной оклад 10 000 руб. ежемесячно. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 11.09.2010 г. N 17-10. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой остается у Работодателя. Работодатель Адреса и реквизиты сторон Работник ООО «Магазин «Детский мир»» Курская обл., г. Обоянь, ул. Мирная,13, т. 22-44-36 ИНН 12345678890 Соколова Антонина Алексеевна Паспорт: 44 03 345621, выдан 15.01.2006 г. ОМ N2 УВД г. Обояни Курской обл. Место жительства: Курская обл., г. Обоянь, ул. Садовая, д.27, кв. 4. Подписи сторон Директор _ Лист/-__ В.И. Листьева 01.08.2013 г. _ Сокол/-___ Соколова А.А. 01.08.2013 г. М.П. Экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору получила. Сокол/- Соколова 01.08.2013 г Рисунок 2.4. Дополнительное соглашение к трудовому договору Некоторые работодатели при каждом случае постоянного перевода работника заключают с ним новый договор. Этого делать нельзя. В таком случае старый трудовой договор признается расторгнутым, а значит, работник считается уволенным и заново принятым на работу. Поэтому нужно не перезаключать заново трудовой договор, а оформлять дополнительные соглашения к нему. Помните, что в течение всего периода работы в организации действует только один трудовой договор с работником. Заключение нового трудового договора возможно только с вновь принимаемым работником. На основе дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе. Подробно заполнение этого приказа рассмотрим чуть ниже. До сих пор мы говорили о постоянном переводе. Но в связи с производственной ситуацией может возникнуть необходимость временно перевести сотрудника на другую работу. Трудовой кодекс РФ предусматривает два случая временного перевода работника на не обусловленную трудовым договором работу: с согласия работника и без его согласия. По соглашению сторон временный перевод заключается в письменной форме. Основаниями для него могут быть любые обстоятельства, при которых стороны пришли к заключению о необходимости временного перевода. Например, экономист переводится на должность бухгалтера на время составления годового отчета в бухгалтерии или продавец–консультант временно переходит из обувного отдела в отдел подарков из-за предпраздничного наплыва покупателей. Срок временного перевода — не более года. Отдельное основание для перевода по соглашению сторон — временное отсутствие работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы (например, он находится в отпуске или в длительной командировке). В этом случае перевод оформляется до выхода отсутствующего сотрудника на работу. 51 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В случае если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу, и перевод считается постоянным. В случае чрезвычайных обстоятельств и простоя можно без согласия работника временно на срок не более одного месяца перевести его у того же работодателя на другую работу, не обусловленную трудовым договором, для предотвращения чрезвычайных обстоятельств или устранения их последствий. Этот вид перевода может производиться только в следующих случаях: • катастрофы природного или техногенного характера; • производственной аварии; • пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии; • в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Перевод работника без его согласия на срок до одного месяца на необусловленную трудовым договором работу у того же работодателя также допускается при чрезвычайных обстоятельствах в случаях: • простоя, то есть временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера; • необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества; • замещения временно отсутствующего работника. При этом временный перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника. Остается поговорить об ограничениях, которые связаны с переводом работника на другое место работы во всех случаях перевода. Здесь важно помнить, что работник не может быть переведен или перемещен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Но бывают ситуации, когда сам работник в соответствии с медицинским заключением нуждается в другой работе. И в этом случае работодатель обязан перевести работника на другую имеющуюся рабо- 52 ту, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. Всю информацию о предстоящем переводе вы должны получить из медицинского заключения, выданного в установленном законом порядке (как правило, это заключение медико-социальной экспертной комиссии — МСЭК). Врачи могут порекомендовать временный перевод на другую работу на срок до четырех месяцев, временный перевод на срок более четырех месяцев или на постоянной основе. Любой перевод по медицинским показаниям требует письменного согласия работника. А что делать, если он не дает своего согласия? Ответ на этот вопрос содержится в частях 2-4 статьи 73 Трудового кодекса РФ. Если сотрудник отказывается от временного перевода на срок до четырех месяцев или у работодателя отсутствует соответствующая работа, то его следует отстранить от работы на весь срок, указанный в медицинском заключении. При этом место работы и должность у работника сохраняются, но заработная плата не выплачивается. При отказе от перевода на срок более четырех месяцев или от постоянного перевода, а также в случае, когда подходящая работа в организации отсутствует, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 ТК РФ. Но если от временного или постоянного перевода в соответствии с медицинским заключением отказываются руководитель организации, его заместитель или главный бухгалтер, то трудовой договор с ними прекращается независимо от рекомендованного срока перевода (ст. 73 ТК РФ). С письменного согласия указанных работников работодатель может не прекращать с ними трудовой договор, а отстранить их от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В этот период заработная плата им не начисляется. Отдельно нужно остановиться на переводе на другую работу беременных женщин. Статья 254 Трудового кодекса устанавливает, что беременным женщинам в соответствии с медицинским заключением и по их заявлению должны быть снижены производственные нормы. Или же этим женщинам должна быть предоставлена другая работа, исключающая воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Те женщины, которые имеют детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы должны быть по их заявлению переведены на другую работу с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста полутора лет. Нам остается поговорить о форме приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу. Глава 2.2. Приказ о переводе работника на другую работу Перевод работника на другую работу оформляется приказом руководителя предприятия по форме Т-5. При переводе нескольких работников может применяться форма Т-5а. Эти унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Оба документа применяются для оформления и учета перевода работника (-ов) на другую работу в организации. Заполняются они работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (-ам) под роспись. Прежде чем издать один из таких приказов, следует подробно ознакомить работника (-ов) с условиями труда той работы, на которую его (их) предполагается перевести. Заполненный образец этого документа мы поместили на рис. 2.5. Обратите внимание, если приказ о переводе составляется для временного перевода, то по строке «Перевести на другую работу» заполняются обе ячейки: «С» (т. е. с такого-то числа) и «ПО» (до такого-то числа). В случае постоянного перевода ячейка «ПО» не заполняется. В приказе (распоряжении) о переводе работника на другую работу кроме даты и вида перевода также указываются прежнее место работы (структурное подразделение, должность), причина перевода, новое место работы (структурное подразделение, должность), тарифная ставка (оклад), надбавки к заработной плате, если они существуют. Обязательно указывается основание перевода работника на другую работу: изменение к трудовому договору (номер и дата изменения) или другие конкретные документы (заявление, медицинское заключение, служебная записка и пр.), послужившие условием для перевода. Обращаем ваше внимание на то, что в приказе заполняется только один реквизит: или «Изменение трудового договора» или «Другой документ». Если трудовой договор с работником не заключался (а это возможно, когда работник принят на работу до 06.10.1992 г.) и его прием оформлен приказом, то при заполнении унифицированной формы Т-5 на строке «Основание» указываются конкретные основания перевода сотрудника на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.). При этом реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. Составленный приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и самим работником. Подпись работника — это последний шаг при заполнении приказа (распоряжения) о переводе на другую работу. Далее на его основе должна быть сделана запись в личной карточке. После всех перечисленных действий копия приказа о переводе работника передается в бухгалтерию, и, если новый оклад работника будет меньше, чем оклад на прежнем месте, бухгалтерия производит перерасчет заработка работника. При переводе работника на другую постоянную работу в разделе III личной карточки работника обязательно нужно сделать запись. Временный перевод работника в личной карточке не отражается. Кроме даты, структурного подразделения, должности, оклада здесь обязательно делается ссылка на приказ, послуживший основанием для перевода. Необходимо обратить внимание еще и на то, что в графе 6 должен расписаться работник. Помимо личной карточки запись о постоянном переводе работника на другую работу отражается также в трудовой книжке работника. О том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о переводе работника на другую постоянную работу, мы рассказываем в разделе «Трудовые книжки». 53 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Унифицированная форма N Т-5 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 Форма по ОКУД по ОКПО ООО «Магазин «Детский мир»» Код 0301004 4431954 наименование организации Номер документа ПРИКАЗ 19 л/с (распоряжение) о переводе работника на другую работу с по Перевести на другую работу Дата составления 1 августа 2013 г. Дата 1 августа 2013 г. Табельный номер 27 Соколову Антонину Алексеевну фамилия, имя, отчество постоянно вид перевода (постоянно, временно) отдел детской одежды Прежнее место работы структурное подразделение продавец должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации изменение штатного расписания причина перевода отдел детской одежды структурное подразделение кассир Новое место работы должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации тарифная ставка (оклад) 10 000 цифрами - надбавка руб. коп руб. коп цифрами Основание: изменение к трудовому договору от «11» сентября 20 10 г. N 17-10 ; или другой документ документ (заявление, медицинское заключение и пр.) Руководитель организации С приказом (распоряжением) ознакомлена Директор Лист/- В.И. Листьева должность личная подпись расшифровка подписи Сокол/- Соколова А.А. личная подпись расшифровка подписи “ 1 ” Рисунок 2.5. Приказ о переводе работника на другую работу 54 августа 2013 г. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» РАЗДЕЛ 3. ОТПУСК Отпуск – это время отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Процедура оформления отпуска работника начинается именно в отделе кадров. И только после того, как кадровое оформление будет завершено, действие «перетекает» в бухгалтерию, где работнику начисляются и выплачиваются отпускные. А пока давайте разберемся, что должен знать кадровик для грамотного оформления отпуска работнику. Прежде всего, обратимся к Конституции РФ. В статье 37 закреплено, что «каждый имеет право на отдых, ... оплачиваемый ежегодный отпуск». Эту же мысль утверждает и статья 114 Трудового кодекса. В ней установлено, что всем работникам должны предоставляться ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Другими словами, право на отпуск — это неотъемлемое право работника, закрепленное за ним на самом высоком законодательном уровне. Трудовой кодекс устанавливает несколько видов отпусков. Глава 3.1. Виды отпусков Законодательством предусмотрены для работающих следующие виды отпусков: 1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск; 2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск: • работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; • за особый характер работы; • работникам с ненормированным рабочим днем; • лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; участникам ликвидации аварий на ЧАЭС и других радиационных аварий; • и другие; • отпуск без сохранения заработной платы; • учебный отпуск; • отпуск по беременности и родам; • отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет; • отпуск работнику, усыновившему ребенка; • и др. А сейчас давайте проследим за тем, что же должен делать специалист отдела кадров, чтобы грамотно отправить сотрудника в отпуск. • Глава 3.2. Составление графика отпусков Всем работникам вне зависимости от того, на каком предприятии трудится человек, должны предоставляться ежегодные оплачиваемые отпуска. Другими словами, отпуска обязаны предоставлять своим сотрудникам: • как государственные, так и частные предприятия; • как работодатели — физические лица (к ним относятся, например, частные предприниматели), так и работодатели –юридические лица (к ним относятся все предприятия, организации и учреждения); • как коммерческие, так и некоммерческие организации. Размер и форма оплаты труда, основная работа или по совместительству, занимаемая долж- ность или срок трудового договора не влияют на право любого работника получать ежегодный оплачиваемый отпуск. Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность их исчисляется в календарных днях и составляет 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев. На любом предприятии должен быть график отпусков. График отпусков — это документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. 55 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Для начала обратите внимание на списочный состав график отпусков. Посмотрите, все ли категории работников вашей организации включены в него. Дело в том, что в этот документ должны быть включены абсолютно все специалисты, работающие в организации по трудовому договору. В том числе и сотрудники, занятые на условиях совместительства. При этом вы должны помнить, что отпуск на работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском на основной работе. И что, если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, вы (по просьбе работника) должны предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ). Например. Николай Т. работает в ООО «Кристалл» в должности программиста на условиях внешнего совместительства. Продолжительность его отпуска по совмещаемой работе составляет 28 календарных дней. При составлении графика отпусков на 2013 год кадровик по просьбе работника указал для него следующие сроки предстоящего отдыха: с 26 марта по 25 апреля (31 календарный день, из них 28 оплачиваемых дней и 3 дня за свой счет). Дело в том, что по основной работе Николай имеет удлиненный оплачиваемый отпуск, который в 2013 году приходится на период с 26 марта по 25 апреля. После того как вы убедились, что все категории работников включены в график отпусков, проследите за тем, чтобы в документе были отражены все виды отпусков, на которые имеют право работники вашей организации. Речь идет как об отпусках основных (нормальной и удлиненной продолжительности), так и о дополнительных. Например, о дополнительных отпусках за особые условия труда (допустим, за работу в районах Крайнего Севера), за ненормированный рабочий день, за особый характер работы (например, за многосменный режим труда на строительно-монтажных работах). Если у работников имеются неиспользованные «остатки» отпусков за предыдущие годы, то их также надо обязательно учесть. Ведь график отпусков рассчитан только на один календарный год, поэтому остатки отпуска по предыдущему графику надо обязательно включить в новый график. А на будущее старайтесь сделать так, чтобы у ваших сотрудников не оставалось отпускных «долгов». Убедите руководителя в том, что каждый сотрудник должен получать ежегодно положенные 56 ему дни отдыха. Трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление указанного отпуска в очередном году работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда. В противном случае у Гострудинспекции могут быть к руководству организации серьезные претензии. Не забывайте, что по закону отдельные категории работников должны пользоваться определенными льготами и привилегиями. В том числе и правом выбирать период времени для предстоящего отпуска. Так, диктовать работодателю сроки положенного им отдыха вправе подростки, не достигшие возраста 18 лет. Кроме того, учтите, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска этой категории работников составляет 31 календарный день. Проверяя правильность составления графика отпусков, не поленитесь, подойдите индивидуально к каждому юному сотруднику. Выясните, действительно ли он хочет пойти в отпуск в период, указанный в графике отпусков. А еще лучше — заручитесь его письменным заявлением. В этом случае представитель инспекции труда не будет задавать вам лишних вопросов. Например, почему молодой работник идет в отпуск в самый непопулярный сезон (поздней осенью или ранней весной). Из заявления инспектору будет ясно, что таково желание самого работника. Использовать отпуск в любое удобное для них время имеют право также: • ветераны Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий на территории других государств, ветераны труда и некоторые другие категории работников в соответствии с Федеральным законом «О ветеранах»; • Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы; некоторые категории граждан, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы; • лица, награжденные знаком «Почетный донор России». Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (Федеральный закон «О статусе военнослужащих»). АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Кстати, говоря о привилегированных работниках, вам следует помнить и еще об одной категории сотрудников — о мужчинах, в чьих семьях скоро появятся или недавно появились дети. Дело в том, что в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса по желанию мужа ежегодный отпуск ему должен быть предоставлен в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от времени работы сотрудника в данной организации. Например, Владимир Ф. работает в ООО «Ракета» с 8 ноября 2012 года. При составлении графика отпусков на 2013 год кадровик запланировал для него отдых с 1 февраля по 1 марта. Дело в том, что на этот период приходится декретный отпуск его жены. Для того чтобы подтвердить свое право на получение отпуска в указанный период, Владимир предоставил в кадровую службу компании копию свидетельства о браке и копию больничного листа, выданного его жене в районной женской консультации. В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Речь идет, прежде всего, о материально ответственных лицах. Перед тем как покинуть организацию практически на целый месяц, кассир или работник склада (или другое материально ответственное лицо) должен передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности. А на это, как вы понимаете, потребуется определенное время. Учитывая это обстоятельство, еще раз внимательно просмотрите проект графика и отыщите в нем фамилии материально ответственных лиц. Допустим, если по графику отпуск кладовщика намечен на 4 июня 2013 года, то это означает, что не позднее 21 мая 2013 года должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации для временной замены материально ответственного лица. Предупредите секретаря руководителя о том, что у работника склада на лето планируется отпуск. Пусть он включит в свой рабочий график подготовку соответствующего приказа. В принципе, решить вопрос с приказом об инвентаризации нужно до утверждения графика отпусков, чтобы в будущем у вас не возникло каких-либо осложнений. И, наконец, последнее, что вам нужно выяснить, пересматривая подготовленный проект графика отпусков. Вы должны убедиться, что у вас соблюдена определенная последовательность ухо- да сотрудников в отпуск. Последовательность, при которой «исчезновение» на время одного специалиста не скажется негативным образом на работе структурного подразделения или всей организации в целом. Например. В отделе безопасности ЗАО «Перспектива» числятся два охранника. По графику отпуск одного из них — Ивана Т. — запланирован на период с 1 по 28 августа 2013 года. Отпуск его коллеги — Петра С. — планируется на период с 1 по 28 сентября 2013 года. Такое распределение времени отдыха сотрудников следует признать рациональным. Во-первых, организация ни одного дня не остается без работника службы безопасности, и, во-вторых, сотрудники будут иметь дни для того, чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел охранника, завершившего свой отдых. При разработке графика отпусков обязательно учитывается мнение каждого работника. Если предоставить работнику отпуск в то время, когда он пожелает, невозможно, то сотрудник отдела кадров должен договориться с таким работником о другом времени, устраивающем как предприятие, так и самого работника. При этом можете пояснить, что ежегодные отпуска могут предоставляться работникам в любое время в течение всего года. Главное, чтобы при этом не нарушался нормальный ход работы вашего предприятия. При определении очередности предоставления отпусков нужно соблюдать следующие правила: • начальник и заместитель начальника подразделения не должны уходить в отпуск одновременно; • в отделе должны постоянно оставаться, по крайней мере, один — два сотрудника; • нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, то есть накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно; • одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры); • нежелательно планировать одновременно свой отпуск специалистам, занимающимся близкой по содержанию работой; 57 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности). Следующая немаловажная деталь, которую нужно помнить при составлении графика отпусков: отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1-му или 15-му числам месяца, а должны распределяться по возможности равномерно в течение всего месяца за весь календарный год. Например, отпуск может быть предоставлен как с 17 числа, так и с 23, как с понедельника, так и с любого другого дня недели. Первый рабочий год исчисляется со дня поступления на работу в данную организацию, а последующие — со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года. Например, если работник начал трудиться в вашей организации с 15 августа 2013 г., то его первый рабочий год истекает 14 августа 2014 г. Второй рабочий год наступает с 15 августа 2014 г. и истекает 14 августа 2015 г. и т. д. При исчислении стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: • время фактической работы; • время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (должность); • время вынужденного прогула; • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине. В стаж работы, дающий право на отпуск, не включаются: • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ; • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. В ряде случаев основная часть отпуска превышает 28 календарных дней. Это, так называемый, удлиненный основной отпуск. Он предоставляется: • несовершеннолетним (продолжительность отпуска — 31 календарный день); • 58 работникам образовательных учреждений и педагогическим работникам других учреждений, предприятий и организаций (продолжительность основного отпуска — от 42 до 56 календарных дней); • инвалидам — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»); • государственным и муниципальным служащим — не менее 30 календарных дней; • и некоторым другим категориям работников. • Все это касается основной части ежегодного отпуска. • Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется: • при работе с вредными и (или) опасными условиями труда (включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время); • при особом характере работ; • при ненормированном рабочем дне; • при работе в районах Крайнего Севера; • в других случаях, предусмотренных федеральными законами (например, дополнительные отпуска, предоставляемые работникам лесной промышленности). Однако увеличить продолжительность отпуска своим работникам за счет дополнительного отпуска — это право каждой организации. Другими словами, работодатели могут по своему желанию самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для своих работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков должны определяться коллективными договорами или внутренними (локальными) нормативными актами самой организации. Теперь, чтобы получить общую продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, его основную часть нужно сложить с дополнительной, т. е. дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работнику сверх 28-дневного оплачиваемого отпуска. Если работник имеет право на удлиненный отпуск, то дополнительные оплачиваемые отпуска будут предоставляться сверх этого, удлиненного, отпуска. Общая продолжительность отпусков (основного и дополнительного) исчисляется в календар• АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ных днях и максимальным пределом не ограничивается. Если на период отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то отпуск удлиняется на их количество. Например, общая продолжительность отпуска работника — 30 дней. Если на период отпуска приходится один праздничный день, то работник должен вернуться из отпуска не на 31-й день после ухода в отпуск, а на 32-й. Если на период отпуска приходится два праздничных дня, то работник выйдет из отпуска на 33-й день и т. д. Забегая немного вперед, отметим, что оплачиваться такие праздничные дни не будут. Они просто удлиняют продолжительность отпуска. А теперь поговорим о форме графика. Форма графика отпусков закреплена в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. Но, как было отмечено выше, в негосударственных организациях в унифицированную форму можно внести свои изменения или разработать новую Образец графика отпусков (форма Т-7) на рис. 3.1. Рассмотрите этот документ. Вы видите, что вверху указывается полное название организации. Ниже слева — мнение выборного профсоюзного комитета. Если профсоюза на предприятии нет, то эта графа не заполняется или даже убирается. После названия документа проставляется его номер, дата составления. Справа — реквизит «Утверждаю». Утверждает составленный график отпусков руководитель предприятия. Далее, вы видите, указано структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, фамилия, имя, отчество, табельный номер. В графе «Отпуск» указывается количество календарных дней, с какого и по какое число будет отдыхать работник. Это запланированная дата отпуска. Но может случиться так, что в связи с производственной необходимостью или по семейным обстоятельствам сотрудник не сможет пойти в отпуск в запланированное время, и тогда время его отдыха может быть перенесено. Для этого работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой перенести отпуск на другое время. Посмотрите в графике отпусков на колонки N 6, 7, 8 и 9. Вы видите, что все эти изменения специалист отдела кадров может отразить в документе. На последней странице графика отпусков ставится подпись руководителя кадровой службы, который составил этот документ. Это все, что нужно знать при составлении графика отпусков. Утверждение графика отпусков должно производиться ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Ведь график отпусков — это первичный документ кадрового учета, в котором отражаются сведения о времени распределения именно ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников вашей организации на весь календарный год по месяцам. По соглашению сторон между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Но хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Но бывают ситуации, когда сотрудник просит предоставить ему отпуск по частям. Например: 5, 5 и 4 дня. При этом исключаются субботы и воскресенья. Можно ли так дробить отпуск? Любое разделение отпуска на части это право, а не обязанность работодателя. Если по каким-то причинам руководитель не сочтет необходимым делить отпуск сотрудника, он может отказать ему в такой просьбе. Если же организация согласна на дробление отпуска, то по согласованию с работником сделать это можно различными способами. Здесь закон никаких барьеров не ставит. Однако в любом случае следует помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом отпуск исчисляется в календарных днях и поэтому просьба работника дать ему дни отдыха выборочно с понедельника по пятницу, исключая выходные, мягко говоря, некорректна. Ведь таким образом работник необоснованно прибавляет себе дополнительные дни отдыха, а организация на это время остается без нужного специалиста. 59 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Рисунок 3.1. График отпусков 60 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Нужно ли требовать от работника заявление на отпуск или же достаточно действующего в организации графика отпусков? Закон не обязывает работодателя требовать от сотрудника заявление на отпуск. Очередность предоставления ежегодных отпусков и их реальная продолжительность отражаются в графике отпусков. Именно график отпусков служит основанием для предоставления сотрудникам дней очередного отдыха. Однако на практике для уточнения деталей, которые нечетко изложены в графике или отсутствуют вообще, кадровики просят от работника заявление. Например, заявление потребуется для уточнения даты начала отпуска в том случае, если в графике она отсутствует, а указан только месяц, в котором работник должен отдыхать. Заявление нужно и тогда, когда сотрудник хочет разделить отпуск на части, а по графику отдых запланирован целиком. Ну а когда речь идет о перенесении отпуска или о замене его денежной компенсацией, без письменного заявления работника обойтись просто невозможно. Таким образом, хотя по закону заявление и необязательный документ, но во многих случаях оно необходимо, чтобы уточнить информацию для издания «отпускного» приказа. Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия — в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др. Как же внести изменение в график отпусков? В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Вы знаете, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам). При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков. Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен работнику в случае его временной нетрудоспособности. Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления. Но помните, что отпуск продлевается только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Если работник в период ежегодного оплачиваемого отпуска ухаживает за заболевшим членом семьи, то его отпуск не продлевается. Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно и в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска! Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др. 61 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Если работник не дает своего согласия на перенесение отпуска на следующий год, то отпуск должен быть предоставлен в текущем году. Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника с визой руководителя о согласии на перенесение отпуска. При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпуску с прошлого года и внести неиспользованные дни отпуска в график на следующий год. Вы помните, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. И еще один момент следует учесть при составлении графика отпусков - замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Если к вам подойдет сотрудник вашей организации и спросит, можно ли ему вместо ухода в отпуск получить денежную компенсацию, вы должны ответить ему, что полностью заменить отпуск денежной компенсацией не получится. Работник обязательно должен получить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. А вот если ему полагается удлиненный отпуск или к основному отпуску в 28 дней еще и дополнительный, то компенсацию можно получить за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. (Однако повторимся еще раз: 28 календарных дней отдыха должны быть предоставлены работнику в любом случае.) Трудовой кодекс устанавливает, что не допускается замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Во всех остальных случаях, когда работник имеет право на удлиненный отпуск продолжительностью более 28 календарных дней или когда общая продолжительность отпуска при суммировании основного и дополнительного отпусков превышает 28 календарных дней, он имеет право получать денежную компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Денежная компенсация за часть отпуска, превышающую 28 дней, предоставляется только по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК). Если работник напишет такое заявление до утверждения на вашем предприятии графика отпусков, то в этом документе лучше всего зафиксировать реальное время отпуска, предоставляемого работнику. Все это относится к тем случаям, когда работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск без увольнения с предприятия. Однако если работник увольняется, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Трудовой кодекс предусматривает, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им отпуска с самого начала его работы у данного работодателя. Иными словами, компенсация выплачивается вне зависимости от срока давности отпуска. Сроком давности право на получение отпуска или денежной компенсации не ограничено. Глава 3.3 Приказ о предоставлении отпуска Для оформления и учета отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) или работникам (форма N Т-6а). Обе формы приказов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 и содержатся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на основании графика отпусков и заявления работника, написанного им не позже чем за две недели до запланированной даты отдыха. 62 Если работнику предоставляется учебный отпуск, то основанием для составления такого приказа будет еще и справка-вызов из учебного заведения. Приказ о предоставлении других видов отпусков (например, отпуска без сохранения заработной платы) издается только на основании заявления работника о предоставлении ему соответствующего вида отпуска. Образец приказа о предоставлении отпуска работнику размещен на рис. 3.2. Рассмотрите его внимательно. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Вы видите, что «шапка» здесь такая же, как и в других унифицированных формах: наименование организации, формы по ОКУД и ОКПО, номер приказа и дата его составления. Далее указывается, кому предоставляется отпуск, структурное подразделение и должность работника. В следующей графе пишется, за какой период работы предоставляется отпуск. Унифицированная форма N Т-6 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 Код Форма по ОКУД по ОКПО Общество с ограниченной ответственностью «СПЕКТР» (ООО «СПЕКТР») 0301005 44031954 наименование организации Номер документа Дата составления ПРИКАЗ 29 (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику 15 июня 2013 г. Предоставить отпуск Табельный номер 17 Колесниковой Нине Сергеевне фамилия, имя, отчество бухгалтерия структурное подразделение бухгалтер должность (специальность, профессия) за период работы с ““ 9“ октября 2012 г. по “ 8 ” А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на С “ 1 ” и (или) июля 2013 Б. г. октября 28 по “ 28 ” июля 2013 г. календарных дней 20 13 г. включительно ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) На с 10 “ 29 ” В. с июля 2013 г. по “ Всего отпуск на “ 1 ” июля 7 ” г. по “ С приказом (распоряжением) ознакомлена 2013 г. календарных дней 7 ” Директор должность августа 38 2013 Руководитель организации календарных дней августа 2013 г. Кон/ включительно И.В. Конев личная подпись расшифровка подписи Колесн/- Колесникова Н.С.. личная подпись . “ 16 ” июня 2 0 08 г. расшифровка подписи Рисунок 3.2. Приказ о предоставлении отпуска работнику Обращаем Ваше внимание на то, что дальше приказ делится на три части: А, Б, В. Части А и Б соответствуют определенным видам отпусков: ежегодный основной оплачиваемый или ежегодный дополнительный, учебный, без сохранения заработ- ной платы. Здесь же указывается, сколько календарных дней и с какого числа по какое длится отпуск. Часть В заполняется, если к основному отпуску добавляется дополнительный. Тогда в этой 63 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ графе указывается общее количество календарных дней отпуска, и с какого по какое число он продолжается. После составления приказа он подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и объявляется работнику под роспись в строке «С приказом ознакомлен». Обращаем Ваше внимание на важный момент, связанный с составлением приказа по любой из этих форм. Согласно ст. 123 Трудового кодекса о времени начала ежегодного отпуска работник должен быть извещен под роспись не позже чем за две недели до его начала. Если это правило будет нарушено, то отпуск по заявлению работника должен быть перенесен на другой срок (ст. 124 ТК). Приказы о предоставлении ежегодного отпуска должны составляться так, чтобы не нарушался указанный двухнедельный срок предупреждения работника. Например, на вашем предприятии приказы некоторое время могут ждать своей очереди, пока их подпишет руководитель. Затем они некоторое время могут передаваться в отдел кадров и еще некоторое время ждать, пока работники ознакомятся с их содержанием и подпишут их. На каждом из этих этапов могут быть задержки. По- мните о них, когда будете планировать время для оформления приказов о предоставлении отпусков. После того как приказ подписан, на его основании работнику предоставляется отпуск. Это означает, что он не выходит на работу со дня начала отпуска и возвращается на следующий день после дня окончания отпуска. В это время за ним сохраняется место работы, должность, а в табеле учета рабочего времени пропущенные дни обозначаются как «О». Бухгалтерия на основании приказа, переданного ей, должна начислить и выдать работнику отпускные. В случае ежегодного оплачиваемого отпуска это необходимо сделать не позже чем за три дня до ухода работника в отпуск. Если этот срок будет нарушен, то отпуск по заявлению работника может быть перенесен на другой срок. Поэтому сразу же после того как приказ подписан работником, его нужно передать в бухгалтерию. Кроме того, в отделе кадров на основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника. Их удобнее всего вносить после возвращения работника из отпуска. В таком случае, если работник будет отозван из отпуска, вам не придется вносить исправления в графу «Дата окончания отпуска». Глава 3.4. Отзыв из отпуска В связи с производственной необходимостью в организации может возникнуть ситуация, когда работника необходимо вызвать из отпуска. Можно ли это сделать? Да, Трудовой кодекс дает такую возможность работодателю. Рассмотрим, как это правильно сделать. Для этого, прежде всего, от руководителя структурного подразделения необходимо получить служебную записку с обоснованием необходимости отзыва из отпуска нужного сотрудника (см. рис. 3.3). На основании этого составляется уведомление об отзыве из отпуска работника, которое передается ему наиболее удобным и быстрым для вас способом. Получив уведомление, работник должен дать письменное согласие на то, чтобы его отозвали из отпуска. Эту отметку можно сделать на экземпляре уведомления. Специалист отдела кадров, получив письменное согласие работника на отзыв его из отпуска, разрабатывает приказ, подписывает его у руководителя. После этого обязательно знакомит работника с приказом под роспись. Затем делает отметку в табеле 64 учета рабочего времени о выходе работника на работу, вносит сведения об отпуске в личную карточку работника. И последний момент – не забыть указать в графике отпусков фактическую дату отпуска данного работника. Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год. Но может случиться и так, что работник откажется выйти на работу до окончания отпуска. Как быть в этой ситуации? Знать, что это решение работника не является нарушением трудовой дисциплины. И работодатель не имеет права применять по отношению к нему какие-либо санкции. Кроме того, закон устанавливает некоторые ограничения. Нельзя отзывать из отпуска: • работников моложе 18 лет; • беременных женщин; • работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Закрытое акционерное общество «Рассвет» _____(ЗАО «Рассвет»)______ (наименование организации) Ломакиной Наталье Николаевне, программисту технического отдела, 20 августа 2013 г. УВЕДОМЛЕНИЕ №3 Уважаемая Наталья Николаевна! В связи с производственной необходимостью и в соответствии с ч. 2 ст. 125 ТК РФ просим Вас дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 20.08.2013. Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Директор ____ Дороф/-_____ В.А. Дорофеев Согласна на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 20.08.2013. Неиспользованную часть отпуска в количестве 14 дней прошу предоставить мне с 01.10.2013. _____Лом/-_____ Ломакина Н.Н. 20.08.2013 г. Рисунок 3.3. Уведомление работника об отзыве из отпуска с его согласием 65 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ РАЗДЕЛ 4. СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В служебную командировку можно направить только работника организации. Нельзя направить в командировку лицо, которое оказывает услуги по гражданско-правовому договору, или вообще не состоит с организацией ни в каких отношениях (например, работника другой организации). Следует помнить, что направление в служебные командировки определенных категорий работников допускается только с их письменного согласия. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. К таким категориям относятся: • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет; • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5 лет; • отцы, воспитывающие детей без матери; • работники, имеющие детей-инвалидов; • работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением; • опекуны (попечители) несовершеннолетних. При направлении в командировку работников перечисленных категорий необходимо получить их письменное согласие в форме заявления, на реквизиты которого необходимо дать ссылку в поле «Основание». Для некоторых категорий работников законодательство устанавливает запрет на направление в командировки. К ним относятся: • беременные женщины; • работники в возрасте до 18 лет; • работники, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 66 Для оформления служебной командировки составляются следующие документы: • служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении; • приказ о направлении работника в командировку; • командировочное удостоверение. Первым документом, который при этом оформляется, является служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении (см. рис. 4.1). Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма N T-10a (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Служебное задание составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится командируемый работник. Заголовочная часть этого документа такая же, как и у других документов по кадровому учету. Здесь указываются наименование организации, форма по ОКУД и ОКПО, номер документа, дата его составления. Далее указывается Ф.И.О. работника, его структурное подразделение и должность, место командировки (обязательно — другой населенный пункт), название организации, дата начала и окончания поездки. При составлении служебного задания необходимо сформулировать основные вопросы, которые предстоит решить работнику в ходе служебной командировки, дать по ним конкретные поручения. Например, при направлении работника в служебную командировку с целью проведения переговоров целесообразно в служебном задании перечислить основные вопросы, подлежащие обсуждению в ходе переговоров, а также документы, которые должны быть выработаны или подписаны сторонами во время переговоров. Подписанная руководителем структурного подразделения форма N Т-10а утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Рисунок 4.1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении 67 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Подписанная руководителем структурного подразделения форма N Т-10а утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу или иное уполномоченное структурное подразделение для оформления приказа о направлении работника в командировку. На основании служебного задания составляется приказ о направлении работника в команди- ровку (см. рис. 4.2). Он может быть оформлен на одного или нескольких работников. Если в командировку направляется один человек, то используется унифицируемая форма приказа N Т-9. Если же сразу несколько работников, то используется унифицируемая форма приказа N Т-9а. Унифицированная форма N Т-9 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 Код Форма по ОКУД 0301022 по ОКПО 44031954 Закрытое акционерное общество «Рассвет» (ЗАО «Рассвет») наименование организации Номер документа ПРИКАЗ 16 (распоряжение) о направлении работника в командировку Дата составления 1 февраля 2013 г. Направить в командировку: Табельный номер Ломакину Наталью Николаевну 28 фамилия, имя, отчество отдел программного обеспечения структурное подразделение программист должность (специальность, профессия) Москва, ЗАО «Луч» место назначения (страна, город, организация) 5 сроком на с “ 2 ” февраля календарных дней 2013 г. по “ с целью 6 ” февраля 20 13 г. участия в семинаре Командировка за счет средств ЗАО «Рассвет» указать источник финансирования Основание (документ, номер, дата): служебное задание N 9 от 01.02.2013 г. служебное задание, другое основание, указать Руководитель организации С приказом (распоряжением) ознакомлена Директор Кон/- И.В. Конев должность личная подпись расшифровка подписи Ломак/- Ломакина Н.Н. личная подпись расшифровка подписи “ 1 ” февраля 20 13 г. Рисунок 4.2. Приказ о направлении работника в командировку Реквизиты этих форм заполняются в соответствии с правилами, действующими в отношении уже рассмотренных ранее унифицированных 68 форм. Фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и наименование должности (про- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» фессии) работника указываются в соответствии со служебным заданием. Место командировки указывается в следующей последовательности: сначала страна и город, затем — организация, в которой работник будет выполнять задание. При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, республике, области, краю, автономному округу (области). Срок командировки переносится из служебного задания, при этом учитываются следующие правила: днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы. Срок командировки исчисляется в календарных днях и включает в себя не только время нахождения работника в месте командирования, но и время нахождения в пути. Цель командировки переносится из служебного задания. В поле «Командировка за счет средств» указываются источники оплаты сумм командировочных расходов. В графе «Основание» указываются реквизиты служебного задания. В случае, когда служебное задание не составлялось, указываются реквизиты иного документа, на основании которого издан приказ, — договора, письма, вызова руководителя вышестоящей организации и т.д. Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под подпись. Подпись работника на приказе свидетельствует о том, что он ознакомлен с решением о направлении его в служебную поездку. Невыполнение распоряжения работодателя может привести к тому, что работник будет привлечен к дисциплинарной ответственности Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с работодателем. В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день или нерабочий праздничный день, оплата его труда производится в соответствии с трудовым законодательством РФ. На основании решения руководителя организации работнику оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение составляется кадровой службой (или иным уполномоченным подразделением) в одном экземпляре на основании приказа о направлении работника в командировку, подписывается руководителем организации, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. См. рис. 4.3. Командировочное удостоверение составляется по форме N T — 10. В нем указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество работника, его структурное подразделение и должность. В командировочном удостоверении должно быть указано место назначения - страна, город, организация. Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания. В командировочном удостоверении необходимо указывать реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Командировочное удостоверение с незаполненным полем «Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа» является недействительным. 69 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Рисунок 4.3. Командировочное удостоверение 70 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Подписывает командировочное удостоверение руководитель организации или иное уполномоченное лицо. На оборотной стороне командировочного удостоверения ставится дата, когда работник отбыл в командировку. Дата выбытия заверяется подписью уполномоченного лица (работника кадровой службы, бухгалтера, начальника соответствующего структурного подразделения или руководителя организации) и печатью организации. По прибытии в место командировки в командировочном удостоверении ставится дата прибытия и заверяется аналогично. Если работник в течение командировки перемещается в разные территориальные пункты в рамках выполнения одного поручения, то прибытие и выбытие из мест назначения также заверяются подписью уполномоченного лица и печатью. Последняя отметка в командировочном удостоверении отражает прибытие в место постоянной работы. Оформление командировочного удостоверения при командировке является обязательным. Именно этот документ подтверждает фактический срок пребывания работника в командировке. Отсутствие такого документа или отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность расходов, произведенных в связи с командировкой В случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования. Порядок документального подтверждения нахождения работника в командировке в тех случаях, когда отметки в командировочном удостоверении отсутствуют, следует обязательно закрепить в ло- кальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках. Нужно ли выписывать командировочное удостоверение, если работник направляется в командировку только на один день? Да, в этом случае также выписывается командировочное удостоверение. Не оформляется этот документ только в том случае, если работник направляется в командировку за пределы Российской Федерации, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Для учета работников, командированных организацией и прибывших в командировку из другой организации, ведутся специальные журналы. В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее — журнал выбытия), содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения (см. рис. 4.4). В журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее — журнал прибытия), содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (см. рис. 4.5). Руководитель организации приказом назначает работника, который отвечает за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Журнал выбытия и журнал прибытия хранятся в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. После возвращения из командировки работник в течение 3 рабочих дней заполняет вторую часть документа «Служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении», (см. рис. 4.1) составляет письменный отчет о выполненной работе, согласует его с руководителем структурного подразделения. 71 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ____ Закрытое акционерное общество «Рассвет» (ЗАО «Рассвет») _____ (наименование организации) N п/п 1 Место командирования Фамилия, имя и отчество командированного работника Дата и номер командировочного удостоверения наименование организации пункт назначения Ломакина Наталья Николаевна 01.02.2013 г. №9 Закрытое акционерное общество «Луч» г. Москва Рисунок 4.4. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ЖУРНАЛ учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы ____Закрытое акционерное общество «Луч» (ЗАО «Луч»)___ (наименование организации) Фамилия, имя и отчеN п/п ство командированного работника 1 Ломакина Наталья Николаевна Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение Закрытое акционерное Дата прибытия Дата выбытия 03.02.2013 г. 05.02.2013 г. общество «Рассвет» Рисунок 4.5. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Затем оформляется авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлеж- 72 ностей) и об иных расходах, связанных с командировкой Все эти документы работник передает в бухгалтерию. Авансовый отчет и приложенные к нему документы необходимы для документального подтверждения расходов на командировку, при их отсутствии или неправильном оформлении расходы не учитываются. Для того чтобы указанная в авансовом отчете сумма расходов была включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, все прилагаемые к нему оправдательные документы, должны быть оформлены надлежащим образом. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка (приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения расходов необязательно, как указывают Министерство финансов и Федеральная налоговая служба. Так нужно ли сейчас издавать приказ о командировке или достаточно выдать сотруднику командировочное удостоверение? Приказ может оформляться (или не оформляться) по усмотрению руководителя организации. Ведь в статье 166 Трудового кодекса хотя и сказано, что направление сотрудника в служебную поездку осуществляется по распоряжению работодателя, не уточняется, в какой именно форме должно быть сделано такое распоряжение: в устной или в письменной (командировочное удостоверение распорядительным документом не является!). Мы все же, во избежание нежелательных последствий, рекомендуем издавать специальный приказ. О каких последствиях идет речь? Давайте посмотрим. Например, работник без всякой на то причины отказался от служебной командировки, и его решено привлечь к дисциплинарной ответствен- ности. Но как? Ведь письменный приказ отсутствует. Как руководитель сможет доказать, что он должным образом довел до работника свое распоряжение? Или у работника в силу определенных обстоятельств не было возможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него. Как подтвердить факт его нахождения в месте командировки в установленное время? Таким образом, для того чтобы у работника было основание отправиться в служебную поездку, у кадровика — выписать командировочное удостоверение, у бухгалтера — выдать деньги, а у работодателя — привлечь к ответственности нерадивого сотрудника в случае невыполнения им служебного поручения, правильным будет все же издать приказ. В организации необходимо разработать и утвердить руководителем Положение о служебных командировках, в котором должны быть прописаны порядок оформления командировок, предоставления отчета о них, командировочные расходы и другие условия. С этим локальным нормативным актом следует познакомить работников под роспись. 73 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ РАЗДЕЛ 5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА Глава 5.1. Общие основания прекращения трудового договора Итак, мы подобрались к логическому завершению. Мы уже научились принимать на работу новых сотрудников, отправлять их в отпуск, в служебную командировку, разобрались с переводом на другую работу, теперь посмотрим, как правильно увольнять работников и грамотно отражать это в кадровом учете предприятия. Этот этап, пожалуй, считается самым ответственным в работе любого специалиста кадровой службы. Именно неправильное увольнение работников чаще всего становится причиной судебного разбирательства, победителем из которого в 70% выходит уволенный работник. А это должно говорить вам сразу о нескольких моментах. Во-первых, если суд примет решение о том, что вы незаконно уволили работника, то такому работнику нужно снова предоставить рабочее место, которое он занимал. Во-вторых, такой работник должен получить всю заработную плату за время, когда он находился в незаконном увольнении. И, в-третьих, чтобы снова уволить такого работника, вам все-таки придется грамотно провести процедуру его увольнения. «Грамотно уволить» на юридическом языке означает «правомерно расторгнуть (или прекратить) трудовой договор с работником». Поэтому, когда мы будем употреблять любое из этих понятий, помните, что это одно и то же. Правомерным считается увольнение работника, когда одновременно существуют три обстоятельства: • есть указанное в Трудовом кодексе основание увольнения; • соблюден порядок увольнения по данному основанию; • есть юридический акт прекращения трудового договора (приказ об увольнении). • Основания расторжения трудового договора установлены в статье 77 Трудового кодекса: • соглашение сторон (статья 78 ТК РФ); • истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически про- 74 должаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; • расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 ТК РФ); • расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 ТК РФ); • перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность); • отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 ТК); • отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть 4 статьи 74 ТК РФ); • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 статьи 73 ТК Российской Федерации); • отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть 1 статьи 72 ТК РФ); • обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК Российской Федерации); • нарушение установленных законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 ТК РФ). Все перечисленные основания являются общими — они распространяются на всех независимо от профессии работника и формы собственности работодателя. Кроме них кодекс закрепляет несколько дополнительных оснований, применяемых только к определенным категориям ра- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ботников (например, государственным служащим, прокурорам, судьям, преподавателям). При этом инициатива расторжения трудового договора может исходить от работника, от администрации предприятия или быть вызвана действиями третьих лиц (например, военкомата при призыве на военную службу или судебного органа, вынесшего приговор) или обстоятельств (военные действия, катастрофа). Трудовой договор с дистанционными работниками может быть прекращен по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ. Мы с вами подробно рассмотрим порядок увольнения работников лишь по некоторым основаниям. Глава 5.2. Расторжение трудового договора по соглашению сторон Трудовой договор может быть прекращен в любой момент по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Инициатором расторжения договора по данному основанию могут являться как работник, так и работодатель. Такое соглашение можно заключить в любое время действия трудового договора независимо от того, был ли он заключен на неопределенный срок или является срочным. Как правило, работодатель предлагает расторгнуть договор по соглашению сторон, когда он заинтересован в увольнении работника, а законных оснований для увольнения по инициативе работодателя нет. Но для правомерного увольнения по этому основанию необходимо, чтобы и у работника возникло желание прекратить трудовые отношения. Поэтому в соглашении о расторжении трудового договора часто предусматриваются дополнительные выплаты, призванные «заинтересовать» работника в его расторжении. Как оформляется расторжение трудового договора по соглашению сторон? Трудовой кодекс не дает однозначного указания по этому вопросу. На практике популярность приобрело составление единого документа, называемого «Соглашение о расторжении трудового договора». В нем указываются: • наименование сторон; • дата расторжения трудового договора, т.е. последний день работы; • основание расторжения трудового договора (соглашение сторон). Если при расторжении договора работнику выплачивается компенсация или дополнительное вознаграждение, то это также указывается в соглашении. В него можно включить и иные условия (о предоставлении отпуска перед увольнением, о порядке передачи дел работником и т.п.). Стороны могут договориться о выплате работнику денежной компенсации, а работник может взять на себя обязательства не разглашать определенные сведения, ставшие ему известными во время исполнения должностных обязанностей. См. рис. 5.1. Соглашение составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, другой остается у работодателя. Особенностью прекращения трудового договора по соглашению сторон является то, что его отмена возможна только при взаимном согласии сторон. Иначе говоря, после того как соглашение об увольнении подписано, ни одна из сторон не может его отозвать. Поэтому для работодателя прекращение трудового договора по данному основанию является наиболее приемлемым и безопасным при решении сложного кадрового вопроса. На основании соглашения о расторжении трудового договора оформляется приказ, делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. В личную карточку вносится запись о прекращении трудового договора по соглашению сторон по основаниям п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке. 75 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ г. Москва Соглашение N 1 о расторжении трудового договора N 12 от «1» августа 2011 г. 10 сентября 2013 г. Закрытое акционерное общество «Рассвет» (ЗАО «Рассвет»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Дорофеева Владимира Алексеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Колесникова Нина Сергеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые Стороны, составили настоящее соглашение о нижеследующем. 1. Стороны на основании статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации Стороны пришли к соглашению о расторжении трудового договора N 12 от 1 августа 2011 г. 2. Трудовой договор расторгнуть через две недели после подписания данного соглашения – 24 сентября 2013 года. 3. При прекращении трудового договора Работодатель в день увольнения Работника принимает на себя следующие обязательства: • выдать трудовую книжку; • произвести полный расчет; • произвести дополнительную денежную компенсацию в размере трехмесячного должностного оклада; • в случае если в течение 30 календарных дней после увольнения бывший Работник заболел или получил травму, оплатить больничный лист в размере 60 % среднего заработка. 4. При прекращении трудового договора Работник принимает на себя следующие обязательства: • передать дела в установленном порядке в день увольнения 24 сентября 2013 г.; • не разглашать сведения, ставшие известными Работнику во время исполнения должностных обязанностей. 5. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами. Аннулирование договоренностей, предусмотренных настоящим соглашением, возможно лишь при взаимном согласии Сторон. 6. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. 7. Стороны взаимных претензий друг к другу не имеют. Адреса и реквизиты сторон ЗАО «Рассвет» 103009, Москва, Колобовский пер., д.1/2 т. 237-46-55 ИНН 7713126961 Колесникова Нина Сергеевна Паспорт: 45 06 296458, выдан 15.03.2006 ОВД N1 г. Кирова. Место жительства: г. Москва, ул. Декабристов, д. 22 кв. 7 Подписи сторон Работодатель ____Дороф/-_____ В.А. Дорофеев 10 сентября 2013 г. Работник __Колес/-___ Колесникова Н.С. 10 сентября 2013 г. Рисунок 5.1. Соглашение о расторжении трудового договора Глава 5.3. Расторжение трудового договора по инициативе работника Работник имеет право по собственному желанию расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если законом не установлен иной срок. Заявление о прекращении трудового договора по инициативе работника может быть написано как от руки, так и напечатано на компьютере. Требований к порядку оформления такого заявления законодательство не содержит. В орга- 76 низации могут использоваться утвержденные локальным актом трафаретные, стандартизованные формы заявлений. В то же время в случае спора собственноручно написанное работником заявление может оказаться более весомым доказательством, нежели составленное с помощью технических средств. Соответственно, чем меньше сомнений будет вызывать у суда подлинность такого заявления, тем меньше шансов, что суд восстановит работника на работе. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Работник может подать заявление лично или направить его по почте заказным письмом или телеграммой. Работодатель не может уволить работника по его собственному желанию, если нет письменного заявления об этом, так как в случае спора отсутствие заявления об увольнении может стать основанием для восстановления работника на работе. При получении указанного документа работодателю нужно обратить внимание на следующие моменты: • заявление должно содержать четкую формулировку, из которой следует, что работник желает прекратить трудовые отношения («Прошу уволить», «Прошу расторгнуть трудовой договор» и т.п.); • в заявлении должен быть указан последний день работы. При указании последнего дня работы следует избегать конструкции с предлогом «с» (например, «прошу уволить с 11 сентября»), поскольку в таком случае неясно, какой именно день будет последним днем работы (10 или 11 сентября). Рекомендуется, чтобы работник указывал последний день работы без предлога «с» («прошу уволить меня 11 сентября»). В этом случае таким днем будет день, отраженный в заявлении; • заявление должно быть подписано работником. Без его подписи документ не имеет юридической силы и не является основанием для прекращения трудового договора. Кроме того, в заявлении может содержаться и другая информация (например, о желании работника взять отпуск перед увольнением, о причинах прекращения трудового договора). Как правило, заявление об увольнении бывает кратким: «Прошу меня уволить по собственному желанию». Но нередко в нем присутствуют и пояснения уважительных причин расторжения трудового договора. К уважительным причинам увольнения работника по собственному желанию относятся следующие: • перевод мужа или жены на работу в другую местность, направление мужа или жены на работу (службу) за границу, переезд в другую местность; • болезнь, препятствующая продолжению работы или проживанию в данной местности; необходимость ухода за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) или инвалидами I группы; • избрание на должности, замещаемые по конкурсу; • зачисление в высшее, среднее специальное или иное учебное заведение, в аспирантуру либо клиническую ординатуру; • нарушение работодателем коллективного или трудового договора. В некоторых случаях уважительная причина увольнения дает работнику определенные преимущества. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Течение срока предупреждения об увольнении, т.е. отчет двухнедельного срока предупреждения, начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Если заявление направлено заказным письмом или телеграммой, то в этом случае началам течения срока будет не дата отправки заявления работником, а день, следующий за днем получения работодателем заявления об увольнении. В ТК РФ нет условия об обязательной двухнедельной отработке. Следовательно, работник может написать заявление об увольнении и весь срок предупреждения находиться в отпуске или болеть. Данный срок в этом случае не продлевается. Для отдельных категорий работников ТК РФ предусмотрены иные сроки предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Например, руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее, чем за один месяц. Работник, заключивший трудовой договор на срок до 2 месяцев или занятый на сезонных работах, обязан в письменной форме предупредить работодателя о досрочном расторжении трудового договора за три календарных дня. Если последний день срока предупреждения об увольнении приходится на нерабочий день, то днем окончания срока предупреждения считается следующий за ним рабочий день. • 77 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ По соглашению сторон между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении. Если в заявлении указан конкретный срок, с которого работник хочет расторгнуть трудовой договор, то администрация не имеет права уволить работника до истечения этого срока. При этом работник имеет право в любой момент отозвать свое заявление до истечения срока предупреждения об увольнении. В этом случае трудовой договор продолжает действовать. Исключением может являться только один случай, предусмотренный статьей 80 ТК РФ: если на место работника, подавшего заявление об увольнении, уже приглашен в письменной форме другой работник, которому не может быть отказано в заключении трудового договора (например, он принят на работу в порядке перевода с другого предприятия). Если работник подал заявление об увольнении, но по истечении срока предупреждения трудовой договор не был расторгнут, и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора считается продолженным. Срок между подачей заявления об увольнении и самим увольнением может быть сокращен: • когда причины увольнения являются уважительными и предполагают невозможность исполнения работником трудовых обязанностей в течение всего двухнедельного срока (например, работник поступил на учебу, и занятия начинаются через три дня — трудовой договор должен быть расторгнут в срок, о котором просит работник); • когда имеется взаимное согласие сторон (работника и работодателя). Если работник решил уволиться после отпуска, то днем увольнения будет считаться последний день отпуска. При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник. Ни в каком случае администрация предприятия не имеет права препятствовать увольнению работника. Если создается ситуация, когда руководитель предприятия отказывается завизировать заявление работника об увольнении и требует, чтобы тот продолжал работу, то работнику следует зарегистрировать свое заявление в канцелярии предприятия, а при невозможности это сделать — послать заявление по почте с уведомлением о вручении. В этом случае работник имеет право через две недели после подачи заявления перестать выходить на работу, а администрация предприятия обязана полностью рассчитаться с работником и выдать ему трудовую книжку. Поскольку действующее законодательство не предусматривает необходимости заполнения работником при увольнении обходного листка, то отсутствие этого документа не может служить основанием для задержки выдачи работнику трудовой книжки и для окончательного расчета с ним. При такой задержке по вине администрации (независимо от причин задержки) работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула — ведь без трудовой книжки он не сможет поступить на новую работу, а значит, и обеспечивать себя. Сам же работник в этом случае не должен прекращать работу до истечения двухнедельного срока. Нарушение этого условия дает администрации предприятия право уволить его за прогул. Глава 5.4. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя Нам кажется, что этой теме вы должны уделить особое внимание. Ведь увольняемый работник согласно Трудовому кодексу может оспорить в суде абсолютно любое решение работодателя, и именно работодателю придется доказывать свою правоту. Вы же, как кадровик, должны, прежде всего, заботиться о работодателе, поэтому доказывать правоту будете, скорее всего, именно вы. 78 Здесь никакого универсального совета мы вам не дадим. Главное — это все правильно оформить в письменной форме. Прежде всего, увольняя работника по собственной инициативе, нужно обосновать свое решение. А это самое сложное. Разбирать дело суд начет с того, а были ли основания, чтобы уволить работника. Поэтому помните о том, что администрация может расторгнуть по своей инициативе трудовой АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» договор с работником, только если есть основание для увольнения и при этом соблюдены все правила увольнения по данному основанию. Вы должны знать также, что нельзя уволить работника в период его болезни или в период его пребывания в ежегодном отпуске (за исключением случаев полной ликвидации предприятия-работодателя). Другими словами, не допускается увольнение работника в период его отсутствия на работе по уважительным причинам. Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях: • ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем; • сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя; • несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации; • смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера); • неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание; • однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: 1. Прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены); 2. Появления работника на работе (на своем рабочем месте либо на территории организации–работодателя или объекта, где по поручению работодателя работник должен выполнять трудовую функцию) в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; 3. Разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника; 4. Совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных нарушениях; 5. Установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий; • совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя; • совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы; • принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации; • однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей; • представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора; • предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации; • в других случаях, установленных ТК РФ и иными федеральными законами. Рассмотрим ситуацию, когда основанием расторжения трудового договора по инициативе работодателя является сокращение численности 79 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ или штата работников организации, индивидуального предпринимателя. Для того чтобы применение этого основания было правомерным, работодатель должен доказать следующее: • обоснованность сокращения штата или численности работников в связи с экономическими, техническими, организационными причинами; • фактическое сокращение численности или штата работников организации. В противном случае работник, уволенный без достаточных на то оснований, подлежит восстановлению на работе. При этом следует соблюдать преимущественное право, предусмотренное ст. 179 ТК РФ, по которому в первую очередь на работе должны быть оставлены работники с наиболее высокими деловыми качествами и те, кого запрещено увольнять (беременные), а при равных деловых качествах предпочтение должно быть отдано: • семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); • лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; • работникам, получившим в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание; • инвалидам боевых действий по защите Отечества; • военнослужащим, впервые поступившим на работу после увольнения с военной службы; • супругам военнослужащих; • работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы. Работодатель должен сделать попытку трудоустроить намеченного к увольнению работника с его согласия в данной организации на другую име- 80 ющуюся вакантную работу (должность), но может сложиться так, что он откажется от трудоустройства, либо в организации нет соответствующей работы. Под другой работой в данном случае нужно понимать предоставление работнику вакантной должности (работы), как соответствующей той, которую он занимал до увольнения, так и вакантной нижестоящей должности (нижеоплачиваемой работы), которую он может выполнять с учетом его образования, квалификации, опыта работы и состояния здоровья. Увольнение по сокращению численности или штата может быть признано неправомерным и в случае, если будет доказано, что на предприятии были вакантные рабочие места, занять которые не было предложено увольняемому работнику. При рассмотрении дел в суде принято считать, что при наличии на предприятии вакантных рабочих мест работнику в первую очередь должна быть предложена работа, соответствующая его специальности и квалификации, а при отсутствии соответствующих вакансий — другая работа. Таким образом, увольнение по сокращению численности или штата может быть признано незаконным, если: • работнику не была предложена другая работа при наличии вакансий на предприятии; • работнику была предложена другая работа без учета его специальности и квалификации при наличии на предприятии вакантных рабочих мест, соответствующих требованиям, предъявляемым работником. Работника следует письменно под роспись предупредить не менее чем за два месяца до увольнения. Доказательством этого является собственноручная подпись работника в уведомлении о расторжении трудового договора. Это означает, что работнику выдается предупреждение (уведомление) об увольнении. Работник в этом документе должен поставить не только свою подпись, но и указать дату своего ознакомления с ним. См. рис. 5.2. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Общество с ограниченной ответственностью "Криптон» ООО «Криптон» Мастеру инструментального цеха Петровскому И.П. УВЕДОМЛЕНИЕ № 14 01.06.2013 г. В связи с проводимыми в ООО "Криптон" организационно-штатными мероприятиями было принято решение о сокращении численности и штата работников (приказ от 31.05.2013 N 56). В связи с этим Вы предупреждаетесь о том, что замещаемая Вами штатная должность мастера инструментального цеха подлежит сокращению. В связи с этим Вы будете уволены в установленном законом порядке 1 августа 2013 г. В связи с высвобождением по основаниям п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ Вам будут предоставлены льготы и компенсации, установленные ст. 178 ТК РФ и действующим законодательством. В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 81 ТК РФ информируем Вас о вакантных должностях по состоянию на 16.08.2011: - диспетчер на телефоне – оклад 12 000 руб.; - экспедитор - оклад 15 000 руб. В случае Вашего отказа от перевода на предложенные должности трудовой договор с Вами будет прекращен в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Вы также можете расторгнуть трудовой договор до истечения срока настоящего уведомления. В этом случае в соответствии с ч. 3 ст. 180 ТК РФ Вам будет выплачена дополнительная денежная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. В случае Вашего согласия на увольнение до истечения срока уведомления просим сделать соответствующее письменное заявление. Руководитель Ивашк/- Ивашкин И. И. С уведомлением ознакомлен. Петровс/- Петровский И.П. 1 июня 2013 г. С увольнением согласен до истечения срока предупреждения об увольнении. Петровс/- Петровский И.П. 1 июня 2013 г. Рисунок 5.2. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата С письменного согласия работника работодатель вправе уволить его до истечения срока предупреждения с выплатой дополнительной компенсации в размере среднего заработка работника, исчисленном пропорционально оставшемуся времени (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Если работник не дает на это письменного согласия, увольнение до окончания срока предупреждения будет незаконным. В случаях, когда работник отсутствует на рабочем месте (например, находится в отпуске или болеет), необходимо послать ему предупреждение (уведомление) об увольнении по почте с уведомлением о вручении. Дата, когда работнику будет вручено извещение о предстоящем увольнении, является нача- лом для отсчета двухмесячного срока, установленного Трудовым кодексом. Беременные женщины увольняются по сокращению численности или штатов с обязательным их трудоустройством правопреемником (или ликвидационной комиссией), а если их нет °— органом занятости. Иногда встречаются ситуации, когда работник отказывается подписать предупреждение (уведомление) об увольнении. В этом случае администрации предприятия следует составить специальный акт. На рис. 5.3 мы приводим образец этого документа. Прочитайте его внимательно. 81 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ АКТ Мы, нижеподписавшиеся, (Ф.И.О. трех человек) составили настоящий акт о том, что в нашем присутствии в связи с осуществлением мероприятий по сокращению штатов на предприятии и в соответствии с действующим законодательством администрация предприятия _____________________________________________________________________ наименование персонально предупредила за два месяца работника ______________________________________________________________________ должность, Ф.И.О. о его предстоящем увольнении путем предъявления ему под роспись ______________ уведомления об этом. _____________ дата предъявления От подписи в уведомлении _______________________________________________ Ф.И.О. отказался. Акт составили: _________________ подпись, Ф.И.О. ____________________________ _____________________________ Дата Рисунок 5.3. Акт об отказе работника ознакомиться с уведомлением о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата И последнее условие: работодатель должен предварительно запросить мнение профкома о намечаемом увольнении работника — члена профсоюза (ст. 373 ТК). Расторжение трудового договора с работником - членом профсоюза без учета мнения профсоюзного органа признается судами незаконным, а работник подлежит восстановлению на работе. Для этого в профсоюз нужно отправить проект приказа, а также копии всех документов, являющихся основанием для принятия такого решения. Профсоюз в течение семи рабочих дней со дня получения таких документов рассматривает этот вопрос и направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Мнение, не представленное в семидневный срок или немотивированное мнение, работодателем не учитывается. После этого работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Следует разграничивать понятия "сокращение численности" и "сокращение штата". Численность работников - это списочный состав работников. Соответственно, сокращение численности есть уменьшение количественного состава работающих в одной должности (например, сокращение двух слесарей из восьми). Штат работников - это совокупность руководящих, административных и иных должностей. Как 82 правило, штат определяется в соответствии с принятым в организации штатным расписанием. Сокращение штата - это исключение из штатного расписания отдельных подразделений или одинаковых штатных единиц. Например, сокращение штатной единицы подразумевает не сокращение части работников, работающих в определенной должности, а именно всех работников, выполняющих трудовые функции по такой должности. Соблюдение сроков проведения мероприятий по сокращению численности или штата - одна из гарантий законности процедуры сокращения. Несоблюдение работодателем указанных сроков является нарушением установленного порядка увольнения работника и служит основанием для восстановления его на работе. Чтобы не пришлось восстанавливать работника и выплачивать ему средний заработок за все время вынужденного прогула, необходимо правильно спланировать процедуру сокращения. Для этого нужно учесть все составляющие данную процедуру мероприятия и сроки их проведения. Расторжение трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников требует документального подтверждения. Работодатель должен иметь все необходимые документы для признания процедуры увольнения по данному основанию законной. Какие же документы должен иметь работодатель, чтобы грамотно провести процедуру сокра- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» щения численности или штата работников? Список их представлен в таблице 5.1 «Документы, необхо- димые для проведения процедуры сокращения численности или штата работников». Таблица 5.1. Документы, необходимые для проведения процедуры сокращения численности или штата работников № п/ п Наименование документа Краткое содержание документа 1 Приказ о сокращении численности или штата 2 Приказ об утверждении нового штатного расписания 3 Новое штатное расписание 4 Личное дело каждого кандидата на увольнение 5 Протокол (решение) комиссии по результатам анализа преимущественного права оставления на работе Уведомление работника о сокращении численности или штата Данный документ составляется в произвольной форме. В нем указывается, какие должности и какое количество единиц подлежат сокращению. Кроме того, отражается дата введения этих изменений (с учетом двухмесячного срока предупреждения). В данном документе указывается, с какой даты начинает действовать новое штатное расписание. В приказе также может отражаться численность работников и утвержденный фонд оплаты труда в соответствии с новым штатным расписанием. Штатное расписание составляется по унифицированной форме. В нем нужно отразить конкретные должности работников, количество штатных единиц и должностные оклады или тарифные ставки. Трудовым законодательством не предусмотрено ведение личных дел в отношении всех категорий работников, но при сокращении штата или численности наличие такого пакета документов будет весомым доказательством соблюдения процедуры увольнения при риске возникновения судебных споров. В дело можно подшить документы о наличии преимущественного права работника, о его квалификации, протокол комиссии о результатах проверки квалификации работника. Данный документ подтверждает правомерность решения оставить на работе конкретного работника в связи с наличием у него преимущественного права. Комиссия создается на основании приказа работодателя. В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работодатель должен предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. На уведомлении работник должен расписаться в подтверждение того, что он его получил. Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением, то данный документ нужно зачитать ему вслух в присутствии свидетелей и составить акт о том, что уведомление было предъявлено работнику, зачитано вслух, но ознакомиться под роспись он отказался. Работодатель обязан уведомить орган службы занятости в письменной форме о предстоящем увольнении работников в связи с сокращением штата или численности. Сделать это нужно в следующие сроки: - если предстоят массовые увольнения, то не менее чем за три месяца до их начала; - если предстоящие увольнения не будут носить характер массовых, то не менее чем за два месяца до прекращения трудовых отношений; - индивидуальному предпринимателю - не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий. Работодатель вправе расторгнуть с работником трудовой договор до окончания срока предупреждения об увольнении, выплатив ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. Для такого досрочного расторжения трудового договора работодателю необходимо получить письменное согласие работника. Работодатель обязан предлагать работнику все имеющиеся у него вакансии, как соответствующие квалификации работника, так и вакантные нижестоящие должности или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель обязан в письменной форме сообщить указанному органу о предстоящем сокращении численности или штата работников не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (при массовом увольнении - за три месяца). 6 7 Уведомление органов службы занятости 8 Согласие работника о досрочном расторжении трудового договора 9 Уведомление о предложении работнику другой работы (вакантной должности) 10 Уведомление выборного органа первичной профсоюзной организации о принятом решении сократить численность или штат работников Документ, содержащий мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации Протокол разногласий 11 12 13 Акт об отсутствии мотивированного мнения со стороны выборного органа первичной профсоюзной организации Такой документ составляется в произвольной форме (в виде протокола заседания комис сии по рассмотрению обращения работодателя). Данный документ составляется в случае проведения дополнительных консультаций с профсоюзом. Данный документ составляется работодателем в случае неполучения мотивированного мнения в семидневный срок. Законодательством не предусмотрено обязательное составление такого акта, однако его наличие будет являться дополнительным доказательством отсутствия мотивированного мнения профсоюза. 83 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Глава 5.5. Общий порядок оформления прекращения трудового договора В Трудовом кодеке РФ предусмотрена специальная статья 84.1, рассматривающая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Этот документ составляется по унифицированной форме N T-8 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). См. рис. 5.4. Порядок заполнения этой унифицированной формы при увольнении по той или иной причине не различается, конечно же, кроме графы «Основание увольнения», в которой указывается соответствующее основание. Например, при увольнении по собственному желанию в приказе необходимо указать, что трудовые отношения прекращаются по основаниям п. 3 части 1 ст. 77 ТК РФ по инициативе работника (увольнение по собственному желанию). В качестве основания для издания приказа указываются реквизиты заявления работника. После оформления приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляется работнику (-ам) под роспись в строке «С приказом (распоряжением) ознакомлен». Строка приказа «Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа» обязательно заполняется только в том случае, если работника увольняют по сокращению численности или штата. Если же профсоюзного органа на этом предприятии не существует, то эта строка вообще не заполняется. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним полный расчет в соответствии с законодательством. Если же день прекращения трудового договора с работником совпал с выходным днем работников организации, ответственных за выдачу трудовой книжки и расчета, 84 работодатель может привлечь их к работе в выходной день для проведения указанных процедур. Запись в трудовой книжке об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Работодатель также не отвечает за задержку выдачи трудовой книжки и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. После издания подписанный руководителем приказ передается в бухгалтерию. Там на его основе произведут окончательный расчет с работником: начислят заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и, если необходимо — выходное пособие. Согласно Трудовому кодексу (статья 127), если работник увольняется, но у него еще остаются неиспользованные отпуска, то по его письменному заявлению такие отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Если работник подаст письменное заявление о предоставлении ему перед увольнением отпуска, вы как сотрудник отдела кадров должны рассчитать день увольнения работника, внести эту дату в приказ и приложить к нему заявление работника. Но помните, что предоставление подобного отпуска – это право работодателя, а не его обязанность. Соответственно, он может и отклонить такое заявление работника, выплатив компенсацию за неиспользованные дни отпуска. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Унифицированная форма N Т-8 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 Код Закрытое акционерное общество «Рассвет» Форма по ОКУД 0301006 (ЗАО «Рассвет») по ОКПО 41032981 наименование организации Номер документа Дата составления ПРИКАЗ 78-лс 1 октября 2013 г. (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от “ 1 ” уволить “ 1 ” июня 2009 г. октября 20 13 г. N 23 - 09 , (ненужное зачеркнуть) Табельный номер 33 Ломакину Наталью Николаевну, фамилия, имя, отчество технический отдел, структурное подразделение программист, должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) Основание (документ, номер, дата): личное заявление Ломакиной Н.Н. от 17.09.2013 заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т. д. Руководитель организации Директор Кон/- А.В. Конев должность личная подпись расшифровка подписи С приказом (распоряжением) ознакомлена Ломак/- Ломакина Н.Н. “ 1 ” октября 20 13 г . Рисунок 5.4. Приказ об увольнении При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока договора. В этом случае также днем увольнения считается последний день отпуска. Если работник не напишет соответствующего заявления, то отпуск перед увольнением ему не предоставляется. Процедура увольнения проходит в обычном порядке — в зависимости от причины увольнения. Однако в таком случае бухгалтерия предприятия должна начислить и выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, если работник отгулял не все положенные ему отпуска. Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то из его заработной платы должно быть сделано удержание за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК). Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником также оформляется приказом (унифицированная форма N T-8). В основании приказа нужно указать конкретное положение договора или статьи Трудового кодекса РФ. Расторжение трудового договора по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ, производится в соответствующем порядке. С приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора дистанционный работник 85 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись. Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно. В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением. Согласно ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Кроме того, в соответствии с законодательством работнику должна быть выдана справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности). С просьбой выдать указанную справку может обратиться и ранее уволенный работник. В этом случае работодатель должен выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Заявление работник может подать лично, через своего законного представителя (доверенное лицо) или направить по почте. Если заявление подается через доверенное лицо, то необходимо представить документы, удостоверяющие личность и полномочия данного лица. Работодатель несет ответственность за достоверность сведений, содержащихся в справке. 86 Работодатель обязан в течение двух недель сообщить в военкомат и (или) органы местного самоуправления об увольнении работника, подлежащего воинскому учету. Сведения об увольняемом подаются по форме, указанной в Приложении N 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях. За неисполнение этой обязанности виновному (руководителю организации или работнику, ответственному за военноучетную работу) грозит штраф от 300 до 1000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ). Работодатель обязан так же сообщить судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю об увольнении работника, из заработной платы которого производились удержания по исполнительному документу, и вернуть им этот документ. Если удержания были связаны с уплатой алиментов, соответствующую информацию нужно направить как судебному приставу-исполнителю, так и лицу, получающему алименты. Срок для направления сведений в этом случае составляет три дня. За несвоевременный возврат исполнительного документа предусмотрен штраф для должностных лиц - от 15 000 до 20 000 руб., для юридических лиц - от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 3 ст. 17.14 КоАП РФ) Запись в личной карточке. Утвержденный приказ об увольнении работника, подписанный руководителем вашего предприятия и увольняемым работником, служит основанием для внесения записи в личную карточку работника (форма N Т-2). В разделе ХI личной карточки делается запись об основании увольнения, указываются дата увольнения и номер приказа. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке. Затем, вы уже знаете, личная карточка передается в архив организации, где хранится 75 лет. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» РАЗДЕЛ 6. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ Глава 6.1. Понятие о трудовой книжке Трудовая книжка — документ, знакомый не только кадровику, но и всему населению нашей страны. Именно трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже большинства граждан России. Что же на самом деле представляет собой всем известная трудовая книжка Насколько актуальна она как документ о трудовом стаже работника в настоящее время? Каков правильный порядок приобретения, учета и хранения бланков трудовых книжек? Все мы не один раз слышали и привыкли к тому, что трудовая деятельность человека дает ему право на получение некоторых государственных социальных гарантий. Среди них наиболее важными являются пенсионное обеспечение, выплаты по больничному листу в случае болезни работающего гражданина, в некоторых случаях — и членов его семьи, а также иные пособия и льготы. Как правило, размер всех указанных выплат зависит от стажа работы человека. Вот почему так важно для каждого человека своевременно и точно учитывать сведения о работе. Несмотря на то, что в последние годы трудовое и пенсионное законодательство сильно изменилось, трудовая книжка по-прежнему не утратила своей значимости. Согласно Федеральному закону об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования изменился порядок определения размера и назначения пенсии. Раньше пенсия назначалась на основании трудовой книжки в соответствии с выработанным стажем. После принятия закона практическое значение приобрели страховые взносы каждого работника в Пенсионный фонд. У трудовой книжки появилась «двоюродная сестра» — справка по форме СЗВ-К, благодаря которой сведения о трудовом стаже, выработанном до 31 декабря 2001 года, поступают в Пенсионный фонд. И показалось, что трудовые книжки больше не нужны. Но в то же время в статье 66 Трудового кодекса РФ четко написано, что «трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». А согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка — документ, предъявляемый при приеме на работу и заключении трудового договора. Кроме того, при назначении пособия по временной нетрудоспособности и исчислении страхового стажа трудовая книжка также используется кадровиками для получения необходимой для этого информации. Но вы помните, что исключение из этого правила составляет дистанционный работник. Он может не предъявлять трудовую книжку работодателю, если договорится с ним о том, что в нее не будут вноситься записи о дистанционной работе или трудовая книжка совсем не будет оформляться при поступлении на работу впервые. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять свою функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с трудовыми книжками, в том числе правильно их приобретать, учитывать, выдавать. И очень важно знать, как выглядит трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу. Днем рождения трудовой книжки по праву можно считать 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства «О введении трудовых книжек» (Постановление СНК от 20 декабря 1938 N 1320). Введены были в действие трудовые книжки с 15 января 1939 г. Утвержденная в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом Министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих» (Постановление Совета Министров СССР от 6 сентября 1973 г. N 656), где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет. Трудовые книжки нового образца были введены в действие с 1 января 2004 года постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Трудовые книжки старого образца не отменены и продолжают действо- 87 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ вать. См. рис. 6.1 «Серии трудовых книжек и год выпуска». Появившаяся в январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерТрудовые книжки пела. На обложке вместо герба СССР — герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы. Вкладыши в трудовые книжки Серия Год выпуска Серия Год выпуска АТ-1 АТ-2 АТ-3 АТ-4 АТ-5 АТ-6 1974 - 1976 1977 - 1979 1980 - 1982 1984 - 1985 1986 - 1989 1990 - 1992 АТ-1 АТ-2 АТ-3 АТ-4 ВТ 1974-1980 1981-1987 1988-1994 1995-2003 2004-2013 АТ-7 1993 - 1997 АТ-8 1998 - 2000 АТ-9 AT-10 ТК ТК — I ТК — II ТК — III ТК — IV 2001- 2003 2003 2004 — 2005 2006 — 2007 2008 — 2009 2010- 2011 2012- 2013 Рисунок 6.1. Серии трудовых книжек и год выпуска Они имеют сквозную нумерацию от 1 до 44 (в старых бланках от 1 до 40), номера проставлены в нижнем углу каждой страницы. В верхнем правом углу на некоторых нечетных страницах красным цветом проставлены номера трудовых книжек, черным — буквы «ТК» (2004 г.) или серия (1974 г.). При разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе — светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Итак, сейчас действуют трудовые книжки всех трех видов: 1939-го, 1974-го и 2004-го года. Хотя, конечно, книжки образца 1939 года сейчас большая редкость. Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца действительны и обмену на новые не подлежат. С 1 января 2004 года оформление трудовых книжек гражданам, начинающим трудовую деятельность впер- 88 вые, производится только на бланках образца 2004 года. Вы уже знаете, что все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) должны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Эта обязанность возлагается и на работодателей — индивидуальных предпринимателей. В статье 309 ТК РФ отмечается, что работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Отметим сразу, что порядок ведения трудовых книжек работодателями – индивидуальными предпринимателями не отличается от порядка веде- АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ния трудовых книжек работодателями-организациями. Напомним вам, что работодатель — физическое лицо, который не является индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Период работы у него подтверждает только трудовой договор, заключенный в письменной форме, который работодатель обязан в уведомительном порядке зарегистрировать в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). Глава 6.2. Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек За организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них отвечает работодатель. За ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них отвечает специально уполномоченное лицо, которое своим приказом назначает работодатель. См. рис. 6.2. Закрытое акционерное общество «Восход» (ЗАО «Восход») ПРИКАЗ 24 сентября 2013 г. N 74 о назначении ответственного за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек В связи с необходимостью правильного ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Назначить Зайцеву Марину Владимировну, инспектора отдела кадров, ответственной за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек работников и вкладышей к ним. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Сорокину Е.Л. Генеральный директор Бес/- П.О. Бессонов С приказом ознакомлены Сор-/ Е.Л. Сорокина 24.09.2013 Зайц/- Зайцева М.В. 24.09.2013 Рисунок 6.2. Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек Мы уже с вами говорили о том, что в маленькой организации может отсутствовать штатная единица кадрового работника. Его обязанности может выполнять или бухгалтер, или секретарь, но при этом руководитель обязательно должен издать отдельный приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек. За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет за собой: 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; 2. На лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; 89 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ 3. На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Нарушение законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное администра- тивное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Работа с трудовыми книжками в организации должна осуществляться постоянно на протяжении всего трудового периода того или иного работника. См. рис. 6.3. Обязанности кадровика в работе с трудовыми книжками Прием работника Период работы работника Увольнение работника После увольнения работнкиа Соблюдение сроков и порядков оформления трудовой книжки Правильное внесение записей и выдача дубликатов Соблюдение порядка оформления сроков выдачи трудовой книжки Выдача дубликата и хранение невостре бованных документов Рисунок 6.3. Обязанности кадровика в работе с трудовыми книжками Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации. Законодательством установлен не только порядок изготовления бланков, но и порядок обеспечения ими работодателей. Производитель бланков — Объединение «Гознак» Минфина России. Оно заключает договоры на изготовление бланков только с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. Работодателей бланками трудовых книжек и вкладышами в них обеспечивают распространители на основании соответствующих договоров. Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм. 90 Позаботьтесь заранее о приобретении бланков трудовых книжек и всегда имейте некоторый запас документов. Это необходимо для того, чтобы избежать проблем во время возможных проверок (например, чтобы иметь возможность быстро оформить трудовую книжку работнику, поступившему на работу впервые). Мы рассмотрим порядок заполнения трудовых книжек образца 2004 и 1974 годов. Содержание этих бланков во многом повторяется, хотя, конечно же, есть и отличия, а правила их заполнения, начиная с 2004 года, одни и те же. Что же касается трудовых книжек образца 1939 года, которые также еще используются, то из-за их маленького объема (всего 4 разворота для сведений о работе) они в большинстве случаев оказываются исписанными, и в них вклеены вкладыши более новых бланков, с которыми вы познакомитесь в этом разделе. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Глава 6.3. Документы, регулирующие ведение, учет и хранение трудовых книжек В настоящее время на территории Российской Федерации ведение, учет и хранение трудовых книжек регулируют: 1. Трудовой кодекс Российской Федерации; 2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 «О трудовых книжках», устанавливающее Правила ведения и хранения трудовых книжек; 3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года; 4. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 г. N51); 5. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н. 6. Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. №132 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225». В Трудовом кодексе отражены лишь отдельные вопросы заполнения трудовых книжек. В постановлении Правительства № 225 закреплена новая форма трудовой книжки и отражен общий порядок ее ведения и хранения. В Инструкции по заполнению трудовых книжек такой порядок рассмотрен детально. Постановление Правительства конкретизирует порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Это основные нормативные акты, определяющие в настоящее время порядок работы с трудовыми книжками. Глава 6.4. Структура и содержание трудовой книжки Трудовая книжка имеет следующую структуру: 1. Титульный лист (стр. 1), в нем отражаются сведения о работнике; 2. Сведения о работе (стр. 2-21; в трудовых книжках образца 1974 г. эта графа занимает меньше страниц — со 2 по 17); в этот раздел вносится информация о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении работника, изменения в названии организации; 3. Сведения о награждениях (стр. 22-41; в трудовых книжках образца 1974 г. отдельно размещены сведения о награждениях и поощрениях на стр.18-21 и 22-37); 4. Сведения о назначении пенсии содержатся только в трудовых книжках образца 1974 г., в трудовых книжках образца 2004 г. они отсутствуют. На последних страницах трудовой книжки содержатся выдержки из Правил ведения и хранения этих документов. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обращаем Ваше внимание на то, что республики в составе Российской Федерации имеют право выпускать свои бланки трудовых книжек. Они отличаются вдвое большим объемом, так как информация, о которой вы только что прочитали, продублирована на соответствующем национальном языке. Глава 6.5. Общие правила ведения записей в трудовых книжках Существуют общие правила, которые требуется неукоснительно соблюдать при оформлении любых записей в трудовых книжках. Трудовые книжки оформляются на русском языке и, если на территории республики в соста- ве России установлен свой государственный язык, то, возможно, на языке этой республики. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении, изменении названия организации вносятся только на основании приказа 91 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ (распоряжения) и в точном соответствии с формулировками приказа (распоряжения). Ни одна запись не может быть внесена в трудовую книжку без соответствующего приказа или распоряжения, подписанного руководителем предприятия или организации. В общественных организациях основанием для занесения записи в трудовую книжку некоторых категорий работников может быть постановление соответствующего коллегиального органа. Если в тексте приказа, на основании которого сделана запись в трудовой книжке, выявлена неточность или ошибка, то для ее исправления оформляется новый приказ. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей в трудовой книжке. Подробнее об этом поговорим чуть позже. Все записи производятся аккуратно и разборчиво перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. При занесении записей в трудовую книжку не допускаются сокращения фраз и слов. Например, не допускается сокращать слово «приказ» до «пр.», «распоряжение» — до «расп.» и т.д. Все записи в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер. Даты во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 августа 2013 г., в трудовой книжке делается запись: «05.08.2013». Все записи в трудовую книжку вносятся в срок не позднее пяти дней со дня издания приказа. Есть особенность в оформлении записи об увольнении работника — она производится строго в день его увольнения. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку на основании приказа о приеме на работу, или переводе на другую работу, или об увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки. После ознакомления с произведенной записью работник должен расписаться в личной карточке, которая ведется на каждого работающего человека (форма Т-2). При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, помимо подписи работодателя и печати организации, заверяются также подписью самого работника, за исключением случаев, когда трудовая книжка с согласия работника направляется ему по почте. Своей подписью в трудовой книжке после записи об увольнении работник подтверждает, что его трудовая книжка не содержит неточностей. Итак, теперь подробнее поговорим о том, как грамотно делать записи в трудовой книжке. Глава 6.6. Титульный лист трудовой книжки Как мы уже говорили, трудовая книжка — один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Но не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и часто считают его необязательным. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек. Поэтому при оформлении пенсии у некоторых работников возникает много проблем из-за неправильных записей в трудовой книжке. Трудовая книжка заводится при поступлении на основную работу впервые. Не позднее пяти дней с момента приема на работу нового молодого сотрудника предприятием должна быть оформлена трудовая книжка, причем обязательно в его присутствии. У каждого работника может быть только 92 одна трудовая книжка. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: у работника есть трудовая книжка или ее нет вообще. Если трудовая книжка имеется, то на основании документов, удостоверяющих личность, необходимо проверить, правильно ли заполнен титульный лист. Как это делать, мы Вам расскажем чуть ниже. Если трудовая книжка отсутствует, то ее нужно оформить. См. рис. 6.4. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ТРУДОВАЯ КНИЖКА ТК N 0234561 Фамилия Иванова Имя Наталья Отчество Николаевна Дата рождения 11 августа 1984 г. Образование среднее профессиональное (число , месяц , год) Профессия, специальность Дата заполнения « 20 » января Подпись владельца книжки М.П. техник 20 08 г. Ив/ - Подпись лица , ответственного за ведение трудовых книжек Истомина (разборчиво) Рисунок 6.4. Образец оформления титульного листа трудовой книжки На титульном листе отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность. Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений часто сопровождается на практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи, когда записывают фамилию, имя, отчество работника «на слух», без строгого соответствия паспортным данным. Встречаются сокращения длинных имен и отчеств, замена их инициалами, что абсолютно недопустимо. Довольно часто допускаются ошибки в написании даты рождения. Запомните: прежде чем заполнять титульный лист трудовой книжки, посмотрите, как в паспорте или другом документе, удостоверяющем личность, написаны фамилия, имя и отчество работника, и лишь после этого полностью, без каких-либо сокращений, запишите их. Дата рождения на титульном листе записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например: 1 августа 1989 г. Нельзя писать 1.08.89 г. или 1/XIII-1989 г., или 1 августа 89 г. Информация об уровне образования записывается только на основании надлежаще заверенных соответствующих документов об окончании учебных заведений: аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Если новый работник имеет незаконченное образование соответствующего уровня, то запись делается на основании справки из учебного заведения, или зачетной книжки, или студенческого билета, надлежаще заверенных. Запомните: в трудовую книжку сведения об образовании записываются так, как они указаны в документе об образовании. Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации. Запомните: профессия или специальность записываются в трудовую книжку только на основании соответствующих документов. Если работник не имеет никакой квалификации, оставьте эту графу пока незаполненной. После заполнения титульного листа работник проверяет внесенные сведения и удостоверяет их правильность своей подписью. На титульном листе предусматривается еще одна подпись — лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб часто ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку «разборчиво». Запомните: специалист, заполняющий трудовую книжку, свою фамилию пишет разборчиво и полностью, без каких-либо сокращений. Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной. Ошибки, допущенные при заполнении титульного листа, вызывают много осложнений при оформлении пенсии. Поэтому, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, специалист отдела кадров обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и другие сведения на титульном листе, сравнить их с паспортом и документами об образовании. 93 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной, необходимо на новом (последнем) месте работы внести изменения в записи титульного листа. При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, далее сверху или снизу, или на той же строке, где есть место, записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой «Исправленному верить», как это нередко делают неопытные работники кадровых служб. См. рис. 6.5. изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении или расторжении брака и т.п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или отдела кадров. Вы обратили внимание на то, что в образце, представленном на рис. 6.5, изменены еще образование и специальность. При их изменении на внутренней стороне обложки дается ссылка на документ, полученный после окончания учебного заведения (см. рис. 6.6). ТРУДОВАЯ КНИЖКА ТК N 0234561 Фамилия Иванова Имя Наталья Отчество Николаевна Дата рождения Крылова 11 августа 1984 г. (число , месяц, год ) Образование среднее профессиональное , высшее профессиональное техник, Профессия, специальность экономист Дата заполнения « 20 Подпись владельца книжки М.П. » января 20 08 г. Ив/ - Подпись лица , ответственного за ведение трудовых книжек Истомина (разборчиво ) Рисунок 6.5. Внесение изменений на титульном листе трудовой книжки Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки. Внесенные на титульном листе Рисунок 6.6. Внутренняя сторона обложки трудовой книжки На титульном листе, как вы видите, информация об образовании и специальности не зачеркивается, полученные новое образование и специальность по диплому записываются рядом с прежними через запятую. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения о профессии, специальности. Рядом с имеющейся записью, которая не зачеркивается, через запятую указывается измененная (дополненная) информация о профессии или специальности. Глава 6.7. Сведения о работе Информация о том, в какую организацию, когда и на какую должность был принят гражданин, повышение его квалификации, переводы на другую постоянную работу, увольнение отражаются в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» (см. рис. 6.7). Этот раздел состоит из четырех граф: 1. Порядковый номер записи; 2. Дата (число, месяц, год); 94 3. Информация о работе; 4. Основание внесения записи. Основное содержание находится в третьей графе. Все записи здесь по составу можно разделить на три группы: 1. Информация до занесения сведений о работе в данной организации; АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 2. Информация о приеме, переводе, увольнении, т.е. основные сведения о трудовом стаже работника; 3. Дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан. Если трудовая книжка оформляется впервые, то до заполнения сведений о приеме на работу необходимо выяснить, имеются ли у гражданина документы, дающие основания для внесения записей о службе в рядах Российской армии, обучении на курсах повышения квалификации. В настоящее время перечень таких записей строго ограничен, к ним нельзя отнести никакие другие, кроме перечисленных ниже, а именно: о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Чаще всего такие записи приходится вносить при оформлении трудовой книжки еще не работавшим бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей нумеруется и вносится на основании соответствующих документов (справки из учебного заведения, военного билета и т. п.). См. рис. 6.7. • СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ Дата N записи число 1 1 месяц год Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 2 04 02 ТК N 0234561 3 2013 Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 4 Служба в Вооруженных силах Российской Военный билет Федерации с 19.12.2010 г. по 23.12.2011 г. НЛ N 9073145 Закрытое акционерное общество «Мир» 2 04 02 2013 (ЗАО «Мир») Принят в транспортный цех грузчиком. Приказ N17 л.с. от 04.02.2013 Рисунок 6.7. Образец записи о приеме на работу Кстати, запись о времени военной службы, не внесенная своевременно, может быть внесена в трудовую книжку и позже в независимости от последовательности событий. Если же у работника есть трудовая книжка, и он в очередной раз устраивается на работу, то при занесении сведений о работе соблюдается следующий общий порядок. При приеме на работу в трудовой книжке сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Рядом в скобках записывается сокращенное название. Наименование учреждения может быть написано от руки или проставлено специальным штампом. В трудовых книжках работодателя - индивидуального предпринимателя в 3-ей графе вместо названия организации пишется: «Индивидуальный предприниматель». Далее полностью, без сокращений, указываются его фамилия, имя, отчество. Например: Индивидуальный предприниматель Петров Петр Петрович. Ниже, без пропуска строки, заносится информация о приеме на работу. Для этого вначале в первой графе арабскими цифрами проставляется порядковый номер производимой записи. Во второй графе указывается дата приема, перевода или увольнения работника. Эта запись производится только арабскими цифрами, причем число и месяц обозначаются обязательно двумя цифрами, год — четырьмя. Например, гражданина принимают на работу 1 июля 2013 г. В этом случае запись даты выглядит так: «01.07.2013». 95 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ Обращаем Ваше внимание на то, что дата записи должна обязательно соответствовать дате приема, перевода или увольнения работника в соответствующем приказе. Номер и дата приказа или распоряжения вносятся в четвертую графу трудовой книжки. См. рис. 6.7. В третьей графе — самой широкой — приводится запись о приеме, переводе или увольнении работника. Она должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), наименование специальности, профессии с указанием присвоенного разряда или занимаемой должности. Вы уже знаете, что наименования профессий или должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Подчеркиваем, что особенно тщательно необходимо следить за правильностью записей наименований производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на получение государственных пенсий на льготных условиях и в льготных размерах или на получение каких-либо иных льгот и преимуществ. Неправильная или неточная формулировка записи в трудовой книжке могут лишить человека законных льгот или, в лучшем случае, потребуется длительная и сложная работа для восстановления утраченных по ошибке законных прав. Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя. Инструкция по заполнению трудовых книжек требует внести в эту графу сведения, условно говоря, по формулам: «куда и кем» или «куда и зачем» принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы. В таблице 6.1 помещены тексты приказов, неправильные и правильные записи в трудовой 96 книжке. Рассмотрите их внимательно, запомните правильные формулировки. Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу. В таблице 6.2 помещены тексты подобных примеров. Запись о приеме на работу — это начало заполнения содержательной части трудовой книжки в данной организации. В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. В трудовую книжку обязательно вносится информация о присвоении рабочему нового разряда или установлении второй и последующих профессий, переводе работника на другую постоянную работу. Эти записи производятся в том же порядке, что и сведения о приеме на работу. Рассмотрите рис. 6.8. Читая образцы записей в трудовой книжке на рис. 6.8, Вы, конечно же, обратили внимание на то, что в раздел «Сведения о работе» внесена информация об изменении наименования организации. Внесение такой информации касается и работодателя - индивидуального предпринимателя. В случае, когда индивидуальный предприниматель, перерегистрировавшись, сменил название, и в трудовую книжку работника обязательно нужно внести изменения. Главная особенность внесения таких записей заключается в том, что им не присваивается порядковый номер. Обратите внимание, что записи о переименовании не имеют не только порядкового номера, но также не датируются, т. е. при их составлении не заполняется графа 2 трудовой книжки. В этом случае сведения о дате переименования несет документ, указанный в основании записи в графе 4. Сведения о переименовании организации нужно обязательно вносить в трудовые книжки. Если они не были внесены своевременно, то их следует, даже спустя несколько лет, все равно внести после последней записи в разделе «Сведения о работе». Например, в графе 3 раздела написать: «Машиностроительный завод «Вымпел» 01.06.1998 г. переименован в Закрытое акционерное общество «Вымпел» (ЗАО «Вымпел»). А в графе 4 указать основание переименования — протокол собрания акционеров от 01.06.1998 N 3. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Таблица 6.1. Образцы текстов приказов Запись в трудовой книжке неправильно правильно Формулировка текстовой части приказа Принять на работу с 8 июля 2013 г. Ильину Татьяну Николаевну в бухгалтерию на должность экономиста с окладом 15 000 руб. с испытательным сроком 2 месяца. Принять в бухгалтерию на должность экономиста с испытательным сроком 2 месяца. Принята в бухгалтерию на должность экономиста. Принять на работу с 15 июня 2013 г. Медведеву Елену Ивановну в технический отдел на должность фотографа с неполной рабочей неделей (вторник, пятница) с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада 10 000 руб. Принята в технический отдел на должность фотографа с неполной рабочей неделей. Принята в технический отдел на должность фотографа. Принять на работу с 3 августа 2013 г. Юдину Антонину Сергеевну в лабораторию N 3 на должность лаборанта с полной материальной ответственностью с окладом 11 000 руб. Принята в лабораторию N 3 на должность лаборанта с полной материальной ответственностью. Принята в лабораторию N 3 на должность лаборанта. Принять на работу с 28 сентября 2013 г. Кузьмину Надежду Викторовну в отдел бытовой техники на должность продавца на время отпуска по беременности и родам Рудаковой Т.В. с окладом 10 000 руб. Принята в отдел бытовой техники на должность продавца на время отсутствия продавца Рудаковой Т.В. Принята в отдел бытовой техники на должность продавца. Таблица 6.2. Образцы текстов приказов Запись в трудовой книжке Формулировка текстовой части приказа Принять на работу с 1 октября 2013 г. Сергеева Виктора Алексеевича в отдел стандартизации на должность старшего научного сотрудника в связи с избранием по конкурсу с окладом 13 000 руб. Принять на работу с 10 сентября 2013 г. Орлова Сергея Антоновича в коммерческий отдел на должность менеджера по продажам в порядке перевода из ООО «Спектр» по согласованию между руководителями организаций с окладом 12 000 руб. неправильно правильно Принят в отдел стандартизации на должность старшего научного сотрудника. Принят в отдел стандартизации на должность старшего научного сотрудника в связи с избранием по конкурсу. Принят в коммерческий отдел на должность менеджера по продажам. Принят в коммерческий отдел на должность менеджера по продажам в порядке перевода из ООО «Спектр». СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК N 0234561 Дата N записи число 1 месяц год Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 2 3 Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 4 Открытое акционерное общество «Станкостроительный завод им. Фрунзе» (ОАО « СЗФ») 10 12 01 2008 Принят в цех N2 слесарем — инструментальщиком 4 разряда. Приказ N 16 л.с. от 12.01.2008 97 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ 11 04 03 2011 Присвоен 5 разряд слесаря — инструментальщика Приказ N 34 л.с. от 04.03.2011 12 27 06 2013 Открытое акционерное общество Протокол «Станкостроительный завод им. Фрунзе» собрания переименовано в открытое акционерное общество акционеров N3 «Приборостроительный завод (ОАО «ПЗ»). от 30.07.2008 Переведен на должность бригадира цеха N 2. Приказ N 78 л.с. от 27.06.2013 Рисунок 6.8. Образцы записей о присвоении разряда и переводе на другую работу Точно так же делаются записи об изменении названия структурного подразделения или должности. Они вносятся отдельной строкой в графу 3 обязательно на основании свидетельств о регистрации, приказов вышестоящих организаций или приказов руководителя данной организации. По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о его работе по совместительству на основании документа, подтверждающего эту работу (ст. 66 ТК РФ). Главное условие внесения записей о работе по совместительству — они вносятся по основному месту работы сотрудника. Причины этого вполне понятны. Трудовая книжка не может быть выдана на руки работнику, за исключением случая увольнения. Если работник на момент внесения записи уже уволился с работы по совместительству, в графе 3 необходимо написать: «работал с ... по ...». Если работник только что принят на работу по совместительству, то в графе 3 вместо слов «работает с ...» необходимо написать «принят», а в графе 2 указать дату приема. Итак, если работник желает, чтобы такая запись была сделана, то ему необходимо получить или заверенную копию приказа, или справку о работе по совместительству в отделе кадров предприятия, при этом отдел кадров обязан выдать необходимый документ о работе по совместительству. Справка оформляется на фирменном бланке или без него, но обязательно подписывается руководителем предприятия или начальником кадровой службы, уполномоченным на совершение таких действий, и заверяется печатью предприятия. Примерная форма справки приведена на рис. 6.9. В таком же порядке производится запись об увольнении с работы по совместительству. Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени 98 обучения на дневных отделениях, в т.ч. подготовительных, высших и средних специальных учебных заведений. Основанием для этих записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов. Действия кадровика по оформлению трудовой книжки при увольнении осуществляются в определенной последовательности и состоят из нескольких этапов. Рассмотрите рис. 6.10. Трудовую книжку с внесенными сведениями об увольнении необходимо выдавать сотруднику на руки строго в день увольнения. На практике бывает, что сотрудник отказывается забирать свою трудовую книжку в последний день работы (например, из-за того, что не выдана заработная плата). В этом случае кадровику лучше всего попросить работника написать об этом заявление и составить в присутствии двух свидетелей акт о таком отказе. Запись об увольнении состоит из таких же элементов, что и запись о приеме на работу или переводе на другую должность. Она включает в себя порядковый номер, дату оформления записи, которая соответствует дате увольнения, т.е. последнего дня работы, основное содержание, раскрывающее причину увольнения, и наименование документа, на основании которого внесена запись в трудовую книжку, с указанием номера и даты. После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации заверяются подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и общей печатью организации (не отдела кадров!). Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Штамп предприятия или фирменный бланк СПРАВКА О РАБОТЕ ПО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВУ Настоящая справка выдана Степановой Тамаре Григорьевне, паспорт 40 05 981452, выдан 18 марта 2006 года отделом милиции N2 УВД г. Омска, проживающей по адресу: г. Омск, Цветной бульвар, д.14, кв. 23, о том, что в соответствии с приказом N 18-к от 22 января 2011 г. она принята на работу по совместительству в отдел маркетинга Новосибирского издательского центра на должность агента с 22 января 2011 года. Справка выдана для предоставления по месту основной работы Степановой Т.Г. Директор Гнезд/- В. А. Гнездилов М. П. 29 января 2013 года Рисунок 6.9. Примерная форма справки о работе по совместительству Глава 6.8. Записи в трудовой книжке об увольнении В соответствии с правилами ведения трудовых книжек под подписью руководителя организации (или кадрового работника) на строке ниже ставит свою подпись сам работник. Подпись работника подтверждает, что его трудовая книжка не содержит неточных записей. На рис. 6.11 приведен образец записи об увольнении в трудовой книжке работника. Обращаем Ваше внимание еще раз на то, что все записи в трудовой книжке делаются раз- борчиво, без каких-либо сокращений, зачеркиваний, помарок, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Напоминаем Вам о том, что причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей Трудового кодекса РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты. Действия кадровика по оформлению трудовой книжки при увольнении с работы В день увольнения внести в трудовую книжку сведения о дате и причинах увольнения с указанием документа , на основании которого внесена запись Заверить внесенную запись подписью руководителя или кадрового работника и печатью организации или кадровой службы Обязать работника расписаться в личной карточке , в книге учета движения трудовых книжек (с указанием даты получения ) и в трудовой книжке Выдать трудовую книжку на руки в день увольнения Рисунок 6.10. Действия кадровика по оформлению трудовой книжки при увольнении с работы 99 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ Дата N записи число 1 11 меся ц год Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 2 24 07 ТК N 0234561 3 Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 4 2013 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ N 22 л.с. части первой статьи 77 Трудового кодекса от 24.07.2013 Российской Федерации Начальник отдела кадров Вик/- С.А.Викторов Кам/М.П Рисунок 6.11. Образец записи об увольнении В графе «Сведения о работе» должны быть указаны не только пункт статьи, по которой увольняется работник, но и часть этой статьи. Такое требование содержится в части 5 статьи 84.1 ТК РФ. Обратите внимание, что во всех случаях увольнения ссылка делается на пункты статьи 77 Трудового кодекса, за исключением трех случаев. Первый — увольнение по инициативе работодателя — (пункт 4 статьи 77 Трудового кодекса РФ). В этом случае, производя запись в трудовой книжке, надо ссылаться на пункты статьи 81 ТК РФ. Второе исключение — увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункт 10 статьи 77 Трудового кодекса РФ). В этом случае в записи должна быть ссылка на пункты статьи 83 Трудового кодекса. Третье — это увольнение по причинам, перечисленным в других статьях Трудового кодекса, кроме упомянутых выше, или в других федеральных законах. В таких ситуациях нужно ссылаться на соответствующую статью Трудового кодекса или федерального закона. Но самой распространенной причиной увольнения все-таки является увольнение работника по собственному желанию (пункт 3 статьи части первой 77 ТК РФ). В этом случае он подает заявление соответствующего содержания в отдел кадров предприятия (при его отсутствии — службе, выполняющей его функции). Вы помните о том, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ заявление подается за две недели до срока увольнения. В этот период администрация предприятия должна предпринять все необ- 100 ходимые действия, вытекающие из факта увольнения работника. Она вправе потребовать от увольняющегося работника отчет за полученные товарно-материальные ценности, принять от него находившееся в его ведении оборудование, представить отчет о состоянии неоконченных работ, в которых он принимал непосредственное участие, и т.д. Особые меры предпринимаются при увольнении материально-ответственного лица. Прием-передача материальных ценностей должны быть осуществлены специально назначенной комиссией по акту приема-передачи, в котором расписываются передающая и принимающая стороны. Окончательно акт утверждается руководителем предприятия. В это же время целесообразно назначить нового работника, чтобы он мог ознакомиться с ведением учета материальных ценностей, с их расположением и прочими необходимыми в работе деталями. Предпринятые меры помогут в дальнейшем существенно снизить уровень и количество проблем, которые неизбежно возникают при смене кадров, даже если на место уволенного работника приходит более квалифицированный и дисциплинированный специалист. Еще внимательнее стоит отнестись к увольнению работников бухгалтерии, особенно главного бухгалтера. Необходимо принять от него все формы предусмотренной отчетности и решить спорные вопросы. После наступления согласованного срока увольнения работника у администрации предприятия нет законных оснований задерживать его. После этого трудовая книжка, подписанная руководителем, заверенная печатью, с подписью самого работника, выдается на руки ее владельцу. Он, в АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» свою очередь, должен еще расписаться в личной карточке работника (унифицированная форма Т-2) и в журнале учета движения трудовых книжек (о нем мы расскажем чуть позже). Бывает, что сотрудник вообще не приходит в последний рабочий день на работу. И, следовательно, кадровик не имеет возможности выдать сотруднику его документ. В этом случае мы рекомендуем вам составить акт о невозможности выдать трудовую книжку. А работнику следует направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. На рис. 6.12 приведен образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки. Штамп предприятия или фирменный бланк Уведомление 28 сентября 2013 г. Уважаемая Светлана Николаевна! Уведомляем Вас, что в связи с Вашим увольнением в соответствии с приказом от 28 сентября 2013 г. N 234/к Вам следует явиться в организацию для получения трудовой книжки и необходимых расчетов. В случае невозможности явиться за трудовой книжкой лично Вы можете предоставить свое согласие на отправку ее ценным письмом по почте. Для этого Вам необходимо отправить свое письменное согласие по нашему адрес: г. Орел, ул. Фруктовая, д. 13. Рисунок 6.12. Уведомление об отправлении трудовой книжки по почте Этот документ необходимо отправить заказным письмом с почтовым уведомлением на домашний адрес работника, который указан в личной карточке. В письме-уведомлении попросите разрешение работника на отправку его трудовой книжки по почте. Пересылка трудовой книжки по почте возможна только с согласия работника. Со дня направления уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи уволенному трудовой книжки. Почтовое уведомление о вручении, подтверждающее получение письма работником, и квитанцию об отправке подшейте в личное дело сотрудника. Если согласие на пересылку не будет получено и сам сотрудник не придет за трудовой книжкой, то отдел кадров обязан сохранять ее. Законодательством определены сроки хранения трудовых книжек. Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе, а затем передаются в архив организации. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 75 лет. Обращаем Ваше внимание еще на то, что если присутствующий на работе сотрудник отказывается от получения трудовой книжки в день увольнения, то необходимо составить акт об отказе, с которым работника следует ознакомить под роспись. При задержке трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в ней под очередным номером делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью». Если сотрудник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с ним прекращается, а в трудовой книжке делается запись: «Работа прекращена в связи с признанием судом безвестно отсутствующим». Трудовая книжка этого сотрудника также хранится в архиве предприятия в течение 50 лет, если раньше за нею не обратится владелец или его родственники. Указанные записи вносятся в трудовую книжку только на основании приказа руководителя организации об исключении работника из списочного состава. Глава 6.9. Сведения о награждениях (поощрениях) Наряду со сведениями о работе в трудовые книжки в специальный раздел вносится информация о награждениях и поощрениях, которая в некоторой степени характеризуют ее владельца как работника. При приеме на работу нового сотрудника опытный руководитель обязательно ознакомится с записями о награждениях и поощрениях в представленной ему трудовой книжке. Если человек в течение длительного времени работал на одном 101 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ месте, на одной должности и не имеет поощрений, то это вполне оправданно заставляет руководителя насторожиться и искать возможности для получения дополнительных сведений о работнике. Поэтому очень важно следить за тем, чтобы в трудовые книжки своевременно вносились записи о награждениях и поощрениях. Раздел «Сведения о награждениях» заполняется так же, как и раздел «Сведения о работе». На рис. 6.13 мы приводим образец записи в трудовой книжке сведений о награждении. Рассмотрите его внимательно. Обращаем Ваше внимание на то, что в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации (полное и сокращенное, если оно есть). Ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи. Эта нумерация ведется последовательно в течение всего трудового периода работника. В графе 2 ставится дата награждения. В графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Существуют различные виды наград. В трудовую книжку вносится информация о награждении работника государственными наградами (орденами, медалями, нагрудными знаками), в том числе и о присвоении государственных почетных званий. Большую группу составляют сведения о награждении за трудовые заслуги на предприятии. Основаниями для таких поощрений работников могут быть образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительная и безупречная работа в организации, применение и использование в работе новых методов и форм. В таком случае работники награждаются руководителями предприятий почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками, значками. В трудовую книжку заносятся и другие сведения о награждениях и поощрениях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. В раздел «Сведения о награждении» вносится информация не обо всех поощрениях, установленных администрацией предприятия. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся, так как такие премии являются фактически составной частью зарплаты и для их выплаты не требуется издания специального приказа. Примером таких поощрений могут служить квартальная премия, премия по итогам работы за год и пр. СВЕДЕНИЯ О НАГРАЖДЕНИЯХ Дата N записи число 1 месяц 2 1 22 12 2 16 11 3 04 03 год Сведения о награждениях (поощрениях) 3 Открытое акционерное общество «Лиговский Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 4 завод тракторных запасных частей (ОАО «ЛЗТЗ») 1997 Объявлена благодарность за активное участие в Приказ N 129 л.с. подготовке и проведении конкурса молодых от 22.12.1997 специалистов. Открытое акционерное общество «Ленский металлургический комбинат» (ОАО «ЛМК») 2003 Занесен на Доску почета Камского района за Приказ N 25 л.с. успехи, достигнутые в труде. от 16.11.2003 2013 Награжден ценным подарком за внедрение Приказ N 5 л.с. высокоэффективного рационализаторского от 04.03.2013 предложения. Рисунок 6.13. Образец записей сведений о награждении 102 ТК N 0234561 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Обращаем Ваше внимание на то, что сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за ис- ключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Глава 6.10. Вкладыш в трудовую книжку Если в трудовой книжке заполнены все страницы хотя бы одного из разделов, то в нее подшивается вкладыш. Он представляет собой такой же документ, что и трудовая книжка, только вверху вместо надписи «Трудовая книжка» написано «Вкладыш в трудовую книжку». На титульном листе трудовой книжки в верхней части обязательно делается запись «Выдан вкладыш N _____». Иногда ставится специальный штамп аналогичного содержания, а номер вкладыша вписывается вручную. Если оказываются заполненными страницы хотя бы одного из разделов вкладыша, то оформляется следующий вкладыш, и информация о нем также указывается на титульном листе трудовой книжки. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Прием на работу по предъявлению одного вкладыша не допускается. Вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, нумерация сведений о работе продолжается. Глава 6.11. Дубликат трудовой книжки Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу. Потребность в оформлении дубликата возникает на практике достаточно часто. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку или же она пришла в негодность — обгорела, порвана, испачкана. А может быть, в нее внесена неверная запись об увольнении или переводе, в то время как работник хочет иметь «чистый документ». Независимо от причины работник может обратиться в кадровую службу компании с просьбой сделать ему соответствующий дубликат. Порой, когда трудовая книжка потеряна, кадровики возмущаются: прошло много времени со дня увольнения, а работник обращается с просьбой о замене трудовой книжки именно в их компанию. Хотя, возможно, за такой длительный период он сменил не одно место работы. На этом основании они зачастую отказывают в помощи бывшему сотруднику, советуя обратиться в другую организацию. Скажем сразу, такие действия кадровых специалистов нельзя признать правомерными. Дело в том, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек сказано, что работник, утративший трудовую книжку, должен заявить об этом факте по последнему месту работы. А работодатель в ответ обязан выдать дубликат утраченного документа. Причем сделать это он должен не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Как видите, у кадровика не остается иного выхода, как выполнять распоряжения закона. Дубликат также оформляется в случаях, когда в трудовую книжку внесена запись, хотя и признан- ная недействительной, но бросающая тень на самого работника. Например, сотрудник был уволен по приговору суда, который лишил его права занимать определенную должность. Затем такое решение было признано незаконным, и работник полностью восстанавливается в должности. В трудовую книжку вносится запись о том, что увольнение признано незаконным. Однако если человек захочет сменить место работы, то такая запись все равно будет негативно настраивать к нему работодателей. Чтобы этого избежать, сотруднику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки, в который переносятся все записи, за исключением той, которая признана недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. На трудовой книжке, которая пришла в негодность, ставится штамп или делается надпись «Взамен выдан дубликат», после чего она возвращается владельцу. Итак, как же заполняется дубликат? На титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу пишется слово «Дубликат». Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа. Далее порядок оформления и заполнения дубликатов не отличается от аналогичных действий с трудовыми книжками, о которых уже подробно рассказано выше. Но если работник, потерявший трудовую книжку, до поступления на данное предприятие уже 103 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие. Запись делается на основании документов, подтверждающих трудовой стаж. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Такими документами среди прочих могут являться копии приказов, анкета по учету кадров, которую заполняет работник при поступлении на работу, личная карточка, ведомости на выдачу заработной платы. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должности работника. Например: «Общий трудовой стаж составляет 12 (двенадцать) лет 5 (пять) месяцев 7 (семь) дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Также в дубликат записывается информация о награждении (поощрении) работника, которая вносилась в трудовую книжку по последнему месту работы. После этого общий (и/или непрерывный) стаж, подтвержденный необходимыми документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: • в графе 2 указывается дата приема на работу; • в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также наименование структурного производственного подразделения (цех, отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если имеются документы, подтверждающие перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии, то вносятся в дубликат и эти записи; • ниже в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения; • в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликат. 104 Иногда сотрудник, обратившийся за новым трудовым документом, озадачивает кадровика просьбой: «Оформите мне новую трудовую книжку, не нужен никакой дубликат». При этом он высказывает такой довод: «Я хочу иметь настоящий документ». Ни при каких обстоятельствах работнику кадровой службы не следует идти на это нарушение. Ведь просьба работника, скорее всего, связана с тем, что он боится слова «дубликат», представляя, что это то же самое, что и обычная копия документа. Однако копия свидетельствует только о наличии бумаги, не обладая ее юридической силой, тогда как дубликат по действию ни в чем не уступает подлиннику. Помните, что нарушение правил замены трудовой книжки может иметь нежелательные последствия как для работника, так и для кадровика. Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда, скорее всего, обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Такого рода «нестыковка» способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так «удачно» оформили документ. Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия «неправильной» трудовой книжки — основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки. Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона — взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат. Наличие у одного работника двух и более трудовых книжек является неправомерным. Так как вторая трудовая книжка — дубликат — выдается только при потере первой, или когда она пришла в негодность. Факт наличия нескольких трудовых книжек свидетельствует о противозаконном оформлении новой трудовой книжки, за что ответственность возлагается на лицо, оформившее дубликат с нарушением законодательства. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» Глава 6.12. Внесение исправлений и изменений в трудовую книжку О том, что трудовая книжка должна быть заполнена безупречно, знают все кадровые работники. Ведь достоверность содержащихся в ней сведений имеет прямое отношение к оценке будущих пенсионных прав работника. Но, к сожалению, не всегда удается избежать ошибок. Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и, как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно «стереть», как при компьютерной подготовке документа. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин. Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности. А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена. Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника вместо «11 октября 1978» написать «11 октября 1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Наталья и Наталия, Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т.п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта. К акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) целесообразно прилагать их подлинные номера. Номера можно вырезать из бланков перед их уничтожением и вклеить в акт или приложить к нему. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены. Теперь, когда мы разобрались с похожими процедурами и четко уяснили себе их различия, перейдем непосредственно к внесению изменений и исправлений в трудовую книжку. Классическая ситуация — сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией) или неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника. Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Все изменения на титульном листе трудовой книжки — это не исправление допущенных ошибок, а обновление информации о работнике. О том, как правильно произвести эти изменения, мы подробно рассказали Вам в главе «Титульный лист трудовой книжки». Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение. Как же следует правильно поступить в случае обнаружения неточностей? Что должен делать специалист отдела кадров в этой ситуации? Распространенной ошибкой работников кадровых служб является зачеркивание неверной информации и внесение рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях «Исправленному верить», удостоверенной подписью и печатью. Прежде всего, следует помнить, что в содержательной части трудовой книжки зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Еще более серьезной ошибкой следует считать исправление неправильной даты в сведениях о работе посредством ее жирной обводки, зачастую без всяких пояснений. Правильным вариантом исправления неверной записи является переписывание ее заново, под следующим (очередным) порядковым номером. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи указывается последующий порядковый номер, дата его внесения, в графе 3 пишется «Запись N ……… недействи- 105 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ тельна». Далее воспроизводится правильная запись со ссылкой на дату и номер приказа. На рис. 6.14 правильный и на рис. 6.15 неправильный варианты исправления записей в трудовой книжке. Рассмотрите их внимательно. Вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.). Свидетельские показания (надпись «со слов») не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Когда неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, даже если с этого момента прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей приказ вы ссылаетесь. Если предприятие, на котором была внесена неточная или неправильная запись, реорганизовано, то исправления производятся его правопреемником, в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией или самим работодателем незаконными. Напомним Вам еще раз, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной. Для чего нужно исправлять ошибки и неверные записи в трудовых книжках? Все дело в том, что ошибки, допущенные при заполнении трудовой книжки, являются причиной отказа Пенсионного фонда в 106 зачете определенных периодов работы в общий трудовой стаж. И, следовательно, приведут к тому, что работнику необходимо будет обращаться к прежним работодателям за справками, подтверждающими такой стаж. Например, сотрудник принят на работу 15 мая, а основанием для приема служит приказ от 25 мая. Но в соответствии с Трудовым кодексом при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в срок не позднее трех дней с этого дня. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Таким образом, на сегодняшний день расхождение в датах приема и издания приказа не может превышать трех дней. Для назначения пенсии этот вопрос имеет принципиальное значение, так как от этого будет зависеть, с какой даты необходимо учитывать трудовой стаж. Каковы последствия подобных ошибок? Работнику необходимо будет представлять для назначения пенсии справку от работодателя о времени фактического начала своей работы. Распространенной ошибкой, допускаемой кадровыми работниками, является несоответствие наименования записи организации, в которую был принят сотрудник, наименованию организации, указанной на оттиске печати, заверяющей запись об увольнении из данной организации. В этом случае последствием будет отказ Пенсионного фонда учитывать этот период трудовой деятельности при назначении пенсии без предъявления дополнительных документов. И работнику придется обращаться к прежнему работодателю за справкой о переименовании или реорганизации организации. Ошибки, допущенные при оформлении трудовых книжек, создадут для работодателя дополнительную нагрузку по бесконечному оформлению справок. Поэтому руководителю организации выгодно соблюдать правила ведения трудовых книжек, чтобы избежать возможных конфликтных ситуаций в будущем. И еще один совет. Если вы начали вносить в трудовую книжку сведения о работе и у вас закончились чернила, не поленитесь, подберите точно такие же. Заполнение одного периода работы разными чернилами всегда вызывает у сотрудников пенсионных фондов подозрение о подлинности такой записи. Работника обязательно направят за очередной справкой, подтверждающей указанный период работы. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» РАВИЛЬНО СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ Дата N записи число месяц 1 год 2 ТК N 0234561 Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) 3 Общество с ограниченной ответственностью 4 «Компьютерные системы» (ООО «КС») 5 12 07 2013 Принят в отдел продаж на должность экономиста. Приказ N 58 л.с. от 12.07.2013 6 12 07 2013 Запись за N 5 недействительна. Принят в отдел Приказ N 58 л.с. продаж на должность консультанта. от 12.07.2013 Рисунок 6.14. Образец внесения правильных записей в трудовую книжку НЕПРАВИЛЬНО СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ Дата N записи число 1 месяц год ТК N 0234561 Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 3 4 2 Общество с ограниченной ответственностью «Компьютерные системы» (ООО «КС») 5 12 07 2013 Принят в отдел продаж на должность Приказ N 58 л.с. экономиста консультанта. от 12.07.2013 г. Исправленному верить. Инспектор ОК Пет/- Петрова Рисунок 6.15. Образец внесения неправильных записей в трудовую книжку Глава 6.13. Учет и хранение трудовых книжек В соответствии с действующим законодательством ответственность за организацию работ по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на руководителя организации. Осуществляет же эту работу специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя. В малочисленных организациях отвечает за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек бухгалтер или секретарь (по совместительству или трудовому договору). Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому существует и строго соблюдается определенный порядок их изготовления, учета движения, хранения, а также списания испорченных бланков трудовых книжек. Изготовление трудовых книжек по единому образцу и вкладышей к ним осуществляется Министерством финансов РФ. Согласно плану счетов бухгалтерского учета приобретение предприятием трудовых книжек отражается на забалансовом счете 006 «бланки строгой отчетности». Приобретенные бланки трудовых книжек учитываются в книге учета материальных ценностей материально - ответственным работником предприятия. С целью учета трудовых книжек в организациях ведутся: • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее ведется в бухгалтерии кассиром. 107 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. На рис. 6.16 мы приводим форму данной книги, которая утверждена Постановлением Министерства труда РФ N69 от 10.10.2003 г. Рассмотрите ее внимательно. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходо- ванием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков. Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша — с сотрудника, у которого закончились в трудовой книжке все страницы раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также она может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника. ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее Дата N п/п число месяц Приход год От кого Основание получено или (наименование документа, N и кому дата) отпущено 1 2 3 4 5 6 … … … … … … 20 19 08 2013 21 23 09 2013 ООО «СпецБланк» Инспектору отдела кадров Травиной В.Т. 22 09 10 2013 Инспектору отдела кадров Травиной В.Т. Товарная накладная N 1562/12 от 19.08.2013 Расход Количество трудовых книжек (серия и номер) Количество вкладышей (серия и номер) Сумма (руб.) трудовых вкладышей книжек (серия и (серия и номер) номер) Сумма (руб.) 7 8 9 10 11 12 … … … … … … 2 шт. ТК 2546214 ТК 254621 Заявка от 23.09.2013 N8 1 шт. ТК 2546214 Заявка от 09.10.2013 N9 1 шт. ТК 2546215 170 руб. 00 коп. 170 руб. 00 коп. Рисунок 6.16. Образец приходно-расходной книги Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа, то деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации. Главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира этой учетной книги уста- 108 новленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения. Обычно всю дальнейшую работу, связанную с трудовыми книжками, выполняет работник кадровой службы, который оформляет прием и увольнение работников. Он ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (в дальнейшем — книгу учета), в которой регистрирует все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении их на работу, а также вновь заведенные трудовые книжки на работников, которые только начинают трудовую деятельность. В этой же книге при увольнении работник расписывается в получении на руки трудовой книжки. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» На рис. 6.17 приведен образец формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая утверждена Постановлением Министерства труда РФ N 69 от 10.10.2003 г. Все листы в обеих книгах учета должны быть пронумерованы и прошиты, заверены подписью руководителя организации, скреплены печатью. Не допускается вырывать из нее отдельные листы. Рисунок 6.17. Образец формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Записи вносятся в книгу учета последовательно, без пропусков свободных строк. Производятся они фиолетовой, синей или черной пастой четко и без помарок. Подчистки не допускаются! Если требуется исправить ошибку, то неправильная запись зачеркивается и вносится новая запись. При этом обязательно делается ссылка, которая указывает, вместо какой записи внесена последняя, и ставится подпись работника, выполнившего запись. Хранится книга учета в месте, недоступном для посторонних лиц, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе. Работник кадровой службы несет ответственность за полноту и достоверность записей в книге, а также за ее сохранность. Трудовые книжки всех работников предприятия и чистые бланки так же хранятся в несгораемом шкафу или сейфе, но отдельно друг от друга, и работник кадровой службы несет ответственность за их сохранность, а также за своевременность, достоверность и полноту записей в них. Доступ к ним имеют только специалисты, в обязанности которых входит работа с трудовыми книжками. Условия хранения должны обеспечивать невозможность доступа к хранящимся трудовым книжкам иных лиц. Ответственный кадровый работник не имеет права передавать трудовые книжки граждан третьим лицам. В соответствии с действующим законодательством трудовой коллектив предприятия и профсоюз в лице своих представителей вправе осуществлять контроль за соблюдением порядка ведения и хранения трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек работник кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законом случаях, когда возникают серьезные последствия или при злоупотреблении служебным положением, иную ответственность. В случае утраты или хищения бланков трудовых книжек на предприятии руководитель специальным приказом или распоряжением создает комиссию и назначает ее председателя для расследования причин и обстоятельств случившегося, а также для выявления виновных лиц. В состав комиссии должно входить не менее трех человек, в том числе обязательно работник кадровой службы. Возглавляет работу комиссии, как правило, заместитель руководителя предприятия. Вышеприведенный состав комиссии носит рекомендательный характер и не является обязательным, так как конкретная комиссия формируется с учетом особенностей каждого предприятия или организации. По результатам работы комиссия составляет соответствующий акт и предъявляет его на утверждение руководителю предприятия. На основании акта руководитель принимает необходимые меры по ликвидации возникших последствий и предотвращению возможных повторных хищений. Если имеются испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, то они подлежат списанию, просто выбросить или уничтожить их нельзя. Списанные бланки сжигаются в присутствии членов 109 УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ комиссии. Чтобы списать испорченные трудовые книжки, необходимо: • специальным приказом или распоряжением образовать комиссию по списанию бланков, в состав которой включаются не менее чем три человека; назначается ее председатель; • • составить соответствующий акт, в котором указывается обязательно цифрами и прописью количество испорченных бланков трудовых книжек и их номера; акт, подписанный всеми членами комиссии, представляется на утверждение руководителю предприятия. Желаем Вам успехов в управлении кадровой деятельностью! 110 Отпечатано в типографии АНО ВПО «РФЭИ». Как связаться с РФЭИ Чтобы обратиться в РФЭИ: позвоните по телефону 8-(4712)-36-09-36 (многоканальный); напишите нам письмо: 305029, Российская Федерация, г. Курск, ул. Ломакина,17, а/я 304; напишите нам электронное письмо на адрес: [email protected].